OpusCapita Accounts
YLEISKUVAUS OpusCapita Accounts Sisällysluettelo 1. Johdanto ..................................................................................................................................... 3 2. Tapahtumien hallinta.................................................................................................................. 5 2.1 Tapahtumien tarkastelu ......................................................................................................... 5 2.2 Tiliöinti ja tositenumerointi ..................................................................................................... 7 2.3 Tili- ja tapahtumaraportointi ................................................................................................... 8 3. Saldojen hallinta ......................................................................................................................... 9 4. Laskennalliset arvopäiväsaldot ............................................................................................... 10 5. Hyödyt ....................................................................................................................................... 11 2 OpusCapita Accounts / 022014 1. Johdanto OpusCapita Accounts on selaimella käytettävä uuden sukupolven tilienhallintaohjelma. Sillä yrityksen tai konsernin pankkitilitietojen käsittely sujuu keskitetysti ja tehokkaasti tilien lukumäärästä riippumatta. Ohjelmalla voi tarkastella joustavasti niin tapahtuma- kuin saldotietoja. Accountsissa voi myös automatisoida tärkeimmät prosessit, kuten esimerkiksi tiliöinnin ja tositenumeroinnin. Kaiken kaikkiaan tietojen analysointi on siis helppoa ja tilienhallinnan eri prosessit hoituvat pitkälti automaattisesti. Integraatio muihin järjestelmiin on yksi OpusCapita-tuotteiden keskeisimpiä konsepteja. Siksi Accountsissa on yhteystuki useimpiin pankkeihin, ja se pystyy näyttämään lukuisia aineistoformaatteja, muun muassa camt.053-tiliotteita, camt.054-tapahtumaerittelyjä, MT94Xaineistoja, ulkomaanmaksujen ennakkotietoja sekä päivänsisäisiä tapahtuma- ja saldotietoja. Ohjelma noutaa aineistot pankeista automaattisesti. 3 OpusCapita Accounts / 022014 Mikäli jonkin käytössä olevan pankkitilin tapahtumia ei voi noutaa Accountsiin esimerkiksi kustannussyistä, ohjelmassa voi hyödyntää manuaalisesti ylläpidettäviä tilejä. Tällaisen tilin kaikki tiedot lisätään ohjelmaan manuaalisesti. Manuaalisesti ylläpidettäviä tilejä voi käyttää myös käteiskassatileinä. Näin kaikkien tilien tiedot saadaan kerättyä keskitetysti samaan ohjelmaan. Jotta ohjelman käyttö olisi mahdollisimman turvallista, OpusCapita Accountsissa noudatetaan tarkasti yleisiä tietosuoja- ja salausstandardeja sekä -käytäntöjä. Tietoturvaa lisäävät myös Accountsin monipuoliset käyttöoikeusmääritykset. Niillä on helppo kontrolloida, mitä toimintoja eri käyttäjät saavat tehdä ja minkä pankkitilien tietoja he voivat käsitellä. Käyttöoikeuksilla voi esimerkiksi määritellä, että ainoastaan tietyt käyttäjät voivat tiliöidä tapahtumia. Jos pankki ei välitä aineistossaan arvopäiväsaldoja, OpusCapita Accountsiin voidaan sisällyttää Arvopäiväsaldot-toiminto. Se laskee valituille tileille oikeat arvopäiväsaldot. Toiminto on lisämaksullinen ja vaatii erillisen lisenssin. Kaiken kaikkiaan OpusCapita Accounts parantaa tapahtuma- ja saldotietojen kontrollia ja läpinäkyvyyttä; keskitetty ratkaisu tarjoaa yhden yhteyspisteen, jonka kautta kaikki käyttäjät ja tytäryhtiöt pääsevät käsiksi tietoihin maantieteellisestä sijainnista riippumatta. Lisäksi OpusCapita Accounts sopii kaikilla aloilla toimiville yrityksille, ja sen käytössä pääsee helposti alkuun intuitiivisen käyttöliittymän ansiosta. Accounts sisältää myös kattavat ohjeet, joissa on tarkempaa tietoa ohjelman käytöstä. OpusCapita Accounts -ohjelmasta on saatavilla kaksi eri laajuusvaihtoehtoa ja kaksi eri toimitustapaa, jotka vastaavat tilienhallinnan tarpeisiin eri tasoilla. Seuraavissa luvuissa kuvataan ohjelman keskeiset toiminnot yleisellä tasolla. Olipa kyseessä sitten pieni ja paikallisella tasolla toimiva yritys tai suuri ja kansainvälinen konserni, OpusCapita Accounts pystyy vastaamaan sen tilienhallinnan tarpeisiin. Myös muut OpusCapita-tuoteperheen ohjelmat voidaan helposti liittää samaan ohjelmistoon Accountsin kanssa. 4 OpusCapita Accounts / 022014 2. Tapahtumien hallinta 2.1 Tapahtumien tarkastelu OpusCapita Accountsissa tapahtumia voi tarkastella Tapahtumat-toiminnon näkymissä. Näkymät jakautuvat kolmeen eri tyyppiin: tapahtuma-, tapahtumaerittely- ja viitenäkymiin. Seuraavat näkymät ovat ohjelmassa oletuksena: Tiliotetapahtumat, Tapahtumakyselyt, Tapahtumaerittelyt ja Viitteet. Oletusnäkymissä näytetään valittujen yritysten ja tilien viimeisimmät tiedot. Oletusnäkymien lisäksi ohjelmassa voi luoda ja tallentaa omia näkymiä eri tarkoituksia varten. Omiin näkymiin voi esimerkiksi tallentaa vain valitut tilit sekä sarakkeet halutussa järjestyksessä. Tämän lisäksi omiin näkymiin voi valita muun muassa tapahtumien päivämäärävälin ja aineistotyypin sekä määritellä kenen kaikkien käytettävissä näkymät ovat. Tapahtumia voi tarkastella Tapahtumat-toiminnossa monessa muodossa: näkymissä voi avata tiliotteita tai tarkastella tapahtumia listoissa. Myös jokaisen tapahtuman yksityiskohtaisempiin tietoihin voi porautua. Yksittäisten tapahtumien etsiminen Accountsissa on erittäin helppoa, ja halutut tapahtumat löytyvät suurestakin aineistomäärästä nopeasti. Ensinnäkin näkyviin voi suodattaa ainoastaan valittujen tilien tiedot. Toisekseen ohjelmassa voi määritellä tietyn päivämäärän tai päivämäärävälin, jonka tapahtumat tuodaan näkyviin. 5 OpusCapita Accounts / 022014 Lisäksi Accountsissa on laajennettu hakutoiminto. Laajennetulla haulla voi tarkentaa, mitä yksittäisiä tietoja etsittävien tapahtumien täytyy sisältää. Nämä tiedot voivat sisältää muun muassa tapahtuman valuutan, viitenumeron ja saajan tilin. Ohjelmasta voi etsiä esimerkiksi tietyn viitenumeron sisältämän tapahtuman kirjoittamalla Viitenumero-kenttään kyseinen numero. Tämän jälkeen ohjelma löytää vastaavan tapahtuman nopeasti. OpusCapita Accountsilla voi tarkastella kätevästi tapahtumien volyymeja: ohjelma voi näyttää valittujen tapahtumien kappalemäärät ja yhteissummat niin tulojen kuin menojen osalta. Jos näkyviin valitaan esimerkiksi kaikki tietyn tilin tapahtumat valitulta kuukaudelta, on helppo nähdä, montako tapahtumaa tilillä on tuona kuukautena ollut. Samalla näkyy myös se, mikä näiden tapahtumien yhteissumma on toisaalta saapuvan ja toisaalta lähtevän rahan osalta. Tapahtumia voi myös ryhmitellä sarakeotsikoilla esimerkiksi yritysten, valuuttojen tai pankkien perusteella. Ryhmittelyn yhteydessä näkyviin tulee kunkin ryhmän tapahtumien lukumäärä ja summa sekä saapuvan että lähtevän rahan osalta. Tapahtumia voi ryhmitellä samanaikaisesti myös useammalla sarakeotsikolla. Jos tapahtumat ryhmitellään esimerkiksi yrityksen nimellä ja valuutalla, tapahtumat jaetaan ensin yrityksittäin ja sitten valuutoittain. 6 OpusCapita Accounts / 022014 2.2 Tiliöinti ja tositenumerointi Tiliotetapahtumien tiliöinti ja tositenumerointi onnistuvat OpusCapita Accountsissa vaivattomasti. Automatisointisäännöillä tiliöintiä ja tositenumerointia voi tehostaa huomattavasti. Tiliöinnin ja tositenumeroinnin prosesseja voi hallita erilaisilla asetuksilla monin tavoin kunkin yrityksen vaatimusten mukaisesti. On esimerkiksi mahdollista määritellä, että tietyn pankkitilin tapahtumia saa tiliöidä vain tietyille kirjanpidon tileille. Eri asetusmäärityksillä on helppo kontrolloida, että tiliöinnit ja tositenumeroinnit tehdään täsmälleen halutulla tavalla. Esimerkiksi tositelajin ja tiliöinnin dimensioarvojen asettamisen voi automatisoida haluttujen ehtojen perusteella. ALV-laskenta on erityisen vaivatonta: ohjelma laskee tapahtumille tarvittaessa arvonlisäveron valitun prosentin perusteella automaattisesti. Myös muunlaiset tiliöinnin summajaot on mahdollista automatisoida. Tiliotetapahtumia voi tarpeen vaatiessa sekä yhdistää että jakaa. Tapahtumia yhdistämällä tiliöintiä voi nopeuttaa ja tehostaa. Myös tapahtumien jatkokäsittely sujuu tällöin helpommin. Toisaalta tiliotetapahtumia voi jakaa tarvittavaan määrään alitapahtumia. Jaon jälkeen tapahtumien käsittely onnistuu tarkemmalla tasolla. Tapahtuman voi jakaa esimerkiksi korkoon ja lyhennykseen. Tämän jälkeen koron ja lyhennyksen voi tiliöidä vaikkapa eri kirjanpidon tileille. Kun tositenumerointi ja tiliöinti on tehty, tapahtumien siirtäminen kirjanpitoon on helppoa. Valitut tapahtumat voi siirtää sinne itselle sopivana aikana. Tarvittaessa eteenpäin voi siirtää myös sellaisia tapahtumia, joita ei ole tositenumeroitu tai tiliöity. 7 OpusCapita Accounts / 022014 2.3 Tili- ja tapahtumaraportointi Accountsissa on saatavilla seuraavat raportit: tositepäiväkirja, tiliote, tosite ja kassakladiraportti. Raportit voi tulostaa paperille tai tallentaa tiedostoon esimerkiksi sähköistä arkistointia varten. Ohjelmasta on mahdollista tulostaa myös useita tiliotteita, kassakladiraportteja ja viiteluetteloja samanaikaisesti. Näin tulostus ja arkistointi tehostuvat. 8 OpusCapita Accounts / 022014 3. Saldojen hallinta OpusCapita Accountsin Saldot-toiminnossa voi tarkastella ajantasaisia saldotietoja eri näkökulmista. Saatavilla on lukuisa erilaisia saldotietotyyppejä, muun muassa alku- ja loppusaldot, tiliotesaldojen limiitit, nettovirrat ja viimeisimmät saldot. Saldotietoja voi tarkastella joko graafeina tai lukuina taulukossa. Myös tietojen vienti Exceliin onnistuu vaivattomasti. Saldotiedot näytetään näkymissä, ja seuraavat näkymät ovat ohjelmassa oletuksena: Tiliotesaldot, Viimeisimmät saldot, Tiliote & viimeisimmät saldot ja Saldohistoria. Oletusnäkymiin tuodaan valittujen yritysten ja tilien viimeisimmät saldotiedot. Oletusnäkymien lisäksi saldonäkymiä voi tehdä itse. Omiin näkymiin voi itse valita muun muassa ajanjakson, saldotyypit, valuutan ja tilit. Näkymissä saldotietoja voi tarkastella ja analysoida monista eri näkökulmista omien tarpeiden mukaan. Graafit ovat erityisen kätevä tapa tarkastella saldoja. 9 OpusCapita Accounts / 022014 4. Laskennalliset arvopäiväsaldot Arvopäiväsaldot on lisätoiminto, joka voidaan tarvittaessa sisällyttää OpusCapita Accountsiin. Toiminto tuottaa luotettavia ja ajantasaisia tilien arvopäiväsaldoja. Se laskee valituille tileille kunkin päivän arvopäiväsaldon käyttämällä pohjana lisättyä alkusaldoa tai edellistä laskettua saldoa ja lisäämällä siihen kyseisen päivän tapahtumien nettoerotuksen. Tarpeen vaatiessa toimintoon voi lisätä korjaustapahtumia manuaalisesti. Arvopäiväsaldot-toiminnolla voi kätevästi laskea arvopäiväsaldot myös zero balancing -tileille: Toiminnossa voi määritellä tilikohtaisesti, että zero balancing -tapahtumat jätetään saldolaskennasta pois, jolloin jokaisen zero balancing -tilin todellinen saldo saadaan selville. Tämän ansiosta kunkin tytäryhtiön taloudellista tilannetta on helpompi arvioida. Arvopäiväsaldojen laskemisen jälkeen ne voidaan siirtää OpusCapita Liquidityyn ja/tai muihin järjestelmiin, kuten kirjanpitoon tai treasury-järjestelmiin. Kirjanpitoon siirtämisen jälkeen myös tytäryhtiöiden tilien saldot saadaan täsmäytettyä rahatilivientien osalta, kunhan kyseisille tileille vain on laskettu arvopäiväsaldot. 10 OpusCapita Accounts / 022014 5. Hyödyt OpusCapita Accountsissa tapahtuma- ja saldotiedot ovat yhdessä keskitetyssä paikassa, jolloin niiden hallinta ja kontrollointi on helppoa ja tehokasta. Keskitetty ja läpinäkyvä tilitietojen hallinta säästää myös aikaa. Accountsissa voi automatisoida keskeisimmät prosessit, kuten esimerkiksi tiliöinnin ja tositenumeroinnin. Näin ajankäyttö tehostuu entisestään. Koska ohjelmassa on yhteystuki useimpiin pankkeihin, käytössä olevat pankit voi valita vapaasti. Accountsin käyttö kannustaa myös vertailemaan ja kilpailuttamaan pankkeja, sillä uusien pankkiyhteyksien käyttöönotto ja vanhojen poisto onnistuu ohjelmassa vaivattomasti. Tietoja voi tarkastella ja analysoida monin tavoin eri näkökulmista. Tämä tukee omalta osaltaan päätöksentekoa. Yksittäiset tili- ja saldotiedot löytyvät nopeasti aineiston kokonaismäärästä riippumatta. Usein tarkasteltavat tiedot voi tallentaa näkymiin, jolloin niihin pääsee käsiksi aina helposti. Lisämaksullisella Arvopäiväsaldot-toiminnolla voi laskea valittujen tilien todelliset arvopäiväsaldot. Toiminnon ansioista arvopäiväsaldot saa laskettua esimerkiksi yksittäisille cash pool -tileille, myös zero balancing -tileille. Niiden laskeminen muilla tavoin on yleensä hidasta ja hankalaa. Lue myös seuraavat yleiskuvaukset: OpusCapita Payments OpusCapita Invoices OpusCapita Liqudity. 11 OpusCapita Accounts / 022014
© Copyright 2024