Tiliposti&palkka_2_2014
TILIPOSTI & Palkka Rantalaisen asiakas- ja sidosryhmälehti 2 • 2014 Näin säilytät asiakirjoja Verkkolaskutus yleistyy Rantalainen laajenee 8 Tykkimäen Sakari Pasanen investoi vesileikkeihin Kuva: Tarmo Valmela Tapasimme asiakkaan Yrittäjyys sopii puutarhurille Puutarhuri Erika Männikkö harkitsi pitkään ennen kuin ryhtyi jatkamaan vanhempiensa puutarha-alan yritystä. Yrittäjyys vei kuitenkin lopulta voiton palkkatyöstä. Teitte maaliskuussa sukupolvenvaihdoksen Husulan puutarhalla Hollolassa. Yrityksen jatkaminen ei ollut sinulle itsestäänselvyys? Tunsin yrityksen hyvin oltuani siellä töissä 18 vuotta. Mietin kuitenkin pitkään, haluanko samaa kuin vanhempani. Yrityshän oli vanhempieni perustama ja heidän valintansa. Olisiko minusta vastuunkantajaksi ja riskinottajaksi? Kypsyin lopulta yrittäjyyteen oltuani pari vuotta muualla palkkatöissä. Koin vieraalla työskentelyn monella tavoin rajoittavana. Myös perheyrityksessä toistaiseksi jatkavien vanhempieni tuki ja kokemus helpottavat alkutaivaltani yrittäjänä. Millaisen yrityksen ostit? Vanhempani eivät olleet investoineet yritykseen pitkään aikaan, koska ei tiedetty löytyykö sille jatkajaa. Tuotantomalli on kuitenkin testattu ja hyvin toimiva. Kasvatamme jää- ja keräsalaattia kasvihuoneissa turvealustalla. Lisäksi tuotamme ruukullisia maustekasveja ja yrttejä. Uusina kokeilemme versoja, kuten auringonkukka ja vehnänorasta. Kuljetamme tuotteet omalla kuorma-autolla Lahteen tukkuun päivittäin ja suoraan joihinkin alueen kauppoihin viikoittain. Minun ja vanhempieni lisäksi yrityksessä on kaksi vakituista työntekijää ja 3–4 kausityöntekijää. Oliko rahoitus ongelma? Puutarha-alalle ei ole helppo saada rahoitusta. Vanhempieni realistinen käsitys yrityksen arvosta, yrityksen velattomuus ja valtion korkotuki helpottivat päätöksentekoani. Nuoren viljelijän tuesta ei ole vielä tullut päätöstä, mutta ei tätä tukien varaan ole laskettukaan. Miten miehesi ja lapsesi suhtautuivat päätökseesi? Mies sanoi, että olen onnellisimmillani omalla puutarhallani. 16-, 13-, ja 11-vuotiaat poikamme pärjäävät kohta jo omillaan ja tulevat kesätöihin puutarhalle. Toistaiseksi poikien jääkiekkoharrastus rytmittää minunkin elämääni enemmän kuin yritys. Eikö kasvihuoneviljely ole hyvin sitovaa hommaa? Kasvihuoneet vaativat jatkuvaa tarkkailua. Talvisin isäni viettää unettomia öitä kasvihuoneiden naapurissa. Viime talvena sähkökeskukseen tuli aamuyöstä oikosulku, joka pimensi koko puutarhan. Yksi kasvihuoneista ehti jäähtyä lähes nollaan. Kesällä kasvit puolestaan palavat helposti, jos tuuletusluukut on säädetty väärin. Aionkin ensimmäisenä investoida tuuletusluukkujen säätötekniikkaan. Millaista ruokaa sinä haluat tuottaa? Uskon puhtaasti ja maltillisesti kasvatettuun lähiruokaan. Olemme ainoa Lahden seudun salaatintuottaja. Meidän käyttämässämme maapohjaviljelyssä kasvien juuret saavat olla maassa. Käytämme tarvittaessa vain biologista kasvinsuojelua. Tuotantomme ei ole kuitenkaan luomua, koska käytämme kemiallisia lannoitteita. ”Perheviljelmällä on hyvin toimiva tuotantomalli.” Erika Männikkö uskoo, että pienemmälläkin viljelmällä on tilaa markkinoilla lähiruoan tuottajana. TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 2 TILIPOSTI & Palkka Onhan suutarin lapsellakin sähköinen taloushallinto Rantalaisen asiakas- ja sidosryhmälehti 2 • 2014 | Puutarhuri Erika Männikkö on onnellisin omalla puutarhallaan | Pääkirjoitus: Onhan suutarinlapsellakin sähköinen taloushallinto | Rantalainen laajentaa palveluitaan | Osinkotulojen verotus kiristyy Kehysriihen veroratkaisuja | Satunnaiset rakentajatkin joutuvat ilmoitusvelvollisuuden piiriin | Henkilöauton tiukka alv-käsittely yllättää Selvitä investoinnit ennen kiinteistökauppaa Kuva: Tykkimäen Vapaa-aikakeskus Oy 8 | Tykkimäki uusiutui investoimalla vesileikkeihin Tykkimäki pyrkii nyt vesileikkien siivittämänä Suomen suosituimmaksi huvipuistoksi alle teini-ikäisten kohderyhmässä eli silloin, kun perhe vielä kulkee yhdessä. Sähköisestä taloushallinnosta on puhuttu pitkään, ainakin kymmenen vuotta. Muistan, kuinka minulle esiteltiin ensimmäisen kerran porautumista sähköiseltä tuloslaskelmalta kirjapidon tositetasolle. Se kuuluisa VAU-efekti iski heti. Tällainen pitää saada! Nyt, useampi vuosi ensiesittelyn jälkeen, meillä on tilitoimistossamme sähköinen ostolaskujen kierrätys integroituna dynaamiseen raportointiin porautumisineen, automaattinen myyntilaskujen kirjautuminen ja kaikki muut sähköiset herkut. Sähköisen taloushallinnon arkipäiväistyminen ei ole yhtään heikentänyt VAU-efektiä. On vaikea käsittää, miten tulimme ylipäänsä toimeen ennen taloushallinnon sähköistämistä. Kokemusta voi verrata pankkipalveluihin. Kuinka moni meistä haluaisi vielä hoitaa jokapäiväiset pankkiasiat ilman nettipankkia? Pankkikonttorissa käydään enää vain neuvottelemassa tai hakemassa neuvoja suurempiin talousratkaisuihin. Pelkän kirjanpidon sähköistäminen ei tuo yksinään kesää yrityksen taloushallintoon. Sähköistämisen yhteydessä on käytävä läpi taloushallinnon työnjako: kuka tekee ja mitä. Saadaanko jostain tuotannonohjaus- tai tuntiseurantaohjelmistosta lähtötietoja kirjanpitoa ja palkanlaskentaa varten? Vasta taloushallinnon prosessien läpikäyminen ja järkeistäminen sekä eri järjestelmien tehokas hyödyntäminen tuovat taloushallinnon sähköistämisen edut täysimittaisesti esille. Moni luulee, että laskujen skannaaminen on taloushallinnon sähköistämistä. Skannattu lasku on kuitenkin vain pelkkä laskun valokuva näytöllä ja yksi siirtymävaihe perinteisen paperikirjanpidon sähköistämisessä. Tavoitteena pitää olla laskujen siirtyminen sähköisinä suoraan myyjän järjestelmästä ostajan järjestelmään. Tällöin lähettäjältä vastaanottajal- le siirtyy sähköisenä myös laskun sisältämä tieto eikä vain kuva siitä. Tiedon siirtyminen ilman skannauksen vaatimia tunnistus- ja tulkkauspalveluita nopeuttaa taloushallinnon prosesseja, vähentää kustannuksia ja mahdollistaa automatisoidut tehtävät. Taloushallintoa uudistettaessa on tärkeä miettiä, kuinka sähköinen toimintatapa palvelee parhaiten yrityksen liiketoimintaa. Toimiva ratkaisu löytyy varmimmin yhdessä asiantuntevan tilitoimiston kanssa. Jollekin pienelle mikroyritykselle paras ratkaisu voi vielä pitkään olla perinteinen ”mappikirjanpito” jalostettuna nettipankkien tarjonnalla, kun taas ison yrityksen pitäytyminen paperirumbassa on mitä kalleinta puuhaa. Kimmo Martikainen Päätoimittaja Rantalainen Lahden toimitusjohtaja Kuva: Tarmo Valmela Tässä numerossa | Sähköinen taloushallinto syö paperilaskun elintilaa | Asiakirjojen säilytysajoista ei voi tinkiä |Kolumni | Yrittäjän asialla Julkaisija Rantalainen-Yhtiöt Oy Päätoimittaja Kimmo Martikainen kimmo.martikainen@ rantalainen.fi Ulkoasu Futuuri Oy Kannen kuva Tarmo Valmela Paino Kirjapaino Markprint Oy ISSN 2341-9806 (painettu) ISSN 2341-9814 (verkkojulkaisu) Osoitelähde Tilipalvelu Rantalainen Oy:n ja Lahden Tilikeskus Oy:n asiakasrekisteri. Osoitteenmuutokset kimmo. [email protected] Lue lehti verkossa rantalainen.fi Anna palautetta ja juttutoiveita [email protected] Lehti ilmestyy kolme kertaa vuodessa. Seuraava lehti ilmestyy syyskuussa 2014. Lehden paperi on valmistettu energiaa, vettä ja luontoa säästäen. Lehden sisältöä ei saa osittainkaan jäljentää ilman julkaisijan kirjallista lupaa. 3 TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 Kuva: Tarmo Valmela Ajankohtaista ”Haluamme toimia asiakkaidemme kasvollisina ja luotettuina keskustelukumppaneina ja sparraajina.” Lasse Vänttinen (vas.) Keravalta ja Heimo Seppälä Lahdesta lupaavat asiakkailleen entistä vahvempaa ja syvällisempää taloushallinnon osaamista Rantalainen-konsernissa. Rantalainen laajentaa palveluitaan Rantalainen Yhtiöt laajeni alkuvuodesta Keravalle ja vahvisti toimintojaan Lahdessa ja Kouvolassa. Yhtiö luottaa kasvaessaan paikallisiin taloushallinnon osaajiin ja henkilökohtaiseen asiakaspalveluun. Rantalainen Yhtiöt laajensi alkuvuodesta tehdyillä yrityskaupoilla toimintaansa Keravalle sekä vahvisti toimintojaan Kouvolassa ja Lahdessa. Lahteen muodostui maaliskuun alusta Rantalaisen suurin ja yksi koko Suomen suurimmista taloushallinnon palveluyksiköistä, kun kaksi Lahden seudun johtavaa tilitoimistoa, Lahden Tilikeskus Oy ja HS-Yri- tyspalvelu Oy, yhdistivät toimintonsa. Tämän jälkeen Lahdessa työskentelee Rantalaisen palveluksessa lähes sata taloushallinnon ammattilaista. Keravalta Rantalainen osti seitsemän henkeä työllistävän eTilipalvelut Oy Uusimaan liiketoiminnan. Samalla perustettiin uusi yhtiö Rantalainen & Vänttinen Oy, jonka palveluksessa eTilipalvelun työntekijät jatkavat vanhoina työntekijöinä. Kouvolassa Rantalainen osti viisi henkeä työllistävän Tilipasaati Oy:n liiketoiminnot, jotka sulautetaan Rantalainen & Talsi Oy:n Kouvolan toimistoon. Rantalaisen ostamien tilitoimistojen liikevaihto on yhteensä 2,5 miljoonaa euroa, ja niillä on yhteensä 37 työntekijää ja seitsemänsataa asiakasta. Koolla on väliä • Vain riittävän iso taloushallinnon palveluyksikkö kykenee rakentamaan varamiesjärjestelmän, jolla se pystyy hoitamaan asiakasyritysten velvoitteet viranomaisiin ja muihin sidosryhmiin häiriöttä tilanteessa kuin tilanteessa. • Henkilökunta pystyy kouluttautumaan sekä erikoistumaan eri osaamisalueille ja asiantuntijapalveluihin paremmin isossa kuin pienessä yksikössä. Samalla iso tilitoimisto pystyy tarjoamaan taloushallinnon koulutusta edullisesti myös asiakkailleen. • Suuri tilitoimisto pystyy hyödyntämään teknisen kehityksen ja investoimaan sähköisiin järjestelmiin huomattavasti paremmin kuin pieni toimisto ja tarjoamaan siten pienillekin asiakkailleen kustannustehokkaat sähköiset palvelut. • Tilitoimiston koolla on väliä, kun yritys etsii taloushallinnon kumppania jakamaan kirjanpitoon ja palkanlaskentaan liittyvää vastuuta kanssaan. TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 Paikallinen kumppani Rantalaisen konsernijohtaja Antti Rantalainen sanoo, että Rantalainen Yhtiöt pyrkii vastaamaan taloushallintoalan kovenevaan kilpailuun rakentamalla toimialueelleen kattavan ja kilpailukykyisen palveluverkoston. Rantalaisesta on kasvanut viimeisen kymmenen vuoden aikana yksi Suomen suurimmista tilitoimistoketjuista ja alan suurin perheyritys. Konsernin palveluksessa on 350 työntekijää seitsemällätoista paikkakunnalla Etelä-Suomessa. Rantalaisen kasvustrategia perustuu kumppanuuksiin vahvojen paikallisten taloushallinnon toimijoiden kanssa. Nämä Rantalaisen vähemmistöosakkaina usein jatkavat paikalliset osaajat toimivat konsernin kasvoina toimialueellaan. 4 Antti Rantalainen sanoo, että asiakkaat ovat monesti hyvin yksinäisiä liiketoimintansa kanssa. Yrittäjän voi olla vaikea puhua bisneksestä edes perhepiirissä. - Me haluamme Rantalaisessa toimia asiakkaidemme kasvollisina ja luotettuina keskustelukumppaneina ja sparraajina. Rantalaisen strategia ja tavoitteet vastasivat hyvin HS-Yrityspalvelun omia, asiakaspalvelua ja henkilöstöä korostavia arvoja. Yhtiön hallituksen puheenjohtaja Heimo Seppälälle ei olisi tullut kuuloonkaan, että yrityksen työpaikat olisi lopetettu Lahden alueelta ja siirretty työt jonnekin muualle tehtäväksi halpatuotannon tapaan. - Tämä on vähän kuin omalääkäritoimintaa. Tilitoimistossa jokaisella asiakkaalla täytyy olla oma yhteyshenkilö, joka tuntee hyvin hänen liiketoimintansa ja tarpeensa, Seppälä sanoo. Lahden Tilikeskuksen ja HS-Yrityspalveluiden yhdistäminen Rantalaisen suurimmaksi palveluyksiköksi aloitetaan kesälomien jälkeen ja viedään päätökseen jouluun mennessä. Kesään sakka yhtiöt toimivat itsenäisinä. Asiakkaiden yhteyshenkilöt säilyvät entisellään. Palveluhinnat entisellään Antti Rantalainen uskoo, että pienet tilitoimistot eivät häviä kokonaan markkinoilta, koska aloituskynnys säilyy matalana toimialalla. - Kehityshakuiset tilitoimistoyrittäjät alkavat kuitenkin joko itse kasvattaa liiketoimintaansa tai liittyvät tämänkaltaisiin järjestelyihin, joita me edustamme, hän sanoo. Tilitoimiston kasvua puoltavat monet palvelun laatuun, riskienhallintaan ja toiminnan tehokkuuteen liittyvät seikat, joista asiakasyritykset hyötyvät koosta riippumatta. Tilitoimistoyrittäjänä parikymmentä vuotta toiminut Lasse Vänttinen Keravalta uskoo, että varsinkin yksinyrittäjien on entistä vaikeampi kehittyä ja hallita kaikkia tilitoimistoalan monitahoisia osaamisvaatimuksia. Hän halusi yhtiökumppanikseen nimenomaan perheyhtiön, jonka omistajilla ja johdolla on itsellä vankka kokemus ja osaaminen taloushallinnosta ja alan bisneksestä. - Yhdistymisen ansiosta saatoimme Keravalla vahvistaa heti palkanlaskennan osaamistamme yhteistyössä Rantalaisen Järvenpään yksikön kanssa, Vänttinen kertoo. Tilitoimiston asiakkaita askarruttaa, miten yrityskaupat vaikuttavat palveluhintoihin ja palvelusopimusten sisältöön. Vänttinen lupaa, että hinnat eivät yrityskaupan takia nouse. - Meillä on voimassa olevat palvelusopimukset asiakkaiden kanssa eikä niitä voi mennä yksipuolisesti muuttamaan. Osinkotulojen verotus kiristyy Hallituksen kehysriihessään päättämien säästöjen loppusumma on 2,3 miljardia euroa, josta veronkiristysten osuus on noin miljardi euroa ja loput ovat menoleikkauksia. Valtaosa säästöistä eli 1,6 miljardia euroa aiotaan toteuttaa ensi vuonna. Kehysriihen päätökset rokottavat työtä ja yrittämistä. Pääomatuloverotusta ollaan kiristämässä peräti kolmannen kerran tämän hallituskauden aikana. Nyt ylemmän verokannan tulorajaa halutaan pudottaa 40 000 eurosta 30 000 euroon. Samalla yli 30 000 euron pääomatuloista maksettava vero nousisi prosenttiyksiköllä 33 prosenttiin. Rantalainen Lahden varatoimitusjohtaja Heikki Ripatti sanoo, että verotuksen muuttaminen vuosittain vaikeuttaa yritystoiminnan suunnittelua. Hän muistuttaa, että monet yrittäjät ovat myös ansiotulon piirissä, joten heitä koskee lisäksi henkilöverotuksen kiristyminen. Johtaja Juha Sundberg Rantalaisen asiantuntijapalveluista laskee, että pääomatulojen veronkiristysten vaikutukset yksityishenkilöiden osinkoverotukseen jäävät pieniksi. - Suunta on kuitenkin yrittäjän kannalta ikävä. Tätä menoa pääomatuloveroprosentti on kohta 33 kautta linjan, hän sanoo. Pieniä ja keskisuuria yrityksiä edustavan Suomen Yrittäjien mielestä hallituksen veronkorotusesitykset kolahtavat pahiten pk-yrityksiin. Esimerkiksi työkoneiden hiilidioksidiveron korotus ja taksien autoveroalennuksesta luopuminen leikkaavat näiden alojen yritysten toimintaedellytyksiä. Perintöverotuksen korotus haittaa puolestaan yritysten sukupolvenvaihdoksia. - Lahjoitustapauksissa sukupolvenvaihdos tulee jatkajalle aiempaa kalliimmaksi, Sundberg sanoo. Kehysriihen veroratkaisuja rintöjen veroluokka muuttuu pysyväksi vuodesta 2016. Muutoksen jälkeen perintö- ja lahjaveroa maksettaisiin I veroluokassa korkeintaan 20 prosenttia ja II veroluokassa 36 prosenttia. Ansiotulojen verotus ja vähennykset Ansiotuloverotus kiristyy ensi vuonna, kun tuloveroasteikon inflaatiotarkistusta ei tehdä. Pienituloisten verotusta kuitenkin kevennetään korottamalla perus- ja työtulovähennystä. Tuloveroasteikon ylimmän tuloluokan raja alennetaan 100 000 eurosta 90 000 euroon ja tuloluokan voimassaoloa jatketaan vuoteen 2018 saakka. Asuntolainan korkovähennysoikeutta leikataan viisi prosenttiyksikköä vuosittain. Ensi vuonna korkokuluista 65 prosenttia ja vuonna 2018 enää 50 prosenttia on vähennyskelpoisia. Työmatkakulujen verovähennysoikeus pienenee, kun työmatkakustannusten omavastuuosuus nousee 600:sta 750 euroon. Pääomatulojen verotus Pääomatulojen verotusta kiristetään siten, että ylemmän verokannan tulorajaa alennetaan 40 000 eurosta 30 000 euroon. Samalla yli 30 000 euron pääomatuloista maksettava vero nousee prosenttiyksiköllä 33 prosenttiin. Perintö- ja lahjaverotus Asteikon kaikkia veroprosentteja korotetaan yhdellä prosenttiyksiköllä. Määräajaksi tarkoitettu yli miljoonan euron lahjojen ja pe- 5 Kiinteistövero Kiinteistöveroa korotetaan nostamalla yleisen kiinteistöveron sekä vakituisten asuinrakennusten kiinteistöveron laissa säädettyjä ala- ja ylärajoja. Energiaverotus Energiaverotusta kiristetään korottamalla yleisen sähköveroluokka I:n (kotitaloudet, palveluyritykset) veroa. Myös lämmitys-, voimalaitos- ja työkonepolttoaineiden hiilidioksidiveroa korotetaan. Bensiinin ja dieselin veroja korotetaan, mutta aiemmin päätetty turpeen vuoden 2015 veronkorotus peruutetaan. Ajoneuvovero Henkilö- ja pakettiautojen vuotuista ajoneuvoveroa korotetaan vuoden 2016 alusta. Verotuet Verotukia karsitaan poistamalla kaivostoiminnan energiaverotuet ja muuttamalla nestekaasu verolliseksi. Taksien ja muuttotavarana tuotujen autojen autoveroalennus poistuu. Muutos ei koske erityisvarusteltuja takseja. TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 Kuva: Pixmac Ajankohtaista Rakentamisen uusilla ilmoitusvelvollisuuksilla pyritään kitkemään harmaata taloutta. Satunnaiset rakennuttajatkin joutuvat ilmoitusvelvollisuuden piiriin Heinäkuussa voimaan astuva rakennustyön teettäjän ilmoitusvelvollisuus asettaa rakennuttajille uusia raportointivelvollisuuksia. Ilmoitusvelvollisuus koskee myös satunnaista rakennuttajaa, joka rakennuttaa uutta tai korjauttaa vanhaa. Rakennustyön teettäjän ilmoitusvelvollisuus koskee kaikkea rakentamista ja rakennustyötä, myös kunnossapitotyötä. Ilmoitusta ei tarvitse kuitenkaan tehdä kiinteistön huollosta, isännöinnistä eikä suunnittelu- ja valvontatöistä. - Ilmoitusvelvollisia ovat kaikki rakennustöitä tilanneet yritykset ja yhteisöt toimialasta riippumatta sekä asunto-osakeyhtiöt ja luvanvaraisia rakennustöitä teettävät yksityishenkilöt, sanoo Verohallinnon johtava asiantuntija Tomi Peltomäki. Verottajalle on ilmoitettava kaikki tilatut, yli 15 000 euron hintaiset rakentamispalvelut ja kunnossapitotyöt sekä yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevät henkilöt. Rakennuttajan on ilmoitettava verohallinnolle tiedot niistä yrityksistä, jotka suorittaTILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 vat sille arvonlisäverolaissa tarkoitettuja rakentamispalveluja. Ilmoitus on tehtävä myös yrityksestä, joka vuokraa rakennuttajalle työvoimaa rakentamispalveluihin. Urakkatietojen lisäksi rakennustyömaan pääurakoitsijan tai muun päätoteuttajan on lain voimaan tultua ilmoitettava verottajalle kuukausittain tiedot työmaalla työskentelevistä työntekijöistä ja itsenäisistä työnsuorittajista. Aliurakoitsijoiden on puolestaan toimitettava pääurakoitsijalle tiedot omista työntekijöistään. Kotitalouksilla on kevennetty ilmoitusvelvollisuus. Yksityishenkilöiden on ilmoitettava urakkatiedot verottajalle silloin, kun rakentaminen edellyttää rakennuslupaa, kuten omakotitalon tai kesämökin rakentaminen. Asunto-osakeyhtiössä osakkaan teettämiä luvanvaraisia töitä ovat muun muassa keittiön tai kylpyhuoneen paikan muuttaminen tai kantaviin rakenteisiin kajoaminen. Sähköinen raportointi Yritykset ja yhteisöt voivat ilmoittaa tietoja vain sähköisesti suomi.fi- tai ilmoitin.fi-palvelussa. - Tiedot annetaan ensimmäisen kerran 5.9. heinäkuulta 2014 ja sen jälkeen aina viimeistään kohdekuukautta toiseksi seuraavan kuukauden viidentenä päivänä, Tomi Peltomäki sanoo. Yksityishenkilöiden on annettava tiedot rakennuskohteesta ja maksetuista suorituksista vain kerran ennen loppukatselmusta. Kotitaloudet voivat antaa tiedot myös paperilomakkeella. Rakennusalan kuukausi-ilmoitus on yksi etappi rakennusalan harmaan talouden torjunnassa. Edellinen oli veronumerojen käyttöönotto rakennustyömailla vuoden 2012 syyskuusta alkaen. Lisätietoja: vero.fi -> Rakentamiseen liittyvä tiedonantovelvollisuus Satunnaisen rakennuttaja ilmoittajana • Älä unohda tilaajavastuulain velvoitteita. • Sovi, että pääurakoitsija tekee kaikki lain edellyttämät ilmoitukset verottajalle. • Jos ilmoitat urakkatiedot itse, suunnittele ilmoittaminen etukäteen. • Kysy neuvoa tilitoimistostasi. 6 Henkilöauton tiukka alv-käsittely yllättää Rantalainen Järvenpään toimitusjohtaja Tuula Järvinen muistuttaa, että arvonlisäveron vähennysoikeutta on rajoitettu silloin, kun tavaran tai palvelun katsotaan palvelevan enemmän yrittäjän tai hänen henkilökuntansa yksityistä kulutusta kuin liiketoimintaa. - Tässä henkilöautojen tiukka arvonlisäverokäsittely välillä yllättää asiakkaat, hän sanoo. Yrityksen omaan käyttöön tai työsuhdeautoiksi hankkimien henkilöautojen hankintahinnasta tai vuokrasta ei saa vähentää arvonlisäveroa muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta. Pakettiautoista arvonlisäveroa ei voi vähentää autoveron osuudelta. -KOULUTTAA - Vähennysoikeuden rajoitus koskee myös kaikkia auton käyttökuluja. Niiden sisältämiä arvonlisäveroja ei saa vähentää. Poikkeuksen tekevät pakettiautot sekä henkilöautot, joita käytetään laissa erikseen mainittuun tarkoitukseen. Silloinkin arvonlisäverovähennyksen edellytyksenä on aukoton ajopäiväkirja, Järvinen sanoo. Hän kehottaa yrityksiä varmistamaan isojen hankintojen arvonlisäverokäsittelyn etukäteen tilitoimistostaan. - Ennen kaupantekoa kannattaa varmistaa rekisteriotteesta, onko auto rekisteröity henkilö- vai pakettiautoksi, hän sanoo. Arvonlisäveroa ei voi vähentää seuraavista hankinnoista: • Yrityksen käyttöön tai työsuhdeautoksi ostetut tai liisatut henkilöautot.¹ • Pakettiauton hankintahinnasta arvonlisäveroa ei voi vähentää autoveron osuudelta. • Autojen käyttökuluista arvonlisäveron saa vähentää vain siltä osin, kun autoa käytetään vähennykseen oikeuttavaan liiketoimintaan². Arvonlisäverovähennyksen edellytyksenä on aukoton ajopäiväkirja. • Henkilökunnan lahjat. • Edustuskulut. • Kulut, jotka liittyvät henkilökunnan harrastustiloihin ja loma-asuntoihin sekä henkilökunnan lapsille tarkoitettuun päiväkotiin. • Työnantajan työntekijöilleen kustantamat siivous- ja lastenhoitopalvelut. • Kun hankinta on tehty arvonlisäverottomaan toimintaan. ¹ ²Arvonlisäverovähennyksen saa tehdä, jos ajoneuvo on hankittu myytäväksi, vuokrattavaksi, käytettäväksi ammattimaisessa henkilökuljetuksessa (esimerkiksi taksit) tai ajo-opetuksessa tai yksinomaan vähennykseen oikeuttavaan tarkoitukseen. SEURAA SYKSYN KOULUTUSTARJONTAAMME NETISTÄ KESÄKUUSTA LÄHTIEN! rantalainen.fi/koulutukset Selvitä investoinnit ennen kiinteistökauppaa Kiinteistöinvestointien arvonlisäverovastuut kannattaa pitää mielessä, kun ostaa tai myy kiinteistöä. - Aina kun on ostamassa kiinteistöjä tai keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön osakkeita, pitää muistaa tarkistaa, kohdistuuko kiinteistöön investointien arvonlisäverovastuita, sanoo Ernst & Youngin veroasiantuntija Eija Tannila. Pääsääntö on, että kiinteistökaupassa ostajalle siirtyy myös uudisrakennus- ja perusparannustöiden arvonlisäveron tarkistusoikeus ja -velvollisuus. Tarkistusaika on 10 vuotta rakennustyön valmistumisesta, ja ostaja käsittelee veroa omistusaikanaan ikään kuin olisi itse tehnyt investoinnin. Ostajan pitää pyytää myyjältä selvitys arvonlisäerovastuista. Selvityksestä on hy- vä käydä ilmi ainakin rakentamispalvelun valmistumisajankohta, kiinteistöinvestointiin sisältyvä veron kokonaismäärä ja kiinteistön valmistuessa vähennetty vero, jonka pohjalta ostaja voi laskea oman tarkistuksensa määrän. - Etenkin tilanteessa, jossa myyjä ei ole voinut vähentää koko veron määrää, ostajan pitää tietää, minkä verran hän voi saada verovähennyksiä hyväkseen omana omistusaikanaan, Tannila sanoo Hän muistuttaa, investoinneissa voi olla kyse isoistakin arvonlisäveroista eikä ostajalla ole käytännössä mitään mahdollisuuksia tarkistaa myyjän kirjanpidosta todellista arvonlisäveron määrää. - Sen vuoksi kaupan yhteydessä olisi hyvä sopia, miten menetellään, jos investoinneista annetut tiedot ovat virheellisiä, Tannila sanoo. 7 Ostajan muistilista • Selvitä, onko myytävänä olevaan kiinteistöön tehty investointeja, joissa on vielä arvonlisäveron tarkistuskautta jäljellä. Investoinnin tarkistusaika on 10 vuotta rakennustyön valmistumisesta. • Ostajalle voi esimerkiksi kiinteistön käyttötarkoituksen muutoksen yhteydessä syntyä kustannuksia sellaisista arvonlisäverovähennyksistä, joita myyjä on saanut aikanaan hyväkseen. • Keskinäisen kiinteistöyhtiön osakkeiden kaupan yhteydessä tarkistusvastuut ja -oikeudet siirtyvät ostajalle vain, mikäli osakas on itse tehnyt investoinnin. • Pyydä kiinteistön myyjältä investointiselvitys jokaisesta investoinnista erikseen. TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 Kuva: Tykkimäen Vapaa-aikakeskus Oy Asiakkuus Vesipuiston uskotaan pidentävän matkailijoiden viipymistä Tykkimäellä ja Kouvolan seudulla. Tykkimäki investoi vesileikkeihin Kaakkois-Suomen suurin matkailukohde Tykkimäen huvipuisto laajentaa toimintaansa vesileikkeihin. Kesäkuussa avattava Aquapark on Tykkimäen historian suurin investointi. Tykkimäen huvipuisto Kouvolassa valmistautuu uuteen sesonkiin kutkuttavassa tilanteessa. Talven aikana huvipuiston viereen Käyrälammen rannalle on rakennettu puolentoista hehtaarin suuruinen ulkovesipuisto. Sitä varten on palkattu 40 kausityöntekijää jokakesäisen 180 hengen lisäksi. Uusia vakituisia työntekijöitä on palkattu kenttäpäällikön sekä kioski- ja ravintolavastaavan tehtäviin. Aquaparkin nimeä kantava vesipuisto maksoi yli kuusi miljoonaa euroa. Se on Tykkimäen suurin investointi sitten puiston perustamisen. Tykkimäen Vapaa-aikakeskus Oy:n toimitusjohtaja Sakari Pasanen sanoo, että huvipuiston pitää uusiutua aika ajoin. Huvipuistobisnes ei ole silti pelkästään uutuuslaittei- TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 den kilpajuoksua. Huvipuistossa on vuosittain myös paljon huollettavaa ja korjattavaa. - Toiminnan pitää olla kannattavaa, jotta rahaa riittää korjauksiin ja laiteinvestointeihin, hän sanoo. Tykkimäki tavoittelee vesipuistoinvestoinnillaan 35 000 henkilön lisäystä noin 200 000 hengen vuosittaiseen kävijämääräänsä. Lisäksi investoinnilla halutaan pidentää matkailijoiden viipymää alueella, johon kuuluu myös leirintäalue hiekkarantoineen. - Yhtiö alkaa vihdoin näyttää nimensä mukaisesti vapaa-aikakeskukselta, kun sillä on kaksi puistoa ja vielä leirintäalue siihen päälle, Pasanen sanoo. Suomen rennoin Vesipuistoa oli kaavailtu Tykkimäen hu- 8 vipuiston läheisyyteen jo usean vuoden ajan. Liikkeelle lähtöä viivästyttivät muiden alueelle tekemät suunnitelmat, joissa vilauteltiin muun muassa kylpylän rakentamista. - Matkailijavirtojen kasvaessa niin Venäjältä kuin kotimaasta päätimme lopulta toimia itse, koska emme voi odottaa loputtomiin muiden suunnitelmien toteutumista. Lisäksi asukkaat ovat jo pitkään toivoneet Käyrälammen alueen kehittämistä, Pasanen sanoo. Tykkimäen tavoitteena on olla Suomen paras huvipuisto alle teini-ikäisten kohderyhmässä eli silloin, kun perhe vielä kulkee yhdessä. Viime vuosina kasvavia kohderyhmiä ovat olleet venäläiset lapsiperheet Pietarin seudulta sekä suomalaisista isovanhemmat lapsenlapsineen. Kuva: Tarmo Valmela ”Annamme arvoa sille, että tilitoimisto tuntee asiakkaansa toiminnan hyvin.” Toimistosihteeri Jaana Aihtia ja toimitusjohtaja Sakari Pasanen sanovat, että huvipuiston on uusiuduttava aika ajoin pysyäkseen mukana kilpailussa. Tykkimäki on vehreän puistomainen ja vesipuiston valmistumisen jälkeenkin helposti hallittavissa oleva alue, mikä luo hyvät edellytykset stressittömälle huvipuistokäynnille. Aikuisille nostalgiaa tarjoavat muutamat Linnanmäeltä siirretyt laitteet, kuten Enterprise, Calypso, Pilvenpyörä ja Helsinki-pyörä, nykyinen Kouvola-pyörä. Niissä voivat vanhemmat ja isovanhemmat käydä fiilistelemässä omaa lapsuuttaan, jos pää vielä kestää. Varhaisteineille kovaa menoa tarjoavat muun muassa Star Flyer ja Loop Fighter. Sää ei hidasta Huvipuiston sesonki on vain 90 päivää, vesipuistossa vielä kolmanneksen sitäkin lyhyempi. Huvipuistobisneksessä ollaan vähemmän säiden armoilla kuin voisi olettaa. Sadekaan ei haittaa lapsia huvipuistossa, kunhan heidät puetaan sään mukaan. Huvipuistonpitäjän unelmasää on silti pilvipouta, jolloin ihmiset eivät jää mökille sadetta tai hellettä pitämään. - Sään puolesta Suomen kesä on melko vakio. Joukkoon mahtuu aina muutama katastrofipäivä, kuten viime kesänä yhtenä sa- depäivänä koulujen jo alettua kävijöitä oli 35, kun vuorossa oli sata työntekijää, Pasanen kertoo. Hän sanoo heikon taloussuhdanteen rokottavan huvipuistoja vähemmän kuin monia muita yrityksiä. - Talouden kiristyminen näkyy jonkin verran kävijöiden rahankäytössä: huvipuistoon tullaan ehkä omin eväin eikä rahaa kuluteta peleihin tai matkamuistomyymälään. Hyvä työnantajamaine Kesän kynnyksellä Tykkimäen seitsemän ympärivuotista työntekijää elävät vuoden kiireisintä aikaa. - Joudumme tavallaan perustamaan puiston joka kevät uudelleen, kun rekrytoimme ja perehdytämme henkilökunnan, valmistelemme laitteet, pelit ja kioskit sekä teemme sopimukset tavarantoimittajien kanssa. Pitkäaikaisia sopimuksia on vain muutaman ison tavarantoimittajan kanssa, kertoo toimistosihteeri Jaana Aihtia Tykkimäen Vapaa-aikakeskus Oy:stä. Tykkimäki saa joka vuosi yli 700 kesätyöhakemusta ja monelle nuorelle se on ensimmäinen työpaikka. Sen vuoksi Tykkimäki ha9 Tykkimäen huvipuisto • Perustettu v. 1986 (Lasten Päivän Säätiö) • Yhtiöitetty v. 2000 Tykkimäen Vapaa-aikakeskus Oy:ksi, johon kuuluvat Tykkimäen huvipuisto ja Tykkimäki Camping. • Omistajat Kouvolan kaupunki (46 %), Kymenseudun Osuuskauppa (34 %) ja toimiva johto (20 %). • Teki viime talvena historiansa suurimman investoinnin rakennuttamalla yli 6 miljoonaa euroa maksaneen vesipuiston. • Suomen kolmanneksi suosituin huvipuisto yli 200 000 kävijällä vuodessa. Vesipuiston odotetaan tuovan 35 000 uutta kävijää kesässä ja pidentävän matkailijoiden viipymistä alueella. • Tälle vuodelle budjetoitu liikevaihto 4,7 miljoonaa euroa. • Työntekijöitä 220, joista ympärivuotisia seitsemän. TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 Työnjaosta keskusteltava Sesongin aikana Tykkimäen ostolaskujen määrä moninkertaistuu. Viime syksynä Tykkimäki otti täysimääräisesti käyttöön ostolaskujen sähköisen kierrätyksen. Jaana Aihtia hoitaa ostoreskontran itse tilitoimiston järjestelmällä. Hän kertoo, että myyntilaskujen sähköistämistä vielä harkitaan niiden pienen määrän takia. Huvipuiston tulot kerätään lähes sataprosenttisesti kassoilla. Tykkimäki on käyttänyt Rantalainen & Talsin palveluita vuodesta 2000. Toimitusjohtaja Sakari Pasanen sanoo, että kynnys tilitoimiston vaihtamiseen on korkea. Tykkimäki on kilpailuttanut tilitoimistopalvelut määrävälein, mutta päätynyt tähän mennessä aina jatkamaan Rantalaisen & Talsin kanssa. Pasanen antaa arvoa sille, että tilitoimisto tuntee asiakkaansa toiminnan hyvin. Sen pohjalle on helppo rakentaa toimiva asiakassuhde. - Esimerkiksi meillä on käytössä kaikki mahdolliset veroluokat nollaverollisesta toiminnasta alkaen. Käymme aktiivisesti kauppaa ulkomaille ja meille tulee jatkuvasti tavaraa eri puolilta maailmaa Kiinaa myöten, hän sanoo. Pasanen sanoo, että taloushallinnosta on ollut helpoin lähteä ulkoistamaan yrityksen toimintoja. Viimeksi Tykkimäellä tarkasteltiin taloushallinnon toimintoja neljä vuotta sitten, kun taloushallinnosta vastannut työntekijä jäi eläkkeelle ja osa hänen töistään siirrettiin tilitoimiston tehtäväksi. - Tilitoimiston kanssa pitää keskustella aika ajoin siitä, mitä meidän kannattaa tehdä itse ja mitkä tehtävät on järkevää antaa heille. Uudistuksilla on yleensä jokin hintalappu, jolloin hinta ja työn määrä kulkevat arvioinnissa käsi kädessä, Pasanen sanoo. TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 Kuva: Tykkimäen Vapaa-aikakeskus Oy luaa olla hyvä työnantaja nuorille. Pienellä paikkakunnalla se on myös kunniakysymys. Joka toukokuu Aihtia syöttää palkanlaskentaan parin sadan kesätyöntekijän henkilötiedot ja tekee heille sähköistä työajanseurantaa varten kulkukortit ja leimausavaimet. Siitä alkaa runsaan kolmen kuukauden pituinen palkanmaksuruljanssi. Palkat laskee Tykkimäen tilitoimistokumppani Rantalainen & Talsi Oy Kouvolassa ja ne maksetaan kahden viikon välein. Aihtia tarkistaa työntekijöiden kellokorttileimaukset ja tekee niihin tarvittavat korjaukset sekä vastaa työntekijöiden kysymyksiin palkoista. Tykkimäki on puistomainen ja helposti hallittavissa oleva huvipuisto, jossa voi viettää stressittömän huvipuistopäivän myös pienten lasten kanssa. Vesi-ilottelua koko perheelle Tykkimäen strategian mukaan kesäkuussa avattavassa Aquaparkissakin on ajateltu koko perhettä. Kaikkein pienimmille on oma kahluuallas Spraypark, jossa on sumutunneleita ja vesitykkejä, mutta vettä vain 20 senttiä. Vähän isommille lapsille on tarjolla seikkailuallas, jossa on erilaisia liukumäkiä ja telineitä. Altaan vesisyvyys on 45 senttiä. Aikuisille vesipuistossa on 25 metrin lämmitetty uima-allas, jossa voi uida vaikka kuntoillakseen. Perheen hurjapäitä varten vesipuistoon on rakennettu kymmenmetrinen torni, josta lähtee viisi erilaista liukurataa. Niistä osaa lasketaan renkailla ja liukumatoilla. Multilane on 4-raitainen ja yli 80-metrinen mattoliukumäki, jossa ajetaan kilpaa kavereiden kanssa. 10 Sähköinen taloushallinto syö paperilaskun elintilaa Yritykset saavat parhaimmillaan jo puolet ostolaskuistaan sähköisinä. Pääkaupunkiseudulla arviolta enää joka kolmas lasku pitää skannata sähköiseen muotoon. Rantalainen Helsingin toimitusjohtaja Risto Iivonen uskoo, että paperisten ostolaskujen skannauspalvelut ovat katoava välivaihe siirryttäessä sähköiseen taloushallintoon. - Toistaiseksi skannauspalvelua vielä tarvitaan usein silloin, kun yritys ottaa käyttöön ostolaskujen sähköistä kierrätysjärjestelmää ja sen pitää saada kaikki ostolaskut sähköiseen muotoon, hän sanoo. Iivonen arvioi, että pääkaupunkiseudulla skannattujen laskujen osuus on vähentynyt vuodessa noin 50:stä 35 prosenttiin kaikista laskuista. Muu Suomi tulee tässä hieman pääkaupunkiseudun jäljessä. - Monet pienyrityksetkin ovat viime aikoina joutuneet siirtymään verkkolaskutukseen, kun yhä useammat julkishallinnon toimijat ja isot yritykset yksinkertaisesti kieltäytyvät vastaanottamasta enää muita kuin verkkolaskuja, hän sanoo. E-kirje massapostituksiin Periaatteessa laskuja voidaan vielä vastaanottaa kolmella eri tavalla: postitse paperilla, sähköpostilla tai verkkolaskuna. - Laskun voi antaa myös käteen, vaikka näin tapahtuukin yhä harvemmin, Risto Iivonen muistuttaa. Lähettäjälleen kallein on maapostissa lähetetty paperilasku. Siinä suurimmat kulut syntyvät laskun käsittelystä yrityksessä. - Yksittäisiä laskuissa paperilaskun hintaero muihin laskutusmuotoihin ei ole suuri, mutta kun lähetetään kymmeniä tai satoja laskuja, ero kasvaa jo huomattavaksi, Iivonen sanoo. Paperilaskua halvempi vaihtoehto on e-kirje. Sen kustannukset syntyvät paljolti taloushallinnon ohjelmistoista, jotka välittävät palvelua. E-kirjeenä lähetetyn laskun kappalehinta vaihtelee volyymista ja valitusta kuljetusnopeudesta riippuen 80 sentistä hieman yli euroon. E-kirjeessä sähköisesti luotu lasku tulostetaan Itellan tai jonkin muun palveluntuottajan tulostuspalvelussa, laitetaan kuoreen ja jaetaan. - Lähettäjälle palvelun käyttöönotto on ilmaista ja helppoa, koska laskun tulostuspalvelu kuuluu nykyään vakio-ominaisuutena taloushallinnon ohjelmiin. Rantalaisen käyttämissä taloushallinnon ohjelmistoissa on valmiina tulostuspalvelut, Iivonen sanoo. Hän sanoo, että e-kirjeen edut tulevat esille erityisesti massalähetyksissä, kun yhdellä napinpainalluksella voi lähettää satoja laskuja kerralla. Sähköpostilasku ei ole yrityskäytössä aivan tavanomainen. Sitä käyttävät etenkin urheiluseurat ja muut järjestöt kuluttajalaskutuksessa, esimerkiksi jäsenmaksujen keräämisessä, koska se on lähettäjälle ilmainen. - Yritysten välillä sähköposti on vähän hankala vastaanottajalle, koska tämä joutuu yleensä siirtämään laskun tiedot erikseen taloushallinnon ohjelmaan, Iivonen sanoo. Verkkolasku edullisin Verkkolasku on vastaanottajalle ylivoimaisesti edullisin laskutusmuoto, koska sähköisestä laskusta vastaanottaja pystyy lukemaan tietoa suoraan taloushallinnon järjestelmäänsä. Risto Iivosen mukaan verkkolaskun tietosisältöä käytetään vielä vähän hyväksi. Toistaiseksi tietosisällöstä hyödynnetään oikeastaan vain maksatustietoja, vaikka verkkolaskussa voi standardin mukaisesti lähettää suuren määrän tietoa. Lähettäjälle verkkolasku on nopein, koska se on tavallisesti perillä välittömästi. Se ”Vastaanottajalle verkkolasku on ylivoimaisesti edullisin.” on myös varmin laskutusmuoto, koska järjestelmä antaa virheilmoituksen, jos lasku ei ole mennyt jostain syystä perille. - Maksuaikahan lähtee juoksemaan vasta siitä, kun lasku on vastaanotettu, Iivonen huomauttaa. Monet massalaskuttajat, kuten matkaviestinoperaattorit ja energiayhtiöt, ovat ruvenneet siivittämään verkkolaskuun siirtymistä veloittamalla yrityksiltä jopa kymmenen euron suuruisia paperilaskulisiä. Iivonen arvioikin, että parin vuoden kuluttua enää todella harva yritys voi jättää sähköisen laskun kokonaan huomiotta. Verkkolaskun käyttöönotto vaatii sopimuksen pankin kanssa. Verkkolaskutuksen kustannukset riippuvat operaattoreina toimivista pankeista ja taloushallinnon ohjelmistotaloista, jotka haluavat osansa verkkolaskujen välittämisestä. Hinta vaihtelee muutamista senteistä muutamiin kymmeniin sentteihin laskulta. Iivonen korostaa, että verkkolasku on joka tapauksessa 50–60 prosenttia halvempi kuin paperilasku. Suurimmat säästöt syntyvät laskun käsittelykuluissa. Eri laskutusmuotojen kustannuksia +/ – Laskutusmuoto Kustannukset Perinteinen paperilasku n. 0,80–1,00 €/kpl ilman käsittelykuluja – Vastaanottajan paperilaskulisä n. 0,80–1,20 €/kpl + Ei erillisiä käsittelykuluja. E-kirje voi olla jopa 10 euroa laskulta. Helppo ja nopea käyttää myös massalaskutuksissa. Ei erillisiä lähetyskuluja. Sähköpostilasku – Laskun siirtäminen talous- hallinnon ohjelmaan aiheuttaa ylimääräistä työtä vastaanottajalle. Verkkolasku Operaattorista riippuen muutamista senteistä muutamiin kymmeniin sentteihin/kpl 11 + Nopein ja saajalle edullisin. Vastaanottaja pystyy lukemaan laskusta tietoja suoraan taloushallinnon järjestelmäänsä. TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 Asiakirjojen säilytysajoista ei voi tinkiä Yrityksen taloushallinnon asiakirjojen säilytysajat vaihtelevat suuresti. Säilytysajoista ei voi tinkiä edes sähköisten asiakirjojen kohdalla. Yritys on velvollinen säilyttämään toiminnassaan syntyneitä asiakirjoja. Asiakirjojen säilytysvelvollisuus voi perustua lakiin, asetukseen tai viranomaismääräykseen. Asiakirjojen säilytysajat vaihtelevat vuodesta viiteenkymmeneen vuoteen. Pysyvästi suositellaan säilytettäväksi yleensä sellaiset asiakirjat, joita ilman yritys ei voi toimia, kuten esimerkiksi yritystoiminnan perustamiseen liittyvät asiakirjat ja hallituksen kokouspöytäkirjat. Säilytysaikojen puitteissa yrityksen asiakirjoja voivat pyytää eri viranomaiset, kuten työsuojelu- ja verotarkastajat. Esimerkiksi kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuuden laiminlyönnistä voidaan tuomita sakkorangaistukseen. Sähköisten palvelujen palvelujohtaja Riitta Sinkko Rantalaisen Lahden toimistosta sanoo, että yritys voi myös ulkoistaa kirjanpitoaineiston säilyttämisen jollekin palveluntarjoajalle, mutta vastuu aineiston säilyttämisestä pysyy silti yrityksellä. Tilitoimistot eivät yleensä ota säilyttääkseen asiakkaidensa paperimuotoisia tositteita eivätkä tilinpäätösasiakirjoja. - Tilitoimisto vastaa asiakkaan juoksevan aktiivisen kirjanpidon ja palkkakirjanpidon säilyttämisestä. Tarvittaessa meiltä löytyvät sähköisinä edellisten tilikausien kirjanpitokirjoista pää- ja päiväkirjat, mutta ei paperisia tositteita, jotka ovat vain asiakkaalla, Sinkko sanoo. Poikkeuksen muodostaa tilitoimiston järjestelmillä ylläpidetty yrityksen sähköinen taloushallinto. Rantalaisen käyttämä Fivaldi-ohjelmisto tuottaa yrityksen lakisääteisestä kirjanpidon ja palkanlaskennan materiaaleista automaattisesti sähköisen arkiston, joka on helppo tallentaa asiakkaalle CD- tai DVD-levyllä säilytettäväksi. Kun kirjanpitoaineistoa säilytetään sähköisesti, aineisto pitää tallentaa kahtena kappaleena eri säilytysmedioille. Rantalaisen Lahden toimisto tallentaa sähköisen kirjanpitoaineiston kahdelle CD:lle, joista se säilyttää itse toista, jotta vaatimus aineistojen säilyttämisestä erillään toteutuu. Sinkon mukaan ongelmallisempia ovat tilanteet, joissa yrityksellä on jokin oma sähköinen taloushallinnon järjestelmä. - Silloin laskutusohjelmassa pitäisi olla myös oma arkisto, jonka voi tallentaa pysyvästi säilytettävälle tietovälineelle, esimerkiksi CD-levylle, tai tositteet täytyy tulostaa paperille. Tällöin joudutaan miettimään, onko sähköisenä luodun aineiston tulostamisessa paperille enää järkeä, hän sanoo. Säilytä pisimmän mukaan Asiakirjan säilytysaika lasketaan yleensä sen päiväyksestä. Päiväämättömien asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai siihen on tehty viimeinen merkintä. Saapuneiden asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi lopullisesta päätöksestä tai, jos asia ei ole aiheuttanut toimenpiteitä, asiakirjan saapumisvuoden lopusta. Tilinpitoon liittyvien aineistojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jota ne koskevat. Tilikauden tositteiden, liiketapahtumia koskevan kirjeenvaihdon, koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitysten sekä muun kirjanpitoaineiston säilytysaika on kuusi vuotta. Sähköinen säilyttäminen • Sähköinen kirjanpitoaineisto tulee tallentaa luettavassa muodossa kahtena appaleena koneelliselle tietovälineelle, esimerkiksi CD-levyille, jotka on säilytettävä toisistaan erillään. • Koneelliselle tietovälineelle säilytettäväksi tallennettuja kirjapitotietoja ei saa muuttaa. Esimerkiksi cd:lle tiedot voidaan tallentaa vain luettavassa ja tulostetavassa muodossa. • Kirjanpitoon liittyvien aineistojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jota ne koskevat. • Sähköisten tiedostojen säilytysaika lasketaan niihin viimeksi tehdystä päivityksestä. • Lisäksi suositellaan, että tasekirja säilytettäisiin aina myös paperimuodossa. TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 12 Tilinpäätösasiakirjoja on säilytettävä kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Samoin palkkakirjanpitoa. Palkkakirjanpidon tositteet on säilytettävä kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jolloin suoritukset on maksettu. Riitta Sinkko sanoo, että jos jostakin tositeaineistosta on samanaikaisesti voimassa useita säilytysaikavaatimuksia, silloin noudatetaan pisintä säilytysaikaa. Tällaisia ovat esimerkiksi kiinteistöinvestointeja koskevat tositteet, joita on arvonlisäverolainsäädännön mukaan säilytettävä muista tilikauden tositteista poiketen kolmetoista vuotta. Hän ei suosittele säilyttämään yrityksen asiakirjoja ainakaan sähköpostiohjelman liitetiedostoina. - Yritykset voivat vuokrata Fivaldi-ohjelmistostamme arkistotilaa, johon yrittäjä voi muodostaa oman sähköisen arkiston ja tallentaa sinne omia asiakirjojaan, kuten kirjeenvaihtoa, tarjouksia ja sopimuksia. Voimme tallentaa nämäkin asiakirjat CD:lle yhdessä lakisääteisen kirjanpitoaineiston kanssa, jos niin sovitaan, Sinkko sanoo. Hävitä oikein Asiakirjat, joita ei enää toiminnan tai lainsäädännön takia tarvita, pitää hävittää. Riitta Sinkko suosittelee hävittämään paperiset asiakirjat aina joko polttamalla, silppuamalla tai tuhottavaksi toimittamalla. CD-levyt on helppo leikata kahtia. Hän varoittaa laittamasta vanhaakaan kirjanpitoaineistoa sellaisenaan keräyspaperiin. - Säilytettiinpä aineisto mapissa tai CD:llä, sen päällä pitää aina lukea, mitä se sisältää, jotta aineisto osataan hävittää ajallaan. Tilitoimisto ei tuhoa asiakirjoja asiakkaan puolesta, vaan asiakkaan on tehtävä se itse. Säilytysajan umpeuduttua tilitoimisto luovuttaa hallussaan olevat tallenteet asiakkaalle tuhottavaksi. Rantalaisen Lahden toimistosta vanhat tietokoneet menevät tuhottavaksi Kuusakoskelle, joka antaa todistuksen siitä, että kovalevyt on tuhottu. Sinkko suosittaa samanlaista menettelyä kaikille yrityksille siinäkin tapauksessa, että tietoja tallennettaisiin pääsääntöisesti suoraan palvelimelle eikä kovalevyille. Kuva: Tarmo Valmela Rantalaisen Lahden palvelujohtaja Riitta Sinkko näyttää mallia, kuinka helposti sähköisestä kirjanpitoaineistosta pääsee eroon, kun lain edellyttämä säilytysaika on täyttynyt. ”Jos jostain tositeaineistosta on voimassa useita säilytysaikavaatimuksia, noudatetaan pisintä säilytysaikaa.” Joitakin asiakirjojen säilytysaikoja¹ Aineistolaji Asiakirja Säilytysaika vuosina Kirjanpito Tilikauden tositteet kirjausjärjestyksessä; viranomaisilmoitukset (esim. alv:n valvontailmoitukset); koneellisen kirjanpidon täsmäysselvitykset; kirjeenvaihto esim. viranomaisten 6 kanssa; muistiot ja lausunnot; laskutiedot²; avoinna olevat laskut; matkalaskut Tilinpäätösasiakirjat: tasekirjat, tase-erittelyt, liitetietoerittelyt, kirjapitokirjat ja tilikartat 10 Kiinteistöinvestointeja koskevat tositteet 13 Palkanlaskenta Palkanlaskennan muutosilmoitukset Eläketietoilmoitukset ja -luettelot; ylityöilmoitukset ja -laskut Palkkalaskelmien työnantajakappaleet Jäsenmaksujen tilitysluettelo; ulosottomääräykset Jäsenmaksuvaltakirjat Palkka- ja palkkiokortit tai vastaavat tiedot sisältävät asiakirjat Verokortit 1 2 6 10 palvelusaika + 2 vuotta 50 verovuosi tai muu voimassaoloaika Verotus Veroilmoitukset ja liitteet 6 Henkilöstöasiat Vuosilomaluettelot; eläkehakemukset ja -päätökset sekä -ilmoitukset, eläkeyhtiöiden lausuntopyynnöt ja työnantajan lausunnot; luottamusmiesten toimintaa koskeva kirjeenvaihto; hoitoonohjausta ja kuntoutusta koskevat asiakirjat 5 Irtisanoutumista koskevat asiakirjat; sairaus- ja perhevapaapäivärahat sekä vastaavat hakemukset ja päätökset; virkavapaudet, hoitovapaat ja muut tilapäisiä poissaoloja, kuten opinto- ja saldovapaata, koskevat hakemukset ja päätökset; vuosilomia ja -lomakorvauksia sekä lomarahoja koskevat asiakirjat 6 Työtodistukset; poissaoloja koskevat työnantajan päätökset; työsuojelutarkastuspöytäkir- 10 jat; yhteistoimintaa koskeva kirjeenvaihto Työpaikkaterveydenhuollon järjestämistä koskevat asiakirjat Sopimusaika + 10 v Määräaikaisia työterveystarkastuksia koskevat asiakirjat 12 Tapaturmia koskevat asiakirjat 20 Vuorotteluvapaata koskevat asiakirjat 50 Yt-toimintaa koskevat pöytäkirjat, vaalitulokset, toimintasuunnitelmat ja -kertomukset; yt-sopimukset; työsuojeluvaalien tulokset; työsuojelun yt-sopimukset; työsuojelutoimikuntien asiakirjat; työturvallisuutta ja -terveellisyyttä koskevat selvitykset ja tutkimukset sekä mittaustulokset ja muut ohjeaineisto Pysyvästi säilytettäviä Lähde: Vuodesta sataan, Liikearkistoyhdistys ry, Helsinki 2009 ¹Taulukossa esitetyt asiakirjojen säilytysajat ovat vähimmäisaikoja. Esitettyjä säilytysaikoja säätelevät muun muassa kirjanpito-, arvonlisävero-, työaika-, työsopimus- ja ennakkoperintälaki. ²Lasku pitää saada auki näkyville, ja se pitää pystyä tulostamaan paperimuotoon. 13 TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 Kolumni Onnellinen työmies Onnellisia ovat ne, joilla on innostava tehtävä, selkeä tavoite ja kannustava yhteisö. Tehtävä kuin tehtävä tuntuu helpolta, kun on oikea asenne. Oikea asenne on valinta ja aitoa vastuunottamista. Oikealla asenteella innostamme työyhteisömme onnistumaan töissään. Hallituksen maaliskuinen kehysriihi keskittyi edelleen kiristämään veroja ja leikkaamaan vähän tulonsiirtoja. Varsinaiset rakenteelliset ongelmat tuottavuuden parantamiseksi eivät mahtuneet sixpackin asialistalle. Vasemmiston ideologiset syyt estivät hallitusta edes keskustelemasta työmarkkinoidemme uudistamisesta kilpailukykymme parantamiseksi. Kaikki työmarkkinoita koskeva ulkoistettiin työmarkkinajärjestöille eli hallitus pesi kätensä eikä aio ryhtyä mihinkään toimiin työllistämiskynnyksen alentamiseksi. Samaan aikaan keskustelu suomalaisten suhteesta työelämään on usein kovin mollivoittoista. Ongelmia on paljon ja ratkaisuja vähän. Hyvistä pomoista on kova puute. Ratkaisuja halutaan innokkaasti ulkoistaa. Pahimmillaan työehtosopimuksilla määritellään lisää työn tekemisen rajoituksia, niin kuin järjestöt pystyisivät ennakoimaan yritysten edellytyksiä parantaa tuottavuutta. Tuottavuuden parantaminen on jokaisen vastuulla, innostus parantaa innovointikykyämme. Innostus synnyttää positiivista energiaa ja parantaa työssä viihtymistä koko työyhteisössä. Minulla oli mahdollisuus tutustua Tanskan työmarkkinoihin, joilla korostetaan joustavuuden merkitystä. Kansalaisten oikeuksien vastineena kaikilla on velvollisuus osallistua työmarkkinoille. Irtisanomissuoja ei koskaan ole esteenä työsuh- teen päättämiselle, koska tekijältä on oikeus vaatia tehtävään riittävä panos. Tanskalaisia on noin satatuhatta enemmän kuin suomalaisia, mutta heidän työllisten määränsä on 3,7 miljoonaa kun suomessa työmarkkinoiden käytössä on vain 2,5 miljoonaa kansalaista! Tanskan työttömyys on alle 5 prosenttia, meillä lähes 10 prosenttia. Tanskalaiset ovat maailman onnellisin kansa. Voisiko tästä päätellä, että joustavat työmarkkinat lisäävät onnellisuutta? Yhteisö, siis kunnat, tukevat ja ohjaavat työnhakemista. Kaikilla on minimisosiaaliturva, mutta työmarkkinoilla oleminen parantaa myös tuen määrää. Varhaiseläkkeet ovat lähes lopetettu. Tanskalaisten näkemys on, että kun työnantaja voi päättää epäonnistuneen työsuhteen, on palkkaamiskynnys myös vajaatyökykyisten osalta paljon alempi. En tiedä, johtuuko se meillä Suomessa ikiaikaisesta herravihasta, mutta miksi meillä halutaan piehtaroida erilaisten jännitteiden kanssa ja syyllistää aina työnantaja kaikista ongelmista? Työyhteisöissä valitettavan usein vallitsee vastakkainasettelua, jossa työnantajan edustajat kokevat painostusta. Johtajien auktoriteettia halutaan kyseenalaistaa ja haastaa, eikä meillä kaikilla aina ole sellaisia ominaisuuksia, kuin hyvä henkilöjohtaminen edellyttäisi. Erilaisuuden hyväksyminen ja johtaminen ei ole aina helppoa. Meillä on paljon hiipuvia toimialoja ja on erityisen tärkeää, että tuemme kaikin keinoin toimintojen uudistumista. Kansainvälisen kilpailukykymme ylläpitämiseksi meidän on parannettava yhtä lailla kotimarkkinoiden tuottavuutta, siis tuotettava palveluissakin suurempi arvonlisäys tehtyä työtuntia kohti. Tämä edellyttää vakiintuneista työta- voista luopumista ja automaation yhä laajempaa hyödyntämistä. Parantamalla työyhteisömme toimivuutta lisäämme muutosvalmiuttamme. Vastuu on kaikilla työyhteisön jäsenillä. Onnellinen työmies (tai työnainen) on omanarvontuntoinen, uskoo työnsä merkitykseen ja tukee työkavereidenkin onnistumista. Uuden oppiminen lisää myös työtyytyväisyyttämme. Innostu ja innosta, luo myönteistä asennetta uuden oppimiseen. Vain muutos on pysyvää! Antti Rantalainen Kirjoittaja uskoo joustaviin työmarkkinoihin ja on onnellinen työmies. Myydään/ Vuokrataan toimistotilaa Lahdesta Tasokasta toimistotilaa tarjolla Lahden ydinkeskustassa, osoitteessa Aleksanterinkatu 15. Myytävänä / vuokrattavana 1148 neliötä tilaa, jonka voi jakaa myös neljään osaan. Ota yhteys / tiedustelut: Kimmo Martikainen [email protected] 040 555 8081 Heimo Seppälä [email protected] 0440 711 770 TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 14 Yrittäjän asialla Kannattaa olla Suomen Yrittäjien jäsen yrittäjä Liity jäseneksi Jäsenenä saat maksutta käyttöösi yli sadan asiantuntijan neuvontaverkoston. Verkkosivuillamme voit myös tutustua lukuisiin muihin etuihin. www.yrittajat.fi/liity Suomen Yrittäjät valvoo pk-yrittäjien etua joka päivä ja palvelee jäsenyrityksiään. Toimiessani sekä työssäni tilitoimistossa että vapaaehtoistehtävissäni Hyvinkään Yrittäjien puheenjohtajana, Uudenmaan ja Suomen Yrittäjien hallituksessa yrittäjien ja yritysten palvelutehtävässä on luonnollista, että olen kiinnostunut yritystoiminnan edistämisestä. Onneksi yrittäjillä on Suomen Yrittäjät! Sen jäsenetuihin kuuluu muun muassa yritysten asioiden ajaminen valtakunnallisesti. Suomen Yrittäjät toteuttaa yhteiskuntavaikuttamista laajasti, ja sen vaikutusvalta tunnustetaan valtakunnallisesti. Järjestöllä on edustajat keskeisissä työryhmissä. Tämä on tapa, jolla yrittäjän ääni päättäjille kuuluu, sillä yrityskoko Suomessa on edelleen pienentynyt yksinyrittäjien määrän kasvaessa. Yrittäjäjärjestön tavoitteiden seurauksena: • Kansalaisten yleistä hyvinvointia voidaan parantaa jopa kilpailijamaita nopeammin elinvoimaisen ja uudistuvan yrittäjäsektorin avulla • Suomi pystyy säilyttämään vähintään nykyisen laajuisen teollisuuden ja monipuolistamaan sitä palvelualojen suhteellisen merkityksen kasvaessa • Työn tuottavuus kaikilla toimialoilla paranee ja työurat pitenevät vastaamaan paremmin eliniänodotteen kasvua • Julkisen velan kasvu voidaan saada hallintaan kohentamalla työllisyyttä ja kääntämällä julkisen sektorin tuottavuus nousuun. Suomen Yrittäjien työn keskeiset painopisteet 2011–2015 ovat: 1) Uutta vastuunkantoa ja yrittäjänäkökulmaa yhteiskunnalliseen päätöksentekoon. 2) Verotuksen on oltava yrittämiseen, yritysten kasvuun, työllistämiseen ja työntekoon kannustavaa. • Verojen kiristämisen sijaan on pohdittava uusia kasvun edellytyksiä. • Yrittäjien verotuksen tulee olla kilpailukykyistä palkansaajien verotukseen verrattuna. 3) Tuottavuutta on parannettava työmarkkinarakenteita kehittämällä. Työllistämistä on helpotettava. 4) Työvoiman riittävyys ja osaamisen taso on turvattava. Yrittäjyyskasvatus. 5) Kuntapalveluiden tehostaminen edellyttää toimivia palvelumarkkinoita ja yhteistyötä yritysten kanssa. 15 • Julkisen sektorin on kehitettävä palveluiden tuottamista yhteistyössä yritysten kanssa. Vielä haluan tuoda esille Suomen Yrittäjien ajankohtaista työsarkaa yhteiskuntavaikuttamisessa. Suomen Yrittäjien pääteema on pienyritysten verotuksen kannustavuuden parantaminen ottamalla käyttöön yrittäjävähennys. Tämä koskee noin 130 000 yrittäjää ja loisi hallituksen niin kipeästi toivomia työpaikkoja. Työpaikat tekevät yritykset! Työmarkkinoita tulisi uudistaa vahvistamalla mahdollisuutta yrityskohtaisiin sopimisiin, sillä Suomen työsuhdeturve perustuu vanhoihin käsityksiin, jolloin yritykset olivat pelkästään suurtyönantajia. Tasa-arvon puolustamista ei tarvita, sillä nykyään jo lainsäädäntö suojaa. Yritysverotuksen uudistus on ollut oikeansuuntainen. Suomen Yrittäjien vaikutuksesta osinkoverotuksen kiristämistä on onnistuttu torjumaan ja työ jatkuu edelleen. Suomen Yrittäjien työ koskien elinkeinoverolain uudistamista ja verotusmenettelyiden kehittämistä yrittäjämyönteisiksi jatkuu. Suomen Yrittäjiä tarvitaan erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten edunvalvontatyöhön ammattimaisella ja asiantuntevalla henkilöstöllään. Toimiakseen paremmin yrittäjäjärjestö tarvitsee jäseniä. Mitä enemmän meitä jäseniä on, sitä suurempi on Suomen Yrittäjien arvo neuvottelupöydissä. Siis kannattaa olla jäsen! Anne Rantalainen Omistajayrittäjä Suomen suurimmassa perheomisteisessa tilitoimistoyrityksessä. Hyvinkään Yrittäjien puheenjohtaja Uudenmaan Yrittäjien hallituksen jäsen Suomen Yrittäjien hallituksen jäsen TILIPOSTI & Palkka 2 • 2014 HYVINKÄÄ Sahakuja 4, 05810 Hyvinkää Puhelin 019-4601 200 [email protected] [email protected] HÄMEENLINNA Kaivokatu 16, 13100 Hämeenlinna Puhelin 03-614 20 [email protected] Kasarmikatu 11, 13100 Hämeenlinna Puhelin 03-647 020 [email protected] LAHTI Lahden Tilikeskus Oy Askonkatu 9 B, 15100 Lahti Puhelin 03-87 180 [email protected] HS-Yrityspalvelu Oy Aleksanterinkatu 15, 15110 Lahti Puhelin 03-883 110 [email protected] ORIMATTILA Orimattilan Tilikeskus Oy Niementie 2, 16300 Orimattila Puhelin 03-887 440 [email protected] HELSINKI, KAMPPI Rantalainen Oy Helsinki Salomonkatu 17 A, 8. krs. 00100 Helsinki Puhelin 010 321 6700 [email protected] [email protected] HELSINKI, PASILA Rantalainen Oy Helsinki Rantalainen Liikunta Radiokatu 20, 4. krs, 00240 Helsinki Puhelin 010 321 6700 [email protected] [email protected] FORSSA Kutomonkuja 2 A 3, 30100 Forssa Puhelin 03-4246 6600 [email protected] URJALA Kisatie 2, 31760 Urjala Puhelin 03-4246 6600 [email protected] NURMIJÄRVI Keskustie 6, 01900 Nurmijärvi Puhelin 09-8787 020 [email protected] VANTAA, TIKKURILA Rantalainen Oy Helsinki Vernissakatu 8 A, 01300 Vantaa Puhelin 010 321 6700 [email protected] [email protected] VANTAA, MYYRMÄKI Rantalainen Oy Helsinki Myyrmäenraitti 2, 01600 Vantaa Puhelin 010 321 6700 [email protected] [email protected] JÄRVENPÄÄ Rantalainen & Rekola-Nieminen Oy Postikatu 10 A, 04400 Järvenpää Puhelin 09-2790 730 [email protected] [email protected] KERAVA Rantalainen & Vänttinen Oy Paasikivenkatu 13,04200 Kerava 09-274 6620 [email protected] TUUSULA Rantalainen & Rosling Oy Morokiventie 3, 04300 Tuusula Puhelin 010 3202 550 [email protected] PORVOO Rantalainen & Järvinen Oy Mannerheiminkatu 20 06100 Porvoo Puhelin 019-536 440 [email protected] nina.antell-kolehmainen@ rantalainen.fi HAMINA Rantalainen & Talsi Oy Tili Talsi, Hamina Isoympyräkatu 32, 49400 Hamina Puhelin 05-340 880 [email protected] [email protected] KOUVOLA Rantalainen & Talsi Oy Tili Talsi, Kouvola Kauppalankatu 6 45100 Kouvola Puhelin 05-3418 711 [email protected] [email protected] KOTKA Rantalainen & Talsi Oy Tiliaktiiva, Kotka Kirkkokatu 1, 48100 Kotka Puhelin 05-2871 111 [email protected] [email protected] VIROJOKI Rantalainen & Talsi Oy Tili Talsi, Virojoki Kiputie 2, 49900 VIROJOKI Puhelin 05-3571 005 [email protected] [email protected] KHT-YHTEISÖ Tilintarkastus Rantalainen Oy Sahakuja 4, 05810 Hyvinkää Puhelin 019-4601 200 [email protected] [email protected]
© Copyright 2024