KOP-loppuraportti 2013 - liitteineen.pdf
LIITE 1 Projektiryhmän loppuraportti 30.4.2013 KIRKONKIRJOJENPIDON ORGANISOINNIN PROJEKTI Sisällysluettelo 1. Johdanto................................................................................................................................ 3 2. Kirkonkirjojenpidon organisoinnin nykytilanne ....................................................................... 3 2.1. Yleistä ................................................................................................................................. 3 2.2. Ruotsinkieliset seurakunnat ................................................................................................ 4 2.3. Kokemukset nykyisistä toimintamalleista ............................................................................ 6 2.4. Nykytilanteen analysointi .................................................................................................... 7 3. Kirkonkirjojenpidon organisoinnin tavoitteet.......................................................................... 8 4. Vaihtoehdot........................................................................................................................... 9 5. 4.1. PAIKALLINEN malli ........................................................................................................ 9 4.2. ALUEELLINEN malli ........................................................................................................ 9 4.3. KESKITETTY malli ........................................................................................................... 9 Vaihtoehtojen vertailu ja johtopäätökset ............................................................................. 10 5.1. Vaihtoehtojen vertailu ................................................................................................ 10 5.2. Johtopäätökset ........................................................................................................... 10 6. Työryhmän ehdotus ............................................................................................................. 11 7. Liitteet ................................................................................................................................. 11 2 1. JOHDANTO Kirjuri-järjestelmän otettiin käyttöön kaikissa Suomen evankelis-luterilaisen kirkon seurakunnissa asteittain vuoden 2012 aikana. Kirjuri-järjestelmä ja yksi yhteinen tietokanta mahdollistavat nykyistä monipuolisemman asiakaspalvelun, yhtenäiset toimintatavat sekä nykyistä laajemman yhteistyön seurakunnissa ja keskusrekistereissä. Kirkonkirjojenpidon eri organisaatiomalleja ja yhteistyön muotoja sekä käyttöön liittyviä toimintoja ja prosesseja kartoitetaan yhteistyössä seurakuntien ja keskusrekisterien kanssa. Tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa tarvittavia muutoksia mahdollisimman tehokkaan toiminnan ja kustannussäästöjen saavuttamiseksi. Kirkkohallituksen virastokollegio asetti kokouksessaan 23.9.2010 kirkonkirjojenpidon organisoinnin projektin, jonka työryhmään nimettiin edustajia erilaisista seurakuntaorganisaatioista. Kirkkohallituksen virastokollegio nimesi kirkonkirjojenpidon organisoinnin projektin työryhmään seuraavat henkilöt: Inkeri Kranttila, Kirkkohallitus, rekisteripäällikkö, projektipäällikkö 14.2.2013 asti Clas Abrahamsson, Porvoon tuomiokapituli, notaari Veijo Koivula, Oulun seurakuntayhtymä, rekisterijohtaja, 12.5.2011 alkaen Tuija Korhonen, Mikkelin seurakuntayhtymä, rekisterinjohtaja Pirjo Muranen, Jyväskylän seurakunta, hallintosihteeri, projektin sihteeri Pertti Ruotsalo, Raision seurakunta, kirkkoherra (erosi omasta pyynnöstään 18.2.2011) Riikka Ryökäs, Lahden seurakuntayhtymä, keskusrekisterin johtaja (vuorotteluvapaalla 1.4.2011-31.3.2012) Projektin tehtävänä on - kuvata kirkonkirjojenpidon organisointi ja vastuut seurakunnissa, keskusrekistereissä ja aluekeskusrekistereissä - laatia ehdotus kirkonkirjojenpidon organisoinnin uudistamisesta Kirjuri-järjestelmän uusien toiminnallisuuksien ja niistä saatavien hyötyjen pohjalta - kuvata uudesta organisointimallista saatavat hyödyt ja säästöt - aikatauluttaa uudistuksen toteuttaminen - työstää väliraportti johtoryhmälle toukokuun 2011 loppuun mennessä ja loppuraportti toukokuun 2012 loppuun mennessä 2. KIRKONKIRJOJENPIDON ORGANISOINNIN NYKYTILANNE 2.1. YLEISTÄ KL 16, 2 §: ”Kirkonkirjojen pitäminen. Seurakuntien kirkkoherranvirastot ja keskusrekisterit pitävät kirkonkirjoja noudattaen, mitä niistä tässä tai muussa laissa säädetään taikka niiden nojalla säädetään tai määrätään. Päätök- 3 senteko kirkonkirjojen pitämistä koskevissa asioissa kuuluu kirkkoherralle tai, jos seurakunnilla on yhteinen keskusrekisteri, sen johtajalle.” Nykytilanteessa kirkonkirjojenpidon organisointi on hoidettu seurakunnissa usealla eri tavalla. Yksiköt ovat hyvin erikokoisia, muutaman sadan jäsenen seurakunnasta satojen tuhansien jäsenten keskusrekisteriin. Toimintaperiaatteet poikkeavat tehtäväsisällöiltään huomattavasti toisistaan, myös aukioloajat poikkeavat toisistaan. Joissakin virastoissa ja keskusrekistereissä hoidetaan kirkonkirjojenpidon lisäksi esim. hautauspalvelut ja toimitusajanvaraukset. Pienemmissä virastoissa hoidetaan myös esim. puhelinvaihdetta, taloushallintoa ja viestintää. Alueseurakuntamallissa (Jyväskylässä) kirkonkirjojenpito on keskitetty yhteen kirkkoherranvirastoon, lisäksi alueseurakunnissa voi olla palvelupisteitä asiakaspalvelua varten. Peruskirkkoherranvirastoa johtaa kirkkoherra ja keskusrekisteriä rekisterinjohtaja. Yksittäisseurakunnassa kirkonkirjojenpito tapahtuu kirkkoherranvirastossa. Se on luonnollinen ja olennainen osa seurakunnan toimintaa. On hyvin todennäköistä, että sama henkilö huolehtii asiakaspalvelusta, toimitusvarauksista, esteidentutkinnoista, kirkollisten toimitusten rekisteröinneistä ja arkistoinnista. Toimistonhoitajan esimiehenä on kaikissa asioissa kirkkoherra. Yksittäisseurakunnan ongelmia ovat aukioloaikojen rajoitukset, sijaisuuksien järjestelyt, rekrytoinnin haasteet. Keskusrekistereitä on tällä hetkellä kirkossamme 15 eivätkä ne ole keskenään identtisiä. Keskusrekisterit sijaitsevat seuraavilla paikkakunnilla: Helsinki, Joensuu, Kotka (Kotka-Kymi), Kouvola, Kuopio, Lappeenranta, Loviisa, Oulu, Pietarsaari, Pori, Tampere, Tenala och Bromarv, Turku (Turku-Kaarina), Vantaa, Ylä-Savo (keskusrekisterianomus vireillä). Jossakin seurakuntayhtymässä tehtävät ja palvelut on hajautettu niin että esim. virkatodistusta tai esteidentutkintaa tarvitseva voi asioida omassa paikallisseurakunnassaan (Helsinki) ja jossakin nämä palvelut on keskitetty yhteen paikkaan (Kuopio). Henkilökunnan suurempi määrä tarjoaa mahdollisuudet runsaaseen aukioloon, töiden kierrättämiseen, erikoistumiseen sekä joustaviin sijaisuusjärjestelyihin. Keskusrekistereistä kaksi toimii aluerekisterinä: Mikkelin seudun keskusrekisteri ja Päijät-Hämeen aluekeskusrekisteri. Kumpaankin kuuluu noin kymmenen seurakuntaa. Aluekeskusrekisteri toimii sopimuspohjalla päätettyjen pelisääntöjen mukaisesti. Yhteistyöelimenä toimii johtoryhmä (Mikkelissä rekisterineuvottelukunta), johon kuuluvat rekisterijohtajan lisäksi alueen kaikki kirkkoherrat. Kaikissa seurakunnissa on yhteistyötä IT-aluekeskusten puitteissa. Mikrofilmaukseen ja digitointiin liittyvää yhteistyötä on rovastikuntien seurakunnissa, keskusrekisteritasolla ja nk. seurakuntakimppoina. Keskusrekisteriseurakunnissa tehdään yhteistyötä myös taloushallinnossa ja isommissa hankkeissa. Yhteistyöllä haetaan mahdollisimman kustannustehokasta resurssien käyttöä. 2.2. RUOTSINKIELISET SEURAKUNNAT Yleistä Kaikki ruotsinkieliset seurakunnat sekä seurakunnat, joilla on ruotsinkielinen enemmistö, kuuluvat Porvoon hiippakuntaan. Se ei ole maantieteellisesti keskitetty alue, vaan ulottuu rannikkoa pitkin pohjoisesta Kokkolasta itäiseen Loviisaan. 4 Hiippakunnassa on 64 seurakuntaa, joista 46 on kokonaan ruotsinkielisiä, yksi saksankielinen ja 17 kaksikielisiä. Hiippakunnan seurakunnista 17 on itsenäisiä kun taas 47 kuuluu johonkin seurakuntayhtymään. Seurakuntayhtymistä 17 ei kuulu Porvoon hiippakuntaan, vaan johonkin toiseen hiippakuntaan. Porvoon hiippakuntaan kuuluu myös kaksi seurakuntaa, jotka eivät ole alueellisia, nimittäin Rikssvenska Olaus Petri församlingen, johon Suomessa asuvat Ruotsin kansalaiset kuuluvat sekä Tyska Ev-Luth. församlingen i Finland. Seurakunnilla on kansliansa Helsingissä, vaikkakin jäsenet asuvat eri puolilla Suomessa. Näitä ja muita maahanmuuttajia ajatellen on syytä kehittää toimistohenkilökunnan kielitaitoa (esim. englannin ja saksan) taidot. Melkein puolet kirkkoherranvirastoista on auki kaikkina arkipäivinä. Muut virastot ovat kiinni yksi-kaksi päivää viikossa. Joissakin pienimmissä seurakunnissa kirkkoherranvirasto on auki vain muutaman tunnin viikossa. Vaikka kanslia virallisesti ei ole auki, paikalla on kuitenkin kanslia- tai muuta henkilökuntaa, joka tarpeen vaatiessa palvelee mahdollisia asiakkaita. Hiippakunnassa on 10 seurakuntaa, joilla on alle 1000 läsnä olevaa jäsentä. Seurakuntaliitosten jälkeen on viime vuosien aikana perustettu yhteensä 11 kappeliseurakuntaa. Suurimmalla osalla näistä ei ole kirkkoherranvirastoa, joka olisi säännöllisesti auki. Ylipäänsä voidaan todeta, että käynnit kirkkoherranvirastossa ovat sangen vähäiset. Yhteydenpito tapahtuu puhelimitse ja sähköpostitse. Se, mitä ehkä voidaan pitää myönteisenä Porvoon hiippakunnan pienimuotoisuudessa, on henkilökohtainen kontakti seurakunnan henkilökunnan ja seurakuntajäsenten välillä. Se antaa hyvät edellytykset hengelliselle toiminnalle. Mutta sillä on myös kääntöpuolensa. Koska moni seurakunta on pieni ja varaton, virastohenkilökunta on osa-aikainen tai sitten virka on yhdistetty esim. taloudenhoitajan virkaan. Tämä johtaa joskus rekrytointiongelmiin. Todella vaikeita tilanteita voi syntyä esim. pidempien sairauslomien aikana. Sijaiskysymys saattaa joskus olla vaikea ratkaista, koska väestökirjanpidon hoito vaatii erityisosaamista. Tilanne Ahvenanmaalla Ahvenanmaan kaikki 10 seurakuntaa ovat Ahvenanmaan itsehallintolain mukaisesti ruotsinkielisiä. Ahvenanmaan seurakuntien jäsenmäärä on yhteensä noin 24 000, joten seurakunnat ovat suhteellisen pieniä. Suurin seurakunta on vajaan 9 000 jäsenen Maarianhamina. Tämä lienee Ahvenanmaan ainoa seurakunta, jonka kanslia on auki kaikkina viikon arkipäivinä. Ahvenanmaalla ei ole yhtäkään keskusrekisteriä. Alue on niin pieni, ettei sinne kannata perustaa omaa alueellista keskusrekisteriä, mutta rekisteripalvelupiste, joka palvelisi asiakkaitaan paikallisesti, jonkun alueellisen keskusrekisterin alaisuudessa, olisi ehkä tarpeen. Yhteistyö Hiippakunnassa ATK-yhteistyö ja kirkonkirjojen pidon hoito on hyvin paikallista ja kirjavaa. Yhteistyötä on eniten ja parhaiten kehitelty Pietarsaaren seudulla Pietarsaarenseudun seurakuntayhtymässä. Sinne rakennettiin 2000luvun alussa, Kirkkohallituksen taloudellisen tuen avulla, ”mini-IT-keskus” tukihenkilöineen, jota rovastikunnan seurakunnat voivat käyttää omakustannushintaan. Keskus hoiti yhteisen tietokoneiden ja muiden teknisten tarvikkeiden oston. Samantapainen järjestely löytyy myös Kristiinankaupungista. Koska suurin osa hiippakunnan seurakunnista käyttää Papinkirjaa, on ollut mahdollista tehdä koulutuksellista yhteistyötä alueittain sekä hoitaa toisten kanslistien loma- ja virkavapaasijaisuuksia. Kirkonkirjojen digitointityö on aloitettu useimmissa seurakunnissa. Seurakuntayhtymiin kuuluvien seurakuntien (47/64) digitointityötä hoidetaan yhtymien toimesta. Toki on niitäkin, jotka ovat vielä suunnitteluvaiheessa. Esimerkiksi Ahvenanmaalla seurakunnat ovat lääninrovastin avulla yhteisesti pyytäneet tarjouspyyntöä ruotsalaiselta yhtiöltä. Tarkoituksena on saada työt tehtyä vielä tämän vuoden aikana. 5 2.3. KOKEMUKSET NYKYISISTÄ TOIMINTAMALLEISTA Tähän lukuun on koottu kokemuksia nykyisistä toimintamalleista eli yksittäisistä seurakunnista, keskusrekistereistä ja aluekeskusrekistereistä. a) - seurakunnat itsenäisiä kaikki palvelut yhdestä pisteestä yhden seurakunnan osalta kirkkoherran vastuualue on niin laaja, että kirkonkirjojenpidon asiantuntijuus saattaa jäädä vähäiseksi kuka hoitaa kirkkoherran sijaisuutta? erityisesti pienissä seurakunnissa on lisäksi: o uuden henkilön rekrytointi ja perehdyttäminen vaikeaa o asiantuntijuus erityis- ja ongelmatilanteissa vähäinen pienemmissä yksiköissä o tuurausten ja sijaisuuksien järjestäminen vaikeaa varsinkin pienissä yksiköissä o loma-aikoina saattaa tulla pitkiäkin keskeytyksiä asiakaspalvelussa o työ on itsenäistä ja yksinäistä varsinkin pienissä seurakunnissa o koulutuksiin osallistuminen vaikeaa b) - keskusrekisterit usean seurakunnan kirkonkirjojenpitoa koskevat palvelut yhdestä pisteestä asiantuntijuus runsaampien resurssien ja erikoistumisen myötä suuri sijaisuudet helpommin järjestettävissä asiakaspalvelun aukioloajat normaalit (virka-aika) koulutus ja perehdyttäminen helpompaa vaarana tehtävien yksipuolistuminen johtajalla paremmat mahdollisuudet keskittyä omaan erikoisalaansa yleensä yhtymän sisäinen ja yhdessä pisteessä toimiva poikkeuksena Vantaan yhtymän keskusrekisteri, jossa toimipisteitä seurakunnissa palvelut saattavat olla etäällä asiakkaasta, jos on yhden toimipisteen malli joudutaan antamaan ohjaus- ja neuvontapalvelua yli omien toimintarajojen varsinkin pienemmille seurakunnille c) aluekeskusrekisterit - samat hyödyt ja ongelmat kuin keskusrekistereissä - Lisäksi : o vaarana kahden esimiehen alaisuus (hajautetussa mallissa) o parempi mahdollisuus säästöjen saavuttamiseen o palvelupuhelin asiakaspalvelun turvaamiseksi o palvelut pyritään pitämään lähellä asiakasta seurakuntien toimipisteiden kautta o ohjaus- ja neuvontapalvelut seurakunnille kuuluvat perustehtäviin Keskusrekistereissä ja suurissa seurakunnissa kirkonkirjojenpidon tallennukset ja korjaukset on voitu keskittää. Hautauspalvelut ja toimitusvarausten hoitaminen on toiminut hyvin näissä malleissa. Asiakaspalvelua on virkaaikana saatavilla ja asiakaspalvelun saatavuus on varmistettu myös loma-aikoina. Kaikilla keskusrekisteriin kuulu- 6 villa seurakunnilla on yhtenäiset ohjeistukset ja koulutus. Isoissa yksiköissä kollegojen konsultointi auttaa ongelmatilanteissa. Pienissä seurakunnissa ei ole resursseja eikä ehkä välttämättä tarvita kokopäiväistä toimistotyöntekijää. Joissakin tapauksissa kirkkoherranvirastot ovat auki vain muutamana päivänä viikossa, ehkä vain muutaman tunnin viikossa. Koska työ kirkkoherranvirastossa edellyttää erikoisosaamista, ei ole helppoa löytää sijaista lomien tai muiden vapaiden ajaksi. Erityisen ongelmallisia ovat odottamattomat, joskus pitkätkin sairasloma-ajat. Sekä työn asiasisältö että työssä tarvittavat ohjelmat ja tietojärjestelmät edellyttävät asiantuntemusta, käyttölupia jne. Myös uuden henkilöstön rekrytointi on haasteellista. Henkilöstön eläköityminen nopealla aikataululla vie mukanaan tietotaitoa, minkä korvaaminen on erityisen vaikeaa pienissä yksiköissä. (Liite 2) 2.4. NYKYTILANTEEN ANALYSOINTI Nykytilanteessa seurakunnat voivat itsenäisesti päättää siitä, miten ne organisoivat kirkonkirjojenpidon. Suurimmalla osalla seurakunnista on oma kirkkoherranvirasto, jossa on yksi tai useampia toimistohenkilöitä. Seurakuntayhtymille tyypillinen ratkaisu on keskusrekisteri, johon kirkonkirjojenpidon tehtävät on keskitetty – tai osin hajautettu. Muutamat seurakunnat ovat perustaneet aluekeskusrekistereitä, jotka toimivat sopimuspohjalla. Isoissa yksiköissä osaaminen on vahvaa, koska erityyppisiä tapahtumia on paljon. Tästä johtuen työntekijöillä on mahdollisuus erikoistua tiettyihin tehtäviin. Esim. kansainväliset avioliittoasiat voidaan keskittää tietyille henkilöille; osaamista arvostetaan ja sitä on mahdollista kehittää. Keskittäminen lisää tehokkuutta. Työntekijän sirpaleista työnkuvaa voidaan selkiyttää. Työntekijän kokemus ja kiinnostus voidaan ottaa huomioon työtehtäviä jaettaessa. On mahdollista muodostaa sellaisia tehtäväkokonaisuuksia, että niissä on sekä haastavia ja että rutiininomaisia tehtäviä. Uuden työntekijän perehdyttämiseen löytyy osaajia suuren yksikön sisältä. Ongelmatilanteissa on mahdollisuus työtoverien ja esimiehen konsultointiin. Koulutusta järjestetään yhteisesti ja koulutuksiin osallistuminen on helposti järjestettävissä. Yhteisesti sovitut työskentelytavat mahdollistavat yhtenäisemmän, paremman ja tasalaatuisemman palvelun sekä varmistavat korkean laadun. Vuosi- ja sairauslomien sijaistaminen ja töiden järjestely on isoissa yksiköissä helpompaa kuin yhden tai muutaman työntekijän yksikössä. Laajemmissa yksiköissä palvelujen tarjoaminen asiakkaalle on helpommin järjestettävissä päivittäin virastoaikana kuin pienissä yksiköissä. Yhteisellä palvelupuhelimella asiakas tavoittaa virkailijan virastoaikana. Nykyisin ongelmana on pienten seurakuntien lyhyet aukioloajat kerran tai pari viikossa. On tärkeää huolehtia siitä, että palvelupisteitä on riittävästi. Isojen yksiköiden etuna on myös erilaisten hankintojen (digitointi, konservointi…) kilpailuttaminen ja valmisteleminen yhteistyössä. Pienten yksikköjen etuna on se, että ne ovat lähellä seurakunnan toimintaa, toiminnallisia työntekijöitä sekä lähellä seurakuntalaisia. Taloudellisesti pienet yksiköt ovat kuitenkin kalliita eikä niissä saavuteta niitä suurten yksiköiden hyötyjä, mitkä edellä on mainittu. Kirkkoherranvirastojen ja keskusrekisterien työntekijöistä jää eläkkeelle seuraavan 10 vuoden aikana 30-40%. Seurakunnissa mietitään talouden tiukkenemisen vuoksi henkilöstövähennyksiä. Jatkossa kirkonkirjojenpidon työntekijöiden määrä tulee todennäköisesti vähentymään. Alueellisissa suuremmissa yksiköissä on paremmat mahdollisuudet henkilöstösuunnitteluun ja säästöjen saavuttamiseen tätä kautta. Kirkonkirjojenpidon henkilöstöä ei välttämättä tarvita jokaisessa paikallisseurakunnassa, koska tehtävät ja palvelut voidaan hoitaa tehokkaammin 7 suuremmissa, alueellisissa keskusrekistereissä. On myös todennäköistä, että Kirjurin vakiintunut käyttö mahdollistaa kirkonkirjojenpidon rekisteröintitehtävien keskittämisen ja työn tehostamisen. Resurssien käytön tehostaminen tuottaa säästöjä. Seurakunnan saavuttamaa taloudellista hyötyä voidaan käyttää turvaamaan muun toiminnan edellytyksiä seurakunnassa. Työtehtävien uudelleenjärjestely tapahtuu tarvittaessa joustavasti ja nopeasti. Tulevaisuuden visiointi ja uhkakuvat aiheuttivat 2000-luvun alussa sen, että ruvettiin miettimään tietotaidon säilyttämisen varmistamista kirkonkirjojenpidossa. Tätä varten perustettiin hiippakunnallisia tukirenkaita, joista ensimmäinen aloitti toimintansa Tampereen hiippakunnassa v. 2004. Vuoden 2009 loppuun mennessä jokaisessa hiippakunnassa oli oma tukirengas. Tuomiokapituli nimeää tukirenkaan jäsenet. Tukirenkaissa on vähintään yksi jäsen jokaisesta rovastikunnasta. Tukirenkaat ovat kokoontuneet pari kertaa vuodessa koulutuspäiville. Tukirenkaiden jäsenten tehtävänä on huolehtia siitä, että koulutuspäivillä saatu tieto kulkeutuu oman alueen kaikille kirkonkirjojenpidon työntekijöille. 3. KIRKONKIRJOJENPIDON ORGANISOINNIN TAVOITTEET Tavoitteena on, että kaikille tarjotaan tasavertaista palvelua kaikissa seurakunnissa riippumatta maantieteellisistä tai muista olosuhteista. Tasapuolisen palvelun tarjoamiseksi tarvitaan aukioloaikojen yhdenmukaistamista. Palvelupisteverkosto säilytetään riittävän laajana. Kaikki palvelupisteet ottavat vastaan toimeksiantoja – varsinainen työ voidaan tehdä toisaalla. Palvelupyynnön (=työtilauksen) vastaanottanut toimipiste vastaa asian hoitamisesta kohtuullisessa ajassa (hallintolain mukaan 2 viikkoa, mutta monissa tehtävissä on toimittava selvästi tätä nopeammin). Palvelua annetaan yli seurakuntarajojen. Asiakkaalla tulee olla mahdollisuus saada haluamansa työtilaus jätetyksi tai muu virastoasiansa hoidetuksi normaalina virka-aikana maanantaista perjantaihin. Tässä voidaan hyödyntää palvelupuhelimia. Yhteisen palvelunumeron käyttöönotto joko valtakunnallisesti, hiippakunnittain tai erikseen sovitulla muulla alueella parantaisi palvelua erityisesti niillä paikkakunnilla, joissa kirkkoherranvirasto on nyt auki vain kerran tai pari viikossa muutaman tunnin. Yhteisillä käytännöillä ja toiminnoilla saadaan parannettua sekä asiakaspalvelua että yleistä tavoitettavuutta myös yhteistyössä toisten seurakuntien, keskusrekisterien ja muiden organisaatioiden kanssa (esim. maistraatit). Kaikissa toimipisteissä tulee olla käytettävissä (mahdollisesti etäpalveluna) tarvittava asiantuntijuus kaikkiin tarjoamiimme palveluihin. Asiakkaita ei aiheetta ohjata muun palveluntarjoajan luokse niissä tapauksissa, joissa seurakunnilla on toimintavaltuudet hoitaa työ. Kaikilla on oikeus tasavertaiseen ja tasalaatuiseen palveluun asiointipaikasta riippumatta. Tämän takaamiseksi laaditaan ohjeet yhtenäisistä käytännöistä ja prosesseista. Toimipisteiden sijaisuusjärjestelyt tulee saada toimimaan, (viikkojen) taukoja palveluissa ei tule sallia. Henkilöstösuunnittelulla, seurakuntien yhteistyöllä ja resurssien käytön tehostamisella saavutetaan säästöjä. Myös erilaisten isojen hankintojen suunnittelua ja kilpailuttamista on syytä tehdä isommissa yksiköissä yhteistyössä. Kirjuri-järjestelmän ominaisuudet tulee ottaa täysimittaisesti käyttöön. Uusi järjestelmä tulee antamaan nykyistä paremmat mahdollisuudet seurakuntien toiminnan tehokkaampaan tukemiseen sekä talouden ja hallinnon ajan tasalla pitämiseen. Tietoturvan tasoa tulee nostaa ja tietosuojaa parantaa. 8 Kirjuri-järjestelmän lähiopastus tulee hoitaa niin luokkakoulutusten, verkkokoulutusmateriaalin ja tarvittavan tukipalvelun turvin. Tukipalvelua antavat tulee pitää ajan tasalla kaikista ohjelman mahdollisuuksista, kehittämisestä ja kirkonkirjojenpidon lakisääteisistä uudistuksista. Eläköitymisen aiheuttama tietotaidon väheneminen on pystyttävä korvaamaan koulutuksella ja uuden henkilöstön rekrytoinnilla. Olemassa olevaa henkilöstöä on jatkuvasti koulutettava. Työntekijöille tulee järjestää ajankohtaisista asioista vähintään 1-2 yhteistä koulutuspäivää vuosittain. Näin mahdollistetaan jatkuva tiedon päivittyminen ja ilmenneiden ongelmien yhteinen käsitteleminen ja ratkaiseminen. Yhteisillä koulutuksilla mahdollistetaan palvelun tasalaatuisuus ja yhtäläisyys. Seurakunnilla on mahdollisuus lisätä sukututkimuspalvelua, josta maakunta-arkistot ovat luopuneet. Uutena ”tuotteena” voitaisiin tarjota ”sukupuu”–mallisia tulosteita. Kirkonkirjojenpito on organisoitava niin, että se ei anna mahdollisuuksia ns. kahden (tai useamman) esimiehen ”loukkuihin”. 4. VAIHTOEHDOT Tässä kappaleessa kuvataan työryhmän hahmottamat kolme erilaista kirkonkirjojenpidon organisoinnin mallia sekä tehdään niiden pohjalta johtopäätös. 4.1. PAIKALLINEN MALLI Paikallinen malli on nykyisin käytössä oleva tapa hoitaa kirkonkirjojenpitoa. Kirkonkirjojenpito on hoidettu yksittäisissä seurakunnissa tai yhtymän keskusrekistereissä. Seurakunnissa kirkonkirjojenpidosta vastaa kirkkoherra ja keskusrekistereissä keskusrekisterin johtaja. Kirjuri-järjestelmän käyttöönotolla ei ole vaikutusta kirkonkirjojen pidon organisointiin eikä vastuisiin. 4.2. ALUEELLINEN MALLI Alueellisessa mallissa seurakunnat ja seurakuntayhtymät muodostavat alueellisen keskusrekisterin, jossa kirkonkirjojenpidon tehtävät hoidetaan. Vastuu kirkonkirjojenpidon hoidosta on aluekeskusrekisterin johtajalla. Kaikkien seurakuntien tulee liittyä johonkin alueelliseen keskusrekisteriin. Toimintatavat, prosessit ja organisaatio sekä vastuut muuttuvat nykyiseen verrattuna. Työkulttuuri muuttuu. Asiakkaita palvellaan yli seurakuntarajojen. Tehtäväjako voi olla joko keskitetty tai hajautettu. Yhteinen jäsentietokanta ja Kirjurin ominaisuudet hyödynnetään täysimittaisesti. Alueellisessa mallissa alueet voidaan muodostaa erilaisten perusteiden mukaan. Vaihtoehtoina on hiippakunnallinen malli, IT-alueiden mukainen malli ja maantieteellinen malli. Aluerekistereiden lukumäärä ja alueiden koko voi vaihdella suurestikin. 4.3. KESKITETTY MALLI Keskitetyssä mallissa Suomen evankelis-luterilaisen kirkon kaikki seurakunnat ja seurakuntayhtymät muodostavat yhden keskusrekisterin. Vastuu kirkonkirjojenpidon hoidosta on kirkon keskusrekisterin johtajalla. Kaikkien seurakuntien tulee liittyä valtakunnalliseen keskusrekisteriin. 9 Toimintatavat, prosessit ja organisaatio sekä vastuut muuttuvat nykyiseen verrattuna. Työkulttuuri muuttuu. Asiakkaita palvellaan yli seurakuntarajojen. Keskusrekisterillä voi olla yksi tai useampia toimipisteitä; palvelupiste löytyy jokaisesta paikallisseurakunnasta. Tehtäväjako voi olla joko keskitetty tai hajautettu. Yhteinen jäsentietokanta ja Kirjurin ominaisuudet hyödynnetään täysimittaisesti. 5. VAIHTOEHTOJEN VERTAILU JA JOHTOPÄÄTÖKSET 5.1. VAIHTOEHTOJEN VERTAILU Keskitetty malli tuottanee suurimmat kustannussäästöt. Organisaatiomalli on yksinkertainen, jolloin hallintokulut voidaan minimoida ja toimia suhteellisen vähäisillä henkilöresursseilla. Vastuunjako on selkeä ja toimintatavat on helppo yhdenmukaistaa. Tämä malli mahdollistaa myös kaksikielisen palvelun. Toisaalta päätöksenteko ja osa toiminnoista on etäällä seurakunnista ja seurakuntalaisista. Kulttuurimuutos tässä mallissa on suurin ja saattaa aiheuttaa muutosvastarintaa. Alueellinen malli tuottaa myös kustannussäästöjä, mutta ei yhtä suuria kuin keskitetty malli. Organisaatiomalli on edellistä joustavampi ja antaa enemmän mahdollisuuksia erilaisiin alueellisen yhteistyön toimintatapoihin. Päätöksenteko ja toiminnot säilyvät lähempänä seurakuntaa ja seurakuntalaisia. Työkulttuuri ja toimintatavat muuttuvat ja muutosvastarintaa saattaa esiintyä - kuitenkin vähäisempänä kuin keskitetyssä mallissa. Tässä mallissa on pidettävä huolta siitä, etteivät yksiköt muodostu liian pieniksi, jolloin säästöjä ei saada. Tämä malli mahdollistaa myös kaksikielisen palvelun. Paikallinen malli ei tuota säästöjä eikä aiheuta toiminnallisia muutoksia nykyiseen verrattuna. Tässä mallissa uuden Kirjuri-järjestelmän ja yhteisen tietokannan mahdollistamat hyödyt jäävät suurimmalta osin hyödyntämättä. 5.2. JOHTOPÄÄTÖKSET Työryhmän näkemyksen mukaan alueelliseen malliin sisältyy paljon positiivisia näkökohtia Kirjuri-järjestelmän suomien mahdollisuuksien laajan hyödyntämisen ja työn tehostamisen näkökulmasta. Alueellisessa mallissa toteutuu tasavertainen palvelu kaikissa seurakunnissa riippumatta maantieteellisistä tai muista olosuhteista yhteisen johdon ja toimintatapojen ansiosta. Virastojen ja toimipisteiden aukioloajat voidaan yhtenäistää ja huolehtia seurakuntalaisten mahdollisimman hyvästä ja joustavasta palvelusta. Kaikki palvelupisteet ottavat vastaan toimeksiantoja – varsinainen työ voidaan tehdä toisaalla. Palvelupyynnön (= työtilauksen) vastaanottanut toimipiste vastaa asian hoitamisesta kohtuullisessa ajassa. Palvelua annetaan yli seurakuntarajojen. Tässä voidaan hyödyntää palvelupuhelimia. Yhteisillä käytännöillä ja toiminnoilla saadaan parannettua sekä asiakaspalvelua että yleistä tavoitettavuutta myös yhteistyössä toisten seurakuntien, keskusrekisterien ja muiden organisaatioiden kanssa (esim. maistraatit). Kaikissa toimipisteissä on käytettävissä (mahdollisesti etäpalveluna) tarvittava asiantuntijuus kaikkiin tarjoamiimme palveluihin. Jatkuva uuden tiedon päivittyminen ja ilmenneiden ongelmien yhteinen käsitteleminen ja ratkaiseminen helpottuvat. Asiakkaita ei aiheetta ohjata muun palveluntarjoajan luokse niissä tapauksissa, joissa seurakunnilla on toimintavaltuudet hoitaa työ. Toimipisteiden sijaisuusjärjestelyt voidaan hoitaa joustavasti yhden organisaation sisällä ja saman johdon alaisuudessa. Henkilöstösuunnittelulla ja resurssien käytön tehostamisella saavutetaan säästöjä. 10 Kirjuri-järjestelmän ominaisuudet hyödynnetään mahdollisimman laajasti. Uusi järjestelmä antaa nykyistä paremmat mahdollisuudet alueelliseen toimintaan ja sen tehokkaampaan tukemiseen sekä talouden ja hallinnon ajan tasalla pitämiseen. Eläköitymisen aiheuttama tietotaidon väheneminen ei aiheuta alueellisessa mallissa niin suurta riskiä kuin paikallisessa mallissa. Uusien työntekijöiden perehdytys ja koulutus on helpommin järjestettävissä. Alueellinen malli jäisi kuitenkin todennäköisesti välivaiheeksi. Toisaalta sen organisoiminen aiheuttaisi kuluja mm. fyysisten rekisteritilojen rakentamisessa. Kokonaisuutta ja pitkän aikavälin kestävää ratkaisua ajatellen keskitetty malli on järkevämpi. Keskitetyssä mallissa hallinnolliset kulut on minimoitu, osaaminen ja toimintatapojen yhdenmukaisuus varmistettu. 6. TYÖRYHMÄN EHDOTUS Työryhmä ehdottaa, että kirkonkirjojenpito organisoidaan yhden keskusrekisterin varaan, jolla voi olla yhdestä kuuteen toimipistettä. Yksi tai useampi toimipisteistä on kaksikielinen. Palvelupisteinä toimivat kaikki Suomen evankelis-luterilaisen kirkon seurakunnat (keskusrekisterin ja seurakuntien suuntaa-antava työnjako on esitetty liitteessä). Kirkonkirjojenpidon vastuu on keskusrekisterin johtajalla. Johtoryhmään kuuluvat mahdollisten toimipisteiden päälliköt sekä seurakunnallisen toiminnan edustajat. Työryhmä ehdottaa, että Suomen evankelis-luterilaisen kirkon keskusrekisteri perustetaan vuonna 2015. Siihen liittyvät vähitellen kaikki seurakunnat. Vuoden kestävän pilotoinnin aikana testataan rakenteen, hallinnon ja toiminnan sujuvuutta. 7. LIITTEET Raportin liitteenä on kooste muutamien seurakuntien ja keskusrekisterien (Raisio, Jyväskylä, Mikkeli, Päijät-Häme ja Oulu) toiminnan kuvauksista sekä kirkonkirjojenpidon henkilöstön eläköitymisennusteen yhteenveto. Liite 1 Kooste nykyisistä toimintamalleista Liite 2 Eläköitymisennuste Liite 3 Työnjako keskusrekisterin ja paikallisseurakuntien välillä 11 Kirkonkirjojenpidon organisoinnin projektin väliraportti: liite 1 KUVAUKSET NYKYISISTÄ TOIMINTAMALLEISTA KIRKONKIRJOJENPIDOSSA YKSITTÄISSEURAKUNNAT JA KESKUSREKISTERIT RAISION SEURAKUNTA Jäsenrekisteritoimintojen organisointi Raision seurakunnan jäsenmäärä on 19100. Itsenäinen seurakunta Turun länsipuolella, pinta-ala vain 49 km2 è seurakuntatalo keskeinen toimipiste ”lähellä kaikkia”, keskeinen toimipiste, jossa seurakunnan toimistot. Seurakuntatoimiston organisointi Kirkkoherranvirasto ja taloustoimisto muodostavat yhden toimistokokonaisuuden. Toiminnallisesti vuodesta 2002 muodostavat yhdistetyn palveluyksikön = seurakuntatoimisto. Kirkkojärjestyksen säädöksistä poikkeamatta ”palveluyksikköä” johtaa talousjohtaja, työntekijöiden lähiesimiehenä on kirjanpitäjä. Tietojärjestelmänä jäsentiedoissa on käytössä Status Papinkirja. Seurakuntatoimiston henkilöstö: - talousjohtaja kirjanpitäjä (lähiesimies) palkanlaskija (myös talousjohtajan sihteeri) toimistonhoitaja; hoitaa a) hautatoimistoa (hautapaikat, hautainhoito, hautausvaraukset = varausjärjestelmään liittyviä tehtäviä), b) laskutusta (myynti- + ostolaskutus) Kirkkoherranvirastossa kolme (3) toimistosihteeriä: 1) ensisijainen puhelinvaihde; asiakaspalvelua: toimitusvarauksia, virkatodistuksia; jäsenkirjanpidon tehtäviä: ensisijainen sukuselvitysten tekijä (pitkällä kokemuksella); arkistovastaava; 2) asiakaspalvelua (kuten edellä); jäsenkirjanpidon tehtäviä; joitakin laskutukseen liittyviä tehtäviä; 3) asiakaspalvelua (kuten edellä); jäsenkirjanpidon tehtäviä: ensisijainen muutostietoaineiston hoito; rovastikunnallinen tukihenkilö; hoitaa tietyt toimintapuolen varaukset varausjärjestelmään Työt on pyritty organisoimaan siten, että toimistonhoitajalla ja toimistosihteereillä on ensisijaiset tehtävänsä ja niille sijaistajat. Tehtäväkokonaisuudet sisältävät perinteisesti yhden / itsenäisen seurakunnan jäsenkirjanpidon kaikki tehtävät, seurakuntatoimiston asiakaspalvelutehtävät (toimitusvaraukset, muut asiakkaat), seurakuntatyöhön liittyviä tehtäviä: varausjärjestelmän kirjauksia, materiaalihankintoja (vihkiraamatut, kastekynttilät yms. yms.) ja hautatoimiston tehtävät. Seurakuntatoimistossa on nyt 7 henkilöä, joista 2 on jäämässä lähitulevaisuudessa eläkkeelle, molemmat kirkkoherranviraston tehtävistä. Mikä on HETA:n työvoimaa vähentävä vaikutus? Seurakuntatoimisto (palvelutoimisto) tarvitaan joka tapauksessa: - asiakaspalvelun tehtävät: kirkolliset toimitukset yms - seurakuntatyön toimistotehtävät 12 - - jäsenkirjanpidon osalta seurakunnassa hoidettavat tehtävät = miten elämä Kirjurin kanssa organisoidaan (esim: a) missä määrin Kirjuri tulee vähentämään seurakunnassa tehtävää työtä; b) mitä tekevät toimistosihteerit, mitä hengellisen toiminnan työntekijät voivat tehdä itse Kirjuria käyttäen – ja onko Kirjurissa kaikki ne seurakuntatyötä tukevat ominaisuudet kuin Papinkirjassa) syntyykö alue(keskus)rekisteri Turkuun? Mikä on sen palveluntarjonta: a) neuvontapalvelut, b) osapalvelu (esim. sukuselvitykset, jonka mielellämme ostaisimme), c) ainoastaan ”täyden palvelun keskus” (kaikki tai ei mitään) è millä foorumilla tämä keskustelu käynnistetään Yhteistyö Digitoinnin osalta rovastikunnallisen projektin päätös tehty – työ alkaa 2011 alkupuolella. JYVÄSKYLÄN SEURAKUNTA Jäsenrekisteritoimintojen organisointi Jyväskylän seurakunnan jäsenmäärä on n. 99087. Jyväskylän seurakunta on perustettu v. 2009 kuntaliitoksen yhteydessä, jolloin Jyväskylän kaupunki, Jyväskylän maalaiskunta ja Korpilahden kunta yhdistettiin. Vanhat seurakunnat, Jyväskylän kaupunkiseurakunta, Jyväskylän maaseurakunta ja Korpilahden seurakunta lakkautettiin ja perustettiin Jyväskylän seurakunta. Säynätsalon seurakunta liitettiin Jyväskylän kaupunkiseurakuntaan 1.1.2005 kuntaliitoksen yhteydessä. Jyväskylän seurakunnassa toimii ns. alueseurakuntamalli, joka koostuu yhdeksästä alueseurakunnasta: Huhtasuon, Keltinmäen, Keskustan, Korpilahden, Kuokkalan, Palokan, Säynätsalon, Tikkakosken ja Vaajakosken alueseurakunnista. Jyväskylän seurakunnan kirkkoherranvirasto Jäsenrekisteritoiminnot, asiakas- ja hautauspalvelu ja toimitusajanvaraukset on keskitetty kirkkoherranvirastoon, jossa hoidetaan kaikki rekisteröintejä koskevat tallennukset ja muutostietoliikenne. Lisäksi kahden alueseurakunnan, Korpilahden ja Säynätsalon, toimistoissa on kirkkoherranviraston palvelupisteet. Näissä palvelupisteissä asioi lähinnä hautausasiakkaita; on mahdollista saada myös virkatodistuksia ja sukuselvityksiä. Seurakuntien henkilöstö ja tietokannat yhdistettiin seurakuntien yhdistyessä. Jäsentietojen tietojärjestelmänä on TietoSirius, hautaustoimessa Innofactor Prime ja Intime Plus. Toimitusajanvaraukset hoidetaan Katriina-varausjärjestelmällä. Kerran kuukaudessa kaikkien tiimien yhteinen virastopalaveri, jossa käsitellään ajankohtaiset asiat, uudet ohjeistukset. Tiimipalavereita pidetään tarvittaessa. Kirkkoherranvirastoa johtaa kirkkoherra, viraston lähiesimies on hallintosihteeri, joka ohjaa käytännön rekisteritoimintoja ja toimii kirkkoherran sihteerinä. Virastopappi toimii teologisena asiantuntijana ja edustaa seurakuntaa keskusrekisterijohtajien kokouksissa. Henkilöstöä on em. lisäksi yhdeksän toimistosihteeriä ja yksi toimistonhoitaja. Kirkkoherranviraston toiminnot on jaettu kolmeen kolmen henkilön tiimiin, asiakaspalvelutiimi, jäsenrekisteritiimi ja hautauspalvelutiimi. Kirkonkirjojenpitoon käytetty aika jakautuu seuraavasti: Asiakaspalvelutiimi, 3 toimistosihteeriä, (40%, 60% ja 70% kirkonkirjojen pitoa). Asiakaspalvelu, esteiden tutkinnat, kasteasiat, koko seurakunnan vihki- ja kasteajanvaraukset. Jäsenrekisteritiimi, 3 toimistosihteeriä, (kirkonkirjojenpitoa 95%, 100% ja 100%). Muutostietoaineiston käsittely, virkatodistus- ja sukuselvitystilaukset, jäsenrekisteripalvelut toiminnalliselle puolelle. 13 Hautauspalvelutiimi, toimistonhoitaja ja 2 toimistosihteeriä, (työtehtävissä ei kirkonkirjojen pitoa). Toimistosihteeri, (ei kirkonkirjojenpitoa). Keskitetty papiston ja kanttoreiden toimitusvuorojen ja vapaaaikalistojen koostaminen ja päivitys Katriina-varausjärjestelmään (kukin alueseurakunta antaa tietyn määrän pappeja toimitusvuoroihin), erilaiset projektityöt esim. seurakuntavaalit. Hallintosihteeri (15% kirkonkirjojenpitoa). Korpilahden alueseurakunnan palvelupiste, toimistosihteeri (20 % kirkonkirjojenpitoa, lähinnä sukuselvityksiä, hautaus- ym. asiakaspalvelua). Säynätsalon alueseurakunnan palvelupiste, toimistosihteeri (ei kirkonkirjojenpitoa, hautaus- ym. asiakaspalvelua). Asiakaskäyntejä palvelupisteissä on vähäisessä määrin. Muissa alueseurakuntien toimistoissa ei hoideta virastoasioita eikä toimitusajanvarauksia näitä kahta lukuun ottamatta. Jäsenrekisteritallennukset ja suurin osa sukuselvityksistä tehdään varsinaisessa kirkkoherranvirastossa. Kaikissa alueseurakunnissa on toimistosihteeri alueen omaa toimintaa varten. Yhteistyö Jyväskylän seurakunta kuuluu Jyväskylän IT-aluekeskukseen, jonka muodostaa 16 seurakuntaa. Jyväskylän rovastikunnan seurakunnat (9) ovat tehneet yhteissopimuksen kirkonkirjojen digitoinista Kopijyvä Oy:n kanssa. Työ aloitetaan v. 2011 ja valmistuu viimeistään v. 2014. MIKKELIN SEUDUN KESKUSREKISTERI Jäsenrekisteritoimintojen organisointi Mikkelin seudun keskusrekisterin seurakuntien jäsenmäärä (läsnä oleva) on n. 67.095 (josta Mikkelin srky 41.145). Keskusrekisteriin kuuluu seuraavat seurakunnat: Mikkelin tks, Mikkelin ms, Haukivuori (1.1.2007 alk.) ja Anttola Mikkelin seurakuntayhtymästä sekä Hirvensalmi, Juva, Kangasniemi, Mäntyharju, Pertunmaa, Ristiina ja Suomenniemi. Mikkelin seudun keskusrekisterin seurakunnilla on ollut ATK-yhteistyötä 90-luvun puolivälistä lähtien. Yhteistyön tuloksena kaikki seurakunnat hankkivat saman tietojärjestelmän (Status) yhtäaikaisesti ja liittyivät kirkkoverkkoon. Kuitenkaan yhteistä palvelinta ei tuolloin hankittu. Mikkelin seurakuntayhtymän keskusrekisteri/Mikkelin seudun keskusrekisteri Mikkelin seudulla toteutettiin kuntaliitos v. 2001 alussa, jolloin alueen kolme kuntaa (Mikkeli, Mikkelin mlk ja Anttola yhdistyivät Mikkelin kaupungiksi; Haukivuori tuli mukaan 1.1.2007). Seurakunnat muodostivat seurakuntayhtymän, kirkkoherranvirastot lakkautettiin ja niiden tehtävät annettiin 1.5.2001 perustetun keskusrekisterin tehtäväksi. Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnan kirkkoherranvirasto ”muutettiin” keskusrekisteriksi. Lakkautettavien kirkkoherranvirastojen henkilökunta siirtyi uuteen työpisteeseen. Mikkelin maaseurakunnalle, Anttolalle ja myöhemmin Haukivuorelle otettiin uudet tietokannat VRK:sta – olemassa olevien tietokantojen yhdistämistä pidettiin tuolloin hankalana. Anttolan seurakunnan, Mikkelin maaseurakunnan ja Haukivuoren seurakuntien virastot jatkavat seurakuntatoimistoina, joissa on osa-aikaiset seurakuntasihteerit (yhdistelmävirkoja). Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnassa on seurakuntatoimisto, jossa on kokoaikainen seurakuntasihteeri 14 Rovastikunnallisen yhteistyön kehittäminen Mikkelin ja ympäristön srk:issa (RYHTYMYS-projekti) käynnistettiin rovastikuntakokouksen aloitteesta. Hankkeelle asetettiin selvitysmies, joka keskittyi kartoittamaan seurakuntien yhteistyötoiveita ja –tarpeita. Kirkkohallitus myönsi hankkeelle kehittämisavustusta. Mukana olevat seurakunnat vaihtoivat tuolloin kirkkoverkkoyhteytensä laajakaistatekniikkaan. Yhteinen palvelin otettiin käyttöön keväällä 2005, tämä mahdollisti yhteisten resurssien käyttämisen ja avasi mahdollisuudet laajaan yhteistyöhön. Kustannusten jaosta sovittiin, verottajalta saatiin päätös toiminnan arvonlisäverottomuudesta. Varmuuskopioinnit ja ohjelmistopäivitykset hoidettiin yhdestä pisteestä – tietoturva parani. Hanke eteni nopeimmin kirkonkirjojenpidon kohdalla. Kaikissa seurakunnissa oli käytössä jo aikaisemman yhteistyön mukaisesti Statuksen Papinkirja-ohjelmisto. Neuvottelujen tuloksena perustettiin Mikkelin seudun keskusrekisteri ja se aloitti toimintansa 1.10.2005. Mikkelin seudun keskusrekisteri tekee yhteistyötä eri tavoilla. Muutostietoliikenne hoidetaan yhdestä pisteestä. Asiakkaita palvellaan kaikissa seurakuntatoimistoissa/kirkkoherranvirastoissa – tulostukset verkon yli ovat mahdollisia. Väestötietojen tallennus on keskistetty kahteen toimipisteeseen, samoin palvelupuhelin tilausten vastaanottamiseksi on kahdessa virastossa. Tilaukset välitetään edelleen työn toimittavaan seurakuntaan. Näin toimien asiakas saa palvelua normaalina virka-aikana, vaikka ko. virastossa olisi normaalia virka-aikaa lyhyemmät aukioloajat. Sukuselvitysten tekoa on keskitetty seurakuntien välisillä sopimuksilla, joko kokonaan tai loma-aikoina. Kansainvälisten avioliittojen esteiden tutkinnassa tehdään yhteistyötä. Käyttöoikeuksia toisen seurakunnan tietoihin on annettu sitä mukaa, kun kukin virkailija niitä työssään tarvitsee. Allekirjoitusoikeudet on haettu kaikille niihin oikeutetuille keskusrekisterissä mukana olevien seurakuntien tietojen todistamiseen. Yhteisiä kokouksia/koulutuksia järjestetään vähintään kaksi kertaa vuodessa. Lähituki toisen seurakunnan työntekijältä on koettu merkittäväksi hyödyksi. Pienten seurakuntien ongelmana on ollut usein loma-aikaisen palvelun järjestäminen, edellä kuvattu yhteistyö mahdollistaa ajantasaisen palvelun saannin myös näistä pisteistä. Rekisterissä mukana olevat seurakunnat voivat sopia vapaasti keskenään palvelujärjestelyistä. Mikkelin seudun keskusrekisterin johtajana toimii kansliasihteeri, joka on Mikkelin seurakuntayhtymän palveluksessa. Seurakuntatoimistojen/kirkkoherranvirastojen työntekijät toimivat hallinnollisesti kirkkoherrojen alaisuudessa, jäsenrekisterinpitoon kuuluvissa kysymyksissä keskusrekisterin johtajan alaisuudessa. Kirkkoherrat ja keskusrekisterin johtaja kokoontuvat 1-2 kertaa vuodessa rekisterineuvottelukunnan kokoukseen, jossa käydään läpi keskusrekisterin hoitoon liittyviä kysymyksiä. Henkilökuntamäärä (suluissa kirkonkirjojen pitoon käytettävä %-osuus työajasta): Mikkeli, viisi (5) toimistosihteeriä (10 %, 100 %, 70 %, 60 %, 60 % = yhteensä 300 %) kansliasihteeri =keskusrekisterin johtaja (20 %) seurakuntatoimistoissa seurakuntasihteereitä kolme (3), kahden työaikaa kirkonkirjojen pitoon (2 %, 3 %) Hirvensalmi, yksi (1) talouspäällikkö (30 %) Juva, yksi (1) toimistosihteeri (70 %) Kangasniemi, yksi (1) toimistosihteeri (70 %) Mäntyharju, yksi (1) toimistonhoitaja (50 %) yksi (1) 60 % toimistosihteeri (70 %) Laskennallisesti Mäntyharjulla kirkonkirjojen pitoon kuluva työaika on yhteensä 110% kokonaistyöajasta laskettuna Pertunmaa, yksi (1) talouspäällikkö (10 %) Ristiina (vastaa myös Suomenniemen seurakunnasta) yksi (1) seurakuntasihteeri (70 %) 15 Mikkelin toimipisteen tehtäviin kuuluu varsinaisten keskusrekisteritehtävien lisäksi seurakuntayhtymän kassanhoito, tila-, tilaisuus- ja toimitusvarausten (myös hautausvaraukset) tekeminen sekä jossain määrin muuta asiakaspalvelua ja loma-aikoina seurakuntatoimistojen tehtäviä. Yhteistyö Mikkelin seudun keskusrekisterin seurakunnat kuuluvat Kouvolan IT-alueeseen, alueellamme työskentelee yksi mikrotukihenkilö. Alueemme seurakunnat ovat hoitaneet yhteistyössä seurakuntien kirkonkirjojen mikrofilmaus- ja digitointihankkeen. Suurissa hankkeissa on tulevaisuudessakin tarkoitus tehdä yhteistyötä. PÄIJÄT-HÄMEEN SEURAKUNTIEN KESKUSREKISTERI Jäsenrekisteritoimintojen organisointi Päijät-Hämeen seurakuntien keskusrekisterin jäsenmäärä on noin 135 000 (josta Lahden srky n. 78 000). Keskusrekisteriin kuuluvat tällä hetkellä Asikkalan, Hartolan, Hollolan, Kärkölän, Lammin, Nastolan, Sysmän ja Tuuloksen seurakunnat sekä Lahden seurakuntayhtymään kuuluvat Joutjärven, Keski-Lahden, Launeen ja Salpausselän seurakunnat. Alun perin mukana oleva Hämeenkosken seurakunta on liitetty Hollolan seurakuntaan ja Rengon seurakunta Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaan. Päijät-Hämeen seurakuntien keskusrekisteri Lahden seurakuntayhtymän keskusrekisteri perustettiin 24.5.2000 seurakuntayhtymään kuuluvien Joutjärven, Keski-Lahden, Launeen ja Salpausselän seurakunnan kirkonkirjojen pitoa varten. Eri seurakuntien kirkkoherranvirastot olivat sijainneet fyysisesti samoissa tiloissa, joten niiden muuttaminen yhteiseksi keskusrekisteriksi ei aiheuttanut suuria muutoksia aiempaan. Jo ennen keskusrekisterin perustamista jäsentiedot olivat kaikkien neljän seurakunnan osalta yhteisessä tietokannassa. Ensimmäisen jäsentietojärjestelmä otettiin käyttöön loppuvuodesta 1995. Ohjelma oli nimeltään Glink. Vuoden 2003 alusta lähtien jäsentietojärjestelmänä on toiminut TietoSirius. Lahdessa on 2000-luvulla ollut yhteistyötä naapuriseurakuntien kanssa nimenomaan atk-asioissa. Useamman naapuriseurakunnan kanssa oli ollut palvelinyhteistyötä. Näin oli tilanne myös jäsenrekisterin osalta. Rovastikunnallisen laajemman yhteistyön selvityshankkeen yksi ehdotus oli yhteistyön lisääminen kirkonkirjojen pidon alueella. Päijät-Hämeen seurakuntien keskusrekisterin perustamisesta käytiin neuvotteluja Lahden seurakuntayhtymän ja neljäntoista seurakunnan kanssa. Lopullisen sopimuksen solmivat kymmenen seurakuntaa ja Lahden seurakuntayhtymä. Rekisterin toiminta alkoi 1.3.2006. Mukana rekisterissä olivat Asikkalan, Hartolan, Hollola, Hämeenkosken, Kärkölän, Lammin, Nastolan, Rengon, Sysmän ja Tuuloksen seurakunnat ja Lahden seurakuntayhtymän keskusrekisteriin kuuluneet seurakunnat. Lähtökohtana yhteistyölle oli yksi yhteinen tietokanta, palvelun tason parantaminen ja kustannusten säästö. Rekisteriin mukaan lähteneiden seurakuntien jäsentietojärjestelmänä oli TietoSirius. Seurakuntien jäsentiedot yhdistettiin yhteiseksi tietokannaksi. Alkuun tehtiin selkeä työnjako rekisterin ja kirkkoherranviraston / seurakuntatoimistojen töiden välillä. Rekisterin työt liittyivät jäsentietojärjestelmän ylläpitoon (tallentamiset ja tarkistamiset), ns. elää-todistusten antamiseen sekä avioliiton esteiden tutkintaan. Sukuselvitysten ja sukututkimuksiin liittyvien todistusten antaminen rajattiin rekisterin töiden ulkopuolelle, koska tarpeellisia kirkonkirjoja ja perhelehtiä ei vielä oltu mikrokuvattu tai saatettu digitaaliseen muotoon. Yhteinen digitointiprojekti kirkonkirjojen ja perhelehtien kuvaamiseksi aloitettiin vuonna 2008. Kuvausten edistyttyä rekisterin toiminta voitiin laajentaa koskemaan sukuselvityksiä ja sukututkimuksiin liittyviä todistuksia 1.1.2011. 16 Keskusrekisterin töitä tehdään Lahdessa sekä naapuriseurakunnissa. Lahdessa työskentelevät työntekijät ovat keskusrekisterin johtajan alaisia, mutta seurakunnissa työtä tekevät ovat paikallisen kirkkoherran alaisia. Lahdessa hoidetaan muutosliikenne ja pääkäyttäjän tehtävät, Lahden seurakuntien tallentamiset, tarkistamiset ja todistukset, vaativimmat korjaukset ja kansainväliset esteidentutkinnat. Seurakuntien kanssa on sovittu viikoittaisesta työtuntimäärästä ja työtehtävistä. Seurakuntien työt on jaettu alueittain ja aiheryhmittäin eri seurakunnille. Yhteydenpito eri pisteissä työskenteleviin työntekijöihin tapahtuu sähköpostilla ja puhelimella. Kerran vuodessa on yhteinen koulutuspäivä. Talousarvion, toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen tiimoilta pidetään seurakuntien kanssa kaksi vuosittaista kokousta. Kustannukset jaetaan jäsenmäärän suhteessa. Työntekijöitä Lahden toimipisteessä on keskusrekisterin johtaja ja 7,5 toimistosihteeriä. Mukana olevissa seurakunnissa tehdään 110 viikkotyötuntia rekisterin töitä. Yhteistyö Lahden seudulla yhteistyötä on Lahden seurakuntayhtymän ja lähialueiden seurakuntien kanssa IT-alueen puitteissa. Alueen seurakunnilla on myös yhteistyötä talous-hallinnon alueella. Kirkonkirjojen digitointihake on toteutettu yhteistyössä Päijät-Hämeen seurakuntien keskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien sekä Heinolan että Orimattilan seurakuntien kanssa. OULUN EV.-LUT. SEURAKUNTIEN KESKUSREKISTERI Jäsenrekisteritoimintojen organisointi Oulun ev.-lut. seurakuntien jäsenmäärä on n. 113 000. Keskusrekisteri on perustettu vuonna 1966. Oulussa on neljä paikallisseurakuntaa: tuomiokirkkoseurakunta, Karjasillan, Tuiran ja Oulujoen seurakunnat. Vuonna 2006 keskusrekisteriin liittyi myös Hailuodon seurakunta (noin 1000 jäsentä). Alusta lähtien Oulussa on toimittu siten, että kirkonkirjojenpitoon liittyvät asiat on keskitetty keskusrekisteriin. Vuoden 2013 alusta Oulun kaupunkiin liittyvät Haukiputaan, Kiimingin ja Oulunsalon kunnat. Tämän jälkeen Oulun seurakuntayhtymään kuuluvissa seurakunnissa on noin 150 000 jäsentä. Keskusrekisteri ja paikallisseurakuntien kirkkoherranvirastot Kirkonkirjojen pitoon liittyvät asiat eli jäsenrekisterin hoitaminen on keskitetty keskusrekisteriin. Siellä hoidetaan kirkollisten toimitusten rekisteröintejä koskevat tallennukset ja muutostietoliikenne, virkatodistus-, sukuselvitysja sukututkimustilaukset sekä esteidentutkinnat. Lisäksi postitetaan myös tervetulokirjeet uusille seurakuntalaisille sekä kirjeet kirkosta eronneille. Asiakaspalvelussa toimii koko yhtymän palvelukassa. Rekisterin asiakaspalvelija toimii myös päivystävien pappien ”sihteerinä”. Seurakuntayhtymän puhelinvaihde oli keskusrekisterissä parinkymmenen vuoden ajan, mutta siirtyi rekisteriltä pois 1.4.2011. Yhtymän päätearkisto on sijoitettu keskusrekisteriin. Rekisterin työntekijöistä kaksi toimii lähes kokonaan arkistotöissä. Yhtymän toimistotarvikehankinnat on keskitetty keskusrekisterin toimistonhoitajalle. Keskusrekisteri on avoinna ma-pe klo 9-16. Keskusrekisterissä on kaikkiaan 15 vakituista virkaa tai tointa, joista on täytetty tällä hetkellä määräaikaisilla viisi tointa. Lisäksi Kirjuriin siirtymisen vuoksi on kaksi määräaikaista digitoidun aineiston metatiedon kirjoittajaa. Määräaikaisten runsas määrä johtuu vuoden 2013 tilanteeseen varautumisesta (seurakuntayhtymä laajenee kolmella seurakunnalla) sekä kirkon yhteishankkeista (Kirjurin rakentaminen, siihen valmistautuminen ja sen käyttöönotto 17 1.12.2011). Rekisteriä johtaa keskusrekisterinjohtaja, käytännön työjärjestelyistä vastaa toimistonhoitaja, joka toimii rekisterinjohtajan sijaisena vuosilomien aikana. Jokaisessa Oulun neljässä paikallisseurakunnassa on oma kirkkoherranvirastonsa. Niissä ei hoideta kirkonkirjojenpitoon liittyviä asioita, ei myöskään esteidentutkintoja eikä toimitusvarauksia. Jokaisessa kirkkoherranvirastossa on 1-2 toimistotyöntekijää. Oulujoen seurakunnassa on lisäksi seurakuntatoimistot etäällä sijaitsevissa Ylikiimingin ja Yli-Iin seurakuntapiireissä. Ylikiimingin toimisto toimii puhelinnumeron varassa, Yli-Iin toimisto on avoinna ma-pe klo 9-13. Toimitusvaraukset on keskistetty päivystäville papeille, jotka ottavat asiakkaita vastaan keskusrekisterin tiloissa ma-pe klo 9-16. Yhtymän hautauspalvelu toimii hautausmaalla. Sen on tarkoitus siirtyä keskusrekisterin ja päivystävien pappien yhteyteen, kun uusi seurakuntatalo valmistuu vuonna 2013. Jäsentietojen tietojärjestelmänä on Innofactor Sirius, hautaustoimessa Innofactor Prime. Toimitusvaraukset hoidetaan Rauhalan Varaaja-järjestelmällä. Yhteistyö Keskusrekisteri on tehnyt jäsentietojärjestelmäyhteistyötä Siikalatvan ja Utajärven seurakuntien kanssa sekä hoitanut kokonaan Hailuodon seurakunnan kirkonkirjojen pidon ja arkistoinnin. Virastonhoidon tukirenkaassa ovat olleet Oulusta rekisterinjohtaja, toimistonhoitaja, arkistosihteeri ja atk-sihteeri. Oulun seurakuntayhtymä kuuluu Oulun IT-aluekeskukseen, jonka muodostaa Oulun srk-yhtymä sekä yhdeksän muuta seurakuntaa. 18 Kirkonkirjojenpidon organisoinnin projektin väliraportti: liite 2 Kirkkoherranvirasto 2010 Hiippakunta Seurakuntatalous -55 55 56 Espoon hiippakunta Yhteensä Helsingin hiippakunta Artjärven seurakunta 74 1 3 5 Helsingin hiippakunta Yhteensä 138 2 4 Kuopion hiippakunta Hankasalmen seurakunta2 Kuopion hiippakunta Lapuan hiippakunta AlajärvenYhteensä seurakunta 94 2 6 4 Lapuan Yhteensä 76 5 1 9 Mikkelinhiippakunta hiippakunta Hamina-Vehkalahden seurakunta 4 1 Mikkelin hiippakunta Yhteensä 106 Oulun hiippakunta Haapajärven seurakunta 1 7 9 Oulun hiippakunta Yhteensä församling 102 Porvoon hiippakunta Brändö-Kumlinge 1 4 1 Porvoon hiippakunta Yhteensä 54 Tampereen hiippakunta Akaan seurakunta 1 5 4 Tampereen hiippakunta Yhteensä 140 Turun arkkihiippakunta Auran seurakunta 1 5 7 Turun arkkihiippakunta Yhteensä 102 3 7 Kaikki yhteensä 886 40 50 19 Ikä 57 58 59 60 61 62 63 64 64- Yht > 54 4 3 3 1 6 5 3 3 2 112 1 38 9 6 4 2 8 5 5 4 5 192 2 54 14 1 6 7 7 2 4 2 3 1 150 3 56 5 7 4 10 6 1 5 3 4 2 136 7 60 4 8 5 6 3 7 5 2 3 165 1 2 59 7 8 6 6 5 4 8 5 3 159 1 57 3 3 2 4 3 1 4 3 3 1 88 3 34 7 3 10 6 7 7 6 1 1 200 1 60 5 10 7 7 7 6 9 3 4 170 68 58 54 48 49 47 47 44 28 21 1372 486 % 34 28 37 44 36 36 39 30 40 36 20 Liite 3 Kirkonkirjojen pitoon kuuluvat tehtävät ja toiminnalliseen puoleen kuuluvat tehtävät Aluekeskusrekisterissä hoidettavia Paikallisseurakunnassa hoidettavia kasteohjeet kasteen rekisteröinti esteiden tutkinta vihkimisen rekisteröinti kirkkoon liittymiset kirkosta erot kirje kirkosta eronneille (lähtee järjestelmästä) rippikoulujen tallennukset muutosliikenteen tarkastus/valvonta tietokannan korjaukset ja tietokannasta vastaaminen kuolemaa koskevat kirjaukset kieliryhmän vaihdot virkatodistukset sukuselvitykset sukututkimukset kirkonkirja-arkisto viranomaistiedotus, esim. lakimuutokset/uudistukset väestötilastot Kirjurin koulutus/toiminnallisuus tervetuloa seurakuntaan –kirje kirje kirkosta eronneille, -postitus rippikoulujen perustaminen ja ilmoittautuminen kummikelpoisuuden tarkastaminen hautajaisjärjestelyt haudanhoitoasiat tila- ja tilaisuusvaraukset ikäryhmäpoiminnat toimintaryhmät puhelinvaihde neuvontapalvelut kassapalvelut hallintoarkisto tiedotus kirkolliset ilmoitukset vaalit/vaaliluettelot (sisältää ennakkoäänestyksen) sihteeritehtävät toimintatilastot 21
© Copyright 2024