TARJOUSPYYNTÖ 3.5.2013 MARKKINATUTKIMUS MAJOITUS- JA VAPAA-AJAN ASUNTORAKENTAMISEN KOKONAISKONSEPTIEN VALINTAA VARTEN 1. Hankintayksikkö Tämän tarjouspyynnön hankintayksikkö on Heinolan kaupunki, konsernihallinto / Heinola Resort 2012 - 2014 -hanke, Rauhankatu 3, 18100 Heinola. 2. Taustaa hankinnalle Valtioneuvosto on nimennyt Heinolan seudun (Heinola, Hartola, Sysmä) äkillisen rakennemuutoksen alueeksi vuosille 2009 - 2012. Rakennemuutosprosessi on ollut käynnissä jo syksystä 2008 ja sen myötä on tehty rakennemuutoksen hallitsemiseksi ja ehkäisemiseksi erilaisia toimenpiteitä. Rakennemuutoksen aikana Heinolan seudun potentiaali vetovoimaisena matkailu- ja vapaa-ajan palveluiden alueena on nähty yhtenä merkittävimpänä seudun kehittämisen suuntana. Matkailu- ja vapaa-ajan palveluiden kehittämisen tarvetta lähdettiin selvittämään rakennemuutoksen alkuvaiheessa vuonna 2009 Heinolan seudun Matkailun Master Plan -hankkeella. Vuoden 2012 alussa käynnistynyt Heinola Resort -hanke oli ensimmäinen askel Matkailun Master Planissa määriteltyjen kehittämiskokonaisuuksien toteuttamiseksi ja sen painopiste oli sähköisen markkinoinnin kehittämisessä ja uudentyyppisen yhteistyökulttuurin synnyttämisessä. Syksyllä 2012 käynnistyneen Heinola Resort 2012 - 2014 -hankkeen myötä kehittämistyö on laajentunut vaikuttamaan myös muihin Master Planissa määriteltyihin painopisteisiin, joita ovat majoitus- ja vapaa-ajan asuntoinvestointien edistäminen ja innovatiivisten palvelukonseptien kehittäminen, tienvarsikohteiden kehittäminen monipuolisemmiksi ja kiinnostavammiksi sekä matkailun sisältötuotantojen kehittäminen huomioiden sekä palvelut että tapahtumat. Yhtenä painopisteenä on myös kuntien yhteistoiminnan kehittäminen. Em. teemoja mukaillen Heinola Resort 2012 - 2014 -hankkeeseen sisältyvät seuraavat osa-alueet:  Heinolan seudun majoitus- ja vapaa-ajan asuntorakentamisen kehittämisohjelma  Heinolan seudun tienvarsikohteiden kehittämisohjelma  Heinolan seudun matkailun sisältötuotantojen kehittämisohjelma  Heinola-Hartola-Sysmä – Yhteinen kehittämisen toimintamalli Em. osa-alueista, tätä tarjouspyyntöä koskeva työ kuuluu Heinolan seudun majoitus- ja vapaa-ajan asuntorakentamisen kehittämisohjelmaan, jonka tavoitteena on valita kuntakohtaiset majoitus- ja vapaa-ajan asuntorakentamisen kärkikohteet ja luoda niille kokonaiskonseptit sisältäen liiketoimintamalli, palvelukonseptit ja rakennuskonseptit. 3. Hankinnan sisältö Hankinnan kohteena ovat Heinola Resort 2012 – 2014 -hankkeen Majoitus- ja vapaa-ajan asuntorakentamisen kehittämisohjelmaan sisältyvä majoitus- ja vapaa-ajan asuntorakentamisen markkinatutkimus. Työn tavoitteena on selvittää, minkälaisille rakennuksille ja alueille on tällä hetkellä kysyntää. Markkinatutkimuksen tuloksia tullaan hyödyntämään Sysmän Ilola-Suopelto-Päijätsalo -alueen kokonaiskonseptien valinnassa, mutta myös kehittämisohjelman taustatietona yleisesti. Työ tulee pääpiirteissään toteuttaa seuraavien vaiheiden kautta: 3.1. Tutkimusongelman tarkentaminen ja tilaajan tarkempi ohjeistus Työ aloitetaan määrittelemällä markkinatutkimustiedon tarve, asetetaan markkinatutkimukselle tavoitteet, sovitaan aikataulusta ja markkinatutkimuksen raportoinnista. Varsinainen markkinatutkimus koostuu kahdesta eri teemasta: A. Päijätsalo-tyypisen vapaa-ajan asumisen haluttavuuden selvittäminen: Onko tämän tyyppiselle vapaa-ajan alueelle kysyntää? B. Ilola-tyyppisen alueen vetovoimatekijöiden selvittäminen: Miksi ihmiset tulisivat Ilolaan? Päijätsalon ja Ilolan alueiden tarkempi esittely ja taustatiedot ovat tarjouspyynnön liitteenä (LIITE 1) 3.2. Markkinatutkimussuunnitelman laatiminen Valmistetaan markkinatutkimuksessa tarvittava aineisto sekä suunnitellaan markkinatutkimuskysymykset. Kysymykset tulee laatia seuraavaksi esitettyjen seikkojen pohjalta (osa voi olla suoraan listauksesta poimittuja, mutta palvelun tarjoajalta toivotaan myös omia lisäyksiä/ehdotuksia). Lopullinen markkinatutkimussuunnitelma tulee hyväksyttää asiakkaalla ennen työn aloittamista. A. Päijätsalo-tyyppisen vapaa-ajan asumisen haluttavuus Selvitettävä kuluttajien suhtautuminen seuraaviin tekijöihin: Tontit ja lähiympäristö - Omat 1500 - 2500 m² tontit - Tonteilla rakennusoikeutta 100-200m² - Ei omaa rantaa - Männikköinen rinnetontti, satunnainen näkymä järvelle. - Venepaikka ja suora pääsy Päijänteelle. - Onko tontilta oltava ilta- tai aamuaurinkonäkymä? ~ Tarkoituksena selvittää voiko tontti olla pohjoisen tai idän suuntaan avautuva? - Lisäksi olisi hyvä selvittää, millaisia palveluja ihmiset alueelta toivovat B. Ilola-tyyppisen alueen vetovoimatekijöiden selvittäminen Selvitettävä kuluttajien suhtautuminen seuraaviin tekijöihin: Tontit, mökit ja huoneistot - Tarvitseeko tontin olla oma? - Ei omaa rantaa, mutta sijainti rannan läheisyydessä - Millaisia mökkien / huoneistojen pitäisi olla, että kiinnostaisi? ~ Koko, materiaali, piha, majoituskapasiteetti, tyyli, montako kerrosta, laajakaista - Onko tontilta oltava ilta- tai aamuaurinkonäkymä? ~ Tarkoituksena selvittää voiko tontti olla pohjoisen tai idän suuntaan avautuva? - Miten lähellä lähin naapuri voi olla? (vrt. pohjoisen laskettelukeskukset?) Alueen toiminnot ja palvelut - Millaisia toimintoja / palveluja alueella pitäisi olla, että alue kiinnostaisi? ~ Yksityislääkäri, golf-kenttä, siirtolapuutarha, polkupyörävuokraus, luontoretket, kalastuspalvelut jne. pitäen mielessä mitä Ilolaan on mahdollista toteuttaa. Tarjoajalta toivotaan palvelulistaan lisää ehdotuksia. - Halutaanko alueella järjestettävän tapahtumia, ja jos halutaan niin millaisia? ~ Musiikki-, urheilu-, vesiurheilu-, kalastus- jne.? - Mitä erityisseikkoja alueella tulee olla palvelemaan veneilyä? jatkuu seuraavalla sivulla Osto / vuokraus - Miten ihmiset suhtautuvat loma-osakkeen ostamiseen esim. kiinteistöyhtiöltä? - Onko kiinnostusta ”avaimet käteen -lomailuun” ~ mökin nurmikot ajetaan ja pihat hoidetaan yms. ja hintaan kuuluu venepaikka? - Onko enemmän kiinnostusta ostaa osake vai ainoastaan vuokrata se? - Onko kiinnostusta erikoisiin ratkaisuihin, kuten kelluviin taloihin? Yleistä - Millaisia arvoja tai konsepteja alueella pitäisi olla? ~ Ekologinen rakentaminen, hyvinvointipalvelut, yhteisöllisyys, yms. 3.3. Markkinatiedon keruu Työhön tulee sisältyä markkinatutkimuskysymysten testaus ja täsmennys (mikäli tarpeellista) sekä markkinatutkimustiedon hankinta kuluttajahaastatteluin. Kuluttajahaastatteluista tulee raportoida työn tilaajalle ainakin kerran haastattelujen aikana. Raportissa tulee ilmoittaa kontaktien määrä sekä alustavat tulokset. Raportoinnin yhteydessä voidaan myös sopia yksittäisten markkinatutkimuskysymysten tarkentamisesta / muuttamisesta tai muista esiin tulleista muutostarpeista. Haastatteluissa tulee kontaktoida 200 tahoa puhelimitse. Kontakteista 50% tulee kohdistaa pääkaupunkiseudulla asuviin, 30 % Päijät-Hämeen alueella asuviin ja loput 20 % satunnaisesti ympäri Suomen. Osan voi kohdistua veneileviin tai veneilystä kiinnostuneisiin ihmisiin. Haastateltavista tulee selvittää vastaajan ikä ja perheellisyys (perheellinen / ei-perheellinen). 3.4. Tietojen analysointi ja tulosten esittely Työn viimeinen osa sisältää mahdollisten lisätietojen hankkimisen (vain tarvittaessa) ja markkinatutkimusraportin laatimisen. Markkinatutkimusraportti toimitetaan tilaajalle, jonka jälkeen tulokset esitellään erillisessä työn esittelytilaisuudessa (arviolta elokuussa 2013). Tarkempi ajankohta ja paikka sovitaan erikseen myöhemmin. Muuta huomioitavaa Työn toteuttamista seurataan ja arvioidaan Sysmän kunnan kokoamassa Ilolan kehittämistoimikunnassa sekä Heinola Resort 2012 - 2014 -hankkeen ohjausryhmässä. Palveluntuottaja sitoutuu/varautuu pyydettäessä raportoimaan tälle taholle toteuttamistaan toimenpiteistä ja työn tuloksista. Toimeksiannon alkaessa järjestetään palveluntarjoajan kanssa aloituspalaveri, missä tarkennetaan tehtävän tavoitteita ja muita yksityiskohtia. Työn toteuttajalta edellytetään tiivistä yhteistyötä tilaajan kanssa. Tämän tarjouspyynnön tavoitteena on solmia palvelunhankintasopimus yhden tarjoajan kanssa palvelujen asiantuntemuksen, saatavuuden ja erityisosaamisen perusteella noudattaen kokonaistaloudellista edullisuutta. Markkinatutkimustyön tulee olla kokonaisuudessaan valmis 31.7.2013 mennessä. 4. Tarjouksen laatiminen Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Mikäli tarjous ei täytä tarjouspyynnössä esitettyjä muodollisia ja sisällöllisiä vaatimuksia, tarjous voidaan hylätä. Tarjouksen on oltava voimassa 30.6.2013 saakka. Palvelun tarjoajan tulee sisällyttää tarjoukseen alustava markkinatutkimussuunnitelma, josta selviää millä keinoilla, menetelmillä ja ”työkaluilla” aikoo edellä mainitut tehtävät toteuttaa. Tarjouksesta tulee käydä ilmi myös työn suorittamisen aikataulu. Esityksestä tulee myös käydä ilmi, missä työn osissa käytetään mahdollisia alihankkijoita ja alihankkijat on nimettävä. Toteuttaja vastaa alihankkijoiden työstä ja tuloksista kuin omastaan. Allekirjoittaminen Tarjous on allekirjoitettava. Tarjouksen antaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö / nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö tarjouksen antavassa organisaatiossa. Tarjouksen jättäminen Kirjallinen tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa viimeistään 20.5.2013 klo 12:00 mennessä osoitteella: Heinolan kaupunki, Kirjaamo, Rauhankatu 3, 18100 HEINOLA. Tarjouksen voi jättää myös sähköisenä osoitteeseen: [email protected]. Kuoreen/sähköpostin osoitekenttään merkintä: TARJOUS/ RESORT - MARKKINATUTKIMUS Osatarjoukset tai vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Laatimiskieli Tarjous tulee laatia suomenkielellä, joka on myös sopimusta sovellettaessa käytettävä kieli. 5. Tarjouksen käsittely ja hankintapäätös Tarjousten arviointi suoritetaan seuraavasti: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Tarjoajan tai tarjouksen jättäminen hankintamenettelyn ulkopuolelle Tarjoaja tai tarjous voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta seuraavissa tapauksissa: Tarjous on saapunut liian myöhään Tarjous on vajavainen tai virheellinen tai ei muutoin vastaa tarjouspyyntöä Tarjoajalla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankittavan palvelun toteuttamiseksi Tarjoaja on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai sijoittumismaassa. Tarjoaja on konkurssissa, keskeyttänyt liiketoimintansa tai asetettu selvitystilaan Tarjoajalle on vahvistettu akordi, velkajärjestely- tai velkasaneerausohjelma Jos em. toimenpiteitä koskeva hakemus on vireillä Tarjottu palvelu ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia Kelpoisuusvaatimukset sekä todisteet kyvystä suorittaa hankittava palvelu Osallistuakseen hankintamenettelyyn, tulee tarjoajan täyttää seuraavat kelpoisuusvaatimukset: Tarjoajan tulee olla patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisterissä, verohallinnon ennakkoperintärekisterissä, liiketoiminnastaan arvonlisäverovelvollinen. Tarjoajan tulee toimittaa verovelkatodistus sekä ote kauppa-, säätiö- tai yhdistysrekisteristä. Nämä todistukset ja otteet eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Ennen hankintasopimuksen solmimista varmistetaan, että tilaajavastuun edellytykset täyttyvät. Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset: 1. Tarjottavan palvelun on oltava ominaisuuksiltaan ja laadultaan tarjouspyynnön mukaiseen toimintaan soveltuva. 2. 3. Palveluntarjoajan tekijöiden tulee täyttää palveluntuottajalle asetetut peruslaatuvaatimukset (kokemus vastaavan tyyppisistä konsultointi-, suunnittelu- tai kehittämistehtävistä, tehtäviin soveltuva riittävä koulutus). Palveluntarjoajaorganisaatio kykenee toteuttamaan sovitun toimenpiteen kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun kyseisestä toimenpiteestä on sovittu tilaajan ja palveluntarjoajan välillä (toimitusvarmuus). Tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja palvelun laadulle asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen valintaperusteiden mukaisesti. 6. Palvelun hankinnan periaatteet Tarjouksen vastaanottanut taho ei ole velvollinen hyväksymään mitään tarjousta. Tarjouksen antaneella taholla ei puolestaan ole oikeutta vaatia tarjouksen tekemisestä korvausta. Jos mikään tarjous ei ole sellaisenaan hyväksyttävissä, voidaan yhden tai useamman tarjoajan kanssa jatkoneuvotella. Tarjouksen pyytäjä pidättää itselleen oikeuden olla hyväksymättä jätettyä tarjousta. Hankinta tehdään Heinola Resort 2012 - 2014 -hankkeen kustannusarvioon ja palvelunostoon varattujen määrärahojen puitteissa. Palveluntuottajan laatua kuvaavat kriteerit Tarjoajan tekemän esityksen sisältö (alustava markkinatutkimussuunnitelma) ja toteutuskelpoisuus: Palvelun tarjoajan tulee tehdä yleispiirteinen esitys siitä, millä keinoilla, menetelmillä ja ”työkaluilla” aikoo toteuttaa tarjouspyynnön kohdassa 3. esitetyt tehtävät. Selvityksestä tulee ilmetä myös tiedot palvelua toteuttavan henkilöstön koulutuksesta ja työkokemuksesta sekä muusta henkilöstön osaamista kuvaavista seikoista. Palveluntuottajan valinta tehdään kelpoisuusehdot täyttävien tarjoajien antamien tarjousten kesken kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnissa käytetään seuraavaa pisteytystä: Laatu: 50 pistettä seuraavasti: Tarjoajan esityksen sisältö ja toteutuskelpoisuus Hinta: 50 pistettä seuraavasti: Tarjouksen hinta (0 – 50 pistettä) (0 – 50 pistettä) Tarjoukset pisteytetään edellä mainittujen valintaperusteiden mukaisesti ja asetetaan paremmuusjärjestykseen. 7. Tarjouksen hinta Tarjouksessa työn hinta tulee ilmoittaa kokonaishintana (arvonlisäverottomana ja arvonlisäverollisena). HUOM! Ilmoitetun kokonaishinnan tulee sisältää kaikkien kohdassa 3. mainittujen toiminnallisten osioiden teosta aiheutuvat kustannukset, kuten kaikkien työhön osallistuvien palkkakustannukset, matka-, materiaali- ja muut ylimääräiset kustannukset. Minkäänlaisia laskutuslisiä ei hyväksytä ja tarjouksessa ilmoitettu hinta on kiinteä koko sopimuskauden. 8. Sopimuskausi ja -ehdot Hankintapäätös tehdään kirjallisesti ja toimitetaan kaikille tarjoajille. Hankintasopimus syntyy vasta erikseen tehtävällä kirjallisella hankintasopimuksella. Sopimusmuutokset tehdään aina kirjallisesti molempien osapuolten suostumuksella. Sopimuksessa noudatetaan JYSE 2009 Palvelut -ehtoja. 9. Päätöksentekomenettely ja -aikataulu Hankintailmoitus on julkaistu 3.5.2013 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjous tulee toimittaa hankintayksikölle 20.5.2013 klo 12:00 mennessä. Määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset avataan tarjousajan päätyttyä avaustilaisuudessa, josta laaditaan pöytäkirja. Valinta suoritetaan kelpoisuusehdot täyttävien tarjoajien kesken tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti. Hankintayksiköllä on oikeus ja velvollisuus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset. Hankintayksikkö antaa hylätyille tarjoajille pyynnöstä tiedot hylkäämisperusteista. 10. Muut ehdot Palveluhankinnan mahdollisen siirtymisen tai peruuntumisen tapahtuessa noudatetaan TEM:n asetusta hankintojen yleisistä ehdoista. Alihankinta Tarjoajan on annettava selvitys siitä, miltä osin aikoo antaa sopimuksen alihankkijoiden toteutettavaksi, jos aikoo näin menetellä ja alihankkijat on nimettävä. Ilmoitusvelvollisuus Palvelun tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan, mitä valtionavustuksia se saa tämän palvelun toteuttamiseen. Palvelunhankintasopimukseen tulee ehto, jonka mukaan tarjoaja ei saa palkkatukea sen henkilön palkkaamisen, joka tuottaa sopimuksessa yksilöidyn palvelun. Asiakirjajulkisuus Tarjouksen antajaa / palvelun tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot. Tarjoajan tulee merkitä salassa pidettävät asiakirjat selvästi, jotta hankintayksikön edustaja pystyy helposti havaitsemaan, mikä asiakirjanippu sisältää salassa pidettävää tietoa. Harkintavalta siitä, sisältääkö jokin asiakirja salassa pidettävää tietoa, on hankintayksiköllä. Hankintayksikkö (Heinolan kaupunki, Konsernihallinto / Heinola Resort 2012 - 2014 -hanke) ei ole sidottu palvelun tarjoajan ilmoitukseen, vaan se päättää tarjouksen julkisuudesta viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (L621/99) mukaisesti. 11. Kysymykset ja vastaukset Tarjous tulee antaa tässä tarjouspyynnössä ilmoitettujen tietojen perusteella. Mikäli tarjoaja haluaa esittää tarjouspyyntöä koskevia tarkentavia kysymyksiä, niihin vastaa projektikoordinaattori Essi Carlson, kysymykset osoitteeseen: [email protected]. Kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse viimeistään 10.5.2013 klo 12 mennessä. Kaikki määräaikaan mennessä tulleet kysymykset ja vastaukset julkaistaan 14.5.2013 osoitteessa http://www.heinola.fi/FIN/Palvelut/Hankkeet/Tarjouskilpailut/ Heinolassa 3.5.2013 Heinolan kaupunki, Konsernihallinto Heinola Resort 2012 - 2014 -hanke SARI PALJAKKA Sari Paljakka projektipäällikkö