Miten Kieku tukee tiedolla johtamista? Affecton julkishallinnon foorum 14.2.2013 Seija Friman Hanketoimiston päällikkö, Kieku-hanke Esityksen sisältö • Mikä Kieku on ja miksi se tulee käyttöön? • Tavoiteltavat hyödyt • Raportoinnin näkökulma Kiekussa 2 Kieku lukuina 70.000 käyttäjää 120 milj. € 2011-2016 3 Kieku – miksi muutos valtion talous- ja henkilöstöhallinnossa on tarpeen? Muutokselle tarve Ratkaisu? 4 Kieku – miksi muutos valtion talous- ja henkilöstöhallinnossa on tarpeen? Muutokselle tarve Eläköityminen Hajanaiset ja vanhat tietojärjestelmät Hajanainen toimintatapa Niukka valtiontalous Kieku ratkaisuna Automaation ja itsepalvelun lisääminen Palvelukeskukse n käytön lisääminen Yhtenäiset palvelukeskuspal velut Yhtenäiset prosessit ja tietojärjestelmät 5 Valtiolle tehokkaampi talous- ja henkilöstöhallinto Kieku- toimintatapa ja Tietojärjestelmä valtionhallinnon käytössä 2016 Tuottavuus paranee talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävissä 20% Nykyinen tapa toimia ja tietojärjestelmät käytössä Tehokas hallintoalusta mahdollistaa rakenteiden joustavamman muuttamisen Parempi tietopohja ohjaukselle 6 Hyötyjen konkretisoituminen virastoissa • Tärkeä periaate: tiedot tallennetaan siellä missä ne syntyvät ja siirretään automaattisesti prosessissa eteenpäin • Virkamiehen Kieku-portaali, mm. lomat, poissaolot, palkkalaskelmat, työajan kohdentaminen • Esimiehen Kieku-portaali, mm. työaikojen seuranta, henkilöstötiedot, henkilöstöasioiden käsittely • Viraston talous- ja henkilöstöhallinnon (ammattikäyttäjät) rooli korostuu tietojen oikeellisuudessa, yhteistyö Palkeiden kanssa • Raportointi: yhtenäiset tietorakenteet, ajantasaisuus • Myöhemmin: tulos- ja kehityskeskustelut, osaamisen hallinta • Valtion yhtenäinen prosessi ja yksi yhteinen tietojärjestelmä: viraston ei itse tarvitse suunnitella prosessia ja hankkia/ylläpitää tietojärjestelmiä 15.2.2013 7 Raportointi Kieku-tietojärjestelmässä Käyttöliittymä Kieku-portaali (SAP EP) Loppukäyttäjät pääsevät tietovarastoraportointiin Kieku-portaalin kautta SAP GUI - Analyysiraportointi tuotetaan BI-tietovarastossa. - Suunnattu laajalle käyttäjäjoukolle. - Tietojen lataus perusjärjestelmistä päivittäin. - Operatiivinen raportointi suoraan perusjärjestelmistä. - Suunnattu ammattikäyttäjille (Palkeet, virastot) - Raportoitavat tiedot reaaliaikaisia. Leila Saari, Valtiokonttori/Kieku-yksikkö Ammattikäyttö Selain (Logica) Tietovarastoraportointi (SAP BI ) Perusjärjestelmä (SAP ECC) Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM) Perusjärjestelmä (Logica) Palkat Ajanhallinta Vuosilomasuunnittelu Palvelusaikalaskenta Ammattikäyttäjien kirjautuminen Raportoinnin näkökulma • • Koko valtionhallintoon yhteiset raportointivälineet ja yhteinen tietokanta - Yhdenmukainen raportointi, ei erilaisia versioita - Mahdollisuudet konsernitason raportointiin, mm. vertailu mahdollista - Ohjaavalle yksikölle (esim. ministeriö) voidaan antaa oikeus päästä ohjattavan yksikön (esim. kirjanpitoyksikkö) raportointitietoihin Johdon päätöksenteon tuki - Raportit helposti saatavilla - Kiekusta voidaan liittymällä siirtää tietoja esim. viraston johdon tietojärjestelmään 9 Raportoinnin näkökulma • BI-raportointi on sekä ammattikäyttäjien että muiden käytettävissä • Taloushallinnon (ulkoinen laskenta) ja henkilöstöhallinnon raportointi kattavaa - mikäli tarvetta yhdistää muuhun tietoon, sitten erillinen raportointiväline • Ammattikäyttäjät voivat hyödyntää myös perusjärjestelmän raportointia järjestelmän tietosisällöstä 10 Pääsy tietovarastoraportointiin Kieku-portaalin kautta • Kieku-portaali jakautuu välilehtiin. • BI-raportointiin pääsee portaalista ”Raportointi” -välilehdeltä. • Muita portaalin välilehtiä ovat ”Virkamies”, ”Esimies” ja ”Henkilöstöasiantuntija” Leila Saari, Valtiokonttori/Kieku 11.2.2013 Kieku-seurantakohdemalli 1 2 3 4 Seukoto/ valtio Kirjanpitoyksikkö LKP-tili Toimintayksikkö Kieku Yritys Kustannuspaikka PääkirjaRahoitusTulosyksikkö tili rivi Segmentti P/V P P Laskentatoimen alue Pituus TaKP-tili 5 Valtuus 6 Projekti 7 Toiminto 8 Suorite 9 Alue/ kunta 11 12 Seuranta kohde 1 Seurantakohde 2 10 Kumppani 13 14 Varalla 1 Varalla 2 Sisäinen Projekti tilaus (PRR-osa) ToimintoAlue/ Rahasto alue kunta Seuran- SeuranKumpSeuranta- Seuranta takohde takohde paniyhtiö kohde 1 -kohde 2 3 4 V/P V/P V V V V/P Sisäinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu Sisäinen ulkoinen Sisäinen Sisäinen 4 15 10 10 10 8 (5+3) V/P (tuotto- ja kulutileillä) 10 V 24 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) Kirjanpitoyksikkö LKP –tili Toimintayksikkö TaKP–tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/Kunta Kumppanikoodi Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 (Kirjanpitoyksikkö) (Liikekirjanpidon tilit) (Virastot ja sisäinen organisaatio) (Talousarviokirjanpidon tilit) (Valtuus) (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) (Ydintoimintojen hierarkia ja tukitoimintojen ylätaso) (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) (Valmius konsernilaskentaan, sisäinen laskutus) (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa) Juha Halonen 15.2.2013 V V Ei käytössä Ei käytössä Muu Ulkoinen sisäinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäine n Muu sisäine n 3 8 8 10 10 4 • • Valtiotasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen • • P = pakollinen V = vapaaehtoinen