� Prosessen Arbeidsmetode Slik jobber vi i Utviklingsrommet Ved hjelp av fire sentrale spørsmål kommer vi fram til gode løsninger. 014 Utviklingsrommet Bare fire spørsmål? Jeg lurer jo på så mye … Håndbok 015 � Prosessen Arbeidsmetode Metoden steg for steg I Utviklingsrommet finnes det klare regler både for hva slags temaer som kan behandles, hvordan de skal behandles og hvem som skal delta. Et vanlig problem i all kommunikasjon, er at folk gjerne tror de har svarene før de stiller spørsmålene. Ofte kommer vi til møter med hver vår ferdigtygde løsning, som vi mener er best og som vi kjemper for å få gjennom, uten å lytte til eller være åpne for andres innspill. Da er det ikke sikkert at den løsningen vi velger, faktisk løser problemet vårt. I Utviklingsrommet legger vi vekt på det å snakke sammen og å forstå hverandre. Det gjør vi gjennom å finne frem til en riktig beskrivelse av problem stillingen og å sjekke ut at alle har den samme oppfatning av beskrivelsen. Er vi enige om problemstillingen – og forstår vi den på samme måte? Er vi også enige om hvem dette er et problem for? Når problemstillingen er formulert, må det dessuten avklares om interesse motsetningene er større enn interessefellesskapet. Hvis motsetningene er for store, hører ikke diskusjonen hjemme i Utviklingsrommet. Enkelt fortalt kan vi si at vi stiller fire konkrete spørsmål for å finne en god, felles løsning; hva er problemet, hvem er det et problem for, hvorfor er det et problem og hvordan løser vi det. Det er viktig at dere bruker mye tid på det første spørs målet, altså hva som er problemet, i stedet for å gå for raskt på å finne løsninger. 016 Utviklingsrommet Tips! Bruk mest tid på å definere hva som er problemet, og mindre på hva som er løsningen. 4 sentrale spørsmål [₁] Hva er problemet? Her formulerer vi problemet/utfordringen vi skal jobbe med, helt konkret. Dette spørsmålet er det viktig å bearbeide grundig, og alle deltakerne må bli hørt. Hva snakker vi egentlig om? Beskriv problemet så presist som mulig. I denne fasen må dere også bli enige om begrepsbruk. Mener dere det samme når dere bruker samme ord, for eksempel? Eksempler på problemstillinger kan være varierende kvalitet på produkter/tjenester, store personalkostnader i enkelte deler av produksjonen og så videre. [2] [3] Hvorfor er det et problem? Her er det anledning til å debattere for å få til en oppklaring. Husk at det er forskjell på debatt og forhandling. I denne fasen er det viktig at motforestillinger i gruppen kommer på bordet og at alle blir hørt. Av og til vil man oppleve at det man trodde var en problemstilling, likevel kan legges bort fordi ingen egentlig oppfatter det som et problem. Det er en viktig erkjennelse i seg selv. [₄] Hvordan løser vi problemet? For hvem eller hva er det et problem? Alle personer eller ordninger eller resultater det kan være et problem for, skal tas med. Det er ikke her anledning til å debattere eller diskutere, men det er lov å stille oppklarende spørsmål. Definer og beskriv hvem og hva det er et problem for, helt konkret. Pass på ikke å bli for snever, problemene kan påvirke personer og forhold utenfor bedriften, for eksempel leverandører, myndigheter, kunder og familie. Definer også med- og motkrefter som virker på problemet. I denne fasen diskuterer dere løsninger med utgangspunkt i de tre foregående stegene. Forslagene gjennomgås i fellesskap og sorteres. Forslag det er enighet om, samles og tas med videre for implementering. Forslag det er uenighet om må omarbeides og bearbeides til dere er enige, eller legges bort. Dersom dere tror på løsning, men ikke kommer i mål, kan dere ta med uenigheter videre til en ny runde i Utviklingsrommet senere. Avslutningsvis er det viktig at sluttresultatet er forstått av alle og at dere enten har oppnådd enighet eller konsensus. Resultatet samles i en egen anbefaling og gis videre til bedriftens rette beslutningsforum. Det er selvsagt svært viktig at tiltak man blir enige om, faktisk også blir gjennomført. Håndbok 017