Virksomhedsgrundlag - ledelse.rksk.dk - Ringkøbing
RAPPORT ‾ Virksomhedsgrundlag Koncern HR Intern Udvikling og Personale Juni 2015 Udarbejdet i forlængelse af HR-strategi 2015 Virksomhedsgrundlag Side 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Grundlag for Intern Udvikling og Personale- Koncern HR ................................. 3 2. Organisering af Intern Udvikling og Personale. .............................................. 4 3. Mål og funktioner i Intern Udvikling og Personale ........................................... 4 4. Konsulentydelser fra Intern Udvikling og Personale ........................................ 5 4a. Personale- og lønadministration ................................................................. 6 4b. Jura og forhandling: ................................................................................. 8 4c. HR-forhold, arbejdsmiljø, personalepolitikker m.v. .......................................10 ________________________________________________________ Intern Udvikling og Personale - www.rksk.dk Ringkøbing-Skjern Kommune, Rådhuset, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing Virksomhedsgrundlag Side 3 1. Grundlag for Intern Udvikling og Personale- Koncern HR Ringkøbing-Skjern Kommune har ca. 57.000 indbyggere og ca. 4500 medarbejdere i landets geografisk største kommune. Administrativt er vi organiseret ud fra direktionsmodellen med 3 direktører, 3 stabsområder samt 6 fagområder, der er organiseret i ca. 110 aftaleenheder. Ringkøbing-Skjern Kommune arbejder ud fra en aftalestyret – og decentraliseret organisation, hvor ansvaret for de personalepolitiske og økonomiske dispositioner ligger decentralt hos den daglige ledelse ud fra overordnede fastsatte rammer, aftaler og politikker. Intern Udvikling og Personale (IUP) udfører opgaver for direktionen og fungerer som konsulenter for hele organisationen, med organisations-, ledelses- og medarbejderudvikling. Derudover servicerer vi organisationen inden for HR-udvikling samt personale- og lønadministration. IUP’s virksomhed har afsæt i ”Plakaten”, hvor Ringkøbing-Skjern Kommunes mission, vision, værdi- og ledelsesgrundlag fremgår med 3 bærende styringsprincipper: ”Værdibaseret ledelse”, ”Den lærende organisation” og ”Dialogbaseret aftalestyring”. Herudover er lovgivningen, rammeaftaler og overenskomster samt lokalt fastsatte rammer og direktionens strategiplan afgørende for vores virksomhed og ydelser. IUP’s virksomhed udgår fra HR-strategien. De konkrete konsulentydelser der leveres til den samlede organisation beskrives nærmere i dette tillæg ”VirksomhedsgrundlagKoncern HR, Intern Udvikling og Personale”. Under konsulentydelserne fremgår også de forhold, hvor organisationen er pligtig til at inddrage IUP, som direktionens stab, for at sikre, at der tages højde for retsmæssige implikationer og hensynet til organisationens samlede virksomhed. ________________________________________________________ Intern Udvikling og Personale - www.rksk.dk Ringkøbing-Skjern Kommune, Rådhuset, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing Virksomhedsgrundlag Side 4 2. Organisering af Intern Udvikling og Personale. Intern Udvikling og Personale hører politisk under Økonomi- og Erhvervsudvalget, og administrativt refereres til direktionen – p.t. ved direktør Anette Ørbæk Andersen. Intern Udvikling og Personale, Stabschef Karen Marie Johansen Ledelsesteam KMJ / JH Team Jura og Forhandling Personalejura, lønaftaler/lønforhandlinger Koordinering og konsulentfunktioner Ledelse: KMJ Team HR-udvikling Ledelsesakademi, Kompetenceudvikling MED, Personalepolitikker, Arbejdsmiljø Innovation, Projekter og Processer Team Tværgående Personalepolitiske analyser, økonomi elever, websystemer, sekretariat, personaleadm for adm. og teknisk personale, ansættelser på særlige vilkår Ledelse: JH Ledelse: KMJ Personale og lønteam: Team Børn og Unge Team Ældre og Handicap Ledelse: JH 3. Mål og funktioner i Intern Udvikling og Personale Vi yder konsulentbistand til hele organisationen indenfor: Personaleadministration, ansættelser, løn, rollebaseret indgang og sygefravær Juridisk bistand og forhandling vedr. ansættelses- og afskedigelsesforhold Forhandlinger om lokal løndannelse og lokale aftaler samt overenskomster Vejledninger og rådgivning inden for HR – personale og lønforhold Kompetence – og ledelsesudvikling Tværgående kurser og temadage Innovation Profilanalyseværktøjer og coaching på lederniveau Uddannelsesmuligheder via ledelsesakademiet MED-organisationen Arbejdsmiljø og trivsel Organisatoriske forandringsprocesser ________________________________________________________ Intern Udvikling og Personale - www.rksk.dk Ringkøbing-Skjern Kommune, Rådhuset, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing Virksomhedsgrundlag Side 5 4. Konsulentydelser fra Intern Udvikling og Personale På de følgende sider beskrives nærmere, hvilke ydelser IUP leverer til organisationen fra personaleteams, det tværgående team samt team jura og forhandling og udviklingsteamet. På 4 områder er der pligt til at inddrage IUP inden ledelsen træffer beslutning: Ansættelse af ledere i ledelsesakademiet Personalesanktioner Afskedigelser Indgåelse af forhåndsaftaler og lokalaftaler IUP s fornemste opgave er at kvalitetssikre beslutningsgrundlagene, således at beslutningerne sker lovmedholdeligt. Dette forudsætter imidlertid et tæt og velkørende samarbejde mellem lederen og IUP, samt arbejdsgange der er tilrettelagt effektivt og overskueligt for både ledere og konsulenterne i IUP. Uddannelser og kurser samt øvrige tiltag inden for HR-området med velfærdsordninger og personalepolitikker mm. er tilgængelige på internettet og på intranettet og holdes ajour med de øvrige tiltag, der igangsættes og gennemføres fra IUP. Der er udarbejdet en del vejledninger fra rekrutteringsvejledning til introduktion, omplacerings-, sygefraværssamtale- og afskedigelsesvejledning, den gode lønforhandling m.m. Vejledningerne er tilgængelige på intranettet under personalefanen/personaleweb, og dels under stabe – Intern Udvikling og Personale. Det forventes, at lederne læser vejledningerne, forinden en sagsbehandling påbegyndes, og konsulenterne kontaktes. I de følgende afsnit fremgår hvilke opgaver og konsulent funktioner der kan forventes hjælp, rådgivning og vejledning til fra teams i IUP 4a) Personale og lønadministration 4b) Jura og forhandling 4c) HR- forhold, arbejdsmiljø og personalepolitikker m.v. ________________________________________________________ Intern Udvikling og Personale - www.rksk.dk Ringkøbing-Skjern Kommune, Rådhuset, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing Virksomhedsgrundlag Side 6 4a. Personale- og lønadministration IUP udfører rådgivning og vejledning af ledere i samtlige spørgsmål, der vedrører personale med udgangspunkt i lovgivningen, rammeaftaler samt ca. 50 forskellige overenskomster. IUP administrerer ansættelsesforholdene fra ansættelsestidspunktet og til dettes ophør. Arbejdsopgaverne indebærer administration af udbetaling af løn til medarbejdere og politikere. I lønforhandlinger i forhold til indgåelse af forhåndsaftaler er IUP altid inddraget. Ved individuelle lønforhandlinger er det vigtigt, at indhente sparring og rådgivning hos IUP i planlægningsfasen og altid forinden en forhandling igangsættes. Team tværgående samt Personale- og løn team: Personaleadministration Kontrol og godkendelse af decentrale indberetninger i Rollebaseret Indgang – Decentral Ansættelse, for at sikre korrekt personaleadministration indenfor: o Ansættelse o Vedligehold af personalestamdata o Fratrædelse På baggrund af ovenstående udarbejdes følgende dokumenter i Personalemappen: o Ansættelsesbrev o Ændring af timetal o Lønaftale, herunder kontakt til den faglig organisation i såvel ansættelser som afskedigelser. Vejledning, konsulentbistand og Vejledning inden for: o udvikling Rammeaftaler indgået mellem KL og Forhandlingsfælleskabet o Fortolkning af ansættelsesvilkår o Fortolkning af overenskomster o Vedtagne revisionsbestemmelser med planlagte konsulentbesøg i aftaleenhederne. Konsulentbistand i forhold til: o Personaleansvarlige og medarbejdere vedrørende ansættelsesvilkår. ________________________________________________________ Intern Udvikling og Personale - www.rksk.dk Ringkøbing-Skjern Kommune, Rådhuset, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing Virksomhedsgrundlag Side 7 o Ledere om muligheder i lønindplacering efter overenskomster og forhåndsaftaler. Herunder rådgivning eller deltagelse i lønforhandlinger. o Deltagelse i møder for opkvalificering af decentrale ledere. o Anvendelse af Rollebaseret Indgang, til personalestyring/-økonomi, herunder ”Løbende Indberetning”, ”Fravær/Nærvær”, ”Decentral Ansættelse” og ”Personalemappen”. Udvikling i forhold til: o Effektivisering af digitaliserede arbejdsgange. Herunder nye IT-systemer til datastyring af personaleforhold samt arbejdsgangsanalyser. Løn-, pension-, refusionog ferieadministration o Personalepolitisk redegørelse o Sygefraværsscreening Kontrol for at sikre korrekte stamoplysninger på lønmodtager Afregning og udbetaling af løn Afregning til relevante myndigheder som f.eks. gruppeliv, A-skat/E-indkomst, pension, feriepenge, ATP Intern kvalitets- og dokumentationskontrol i henhold til forretningsgangsbeskrivelse Indberetning og udkontering af diverse lønrefusioner som f.eks. fleksjobrefusion, barsels- og sygedagpenge, kursusrefusion, TR-refusion, skånejobrefusion Centrale puljer Lønadministration af løntilskudsordninger Koordinering af pligtige jobs i seniorjobordning Kontrol af restferie Udbetaling af feriepenge Afstemning af mellemregningskonti – herunder: o Nettoløn o Refusion o Feriepenge o Pension o A-skat/AM-bidrag Styring af centrale puljer vedr. personaleforhold ________________________________________________________ Intern Udvikling og Personale - www.rksk.dk Ringkøbing-Skjern Kommune, Rådhuset, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing Virksomhedsgrundlag Side 8 Styring af velfærdsgoder i form af massagestole, fysioterapi og kiropraktik med information på hjemmesiden og økonomistyring Information Vedligehold af personaleinformation på hjemmeside og Intranet, herunder PersonaleWEB. Information om vejledning og ydelser fra IUP. Nyhedsbreve ved nye tiltag og ændringer i arbejdsgange eller lovgivning, aftaler og overenskomster. Elev- og praktik Ansættelse og økonomistyring af kontorelever uddannelsesforløb Møder med oplæringsansvarlige og koordinering af uddannelses- og praktikforløb Kontakt med uddannelsesinstitutioner Styring af elevpolitikken og professionalisering af oplæringsansvarlige Udarbejdelse af informationsmateriale til elever og oplæringsansvarlige Information på hjemmeside til potentielle ansøgere Praktiksted for studerende/administrationsbachelorer 4b. Jura og forhandling: Som offentlig arbejdsgiver er vi underlagt dels kollektive overenskomster, som KL indgår med de respektive forhandlingsforbund og dels de særlige regler, der fremgår af forvaltnings- og offentlighedslov: Notatpligt, aktindsigt, partshøring, tavshedspligt m.v. Endelig er der almindelig gældende lov, der vedrører arbejdsmarkedet – og som i stadig større grad er en implementering af EU-direktiver. Da arbejdsgiverrollen således er bundet op på en masse regler og aftaler, er en af personalekonsulenternes vigtigste opgaver at yde sparring, rådgivning og vejledning, således at alle beslutninger i personaleforhold lever op til gældende regler – alternativet er, at man som arbejdsgiver vil kunne påføres store – og stadigt stigende godtgørelseskrav for manglende opfyldelse af regelsættene. Baggrunden er, at de faglige organisationer har en stigende opmærksomhed på, om kommunerne opfylder alle regler, formalia, procedurer mv. Manglende overholdelse af reglerne kan blive økonomiseret i efterfølgende forhandlinger med påstand om godtgørelse til medarbejderen i form af et antal måneders ekstra løn (helt op til 12 måneders løn). Det skal i den forbindelse understreges, at også manglende overholdelse ________________________________________________________ Intern Udvikling og Personale - www.rksk.dk Ringkøbing-Skjern Kommune, Rådhuset, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing Virksomhedsgrundlag Side 9 af regler om formalia, procedurer mv. kan medføre krav om godtgørelse til medarbejderen. Der er retspraksis for, at forvaltningsretlige mangler, brud på overenskomsterne eller andre fejl i ansættelses-/ afskedigelsessager, udløser en økonomisk godtgørelse til den medarbejder, det er gået ud over. På den baggrund har kommunerne over tid udviklet en praksis, der betyder, at de kommunale arbejdsgivere ”betaler”, inden en personalesag går videre i retssystemet, og inden der falder dom. I Ringkøbing-Skjern kommune bedriver vi ordentlig personaleadministration. Det betyder at vi i de enkelte sager foretager en konkret vurdering og tilrettelægger den efterfølgende proces. Jura og forhandling: Rundbordssamtaler I personalesager, hvor sygdomsforløb trækker ud og hvor der er tvivl om den pågældende kan klare tilbagevenden i jobbet, kan der ydes bistand til en rundbordssamtale. Det er lederen, der indkalder til en rundbordssamtale, hvor repræsentanter fra den faglige organisation samt evt. andre relevante personer, som f.eks. sagsbehandleren fra Jobcentret, egen læge m.v. kan deltage. Bistanden ydes altid på baggrund af den dokumentation den decentrale aftaleenhedsleder har foretaget. Juridisk bistand På baggrund af den dokumentation den decentrale aftaleenhedsleder har foretaget ydes rådgivning og vejledning til ledere i organisationen ved svære personalesager, herunder tjenstlige samtaler, afskedigelser, vilkårsændringer mv. Ved personalemæssige sanktioner og afskedigelsessager har lederne en forpligtelse til at inddrage og høre IUP om procesforløbet og den juridiske holdbarhed i den påtænkte afgørelse, og der ydes bistand og deltagelse til lederne i processen. Forhandling og Forhåndsaftaler er meget bindende for en organisation, rådgivning og IUP skal altid medvirke ved indgåelse af Forhåndsaftaler m.v. forhåndsaftaler i Ringkøbing-Skjern Kommune. Medvirke ved forhandling og rådgivning om løn- og ansættelsesvilkår. Ved større løn- og rammeforhandlinger i et fagområde eller ved særlige forhandlinger i aftaleenheder ________________________________________________________ Intern Udvikling og Personale - www.rksk.dk Ringkøbing-Skjern Kommune, Rådhuset, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing Virksomhedsgrundlag Side 10 medvirkes ved forhandling og rådgivning. Der ydes endvidere bistand til planlægning og gennemførelse af forhandlinger. Ved uenighed i de decentrale forhandlinger, går sagen videre til lokal forhandling på niveau 2, hvor IUP og personaleorganisationen medvirker. Eventuelt videre til niveau 3 i KL med IUP som part. Vejledninger som hjælp IUP udarbejder vejledninger til ledere i personaleforhold, til fortolkningen af regler eksempelvis vedrørende rekruttering, individuelle og overenskomster lønforhandlinger, håndtering af sygefravær og afskedigelser. Vejledningerne er tilgængelige på personaleweb på intranettet og opdateres løbende. Undervisning i I introduktionsforløb for nye ledere samt ved workshops ansættelsesret og undervises i ansættelsesret og personaleadministration. personaleadministration 4c. HR-forhold, arbejdsmiljø, personalepolitikker m.v. HR-Udvikling arbejder særligt ud fra det formål at sikre organisations-, leder- og medarbejderudvikling. HR-udvikling understøtter sikring af arbejdsmiljøloven og en velfungerende MED-organisation, hvor personalepolitikker og forandringsprocesser, medvirker til at fastholde den attraktive arbejdsplads og det gode arbejdsliv. Målet er, at lederne klædes på til, at udføre kompetent ledelse i en stor organisation og får den nødvendige lederuddannelse og konsulentbistand til sikring af gode udviklingsprocesser i deres del af organisationen samt bistand til styring af arbejdsmiljø og personalepolitiske forhold. Som arbejdsgiver vil man kunne påføres store – og stadigt stigende erstatningskrav i forbindelse med arbejdsskadesager, som vi vil tabe, hvis der kan påvises manglende opfyldelse af arbejdsmiljølovens regler. Derfor skal alle ledere og arbejdsmiljørepræsentanter gennemføre den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse, og den aftalte MED-uddannelse, så vi sikrer et kompetent arbejde i MED-organisationen, hvor såvel arbejdsmiljø som personalepolitikker er forankret. Det er dyrt både at ansætte og afskedige personale. Derfor er det vigtigt at rekrutteringsprocessen i enhver ansættelse udføres grundigt og kompetent. Lederansættelser er også særdeles vigtige, hvorfor det ved ansættelser af ledere, der er ________________________________________________________ Intern Udvikling og Personale - www.rksk.dk Ringkøbing-Skjern Kommune, Rådhuset, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing Virksomhedsgrundlag Side 11 omfattet af ledelsesakademiet, er pligtig at inddrage IUP til gennemførelse af profilanalyse, som et af elementerne i kvalificering af rekrutteringsprocessen. Desuden bistår IUP med sparring i forbindelse med afklaring af jobindhold og personprofil for den pågældende stilling, ligesom IUP kan være behjælpelige med udarbejdelse af jobannonce. Der henvises til rekrutteringsvejledningen på intranettet, der beskriver faserne i en rekruttering. Ledelsesakademiet indeholder forskellige tiltag, der skal understøtte udviklingen af ledelseskompetencer. Fx lederuddannelser, der for en stor dels vedkommende gennemføres i partnerskabet UniQ, som vi er tilsluttet sammen med 6 øvrige midt- og vestjyske kommuner samt uddannelsesinstitutionerne VIA og HIH/Århus Universitet. HR-Udvikling: Rekruttering Konsulentbistand til ansættelser og introduktion af ledere Ved rekruttering af ledere i ledelsesakademiet og andre særlige nøglepersoner efter konkret vurdering, gennemføres profilanalyse (Neo-Pi-r) som konsulentbistand til ansættelsesudvalget. Tilbud om opfølgende 3-parts samtale mellem leder, chef og konsulent i relation til profilen Introduktion til nye Rekruttering og fastholdelsesstrategi Talentudvikling Der afholdes 2 årlige velkomstforløb á ½ dag, for alle medarbejdere og ledere nye ledere og medarbejdere med deltagelse af borgmester, direktion, IUP og Kommunikation mm. til introduktion af Ringkøbing-Skjern Kommune. Der afholdes 2 årlige lederintroduktionsforløb á 2 dage om centrale ledelsesforhold. Ledelsesakademi Ledere i ledelsesakademiet (niveau 1, 2 og 3 samt nogle niveau 4) er omfattet af Ringkøbing-Skjern Kommunes ledelsesakademi, som indeholder: Coachingbistand 2 årlige lederkonferencer Lederuddannelse via UniQ Partnerskab og interne kurser med ledelse som omdrejningspunkt og fokus på strategisk ledelse ________________________________________________________ Intern Udvikling og Personale - www.rksk.dk Ringkøbing-Skjern Kommune, Rådhuset, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing Virksomhedsgrundlag Side 12 Opsamling af LUS forløb i organisationen med indmeldinger om behov for lederkurser i ledelsesakademiet eller andet 360 graders lederevaluering- Hver 3. år gennemføres en lederevaluering af ledere tilhørende ledelsesakademiet HR-Projekter med 3-årigt forskningsprojekt med CBS udgangspunkt i Lederudvikling med Mandag Morgen Direktionens strategiplan 3-årigt Kultur- og Kompetenceudviklingsproces med VIA Levendegøre Plakaten Retning på innovationsindsatserne Proceskonsulentbistand Ledere i Ledelsesakademiet kan rekvirere procesbistand til værdi-, kultur-, og forandringsprocesser. Desuden ydes procesbistand til dannelse af lederteam og udbygning af kompetencer i lederteamet. Den rekvirerende leder deltager altid selv i processen. Interne kurser og IUP arrangere kurser der har udgangspunkt i Plakaten medarbejderudvikling Desuden afholder vi kurser, MED-uddannelser og Arbejdsmiljøuddannelser og TR-dage samt aktuelle centralt fastsatte projekter. MED-organisation Grundlag i MED-aftale Styring af MED-organisationens struktur Årsforløb for punkter til behandling i MEDorganisationen Sekretær for HovedMED – dagsordener og referater Sagsbehandling for HovedMED Formidling og undersøgelser i organisationen om sager i relation til HovedMED Arrangementer for MED-udvalgene til udvikling og opkvalificering af MED-organisationen og den attraktive arbejdsplads med det gode arbejdsmiljø. Arbejdsmiljø og trivsel Trivselsundersøgelser og psykisk APV hver 3. år i en 3 årlig cyklus Fysisk APV hver 3. år i en 3 årlig cyklus Leder APV hver 3. år i en 3 årlig cyklus Årlig beretning om arbejdsmiljø Sygefraværsstatistikker som opmærksomhedsdata til nedbringelse af sygefraværet ________________________________________________________ Intern Udvikling og Personale - www.rksk.dk Ringkøbing-Skjern Kommune, Rådhuset, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing Virksomhedsgrundlag Side 13 Supplerende arbejdsmiljøuddannelse for arbejdsmiljøledere og repræsentanter Opfølgende arbejdsmiljøuddannelse for nye arbejdsmiljøledere og repræsentanter der har taget arbejdsmiljøuddannelse. Aftale med Nordisk krisekorps om akut krisebistand Aftale med professionel arbejdsmiljørådgiver (AMgruppen) Vedligeholdelse af arbejdsmiljøportalen på intranettet med viden, links og informationer om igangværende arbejde Facilitering af coachnetværk, hvor interne coaches formidles på intranettet til organisationens brug. Personalepolitikker Forestå udarbejdelse og implementering af kommunens overordnede personalepolitikker. Udvikle og formidle de generelle politikker, der er tilgængelig på intranet og internet MUS, LUS og GRUS – koncepter Lovpligtig ligestillingsredegørelse hvert 2. år der sendes til indenrigsministeriet. Måltal i Økonomiudvalget ift ansatte med anden etnisk baggrund end dansk. IUP kan altid kontaktes via telefon eller mail. På intranettet kan du se hvem vi er, og hvilke funktioner de enkelte teams og medarbejdere har. Intern Udvikling og Personale maj 2015 Karen Marie Johansen, Stabschef ________________________________________________________ Intern Udvikling og Personale - www.rksk.dk Ringkøbing-Skjern Kommune, Rådhuset, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing
© Copyright 2024