1. No category

VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
LEANREJSEN - En guide til leanledelse
Værdistrømsanalyse – administration
Fase 2 - Fremtidig værdistrøm
Adobe full screen: Ctrl + L
Alle rettigheder tilhører DI
1
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Brugerlicens
DI ejer alle rettigheder til denne præsentation
For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til
alle danske virksomheder
Brugerlicensen giver virksomheden ret til at:
• Kopiere, udskrive og anvende materialet
• Lave tilføjelser til materialet når det er tydeligt, at det er udført af
virksomheden
• Fjerne andre sider end denne side
Det er ikke tilladt at:
• Sælge materialet
• Fremvise materialet for tredje part mod betaling
• Fjerne denne side
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
2
1
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Værdistrømsanalyse - Administration
Fase 2 – Fremtidig værdistrøm
Undervisning
Alle rettigheder tilhører DI
3
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Værdistrømsanalyse
Er I klar til det fremtidige flow?
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
4
2
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Det ideelle flow og pull
“Don’t make anything until it is needed, and then make it very
quickly.”
Womack and Jones
“The thing to do is to keep everything in motion, and take the work
to the man and not the man to the work.”
Henry Ford, “Today and Tomorrow”, 1926
Alle rettigheder tilhører DI
5
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Flow er én ad gangen
Der er etableret flow, når varen er under konstant bevægelse eller
bearbejdning. Det medfører, at:
• Der ikke er lagre af varer i arbejde eller ventetid for opgaver i
flowet
• Uden lagre kan der kun arbejdes på en vare ad gangen i hver
proces
• En operatør kan udføre flere processer på en vare, inden den
overdrages til den næste operatør
• Processer godt kan stå ubrugte
• Varer altid er på vej, de flyttes eller bearbejdes hele tiden
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
6
3
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Udarbejdelse af den fremtidige
værdistrøm
Den fremtidige værdistrøm beskriver målet for det videre arbejde.
1.
Producer til TAKT-tid
Følg samme takt i alle processer
2.
Levér efter kundebehov
Afdæk kundernes behov
3.
Etablér kontinuerligt flow
Reducér antallet af ansvarsskift og hav de rette informationer på rette
sted
4.
Ryk processerne sammen
Undgå ventetid mellem arbejdsprocesserne
5.
Etablér trækstyring
Lad kundernes behov igangsætte ydelserne
6.
Udjævn mixet af ydelser
Disponér ressourcerne, så kundernes behov kan mødes
7.
Identificér forbedringer og opret en A3
Alle rettigheder tilhører DI
8
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
1 – Levering til TAKT
Hvor hurtigt skal vi levere?
― Individuel effektivitet i forhold til systemets effektivitet
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
9
4
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
1 - TAKT
Synkronisér den hastighed, hvormed
sagerne behandles, med den
hastighed, hvormed de efterspørges
TAKT =
TAKT =
Effektiv arbejdstid pr. dag
Kundebehov pr. dag
540 min. = 22,5 min./stk.
24 stk.
Der skal altså være færdiggjort en sag ca. hvert
22. minut!
Alle rettigheder tilhører DI
10
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Udarbejdelse af den fremtidige
værdistrøm
Den fremtidige værdistrøm beskriver målet for det videre arbejde.
1.
Producer til TAKT-tid
Følg samme takt i alle processer
2.
Levér efter kundebehov
Afdæk kundernes behov
3.
Etablér kontinuerligt flow
Reducér antallet af ansvarsskift og hav de rette informationer på rette
sted
4.
Ryk processerne sammen
Undgå ventetid mellem arbejdsprocesserne
5.
Etablér trækstyring
Lad kundernes behov igangsætte ydelserne
6.
Udjævn mixet af ydelser
Disponér ressourcerne, så kundernes behov kan mødes
7.
Identificér forbedringer og opret en A3
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
11
5
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
2 – Levér efter kundebehov
Levering efter kundebehov kræver mulighed for at levere
ydelsen som enkeltstyk.
Ved levering af enkeltstyk:
•
•
•
•
•
er spild minimeret
er der mindre ventetid for kunden
bliver kvalitetsproblemer hurtigere synlige
er gennemløbstiden mindst
leveres ydelsen, når kunden har behov for det.
Alle rettigheder tilhører DI
12
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
2 – Afdæk kundernes behov
Godkendelse
3
4
Telefonsupport
232
1
2
3
4
Restancer
28
1
2
3
Oversættelse
8
1
2
3
Afrapportering
3
2
3
4
1
5
Færdiggør
2
Tilbagemelding
Tjekker info
1
Ordrebehandling
Skriveopgave
Oprettelse
1040
Vægt
Antal/md.
Ydelser
Kvalitetstjek
Processer
(5)
4
5
6
7
Produkterne skrives efter faldende styktal (Pareto)
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
13
6
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
2 – Opdel i forudsigeligt og
uforudsigeligt arbejde
2. Uforudsigeligt tid for
arbejdet
1. Forudsigelig tid for
arbejdet
•
Specialordrer
•
Telefonsupport
•
Restancer
•
Ekstraarbejde
•
Standardordrer
•
Kvitteringsskrivelser
•
Oversættelse
Alle rettigheder tilhører DI
14
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Udarbejdelse af den fremtidige
værdistrøm
Den fremtidige værdistrøm beskriver målet for det videre arbejde.
1.
Producer til TAKT-tid
Følg samme takt i alle processer
2.
Levér efter kundebehov
Afdæk kundernes behov
3.
Etablér kontinuerligt flow
Reducér antallet af ansvarsskift og hav de rette informationer på rette
sted
4.
Ryk processerne sammen
Undgå ventetid mellem arbejdsprocesserne
5.
Etablér trækstyring
Lad kundernes behov igangsætte ydelserne
6.
Udjævn mixet af ydelser
Disponér ressourcerne, så kundernes behov kan mødes
7.
Identificér forbedringer og opret en A3
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
15
7
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
3 - Etablér kontinuerligt flow
Hvad er flow?
• Sager, dokumenter og varer holdes i
konstant bevægelse - derfor optimalt
med enkeltstyksflow
• Der arbejdes stabilt i samme
hastighed, som kunderne efterspørger produkterne - ikke "fuld fart
på og vent"
• Arbejdet udføres ud fra tre
hovedprincipper:
•
•
•
Kun hvad der er brug for
Når det er nødvendigt
I den rette mængde
Alle rettigheder tilhører DI
16
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
3 – Etablér kontinuerligt flow
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
17
8
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
3 - Fjern over-muren-sagsbehandling
Sortering af
modtaget post
Kreditvurdering
Kontraktgodkendelse
Alle rettigheder tilhører DI
Svar til kunden
18
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
3 – Etablér kontinuerligt flow
Forudsætninger:
• Cyklustiderne for processerne er lige lange
• Processerne er koblet sammen
• Der er ingen transport mellem processerne
• Der er ingen ventetid mellem processerne
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
19
9
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
3 – Flyder arbejdet
1.
Informationen?
•
•
•
Ved alle hvad de skal gøre og hvornår?
Hvor hurtigt reageres der på problemer, der kan forhindre levering til tiden?
Hvad sker der for at løse disse problemer, og hvor hurtigt bliver de løst?
2. Det vi arbejder på?
•
Bliver opgaverne flyttet fra en værdiskabende proces til den næste uden
forsinkelse og kvalitetskontrol?
3. Medarbejderne?
•
•
Er det arbejde medarbejderne udfører gentagende og konsistent inden for en
fast tidsramme?
Kan medarbejderne gå fra at udføre en værdiskabende proces til den næste?
Alle rettigheder tilhører DI
20
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
3 – Etablér kontinuerligt flow
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
21
10
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
3 – Etablér kontinuerligt flow
Undgå falsk flow
• Venter medarbejdere på godkendelse fra kunder eller interne
funktioner ?
• Er der mere end en opgave i kø mellem processerne?
• Venter medarbejdere på opgaver fra den foregående proces?
• Er nogle af medarbejdere færdige før TAKT-tiden?
• Varierer udbyttet fra processen eller gruppen af processer fra
time til time og fra skift til skift?
Alle rettigheder tilhører DI
22
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Udarbejdelse af den fremtidige
værdistrøm
Den fremtidige værdistrøm beskriver målet for det videre arbejde.
1.
Producer til TAKT-tid
Følg samme takt i alle processer
2.
Levér efter kundebehov
Afdæk kundernes behov
3.
Etablér kontinuerligt flow
Reducér antallet af ansvarsskift og hav de rette informationer på rette
sted
4.
Ryk processerne sammen
Undgå ventetid mellem arbejdsprocesserne
5.
Etablér trækstyring
Lad kundernes behov igangsætte ydelserne
6.
Udjævn mixet af ydelser
Disponér ressourcerne, så kundernes behov kan mødes
7.
Identificér forbedringer og opret en A3
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
23
11
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
4 – Ryk processerne sammen
U-celle princippet
Indretning af arbejdspladsen
UD
IND
Mælkemandsruter
Pakkebord
TAKT?
Alle rettigheder tilhører DI
IND
Arkiv
Værktøj?
Materialer?
(fælles)
OPGAVEREOL
IND
24
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
4 – Balancering af ressourcer,
arbejdsudjævning
• Den samlede mængde arbejde fordeles på det nødvendige antal
medarbejdere
• Arbejdet brydes ned i mindre opgaver, så det er muligt at lave en
ensartet fordeling
• Opgaverne beskrives så det fremgår om der kræves særlige
kompetencer
• Fordelingen af arbejdet udføres, så alle har lige meget at lave
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
25
12
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
4 – Balancering i administration
Virkning:
• Arbejdspladsen indrettes efter
opgaven og ikke efter
medarbejderen
• Fjerner transport mellem
processer
• Belastning fordeles jævnt
mellem medarbejderne
Hvornår:
• Når flere ydelser gennemløber
de samme processer med høj
frekvens i en periode
Eksempler i administration:
• To mand på en opgave
• Ordrebehandling
• Godkendelsesprocedure
Alle rettigheder tilhører DI
26
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
4 - Balancér opgavemængden
Heijunkaboks - udsnit for de første to timer
Tid
En række pr.
opgavetype
7:00
7:15
7:30
7:45
8:00
8:15
8:30
8:45
Int.
ordrer
DK
ordrer
En kolonne
for hver
tidsenhed.
15 min.
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
Opgavepakke
For 12 stk.
Regel: Der må kun placeres ét kort pr. tidsenhed.
27
13
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
4 - Mælkemandsrute
Virkning:
• Opgaver fordels fra
opgavereolen med en
forudsigelig frekvens.
• Medarbejderen kan arbejde
kontinuerligt på opgaven.
Hvornår:
• Processer med høj frekvens.
• Processer der skal beskyttes
mod stop/afbrydelser.
Eksempler i administration:
• Behandling af faktura.
• Reklamationer.
• Callcenter (elektronisk
sagsfordeling).
Mælkemandsruter
IND
OPGAVEREOL
Alle rettigheder tilhører DI
28
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
4 – Indret arbejdspladsen
Virkning:
• Arbejdspladsen er indrettet til
opgaven med al nødvendig
værktøj og materialer
indenfor rækkevidde.
Hvornår:
• Alle kritiske arbejdsprocesser
– særligt hvor der er behov for
dublering.
Eksempler i administration:
• Kontorarbejdspladser.
• Pakkebord.
• Mødelokaler.
• Kopirum.
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
29
14
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Udarbejdelse af den fremtidige
værdistrøm
Den fremtidige værdistrøm beskriver målet for det videre arbejde.
1.
Producer til TAKT-tid
Følg samme takt i alle processer
2.
Levér efter kundebehov
Afdæk kundernes behov
3.
Etablér kontinuerligt flow
Reducér antallet af ansvarsskift og hav de rette informationer på rette
sted
4.
Ryk processerne sammen
Undgå ventetid mellem arbejdsprocesserne
5.
Etablér trækstyring
Lad kundernes behov igangsætte ydelserne
6.
Udjævn mixet af ydelser
Disponér ressourcerne, så kundernes behov kan mødes
7.
Identificér forbedringer og opret en A3
Alle rettigheder tilhører DI
30
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
5 - Etablér trækstyring, baggrund
• Ved trækstyring er det kundens behov, som starter processen
• Det handler om levering i rette tid, til tiden og ikke før
• Med flow og igangsættes opgaven senest muligt
• Det forudsætter, at
• gennemløbstiden er kendt
• processerne er stabile
• vi har kapacitet nok
• I administration startes opgaver som regel af kunden
=> Kunden kan være både første og sidste trin i processen
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
31
15
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
5 – Etablér trækstyring
Der indføres trækstyring for at reducere lagre, opgaver i kø og
ventetid for kunden. Trækstyring er et signal, der knytter kundens
behov (TAKT) til fremstillingen af ydelsen.
Kanban
Kanban er et signal, der igangsætter fremstilling eller indkøb af et antal
ydelser, der på forhånd er defineret.
Opgavepakker (pitch)
Opgavepakker anvendes til at styre fremstillingen af ydelser (opgaver), der
har forskellig cyklustid. Ydelserne samles i pakker, der belaster processerne i
en kendt tid.
Tidsvinduer
Tidsvinduer med en fast størrelse anvendes til fordeling af ydelser (opgaver),
når ydelsen ikke er kendt før kunden ordrer den.
Alle rettigheder tilhører DI
32
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
5 - Trækstyring i administration
Fast forløb hver gang
• Hvis opgaverne har samme tidsforbrug i processerne
=> Opgaverne igangsættes, som de ankommer, FIFO
• Hvis opgaverne har varierende tidsforbrug i processerne
=> Opgaverne pakkes i grupper med en samlet ens tid (opgavepakker)
Varierende forløb
• For at få en kendt gennemløbstid anvendes tidsvinduer
=> Opgaverne behandles på 1-2 møder, inden de afsluttes
Møderne anvendes enten til beslutning eller arbejde
Der er mulighed for, at sagen behandles til møderne
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
33
16
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
5 - Supermarked og kanban
Udført
arbejde
Kanbanmappe
Arbejdsforespørgsel
Kanbanmappe
Proces
X
Proces
Y
Kanban betyder signalkort
I administration er sagen
ofte signalet
Alle rettigheder tilhører DI
35
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
5 - Supermarked
• Der etableres et lager mellem processer, når
•
•
seriestørrelsen for processerne er forskellige
procestiderne er forskellige
• Et supermarked er et lager, der styrer den foregående proces
• Den foregående proces igangsættes, når
•
•
beholdningen når ned på et vist niveau
en vis mængde er fjernet fra supermarkedet
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
36
17
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
2015-05-27
VSM-a - Fase 2
5 – Opgavepakker, baggrund
• Hvis flow ikke kan etableres, arbejdes der med opgavepakker
• Opgavepakker anvendes, når processens cyklustid varierer meget
• Opgavepakker anvendes til at flytte samme arbejdsmængde hver
gang
• Hvis opgaven udføres hele arbejdsdagen, er opgavepakken et
antal gange tiden for TAKT
Alle rettigheder tilhører DI
37
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
1t
5 - Opgavepakker
2t
3t
4t
Lette
Svære
Andre
Opgavepakke: Sammenlægning af flere ens ydelser,
der løses inden for f.eks. to timer.
Opgavepakke-tavle
Opgavepakke= TAKT-tid * antal ydelser
I administration giver opgavepakker mulighed for at flytte grupper
af opgaver rundt og dermed skabe et mere praktisk arbejdsflow.
Samtidig er opgavepakken ikke over længere tid, end det er
muligt i løbet af dagen at vide, om planen holder.
Eksempel:
• TAKT-tid: 10 min.
• Opgavepakke= 10 min * 12 = 2 timer
• Opgavepakken giver ro til at løse opgaverne inden for to timer
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
38
18
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Udarbejdelse af den fremtidige
værdistrøm
Den fremtidige værdistrøm beskriver målet for det videre arbejde.
1.
Producer til TAKT-tid
Følg samme takt i alle processer
2.
Levér efter kundebehov
Afdæk kundernes behov
3.
Etablér kontinuerligt flow
Reducér antallet af ansvarsskift og hav de rette informationer på rette
sted
4.
Ryk processerne sammen
Undgå ventetid mellem arbejdsprocesserne
5.
Etablér trækstyring
Lad kundernes behov igangsætte ydelserne
6.
Udjævn mixet af ydelser
Disponér ressourcerne, så kundernes behov kan mødes
7.
Identificér forbedringer og opret en A3
Alle rettigheder tilhører DI
41
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
6 – Variation i belastningen
• Hvis der er stor variation i belastningen i løbet af dagen, er det
ofte ikke muligt at anvende den samme TAKT for hele dagen
• Grafen nedenfor viser variationen i belastningen ved antallet af
telefoniske henvendelser pr. time i løbet af dagen
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
42
19
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
6 - Belastningsskema - eksempel
Belastning - data 3 personer
Fremsilling og udlevering
Init
2008-10-17
enhed
15
Proces
Dato
TAKT
Trin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
FNY
sek
Manuel tid
Mask 7
sek
Person
A
Proces
Skift emne
Generer instruktion
Aflas data
Juster maskine
Tag kasse
Vej kasse
Aflever kasse
Opdater journal
Tjek varenr. 10 sek x 15
Vedhæft kontrol. 10 sek. x 15
Tildel kunde-varenr. 15 sek. x 15
Prisestimat. 20 sek. x 15
Kontrol
Pakke
Etikette
Udlevering
2,1
1,1
3,1
3,1
0,45
1,2
0,35
3,1
2,5
2,5
3,75
5
2
4
3
5
Samlet tid
TAKT
Belastning i forhold til TAKT
a
a
a
a
a
a
a
a
b
b
b
b
f
f
f
f
Udlev
F
2,5
2,5
3,75
5
2
4
3
5
42,25
15
Bud 2
B
2,1
1,1
3,1
3,1
0,45
1,2
0,35
3,1
14,5
15
15
97%
13,75
15
92%
14
15
93%
Alle rettigheder tilhører DI
43
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
6 – Buffer- og sikkerhedsressourcer
Bufferressourcer
• Et middel til at opfylde kundens behov, når kundeordremønstret eller
takttiden varierer
B
• Når kunden kræver det, skal ressourcen være til rådighed og
derfor skal der være en plan klar for dette
B
• Andre kan yde assistance
Buffer-
ressourcer
Sikkerhedsressourcer
• Et middel til at opfylde kundens behov, når interne restriktioner eller
S
ineffektivitet afbryder procesflowet
• En nødplan skal kunne fremskaffe ressourcer, hvis
S
bufferressourcer ikke er tilstrækkelige i det konkrete tilfælde
Sikkerhedsressourcer
• Andre kan overtage arbejdet hele dagen
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
44
20
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
6 – Aftal serviceniveauet
• Hvordan lever vi op til det vi lover kunderne?
• Forskellige servicemål til de forskellige opgaver
• Hvor lang tid må kunden vente?
Lav en synlig kø af opgaver
Alle rettigheder tilhører DI
45
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Udarbejdelse af den fremtidige
værdistrøm
Den fremtidige værdistrøm beskriver målet for det videre arbejde.
1.
Producer til TAKT-tid
Følg samme takt i alle processer
2.
Levér efter kundebehov
Afdæk kundernes behov
3.
Etablér kontinuerligt flow
Reducér antallet af ansvarsskift og hav de rette informationer på rette
sted
4.
Ryk processerne sammen
Undgå ventetid mellem arbejdsprocesserne
5.
Etablér trækstyring
Lad kundernes behov igangsætte ydelserne
6.
Udjævn mixet af ydelser
Disponér ressourcerne, så kundernes behov kan mødes
7.
Identificér forbedringer og opret en A3
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
46
21
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
7 - Forbedringer til svømmebaner
1.
Fjern afvigelser
•
•
Forhindr, at processen starter, hvis den ikke kan gennemføres
Sortér på indgangen
2. Fjern procestrin
•
•
•
•
Kontrol fjernes for de fejl, der er fjernet
Unødvendige godkendelser fjernes
Fjern alle processer og trin uden værdi for kunden
Læg processer sammen
3. Skab en ny proces
•
•
Se overordnet på de resterende procestrin
Design et nyt og hensigtsmæssigt forløb for de nødvendige trin
Alle rettigheder tilhører DI
47
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
7 – Reduktion af Ikke-værdiskabende
aktiviteter
Værdiskabende over for Ikke-værdiskabende aktiviteter
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
48
22
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Værdistrømsanalyseprocessen
Design af en lean værdistrøm
• Værdistrømsanalysen er ledelsens værktøj til at få overblik
over processerne og styringsprincipperne
• Værdistrømsanalysen viser materiale- og informationsflow
• Begynd med at bruge det udarbejdede kort over den
nuværende situation
• Værdistrømsanalysen er grundlaget for jeres handlingsplan
• Gør det 70% rigtigt og kom i gang
• Fortsæt med at udvikle/forfine værdistrømmen ved at
gentage processen
• Genanvend det nuværende fremstillingsforløb og udstyr
Udstyr kan flyttes og kombineres
Transportbaner kan fjernes
Små anskaffelser er som hovedregel tilladt
Alle rettigheder tilhører DI
49
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Lav nyt flow
• Opdatér værdistrømskortlægningen – gå i genba om nødvendigt
• Udarbejd Spaghettidiagrammer af
1) transport af opgaver/dokumenter, og
2) medarbejdernes vandring i processen
• Opmål afstande og areal
• Indret arbejdspladserne
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
50
23
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
Spaghettidiagram – opgave og
medarbejder
Procesrum 1
Procesrum 2
Rampe
Procesrum 3
Port
Lager
Lager
Proces B
Værktøj
Port
Proces C
Proces A
Lager
Alle rettigheder tilhører DI
51
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Balancering i praksis
1. Beregn TAKT-tiden
2. Beregn den samlede proces-cyklustid
3. Beregn antal medarbejdere ved: proces-cyklustiden/TAKT-tiden
4. Rund antallet af medarbejdere op, da beregningen ikke tager
hensyn til spild
5. Søg efter muligheder for at reducere omfanget af arbejde i delprocesserne
6. Fordel de forbedrede processer på medarbejderne
7. Sammenlign medarbejdernes samlede procestid med TAKTtiden
8. Flyt delprocesser fra de medarbejdere, der har for meget at lave i
forhold til TAKT-tiden, til de, der har mindre at lave
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
52
24
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
U-celle-princip - 1
(til inspiration for administration)
• Medarbejderne arbejder inde i et U med front udad
• I en U-celle flyttes opgaverne venstre om (mod uret)
• Medarbejderne arbejder på tværs af U-cellen
• Overlevering mellem trænede medarbejdere giver løbende kontrol af kvaliteten af det udførte arbejde
• Medarbejdernes arbejdscyklus skal have samme tid
• Medarbejderen ved åbningen af U-cellen har den mindste tid
- Det er den eneste person, der også kan løse andre opgaver
Alle rettigheder tilhører DI
53
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
U-celle-princip, illustration
For tre operatører
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
8
3
9
2
10
1
Færdigvare
Råvare
54
25
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
U-celle-princip – 2
(til inspiration for administration)
• Alle processer i U-cellen skal være stabile
• Usikre processer placeres udenfor U-cellen
• De enkelte processer indrettes, så de kan producere alle varianter
for cellens flow
• Omstillingstiden mellem varianter skal være kort.
Flere ensartede arbejdspladser til hver variant (kun en af dem
anvendes til hver variant)
• Det er målet, at sager kan behandles i vilkårlig rækkefølge
Alle rettigheder tilhører DI
55
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Udjævning
For at få udjævnet belastningen, skal den
• prioriteres
• være synlig og målbar
Vi skal desuden kunne se, hvor godt vi følger tiden for TAKT
Det betyder, at der skal være Visual Management for
•
•
•
•
belastning
prioritering
opfyldelse af kundebehov
produktivitet
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
59
26
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Eksempel - administration
Fremtidig værdistrøm
Alle rettigheder tilhører DI
60
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Fra nuværende værdistrøm til
fremtidig
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
61
27
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
4: Kundebehov?
Find potentialet
2: SLA?
1: Korrekt
information
fra start?
3: Visuel
styring?
5: Baggrund
for
tidsvindue?
6: Kunne
disse
forstyrrelser
undgås?
Alle rettigheder tilhører DI
62
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Forbedringer 1
2: Jævn
arbejdsfordeling.
Supermarked.
Trækstyring
1: Standardskabelon
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
63
28
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
Forbedringer 2
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
4: Visuel
styring
3: Tjek af
restancer
5: Undersøge
kortere
tidsvindue
Alle rettigheder tilhører DI
64
Leanrejsen En guide til leanledelse
Forbedringer 3
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
7: Data på kundeforespørgsler –
hvordan undgås
de?
6: Tillægsordrer standardskabelon
Gennemløbstid
reduceret fra 8,6
til 5,8 dage
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
65
29
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Forbedringer - samlet
Alle rettigheder tilhører DI
66
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
FØR
EFTER
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
67
30
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Bliv inspireret til den fremtidige værdistrøm,
som udarbejdes efterfølgende
Gå til genba
Alle rettigheder tilhører DI
68
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Problemer gøres synlige
• Problemer løses så tidligt som muligt
• Problemer skal derfor gøres synlige tidligt
• Ryk synliggørelse af problemer til venstre i værdistrømmen
• Brug tiden til at håndtere problemet - undgå brandslukning
• Hold altid kunden skadesløs
• Fjern altid årsagen til problemet
• Planlæg, hvor afvigelser gøres synlige i Fremtidig værdistrøm
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
69
31
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Er vi på planen?
Gå til centrum for processerne og besvar følgende:
1. ER VI PÅ PLANEN?
- Hvor kan vi se det
2. HVOR ER PROBLEMET?
- Hvor kan vi se det
3. HVAD ER DER GJORT FOR AT
SKÆRME KUNDERNE FOR
PROBLEMET?
- Gå til problemet
og se
4. HVEM HAR TAGET PROBLEMET? - Hvor kan vi se det
5. HVORNÅR ER DET LØST?
- Hvor kan vi se det
Alle rettigheder tilhører DI
70
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Grundlaget for fremtidig værdistrøm
Gå til genba:
1.
Find spild (potentiale for forbedringer)
2. Supplér VSM med observationerne
3. Besvar de fem spørgsmål på den foregående side
4. Notér, hvor svarene skal kunne findes og indbyg det i den fremtidige værdistrøm
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
71
32
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Udarbejdelse af fremtidig værdistrøm
Efter opdatering af VSM med resultatet af Gå til genba:
1.
Markér potentiale for forbedringer i VSM (spild fjernes)
2. Find bedre løsninger, som fjerner spildet
3. Find en bedre proces uden det erkendte spild
4. Tegn den forbedrede proces -> fremtidig værdistrøm
5. Markér i den nye værdistrøm, hvor informationerne, som giver
svaret på de fem spørgsmål, findes
6. Fastlæg rækkefølgen for forbedringerne fra VSM til fremtidig
værdistrøm
Alle rettigheder tilhører DI
72
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Go genba - indfør forbedret proces
Fordel opgaver mellem deltagerne:
• Beslut det fremtidige procesflow
• Etablér de enkelte delprocesser
• Find egnede parametre til at måle processerne med
Aftal, hvornår dette arbejde skal være afsluttet.
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
73
33
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Huskeliste til VSM – Fremtidig værdistrøm
1. Producér til TAKT-tid
2. Produktion til kundeordre
3. Etablér kontinuerligt flow
4. Brug et supermarked, hvor enkeltstyksproduktion ikke er muligt
5. Planlæg kun for én proces - ”pace maker”
6. Udjævn produktionsmikset ved pacemakeren
7. Balancér produktionsvolumen ved pacemakeren
8. Identificér de nødvendige procesforbedringer for at skabe flow,
som beskrevet i den fremtidige værdistrøm
Alle rettigheder tilhører DI
74
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Fandt I potentiale?
3. Passiv
information
2. Forsinkelse
1. Uudnyttet
information
4. Unødvendige
ekstra trin
5. Kø
6. Information
undervejs
8. Ingen procesforbedringer
7. Mangelfuld
information
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
75
34
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Lav en præsentation af forslaget
• Forslaget til et nyt flow præsenteres
• Alle deltagere præsenterer hver en del af arbejdet
• Lav en præsentation på en flipover eller på anden vis
• Gennemgå de væsentligste idéer til forbedringer, som er uden for
denne kaizenevent
• Lav en liste med disse idéer
Alle rettigheder tilhører DI
76
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Hvis det er en del af FAS eller SAS, da
udelades dette og der springes tilbage til
FAS eller SAS dokumentet
Handlingsplan og A3-skema
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
77
35
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
Handlingsplan for Fremtidig
værdistrøm
• Ud fra den valgte rækkefølge, kan der laves en plan for
implementering af Fremtidig værdistrøm
• Terminerne skal være så korte, at planen er realiseret i løbet af
30 dage (max. 90 dage)
• A3-skemaet er et eksempel på et format for en handlingsplan
Alle rettigheder tilhører DI
78
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
A3 bygger på PDCA-cirklen
A3
Tema
Svær
Let
Kort Lang
Skemaet er beskyttet med pasord: DI
1 – Problemformulering
7 – Handlingsplan
Aktivitet
2 – Udgangspunkt
Ansvar Dato
Plan
Effekt
Status
Do
3 – Problemanalyse
Plan
Check
8 – Opfølgning og standardisering
4 – Mål
5 – Interessenter
9 – Korrigerende handlinger
6 – Omkostninger, investeringer og hurtige forsøg
Dato
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
Ejer
Act
Involverede
79
36
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
A3 bygger på PDCA-cirklen
A3
Tema
Svær
Let
Kort Lang
Skemaet er beskyttet med pasord: DI
1 – Problemformulering
7 – Handlingsplan
Aktivitet
Ansvar Dato
Effekt
Status
2 – Udgangspunkt
3 – Problemanalyse
8 – Opfølgning og standardisering
4 – Mål
5 – Interessenter
9 – Korrigerende handlinger
6 – Omkostninger, investeringer og hurtige forsøg
Dato
Ejer
Involverede
Alle rettigheder tilhører DI
80
Leanrejsen En guide til leanledelse
Version
2015-07-21
VSM-a - Fase 2
A3 bygger på PDCA-cirklen
A3
Tema
Svær
Let
Kort Lang
7 - Handlingsplan
1 - Problemformulering
Aktivitet
Ansvar Dato
Effekt
Status
2 - Udgangspunkt
3 - Problemanalyse
8 - Opfølgning og standardisering
4 - Mål
5 - Interessenter
9 - Korrigerende handlinger
6 - Omkostninger, investeringer og hurtige forsøg
Dato
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
Involverede
Ejer
81
37
VSM-a - Fase 2
Version: 2015-07-21
Leanrejsen En guide til leanledelse
VSM-a - Fase 2
Version
2015-07-21
Handlingsplanen i A3-skemaet
Den besluttede handlingsplan udarbejdes i A3-skemaet
• A3-skemaet er et dokument, som samler alle væsentlige
informationer i ét dokument
• På bagsiden af skemaet kan laves opfølgning i tabeller og grafer
udført i hånden
• Skemaet er et dokument til at fastholde de indgåede aftaler
• Skemaet opdateres derfor løbende under udarbejdelsen, så alle
interessenter kan genkende de indgåede aftaler
Alle de indsamlede informationer indsættes i A3-skemaet, som
oplæg til aftaler med interessenterne.
Alle rettigheder tilhører DI
Copyright by DI
82
38