2015-04-22 HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN ANVISNINGAR TILL BLANKETT ”LEX SARAH UTREDNING ENLIGT 14 KAP. 3 § SOL MED ANLEDNING AV INKOMMEN LEX SARAH-RAPPORT” Detta dokument vänder sig till dig som utreder lex Sarah-rapport. Glöm ej att ange dnr./löpnr./regnr. från MC – samma nr. som den avvikelsen som utgör en lex Sarah-rapport. Innan utredning påbörjas görs en bedömning om utredning ska inledas eller ej. Om det snabbt kan konstateras att rapporten uppenbart inte rör ett missförhållande/påtaglig risk för missförhållande enligt lex Sarah kan rapporten i sådant fall avskrivas av enhetschef i samråd med utsedd stödperson, med ett ställningstagande att inte inleda utredning. Händelsen hanteras vidare enligt riktlinjen för avvikelsehantering, se mall Svar till en avvikelserapport. Om det rör sig om lex Sarah ska utredning påbörjas omgående och bedrivs mycket skyndsamt. Utredningarna prioriteras - får ej bli ”liggande”! Ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande som har rapporterats ska dokumenteras, utredas och avhjälpas eller undanröjas utan dröjsmål. Enhetschefen för berörd verksamhet utför lex Sarah-utredningen. I utredningsarbetet skall enhetschefen ta stöd av stödperson. Den som gör en lex Sarah-utredning bör uppfattas så neutral och opartisk som möjligt och får inte agera på sådant sätt att dennes objektivitet kan ifrågasättas. I övrigt se rubriken ”Jäv eller liknande situationer”. I blanketten finns olika rubriker och frågor. Dessa fungerar som vägledning och stöd inför utredningsarbetet. Hur omfattande utredningen behöver vara beror på vad som har rapporterats. Utredningen behöver inte vara mer omfattande än vad omständigheterna kräver. Enhetschefen klarlägger händelseförloppet och påverkande faktorer t.ex. genom att gå igenom aktuell dokumentation, ibland finns arbetsmaterial som inte förts in i Magna Cura de kan vara av vikt, kompletterande fakta. Vid behov kan möten med berörda såsom personal, kunden, anhöriga äga rum med utgångspunkt i stödfrågorna i blanketten. Det kan vara lämpligt om personal lämnar skriftliga redogörelser för att minimera risker för missuppfattningar. Dessa bifogas utredningen som bilaga. Utifrån händelsens karaktär erbjuder enhetschefen adekvat stöd samt ger information om händelsen, utredning/beslut, åtgärder m.m. till kund som är utsatt för missförhållande eller risk för missförhållande. Anhörigperspektivet ska beaktas inom ramen för gällande lagstiftning om tystnadsplikt och sekretess, ex erbjuder samtal. Insatser/åtgärder som rör kund vidtas med kunds samtycke. I de flesta fall är muntlig information lämplig, eftersom kund då får möjlighet att ställa frågor. Om du måste ange enskilda medarbetares namn i utredningen, ska du göra det via initialerna. Enhetschefen ger adekvat stöd och information till den personal som berörs av rapporten. I förekommande fall t ex vid arbetsrättsliga åtgärder underrättas berörd facklig organisation. OBS! Skrivutrymmet och andra frågor av vikt för utredningen anpassas till ärendets karaktär. För varje uppgift som dokumenteras under utredningen ska det framgå: 1. vilket datum uppgiften dokumenterades, 2. varifrån uppgiften kommer, 3. vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar, och 4. vem (namn och befattning eller titel) som har dokumenterat uppgifter 5. Stäm av dina anteckningar med de som lämnat uppgifter så uppgifterna är korrekt uppfattade. 1 (4) 2015-04-22 HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN 1. BAKGRUND Det är viktigt att bakomliggande orsaker till missförhållandet identifieras på systemnivå. Syftet med utredningen är inte att peka ut syndabockar, utan att förstå varför det kunde inträffa i verksamheten. På så sätt kan verksamheten förhindra att något liknande inträffar igen. Under denna rubrik ska en rad frågor besvaras: Vad har det rapporterade missförhållandet eller risken för missförhållande avsett? Vad har hänt? När och hur har det uppmärksammats eller inträffat? Varför hände det? Ange de orsaker till missförhållandet eller risken för ett missförhållande som har identifierats. Vilka konsekvenser har missförhållandet eller risken för missförhållande fått eller kunde har fått för kund? Har händelser av liknande art inträffat tidigare och i så fall varför det har inträffat igen? När? Vad hände? Polisanmälan? Om missförhållandet bedöms vara brottsligt fattas beslut om polisanmälan av enhetschefen efter information med kund eller dennes företrädare med beaktande av sekretess. Arbetsrättsliga åtgärder. Om arbetsrättsliga konsekvenser uppkommer ska den arbetsrättsliga utredningen hanteras för sig av HR tillsammans med chef och i samverkan med facket när situationen kräver. Vilka kontakt har tagits? Vad kom fram vid dessa samtal? Hur ser kunden och i förekommande fall närstående, god man/förvaltare på det som rapporterats? Här redovisas deras uppfattningar var för sig. Ange vem säger vad, datum och stäm av så uppgifterna är korrekt uppfattade. Hur ser andra berörda på det som rapporterats och det som har kommit fram under utredningen? T.ex. den personal som rapporterat, den eller de som enligt rapporten utsatt någon för missförhållandet, biståndshandläggare, sjuksköterska m.m. Det gäller samma princip som ovan: Ange vem säger vad, datum och stäm av så uppgifterna är korrekt uppfattade. Kompletterande dokument till utredningen t.ex. ett läkarintyg, kopia av individuell genomförandeplan? T ex: Bilaga 1 inkommet brev med klagomål/synpunkter (Åsikter); Bilaga 2 Lex Sarah rapport; Bilaga 3 personalens redogörelser; Bilaga 4 mejlkorrespondens med kund och anhöriga; Bilaga 5 genomförandeplan. 2. VIDTAGNA OCH PLANERADE ÅTGÄRDER Vilka åtgärder har vidtagits samt tidpunkt för dessa? Ange omedelbara åtgärder. Vad kommer att göras på kort sikt? Vad kommer att göras på längre sikt? Enhetschef ansvarar för att omedelbart vidta åtgärder för att undanröja missförhållandet/risk för missförhållandet samt förhindra att konsekvenserna förvärras. Enhetschefen redovisar vidtagna omedelbara, andra åtgärder som vidtagits utöver de omedelbara åtgärderna och planerade åtgärderna under denna rubrik. De åtgärder som vidtagits eller planeras i verksamheten för att förhindra att liknande situation uppkommer igen ska framgå t.ex. förändringar i metoder/arbetssätt, förändrade rutiner. 3. UPPFÖLJNING AV HÄNDELSEN SAMT ÅTGÄRDER - ÅTERKOPPLING Av utredningen ska det tydligt framgå när uppföljning ska ske. En uppföljning får dock ske senast inom tre månader från att utredningen är avslutad. Enhetschefen anger datum för uppföljning och ansvarar för att följa upp åtgärderna. 2 (4) 2015-04-22 HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN OBS! När enhetschefen gör uppföljning, vid det datum som angavs i utredningen, ska resultatet (dvs. uppföljning av händelsen huruvida de planerade åtgärderna är genomförda liksom om liknande händelser inträffat igen) återkopplas till närmsta chef då även stödpersonen ska vara med. Uppföljningen ska dokumenteras och bifogas till respektive lex Sarah-ärende. 4. BEDÖMNING När samtliga delar i utredningsblanketten är utförda, fram till rubriken Bedömning, och missförhållanden/påtaglig risk för missförhållanden är undanröjda och tillräckliga åtgärder är vidtagna ska den som gjort utredningen i samråd med stödperson samt enhetschefens närmsta chef göra en bedömning gällande följande: a. Händelsen avser inte ett missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande, enligt lex Sarah, det vill säga om det rapporterade inte innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. b. Det rapporterade avser ett missförhållande/påtaglig risk för ett missförhållande men inte av sådan art att det kan leda till en anmälan till IVO. c. Det rapporterade kan ha inneburit allvarligt missförhållande/påtaglig risk för allvarligt missförhållande. I regel handlar det om avvikelser med risk 3. Myndighetsenhetens utsedda medarbetare kontaktas och samtliga handlingar till exempel utredning, lex Sarah rapport och andra tillhörande handlingar lämnas till myndighetsenhetens utsedda medarbetare. Den har rätt att begära kompletteringar av berörda och har att bedöma om händelsen utgör allvarligt missförhållande/påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande eller inte samt fylla i resterande delar i utredningsblanketten: Bedömning, Beslut och Delgivning. Om anmälan görs till IVO tar myndighetsenhetens utsedda medarbetare över ärendet tills det avslutas hos IVO och underrättar berörda om anmälan (t ex ledningsgruppen, hemvårdsnämndens ordförande, hemvårdsnämnden vid nästkommande sammanträde, kund). OBS! Ange vem, befattning och namn som deltog vid bedömningen samt datum. 5. BESLUT I kommunen är det en medarbetare som med stöd av delegation från nämnden fattar beslut om att avsluta ett ärende. Hos privat utförare är det den som bedriver verksamheten som bestämmer vem som avslutar utredningen med ett ställningstagande. En utredning avslutas genom beslut enbart när missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden är undanröjda och tillräckliga åtgärder är vidtagna. Beslut om att utredning avslutas fattas av enhetschefens närmsta chef på anmodan av den som gjort utredningen i samråd med utsedd stödperson när det gäller a och b. Vid c fattas beslut om att utredningen avslutas av förvaltningschefen på anmodan av myndighetsenhetens utsedda medarbetare. Se Delegationsordning samt Vidaredelegation. OBS! Det är enhetschef för berörd verksamhet som ansvarar för utredningsarbetet och ser till så alla rubriker i avsedd blankett inkl. Bedömning och Beslut är ifyllda. Utredningen ska vara helt komplett. Detta förutom när det gäller allvarliga missförhållanden/påtaglig risk för allvarliga missförhållanden då myndighetsenhetens utsedda person tar över ärendet och slutför Bedömning, Beslut och Delgivning, samt ev. anmälan och resterande arbetsmoment som uppkommer i samband med anmälan till IVO. 3 (4) 2015-04-22 HEMVÅRDSFÖRVALTNINGEN 6. DELGIVNING/ERBJUDEN DELGIVNING AV SLUTFÖRD UTREDNING Den som slutför utredningen (enhetschef förutom vid allvarliga missförhållanden/påtaglig risk för allvarliga missförhållanden då utredningen avslutas av myndighetsenhetens utsedda medarbetare) fyller i datum för delgivning. Med delgivning avses när och till vem/vilka utredningen inkl. lex Sarah-rapporten, ev anmälan delgivits eller erbjudits att ta del av handlingarna. Vem/vilka som ska ta del av slutförd lex Sarah varierar beroende av ärendets karaktär. Om lex Sarah avser enbart en enskild kund har den rätt att ta del av utredningen/rapport/anmälan. En grund fråga är vilka som berörs av det. OBS! Samtliga handlingar som inkommer (ex rapport, brev från anhöriga, beslut från Socialstyrelsen m m.) eller upprättas (t ex utredning, anmälan till IVO, svar/kompletteringar till IVO m.m.) ska diarieföras /registreras. Viktigt att enhetschefen, när ett lex Sarah-ärende är slutfört, kontrollerar tillsammans med utsedd stödperson att ärendet är komplett så samtliga handlingar finns i avsedd elektronisk mapp. Se även rubrik Förvaring av Lex Sarah-ärenden. 4 (4)