1. No category

1 av 7
YTTRANDE
2015-02-06
Tekniska nämndens yttrande över revisionens
granskningsrapport - efterlevnad av riktlinjer för
tjänsteresor
1. Beställning av tjänsteresor av upphandlade leverantörer
Tekniska nämndens verksamheter, dvs. Fastighet, Gator och parker, Brandförsvar och
säkerhet, IT samt Städ och verksamhetsservice följer de riktlinjer som gäller för
bokning av hotell och resor som gäller för kommunen och använder av kommunen
upphandlad leverantör som är Resia.
Ett förbättringsområde är att det inte finns några tydliga krav på hur ett godkännande
av närmsta chef skall inhämtas eller dokumenteras. Det är en fråga för kommunens
personalfunktion att tydliggöra.
Det kan se olika ut inom de olika verksamheterna hur detta går till idag. Inom Gator
och parker tar medarbetare upp förfrågan om att genomföra en tjänsteresa med
närmaste chef, är resan förenad med övernattning tas den upp för beslut i styrgrupp.
Städ- och verksamhetsservice reser i mycket ringa omfattning och beställer resor,
hotell mm av upphandlad leverantör. Alla resor ska planeras i utbildningsplanen och
godkännas av närmaste chef. Inga övriga resor genomförs.
2. Användande av privat bil
Fastighet har enligt kommunens direktiv minskat ned utbetalning av reseersättning för
privatbil som idagläget är i stort sett noll (en privatbil som används i tjänsten som har
handikapptillstånd) till förmån att använda leasade bilar i tjänsten.
Gator och parker använder inte längre privat bil i tjänsten.
2 av 7
Brandförsvar och säkerhet använder en del privata bilar i tjänsten men det är enbart
för RiB-anställd personal (deltidsbrandmän) som inte har tillgång till tjänstebilar vid de
resor de företagit.
De två cheferna inom Städ- och verksamhetsservice som har sina kontor i
kommundelarna har fått ersättning för resor till Umeå, när de är kallade till möten eller
utbildningar, eftersom det inte finns några alternativ. Kommundelarna har inga
hyrbilar. För övrigt betalar Städ- och verksamhetsservice inte ut några reseersättningar
för privat körning i tjänsten.
3. Användning av kommunens egna leasade bilar
Fastighet
Fastighet har i dag 67 leasade bilar som till största del används i fastighetsdrift
och byggservice, som även är utrustade med verktyg och annan nödvändig
utrustning.
Sju fordon används gemensamt av projektledare, förvaltare, besiktningsman
samt övrig administrativ personal. Det är minst två personer på varje tjänstebil
som samsas och när det inte synkar ihop används bilpool. Ett antal busskort har
delats ut, (3st) men används ytterst sparsamt. Sommartid används fastighets elcykel frekvent samt egna cyklar.
Tjänstebilarna skapar den tillgänglighet som fastighet och fastighets kunder
kräver, dock kommer flera inte att uppnå 1000 mil (44 procent). De flesta av
fastighets leasade bilar körs relativt korta sträckor, ofta i centrala Umeå med
korta inställelsetider och tidsmässigt svårbedömda ärenden i fastigheterna
kopplat till felanmälan, byggproduktion, skadehantering (riskhantering).
Fordonen är arbetsredskap för hantverkare och driftpersonal viket gör det
mycket svårt att uppfylla 1000 milskravet. Att ta utrustning på en cykel är inget
alternativ. Däremot strävar fastighet efter bästa möjliga miljöalternativ. Valet är
att återgå till reseersättning med privatbil om man vill få bort bilar som rullar
mindre än 1000 mil och då faller kommunens riktlinjer att styra användningen
av tjänsteresor mot de långsiktiga målen; effektivitet, miljöanpassning, säkerhet
och föredöme.
Fastighet följer de riktlinjer som ställs på tjänsteresor förutom 1000milsgränsen.
3 av 7
Gator och parker
Gator och parker har 23 leasade bilar. De används dagligen av personal inom
park- och gatudrift, som har ett antal servicebilar och av arbetsledare som är
ute på fältet. Service/ skåpbilarna används som arbetsredskap, och är utrustade
med verktyg och annan utrustning. För projektledare, trafikingenjörer och
trafiktekniker m fl. finns en intern bilpool med fem bilar som delas av 20-talet
medarbetare. Bilarna har viss extra utrustning, t.ex. för avstängning. Ett antal av
Gator och parkers bilar är särskilt utrustade för att kunna användas i
trafikmiljöer, med ljusbågar osv. Denna utrustning är nödvändig för
medarbetarnas och medborgarnas säkerhet.
Gator och parker använder dessa 23 bilar till ca 12 000 resor per år och 28 468
mil/år, vilket blir mer än 1000 mil i snitt per bil. Idag går fem bilar under 1000
mil per år vilket förklaras av att de körs många men ofta relativt korta resor
samt säsongsvariation. Då behoven ökar sommartid pga. högsäsong för
parkdrift och projekt är det svårt att hitta leverantörer som kan fylla behoven
under kort period till rimlig kostnad.
Cykel och även elcyklar används frekvent för de uppdrag där det är lämpligt. Vid
anskaffningen av bilarna följs alltid kommunens riktlinjer och för Gator och
parker är det viktigt att vara föredömliga i vårt agerande. Vid nyanskaffning av
bil väljs alltid miljövänliga alternativ där utvecklingen på området följs, vilket är
naturligt inom Gator och parkers verksamhet.
Brandförsvar och säkerhet
Brandförsvar och säkerhet har ett antal småbilar ”personbilar” som används
dels för tjänsteresor i det administrativa arbetet och dels som en resurs i
räddningstjänstverksamheten och en del av dessa fordon får ett lågt antal
körda mil per år. Behov av egna fordon föreligger också eftersom det uppstår
behov med kort varsel för akuta besök för att lämna snabb service. Dessa
fordon ingår som en bilpool inom brandförsvar och säkerhet och bokas via
internt bokningssystem i Outlook och används därför av samtlig personal vid
behov.
Brandförsvar och säkerhet har behov av att ha en viss volym fordon för
räddningstjänstverksamheten och kan därmed inte nyttja bilpoolerna. Vissa
fordon flyttas mellan de olika funktionerna och brandstationerna beroende på
de behov som uppstår. Att leasa dessa fordon i tre år är en omotiverad hög
4 av 7
kostnad map på de körda milen. Brandförsvar och säkerhet har dessutom
möjligheter att själva sköta underhåll av fordonen och ser därför fördelar med
att köpa dessa fordon istället för att leasa dem. Brandförsvar och säkerhet
leasar ett fordon.
IT
Tjänsteresor map utbildning, träff med andra organisationer och liknande sker i
rätt ringa omfattning på IT. IT har mer arbetsresor, där bilarna är både ett
transportverktyg för personalen och den utrustning de behöver.
Inom it- funktionen IT-support arbetar idag drygt 25 personer som svarar för
support till alla grund- och gymnasieskolor, socialtjänstens verksamheter och
alla administrativa verksamheter inom Umeå kommun.
På gymnasieskolorna och kommundelarna finns utplacerad personal. Övriga
områden, d v s alla grundskolor, socialtjänstens alla utlokaliserade
verksamheter och alla utlokaliserade administrativa verksamheter kräver
tillgång till bil för att kunna utföra den support IT har lovat.
Det uppdrag som IT har är också att säkerställa, konfigurera och åtgärda
kommunikations- och telefoniproblem. Där är det geografiska området ännu
större och omfattar även gymnasieskolor, kommundelar och till viss uträckning
även kranskommunerna.
IT har idag 7 leasingbilar som delas av drygt 20 personer, alla med uppdrag
inom arbetsplats och kommunikation. Även om IT inte kör väldigt långt
milmässigt innebär mängden supportärenden och att det ofta måste
transporteras datorer, skärmar eller kommunikationsutrustning och det är svårt
att lösa det utan bil. Även ett supportärende slutar ofta med att utrustning
måste tas med tillbaka.
Med ett mindre antal bilar kan IT inte upprätthålla den service som finns idag
och det är inte realistiskt att antal bilar är det som ska sätta nivån på itfunktionens tillgänglighet och effektivitet. De olika insatserna tidsmässigt på
alla ärenden gör också att det är svårt att samåka. IT har inte personal som kan
sitta och vänta ute på en skola för att bli upphämtad av någon annan.
Städ- och verksamhetsservice
5 av 7
Städ och Verksamhetsservice har 11 tjänstebilar samt en egen ägd bil, vilken
köptes in av SKD innan verksamheten togs över. Bilarna används av
ambulerande städgrupper, tekniker som arbetar för Socialtjänsten med
utrustning och hjälpmedel och medicin, reparatör som sköter Städservice
maskinpark, en liten kontorsbil som används av kontorspersonalen och poolen
vid behov, samt vaktmästare i Holmsund och Sävar.
Städ- och verksamhetsservice har noga övervägt alternativ till bil men dessa
bilar transporterar utrustning, maskiner samt flyttar mellan objekt och besöker
alla kommunens verksamheter, vilket gör att alternativa möjligheter saknas.
Den stora grupp som har tjänstebilar är Städservice pool, som arbetar
ambulerande i hela kommunen. Där har antalet bilar minskats ner högst
väsentligt och det är alltid två personer/bil som åker och de skjutsar även ut
varandra till olika objekt. Det är sju personer som delar på tre bilar.
I Umeå finns möjligheten att hyra bil via miljöbilpoolen eller använda den gratis
elbil som bokas via receptionen så det finns alternativ till tjänstebil. Det finns
även en tjänstecykel och det går att låna cyklar via receptionen.
Städ- och verksamhetsservice ställer krav på att alla bilar ska köras minst 1000
mil per år. En test av en gruppbil planeras, eftersom två grupper inte når upp till
kraven på 1000 mil. Testen ska sättas igång i mars 2015. Det innebär att man
delar dagen med för- och eftermiddagsnyttjande av bilen.
Städ- och verksamhetsservice har många grupper som har tjänstgöring på flera
ställen i kommunen men planerar dessa tjänster så att det är möjligt att gå,
cykla eller åka kommunalt.
Det finns behov av de tjänstebilar Städ- och verksamhetsservice idag leasar.
Samtidigt finns intresse av att undersöka andra möjligheter med vissa av
bilarna, exempelvis gruppbilar med andra verksamheter.
4. Effektivisera och optimera kommunens fordonspark
Kommunens arbetsutskott (KSAU) fattade 2012 beslut om att effektivisera och
optimera kommunens fordonspark genom att ersätta fordon som kör mindre
än 1000 mil per år med mer hållbara lösningar.
6 av 7
Tekniskanämndenbeslutade2013-02-16 § 17 om att nuvarandemiljöbilspool
succesivtskaersättasav elbilar, elhybrider eller biogasbilar.Eninformation
skeddei tekniskanämnden21 november2013 och därefter har beslutet följts
upp och implementeratsi respektiveverksamhetinom tekniskanämnden.
Av de 23 leasadebilar som finns inom Gator och parker är fyra (snart fem)
elhybrider.Allt eftersom avtalen(3-års leasingavtal)går ut, ersättsde i den mån
det är möjligt med elhybrider.Påsikt är målet att ungefärhälften av alla
leasadebilar skavara elhybrider.Det går dock inte att byta ut alla, eftersom
inte alla elhybridersom finns på marknadenidag uppfyller de krav som Gator
och parker har på sinabilar. Endel servicebilarbehövervara bensindrivnaför
att ha kapacitetatt kunnadra släpvagnarosv.
Parkdrifteninom Gator och parkerägerdessutomfem elbilar. De första köptes
in för ett par år sedan,den senasteköptesin i hösten 2014. Gator och parker
strävaralltid efter att göra det bästamiljövalet oavsettom det rör sig om
leasadebilar, egnabilar eller användandemiljöbilspool.
Städ- och verksamhetsserv
ice har för närvarandetvå elbilar. De fungerarbra i
det stora hela men det har visat sigvara svårt att laddadem ute i kommunens
verksamheter,så en vissrädslahar uppkommit hos förarna när batteriet varit
lågt laddat och det har varit kallt ute. Förarna är inte helt positivatill elbilar pga.
detta. Vid någratillfällen har man tvingatsavbrytaarbetsdagen.När det är
varmt är det inga problem. Problemenhar alltid uppstått vid strängkyla. Städoch verksamhetsservice
ser positivt på att byta till hybrider som skulle
undanröjaovanståendeproblem eller elbilar med längrebatteritid.
IT upphandlarenligt kommunenspolicy via upphandlingsbyrån,vilket innebär
olika typer av miljöbilar.
5. Värdering av risker om dessa mål inte uppnås – kopplat till
tjänster esor och hållbart resande.
7 av 7
Tekniska nämnden vill framhålla att den största miljöeffekten är att bilarna
faktiskt körs så lite som möjligt och då bör en diskussion tas upp om en skarp
1000 mils-gräns är den bästa lösningen.
Fordon tillgängliga för de tekniska verksamheterna är en förutsättning för att
de ska kunna bedrivas, och kommer att behövas oavsett om de rullar mycket
eller lite för att klara av de olika åtaganden som de verksamheter tekniska
nämnden har.
Tekniska nämnden anser det angeläget att skilja de resor där bilen är ett
arbetsredskap från personresor då förutsättningarna är annorlunda. För rena
personresor är tekniska nämnden positiv till samordning, vilket också kan ge
andra fördelar, t ex en enhetlig gestaltning av kommunens bilar.
Gator och parker samt Fastighet ser också att det kan vara svårt att byta ut alla
leasade bilar mot elhybrider, elbilar eller biogasbilar i dagsläget då marknaden
inte uppfyller de krav som verksamheterna ställer på sina servicebilar.