MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt 2014-2015 Arbeidsgruppe for studie og forskerutdanning Referat fra møte 3.12.14 Til stede: Oddfrid K. Førland, Hege Ommedal, Terje Finnekås, Kristin Kalvik, Mari Garaas Løchen, Sverre Grødem, Camilla Hanquist Stokkevåg, Kari Fladmark Andre: Kaia Nepstad (sentralt prosjekt) Forfall: Eli N. Høie Referent: Kristine Breivik 1. Orientering: Hva har skjedd siden sist?       Helge har holdt presentasjon for styringsgruppen for det sentrale organisasjonsutviklingsprosjektet. Strategiprosessen har fått egne nettsider, og torsdag 27. november ble det avholdt allmøte om prosessen. Administrativt utviklingsprosjekt ble omtalt som et viktig delprosjekt i strategiprosessen. Formøte om internasjonalisering (Kristin, Kaia, Oddfrid) Hege planlegger å sende ut invitasjon til lunsjmøte tverrfaglige studieprogram (28.januar 2015). Fullføring notat om tverrfaglige studieprogram pågår, kommentarfrist 5. desember. Notatet planlegges oversendt Harald W og Eli uke 50. Kontakt vitenskapelige – utsendte spørsmål Det er sendt ut forespørsel om innspill fra vitenskapelige sparringpartnere, svarfrist 9. desember. Fra vår gruppe lyder spørsmålene: FORSKERUTDANNING  Hvilken administrativ støtte trenger du som veileder/kandidat i opptaksprosessen til PhDprogrammet?  Hva kan administrasjonen bidra med for å gi best mulig oppfølging av phd-kandidater underveis? 2. Hovedtema: Internasjonalisering Oddfrid innledet med en oppsummering om status. Viktigste momenter (Oddfrid og alle):      Veldig lite faglig oppfølging Mangler faglig forankring Forsker til forsker gir faglig forankring, studieadministrasjonen tilrettelegger og kvalitetssikrer De vitenskapelige har mye arbeid knyttet til ustandardiserte opplegg – viktig at vi arbeider frem strømlinjeformet opplegg. Vil uansett være mulig å reise ut på grunn av Lånekassens gode ordninger, dersom en søker permisjon fra studiet. Vi må rydde opp i avtaleskogen o Kan vi komme med råd til hvordan dette skal skje? o Administrativ infopakke, tall og fakta o Sjekkliste før inngåelse av avtaler o Vi bør gå vie studiestyret 2              Raushet ovenfor samarbeidspartnere – faglig forankring sikret I dag er det oppfølging av enkeltavtaler som tar tid Noen institutter er kommet langt i å lage gode standardopplegg for sine studenter (eks Kjemisk institutt) Vi må ha bredde i tilbudet av relevante kurs, men vi kan allikevel spisse tilbudet betydelig De er våre studenter også når de er ute Studentene krever faglig kvalitetssikret opplegg Vi bør tilby standardiserte opplegg, og la studentene selv ta ansvar for spesialtilpasningene Volum har sterkere fokus enn faglighet Paraplyavtaler på UiB-nivå? De tverrfaglige programmene kan alliere seg med flere institutter/fagmiljøer – trenger ikke egen avtaleportefølje Fakultetet hadde bedre beredskap tidligere: en stilling falt bort, samtidig som flere oppgaver ble delegert Erfaringsdeling viktig. Internasjonal blogger i gang på studentbloggen Påstand: Internasjonalisering ikke prioritert ved UiB De administrative rutinene må gjennomgås – hvem har ansvar for hva?          Verdensrommet er savnet, mye burde vært sentralisert Er et område hvor stordriftsfordeler kan oppnås Ønsker klar ansvarsfordeling mellom nivåene, jfr survey Ønsker en kontaktperson for studentene Profesjonell støtte: Faglig og praktisk Internasjonal skranketjeneste for ansatte og studenter (mange spørsmål er felles) Servicesenter for utenlandske arbeidstakere må styrkes Webtjenestene bør bedres, mye informasjonsmateriell kunne vært samlet der UiO har egen «Seksjon for internasjonal studentutveksling» - bør vi prøve å få til telefonmøte med dem i januar? Fra oppsummerende diskusjon:      Internasjonaliseringsbegrepet må defineres Vi må få oversikt over alle oppgaver og oppgaveansvarlige (Kaia har oversikt som skal brukes i sentralt prosjekt) Profesjonell støtte og høy kompetanse viktige stikkord Stemmer kartet som tegnes på nettsidene? (Sverre tester ut fellesadressen på nett) Spørsmålene/løsningene må sendes videre oppover (skal vi bruke oppfordring eller bestilling?). Viktig å bruke Elisabeth og Kaia som er våre representanter i sentralt prosjekt To viktige grunnprinsipp: 1. Det skal kjennes trygt å reise ut 2. Oppholdet skal ha faglig forankring Internasjonalisering må bli et nøkkelpunkt i gruppens endelige rapport. 3 3. Organisering – hvordan jobber vi videre med dette? Mangelfulle notater Kristine – rettes opp på nyåret. Satt opp som diskusjonstema i uke 2. 4. Plan for videre arbeid Detaljert tidsplan Arbeidsgruppe for studie og forskerutdanning Tidspunkt Hendelse 29.sep Oppstartsmøte med gruppeledere Aktivitet/Organ Status AAnsvarlig KB Fullført 02.des 16.des AGL KB Forberedelser Referansegruppe, 2-3 fra hvert institutt - foreslått av Planlagt instituttlederne. Frist 9.desember. Planlagt Planlegge fellessamling. Felles disposisjon. PG/AG JG Bestilt KB AG AGL AG AGL AG AGL AGL Planlagt Innkalt Innkalt Innkalt Planlagt 17.des 22.des Uke 2 Uke 4 Uke 5 02.feb "Høring" ut til vitenskapelig ansatte Gruppeledermøte Julemøte Arbeidsgrupper og Prosjektgruppe. Status og Quickwins. Oppgaver i grenseland. Sende innkalling og dokumenthenvisning hva har vi gjort så langt. Møte i arbeidsgruppen Møte i arbeidsgruppen Rapportmøte i arbeidsgruppen Frist for oversending av rapport Fellestema - gruppearbeid 5. Ymse Hvordan går vi videre med purring på «Paraplyvisning»? Eli tar dette opp med prodekan for undervisning. Bergen 22. desember 2014 Kristine Breivik