Om meldeplikt til personvernombudet ved NSD
Gjør deg kjent med sidene: http://www.nsd.no/personvern/


Alle forskningsprosjekter der en underveis i prosjektet gjør bruk av
personopplysninger skal meldes til personvernombudet for forsking hos Norsk
samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD) på eget meldeskjema senest 30 dager før
datainnsamlingen starter.1 Meldeskjemaet finnes på http://www.nsd.no/personvern/
Hva er personopplysninger?
o Opplysninger som direkte kan identifisere enkeltpersoner (som navn,
personnummer eller fotografi.)
o Opplysninger som indirekte kan identifisere enkeltpersoner (en kombinasjon
av opplysninger som f. eks alder, kjønn, stilling og bosted. Stemmer på
lydopptak kan også være en indirekte personidentifiserende opplysning).
o Avidentifiserte personopplysninger: Opplysninger er avidentifiserte dersom
navn, personnummer eller andre personentydige kjennetegn er erstattet med et
nummer, en kode, fiktive navn eller lignende, som viser til en atskilt liste med
de direkte personopplysningene.
NB! Dersom man på noe som helst tidspunkt i prosjektet har slike opplysninger, skal
prosjektet meldes til personvernombudet. Merk at dette er uavhengig av om slike
opplysninger skal publiseres i den endelige oppgaven eller ikke.
Hvordan går man fram når man skal melde et prosjekt til personvernombudet?
1. Start planleggingen i god tid. I følge loven skal prosjekter meldes senest 30 dager før
oppstart, men det er lang saksbehandlingstid hos NSD, så man bør i praksis melde
prosjektet tidligere enn dette.
2. Gå inn på http://www.nsd.no/personvern/ og hent fram meldeskjema. Fyll skjemaet ut
så nøye det lar seg gjøre. Les veiledningen, og ta ev. kontakt med personvernombudet
på telefon dersom noe er uklart. Sammen med meldeskjemaet skal du sende inn utkast
til informasjonsskriv til deltakerne (informanter, respondenter, forsøkspersoner) i
prosjektet. På internettsidene til NSD finnes det informasjon om hva et slikt skriv må
inneholde (se også punkter og eksempel nedenfor). Det skal også sendes inn utkast til
intervjuguide, observasjonsskjema, spørreskjema og lignende dersom man skal
benytte seg av slike redskap. Dersom du har en prosjektbeskrivelse sender du også den
inn.
3. Når prosjektet er meldt til NSD får du en bekreftelse på e-post på at meldingen er
mottatt. Etter en tid vil en saksbehandler fra personvernombudet ta kontakt med deg
per telefon eller e-post og veilede deg i forhold til eventuelle mangler i
informasjonsskrivet til deltakerne eller andre forhold ved prosjektet som har
personvernmessige implikasjoner.
4. Når prosjektet er ferdig behandlet hos personvernombudet får du en skriftlig
tilbakemelding på dette i posten, og du kan gå i gang med datainnsamlingen.
1
NSD er utpekt av Universitets og høgskolerådet til å være personvernombud for alle universitet og høgskoler i
Norge. Det innebærer at NSD på den ene siden skal veilede studenter og forskere ved gjennomføring av
forskningsprosjekter slik at de utføres i tråd med personopplysningsloven og helseregisterloven m.fl., og på den
andre siden at NSD skal vurdere prosjektene i henhold til lovverket. Samtidig skal NSD bistå deltakere i
forskningsprosjekter i forhold til deres rettigheter.
Hva gjør jeg dersom jeg allerede har samlet inn personopplysninger men ikke meldt
prosjektet til personvernombudet hos NSD?
 Da må du melde prosjektet snarest mulig
 Vær forberedt på at personvernombudet kan kreve at deltakerne i prosjektet
ditt må bli gitt utfyllende informasjon om prosjektet.
Hva gjør jeg dersom jeg har dårlig tid, dvs. at det er mindre enn 30 dager til jeg skal
starte innsamlingen av data
 Vurder om du kan gjennomføre prosjektet uten å samle inn persondata – da trenger du
ikke melde prosjektet.
 Ta kontakt med en saksbehandler hos personvernombudet og be om rask
saksbehandling.
Hva gjør jeg dersom jeg er i tvil om dataene mine er persondata eller ei?
 Send en e-post eller kontakt en saksbehandler hos personvernombudet på telefon og
spør. Saksbehandlerne skal veilede deg i slike spørsmål.
Et informasjonsskriv bør vanligvis inneholde følgende:












Innledning med forespørsel om deltakelse.
Prosjektets formål/prosjektets tittel.
Dersom en institusjon (sykehus, skole, NAV eller lignende) formidler kontakten med
utvalget, bør det opplyses om dette, og understrekes at forsker/student ikke kjenner de
som forespørres sin identitet før de eventuelt samtykker til deltakelse.
Hvilke opplysninger som innhentes, og hvor de innhentes fra.
Hva opplysningene om respondentene konkret skal brukes til.
Hvilke metoder som skal benyttes for å innhente opplysninger, og hva disse innebærer
for deltageren.
Ivaretakelse av konfidensialitet, oppbevaring og eventuell gjenbruk av data. Det bør
opplyses om i hvilken form opplysningene lagres (direkte personidentifiserbart eller
avidentifisert), og om hvem som har tilgang på personidentifiserbare data.
Angivelse av prosjektets varighet, samt hva som skjer med personopplysningene etter
prosjektets avslutning; sletting, anonymisering eller lagring i påvente av eventuell
oppfølging.
Understrekning av at deltakelse er frivillig og at et samtykke kan trekkes tilbake så
lenge studien pågår uten at man må oppgi grunn. For pasienter og andre i
avhengighetsforhold må det opplyses om at det ikke får innvirkning på deres forhold
til behandlere eller andre, dersom de ikke vil delta i studien eller senere velger å trekke
seg.
At forsker er underlagt taushetsplikt og at data behandles konfidensielt.
Det kan med fordel angis at prosjektet er meldt til Personvernombudet for forskning,
Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste
Navn og adresse (kontaktopplysninger) til behandlingsansvarling institusjon og
forsker, eller til student og veileder dersom studentprosjekt.
Eksempel på informasjonsskriv for et studentprosjekt:
Forespørsel om å delta i intervju i forbindelse med en masteroppgave
Jeg er masterstudent i sosiologi ved Universitetet i Tromsø og holder nå på med den avsluttende
masteroppgaven. Temaet for oppgaven er ungdomskultur, og jeg skal undersøke hvilke holdninger to
grupper fra ulike ungdomsmiljøer har til kultur. Jeg er interessert i å finne ut om det er forskjeller og
likheter mellom de to gruppene, og mellom ungdommenes holdninger og holdninger som man finner
blant voksne.
For å finne ut av dette, ønsker jeg å intervjue 15-20 personer i alderen 18-20 år.
Spørsmålene vil dreie seg om meninger om ulike typer musikk, tv-programmer, klesstiler etc. Som en
del av oppgaven vil jeg også forsøke å finne ut noe om årsaken til de forskjellene eller likhetene som
kommer fram - for eksempel om bestemte holdninger kan knyttes til familiebakgrunn eller bosted.
Jeg vil bruke båndopptaker og ta notater mens vi snakker sammen. Intervjuet vil ta omtrent en time, og
vi blir sammen enige om tid og sted.
Det er frivillig å være med og du har mulighet til å trekke deg når som helst underveis, uten å måtte
begrunne dette nærmere. Dersom du trekker deg vil alle innsamlede data om deg bli anonymisert.
Opplysningene vil bli behandlet konfidensielt, og ingen enkeltpersoner vil kunne kjenne seg igjen i
den ferdige oppgaven. Opplysningene anonymiseres og opptakene slettes når oppgaven er ferdig,
innen utgangen av 2009.
Dersom du har lyst å være med på intervjuet, er det fint om du skriver under på den vedlagte
samtykkeerklæringen og sender den til meg.
Hvis det er noe du lurer på kan du ringe meg på 00 00 00 00, eller sende en e-post til
[email protected]. Du kan også kontakte min veileder N.N ved institutt for sosiologi på
telefonnummer 99 99 99 99.
Studien er meldt til Personvernombudet for forskning, Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste A/S.
Med vennlig hilsen
Ola Nordmann
Tromsøveien 1
9000 Tromsø
Samtykkeerklæring:
Jeg har mottatt informasjon om studien av ungdomskultur og ønsker å stille på intervju.
Signatur …………………………………. Telefonnummer ……………………………..