Forslag til organisering Arbeidet med ventetid og - Helse Sør-Øst

Helse Sør-Øst RHF
Gode og likeverdige helsetjenester til alle som
trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder,
bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi.
Regional handlingsplan 2015
for ventetid, pasientforløp og effektivitet
Del 2, Helse Sør-Øst RHF
Disposisjon/innhold i planen
• Del 1 – bakgrunn og ramme for planarbeidet
– Se eget word-dokument
• Del 2 – tiltak, mål og prognoser
1
2
3
4
5
Gjennomførte tiltak de siste årene
Utfordringsbildet
Gjennomgående tiltak i helseforetakenes/sykehusenes planer
Planer og tiltak i HSØ for 2015
Mål og prognoser 2015 for HSØ og helseforetakene
Bilde
03-06
07-17
18-23
24-49
50-76
1 Gjennomførte tiltak de siste årene
1.1
Arbeid med å redusere antall langtidsventende (2013-14)
1.2
Arbeid med å redusere ventetider/fristbrudd (2014)
1.1 Arbeid med å redusere antall langtidsventende
Regionalt samordnet fra 2013, videreført og integrert i
ventetids/fristbruddsarbeidet fra 2014
•
Ekstra kvelds- og lørdagspoliklinikker, innleie av spesialister + noe
avlastning fra andre HF/sykehus/private leverandører
•
Hjelp fra Kontoret for fritt sykehusvalg
•
Gjennomgang / rydding av ventelister
•
Tiltak koordinert med prosjekt «Glemt av sykehuset»
•
Egen rapportering og regelmessige telefonmøter alle HF/RHFet
1.2 Arbeid med å redusere ventetider/fristbrudd 2014
Ekstrainnsats i regionen fra februar/mars 2014
Oppdrag gitt i oppdragsdokument 2014 til HFene
– Forsterket i direktør- og oppfølgingsmøter januar/februar
– Oppstartseminar for arbeidet mars 2014 – deltagere fra alle HF
– Hovedvekt på økt ressursutnyttelse somatiske poliklinikker:
• gjennom prioritering og bedre planlegging/organisering/drift av poliklinisk
virksomhet
• økt fokus på oppfølging og kontroll av pasienter, for å frigjøre ressurser til
nyhenviste og langtidsventende
• redusere antall/andel pasienter som ikke møter
– RHFets bidrag i arbeidet:
• Erfaringsoverføring og læring
• Utvikling av bedre data for styring og oppfølging, inkludert web-løsning med
data for benchmarking mot andre HF/poliklinikker
1.2 Arbeid med å redusere ventetider/fristbrudd 2014
Tiltak som alle/de fleste HF/sykehus iverksatte:
– Opplæring av enhetsledere, leger og merkantilt personell
– Bedret logistikk for mottak og vurdering av henvisninger, bl.a. mer samlet mottak av
henvisninger + raskere vurderinger
– Bedret utnyttelse av ledigmeldte timer
– Sikre mer enhetlig bruk av prioriteringsveiledere og gjennomgang av egne
kontrollrutiner
– Økt samhandling med fastleger / kommunale tjenester for overføring av pasienter
når medisinsk riktig
– Utviklet egne «dashboard» for å vise ventelister og fristbrudd, bl.a. for å få raskere
hjelp til pasienter som nærmer seg fristbrudd
– Videreutvikling av prosedyrer for pasientadministrativt arbeid, bl.a. med bakgrunn i
prosjektet «Glemt av sykehuset»
– Økt fokus på oppgavedeling
2
Utfordringsbildet
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Status - tall og fakta
Behov for god ledelse og planlegging
Fagområder med særlige utfordringer
Flaskehalser
Andre forhold av betydning
2.1.1 Status - tall og fakta HSØ 2013-2015
Nærmest uendret for offisielle indikatorer fristbrudd og ventetider
Fristbrudd i % av de med rett
Andel fristbrudd avviklede pasienter i %
12,0 %
10,0 %
8,0 %
6,0 %
4,0 %
2,0 %
0,0 %
jan
feb
mar
apr
mai
Faktisk 2013
jun
jul
aug
Faktisk 2014
sep
okt
nov
des
Faktisk 2015
Gjennomsnittlig ventetid avviklede 2013 - 2015
med og uten rett til nødvendig helsehjelp
120
100
80
Samlet
60
Ret t
Ikke rett
40
20
0
jan
feb
mar
apr
mai
jun
jul
2013
aug
sep
okt
nov
des
jan
feb
mar
apr
mai
jun
jul
2014
aug
sep
okt
nov
des
jan
feb
2015
2.1.2 Status - tall og fakta HSØ 2013-2015
Samtidig framgang på indikatorer langtidsventende og poliklinisk aktivitet
Antall pasienter som har ventet mer enn 1 år
10000
9000
antall ventende
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
mar
apr
mai
jun
jul
aug
sep
okt
nov
des
jan
feb
mar
apr
2013
mai
jun
jul
aug
sep
okt
nov
des
jan
2014
feb
2015
Økning i antall polikliniske konsultasjoner i løpet av året
2011
HSØ
+ 62 830
2012
+ 66 735
2013
+ 38 771
2014
+ 98 524
2.2 Behov for god ledelse og planlegging
Erfaringer fra 2013-14 understreker behovet for at pasientrettet
sykehusaktivitet planlegges bedre med tydeligere ledelse:
•
Endring av innarbeidede kulturer og holdninger er krevende og tar tid
•
Medarbeidere har ikke tilstrekkelig eierforhold og motivasjon til å arbeide med
ventelistene, fordi det er mange konkurrerende kvalitetsmål
•
For kort planleggings- og timetildelingshorisont på poliklinikker og til operasjoner for en
del fagområder, spesielt knyttet til legenes arbeidsplaner
•
Ledere og medarbeidere mangler gode verktøy for å langtidsplanlegge aktivitet og ha
oversikt over arbeidsplaner, jf. for eksempel integrasjon mellom pasientadministrativt
system (DIPS) og bemanningsplanleggingssystem (GAT)
•
Mangelfull helhetlig tilnærming; fokuseringen på fristbrudd, ventetider og
langtidsventende går på bekostning av pasienter som er i systemet/ i et forløp
•
Stort behov for opplæring av merkantilt personell, leger og ledere i føring og kontroll av
ventelistedata, bl.a. for å sikre korrigering av feilregistreringer
•
Utilstrekkelig ledelsesfokus på å redusere «ikke møtt»
2.3 Fagområder med særlige utfordringer
De fleste HF/sykehus har meldt om utfordringer innen følgende fagområder:
•
•
•
•
•
Ortopedisk kirurgi
Fordøyelsessykdommer
Øyesykdommer
ØNH-sykdommer
Urologi
I tillegg har mange utfordringer innen:
•
•
•
•
Gastrokirurgi
Karkirurgi
Nevrologi
Plastikk-kirurgi
Utfordringene viser seg oftest både på ventetider, antall ventende og fristbrudd, til
dels også på langtidsventende
Noen fagområder har utfordringer i hele regionen/landet, da oftest betinget i at
spesialistutdanningen har vært utilstrekkelig og/eller nye utrednings- og behandlingsmetoder har gitt et raskt økende kapasitetsbehov
2.4 Flaskehalser
2.4.1 Fagområder/støttefunksjoner - Personell/utstyr
2.4.2 Utilstrekkelig kapasitetsutnyttelse
2.4.1 Fagområder/støttefunksjoner - personell/utstyr
• Arbeidene med ventetider/fristbrudd og pasientforløp/pakkeforløp
har felles erfaringer med disse «flaskehalsene» i systemet:
• Billeddiagnostikk, spesielt MR, CT og brystdiagnostikk
• Patologi
• Endoskopi
• Kapasitetsbehovene kan ha ulike årsaker:
• Utilstrekkelig med fagpersonell
• Manglende kapasitet/areal knyttet til undersøkelsesrom og/eller
operasjonsstuer
• Umoderne og/eller utilstrekkelig spesialutstyr
• Ikke optimal kapasitetsutnyttelse, jf. neste bilde
2.4.2 Utilstrekkelig kapasitetsutnyttelse
• Flere HF/sykehus melder at de har behov for å forbedre
•
Kapasitetsutnyttelse ved poliklinikkene
•
Planlegging og logistikk i bruk av nøkkelpersonell
• Andre eksempler på forhold som påvirker kapasitetsutnyttelsen:
•
Ikke-utnyttede timer – ved at pasienter ikke møter til time, melder avbud på
kort varsel og/eller at de ansvarlige ikke får fylt opp timene
•
Strykninger på operasjon, bl.a. ved at planleggingshorisonten eller den preoperative klargjøringen er utilstrekkelig
•
Mange avhengigheter i driften gir risiko for dårlig utnyttelse av kapasitet ved
kortsiktige endringer. Eksempler:
•
Variasjoner og ubalanse i forholdet leger/hjelpepersonell på poliklinikker
•
Tildeling av operasjonsteam og hjelpepersonell på poliklinikk versus
legeressurser som man er avhengig av begge steder
2.5 Andre forhold av betydning
• Økt tilstrømning av henvisninger innen noen fagområder
• Endrede retningslinjer for diagnostikk, behandling og oppfølging innen noen
sykdomsgrupper
• Personellmangel og/eller vanskelig rekruttering av nøkkelpersonell
• Behov for detaljert gjennomgang av enkeltregistreringer for å rette opp
feilregistreringer (obs kapasitet og kompetanse merkantile ressurser)
Poliklinisk aktivitet står for ca. 90 % av utfordringene
Antall ventende over tre måneder og antall fristbrudd, HSØ
Kilde:
NPR-data fra 2013
51 279
4%
6%
2 135
8%
5%
91%
87%
Antall ventende
over 3 måneder
Antall
fristbrudd
Døgnopphold
Dagbehandling
Poliklinikk
Poliklinisk aktivitet står for ca. 90 % av utfordringene
Etterslep HSØ, jf. indikator 8, bilde 73-75
Hjem /
Henvisning
fra fastlege/
annet HF
Motta og
vurdere
henvisning
Informere
pas om
juridisk frist,
tid
Omsorgsnivå
Dagbehandling
Utredning
Utredning nyhenviste
Behandling
Pasienter i
behandling
Kontroll
Totalt
Andel av
totalt
etterslep
63
1 412
1 475
2%
Heldøgn
265
3 491
3 756
5%
Poliklinisk dagbehandling
663
2 001
2 664
3%
Poliklinisk omsorg
14 982
54 719
69 701
90 %
Totalsum
15 973
61 623
77 596
 90 % av etterslepet i HSØ er knyttet til pasienter som skal til poliklinikk.
3
Gjennomgående tiltak i planene fra
helseforetakene / sykehusene
• Oppdraget fra HOD formidlet til alle HFene/sykehusene i eget brev
og oppdragsdokument 2015
– Forsterket i direktør- og oppfølgingsmøter februar
• Planene levert til frist 15. mars
• Dette kapitlet oppsummerer de viktigste, gjennomgående tiltak
nevnt i alle/de fleste planer fra HFene/sykehusene
– Disse tiltakene ligger til grunn for den regionale planen og RHFets egne
tiltak, jf. kap. 4
3.1 Tiltak ledelsesmessig ansvar –
Forankring/involvering/opplæring
• Ansvar og oppgaver er fordelt og kommunisert i klinikkene
– Sikre at oppdraget er erkjent og forstått («vårt felles ansvar»)
•
•
•
•
Økt bruk av styringsdata for planlegging av forutsigbar og effektiv drift
Lengre aktivitetsplanlegging på poliklinikkene
Øke langtidsplanleggingen for leger til minimum 6 mndr
Tilbud om nødvendig lederopplæring med fokus på ressursstyring og
planlegging av aktivitet og bemanning
• eLæringskurs og opplæringsplaner for medarbeidere i
pasientadministrativt system, bl.a. med nødvendig opplæring i
ventelisteregistrering og -oppfølging
• Oppfølging av måloppnåelse på alle ledernivåer
3.2 Tiltak ventetider / fristbrudd
• Sikre økt kvalitet/standard på henvisninger
• Daglig vurdering av alle mottatte henvisninger
• Bedre utnyttelse av poliklinikkene
–
–
–
–
Analysere og tilpasse kapasiteten etter reelt behov
Bedre tilpasning/synkronisering av personellressurser og arbeidstid
Samordning av timer radiologi / poliklinikk («slot-tider»)
Faglig riktig nivå for oppfølging og kontroller, bl.a. med økt bruk av annet
fagpersonell (sykepleiere/fysioterapeuter/ernæringsfysiologer) og økt bruk
av telefonkonsultasjoner ved indikasjon
– Økt bruk av bl.a. sms-varsling for å redusere «ikke møtt»
– Bedre samarbeid med lokale avtalespesialister
• Overføring av pasienter til andre med ledig kapasitet
• Organisere ekstraordinære tiltak (kveldspoliklinikk) ved store etterslep
• Avrop på HSØ-avtaler + eventuelle rettede kjøp ved særlige behov
3.3 Tiltak for bedre ressursutnyttelse av
operasjonsstuer og utstyr
• Bedre monitorering av bruken av operasjonsstuer og skiftestuer
–
–
–
–
Planlagt versus reell utnyttelsesgrad
Preoperativ klargjøring / oppfølging av strykninger
Tidligere operativ oppstart på morgenen
Oppfølging av stue- og knivtid
• Langtidsplanlegging av operasjonskapasiteten
– Felles ledermøter for forbedring/effektivisering
– Prosesskartlegging og identifisering av flaskehalser
– Økt utnyttelse av stuer på ettermiddag /utvidet åpningstid
• Øke utnyttelsen av utstyr til radiologi og endoskopier
– Redusere andelen «ikke møtt»
– Sikre at «slot-tider» blir brukt
3.4 Tiltak for pakkeforløp kreft
Felles tiltak og erfaringer med de 4 første forløpene fra 1. januar:
•
•
•
•
•
•
Etablering av forløpskoordinatorer med ansvar og myndighet
Opprette tverrfaglige team og sikre tilstrekkelig kapasitet for tverrfaglige møter
Følge opp og sikre utrednings- og behandlingskapasitet, spesielt løpende
vurdering av radiologi- og patologikapasitet
Monitoreringsansvarlig på hvert HF/sykehus
Følge opp implementering av oppgradert kodingsmodul for monitorering og
rapportering av pakkeforløpene
Opprette organisasjons- og ledelsesstrukturer som sørger for nødvendig
samarbeid i og mellom sykehusene, samt med fastleger
Planlagte tiltak for de neste forløpene (fra 1. mai og 1. september):
•
Forbereder tilsvarende opplegg etter behov
– Koordinator/prosedyrer/informasjonspakker
– Opplæring av personell i berørte avdelinger i forkant
3.5 Tiltak for andre pasientforløp
• De fleste HFene/sykehusene har planlagt og implementert de fire
pasientforløpene som har vært et oppdrag i 2013-14:
–
–
–
–
Kols
Hjerneslag
Hoftebrudd
Alkoholisme
• På noen HF/sykehus gjenstår noe arbeid med disse, og dette fullføres i
2015
• Utover disse «obligatoriske» forløpene + arbeidet med pakkeforløp
kreft, viser planene at få HF/sykehus har kapasitet til innføring av
andre standardiserte pasientforløp i 2015
4
Planer og tiltak i HSØ for 2015
• Planene og tiltakene bygger på:
– Oppdraget fra HOD
– Innsendte handlingsplaner fra helseforetakene og sykehusene, som er
basert på samme oppdrag
• Kapitlet beskriver tiltakene etter følgende disposisjon:
4.1 Innledning / organisering
4.2 Langtidsventende
4.3 Effektivitet i poliklinikkene
4.4 Opplæring og erfaringsoverføring
4.5 Analyser og benchmarking
4.6 Pakkeforløp
4.1 Organisering av RHFets prosjekt
for å understøtte HFenes eget arbeid
Prosjekteier
Dir. med.og helsefag
Referansegruppe
Fagdirektørmøtet
Prosjektleder
Ass fagdir. (FS)
Koordinering m/andre
Koordinering m/andre prosj.
RHF-prosjekter/prosesser (BB)
Prosjektgruppe
FS/BB/NM/KAJ/MHP/LR
Innsatsområder
Langtidsventende
Effektivitet i
poliklinikkene
Opplæring og
erfaringsoverføring
Analyser
Benchmarking
Hovedansvarlig
Nicolai Møkleby
Karl-Arne
Johannessen
Maria Helena Powell
Lars Rønning
Koordinert bruk av ressurser
4.1.1 Viktig koordinering mot annet arbeid i 2015
1.9.2015
1.9.2015
1.5.2015
1.3.2015
1.1.2015
•Pakkeforløp
kreft (4)
Videreført fra2014
•Prosjekt ventetider og
fristbrudd
•Prosjekt «Glemt av
sykehuset »
•Pasientsikkerhetsprogrammet
•Helhetlige pasientforløp
•Prio2 (prioriteringsveiledere)
•EUs pasientrettighetsdirektiv
•Pakkeforløp
kreft (10)
•Endringer i
PBRL om
mottak og
vurdering av
henvisninger
•Fritt
behandlingsvalg
(start 1.10?)
• Pakkeforløp
kreft (14)
4.1.2 Prosjektets bistand til HF-ene i 2015 –
en kombinasjon av topp og bredde
Samlet styring og koordinering
av bistanden med ressurser fra:
• RHF sentralt (til alle HF/poliklinikker)
• RHF/sykehuspartner (til utvalgte pol.)
• RHF/kontoret for fritt sykehusvalg
(til utvalgte pol.)
4.1.3 Arbeidsform i prosjektet
• Regelmessige møter i prosjektgruppen for:
–
–
–
–
Nødvendig informasjonsutveksling
Rapportering av status på innsatsområdene
Utveksling av erfaringer for felles læring
Diskusjon av innspill til RHFets ledelse:
• Behov for avklaringer og løsninger fra andre
• Rapporteringer til ledergruppen
– Prioritering av innsatsen fra alle delprosjektene
– Revisjon av igangsatte tiltak
– Behov for nye tiltak / satsingsområder
4.2 Innsatsområde langtidsventende
• Gjennomgang av ventelister
• Økning i kapasitet og utnyttelse av kapasitet på tvers av sykehus og hos
private aktører med avtale med Helse Sør-Øst RHF
4.2.1 Langtidsventende
• Bidrag og opplæring fra Kontoret for fritt sykehusvalg (KFSV)
• Forsterkede tiltak for å avvikle alle langtidsventende:
– Motivasjonsarbeid i forkant av lovendringene 01.09.15
– Gjennomgang og rydding av ventelistene
– Opplæring av merkantilt personell, bl.a. faste rutiner for uttak
og behandling av DIPS-rapporter
– Utpeking av en ansvarlig på hvert HF/sykehus som skal sikre
løpende oppfølging av ventelistearbeidet
(«ventelistecontroller»)
4.2.2 Langtidsventende
Bidrag fra KFSV
• Verktøy
– Nettside med oppdaterte ventetider per fagområder
– Database over ca. 1100 avtalespesialister med tilhørende
utrednings/behandlingsmuligheter og ventetider
– Alle behandlingstilbud ved private institusjoner som RHF har avtale med –
inklusive ventetider
– Alle Raskere tilbake-tilbud ved helseforetak og private aktører med avtale –
med tilhørende ventetider
• Omfattende oversikter har medført et stort kontaktnett inn mot alle
helseforetak/sykehus og øvrige aktører nevnt over, som muliggjør innsats
knyttet til langtidsventende/reduksjon av ventelister
4.2.3 Langtidsventende
Metoder/målgrupper - KFSV
• Arbeidsmetoder:
– KFSV ringer pasientene for helseforetakene
– KFSV gir opplæring til utvalgte ansatte i helseforetakene som
settes i stand til å kontakte pasientene selv.
• Målgrupper:
– Langtidsventende
– Nyhenviste som er forespeilet lang ventetid
– Fristbruddspasienter
4.2.4 Langtidsventende:
Resultater KFSV – ett eksempel
• Ortopedisk avdeling ved Oslo universitetssykehus
– 636 pasienter på venteliste kontaktet per telefon langtidsventende pasienter (opptil 6-7 år)
Resultater
Viderehenvist annet sted
212
Allerede behandlet annet sted
150
Ikke lenger behov / ikke lenger plager
Fått time OUS/endret rettighet
Ikke fått svar hos pasient
Ønsket å fortsatt stå på venteliste OUS
71
9
121
73
4.3 Innsatsområde effektivitet i
poliklinikkene
RHFet allokert særskilte ressurser til Sykehuspartner HF for å etablere
innsatsteam som ser på effektivitet i poliklinikkene (drift og logistikk) og
bidrar til endringsarbeid og bedre ressursbruk.
Bygger på følgende arbeidsmetode:
•
•
•
•
Grundige analyser innledningsvis
Data som viser utfordringer og potensial
Ukentlig oppfølging med de mål avdelingene mener er relevante
Rådgivning og veiledning underveis
Oppdraget er gitt Sykehuspartner i deres oppdragsdokument, senere
supplert og spesifisert i eget oppdragsbrev
4.3.1 Effektivitet i poliklinikkene
Utdyping av arbeidsmetoden
Forberede
Kartlegge
Forankre og enighet med
Helse Sør-Øst om innsats
Hva er situasjonen
nå?
Etablere eierskap og
ansvar i ledergruppe på
HF
Hva er problemet og
hvorfor tror vi at det
er et problem?
Løsning/tiltak
Hva er målet ?
Hvilke utfordringer
må vi løse?
Gjennomføre
Har vi gjort det vi
planla å gjøre?
Plan
Hvordan gikk det?
Act
Plan
Hva skal vi gjøre
Hvordan kommer vi
dit og hvem gjør hva? bedre neste gang?
Act
Do
Check
Informasjon i aktuell
poliklinikk
Analyserapport
– 0 punkt
Do
Check
Innhente kunnskap om
aktuelle poliklinikk
Plan for arbeidet
Drift /
Kontinuerlig
forbedre
Handlingsplan
Gjennomføre og
følge opp handlingsplan
4.3.2 Effektivitet i poliklinikkene
Driftsanalyser: Ressursbehov
•
Kapasitetsbehov
– Nyhenviste
– Kontroller
– Øyeblikkelig hjelp
•
Hva bestemmer kapasiteten
–
–
–
–
•
Personell
Utstyr
Infrastruktur (rom)
Organisering
For lav kapasitet tolkes som ressursmangel – ingen automatikk i det!
4.3.3 Effektivitet i poliklinikkene
Foreløpig arbeidsplan helseforetakene vår 2015
I tillegg er det våren 2015 planlagt oppstart på Oslo universitetssykehus HF og
Sykehuset Innlandet HF, og her vil arbeidet fortsette høsten 2015.
Ytterligere prioriteringer gjøres av fagdirektørene.
4.3.4 Effektivitet i poliklinikkene
Læring
• Generiske årsaker til lange ventetider, som tiltakene i 2015 retter seg
mot:
– Kort planleggingshorisont for ressurser (leger)
– Kort timetildelingshorisont
– Kort planleggingshorisont genererer mye dobbeltarbeid (omgjøring av timer, telefoner
m.m.)
– Stor dags-/ukevariasjon -> kan øke kapasitet opp mot 20-30 %
4.4 Innsatsområde opplæring og
erfaringsoverføring
• Oppsummering og bruk av erfaringer fra enheter som har lykkes
• Opplæring og erfaringsoverføring i bruk av det
pasientadministrative systemet for å sikre god logistikk
• Integrasjon pasientadministrativt system og
bemanningsplanleggingssystem
4.4.1 Opplæring og erfaringsoverføring
• Regionale erfaringskonferanser
• Nettverkssamlinger med alle HF/sykehus:
– Nettverk for ansvarlig koordinator på hvert HF/sykehus
– Nettverk for venteliste-controllere på hvert HF/sykehus
• Møter og opplæring ved alle helseforetak, enten med bistand fra RHFprosjektet eller i foretakenes egen regi
• Utarbeidelse av erfaringsmateriell og presentasjoner for opplæring
– Systematisering av prosjektets «læring på tvers»
– Endringer i pasientadministrativt system som følge av ny lov
4.4.2 Integrasjon pasientadministrativt system og
bemanningsplanleggingssystem
Formål : Lengre planleggingshorisont for personellressurser
Fristbrudd/ventetid
Pakkeforløp kreft
GAT/DiPS
1/9: Endringer i lovverket
Utredes og planlegges, forankres og besluttes i perioden 01.03-31.05.2015
Gjennomføres i perioden 01.06-31.12.2015
4.5 Innsatsområde analyser og
benchmarking
• Sikre gode styringsdata som kan brukes til forbedringsarbeid og gi fokus
på flaskehalser og dertil hørende tiltak
• Egen-utvikling av web-løsning til hjelp for helseforetakene og
sykehusene i styring og benchmarking
• Web-løsningen brukes i tillegg for å sammenstille data og analyser for
årets indikatorer til oppfølgingsmøter
4.5.1 Analyser og benchmarking
Web-løsningen gir tilgang til data og analyser på nye
styringsnivåer
HF
Helseforetak/private sykehus 11 stk
Sykehus
Fagområde
Poliklinikker
Geografisk lokasjoner 44 stk
Fagområder 31 stk
Poliklinikker 686 stk (ca 450 over
1000 konsultasjoner per år)
4.5.2 Analyser og benchmarking
Eksempler fra aktivitetsdata poliklinikk – kontrollandel øyesykdommer
Et område som viser store forskjeller
mellom helseforetakene er kontrollandelen
innen det enkelte fagområde.
Det er planlagt å lage «fagspesifikke» analyser ned på
poliklinikknivå for at fagområdene kan diskutere
praksis og læring på tvers av helseforetak
Det er viktig å
understreke at nivåforskjellene viser den
praksis som er
registrert, og
ikke nødvendigvis
representerer faktisk
aktivitet / reelle
forskjeller innen
fagområdet
4.5.3 Analyser og benchmarking
SIMULERING –
Eks. ortopedi
Løsningen muliggjør
simuleringer, slik at en
kan se effekter av å øke
aktiviteten
Her er aktiviteten økt
med ca. 11 flere besøk
per dag. Det gir nesten
1800 flere besøk i løpet
av 12 mndr.
Fra WEB løsning
Topp 10 fagområder ventende
Ventetid for fagområde ortopedi for SØ HF.
Har per jan 2015 1968 ventende
4.5.4 Årsaker og tiltak for å realisere et
effektiviseringspotensial
Årsaker
• Manglende innsikt i nødvendig
kapasitetsbehov for å håndtere
befolkningens behov i eget
opptaksområde (nyhenviste og
kontroller).
•
•
Manglende fokus på langsiktig
planlegging av ressursene
(bemanning og infrastruktur).
Dette gir svært kort planhorisont og
fører til stor variasjon i
kapasitetsutnyttelsen, med et
betydelig effektivitetstap.
Tiltak
•
Opplæring i analyser og simulering av
kapasitetsbehov og kapasitetsstyring.
•
Fokus på mål og resultatstyring på
avdelingsnivå.
Integrere bemanningsplanlegging og
pasientadministrasjon.
•
•
Forbedre logistikk og samarbeid på
tvers av profesjoner.
4.6 Pakkeforløp kreft
• Alle HF og sykehus som behandler kreft er godt i gang med
implementering av de fire første pakkeforløpene
– Positiv holdning i fagmiljøene
– Forløpskoordinatorrollen er etablert
– De fleste HF og sykehus har lagt ut informasjon på
internett med kontaktinformasjon til forløpskoordinator
for pasienter og fastleger
• Utfordringer:
– Koding og monitorering er tungvint og utfordrende
– Arbeider med kapasitet og flaskehalser innen radiologi,
patologi, endoskopiundersøkelser,
operasjonsstuekapasitet og poliklinikk-kapasitet
4.6.1 Pakkeforløp og forbedringsarbeid
Pakkeforløp kan sees som en utredningspakke
og måles ved 5 forløpstider samt total utredningstid (M)1-5
Start pakkeforløp når henvisning mottas på HF,
eller ved biopsisvar
eller svar på røntgenundersøkelse (M-1)
Behandling besluttet
i tverrfaglig møte (M-4)
Biospi tatt (M-3)
Behandling igangsatt (M-5)
Utredning starter når
pasienten møter (M-2)
Hjem /
Henvisning
fra fastlege/
annet HF
Motta og
vurdere
henvisning
Informere
pas om frist
og gi time
Utredning
Behandling
Tid fra start pakkeforløp til igangsatt behandling
Arbeid som pågår i alle HF / sykehus for å implementer pakkeforløp:
• Etablere rutiner for mottak av henvisning merket pakkeforløp
• Innarbeide «slott-tider» i poliklinikker og til røntgenundersøkelser
• Organisere tverrfaglige møter
•Understøttelse av IKT (DIPS og ledelsesinformasjonssystemer) for
å følge og monitorere forløpstider
Rehab
Kontroll
Hjem/sykehjem
Oppfølging
Fastlege
4.6.2 Monitorering av forløpstider
Pakkeforløp kreft, eksempel fra Akershus universitetssykehus
Åpningsbildet gir oversikt
for hele foretaket, alle
pakkeforløp inkludert.
Til bruk for N1 – N5
Antall ferdig i pakkeforløp
87% innen forløpstid
42 %
77% innen frist
Viser aktivitet som har vært
og hvor mange pasienter
som skal i gang med
behandling frem i tid
5 Mål og prognoser for HSØ og helseforetakene
Her redegjøres det for mål og prognoser 2015 for de 6 første indikatorene
inklusive den historiske utviklingen 2013-14, både for Helse Sør-Øst samlet og
hvert enkelt helseforetak.
Indikator 7-8 er nye, og for disse vises kun nye situasjonsbilder uten
sammenligningsdata eller erfaringsgrunnlag for mål/prognoser.
6 indikatorer for ventetider / fristbrudd
Indikator 1: Andel fristbrudd for avviklede pasienter
Indikator 2: Andel/antall fristbrudd for ventende pasienter
Indikator 3: Gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter
Indikator 4: Gjennomsnittlig ventetid for ventende pasienter
Indikator 5: Antall ventende
Indikator 6: Antall ventende over ett år
To nye indikatorer
Indikator 7: Andel nyhenviste med fast time
Indikator 8: Intern venteliste / etterslep
Rapportering
for indikator 1-6
hentes automatisk
hver mnd. fra NPR,
og kan drilles ned
på fagområdenivå
i WEB-løsning
Indikator 7 og 8 hentes
som uttrekk fra DIPS
I tillegg følges:
• Antall polikliniske konsultasjoner/nyhenviste innen de enkelte fagområder
• Andel kontroller
Indikator 1: Andel fristbrudd for avviklede pasienter
Fristbrudd i % av de med rett
HSØ (uten SS)
Andel fristbrudd i %
12,0 %
10,0 %
8,0 %
6,0 %
4,0 %
2,0 %
0,0 %
jan
feb
Faktisk 2013
mar
apr
mai
Faktisk 2014
jun
jul
aug
Faktisk 2015
sep
okt
nov
des
Prognose 2015
Indikator 1: Andel fristbrudd for avviklede pasienter
Indikator 1: Andel fristbrudd for avviklede pasienter
Indikator 2: Andel fristbrudd for ventende pasienter
HSØ (uten SS)
Fristbrudd i % av de med rett
Andel fristbrudd i %
6,0 %
5,0 %
4,0 %
3,0 %
2,0 %
1,0 %
0,0 %
jan
feb
mar
Faktisk 2014
apr
mai
jun
jul
Faktisk 2015
aug
sep
okt
nov
Prognose 2015
des
Indikator 2: Andel fristbrudd for ventende pasienter
Indikator 2: Andel fristbrudd for ventende pasienter
Indikator 2: Antall fristbrudd for ventende pasienter
HSØ (uten SS)
Antall fristbrudd
Antall fristbrudd
3000
2500
2000
1500
1000
500
0
jan
feb
mar
Faktisk 2014
apr
mai
jun
Faktisk 2015
jul
aug
sep
okt
Prognose 2015
nov
des
Indikator 2: Antall fristbrudd for ventende pasienter
Indikator 2: Antall fristbrudd for ventende pasienter
Indikator 3: Gjennomsnittlig ventetid for avviklede
pasienter
HSØ (uten SS)
dager
Gj ventetid - avviklede
85
80
75
70
65
60
55
50
45
40
feb
mar
apr
Faktisk 2013
mai
jun
jul
Faktisk 2014
aug
sep
Faktisk 2015
okt
nov
Prognose
des
Indikator 3: Gjennomsnittlig ventetid for avviklede
pasienter
Indikator 3: Gjennomsnittlig ventetid for avviklede
pasienter
Indikator 4: Gjennomsnittlig ventetid for ventende
pasienter
HSØ (uten SS)
Gj ventetid - ventende
180
160
dager
140
120
100
80
60
40
jan
feb
mar
Faktisk 2013
apr
mai
Faktisk 2014
jun
jul
aug
Faktisk 2015
sep
okt
Prognose 2015
nov
des
Indikator 4: Gjennomsnittlig ventetid for ventende
pasienter
Indikator 4: Gjennomsnittlig ventetid for ventende
pasienter
Indikator 5: Antall ventende
HSØ (uten SS)
Antall ventende
135000
antall ventende
130000
125000
120000
115000
110000
105000
100000
jan
feb
Faktisk 2013
mar
apr
mai
Faktisk 2014
jun
jul
aug
Faktisk 2015
sep
okt
nov
des
Prognose 2015
Indikator 5: Antall ventende
Indikator 5: Antall ventende
Indikator 6: Antall ventende over ett år
HSØ (uten SS)
Antall ventende - over 1 år
12000
antall ventende
10000
8000
6000
4000
2000
0
jan
feb
Faktisk 2013
mar
apr
mai
Faktisk 2014
jun
jul
aug
Faktisk 2015
sep
okt
nov
des
Prognose 2015
Indikator 6: Antall ventende over ett år
Indikator 6: Antall ventende over ett år
Indikator 7 og 8 - hvordan fremstilles de?
7.
Andel nyhenviste med fast time
– Sum nyhenviste pasienter med tildelt tid lik fastsatt / sum nyhenviste
pasienter
– Filtreres til kun å gjelde de som skal ha en tildelte time i de neste 25
uker frem i tid. Nyhenviste som skulle hatt time, etterslep for
nyhenviste, inkluderes.
8.
Etterslep
– Alle pasienter som har en forespeilet tid/fristdato som er passert
– Deles i nyhenviste og pasienter i behandling/i et pasientforløp.
(Nyhenviste er pasienter hvor ventelisteavklart er satt til 0 i DIPS, mens
pasienter i behandling har verdien 1 i feltet ventelisteavklart.)
Indikator 7: Andel nyhenviste med fast time
Indikator 8: Intern venteliste / etterslep
Etterslep
Helseforetak
Andel nyhenviste med
fast time*
Nyhenviste og
pasienter i behandling
Herav
nyhenviste
Akershus universitetssykehus HF
41 %
13 547
4 527
Oslo universitetssykehus HF
50 %
25 344
3 942
Sunnaas sykehus HF
28 %
439
361
Sykehuset i Vestfold HF
42 %
5 136
732
Sykehuset Innlandet HF
61 %
5 632
1 063
Sykehuset Telemark HF
47 %
3 045
544
Sykehuset Østfold HF
35 %
10 024
2 545
Sørlandet sykehus HF
50 %
4 350
785
Vestre Viken HF
57 %
10 079
1 474
Helse Sør-Øst foretaksgruppen
49 %
77 596
15 973
*Nyhenviste pasienter som skulle vært behandlet eller som er planlagt til behandling innen 25 uker
Etterslep
To kategorier pasienter
HSØ har et etterslep på 77 596 pasienter primo mars 2015
Kategori 1: pasienter i starten av
pasientforløpet. 15 973 nyhenviste
pasienter er ikke håndtert innen den
tentative tiden sykehuset planla
Hjem /
Henvisning
fra fastlege/
annet HF
Motta og
vurdere
henvisning
Informere
pas om
juridisk frist,
tid
Utredning
Behandling
Kontroll
Kategori 2 – pasienter som allerede
er i et pasientforløp. 61 623 pasienter
har en planlagt tid for
utredning/behandling som er passert
Avslutte/
Hjem/
Oppfølging
10 fagområder med størst etterslep
Utgjør 66% av det totale etterslepet
Fagområde
Ortopedisk kirurgi (inklusiv revmakirurgi)
Ahus
OUS
SIHF
SiV
SSHF
STHF
SØHF
VVHF
Totalsum
2 958
3 009
355
785
500
341
1 952
165
10 065
Nevrologi
883
2 471
278
159
236
76
1 636
190
5 929
Øre-nese-hals sykdommer
643
1 580
654
550
196
76
1 463
495
5 657
Gastroenterologisk kirurgi
3 427
355
183
228
91
60
875
301
5 520
375
751
79
294
101
337
688
2 358
4 983
1 291
1 025
1 057
588
164
669
4 794
476
179
342
228
569
396
1 449
4 415
3 035
33
536
76
76
3 756
Hjertesykdommer
Øyesykdommer
Fordøyelsessykdommer
776
Plastikk-kirurgi
Barnesykdommer
447
1 350
162
158
388
140
67
314
3 026
Lungesykdommer
544
681
132
60
389
56
475
262
2 599
Plan
Act
Do
Check
5 Oppsummering mål og prognoser
• Alle HF og sykehus har utarbeidet planer med mål og prognoser
Plan
Act
Do
Check
• Kapasitetsutfordringen er i hovedsak knyttet til poliklinikk og det er nødvendig
med fokus på økt kapasitetsutnyttelse gjennom økt produktivitet i poliklinikkene
• Utfordring
• Ved oppsummering av prognosene fra Hfene er det fortsatt behov for ytterligere
tiltak for at regionen samlet skal nå målene
• Videre oppfølging
• De fleste helseforetakene og sykehusene har behov for ytterligere å spisse egne
tiltak, slik at planene i enda større grad blir målrettede handlingsplaner.
• RHFet vil understøtte arbeidet i Hfene og sikre at gode erfaringer raskt spres ved
læring på tvers
• Sentralt for å nå målene er
• Ledelse med klare mål og tydelige krav
• Fokus på mål og resultatstyring på alle nivå i HFene