SI/06.05-03 Innkjøp- og logistikk per 31.12 2014 - Kategorisering og vurdering av risiko Risikoområde: Nr Kategori / risiko Vurdering Risiko Konsekvens Indikatoren måles først ved faktiske kjøp og krevet at bestiller ved utbetaling henviser til gyldig avtale. Indikatoren viser et godt resultat på 77 %, opp fra 73% ved forrige årsskifte. Kjøp utenfor gyldige avtaler vil kunne påføre sykehuset risiko for økonomiske erstatningskrav og erstatningnegativt omdømme. Manglende avtaledekning og lojalitet til gjeldende rammeeavtaler vil kunne medføre økonomisk risiko. Mål Helseforetaket skal oppnå 80 % bruk av avtaler. Helseforetaket skal oppnå 70 % bruk av innkjøpssystem. 2. Elektronisk handel har vært et satsingsområde med betydelig økning i volum de siste årene. Per 3. tertial har vi oppnådd en andel på i ca 56 %. Dette er marginalt ned fra forrige år, og resultatet er langt unna målet. Tiltak for å tilrettelegge flere nye avtaleområder vil bli videreført. Manglende bruk av felles systemløsninger vanskeliggjør kontroll og oppfølging av våre bestillinger og forpliktelser ovenfor leverandørmarkedet. Vil kunne medføre økonomisk risiko. Helseforetaket skal oppnå 90 % bruk av elektronisk produktkatalog. Målinger i SI viser en riktig utvikling over flere år men vi har fortsatt et stykke å gå før vi når måltallet fra eier. Per 3 tertial hadde SI 78,6 % bruk av produktkataloger. Manglende måloppnåelse indikerer liten bruk av standardiserte avtaleprodukter. Mange bestillere med liten kompetanse riktig på system og rutiner gir store utslag på denne målingen. Ved å ikke bruke avtaleprodukter mister foretaket kontroll med utbetalinger opp mot bestilling og avtalt pris. Helseforetaket skal bruke Forsyningssenteret (FS) for innkjøp med 65 MNOK. SI har hatt stort fokus på implementering av nye avtaleprodukter som er kommet inn i sortimentet ved FS. SI har nådd omsetningsmålet for 2014 med god margin. Totale kjøp i 2014 var på 70,7 MNOK. Manglende sortriment og / eller svikt i leveranser fra FS kan forårsake at foretaket må kjøpe varer direkte fra leverandør. Dette kan bli en mindre kostnadseffektive innkjøp og fordyrende logistikk. Sykehuset Innlandet 21.1.2013 Sannsynlig het 1- 5 (S) Konse kvens 1 – 5 (K) 2 3 4 2 3 2 2 2 Sykehuset Innlandet Innkjøp- og logistikk per 31.12 2014 - Kategorisering og vurdering av risiko SI/06.05-03 Risikoområde: Vurdering Nr Kategori / risiko Risiko Konsekvens 3. Lov-kravene Etterlevelse av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Sikre god kompetanse om lovverk, forskrift og gjeldende interne regelverk innkjøp for å hindre økonomisk risiko ved våre anskaffelser. Foretaket har ikke hatt store erstatningssaker eller søksmål som følge av brudd på regelverket siste år. Strengere sanskjoner ift. brudd på lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Innskjerpede regler som vil kunne medføre større økonomisk risiko ved brudd og negativt omdømme. Avvik og forbedringspunkter 4. Miljørevisjone av innkjøpsavdelingen i forbindelse med ISOsertififiseringen av foretaket. Stikkprøvekontroll 2014: Avtaleimplementering. 5. Forestående endringer eller annet i virksom-heten som kan påvirke kvaliteten Større grad av samordning av innkjøp på nasjonalt nivå. 6. Andre driftsrelaterte forhold Systemstøtte og løsninger for samhandling regionalt og nasjonalt Krav må stilles til våre leverandører om å benytte miljøvennlige produkter og tjenester i flere av våre anskaffelser for å klare å nå foretakets klimamål. Revisjonen i forbindelse med miljøsertifiseringen avdekket avvik. Aktivitet som utføres av eksterne leverandører kan påføre store skader på vårt miljø. Gjelder bl.a. transporttjenester og energi, der SI har stort forbruk gjennom eksterne leverandører. Sannsynlig het 1- 5 (S) Konse kvens 1 – 5 (K) 3 3 3 3 Etterlevelse av direktiv om innkjøp, attestasjon og ansvuisningsfullmakt. Noen avvik vedrørende etterlevelse av gjeldende prosedyrer og regler. Dette er en økonomisk, juridisk og omdømmemessig risiko. 3 3 Avdelingen har gjennomført gode forbedringsprosesser for å forbedre implementering og utnyttelsen av regionale og nasjonale avtaler. Vil kunne påføre SI merkostnader ved at avtalene som skal benyttes ikke er gjort tilstrekkelig kjent og/eller ikke blir raskt nok implementert i organisasjonen. 2 3 De fire helseregionene har i 2014 lagt til grunn at flere innkjøpsprosjekter skal gjennomføres på nasjonalt nivå. Dette er krevende prosesser med hensyn til involvering av fagkompetanse som skal sikre god kvalitet og egnethet i de avtaler om inngås. Merkostnader og/eller ulemper pga at man ikke får målrettede og hensiktmessige varer og tjenester gjennom felles, nasjonale avtaler. Kan medføre innkjøp av varer/tjenester med dårlig egnethet, manglende tilpasninger til lokale forhold og for dårlig kvalitet. 4 3 Utfordring med SI, HSØ, Sykehuspartner og Hinas i forhold til informasjon og samhandling vedrørende nye regionale og landsomfattende avtaler, samt status på inngåtte avtaler. Vil kunne påføre SI vesentlige ulemper ved at viktig avtaleinformasjon om varer og tjenester som ikke er tilstrekkelig kjent.. 3 2 Side: 2 av 3 Sykehuset Innlandet Innkjøp- og logistikk per 31.12 2014 - Kategorisering og vurdering av risiko SI/06.05-03 KONSEKVENS 1 2 3 4 5 5 5: Forestående endringer: SANNSYNLIGHET 4 Samordning av innkjøp på nasjonalt nivå. 2: Overordnede styringsmål fra eier 6: Andre forhold: Systemstøtte for samhandling 3 3: Lovkrav, off. anskaffelser. 4: Internkontroll og revisjoner 2 1 Risiko: Rød farge: Oransje farge: Gul farge: Grønn farge: Kritisk Høy Moderat Lav Sannsynlighet 1. 2. 3. 4. Meget liten Liten Moderat Stor Side: 3 av 3 Konsekvens 1. 2. 3. 4. Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig