Kategorisering og vurdering av risiko

SI/06.05-03
Innkjøp- og logistikk per 31.12 2014 - Kategorisering og vurdering av risiko
Risikoområde:
Nr
Kategori / risiko
Vurdering
Risiko
Konsekvens
Indikatoren måles først ved faktiske kjøp og krevet at
bestiller ved utbetaling henviser til gyldig avtale.
Indikatoren viser et godt resultat på 77 %, opp fra
73% ved forrige årsskifte.
Kjøp utenfor gyldige avtaler vil kunne påføre sykehuset
risiko for økonomiske erstatningskrav og
erstatningnegativt omdømme. Manglende avtaledekning
og lojalitet til gjeldende rammeeavtaler vil kunne
medføre økonomisk risiko.
Mål
Helseforetaket skal oppnå 80
% bruk av avtaler.
Helseforetaket skal oppnå 70
% bruk av innkjøpssystem.
2.
Elektronisk handel har vært et satsingsområde med
betydelig økning i volum de siste årene. Per 3. tertial
har vi oppnådd en andel på i ca 56 %. Dette er
marginalt ned fra forrige år, og resultatet er langt
unna målet. Tiltak for å tilrettelegge flere nye
avtaleområder vil bli videreført.
Manglende bruk av felles systemløsninger vanskeliggjør
kontroll og oppfølging av våre bestillinger og
forpliktelser ovenfor leverandørmarkedet. Vil kunne
medføre økonomisk risiko.
Helseforetaket skal oppnå 90
% bruk av elektronisk
produktkatalog.
Målinger i SI viser en riktig utvikling over flere år
men vi har fortsatt et stykke å gå før vi når måltallet
fra eier. Per 3 tertial hadde SI 78,6 % bruk av
produktkataloger.
Manglende måloppnåelse indikerer liten bruk av
standardiserte avtaleprodukter. Mange bestillere med
liten kompetanse riktig på system og rutiner gir store
utslag på denne målingen. Ved å ikke bruke
avtaleprodukter mister foretaket kontroll med
utbetalinger opp mot bestilling og avtalt pris.
Helseforetaket skal bruke
Forsyningssenteret (FS) for
innkjøp med 65 MNOK.
SI har hatt stort fokus på implementering av nye
avtaleprodukter som er kommet inn i sortimentet
ved FS. SI har nådd omsetningsmålet for 2014 med
god margin. Totale kjøp i 2014 var på 70,7 MNOK.
Manglende sortriment og / eller svikt i leveranser fra FS
kan forårsake at foretaket må kjøpe varer direkte fra
leverandør. Dette kan bli en mindre kostnadseffektive
innkjøp og fordyrende logistikk.
Sykehuset Innlandet 21.1.2013
Sannsynlig
het 1- 5
(S)
Konse
kvens
1 – 5 (K)
2
3
4
2
3
2
2
2
Sykehuset Innlandet
Innkjøp- og logistikk per 31.12 2014 - Kategorisering og vurdering av risiko
SI/06.05-03
Risikoområde:
Vurdering
Nr
Kategori / risiko
Risiko
Konsekvens
3.
Lov-kravene
Etterlevelse av Lov og forskrift
om offentlige anskaffelser.
Sikre god kompetanse om lovverk, forskrift og
gjeldende interne regelverk innkjøp for å hindre
økonomisk risiko ved våre anskaffelser. Foretaket
har ikke hatt store erstatningssaker eller søksmål
som følge av brudd på regelverket siste år.
Strengere sanskjoner ift. brudd på lov og forskrift om
offentlige anskaffelser. Innskjerpede regler som vil
kunne medføre større økonomisk risiko ved brudd og
negativt omdømme.
Avvik og
forbedringspunkter
4.
Miljørevisjone av
innkjøpsavdelingen i
forbindelse med ISOsertififiseringen av foretaket.
Stikkprøvekontroll 2014:
Avtaleimplementering.
5.
Forestående endringer eller
annet i virksom-heten som
kan påvirke kvaliteten
Større grad av samordning av
innkjøp på nasjonalt nivå.
6.
Andre driftsrelaterte forhold
Systemstøtte og løsninger for
samhandling regionalt og
nasjonalt
Krav må stilles til våre leverandører om å benytte
miljøvennlige produkter og tjenester i flere av våre
anskaffelser for å klare å nå foretakets klimamål.
Revisjonen i forbindelse med miljøsertifiseringen
avdekket avvik.
Aktivitet som utføres av eksterne leverandører kan
påføre store skader på vårt miljø. Gjelder bl.a.
transporttjenester og energi, der SI har stort forbruk
gjennom eksterne leverandører.
Sannsynlig
het 1- 5
(S)
Konse
kvens
1 – 5 (K)
3
3
3
3
Etterlevelse av direktiv om innkjøp, attestasjon og
ansvuisningsfullmakt.
Noen avvik vedrørende etterlevelse av gjeldende
prosedyrer og regler. Dette er en økonomisk, juridisk og
omdømmemessig risiko.
3
3
Avdelingen har gjennomført gode
forbedringsprosesser for å forbedre implementering
og utnyttelsen av regionale og nasjonale avtaler.
Vil kunne påføre SI merkostnader ved at avtalene som
skal benyttes ikke er gjort tilstrekkelig kjent og/eller ikke
blir raskt nok implementert i organisasjonen.
2
3
De fire helseregionene har i 2014 lagt til grunn at
flere innkjøpsprosjekter skal gjennomføres på
nasjonalt nivå. Dette er krevende prosesser med
hensyn til involvering av fagkompetanse som skal
sikre god kvalitet og egnethet i de avtaler om inngås.
Merkostnader og/eller ulemper pga at man ikke får
målrettede og hensiktmessige varer og tjenester gjennom
felles, nasjonale avtaler. Kan medføre innkjøp av
varer/tjenester med dårlig egnethet, manglende
tilpasninger til lokale forhold og for dårlig kvalitet.
4
3
Utfordring med SI, HSØ, Sykehuspartner og Hinas i
forhold til informasjon og samhandling vedrørende
nye regionale og landsomfattende avtaler, samt status
på inngåtte avtaler.
Vil kunne påføre SI vesentlige ulemper ved at viktig
avtaleinformasjon om varer og tjenester som ikke er
tilstrekkelig kjent..
3
2
Side: 2 av 3
Sykehuset Innlandet
Innkjøp- og logistikk per 31.12 2014 - Kategorisering og vurdering av risiko
SI/06.05-03
KONSEKVENS
1
2
3
4
5
5
5: Forestående endringer:
SANNSYNLIGHET
4
Samordning av innkjøp på
nasjonalt nivå.
2: Overordnede styringsmål
fra eier
6: Andre forhold:
Systemstøtte for samhandling
3
3: Lovkrav, off. anskaffelser.
4: Internkontroll og revisjoner
2
1
Risiko:
Rød farge:
Oransje farge:
Gul farge:
Grønn farge:
Kritisk
Høy
Moderat
Lav
Sannsynlighet
1.
2.
3.
4.
Meget liten
Liten
Moderat
Stor
Side: 3 av 3
Konsekvens
1.
2.
3.
4.
Ubetydelig
Lav
Moderat
Alvorlig