1. No category

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune
Arkivsak:
Møtedato/tid:
18.08.2015 Kl 18:00
Møtested:
Formannskapsalen
Møtedeltakere:
Bondahl, Ole Halvard
Trøite, Arnstein
Bondahl, Ane Helga
Stokke, Marit J. Bårdsgård
Olsen, Oddvar Arne
Forfall:
Ingen.
Andre møtende:
Rådmannen
Revisjon Midt-Norge IKS
Kopi:
1.varamedlemmer, ordfører, Revisjon Midt-Norge IKS, postmottak Selbu kommune
Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven § 31.
Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat
Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post:
[email protected]
Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling.
Trondheim, 11.08.2015
Bondahl, Ole Halvard (sign.)
Leder av kontrollutvalget
Arvid Hanssen
Daglig leder, Konsek
1
Sakliste
Saksnr.
27/15
28/15
29/15
30/15
31/15
Sakstittel
Referatsaker til kontrollutvalgets møte 18.8.15.
Bestilling av forvaltningsrevisjon - Selbu kommunes arbeid knyttet til
mobbing i grunnskolen.
Kontrollutvalgets budsjett for 2016 og økonomiplan for 2017-2019.
Rapport fra kontrollutvalget om tilsyn og kontroll og virksomheten
valgperioden 2011-2015.
Eventuelt
2
Referatsaker til kontrollutvalgets møte 18.8.15.
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Selbu kommune
Saksbehandler
Arkivkode
Arkivsaknr
Møtedato
18.08.2015
Saknr
27/15
Hanssen, Arvid
FE - 033, TI - &17
15/105 - 4
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Referatsakene tas til orientering.
Vedlegg
Bernt svarer - forklaringsplikt
Oppsummering etter felles KU- møte Værnesregionen 12.6.15.
Saksutredning
Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet:
1. Plikt til å forklare seg til kontrollutvalget. (Kommunal rapport 15.6.15)
2. Oppsummering etter fellesmøte for kontrollutvalg i Værnesregionen den
12.6.15.
3. Budsjettkontroll - kontroll og tilsyn per 1.8.15.
4.
3
Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget
Page 1 of 2
Publisert på kommunal-rapport.no (http://kommunal-rapport.no)
Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg
til kontrollutvalget
Av Kommunal Rapport [1]
15. juni 2015 - 13:46
(Oppdatert: 15. juni 2015 - 13:47)
Forfatter(e):
Kommunal Rapport [1]
Ingress:
Både ansatte og folkevalgte har til en viss grad plikt til å forklare seg for kontrollutvalget.
Konsekvensene kan bli alvorlige for tilsatte som ikke stiller, mens ordføreren kan ignorere
plikten uten straff.
Har tilsatte, ordfører og andre folkevalgte møte- og forklaringsplikt i kontrollutvalget etter
kommuneloven § 77 [2] nr. 7? I tilfelle – hvilke eventuelle avgrensinger er det i møte- og
forklaringsplikta?
Bernt svarer
I kommuneloven § 77 nr. 7 er det fastsatt at kontrollutvalget "hos kommunen eller
fylkeskommunen" kreve "enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokumentet og foreta de
undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene". Plikten til å gi slik
informasjon til kontrollutvalget påligger altså kommunen eller fylkeskommunen. Det betyr at
alle som på en eller annen måte har opptrådt på kommunens eller fylkeskommunens vegne,
eller medvirket når det ble truffet vedtak, eller ved saksforberedelsen av et vedtak, har plikt til å
forklare seg til kontrollutvalget om dette.
For administrasjon er det rådmannen som har ansvar for å påse at denne plikten blir oppfylt. I
dette ligger også at rådmannen som øverste leder for kommunens administrasjon skal påse – og
om nødvendig pålegge – sine underordnete å møte og forklare seg til kontrollutvalget.
Rådmannen kan ikke sette begrensninger når det gjelder hva den enkelte tilsatte skal forklare
seg om, og kan heller ikke kreve å være til stede under forklaringen.
For de folkevalgte er plikten til å møte og forklare seg en individuell plikt som følger av det
tillitsverv eller de oppgaver han eller hun har påtatt seg. Plikten omfatter bare det som direkte
knytter seg til utførelsen av vervet eller oppgaven, og omfatter ikke interne politiske drøftelser i
partigruppe eller liknende.
Brudd på plikten til å gi opplysninger eller forklare seg, er ikke straffbart. For tilsatte vil dette
imidlertid være en tjenestemessig svikt som kan utløse avskjed eller andre tjenestemessige
sanksjoner. For folkevalgte – herunder ordfører – som ikke vil medvirke, har kommunen ingen
andre virkemidler enn å gå veien om omvalg til det verv vedkommende har, der dette er mulig,
altså i praksis som medlem av utvalg eller styre. Ordfører og formannskapsmedlemmer er
derimot valgt for hele valgperioden, og kan ikke kastes.
Hovedbilde:
bernt_008_0_0_1_0_0_0_0_0.jpg [3]
4
http://kommunal-rapport.no/print/112542
16.06.2015
Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget
Page 2 of 2
Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke
bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget
som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i 1992. Bernt har også stor
kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven.
Spalten Bernt svarer publiseres hver mandag på Kommunal-Rapport.no. Spørsmål kan
sendes til [email protected] [4].
Kanal:
Nett
Flere artikler om Bernt svarer [5]
Kilde-URL: http://kommunal-rapport.no/node/112542
Lenker:
[1] http://kommunal-rapport.no/forfatter/kommunal_rapport
[2] http://lovdata.no/lov/1992-09-25-107/§77
[3] http://kommunal-rapport.no/sites/default/files/bernt_008_0_0_1_0_0_0_0_0.jpg
[4] mailto:[email protected].?subject=Bernt%20svarer
[5] http://kommunal-rapport.no/kategori/jus/bernt_svarer
5
http://kommunal-rapport.no/print/112542
16.06.2015
NOTAT
Saksbehandler
Paul Stenstuen
Dato
19.06.15
Arkiv 15/015
415-1714-6.1
OPPSUMMERING ETTER FELLES MØTE FOR KONTROLLKOMITEEN OG
KONTROLLUTVALGENE I VÆRNESREGIONEN
Sted:
Dato:
Stjørdal rådhus, møterom NAV
12. juni 2015, kl. 10:00-15:00
Fra kontrollkomiteen og kontrollutvalgene var følgende personer tilstede:
Fra Stjørdal: Alf Kaspersen, Håvard Steen Moa, Elin Helene Friheim, Inger Johanne
Overvik Uthus og Espen Teigen
Fra Frosta:
Jens Hagerup og Kari Berge
Fra Malvik: Per Walseth
Fra Meråker: Bjørn Magnus Madslangrud og Eva Lien
Fra Selbu:
Arnstein Trøite og Marit Stokke
Fra Tydal:
Toralf Øverås, Astrid Jensen og Kari Slungård
Ellers møtte
Arne Henrik Ulvin, Stjørdal Politikammer (sak 19/15)
Sidsel Storvik Nilsen, Stjørdal kommune (sak 21/15)
Roar Vikvang, NAV Værnes (sak 20/15)
Petter Olden, NAV Værnes (sak 20/15)
Sissel Overvik Holmberg, Stjørdal kommune (sak 22/15)
Kristin Hognestad, Stjørdal kommune (sak 23/15)
Gunbjørg Furunes Baar, Stjørdal kommune (sak 24/15)
Gunn Havdal, Stjørdal kommune (sak 25/15)
Ragnhild Wesche Kvål, Selbu kommune (sak 26/15)
Arvid Hanssen, KonSek Trøndelag IKS
Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS
Marit Aursjø, KomRev Trøndelag IKS
Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS
Marte Bjørnelv, Holmvik, KomRev Trøndelag IKS
Mali Kristin H. Østerås, KomRev Trøndelag IKS
Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS
6
Bakgrunn for samlingen
Det har i lengre tid vært et ønske om at kontroll og tilsynsarbeidet i Værnesregionen blir
koordinert. Kontrollkomiteen i Stjørdal har derfor de 3 siste år invitert kontrollutvalgene i de
samarbeidende kommunene til felles orienteringer knyttet til områder der Stjørdal kommune
er vertskommune. Dette legger til rette for en effektiv utnyttelse av administrasjonens
ressurser, samtidig sikrer en at kontrollutvalgene i samarbeidende kommuner får den samme
informasjon.
Kostnadsutviklingen innenfor spesialundervisning og barnevern har over tid vært
urovekkende. Regionrådet avga i sitt desember møte en tilrådning til kontrollkomiteen om å
gjennomføre forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten.
På denne bakgrunn var temaet for denne samlingen det barne- og familierettede arbeid i
Værnesregionen. Orienteringsprogrammet for samlingen var omfattende - men målrettet for å
gi svar på hvilke utfordringer en har og hvor disse er, samt nødvendige tiltak.
Program for samlingen
10:00-10:30
10:30-11:00
11:00-11:30
11:30-12:00
12:00-12:30
12:30-13:00
13:00-13:30
13:30-14:00
14:00-14:30
14:30-15:00
Orientering fra Politiet
Orientering fra administrasjonen vedrørende sosialtjenesten
Orientering fra helsestasjon(ene)
Orientering fra enhet barn og ungdom
Lunsj
Orientering fra administrasjonen vedrørende PPT/spesialundervisning
Orientering fra administrasjonen vedrørende barnevern
Orientering fra administrasjonen vedrørende utkast til "VR modellen for barn
og unge"
Orientering fra administrasjonen vedrørende VR strukturen med fagråd og
forvaltningskontor, samt om vurderinger sett fra skole og barnehager
Kaffe og diskusjon
Kontrollkomiteen i Stjørdal behandlet i etterkant bl.a. sak vedrørende bestilling av
forvaltningsrevisjon knyttet til barnevern/barn- og familierettet arbeid - med utgangspunkt i
de fremkomne opplysninger.
Kontrollkomiteen gjorde for øvrig følgende vedtak:
1. «Kontrollkomiteen registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og
forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes
forvaltningsrevisjon.
2. Kontrollkomiteen ber om nye orienteringer om 1 år.
3. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide et kortfattet notat som oppsummerer møte.
4. Kontrollkomiteens vedtak oversendes kontrollutvalgene i de samarbeidende
kommunene, med kopi til regionrådet.»
7
Oppsummering og sammenstilling av de gitte orienteringer
Barneverntjenesten tilkjennega i likhet med de øvrige innledere en bevissthet om hva
tjenesten selv kan og bør gjøre for å videreutvikle og forbedre det arbeid som gjøres. Slik en
oppfattet det var det en samstemmighet om at utfordringene må møtes med bedre arbeid på
systemnivå. Det må også formuleres klare målsettinger, som vil innebære krav om bedre
sektorovergripende samarbeid og koordinering.
Slik en oppfattet det var det også enighet om at det må utarbeides felles og enhetlige
retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester. I dette ligger det også et
behov for en gjennomgang av hvor ansvar og myndighet er plassert. Dette gjelder både
oppover og nedover i linjen, men også på tvers av sektorgrensene. Aktørene må forpliktes i
større grad enn i dag.
Nedenstående figur ble benyttet for å illustrere de ulike tiltakenes plass i behovspyramiden:
Det ble redegjort for at barnevernet har og må ha ansvaret i situasjoner hvor tvangstiltak etter
barnevernsloven skal vurderes. De ulike aktørene vil i varierende grad virke på lavere nivå i
behovspyramiden, og det ble understreket at fokuset i langt større grad må rettes mot de
forebyggende og korrigerende tiltak (trinn 1 og 2). Dette for å motvirke behovet for langt mer
kostbare barnevernstiltak i senere fase.
Det er viktig å være oppmerksom på at det er straffbart å unnlate å gripe inn når et barn er i en
prekær situasjon (omsorgssvikt, mobbing mv.)
De presentasjonene som ble benyttet i forbindelse med de enkelte orienteringer følger som
vedlegg. For ytterligere informasjon vises det til disse.
8
Oppsummering
Det overgripende spørsmål synes derfor å være; skal vi rigge kommunene for
omsorgsovertakelser, eller skal vi rigge kommunene slik at flest mulig av disse sakene kan
unngås. På denne bakgrunn bør enhver stille seg spørsmålene:
• Hvilke målsettinger arbeider min kommune etter mht. det barne- og familierettede
arbeid.
• I hvilken grad er min kommune rigget for å forebygge og for å korrigere en skjev
utvikling hos barn og unge - slik at antallet saker hvor barnevernet må kobles inn kan
reduseres.
Felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester,
herunder ansvarsavklaringer vil kunne bidra til økt likebehandling, bedre koordinerte tjenester
og forbedret kostnadskontroll. Systemrettet arbeid bør opprioriteres. Dette utviklingsarbeidet
vil for øvrig også ha betydning for bruken av spesialundervisning mv.
Innlederne signaliserte tydelig at en har fokus på endrings- og utviklingsbehovet. Tiltak og
endringer som krever politiske prioriteringer må - og vil etter det en forstår - bli lagt fram for
politisk behandling fortløpende.
9
Bestilling av forvaltningsrevisjon - Selbu kommunes
arbeid knyttet til mobbing i grunnskolen.
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Selbu kommune
Saksbehandler
Arkivkode
Arkivsaknr
Møtedato
18.08.2015
Saknr
28/15
Hanssen, Arvid
FE - 216, TI - &58
15/107 - 1
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til mobbing
i grunnskolen.
2. Kontrollutvalget ber revisor ta med seg innspill fra kontrollutvalget i det
videre arbeid med prosjektet
3. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å vedta prosjektplan innenfor en
maksimal ramme på 300 timer. Prosjektplanen legges frem for nytt
kontrollutvalg til orientering.
Saksutredning
Barnevern var et aktuelt prosjektet å igangsette i høst. Kontrollutvalgene i
Værnesregionen hadde imidlertid felles møte på Stjørdal 12.6.15, hvor det ble gitt
flere orienteringer knyttet til arbeid med barn og unge i regionen. Kontrollkomiteen i
Stjørdal kommune, vertskommune for barnevernstjenesten, vedtok deretter at det
ikke settes i gang en forvaltningsrevisjon innen barnevern nå.
Etter dette vedtok kontrollutvalget i Selbu følgende den15.6.15:
1. Kontrollutvalget registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og
forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes
forvaltningsrevisjon innen barnevern.
2. Kontrollutvalget deltar på nye orienteringer om status innen arbeid med barn og
unge i Værnesregionen om 1 år.
3. Kontrollutvalget ber sekretariatet fremme sak om mulig bestilling av
forvaltningsrevisjon med tema mobbing i skolen. Saken behandles på
kontrollutvalgets møte 18.8.15.
Før vedtaket ble gjort drøftet kontrollutvalget øvrige prosjekt oppført i plan for
forvaltningsrevisjon for 2015-2016, men utvalget ønsket ikke å bestille noen av disse
nå. Nestleder orienterte den 22.6.15 kommunestyret muntlig om dette, og at
utvalget ønsker å prioritere en forvaltningsrevisjon om mobbing. Ordfører var positiv
til innspillet og det kom ingen motforestillinger i kommunestyret.
Undersøkelser viser at inntil 17000 elever i grunnskolen er utsatt for krenkende
adferd, selv om opplæringsloven sier at alle elever har rett til et godt og
inkluderende arbeidsmiljø.
Det er gjennomført en elevundersøkelse som viser at mobbing forekommer i skolen i
Selbu, men ikke i større grad enn gjennomsnittet i andre kommuner. Temaet er
imidlertid svært viktig, så en gjennomgang av rutiner og praksis ved skolene i Selbu
kan bidra til å øke bevisstheten rundt arbeid med mobbing.
10
Kontrollutvalget drøftet i møte 15.6.15 spørsmål som kan være aktuelle å få besvart
i en eventuell forvaltningsrevisjon. Som eksempler kan nevnes:
·
·
·
·
·
Hva gjør skolene i forhold til mobbing?
Er lærerne klar over sin meldeplikt?
Blir alle henvendelser fra elever, foreldre og lærere fulgt opp
forskriftsmessig?
Er eventuell saksbehandling av meldte mobbesaker forskriftsmessig?
Er tiltak som settes i verk vellykket?
Revisjon Midt-Norge IKS er i gang med en forvaltningsrevisjon om mobbing i den
videregående skole i Sør-Trøndelag. Problemstillingen for dette prosjektet er
følgende:
Arbeides det aktivt og systematisk for å forebygge, avdekke og håndtere mobbing i
de videregående skolene i Sør-Trøndelag?
Flere av spørsmålene som kontrollutvalget reiste i møtet 15.6.15 dekkes av
problemstillingen som er nevnt ovenfor. Sekretariatet mener derfor at samme
problemstilling er aktuell å benytte hvis en skal se på forholdene i grunnskolen i
Selbu kommune. Dette avklares gjennom dialog i møtet.
Rådmannen er anmodet om å være representert for å gi kort status på overordnet
nivå og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Dette bør bidra til at
forvaltningsrevisjonen kan gi nyttige tilbakemeldinger på områder/forhold som også
administrasjonen er opptatt av og mener er spesielt viktig.
Revisjon Midt-Norge IKS vil være tilstede under behandling av saken. De vil komme
med egne innspill og ta med synspunkter fra kontrollutvalget ved utarbeidelse av
prosjektplan.
Ressurser
I tråd med avtale om forvaltningsrevisjon mellom kontrollutvalget og Revisjon MidtNorge IKS har kontrollutvalget 264 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i
2015. En del ressurser er brukt ifm selskapskontroll Selbu-Trykk AS. Det gjenstår
193 timer til disposisjon i 2015. Forvaltningsrevisjonsprosjekter ligger normalt et
sted mellom 200-450 timer i omfang. Erfaring tilsier at det oftest er i de større
prosjektene at resultatene blir mest interessante. Det kan derfor være aktuelt å
benytte noen 2016-timer, med levering av rapport i 1 kvartal 2016.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Forvaltningsrevisjon rundt temaet mobbing bestilles. Innholdet i prosjektet defineres
nærmere gjennom dialog med revisor i møtet. Av hensyn til fremdrift foreslås det at
sekretariatet får fullmakt til å vedta prosjektplan, jf. Innstillingen.
11
Kontrollutvalgets budsjett for 2016 og økonomiplan for
2017-2019.
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Selbu kommune
Saksbehandler
Arkivkode
Arkivsaknr
Møtedato
18.08.2015
Saknr
29/15
Hanssen, Arvid
FE - 033
15/106 - 1
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2017 – 2019 og budsjett for 2016 med
en ramme på kr 1 060 000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og
sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas.
Vedlegg
Budsjettforslag kontrollutvalget 2016 og økonomiplan 2017-2019
Saksutredning
Budsjettbehandlingen for kontrollorganene.
I henhold til forskrift om kontrollutvalg (§ 18), går det frem at kontrollutvalget
utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen.
Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal
følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer
herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og
sekretariatstjenester for 2016 i Selbu kommune.
Budsjettet for 2016 – med økonomiplan 2017 - 2019
Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgifter til selve driften av utvalget, samt
utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av
revisjonstjenester.
Kontrollutvalgets egen virksomhet
Kontrollutvalget må ha mulighet og midler til å skaffe seg kunnskap og kan delta i
erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Kommunal – og
Regionaldepartementet har i sine 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i
kommunene pekt på opplæring av kontrollutvalg som et viktig område. Erfaringer fra
de siste årene har vist at budsjettposten er tilstrekkelig, men det er viktig å
opprettholde nivået særlig for 2016, da det blir et nytt kontrollutvalg høsten 2015.
Det er i tråd med praksis de senere år lagt opp til 6 møter i 2016. Det er ikke
foreslått endringer i budsjettet til kontrollutvalgets egen virksomhet for 2016. Det er
imidlertid lagt inn en økning på 3 prosent per år videre i økonomiplanperioden.
Nivået må vurderes årlig i forbindelse med budsjettet.
Kjøp av sekretariatstjenester
Selbu kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek MidtNorge IKS. Dette er i henhold til den inngåtte avtalen om interkommunalt
samarbeid. Da representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for 2016 i
sitt møte den 28.04.15, ble det lagt til grunn en økning på 2,5 % fra 2015 til 2016
og videre en økning på 3 prosent årlig i økonomiplanperioden. Avrundet blir
økningen fra 2015 til 2016 på kr 5 000.
Kjøp av revisjonstjenester
12
Selbu kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er
også i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i
Revisjon Midt-Norge IKS behandler budsjettet for 2016 på møte senere i høst.
Tallene som er lagt inn er derfor tatt fra økonomiplanen 2015-2020. Økningen er på
5 % fra 2015 til 2016, som avrundet betyr en økning på kr 35 000 for Selbu
kommune. Revisjon Midt-Norge IKS orienterer kommunen direkte når
representantskapet har vedtatt endelig budsjett.
Spesifisert forslag til budsjett for 2016 følger som vedlegg men hovedtallene for
2016 og perioden 2017-1019 gjengis nedenfor:
Budsjett 2016 og økonomiplan for perioden 2017-2019:
Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende budsjett og økonomiplan
for planperioden 2016-2019 legges frem:
Budsjett Budsjett
Øk.plan
Øk.plan
Øk.plan
2015
Forslag
2017
2018
2019
2016
Kontrollutvalget
118.000
118.000
121.000
125.000
129.000
Utgifter til
sekretariatstj. for
kontrollutvalget
213.000
218.000
225.000
232.000
239.000
Utgifter til revisjon
Sum driftsutgifter
689.000
724.000
1 020 000 1 060 000
761.000
800.000
840.000
1 107 000 1 157 000 1 208 000
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets
vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets
forslag til økonomiplan for 2017 – 2019 og budsjett for 2016. Budsjettet som
sekretariatet har satt opp for 2016 har en netto ramme på kr 1.060.000, inkludert
kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Dette er en
økning på kr 40 000 eller 3,9% i forhold til 2015.
13
Budsjettforslag – kontrollutvalget i Selbu kommune 2016
Art
1082
1083
1083
1099
Betegnelse
Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste *
Godtgjørelse utvalgsleder **
Godtgjørelse folkevalgte
Arbeidsgiveravgift
Sum lønnskostnader
Driftskostnader
1102
1116
1150
1160
1174
1196
Abonnement, tidsskrift
Bevertning
Opplæring og kurs
Bilgodtgjørelse oppgavepliktig
Utgiftsdekning
Kontingent
Sum Driftskostnader
Kontrollutvalget samlet
Kjøp fra IKS
1375
1375
1375
Revisjon Midt-Norge IKS
Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS
Sum Kjøp fra IKS
Sum Kostnader, total ramme kontroll og tilsyn
Forslag budsjett
Vedtatt budsjett
2016
2015
15 000
15 000
15 000
15 000
23 000
23 000
6 000
6 000
59 000
59 000
3
4
40
3
7
2
59
118
000
000
000
000
000
000
000
000
724 000
218 000
942 000
1 060 000
* Noe belastet regnskap 2015
** Ikke belastet ansvar KU`s regnskap 2014
14
3
4
40
3
7
2
59
118
Regnskap
2014
-
23 000
3 000
26 000
000
000
000
000
000
000
000
000
3 000
2 000
1 000
6 000
32 000
689 000
213 000
902 000
1 020 000
662 000
206 000
868 000
900 000
Rapport fra kontrollutvalget om tilsyn og kontroll og
virksomheten valgperioden 2011-2015.
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Selbu kommune
Saksbehandler
Arkivkode
Arkivsaknr
Møtedato
18.08.2015
Saknr
30/15
Hanssen, Arvid
11/276 - 29
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Kontrollutvalget legger frem rapporten til nytt kommunestyre med følgende
innstilling:
Kommunestyret tar kontrollutvalgets rapport til orientering.
Vedlegg
Rapport for valgperioden 2011-2015.
Saksutredning
Kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret. Av de mest
sentrale føringene som ligger til grunn for utvalgets arbeid er kommuneloven,
forskrift om kontrollutvalg og reglement for kontrollutvalget i Selbu kommune.
Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret om arbeidet de utfører, både
gjennom årsmeldinger og ved framleggelse av rapporter om forvaltningsrevisjon. I
tillegg legges protokoller fra kontrollutvalget frem for kommunestyret som
referatsaker fortløpende. Kommunestyret har dermed muligheten til å stille spørsmål
til kontrollutvalgets medlemmer i kommunestyret.
Kontrollutvalgets virksomhet i årene 2011-2015 er oppsummert i en egen kort
rapport. I tillegg er det orientert om kontroll og tilsyn generelt. Rapporten er
utformet på en måte som gjør den egnet til bruk som grunnlag for informasjon om
tilsyn og kontroll til nytt kontrollutvalg og eventuelt nytt kommunestyre.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Vedlagte rapport anbefales drøftet i kontrollutvalget, med sikte på framleggelse for
avtroppende og/eller påtroppende kommunestyre i høsten 2015.
15
Kontrollutvalgets rapport til
kommunestyret – adm.utkast
Valgperioden- 2011-2015
Selbu
August 2015
16
1 Om kontrollutvalget – mandat og ressurser
1.1. Kontrollutvalgets sammensetning
Leder:
Nestleder:
Medlemmer:
Ole Halvard Bondahl
Arnstein Trøite
Ane Helga Bondahl
Marit Bårdsgård Stokke
Oddvar Olsen
Det er valgt hele 13 varamedlemmer, da hvert parti/partigruppe har egne
varamedlemslister.
1.2. Rammer for utvalgets arbeid
Kontrollutvalget er et lovpålagt organ og har sitt grunnlag i
kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll § 77.
Utvalgets ansvar og oppgaver er nærmere beskrevet i forskrift om
kontrollutvalg.
•
Regnskapsrevisjon – påse at kommunens regnskaper revideres på at
betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors
påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp.
•
Forvaltningsrevisjon – utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på
en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra
forvaltningsrevisjoner til kommunestyret.
•
Gransking eller undersøkelser – på eget initiativ eller etter vedtak i
kommunestyret ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i
strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens
ressurser.
•
Selskapskontroll – utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll
med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper.
Valg av revisjonsordning – kontrollutvalget avgir innstilling om valg av
revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av
revisor.
Budsjett – utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i
kommunen
•
•
Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av
kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv
ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp.
17
1.3. Kontrollutvalgets ressurser
Sekretariat
Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS.
Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til
kommunens kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 13 andre kommuner i
Sør-Trøndelag samt fylkeskommune. Tidsressursene i selskapet fordeles i
proporsjonalt med de årlige honorarene hver deltakerkommune betaler.
Kontrollutvalget har i perioden 2012-2014 fått levert 17% (110 timer)
mer enn budsjettert, men dette har ikke ført til økte kostnader for
kommunen.
Sekretariatet utreder saker, bistår kontrollutvalget i praktisk
tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til planer for
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I det løpende arbeidet er
sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører
oppgaver på vegne av kontrollutvalget.
Revisjon
Kommunen er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester
med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer
revisjonstjenester til fylkeskommunen og 13 andre kommuner i fylket i
tillegg til Selbu. Revisjonsselskapet fordeler ressursene sine i forhold til
årlige honorarer som betales av eierkommunene. Selskapet utfører
regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for
kommunen. Til regnskapsrevisjon benyttes det timetallet selskapet hvert
år finner nødvendig for å kunne bekrefte kommunens årsregnskap.
Ressursene til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll brukes på bakgrunn
av kontrollutvalgets bestillinger av prosjekter, basert på plan for
forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll.
Økonomi
Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide
budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen.
Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har fått tilslutning fra
kommunestyret, bortsett fra budsjett 2012, da kontrollutvalget ønsket
mer ressurser til forvaltningsrevisjon.
Den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2007 hadde et budsjett på
kr 672 000, i 2011 kr 839 000, mens det for 2015 er kr 1 020 000. Av
dette utgjør i 2015 ca 67 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 21 %
honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 12 % benyttes til aktivitet (inkl
lønn) i kontrollutvalget.
18
Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter
dem i stand til å ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne
rammer.
Budsjetter til revisjons - og sekretariatstjenester for kontrollutvalget
vedtas årlig av representantskapene i KonSek Midt-Norge IKS og Revisjon
Midt-Norge IKS, hvor alle eierkommuner er representert.
19
2 Kontrollutvalgets virksomhet
2.1 Møter
Det har gjennom hele perioden i snitt vært avholdt ca 6 møter pr år.
Møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget saker som
behandles i utvalget, samtidig som en har kontinuitet i arbeidet.
Møtene legges i hovedsak til rådhuset, men unntaksvis ute i enheter.
Kontrollutvalget har god erfaring med å legge møter utenfor rådhuset, da
det er viktig å få kunnskap om ulike virksomheter direkte fra de det
gjelder. Påtroppende kontrollutvalg bør vurdere om flere møter bør
legges utenfor rådhuset.
Rådmannen og ansatte har gitt nyttig informasjon til utvalgets arbeid
gjennom hele perioden. Ordfører har også deltatt i noen møter, noe som
ansees viktig for kontakten inn mot kommunestyret.
2.2 Saker
I perioden fra valg 2011 til august 2015 har kontrollutvalget behandlet
147 saker.
En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter pålagte oppgaver
gjennom kravene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg.
Kontrollutvalget i Selbu har, som det har fremgått av årsmeldinger fra
kontrollutvalget, i tillegg vært innom en god del saker ut over de
lovpålagte. Noen av disse har kommet etter innspill fra kontrollutvalget
selv eller fra innbyggere. Henvendelser fra innbyggere behandles seriøst
uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller at
kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til utvalgets
funksjon å se på.
2.3 Deltakelse i relevante fora
For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets
oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det
vurderes som relevant og mulig. Av arrangement utvalget har vært
representert på i perioden er
•
•
•
KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15
kommunene KonSek er sekretariat for
Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges
Kommunerevisorforbund.
Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn
20
Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og deltar også
på årsmøtene der. Disse arrangeres i tilknytning til den nevnte
konferansen.
2.4 Regnskapsrevisjon
Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere måter
gjennom året. Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens
årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret.
Formannskapet for kopi av uttalelsen før de gir sin innstilling til
kommunestyret. God informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og
rådmannen er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og
nødvendig kunnskap for å avgi uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner
for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om planlegging og status i
arbeidet med regnskapsrevisjon
Kommunen har i inneværende valgperiode bedret rutiner som sikrer
avleggelse av regnskap og årsberetninger innen formelle frister. Videre
har presentasjonen av hovedinnholdet i regnskapet, samt årsmeldingen
for kommunen utviklet seg positivt, slik at brukerne ikke trenger å være
regnskapskyndige for å forstå regnskapet.
Kontrollutvalget har i sine uttalelser til kommuneregnskaper i perioden
vært innom at investeringsbudsjetter må være i tråd med det som er reelt
å få gjennomført, at budsjettkorrigeringer generelt må foretas når dette er
nødvendig, samt viktigheten av tidlig rapportering til politisk nivå, dersom
budsjettkontroller indikerer betydelig budsjettavvik. Avleggelse av
regnskap og årsmelding for 2014 og viser en klar bedring i økonomistyring
og rapportering.
2.5 Forvaltningsrevisjon
Det skal i tråd med kommuneloven utarbeides planer for
forvaltningsrevisjon minimum èn gang i hver valgperiode. I inneværende
periode har kommunestyret vedtatt toårige planer for forvaltningsrevisjon.
Ved behandlinger av planforslagene har kontrollutvalgets prioriteringer av
prosjekter i hovedsak fått tilslutning. Kontrollutvalget har gjort grundige
forberedelser til planforslagene og ser det som positivt at kommunestyret
har vist tillit til utvalget gjennom å slutte seg til de prioriteringene og
vurderingene som er gjort i forkant.
Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget
lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de
forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor
er av stor betydning og har vært tettere i siste periode.
Alle forvaltningsrevisjonsrapportene legges fram for kontrollutvalget og
kommunestyret etter hvert som de avlegges og revisor foretar en
gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Etter
21
kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med
henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i
administrasjonen. Det er viktig at forvaltningsrevisjonen bidrar til positive
endringer i kommunens virksomhet og dermed har nytteeffekt.
Det er i perioden gjennomført følgende forvaltningsrevisjoner:
• Samarbeidet med Selbu Næringsforum
• KOSTRA-rapportering
Det er i august 2015 bestilt en forvaltningsrevisjon som skal gi tilbakemelding på
hvordan Selbu kommune forebygger og håndterer mobbing i grunnskolen.
2.6 Selskapskontroll
Gjeldende plan for selskapskontroll for 2015-2016 ble vedtatt av
kommunestyret høsten 2014.
Kommunestyret vedtok første gang en overordnet eierstrategi i mars 2011
og har senere vedtatt eierskapsmeldinger for de fleste enkeltselskap av
betydning som kommunen er medeier i. Kommunens eierstyring og
arbeidet med selskapskontroll har i inneværende valgperiode hatt større
fokus enn tidligere. Gjennomførte selskapskontroller viser klart at det er
behov for oppfølging av virksomheter som er organisert utenfor
kommunen og at kommunen selv har en klar oppfatning av hvordan egne
eierskap følges opp.
Det er i perioden gjennomført følgende selskapskontroller:
• TrønderEnergi AS
• Selbu Trykk AS
2.7 Påseansvar overfor revisor
Det er i forskrifter gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal
stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet
og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å
dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer.
Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med
hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis
regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser,
rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og
kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal
framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning
for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan
revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging
av sitt påse-ansvar. Avtalene angir ramme for forholdet mellom utvalg og
revisjonsselskap.
22
For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig
revisor orienterer på en del av møtene, for å gi informasjon om planer,
status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med.
For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter.
Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må
bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover
planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar
forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget.
Det er i forskrifter gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal
stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet
og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å
dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer.
23
3 Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden
3.1 Forholdet til politisk ledelse
Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret,
som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn.
I all hovedsak har kontrollutvalget en oppfatning av å ha god kontakt med
kommunestyret og deres behov. Det har vært liten formell kontakt med
poliske utvalg ut over dialogen med kommunestyret i deres møter.
Ordfører informeres løpende gjennom kopi av innkallinger til
kontrollutvalgets møter, og benytter muligheten til dialog når dette er
ønskelig. Det er å håpe at kommunestyret signaliserer de ønsker de har
med kontrollutvalget, slik at utvalget oppleves som deres eget organ og
en ressurs for kommunestyrets tilsynsansvar.
3.2 Forholdet til den administrative ledelse
Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og
stor nytte av positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i
forbindelse med konkrete prosjekter og oppgaver. Administrasjonen gir
informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om deres
tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle
og arbeid.
Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant
annet ved å ha samtaler og åpne for innspill i arbeidet med planer for
forvaltningsrevisjon. Denne informasjonen har vært nyttig i
kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter.
Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte
prosjektene eller revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og
ikke noe kontrollutvalget involverer seg i.
Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i
kontroll- og tilsynssaker. I de tilfellene der vedtakene gir krav til
administrasjonens oppfølging overholdes i stor grad frister for oppfølging
og rapportering, men det er også eksempler på at avklaringer har tatt
langt tid. Rutiner for vedtaksoppfølging er blitt bedre i perioden og gjøres
i stor grad i tilknytning til kommunens budsjettoppfølging og gjennom
årsrapportering.
24
3.3 Informasjon om – og fra kontrollutvalget i Selbu
Oversikt over medlemmer i KU, retningslinjer for kontrollutvalget,
møteinnkallinger og protokoller fra og med 2009, samt alle
forvaltningsrevisjonsrapporter for perioden 2006-2015 finnes på KonSek
sine hjemmesider: www.konsek.no kontrollutvalgene/selbu
I tillegg får alle politikere med lesebrett tilgang til dokumentene løpende.
Kontrollutvalget takker for godt samarbeid gjennom valgperioden og for
kommunestyrets tillit til arbeidet som er utført. Erfaringer tas med videre
og nye mål vil bli satt i neste periode.
25
Eventuelt
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Selbu kommune
Saksbehandler
Arkivkode
Arkivsaknr
Møtedato
18.08.2015
Hanssen, Arvid
FE - 033, TI - &17
15/105 - 3
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Saken legges fram uten innstilling.
26
Saknr
31/15