1. No category

Møteprotokoll
Kontrollutvalget Hvaler
Møtedato:
Tidspunkt:
Møtested:
Fra – til saksnr.:
26.02.2015,
fra kl. 18:00 til kl. 20:10
Rådhuset, møterom Stuevika
15/1 – 15/9
Frammøteliste:
Medlemmer
Håkon Lorentzen, leder
Øyvind Kristiansen, nestleder
Mogens Christensen
Anne-Berit Storrød
Una Olaussen
Møtt
x
x
Forfall
x
x
Varamedlemmer
Finn-Arne Kjølberg
Merknader
Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5.
Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen
Møtende fra revisjonen: Laila Nagelhus, Jolanta Betker, Lena Longva-Stavem og Anders
Svarholt
Møtende fra administrasjonen: Kommunalsjef helse og velferd, Lars H. Larsen (stedfortreder
for rådmann)
Innkalling og dagsorden:
Kontrollutvalget i Hvaler har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av
et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og
hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. § 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller
kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte.
Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. § 31a)
Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking.
For åpne dører ble det vedtatt at alle saker skulle behandles for åpnedører.
…………………….
Øyvind Kristiansen, nestleder
…………………….
Finn-Arne Kjølberg (vara)
…………………….
Håkon Lorentzen, leder
…………………….
Una Olaussen
…………………….
Anne-Berit Storrød
Kontrollutvalget Hvalers møte 26.02.2015
Sakliste
PS 15/1
Godkjenning av protokoll fra møtet 27.11 2014
PS 15/2
Forvaltningsrevisjonsrapport: Utskrivningsklare pasienter
PS 15/3
Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014
Vedlegg u.off, offl. § 23, første ledd
Notat etter gjennomført kartlegging og vurdering av Hvaler
kommunes rutiner og interne kontroller
Revisjonsrapport - Kontroll av investeringsprosjekter
PS 15/4
PS 15/5
PS 15/6
PS 15/7
Inspiria science center AS - Oppfølging av tidligere gjennomført
selskapskontroll
Kontrollutvalgets årsmelding for 2014
PS 15/8
Referater og meldinger
PS 15/9
Eventuelt
PS 15/1 Godkjenning av protokoll fra møtet 27.11 2014
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.11 2014, godkjennes
Kontrollutvalget Hvalers behandling 26.02.2015:
Det ble bemerket at navnet til Una Olaussen er skrevet feil (Olsen) i sak 14/30 «Eventuelt»
Ellers ble vedtaket som innstilling
Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling 26.02.2015:
1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.11 2014, godkjennes
PS 15/2 Forvaltningsrevisjonsrapport: Utskrivningsklare pasienter
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Utskrivningsklare pasienter til
etterretning med følgende kommentar:
Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen i stor grad har et apparat og nødvendig
kapasitet til å ta imot utskrivningsklare pasienter. Etter at reformen trådte i kraft har
kommunen blant annet opprettet flere korttidsplasser, ansatt fagutdannet personell og
skaffet moderne medisinsk utstyr. Samtidig har kommunen satset på
kompetansehevende tiltak for å imøtekomme samhandlingsreformens utfordringer.
Men kontrollutvalget merker seg at kommunen opplever at sykehuset skriver ut
pasienter for tidlig, og at sykehuset stadig legger føringer på hva slags kommunalt tilbud
pasienten skal motta etter utskrivning fra sykehuset. Revisjonens undersøkelse har
også avdekket at manglende og/ eller upresis informasjon fra sykehuset vanskeliggjør
en god pasientovergang og dessuten skaper unødig merarbeid for kommunen.
Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør
 melde om uenigheter knyttet til sykehusets mandat til Administrativt
samarbeidsutvalg jf. punkt 11b) i overordnet samarbeidsavtale, eventuelt i
samarbeid med andre kommuner som opplever samme problemstilling
 opprette en permanent ordning der en representant fra kommunehelsetjenesten
starter dialog med pasient, pårørende og helsepersonell på sykehuset i forkant
av utskrivning
 senke terskelen for avviksrapportering til sykehuset
 be om at Administrativt samarbeidsutvalg gjør en generell vurdering av
sykehusets rutiner for presis og tidsriktig informasjonsoverføring til kommunene,
eventuelt i samarbeid med andre kommuner.
 gjennomgå virksomhetens rutiner for fakturakontroll, slik at disse er i samsvar
med kommunens anvisnings- og attestasjonsreglement
2. Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging
til utvalg for personrettede tjenester (UPT). Kontrollutvalget vil selv rapportere til
kommunestyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2015.
3. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling
1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Utskrivningsklare pasienter, og
kontrollutvalgets uttalelse til etterretning.
Kommunestyret finner det positivt at kommunen har et tilfredsstillende avtaleverk og
utøver god samhandling med sykehuset og at kommunens kapasitet til å ta imot
utskrivningsklare pasienter er god. Revisjonens funn tyder imidlertid på at kommunen
bør gjennomgå noen rutiner.
Kommunestyret ber derfor rådmannen om at han:
 melder om uenigheter knyttet til sykehusets mandat til Administrativt
samarbeidsutvalg jf. punkt 11b) i overordnet samarbeidsavtale, eventuelt i
samarbeid med andre kommuner som opplever samme problemstilling
 senker terskelen for avviksrapportering til sykehuset
 ber om at Administrativt samarbeidsutvalg gjør en generell vurdering av
sykehusets rutiner for presis og tidsriktig informasjonsoverføring til kommunene,
eventuelt i samarbeid med andre kommuner.
 gjennomgår virksomhetens rutiner for fakturakontroll, slik at disse er i samsvar
med kommunens anvisnings- og attestasjonsreglement
Når det gjelder revisjonens anbefaling om å vurdere en permanent ordning der en
representant fra kommunehelsetjenesten starter dialog med pasient, pårørende og
helsepersonell på sykehuset i forkant av utskrivning, ber kommunestyret rådmannen om
fremme sak for utvalg for personrettede tjenester (UPT) med en vurdering av hvordan
dette kan ordnes, samt evt. kostnader.
2. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til UPT innen <her
setter kommunestyret selv inn en dato>.
3. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets
vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp.
Kontrollutvalget Hvalers behandling 26.02.2015:
Forvaltningsrevisor Lena Longva-Stavem gjennomgikk rapportens funn og konklusjoner.
Kontrollutvalget fikk anledning til å stille spørsmål. Kommunalsjef helse og velferd, Lars Håkon
Larsen var også til stede for å svare på spørsmål.
Revisjonen gjorde kontrollutvalget oppmerksom på at formuleringen i den siste anbefalingen
er noe misvisende fordi det ikke er mangler ved «rutiner» som er påpekt, men mangler i
«praksis». Dette rettes i vedtaket og i innstillingen til kommunestyret.
Vedtaket ble ellers som innstillingen.
Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling 26.02.2015:
1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Utskrivningsklare pasienter til
etterretning med følgende kommentar:
Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen i stor grad har et apparat og nødvendig
kapasitet til å ta imot utskrivningsklare pasienter. Etter at reformen trådte i kraft har
kommunen blant annet opprettet flere korttidsplasser, ansatt fagutdannet personell og
skaffet moderne medisinsk utstyr. Samtidig har kommunen satset på
kompetansehevende tiltak for å imøtekomme samhandlingsreformens utfordringer.
Men kontrollutvalget merker seg at kommunen opplever at sykehuset skriver ut
pasienter for tidlig, og at sykehuset stadig legger føringer på hva slags kommunalt tilbud
pasienten skal motta etter utskrivning fra sykehuset. Revisjonens undersøkelse har
også avdekket at manglende og/ eller upresis informasjon fra sykehuset vanskeliggjør
en god pasientovergang og dessuten skaper unødig merarbeid for kommunen.
Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør
 melde om uenigheter knyttet til sykehusets mandat til Administrativt
samarbeidsutvalg jf. punkt 11b) i overordnet samarbeidsavtale, eventuelt i
samarbeid med andre kommuner som opplever samme problemstilling
 opprette en permanent ordning der en representant fra kommunehelsetjenesten
starter dialog med pasient, pårørende og helsepersonell på sykehuset i forkant
av utskrivning
 senke terskelen for avviksrapportering til sykehuset
 be om at Administrativt samarbeidsutvalg gjør en generell vurdering av
sykehusets rutiner for presis og tidsriktig informasjonsoverføring til kommunene,
eventuelt i samarbeid med andre kommuner.
 gjennomgå virksomhetens praksis for fakturakontroll, slik at disse er i samsvar
med kommunens anvisnings- og attestasjonsreglement
2. Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging
til utvalg for personrettede tjenester (UPT). Kontrollutvalget vil selv rapportere til
kommunestyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2015.
3. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling
1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Utskrivningsklare pasienter, og
kontrollutvalgets uttalelse til etterretning.
Kommunestyret finner det positivt at kommunen har et tilfredsstillende avtaleverk og
utøver god samhandling med sykehuset og at kommunens kapasitet til å ta imot
utskrivningsklare pasienter er god. Revisjonens funn tyder imidlertid på at kommunen
bør gjennomgå noen rutiner.
Kommunestyret ber derfor rådmannen om at han:
 melder om uenigheter knyttet til sykehusets mandat til Administrativt
samarbeidsutvalg jf. punkt 11b) i overordnet samarbeidsavtale, eventuelt i
samarbeid med andre kommuner som opplever samme problemstilling
 senker terskelen for avviksrapportering til sykehuset
 ber om at Administrativt samarbeidsutvalg gjør en generell vurdering av
sykehusets rutiner for presis og tidsriktig informasjonsoverføring til kommunene,
eventuelt i samarbeid med andre kommuner.
 gjennomgår virksomhetens praksis for fakturakontroll, slik at disse er i samsvar
med kommunens anvisnings- og attestasjonsreglement
Når det gjelder revisjonens anbefaling om å vurdere en permanent ordning der en
representant fra kommunehelsetjenesten starter dialog med pasient, pårørende og
helsepersonell på sykehuset i forkant av utskrivning, ber kommunestyret rådmannen om
fremme sak for utvalg for personrettede tjenester (UPT) med en vurdering av hvordan
dette kan ordnes, samt evt. kostnader.
2. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til UPT innen <her
setter kommunestyret selv inn en dato>.
3. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets
vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp.
PS 15/3 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014, tas til orientering
Kontrollutvalget Hvalers behandling 26.02.2015:
Vedtaket ble som innstillingen
Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling 26.02.2015:
1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014, tas til orientering
PS 15/4 Notat etter gjennomført kartlegging og vurdering av Hvaler
kommunes rutiner og interne kontroller
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Kontrollutvalget tar notat etter gjennomført kartlegging og vurdering av Hvaler
kommunes rutiner og interne kontroller, til etterretning
2. Kontrollutvalget vil gi en uttalelse til kommunestyret om rutiner og interne kontroller, i sin
uttalelse til årsregnskapet for 2015
Kontrollutvalget Hvalers behandling 26.02.2015:
Revisor Jolanta Betker gjennomgikk rapportens funn og konklusjoner. Kontrollutvalget ble gitt
anledning til å stille spørsmål. Rådmannen var tilstede ved kommunalsjef helse og velferd.
Det ble foretatt en rettelse i forslag til vedtak pkt. 2: 2015 ble rettet til 2014
Ellers ble vedtaket som innstillingen.
Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling 26.02.2015:
1. Kontrollutvalget tar notat etter gjennomført kartlegging og vurdering av Hvaler
kommunes rutiner og interne kontroller, til etterretning
2. Kontrollutvalget vil gi en uttalelse til kommunestyret om rutiner og interne kontroller, i sin
uttalelse til årsregnskapet for 2014
PS 15/5 Revisjonsrapport - Kontroll av investeringsprosjekter
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport «Kontroll av investeringsprosjekter», til etterretning.
2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta en særskilt oppfølgingskontroll i slutten av
2015. Resultatet av oppfølgingskontrollen fremlegges kontrollutvalget.
Kontrollutvalget Hvalers behandling 26.02.2015:
Revisor Jolanta Betker gjennomgikk rapportens funn og konklusjoner. Kontrollutvalget ble gitt
anledning til å stille spørsmål. Rådmannen var til stede ved kommunalsjef helse og velferd.
Kontrollutvalget ble enige om at saken kunne sendes til kommunestyret til foreløpig orientering
slik at kommunestyret er kjent med forholdene og kontrollutvalgets oppfølging.
Ellers ble vedtaket sin innstillingen.
Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling 26.02.2015:
1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport «Kontroll av investeringsprosjekter», til etterretning.
2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta en særskilt oppfølgingskontroll i slutten av
2015. Resultatet av oppfølgingskontrollen fremlegges kontrollutvalget.
3. Saken sendes til kommunestyret til foreløpig orientering (orienteringssak)
PS 15/6 Inspiria science center AS - Oppfølging av tidligere
gjennomført selskapskontroll
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, tas til orientering
2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak:
 Kommunestyret tar rapport om oppfølging av tidligere selskapskontroll av
Inspiria science center AS, til orientering
Kontrollutvalget Hvalers behandling 26.02.2015:
Vedtaket ble som innstillingen
Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling 26.02.2015:
1. Oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, tas til orientering
2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak:
 Kommunestyret tar rapport om oppfølging av tidligere selskapskontroll av
Inspiria science center AS, til orientering
PS 15/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2014, vedtas
2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til
vedtak:
 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til orientering
Kontrollutvalget Hvalers behandling 26.02.2015:
Før årsmeldingen sendes til kommunestyret retts en navnefeil opp på s. 4 (vara Frp)
Vedtaket ble som innstillingen.
Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling 26.02.2015:
1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2014, vedtas
2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til
vedtak:
 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til orientering
PS 15/8 Referater og meldinger
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Referater og meldinger tas til orientering
Kontrollutvalget Hvalers behandling 26.02.2015:
Vedtak ble som innstillingen
Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling 26.02.2015:
1. Referater og meldinger tas til orientering
PS 15/9 Eventuelt
Kontrollutvalget Hvalers behandling 26.02.2015:
Ingen saker