1. No category

Referat fra IDF-møte ved Fakultet for helsefag 10. mars 2015
Til stede:
Kristin Nordseth
Nina Waaler
Anne Blikra
Simen Nørstebø
Stefan Johnsen
Inger Langeggen
Ewelyn Jordal
Fakultetsdirektør, møteleder
Dekan
Seksjonssjef HR
Seksjonssjef ØK
Seksjon ØK
Stab
Stab - referent
Hege Bergersen
Asta Bye
Heidi Snoen Glomsås
Bjarne Hjeltnes
Vigdis Holmberg
Hilde Lund Kordahl
Tore Kr. Schjølberg
Parat
NTL
NSF
NITO
Norsk ergoterapeutforbund
NFF
NSF
DAGSORDEN:
IDF-sak 8/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden
INFORMASJONSSAKER
IDF-sak 9/2015
IDF-sak 10/2015
Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene
Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene, , herunder:
a)
b)
c)
d)
e)
IDF-sak 11/2015
Oppfølging av spørsmål fra NITO ang. ansettelser på Inst. NVH
Kort orientering om pågående arbeid i forb. med Inst. HEL og SP
Kort orientering om kontorsjefstillingene i STU
Sak meldt inn fra Parat ang. stillingsfrys i studieadministrasjonen
Orientering om arbeidet med retningslinjer for forskningstermin
Informasjon om saker til Fakultetsstyret
Meldinger til Fakultetsstyret:
FSHF-sak 1/2015:
Referatsaker:
a) Godkjent møtebok fra fakultetsstyremøtet 04.11.14
b) Referat fra IDF-møte ved Fak. HF 22.01.15 og 10.03.15.
c) Møtebok fra møte i Studieutvalget 15.10.14, 12.11.14, 10.12.14, 21.01.15,
11.02.15
d) Referater fra møte i FoU-utvalget 23.10.14, 17.11.14, 11.12.14, 05.02.15,
09.05.15
Orienteringssaker:
e) Styringsdialog 2014 - Tilbakemeldingen fra HiOA
f) Endelig rammetildeling 2015
g) Fullmakt fra rektor til dekan ang. navn på nytt institutt
Vedtakssaker til Fakultetsstyret:
FSHF-sak 2/2015 Kvalitetssikringsrapport 2014
FSHF-sak 3/2015 Årsrapport 2014
FSHF-sak 4/2015 Økonomisk rapport for 2014
INFORMASJONSMØTET
IDF-sak 8/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden
Ingen merknader.
IDF-sak 9/2015 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene
NSF

Etterlyser avklaring på spørsmålet om ressursbruk og tildeling av midler for
tjenestemannsorganisasjonene. Diskusjonen har pågått lenge og fakultet har ikke
kommet med svar. Vi få avklaring på hvordan midler skal fordeles. Hovedavtalen er
klar på dette punktet. NSFs medlemmer utgjør over 10% av de ansatte på fakultetet.
Fakultetsdirektør viser til at det er en uklarhet i hele institusjonsnivå på dette. Vi har
satt i gang lokalt prosjekt på eget fakultet og er ikke fornøyd med at vi ikke kan gi et
svar til dere på fakultetsnivå. Ønsker å avvente HiOAs løsning.
NTL

Viste til en arbeidsmiljøsak hvor arbeidsgiver stilte med advokat i møte, noe som ikke
bidrar til opplevelse av likeverdighet i møtet. Var det spesielt for denne saken eller er
det vanlig?
Fakultetsledelsen svarer at det på generelt grunnlag kan hentes inn ekspertise vi ikke
har selv. Prinsippet for slike saker er uansett at slike saker skal løses på lavest mulig
nivå så tidlig som mulig. Alle parter skal være kjent med møters agenda og hvem som
møter, spesielt for å ivareta at arbeidstaker skal kunne ha med seg tilsvarende
representasjon. Dersom det ikke var gjort i en gitt sak, så er det et avvik.
NFF

Er spent på oppfølging av prosedyren for timelærerkontrakter og mener at
beslutningsprosessen for dette prosedyrearbeidet som har vært problematisk.
Seksjonssjef for HR viser til at det var 17 forskjellige typer avtaler for
timelærerkontrakter og at vi har jobbet for å få like maler og samkjøring med
2

Public360. Totalt sett fra vi lager en kontrakt til den er underskrevet går det nå mye
fortere, med elektronisk godkjenning. Vi har hatt to UF-tilsatte med i arbeidet. Vi tar
med oss i tilsvarende arbeid det som blir formidlet av opplevelse av at prosessen ikke
har vært tilstrekkelig kommunisert.
NFF viste til at det pågår en prosess hvor Agenda Kaupang er inne på instituttet for å
se på utdanningen. Det oppleves at en gitt agenda er sammenslåing av
studieretningene. Prosessene her er viktig og arbeidsutvalget er pålagt såkalt
munnkurv. Hva ligger det i det?
Dekan kjenner ikke til begrepsbruken her og hvorfor det er sagt. Prosjektet har sitt
utspring i at instituttrådet og da særlig de eksterne representantene har stilt spørsmål
om to studieretninger innenfor bachelorprogrammet. Det er beklagelig hvis det ikke er
kommunisert ut at det også er kvalitet i utdanningen saken dreier seg om og hvis
prosessen ikke er kjent og åpen.
Ergoterapeutene:
 Kommunikasjon og informasjon har blitt mer komplisert på høgskolen. Vil trekke fram
en ting spesielt, at det var møte i studieutvalget 11. februar og der fikk vi vite tilfeldig at
det er nedsatt en ekspertgruppe som skal levere forslag til felles læringsutbytter til felles
innholdsdel. Det er mange som har jobbet med fellespoengene i mange år og vi har ikke
fått vite at det er igangsatt et slikt. Hvem sitter der og hva skal arbeidet munne ut i?
Dekan opplyser at dette arbeidet ikke er igangsatt av fakultetet, det er i regi av UHR
med utgangspunkt i Samspillsmeldingen. Det er ulike prosjekter innenfor feltet, bl.a,
kvalitet i praksis og felles innholdsdel. Fakultetet har ventet på hva UHR vil gjøre og før
jul fikk UHR i oppdrag fra departementet om å se på felles innholdsdel. Så dette er en
hurtigarbeidende komite på oppdrag fra KD og Ingrid Narum deltar fra HF.
Det er beklagelig at informasjon om dette ikke har kommet ut til de ansatte,
instituttlederne har blitt løpende orientert. I tillegg skal profesjonsrådene diskutere det.
Vigdis Holmberg viste til at det var påbegynt omfattende arbeider med
programplanendringer, som så ble avbrutt etter det angjeldende møtet i studieutvalget.
Dekan tar dette opp på morgendagens ledermøte og fakultetsdirektør foreslår et
orienteringsmøte med fokus på de prosessene som nå har begynt å virke sammen, også i
en nasjonal kontekst.
NSF v/ Snoen Glomsås
 Vil vise til at tre stillinger på bachelorsykepleie på Institutt HEL ikke blir tilsatt, pga
«stillingsfrys» og at dette rammer hardt. Seksjonssjef økonomi viser til at
budsjettrammene tilsier at planlagte stillinger bør utsettes til januar 2016. Det har ikke
skjedd noe nytt mht til finansieringsordning/budsjettering, men
studieplassutvekslingen mellom HEL og SP ang operasjonssykepleie kan ha ført til
underfinansiering. Gitt sammenslåingen til høsten så har vi sett på økonomien og at
det ikke blir mulig med variasjoner i rammen uten at stillinger berøres. Dette er også
for å sikre budsjettarbeidet på lang sikt.
3
Parat
NITO:

Skal ha årsmøte 17. mars

Skal ha årsmøte i dag.
IDF-sak 10/2015 Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene
Sak 10a.
Seksjonssjef for HR orienterte om at det er policy å prøve å tilsette på førstenivå, noe annet
må begrunnes. Det har vært noen ganske få unntak, sett i forhold til hvor mange ansettelser
det er på fakultetet.
Sak 10a om «Kallelse».
Seksjonssjef for HR orienterte om at vi har en situasjon på Inst NVH hvor en stipendiat har en
fast stilling i bunn. Har fått vikar inn som har seks års ansettelse og det ses på om det er mulig
å gi vedkommende fast stilling. Dette var en juridisk vurdering av stillingsforholdet, ikke en
kallelse. En kallelse må godkjennes av høgskolestyret og må oppfylle fire forhåndsdefinerte
kriterier som oppfylles. Dette brukes sjeldent. Det er instituttleder/studieleder som må
informere om ansettelsessaker på riktig tidspunkt.
Sak 10b om sammenslåing Inst, HEL og SP.
Dekan orienterte om at hun har jevnlige møter med instituttlederne, det skal være
personalmøter felles for instituttene og hver for seg. Det er en gruppe som jobber med en
risikovurdering for arbeidsmiljøfaktorer, og som leverer rapport på fredag.
NSF ønsket mer innhold i orienteringen. Dette sett bla på bakgrunn av at
høgskolestyrevedtaket 18. desember slo fast at det skal være 9 studielederstillinger. Det er
uklarhet hvorvidt det er 9 hele stillinger. Dekan viste til at på studielederområder med færre
ansatte kan en prosentdel av stillingen være til UF-arbeid samtidig med studielederoppgavene.
Dette har vi allerede i dag på Inst. NVH. Vedtaket slår fast antall studieledere, men hvordan
man internt organiserer et institutt er opp til instituttleder.
NSF lurte også på hvordan ansettelsesprosessene skal gå for at alt skal være på plass 1.
august. Dekan viste til at ettersom tiden er knapp er det en mulighet å starte
studielederprosessen litt før instituttlederne er på plass. Dette skal tas opp med
instituttlederne. Uke 16 lyses instituttlederstillingene ut på hele institusjonen (der hvor
åremålet går ut i år). Men på studieledernivå kan vi bestemme utlysningene selv. Kan også
forlenge åremål eller fungeringer. Ta kontakt med dekan hvis det er noe dere lurer på om
prosessen
Dekan viste også til at når det gjelder det arbeidet med kvaliteten i sykepleieutdanningen på
institusjonsnivå. Rapporten vil være klar før sommeren.
Sak 10c om kontorsjefstillingene i studieadministrasjonen.
Fakultetsdirektør orienterte om at det kom inn 44 søknader og 8 ble kalt inn til intervju. Vil
gjøre annen gangs intervju neste uke. Tidspunkt for tilsettingsorganet er forventet å bli i møte
rett etter påsken.
4
Sak 10d om instituttlederstøtte
Parat hadde meldt inn spørsmål om hvor det skal hentes ressurser til instituttlederstøtte.
Fakultetsdirektør orienterte. om at støtten skal bistå instituttlederne i daglig ledelse, på
ledermøter, årshjul, høringer, frister mm. Instituttlederne skal fokusere mer på fagutvikling og
strategi (Stm13 –samspillsmeldingen, internasjonalisering). Støtten fases først inn på
sykepleierutdanningene fra høsten 2015.
Adm HF har beholdt rammen på 82 årsverk i budsjett for 2015. Det skal innenfor denne
rammen


Opprettes tre kontorsjefstillinger til studieadministrasjonen
Opprettes stillinger til instituttlederstøtte:
o 2 til sykepleierutdanningen fra høsten 2015
o Deretter trinnvis utrulling til 4-5 årsverk innen utgangen av 2017
Prosess for frigjøring av midler til instituttlederstøtte er følgende:

Ved ledighet i alle seksjonene og fakultetsdirektørens stab vurderes det for hver enkelt stilling
følgende:
o Er det mulig å fordele arbeidsoppgavene til den som har sluttet/fått permisjon blant
kollegaene, slik at lønnsmidlene kan frigjøres til instituttlederstøtte?
o Vurderer risikoen ved ikke å tilsette ny i samme stilling? Går det ut over studentene,
ut over UF, ut over instituttleder/studieleder?
o Instituttlederne involveres i risikovurderingen
o Ingen oppsigelser
o Arbeidsoppgaver vil endres
I instituttlederstøttes arbeidsoppgaver inngår:

Instituttleders høyre hånd

(Formelt ledet av fakultetsdirektør). Skal være 100% til disposisjon til
instituttleder/studieleder/instituttenes ledergruppe
Arbeidsoppgaver:
o Årshjul for ledelse, herunder:
 Møteplan, møteinnkalling, referater
 Personalmøter, konferanser
 Bistå bemanningsplaner, budsjettarbeid, rapportering,
kvalitetssikringssystem
 Lokale behov

NFF mente at tittelen kunne endres og at det er viktig at det signaliseres at dette er en
administrativ stilling, ikke en faglig stedfortreder.
Parat meldte at det har skapt uro, spesielt i studieadministrasjonen, at det oppleves som
tilfeldig hvem og hvordan det vurderes mht stillinger. Det virker som at det er STU som blir
utsatt for stillingsfrys. F.eks. har internasjonaliseringsarbeidet på Kjeller har blitt skadelidende
for at den stillingen ble inndratt til fordel for denne nye kategorien stilling. Er det tilfeldigvis
det at noen går ut i permisjon/får annen stilling som gjør at omrokering skal skje? Det kan
også være at arbeidsprosesser kan strømlinjeformes, slik at ressurser frigis på den måten.
Dekan viser til at vi må forholde oss til styrevedtaket om instituttlederstøtte. I tillegg må vi
følge opp SP-HEL på en forsvarlig måte. Ang. internasjonaliseringstillingen på Kjeller, så
5
hadde vi en omfattende diskusjon om den. Internasjonalisering diskuteres også som eget
problemområde og det er viktig at vi som ledere kommuniserer om prosessen.
På spørsmål fra NFF opplyste fakultetsdirektør at fakultetsdirektør vil være personalleder
(vedtatt av styret), men at instituttlederstøtten bør ha arbeidsplass på instituttet
Fakultetsdirektør oppsummerte at vi må ha bedre dialog i prosessen, ivareta administrasjonens
innspill til oppgaver som kan gjøres bedre og smartere, samt at dette er en arena for bedre
samarbeid mellom fag og adm. Stillingene skal oppleves som en gevinst.
Parat viste avslutningsvis til at noen institutter må dele instituttlederstøtten. Viste også til at
stillingene går over administrasjonens budsjett. For å ivareta de oppgavene som
administrasjonen skal utføre, kanskje med mindre ressurser, er det viktig å ha instituttene med
på laget for å finne nye løsninger.
Sak 10e om retningslinjer for forskningstermin.
Dekan orienterte om at det arbeides med å etablere retningslinjer for forskningstermin. Det er
laget utkast til retningslinjer og søknadsskjema, i tett samarbeid med instituttlederne. Det er
FoU-seksjonen som jobber med dette sammen med prodekan. Vi har etterspurt institusjonens
policy på forskningstermin. Har ikke fått svar, men HiOA ser ut til å ønske å se hva HF
bestemmer seg for. Kan bli aktuelt å bruke noe av fakultetets strategimidler på ressurser til
forskningstermin.
IDF-sak 11/2015
Informasjon om saker til Fakultetsstyret
Meldinger til Fakultetsstyret (referatsaker og orienteringssaker) ble ikke gjennomgått i møtet.
De tre vedtakssakene ble gjennomgått.
FSHF-sak 2/2015 Kvalitetssikringsrapport 2014
Inger Langeggen orienterte om kvalitetssikringssystemet og rapporten for 2014. Opplyste
også at NOKUT besøker HiOA på nytt i september 2015.
Dette er den første kvalitetsrapporteringen i nytt system. Det er en utfordrende
rapporteringsjobb for instituttene pga. endringer i maler og spredt informasjonsgrunnlag. Ved
neste rapporteringsrunde vil det bli utarbeidet en datapakke til hvert institutt og et bedre
datagrunnlag for analyse. Instituttlederstøtten vil muligens bli faset inn i dette arbeidet.
Det er et krav at hvert emne skal evalueres hver gang det går. På HF i 2013/2014 ble 74 % av
emnene evaluert. Det er ikke et tydelig mønster mhp hvilke emner som ikke er evaluert.
Det er et krav at alle utdanninger skal være under tilsyn av en tilsynssensor, per i dag er det ett
institutt på HF som fyller kravet, de øvrige er i ulike stadier av prosesser for å få dette på
plass.
Det vises for øvrig til tiltakslisten i kvalitetssikringsrapporten.
6
FSHF-sak 3/2015 Årsrapport 2014
Saken ble ikke gjennomgått i møtet.
FSHF-sak 4/2015 Økonomisk rapport for 2014
Stefan Johnsen orienterte kort om hovedpunktene i rapporten. Det er et avvik på 3,4 % i
forhold til budsjett for 2014. Avvikene fordeles seg slik:
Resultat
Budsjett
Avvik
ADM
3 526
0
3 526
SP
-9 004
-7 048
-1 956
HEL
-3 612
-2 574
-1 038
FYS
1 738
-7
1 745
EO
634
-933
1 567
RT
-259
-319
60
FB
2 618
-187
2 804
AV
-340
-495
155
Ubrukte midler per 31.12.2014:
Enhet
Pr 31.12.2014
Budsj. Res 2015
ADM
3 182
-2 456
SP
5 117
-4 738
HEL
2 373
-2 963
FYS
2 033
+761
EO
1 044
-484
NVH
1 283
+125
AV
814
+620
Ubrukte midler totalt på fakultetet er 33 millioner, hvorav 32 millioner er bundet eller avsatt
til konkrete tiltak. Se rapportens side 15/16 for nærmere detaljer.
Alle fakultetene har samme tendens som oss, ved at vi gjennomfører mindre enn planlagt.
Spesielt for HF er det større lønnsforbruk enn budsjettert.
Oslo, 12. mars 2015
Kristin Nordseth
Ewelyn Jordal
7