1. No category

Møteprotokoll
Kontrollutvalget Moss
Møtedato:
Tidspunkt:
Møtested:
Fra – til saksnr.:
22.04.2015,
fra kl. 16:00 til kl. 17.35
Kirkegata 14, 2. etg, møterom "Kirkegata 14 b"
15/14 - 15/26
Frammøteliste
Medlemmer
Kirsten Aasen, leder
Georg Brynildsen
Henry Pongo
Ole Podhorny
Dag Robertsen
Møtt
x
Forfall
x
x
x
Varamedlemmer
Gunn Salbuvik
Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5
Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen
Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Jolanta Betker, kommuneansvarlig revisor Catrine
Wernersen og forvaltningsrevisor Bjørnar Eriksen
Møtende fra administrasjonen: Rådmann Bente Hedum, økonomisjef Per Sverre Sanden og
regnskapssjef Svein Larsen, alle til sak 15/15
Merknader
Innkalling og dagsorden:
Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte
likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for
avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. § 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det,
skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent
møte (jf. Kl. § 31a)
Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking.
For åpne dører ble det vedtatt alle saker skulle behandles for åpne dører
…………………….
Kirsten Aasen
…………………….
Ole Podhorny
…………………….
Gunn Salbuvik (vara)
Kontrollutvalget Moss møte 22.04.2015
Sakliste
PS 15/14
Valg av to til å undertegne protokoll
PS 15/15
Uttalelse til årsregnskapet 2014 - Moss kommune
PS 15/16
Moss Kommunale Eiendomsselskap KF - uttalelse til årsregnskapet
2014
PS 15/17
Moss Drift og Anlegg KF - Uttalelse til årsregnskapet 2014
PS 15/18
Moss Havn KF - Uttalelse til årsregnskapet for 2014
PS 15/19
Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter
PS 15/20
Revisjonsrapport - Avslutning av investeringsprosjekt "Melløs skole"
PS 15/21
Revisjonsrapport - Avslutning av investeringsprosjekt "Trollskogen
barnehage"
PS 15/22
Revisjonsnotat vedrørende budsjett for 2014
PS 15/23
Revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller vedr. sosiale utlån i
2014
PS 15/24
Bestilling fra bystyret - kontroll med bruken av 22. juli-midlene
PS 15/25
Referater og meldinger
PS 15/26
Eventuelt
PS 15/14 Valg av to til å undertegne protokoll
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges ……..
og … ……
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Leder foreslo Gunn Salbuvik og Ole Podhorny til å signere og godkjenne protokollen
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 22.04.2015:
1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges Gunn
Salbuvik og Ole Podhorny
PS 15/15 Uttalelse til årsregnskapet 2014 - Moss kommune
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskaper 2014 for Moss kommune som vist i
vedlegg 1.
2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret med kopi til
formannskapet.
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Rådmann, økonomisjef og regnskapssjef redegjorde kort for regnskap og årsberetning.
Revisjonen redegjorde for revisjonsberetningen.
Vedtaket ble som innstillingen
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 22.04.2015:
1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskaper 2014 for Moss kommune som vist i
vedlegg 1.
2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret med kopi til
formannskapet.
PS 15/16 Moss Kommunale Eiendomsselskap KF - uttalelse til
årsregnskapet 2014
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Kommunale Eiendomsselskap KF årsregnskap
for 2014 som vist i vedlegg 1.
2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2014 sendes bystyret i Moss
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Revisjonen redegjorde for revisjonsberetningen
Vedtaket ble som innstillingen
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 22.04.2015:
1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Kommunale Eiendomsselskap KF årsregnskap
for 2014 som vist i vedlegg 1.
2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2014 sendes bystyret i Moss
PS 15/17 Moss Drift og Anlegg KF - Uttalelse til årsregnskapet 2014
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Drift og Anlegg KF årsregnskap for 2014 som
vist i vedlegg 1.
2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret i Moss
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Revisjonen redegjorde for revisjonsberetningen
Vedtaket ble som innstillingen
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 22.04.2015:
1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Drift og Anlegg KF årsregnskap for 2014 som
vist i vedlegg 1.
2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret i Moss
PS 15/18 Moss Havn KF - Uttalelse til årsregnskapet for 2014
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Moss Havn KF som vist i
vedlegg 1.
2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret i Moss
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Revisjonen redegjorde for revisjonsberetningen
Vedtaket ble som innstillingen
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 22.04.2015:
1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Moss Havn KF som vist i
vedlegg 1.
2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret i Moss
PS 15/19 Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter, godkjennes
2. I tillegg til de problemstillingene som er beskrevet i planen, ber kontrollutvalget om at
revisjonens inkluderer en problemstilling angående reinnleggelser, da det oppleves at
dette er et symptom på at pasienter skrives ut for tidlig.
3. Ressursrammen økes til 350 timer.
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Revisor foreslo følgende problemstilling nr. 5
«I hvilket omfang reinnlegges pasienter i Moss kommune sammenlignet med andre
kommuner.»
Kontrollutvalget sluttet seg til dette.
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 22.04.2015:
1. Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter, godkjennes, med følgende
tilleggsproblemstilling nr. 5:
«I hvilket omfang reinnlegges pasienter i Moss kommune sammenlignet med andre
kommuner.»
2. Ressursrammen økes til 350 timer.
PS 15/20 Revisjonsrapport - Avslutning av investeringsprosjekt
"Melløs skole"
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Melløs skole»,
til orientering
2. Revisjonsrapport og MKE styrets behandling av saken oversendes bystyret med
følgende innstilling:
1. Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Melløs skole», godkjennes.
2. Byggeregnskapet for Melløs skole, nytt varme- og tappevannsanlegg, objekt
6554, godkjennes med en samlet utgift på kr. 9 746 096. Prosjektet finansieres
med serielån over 30 år på 7 908 427.- og momskompensasjon på kr.
1 837 669.-.
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Vedtaket ble som innstillingen
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 22.04.2015:
1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Melløs skole»,
til orientering
2. Revisjonsrapport og MKE styrets behandling av saken oversendes bystyret med
følgende innstilling:
1. Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Melløs skole», godkjennes.
2. Byggeregnskapet for Melløs skole, nytt varme- og tappevannsanlegg, objekt
6554, godkjennes med en samlet utgift på kr. 9 746 096. Prosjektet finansieres
med serielån over 30 år på 7 908 427.- og momskompensasjon på kr.
1 837 669.-.
PS 15/21 Revisjonsrapport - Avslutning av investeringsprosjekt
"Trollskogen barnehage"
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Trollskogen
barnehage», til orientering, med følgende kommentar:
«Kontrollutvalget ber administrasjonen i MKEiendom om å sørge for at gjeldende
lovverk følges for protokollføring ved direkte anskaffelser over terskelverdier.»
2. Revisjonsrapport og MKE styrets behandling av saken oversendes bystyret med
følgende innstilling:
1. Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Trollskogen barnehage»,
godkjennes.
2. Byggeregnskapet for Trollskogen barnehage, objekt 6524, godkjennes med et
samlet forbruk på kr. 4 547 137.-. Prosjektet finansieres med serielån over 20 år
på 3 429 830.-, momskompensasjon på kr. 617 307.- og med en overføring fra
Trollskogen Naturbarnehage med kr. 500 000,-.
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Vedtaket ble som innstillingen
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 22.04.2015:
1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Trollskogen
barnehage», til orientering, med følgende kommentar:
«Kontrollutvalget ber administrasjonen i MKEiendom om å sørge for at gjeldende
lovverk følges for protokollføring ved direkte anskaffelser over terskelverdier.»
2. Revisjonsrapport og MKE styrets behandling av saken oversendes bystyret med
følgende innstilling:
1. Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Trollskogen barnehage»,
godkjennes.
2. Byggeregnskapet for Trollskogen barnehage, objekt 6524, godkjennes med et
samlet forbruk på kr. 4 547 137.-. Prosjektet finansieres med serielån over 20 år
på 3 429 830.-, momskompensasjon på kr. 617 307.- og med en overføring fra
Trollskogen Naturbarnehage med kr. 500 000,-.
PS 15/22 Revisjonsnotat vedrørende budsjett for 2014
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Revisjonsnotatet etter gjennomført kontroll vedrørende budsjett for 2014, tas
orientering.
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Vedtaket ble som innstillingen
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 22.04.2015:
1. Revisjonsnotatet etter gjennomført kontroll vedrørende budsjett for 2014, tas
orientering.
PS 15/23 Revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller vedr. sosiale
utlån i 2014
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller vedrørende sosiale utlån
2014 til etterretning.
2. Kontrollutvalget merker seg NAV Moss har foreslåtte tiltak til å lukke avvikene.
Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta en oppfølgingskontroll i løpet av sommeren
for å se til at tiltakene har ønsket effekt. Revisjonen gir tilbakemelding til kontrollutvalget
til første møte på høsten 2015.
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Vedtaket ble som innstillingen.
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 22.04.2015:
1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller vedrørende sosiale utlån
2014 til etterretning.
2. Kontrollutvalget merker seg NAV Moss har foreslåtte tiltak til å lukke avvikene.
Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta en oppfølgingskontroll i løpet av
sommeren/høsten for å se til at tiltakene har ønsket effekt. Revisjonen gir
tilbakemelding til kontrollutvalget til første møte på høsten 2015.
PS 15/24 Bestilling fra bystyret - kontroll med bruken av 22. julimidlene
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Kontrollutvalget tar Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende Moss kommunes
bruk av midler som følge av terroren 22.07.2011, til etterretning.
Revisjonens gjennomgang viser at bruk av midler på kr 1 091 160 ikke er dokumentert,
og bare kr 72 000 av totalt kr 1 500 000 er bokført. Dette er ikke tilfredsstillende.
Kommunen burde kunne dokumentere hva midlene er benyttet til. Revisjonens
anbefaling om eget objekt i økonomisystemet for alle tilsvarende tilskudd/prosjektmidler
for å sikre sporbarhet, er fornuftig. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen har tatt
revisjonens konklusjoner og anbefalinger tas til etterretning.
2. Notatet sendes til bystyret med følgende innstilling
1.
Bystyret tar Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende Moss kommunes bruk av
midler som følge av terroren 22.07.2011, til etterretning.
2.
Revisjonens gjennomgang viser at bruk av midler på kr 1 091 160 ikke er
dokumentert, og bare kr 72 000 av totalt kr 1 500 000 er bokført. Dette er ikke
tilfredsstillende. Rådmannen burde kunne dokumentere hva midlene er benyttet til.
Revisjonens anbefaling om eget objekt i økonomisystemet for alle tilsvarende
tilskudd/prosjektmidler for å sikre sporbarhet, er fornuftig. Bystyret merker seg at
rådmannen har tatt revisjonens konklusjoner og anbefalinger tas til etterretning.
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Før møtet hadde rådmannen gjort sekretariat og revisjonen oppmerksom på formuleringer i
revisjonsnotatet og saksfremlegget som er misvisende i forhold til faktiske forhold, og som
dermed gir et feil inntrykk av hvordan kommunen har håndtert tilskuddet. Det var enighet om
at revisjonen oversender nytt notat til sekretariatet der formuleringen «..er de eneste utgiftene
som er bokført i regnskapet», rettes til «… er de eneste utgiftene i regnskapet som er direkte
sporbare».
Tilsvarende endring ble gjort i kontrollutvalgets vedtak og innstilling til bystyret.
Som en følge av dette var det enighet om å stryke setningen «Dette er ikke tilfredsstillende»,
fra kontrollutvalgets vedtak og innstilling til bystyret.
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 22.04.2015:
1. Kontrollutvalget tar Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende Moss kommunes
bruk av midler som følge av terroren 22.07.2011, til etterretning.
Revisjonens gjennomgang viser at bruk av midler på kr 1 091 160 ikke er dokumentert,
og bare kr 72 000 av totalt kr 1 500 000 er direkte sporbare. Kommunen burde kunne
dokumentere hva midlene er benyttet til. Revisjonens anbefaling om eget objekt i
økonomisystemet for alle tilsvarende tilskudd/prosjektmidler for å sikre sporbarhet, er
fornuftig. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen har tatt revisjonens konklusjoner og
anbefalinger tas til etterretning.
2. Notatet sendes til bystyret med følgende innstilling
1.
Bystyret tar Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende Moss kommunes bruk av
midler som følge av terroren 22.07.2011, til etterretning.
2.
Revisjonens gjennomgang viser at bruk av midler på kr 1 091 160 ikke er
dokumentert, og bare kr 72 000 av totalt kr 1 500 000 er direkte sporbare.
Rådmannen burde kunne dokumentere hva midlene er benyttet til. Revisjonens
anbefaling om eget objekt i økonomisystemet for alle tilsvarende
tilskudd/prosjektmidler for å sikre sporbarhet, er fornuftig. Bystyret merker seg at
rådmannen har tatt revisjonens konklusjoner og anbefalinger tas til etterretning.
PS 15/25 Referater og meldinger
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Referater og meldinger tas til orientering
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Vedtaket ble som innstillingen
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 22.04.2015:
1. Referater og meldinger tas til orientering
PS 15/26 Eventuelt
Kontrollutvalget Moss behandling 22.04.2015:
Revisjonen og kontrollutvalget diskuterte bestillingen fra forrige møte; «Oversikt over styreverv
for politikere og administrative ledere i Moss kommune».
Det var enighet om at revisjonen i første omgang utarbeider en oversikt over nøkkelpersoner i
kommunen. Kontrollutvalget er innforstått med at revisjonens arbeid i første omgang også
begrenses til informasjon som kan hentes ut fra offentlige registre og informasjon som ellers
tilflyter revisjonen.
Ole Podhorny hadde mottatt en henvendelse angående kursholdere som NAV har avtale med.
Kontrollutvalget var enige om at han kan formidle videre at rette person å henvende seg til i
dette tilfelle er NAV-leder eller rådmann.