Møteinnkalling
Kontrollutvalget Moss
Møtested:
Tidspunkt:
Rådhuset, møterom Formannskapssalen
16.06.2015 kl. 16:00
Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon: 41 47 11 66
e-post: [email protected]
Varamedlemmer møter etter nærmere avtale
8.6 2015
Kirsten Aasen (s)
leder
-1-
Kontrollutvalget Moss møte 16.06.2015
Sakliste
PS 15/33
Valg av to til å undertegne protokoll
3
PS 15/34
Prosjektplan Etterlevelse av rammeavtaler
4
PS 15/35
Rapport - Utført regnskapsrevisjon 2014
10
PS 15/36
Innhenting av dokumentasjon forts - Sjøbadet Park
24
PS 15/37
Møteplan for 2. halvår 2015
71
PS 15/38
Referater og meldinger
72
PS 15/39
Eventuelt
76
-2-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/188
30
81226/2015
104-192
Anne-Karin F. Pettersen
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Moss
Møtedato
16.06.2015
Utvalgssaksnr.
15/33
valg av to til å undertegne protokoll
Sekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges ……..
og … ……
Fredrikstad, 1.6 2015
Vedlegg
Ingen
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)
Ingen
Saksopplysninger
Kontrollutvalget har bestemt at utvalget skal velge to representanter til å undertegne og
godkjenne protokollene sammen med utvalgets leder.
Vurdering
Ingen
-3-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/183
11
91113/2015
104-188
Anne-Karin F. Pettersen
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Moss
Møtedato
16.06.2015
Utvalgssaksnr.
15/34
Prosjektplan Etterlevelse av rammeavtaler
Sekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Prosjektplan Etterlevelse av rammeavtaler, vedtas
Fredrikstad, 28.5 2015
Vedlegg
Prosjektplan Etterlevelse av rammeavtaler, datert 26.5 2015
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)
Bystyresak 13/107, 9.12.13 (Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015)
KU-sak 13/45, 19.11.13 PS 13/45 (Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015)
Saksopplysninger
Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet.
Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for
prosjektet»). Her nevnes blant annet at feil innkjøpspraksis (for eksempel ulovlige
direkteanskaffelser) kan føre til merkostnader for kommunen knyttet til for høy pris på varer
og tjenester, klagesaker, samt mulige erstatningskrav. Det er også en risiko knyttet til
mistanke om misligheter eller påstander om korrupsjon i anskaffelsesprosesser.
Men revisjonen skriver videre:
«I etterkant av utarbeidelsen av analysen fikk Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA) redusert
sin kompetanse, ved at de ikke lenger kunne ilegge gebyr for direkteanskaffelser. Det ble også innført
vesentlig høyere gebyr for å klage på en anskaffelsesprosess. Dette har medført at den økonomiske
risikoen knyttet til feil etterlevelse av anskaffelsesregelverket har blitt redusert. Det er imidlertid
forventet at KOFA vil få tilbake sin kompetanse 1. januar 2016. I tillegg er det også forventet at KOFA
vil få kompetanse til å fremme søksmål mot en offentlig oppdragsgiver som har foretatt grove
overtredelser av anskaffelsesreglementet gjennom direkte anskaffelser. Samtidig er det forventet en
oppmykning og forenkling av regelverket fra samme tidspunkt.
-4-
Revisjonen mener derfor det er et ugunstig tidspunkt å iverksette en større revisjon av kommunens
anskaffelsespraksis nå, men at en slik gjennomgang i stedet bør gjøres i løpet av 2016/ 2017.
Revisjonen vil derfor ta dette inn som et eget risikoområde i arbeidet med overordnet analyse høsten
2015. Revisjonen anbefaler i stedet kontrollutvalget å se på etterlevelse av rammeavtaler.»
På grunnlag av dette, foreslår revisjonen to problemstillinger knyttet til rammeavtaler:
1. I hvilken grad følger kommunen opp inngåtte rammeavtaler og tilhørende leverandører?
2. I hvilken grad faktureres det i tråd med inngåtte rammeavtaler?
Revisjonen antar at det vil gå med 200 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være
klar til behandling i løpet av høsten 2015.
Vurdering
Problemstillingene som revisjonen foreslår avviker i forhold til omtalen i
forvaltningsrevisjonsplanen. Sekretariatet mener revisjonen argumenterer godt for dette
avviket og vi er enig i at det er fornuftig å utsette revisjonen av anskaffelsespraksisen til
2016-2017. Temaet «rammeavtaler» faller inn under begrepet «offentlige anskaffelser». Det
på mange måter de samme risikovurderingene som gjør seg gjeldene her som ved
innkjøpspraksis uten rammeavtaler: avvik fra rammeavtaler kan indikere at kommunen
betaler for høy pris og det kan fort oppstå mistanke om misligheter eller påstander om
korrupsjon.
Som revisjonen skriver, så har vi erfaringer fra andre kommuner, hvor det har blitt avdekket
vesentlige avvik til ulempe for kommunen fra inngåtte rammeavtaler. Prosjektet vil kunne
belyse hvordan kommunen følger opp et utvalg rammeavtaleleverandører, hvordan rutiner
for anvisning- og attestasjon fungerer i tilknytning til de samme leverandørene, samt
hvordan de aktuelle leverandørene forholder seg til inngåtte avtaler.
Planlagt ressursbruk er omtrent på nivå med et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt.
Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og
gyldighet1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og
gjennomføring.
Vi anbefaler at prosjektplanen vedtas.
1
metodene måler hva de er tiltenkt å måle
-5-
Etterlevelse av rammeavtaler
Moss kommune
Prosjektplan
Rolvsøy
26. mai 2015
-6-
1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET
I henhold til kommuneloven § 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres
forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med
gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de
kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater.
Det vises til vedtak i kommunestyret 9. desember 2013, hvor forvaltningsrevisjonplan 2014-2015 ble
fastsatt. I vedtatt plan fremkommer det:
«Revisjonen gjennomførte i 2011 et prosjekt knyttet til kjøp av konsulenttjenester. Funnene fra rapporten
viser at kommunen har manglet gode systemer for etterlevelse av anskaffelsesregelverket.
Kommunen har gjort flere grep, blant annet ved å ansette ”Innkjøpsleder” med ansvar for å etablere
nødvendige rammeavtaler og et overordnet innkjøpsreglement. Samtidig er det også her en forutsetning at
det arbeides målrettet med holdninger, opplæring og implementering for at systemene skal etterleves.
Revisjonen i 2012 og 2013 gjennomførte flere regnskapsrevisjoner av investeringsprosjekter, hvor det også
da har blitt avdekket manglende etterlevelse av anskaffelsesregelverket.
Feil praksis kan føre til merkostnader for kommunen knyttet til for høy pris på varer og tjenester,
klagesaker, samt mulige erstatningskrav. Det er også en risiko knyttet til mistanke om misligheter eller
påstander om korrupsjon i anskaffelsesprosesser. Påpekt risiko er av vesentlig betydning for private aktører
som ønsker oppdrag for kommunen (brukerne), samt for kommunens økonomi og omdømme.»
I etterkant av utarbeidelsen av analysen fikk Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA) redusert sin
kompetanse, ved at de ikke lenger kunne ilegge gebyr for direkteanskaffelser. Det ble også innført vesentlig
høyere gebyr for å klage på en anskaffelsesprosess. Dette har medført at den økonomiske risikoen knyttet
til feil etterlevelse av anskaffelsesregelverket har blitt redusert. Det er imidlertid forventet at KOFA vil få
tilbake sin kompetanse 1. januar 2016. I tillegg er det også forventet at KOFA vil få kompetanse til å fremme
søksmål mot en offentlig oppdragsgiver som har foretatt grove overtredelser av anskaffelsesreglementet
gjennom direkte anskaffelser. Samtidig er det forventet en oppmykning og forenkling av regelverket fra
samme tidspunkt.
Revisjonen mener derfor det er et ugunstig tidspunkt å iverksette en større revisjon av kommunens
anskaffelsespraksis nå, men at en slik gjennomgang i stedet bør gjøres i løpet av 2016/ 2017. Revisjonen vil
derfor ta dette inn som et eget risikoområde i arbeidet med overordnet analyse høsten 2015.
Revisjonen anbefaler i stedet kontrollutvalget å se på etterlevelse av rammeavtaler. Vi har erfaringer fra
andre kommuner, hvor det har blitt avdekket vesentlige avvik til ulempe for kommunen fra inngåtte
avtaler. Temaet faller inn under begrepet offentlige anskaffelser. Prosjektet vil kunne belyse hvordan
kommunen følger opp et utvalg rammeavtaleleverandører, hvordan rutiner for anvisning- og attestasjon
fungerer i tilknytning til de samme leverandørene, samt hvordan de aktuelle leverandørene forholder seg til
inngåtte avtaler.
2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET
 Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet.
 Det gis mulighet til å endre problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som
har betydning for prosjektet. Det gjøres oppmerksom på at det på vedtakelsestidspunktet ikke er
avholdt oppstartsmøte med administrasjonen. Det kan være forhold som fremkommer i
oppstartsmøtet, som medfører behov for å endre prosjektplanen.
 Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner.
3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER
 I hvilken grad følger kommunen opp inngåtte rammeavtaler og tilhørende leverandører?
 I hvilken grad faktureres det i tråd med inngåtte rammeavtaler?
østfold kommunerevisjon iks – ivaretar felleskapets verdier
2
-7-
Under problemstilling 1 ønsker revisjonen å undersøke hvilken grad av oppfølging kommunen har med de
ulike leverandørene. Det er for eksempel vanlig praksis at offentlige oppdragsgivere har regelmessige
statusmøter med rammeavtaleleverandører. Det bør også være etablert kanaler hvor brukerne av
rammeavtalene kan gi tilbakemelding på forhold av positiv og negativ art knyttet til den enkelte
leverandøren.
Under problemstilling 2 ønsker revisjonen å undersøke i hvilken grad leverandøren fakturerer i tråd med de
prisene som er avtalt, og om eventuelle avvik fanges opp av kommunen. Problemstillingen vil bidra til å
belyse kommunens praksis knyttet til attestasjon og anvisning, om fakturaer er spesifisert i henhold til
bokføringslovens krav og om leverandøren forholder seg lojale til de betingelser som er avtalt.
Prosjektet avgrenses til undersøkelse av de fem mest brukte rammeavtalene. Det vil ikke bli gjennomført
intervjuer med representanter fra leverandøren.
4. REVISJONSKRITERIER
Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger
som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med
basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer
kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere
avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger
som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede
revisjonskriterier:
 Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107.
 Kommunens rutiner for attestasjon og anvisning
 Bokføringsloven
 De aktuelle rammeavtalene
 Beste praksis hva gjelder leverandøroppfølging
5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING
Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet
nedenfor:
Problemstillinger
Revisjonskriterier
Databehov
Innhentings-/analyse
metode
I hvilken grad følger
kommunen opp inngåtte
rammeavtaler og
tilhørende leverandører?
Kommuneloven –
rådmannens ansvar for
internkontroll,
rammeavtalen, beste
praksis
Rammeavtalen, referater fra
statusmøter, innmeldte avvik
knyttet til leverandører ol.
Intervju,
dokumentanalyse.
I hvilken grad faktureres
det i tråd med inngåtte
rammeavtaler?
Avtalt pris i
rammeavtalen
Rammeavtalen, tilfeldig utvalg
av fakturaer knyttet til de ulike
rammeavtalene
Regnskapsanalyse,
eventuelt intervju ved
behov for avklaring av
fakturaspørsmål
6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN
østfold kommunerevisjon iks – ivaretar felleskapets verdier
3
-8-
Prosjektdeltakere
Anders Svarholt - oppdragsansvarlig revisor
Det er foreløpig ikke avklart hvem som skal ha ansvar
for den praktiske gjennomføringen av prosjektet.
Høsten 2015
200 +/- 10 % timer
Kontrollutvalget i Moss kommune
Ferdig
16. juni 2015
Høsten 2015
Høsten 2015
Prosjektperiode
Antall timer
Vedtaksorgan:
Fremdrift
Når prosjektplan er godkjent i KU
Når rapport er sendt til rådmannen
Når rapport er sendt til ØKUS
østfold kommunerevisjon iks – ivaretar felleskapets verdier
4
-9-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/180
27
81780/2015
104-186
Bjørn Gulbrandsen
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Moss
Møtedato
16.06.2015
Utvalgssaksnr.
15/35
Rapport - Utført regnskapsrevisjon 2014
Sekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Rapport om utført revisjonsarbeid – regnskapsrevisjon for Moss kommune 2014, tas til
orientering
Fredrikstad, 04.06 2015
Vedlegg
Rapport etter utført revisjonsarbeid – Regnskapsrevisjon for Moss kommune 2014, datert
21.05 2015
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)
KU - sak 14/37 den 09.09 2014: ”Overordnet revisjonsstrategi for Moss kommune”
Saksopplysninger
Vi viser til kommunelovens § 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin
revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon,
kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - § 6, og kap. 5 om
kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - § 11.
Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og
forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og
bestemmelser i lov og forskrift.
Revisjonen har utarbeidet en rapport om utførte revisjonshandlinger for 2014 for
regnskapsrevisjonen. Formålet med denne rapporten er å gi en samlet oppsummering av de
revisjonshandlinger som er utført i løpet av revisjonsåret for oppdraget Moss kommune.
-10-
Hovedvekten i rapporten er lagt på å omtale de lovpålagte oppgavene som er utført for å
bekrefte kommunens årsregnskap samt kommunale foretak og tilknyttede oppdrag.
Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å
vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Moss kommune og
hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 14/37 i kontrollutvalget den 09.09 2014. Det
ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og
vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget.
I denne rapport gis det en oppsummert beskrivelse av de viktigste funnene revisjonen har
gjort gjennom løpende revisjon av regnskapet samt årsoppgjørsrevisjon.
Vurdering
Østfold kommunerevisjon redegjør i sin rapport for revisjonshandlinger og funn i 2014.
Revisjonen har brukt 104 % av budsjettert tid (dette tilsvarer ca. 95 timer i overforbruk) til
revisjon av kommuneregnskapet inkludert særregnskapene og tilknyttede oppdrag. For
detaljering på områdenivå viser vi til vedlagte rapport. Revisor vil i møte gi utvalget en
orientering om rapporten.
Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar rapport om utført revisjonsarbeid –
regnskapsrevisjon for Moss kommune 2014, til orientering
-11-
-12-
-13-
-14-
-15-
-16-
-17-
-18-
-19-
-20-
-21-
-22-
-23-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/188
38
97222/2015
104-192
Anne-Karin F. Pettersen
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Moss
Møtedato
16.06.2015
Utvalgssaksnr.
15/36
Innhenting av dokumentasjon forts - Sjøbadet Park
Sekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Saken legges fram uten forslag til vedtak, saksbehandling pågår i utvalget
Fredrikstad, 8.6 2015
Vedlegg
1. Spørsmål til kommunen fra kontrollutvalget, 13.5 2015
2. Svar fra kommunen, 20.5 2015 og 3.6 2015
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)
1. «Spørsmål til rådmannen angående utbyggingen av Sjøbadet park», datert 7.4 2015
2. Svar fra kommunen, datert 24.4 2015 «Sjøbadet Park – anmodning og dokumentasjon»
Vedleggene til svaret fra kommunen (24.4 2015)
Reguleringsplanen og bestemmelse for Glassverkreguleringen (21.5 2002).
Kunngjøringen til høringsinstansene datert 2.7.2010 om endelig bystyrevedtak for
bebyggelsesplan for felt 5 og 6 i Glassverkreguleringen, og saksfremlegg til bystyret med
vedlegg.
Kopi av utbyggingsavtalene for Glassverket eiendom og Sjøgata 25.
Rammetillatelse for 8 boligblokker, sak 013/11.
Utskrift av endringssøknader.
Oversikt over tilkjøpte eiendommer.
Saksopplysninger
I møtet 12.5 2015 vedtok kontrollutvalget at utvalget vill be om ytterligere dokumentasjon
blant annet knyttet til tegninger av Sjøbadet Park «som bygget»:
1. Det framgår av kommunens brev av 24.4 2015 til sekretariatet at kommunen ikke har mottatt
tegninger av Sjøbadet Park «som-bygd». Kontrollutvalget ber rådmannen om svar på om det
skyldes at det ikke foreligger ferdigattest fordi kravene i utbyggingsavtalen ikke er ferdigstilt,
-24-
eventuelt om det er utstedt ferdigattest uten at det er sjekket om nødvendig dokumentasjon
foreligger. Hvis anleggene er ferdige, ber utvalget om at dokumentasjonen «som–bygd»
innhentes, og sendes til kontrollutvalget ved sekretariatet.
2. Samtidig ber utvalget rådmannen om å sende ”Rutinebeskrivelse for saksbehandling og
myndighetsutøvelse”, til sekretariatet. Disse ble utarbeidet etter forvaltningsrevisjon om
likebehandling i 2007. Rutinene ble lagt frem til orientering for teknisk utvalg i eget møte
19.9.07. Det presiseres at det er rutinene som viser saksbehandlingen for byggesak som
utvalget ønsker tilsendt, med tilhørende sjekkliste for ulike forhold ved saksbehandlingen som
skal kvitteres ut av saksbehandler(ne).
Vi mottok svar 20.5 2015.
Av svaret framgår det at kommunen har utstedt ferdigattest på grunnlag av søknad. For å
kunne utstede ferdigattest skal søker sende inn gjennomføringsplanen i utkvittert stand.
Søker sluttfører gjennomføringsplanen etter å ha innhentet samtlige samsvarserklæringer og
kontrollerklæringer. Utsendelse av ferdigattest skjer på grunnlag av utkvittert
gjennomføringsplan.
Det framgår videre av svaret at kommunen har sendt forespørsel til AF Bygg med
forespørsel om de har «som-bygget»-tegninger.
Rutinene som kontrollutvalget også ba om, er lagt ved denne saken.
Vurdering
Sekretariatet vil gi nærmere informasjon/vurdering om mottatt dokumentasjon, i
møtet. Vi har bedt om å få tilsendt tegninger i målestokk 1:200 (tegninger som tidligere er
sendt til oss, jf forrige møte). Vi har også bedt om å få tilsendt ferdig utfylte avkrysningslister,
jf rutine for byggesaksbehandlingen og for behandling av søknad om ferdigattest.
-25-
Østfold
kontrollutvalgssekretariat
Moss kommune v/rådmann
Juridisk rådgiver Kirsten Grimsrød
Postboks 175
1502 MOSS
Deres referanse
15/20629/KG
Vår referanse
2015/188-32-82093/2015-AKFP
Klassering
104-192
Dato
13.05.2015
Sjøbadet Park - anmodning om dokumentasjon
Vi viser til Moss kommunes brev til sekretariatet, 24.4 2015.
Kontrollutvalget diskuterte kommunens svarbrev i sitt møte 12.5 2015. Kontrollutvalget ble
enige om å be rådmannen om ytterligere dokumentasjon knyttet til tegninger «som bygd» og
”Rutinebeskrivelse for saksbehandling og myndighetsutøvelse”.
Vi viser til vedtaket:
1. Det framgår av kommunens brev av 24.4 2015 til sekretariatet at kommunen ikke har mottatt
tegninger av Sjøbadet Park «som-bygd». Kontrollutvalget ber rådmannen om svar på om det
skyldes at det ikke foreligger ferdigattest fordi kravene i utbyggingsavtalen ikke er ferdigstilt,
eventuelt om det er utstedt ferdigattest uten at det er sjekket om nødvendig dokumentasjon
foreligger. Hvis anleggene er ferdige, ber utvalget om at dokumentasjonen «som–bygd»
innhentes, og sendes til kontrollutvalget ved sekretariatet.
2.
Samtidig ber utvalget rådmannen om å sende ”Rutinebeskrivelse for saksbehandling og
myndighetsutøvelse”, til sekretariatet. Disse ble utarbeidet etter forvaltningsrevisjon om
likebehandling i 2007. Rutinene ble lagt frem til orientering for teknisk utvalg i eget møte
19.9.07. Det presiseres at det er rutinene som viser saksbehandlingen for byggesak som
utvalget ønsker tilsendt, med tilhørende sjekkliste for ulike forhold ved saksbehandlingen som
skal kvitteres ut av saksbehandler(ne).
3. Kontrollutvalget ber om å få nevnte dokumentasjon innen 3. juni. Tegningene «som-bygd» ber
vi om å få i målestokk 1:200.
Med hilsen
Anne-Karin F. Pettersen
daglig leder
Vedlegg:
Særutskrift fra KU-sak 15/30, 12.5 2015
Kopi:
Kontrollutvalgets medlemmer
Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS)
Besøksadresse: Glemmengaten 55, 1608 Fredrikstad
E-postadresse:[email protected]
Telefon: 400 05 206
Telefaks: 69 30 57 55
Postadresse: Postboks 69, 1601 Fredrikstad
Webadresse: www.fredrikstad.kommune.no/okus
Tlf. saksbeh.: 414 71 166
Orgnr. 996 840 840
-26-
-27-
-28-
-29-
-30-
-31-
-32-
-33-
-34-
-35-
-36-
-37-
-38-
-39-
-40-
-41-
-42-
-43-
-44-
-45-
-46-
-47-
-48-
-49-
-50-
-51-
-52-
-53-
-54-
-55-
-56-
-57-
-58-
-59-
-60-
-61-
-62-
-63-
-64-
-65-
-66-
-67-
-68-
-69-
Moss kommune
Østfold kontrollutvalgssekretariat
Postboks 69
1601 FREDRIKSTAD
Deres ref.:
Vår ref.: 15/28179/KG
Dato: 03.06.2015
Sjøbadet park - anmodning om dokumentasjon
Vi viser til brev av 13.05.15 der dere ber om dokumentasjon fra utbygger av Sjøgata 25.
Vi har sendt anmodningen over til AF Bygg, men fikk brevet i retur pga at adressaten hadde flyttet.
Vi har nå sendt anmodningen over på nytt til ny adresse, men dette medfører beklageligvis at vi
ikke kan overholde fristen dere har satt. Vi vil oversende svaret fra AF Bygg så snart vi har det i
hende.
Med hilsen
Kirsten Grimsrud
Juridisk rådgiver (tlf 69 24 81 69)
Kommunalavdeling plan miljø og teknisk
Rådhuset postboks 175, 1501 Moss T 69 24 80 00 F 69 24 80 01
E [email protected] I www.moss.kommune.no
Org.nr. 944383476 Bankkonto 1080 29 65600
-70-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/188
24
73746/2015
104-192
Bjørn Gulbrandsen
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Moss
Møtedato
16.06.2015
Utvalgssaksnr.
15/37
Møteplan for 2. halvår 2015
Sekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2.
halvår 2015:
 29. september kl. 16.00
 8. desember kl. 16.00
Fredrikstad, 21.05 2015
Vedlegg
Ingen
Saksopplysninger
Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for
kontrollutvalget 2015 er det innarbeidet en møtefrekvens på fem møter. I løpet av første
halvår 2015 er det gjennomført fire møter. Som tidligere praksis avholdes møtene på
tirsdager med møtestart kl. 16.00.
Vurdering
I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for
kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder to møter i 2. halvår 2015.
Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer for høsten 2015:
 29. september kl. 16.00
 8. desember kl. 16.00
-71-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/187
10
81383/2015
104-191
Anne-Karin F. Pettersen
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Moss
Møtedato
16.06.2015
Referater og meldinger
Sekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Referater og meldinger tas til orientering
Fredrikstad, 12.5 2015
Vedlegg
1. Protokoll fra møtet 12.5 2015
2. Bystyrets behandling av kontrollutvalgets saker.
- Investeringsregnskap Melløs skole
- Investeringsregnskap Trollskogen barnehage
- Bruk av 22. juli-midlene
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)
Ingen
Saksopplysninger
Ingen
Vurdering
Referater og meldinger tas til orientering.
-72-
Utvalgssaksnr.
15/38
-73-
-74-
-75-
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/188
29
81200/2015
104-192
Anne-Karin F. Pettersen
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Moss
Møtedato
16.06.2015
Eventuelt
Fredrikstad, 12.5 2015
-76-
Utvalgssaksnr.
15/39