kulturasobivanja Poslovna sekretarka in timsko delo Povezovalka vodij projektov Spremembe, timsko delo, konkurenčnost in uvajanje spodbud za racionalno ter kakovostno delo so zaznamovali 20. stoletje. Podjetja so prisiljena uvajati nove metode, nove metode dela, nove tržne prijeme. A brez timskega dela ne gre. Za uspešno obvladovanje sodobnih managerskih in organizacijskih konceptov sta potrebni dobro poznavanje in obvladovanje timske organizacije. Petra Mohorko, poslovna sekretarka, diplomirana ekonomistka T imsko delo je v podjetjih pogosto narobe razumljeno, poenostavljeno ali celo zanemarjeno. Vodje se praviloma osredotočijo le na tehnično izvedbo dela ali projekta, manj pa na ljudi. To povzroča konflikte ter stres in hromi delo. Timsko delo je veliko več kot tehnično sodelovanje. S sinergičnimi učinki prinaša boljše rezultate – v krajšem času, z manj stresa. To se kaže v poslovnih rezultatih in motivaciji zaposlenih. Zapovedi dobrega tima Veliko vlogo ima velikost tima, zato moramo biti pozorni na izbiro in vključevanje posameznikov v tim. Timsko delo lahko vključuje praviloma do 12 oseb. Člani izberejo vloge, določijo cilje, izberejo način vodenja in pravila komuniciranja. V timski organizaciji ne sme biti tekmovalnih in sovražnih odnosov. Pogoj uspešnega timskega dela je skupno sprejemanje odločitev. Velik pomen ima komuniciranje, ki poteka v vseh smereh (navpično, vodoravno in »počez«). Tim v pogovorih analizira težave, sprejema odločitve, usklajuje delo članov tima in izmenjuje informacije. Učinkovit tim zaznamuje dobro delovno ozračje, ki povečuje posameznikovo prizadevanje in njegovo zanimanje. Na36 Poslovna asistenca | JUNIJ-julij 2011 loge in cilji so jasni ter sprejemljivi vsem udeležencem tima. O spornih zadevah se odkrito pogovorijo in skupaj poiščejo rešitve. Ne bojijo se izraziti mišljenja, saj iz vsake ideje skušajo izvleči nekaj koristnega. Normalnih konfliktov se ne bojijo, ker so lahko pobuda za nove razprave. Moja timska zgodba V podjetju, kjer sem bila poslovna se kretarka, nismo poznali timskega dela, ugodne delovne klime in skupnega vode nja projektov. Sodelavci so bili večinoma starejši in so se teže prilagajali. Prisegali so na star, utečen delovni proces in novih metod niso sprejemali, zato je bilo novosti težko vpeljati. Nekega dne nam je direktor predstavil projekt, ki je sicer že potekal, vendar je zanj določil nove cilje, ideje, tržne in prodajne prijeme. Želel je sestaviti tim, ki bo projekt izpeljal optimalno in z opaznimi kulturasobivanja pozitivnimi rezultati. Ni šlo brez težav. Direktor se je odločil, da nam omogoči izobraževanje oziroma predstavitev timskega dela. Bilo je veliko negodovanja, toda direktor je bil neizprosen in je zahteval udeležbo vseh vodilnih. Ker sem bila še mlada, neizkušena, zagreta in navdušena nad novo pridobljenim znanjem, sem se izobraževanja veselila. Postala sem celo vodja projekta. Starejši člani tima so imeli veliko pripomb o moji neizkušenosti in slabem poznavanju prodajnega programa, toda to me je le še bolj motiviralo. in na podlagi tega napisati predloge za uresničitev projekta. Predzadnji dan smo se vsi vživeli v vloge vodij pri namišljenih projektih. Delo je spodbudilo burno debato in uvideli smo, da ne bo pozitivnih rezultatov brez sodelovanja in da bo projekt propadel. Zadnji dan izobraževanja smo namenili sestavi tima pri projektu. Ob pomoči »učitelja« smo še enkrat vse predelali, skupaj s pastmi, ki se pojavljajo pri timskem delu. Na koncu se nam je pridružil tudi direktor. Naše ideje in načrti za dogo vorjeni projekt so ga čisto navdušili. Šli smo v šolo Brez poslovne sekretarke v timu ne gre Začelo se je štiridnevno izobraževanje o timskem delu. Prvi dan smo se pogovarjali o njegovem pomenu, kako ga doseči, kako sestaviti tim, ustvariti homogeno skupino, ki bo dosegla ali presegla želene rezultate. Po štiriurnem predavanju smo imeli še vedno različne poglede o tem. Drugi dan smo začeli delati v timu. Se stavili smo strategijo, določili naloge posameznikov in skupne naloge. Veliko smo se pogovarjali, skušali smo ustvariti sproščeno komunikacijo, prisluhniti drug drugemu Ko govorimo o timskem delu, gre za ustvarjalnost, sposobnost reševanja problemov, improvizacijo, obvladovanje časa, poznavanje ljudi, komunikacijo ... To so tudi sposobnosti in veščine uspešne poslovne sekretarke. Zato na osnovi izkušenj trdim, da jo bodo morali managerji v sodobno podjetje vključiti kot vodjo projektov ali povezovalko projektnih vodij. Ima potrebno znanje, čeprav marsikje še vedno prevladuje zastarelo mnenje o nje- nem znanju in sposobnostih. Odlikuje se po sposobnostih in znanju, ki jih zahteva sodobni poslovni svet: sposobnost organizacije dela, pripravljenost na nenehno učenje, sprejemanje hitrih in pravilnih odločitev, prilagodljivost, motiviranost, primeren osebni stil … Pomembne niso le kompetence, temveč tudi samomotivacija in njen prenos na druge člane tima. Kot povezovalka projektnih vodij naj bi: • prej pregledala, selekcionirala in proučila informacije v gradivu, namenjenem vodilnim, se posvetovala o njem in ga predala strokovnim sodelavcem; • operativno pripravila dokumentacijo za vodilne in vodje projektov, odpravila pomanjkljivosti in skrbela za pravočasno posredovanje na prave naslove; • posredovala in upravljala ažurne informacije vodilnim in vodjem projektov za nemoten pretok informacij v vse smeri; • vodilne povezovala z drugimi oddelki v organizaciji, vendar ne le v smislu povezovalnega člena: pozna projekte, zato o njih govori s strokovnimi sodelavci in skliče sestanke, na katerih skupaj obravnavajo in odločajo o pomembnih vprašanjih njihove izvedbe. Moja šolska predstava o delovnem timu Tim je skupina posameznikov, ki rešuje neko nalogo. Delo naj bi opravil v določenem roku, optimalno in z racionalno porabo razpoložljivih virov. Jasno vodilo delovnega tima je, da se vsi člani prilagajajo skupnemu cilju. Timsko delo je nepogrešljivo, ko število poti, načini in rešitve problema niso znani in zahtevajo veliko strokovnega znanja. Člani tima sodelujejo pri postavljanju ciljev, saj morajo biti cilji posameznika skladni s cilji tima. Le tako se ustvari zaupanje, da člani tima odkrito komunicirajo, izmenjujejo mnenja, ustvarijo pozitivno vzdušje in so motivirani za še boljše sodelovanje. Test osebne komunikacijske odličnosti Poslovna sekretarka ima dobre komunikacijske zmožnosti, ki so lahko prednost ali tudi težava, leglo nesporazumov za uspešno in nemoteno delovanje tima. Zato sta Byars Lloyd in Rue Leslie v knjigi Human Resource Management (1984, str. 17) zapisala pomembna načela dobre komunikacije. Preizkusite se sami in ugotovite, ali vam je komunikacija kot vodji pisana na kožo. Če boste na večino trditev pritrdilno odgovorili, ste kot vodja sposobni premagati pasti in ovire, ki spremljajo komunikacijo, najsi bodo to težave posameznika ali članov tima. Poslovna sekretarka kot vodja tima mora znati premagati oboje. Uporabljam jezik, razumljiv vsakomur. Da Ne Pozorna sem na pomen različnih rekov in fraz, lahko so napačno razumljeni. Da Ne Besede podprem z dejanji. Da Ne Nekatera sporočila večkrat ponovim. Da Ne Znam posredovati prave in pomembne informacije. Da Ne Skušam se vživeti v vlogo prejemnika. Da Ne JUNIJ-julij 2011 | Poslovna asistenca 37