מצגת –שיחות משוב והערכת עובדים - אוניברסיטת בר-אילן
ת.ד 89אלקנה 44814טל 03-9362516-:פקס 0776260291: נייד0546603336 : [email protected] אוניברסיטת בר אילן קורס ניהול ומנהיגות –תיאוריה וישום תכנית חץ –תשע"ה שיחת משוב והערכת עובדים שיחת משוב שיחות משוב משוב שאלות לדיון: מהו משוב ומה מטרתו? מה התועלת במשוב? למי נועד המשוב? מהם המאפיינים של משוב טוב ורע? מה הקשיים שיש במתן משוב? מהי שיחת משוב? פגישה תקופתית פורמאלית בין ממונה ועובד שמתבצעת לאחר הכנה של שני הצדדים .שיחה בה מלבנים באופן אינטנסיבי עמדות ,מחשבות ,דעות ,רצונות, צרכים וקשיים בעבודה וביחסים .ברור זה נעשה בתנאים ענייניים ושלא מתוך דחיפות מסוימת או משבר ,ומסייע לנהל שיחה פתוחה יותר עם העובד ,בה אנו שומעים מהעובד ומבהירים לו את חוות דעתנו המפורטת על עבודתו. שיחות הערכה הינן כלי בעל ערך רב ביותר לארגון ,ועל כן יש להתייחס אליהן ברצינות הראויה. אורכה של שיחת הערכה הוא כשעה וחצי לעובד(.לא מחייב) משוב כקשר בין אישי שיחת המשוב בנויה על קשר בין אישי המתקיים בין המנהל והעובד הכפוף לו. במהלך שיחה זו מחווה המנהל את דעתו ,על התנהגותו ותפקודיו של העובד בתקופת ההערכה, העובד מביע את דעתו באשר להערכה ,וביחד נבנית תכנית שיפור מאפייני שיחת המשוב .1דיאלוג ולא מונולוג :תקשורת דו סיטרית .2מהלך מתוכנן ויזום ולא אקט מזדמן. .3המשוב מתבסס על עובדות שלגביהן אין מחלוקת. .4המשוב מתייחס לתקופה מוגדרת והוא מבוסס על אופטימיות ויכולת לשינוי,ולשיפור. שיחת משוב וחלון ג'ו הרי -להתנהגות האדם המשוב מאפשר להגדיל את התחום הגלוי על חשבון התחום הנסתר והתחום העיוור. המוערך יהיה מודע יותר להתנהגותו ,ולדרך שבה נתפסת התנהגותו על ידי אחרים אני יודע על עצמי ,האחרים לא יודעים עלי – פרטי. אני יודע על עצמי ,האחרים יודעים עלי -פתיחות- התחום החבוי – הנסתר תחום גלוי. אני לא יודע על עצמי ,האחרים יודעים עלי. אני לא יודע על עצמי ,אחרים לא יודעים עלי. התחום העיוור. התחום הבלתי מודע סוגי שיחות במשוב ומטרתם: הביצועים של העובד טובים ורוצים לקדמו-בנית תכנית פיתוח לעובד. ביצועים טובים לא רוצים/לא יכולים לקדמו-לשמור על המצב הנוכחי ביצועים אינם משביעי רצון ויש מה לשפר-לתכנן את השיפורים זה יכול לקרות גם בשיחת משוב אחת בה נבחנים מספר היבטים של העובד בעבודתו. לפעמים הביצועים אינם משביעי רצון והמצב בלתי ניתן לשיפור ותיקון. במקרה זה אין טעם בשיחת משוב ,או שהביצועים נסבלים או שהעובד מועבר מתפקידו. שיחת המשוב עונה על הצרכים הבאים אישיים ניהוליים אירגוניים - פונקציונאליים מטרות אישיות בשיחת המשוב * אפשרות לברור תכניות לפיתוח אישי של העובד הזדמנות "מסודרת ומתוכננת " לביטוי עצמי הזדמנות לשינוי לעובד –בדברים הדורשים שינוי חיזוק לעובד בדברים החיוביים תאום ציפיות- בין הממונה לעובד מטרות ניהוליות בשיחת המשוב * קבלת מידע והזדמנות לברור(.הגדלת החלק הגלוי בתקשורת בין הממונה לעובד ) הגדרת צרכי ההדרכה ברמת יחיד והמחלקה תאום ציפיות בכל הקשור לעבודה מטרות אירגוניות בשיחת המשוב * שיפור האפקטיביות הניהולית בעזרת המשוב ניתן לעמוד על הקשר בין שיטות העבודה והשגת היעדים,ניתן להעריך יעילות,לבדוק עמידה ביעדים ,ולהציב יעדים חדשים. שיפור האקלים התקשורתי המשוב מאפשר דיון פתוח ועניני על כל נושאי העבודה מטרות שיחת המשוב-סיכום סיוע בגיבוש יחסי עבודה גלויים ,הוגנים והדדים על מנת לאפשר ליבון בעיות וקשיים באווירה של פתיחות והידברות. משוב לעובד ביחס לאופן בו המנהל והארגון מעריכים את ביצועיו. גורם מניע ומדרבן לשיפור מתמיד של מוטיבציה באמצעות קביעה משותפת של יעדים ומטרות חיוביים ,אליהם יש לחתור. סיוע למנהל לארגן את מחשבותיו,על מנת לשפר את דרך הניהול שלו מול העובדים. השיחה יכולה לסייע בשינויים ארגוניים, שינויים בשיבוץ ,קידום ,תוכניות פיתוח אישיות והסקת מסקנות אישיות ,בסיס לצורך קביעת שכר או תגמולים אחרים. אבחון צרכים וסיוע בגיבוש תוכניות הדרכה שנתיות. כללים במתן משוב וקבלתו תנאים פיזיים ונפשיים מתאימים. הגדרת מטרה דיאלוג שבו דיבור הקשבה והתייחסות למה שנשמע ומועבר ,ולא חלילה מונולוג.יש לוודא שהאינפורמציה נקלטת ומובנת למוערך (הוא לא חייב להסכים עימה) משוב תיאורי ולא שיפוטי משוב ספציפי ולא כללי אין טעם במשוב על דברים שלא ניתנים לשינוי (אתה לא אינטליגנטי ) התמקד בעיקר קשיים במתן משוב רגישות והתאמה לאדם ,יש כאלה שקשה להם לקבל .צריך לדעת איך לגשת לכל אחד. קשה להסביר שיש בעיה ביכולות. קשה לתת אמירה אותנטית. משוב יכול לגרום נזק .לכן ,יש לשתף את העובד ולתת לו להגיע למסקנות לבד. בעיות במתן משוב (לפי אולי אתר-תכלית ) אפקט ההילה –נטיה לראות אדם בשחור /לבן,או חיובי או שלילי בכל הפרמטרים . תפיסה סטראוטיפית (הוא חסר השכלה ולכן לא יכול להיות מוצלח ) אפקט ההטמעה :נטיה לא להתבלבל מעובדות חדשות לאחר שקבענו דעה . השפעת אירוע חריג השפעת הדמיון –אנו מחבבים את הדומים לנו. משוב וכאב המשוב עוסק בנושאים כאובים :הגשת הכאב במשוב נע על רצף כדלהלן: טיפול חודר ותוקפני שהורג אותך הימנעות מלגעת בבעיה משוב – משהו שנותן הזדמנות ללמידה .אני מעביר לך משוב כי אני איתך ולא כי אני מולך. הדרך לעשות זאת היא ראשית לחזק את מה שחזק ,ורק אחרי כן אפשר לתת משוב על דברים פחות טובים עם הזדמנות ללמידה. המשוב האפקטיבי תהליך תקשורת דו-סיטרי בין הנותן למקבל ולהיפך .חייב להיות מנגנון המאפשר למנהל להיווכח כי המסר שלו נקלט והובן. משוב אפקטיבי הוא אמירה אותנטית. אמירה אותנטית מחברת מסרים : מחברת את המקבל אל העוצמות שלו מחברת לחולשות לכאב להזדמנויות מספר עקרונות במתן משוב: התמקד בהתנהגויות ספציפיות ,משוב טוב חייב להיות ספציפי ולא כוללני: כוללני " :את עובדת לא יעילה". ספציפי" :הזמן שלוקח לך לעבוד על תיק נראה לי גדול מדי" תן משוב לא אישי .המשוב ,בייחוד בקטעים השליליים שלו צריך להיות תיאורי ולא לבוא מעמדת שיפוט או מעמדה מעריכה. דוגמא למשוב לא מוצלח" :בזמן העבודה את מדברת בטלפון שיחות פרטיות או לסידורים ,זה רע מאד .העבודה בכלל לא חשובה לך .אין לך בכלל מוסר עבודה .כך זה לא יכול להמשך". דוגמא למשוב מוצלח" :נראה לי שחלק ניכר מזמן עבודתך מנוצל לפעולות אחרות כמו שיחות בטלפון ,הליכה למינימרקט ,לבנק וכו'" תנו לעובד להגיב ומזה המשיכו. משוב עם מסר שלילי אם הביקורת היא שלילית ,ודא: • הביקורת צריכה להיות רק על התנהגויות שמקבל המשוב יכול לשפר ולעשות משהו בקשר לכך. • ביקורת היא רק על התנהגות לא על האדם. דוגמה שלילית" :נראה לי שיש לך אופי רע מאד זה ממש בלתי אפשרי לעבוד אתך .אתה חייב להשתפר" דוגמא חיובית" :שמתי לב לכך ,שבהתייחסותך ללקוחות הפונים אליך אתה עונה בקוצר רוח ,אסרטיביות וחוסר אדיבות .לדוגמה :שלשום כשטלפן Xוביקש לדעת מדוע "...מה לדעתך ניתן לעשות וכו'. מאפיניים למשוב טוב ומשוב גרוע טוב גרוע עובד מופתע תקשורת טובה נגמר בחוסר הסכמה אותנטי אין קבלה יוצר מנוף לשינוי מייאש נותן תקווה תוקף אדם בוחן התנהגויות כוללני ספציפי משוב עקר משוב קונסטרוקטיבי אני מולך אני אתך לקראת שיחת המשוב למשוב שלושה שלבים: הכנת השיחה :קביעת מטרות ,הכנת תוכן ,הכנת סביבה פיזית ביצוע השיחה :פתיחה ,לב (=עיקר) השיחה ,סיום ניתוח השיחה:ניתוח שלב ההכנות ,ניתוח מהלך השיחה הכנת השיחה :קביעת מטרות ,הכנת תוכן ,הכנת סביבה פיזית קביעת מטרות :הגדר לעצמך בכתב את מטרות השיחה ,רצוי במושגים מדידים.אילו התנהגויות של העובד ברצונך : לשמר/להגביר –את תמיד מגיעה לעבודה לפני הזמן ,זה מצוין וכל הכבוד לשנות -לפעמים את מגיע בהופעה מאד מרושלת ,זה לא מתאים למי שמקבל קהל ומייצג אותנו כלפי הלקוחות ליצור /לגלות דהיינו להביא לידי ביטוי דברים שלא קיימים -.הבנתי שאת שולטת יפה בתכנת אקסל ,מדוע אינך משתמשת בה לצורך מיון המשימות ? לדעתי שווה לנסות זאת הכנת תוכן :בדוק את ביצועי העובד בשנה האחרונה,השתמש בנתונים ,הכן דוגמאות ספציפיות לפיהן אתה נותן את המשוב .הכן את הקריטריונים והבא אותם לידיעת העובד מראש ,ודא שגם המוערך יודע מראש על השיחה ומתכונן אליה. הכנת סביבה פיזית מקום שקט ללא הפרעות ,ללא טלפונים אוירה נינוחה,קפה ביצוע השיחה :פתיחה ,לב השיחה ,סיום פתיחה :שבור את הקרח ,אל תתחיל ישר בעניין ,הפג את החרדות והשרה אוירה ידידותית.הצג את מסגרת השיחה (מטרות ,משך זמן,ציפיות הדדיות ),אפשר למוערך להגיב ולהעלות נושאים משלו. לב =עיקר השיחה ":סנדוויץ'' שלוט המהלך השיחה אל תסטה ממה שרצית ותכננת לומר שמור על כבוד העובד –אל תעליב תן לעובד לדבר והתייחס לדבריו שאל אותו שאלות הבהרה אל תקטע אותו ,אבל שמור אותו בנתיב היה פתוח לקבל גם משוב ממנו אפשר לו להעלות נושאים נוספים סיום:הסיום חשוב ביותר וצריך לכלול סיכום ברור וכתוב של מה שסוכם בשיחה ,ומה שנדרש מהעובד וממך לאור השיחה . עקרונות למתן משוב (לפי הרי גוטסדינר) T+2 +EMP -Timeingתיזמון ,כל משוב צריך להינתן בזמן הנכון. : 2+שני תנאים למתן ביקורת .2התקף את הבעיה ולא את האדם .1בדיקה עצמית ,מה אני מחפש הזדמנות לצעוק ולפרוק תסכולים ,או מתן הזדמנות ללמידה ,מתוך רצון לעזור . עקרונות למתן משוב (לפי הרי גוטסדינר) - empathyהיה אמפטי למקבל המשוב -pinpointהיה ספציפי עד המקסימום בהגדרת הבעיה –Move Forwardהצע צעדים להתקדמות. עקרונות לקבלת משוב (לפי הרי גוטסדינר) T+5A -TIMINGהתזמון צריך להתאים גם למקבל המשוב . –Anticipate Learningצפה והיה מוכן ללמוד מהמשוב היה במצב רגשי חיובי של אפשרות לקלוט. –Agree with somethingהסכם לפחות עם משהוא –Askשאל שאלות ספציפיות ,כדי לקבל הסבר ברור שיאפשר יצירת שינויים. -Analyzeנתח את דברי הביקורת :מה למדת :ברמת העובדות,ברמה של תפיסות ובעיות תקשורת ,מבחינת בעיות ביחסים עם סביבתך ,ועם הממונה . –Actפעל בהתאם למשוב לביצוע השינוי הנדרש. עקרונות נוספים לקבלת משוב הקשב בעיון נסה לא להתבצר בהגנה על עמדותיך ,נסה להבין את הערך המוסף האישי של הדברים ששמעת . הדגש חילוקי דעות וסוגיות שלדעתך נשארו פתוחות . רשום נקודות עיקריות כדי שתוכל לנתח אחר כך בקש דוגמאות ,במקרים שאינם ברורים לך או במקרים של חוסר הסכמה . טכניקות בשימוש בשיחה שאלות סגורות –האם ביצעת מטלה מסוימת כן /לא שאלה פתוחה –הבעת דעה פתוחה וחפשית :איך אתה רואה את שיתוף הפעולה שלך עם שמואל . שאלה עקיפה מזמינה פתיחה וברור – "שמתי לב שלאחרונה אתה מרבה להזדקק לעזרת איש המיחשוב שלנו " .שאלה כזו מזמינה את העובד לפתוח נושא שאתה רוצה שיעלה בשיחה סגנון ואוצר מילים-יש לך קושי ,נראה שיש קושי,יש לנו קושי, שפת גוף שים לב לשפת הגוף שלך ושל המוערך שתיקה ,יש שתיקה קצרה לצורך התארגנות ,ויש שתיקה ארוכה שנובעת ממבוכה.במקרה זה נדרש סיוע שלך. בדיקת הבנה :יש לבדוק במהלך השיחה האם אתה והמוערך מבינים זה את זה אז כולנו מסכימים, נכון? הכנה לקראת שיחת המשוב 1 הכן הגדרה של תפקיד העובד ובדוק לפי הגדרה זו את תיפקודיו /ביצועיו. 2העזר בטופס מובנה להכנת השיחה התקופתית עם העובד.לא זה המקום להיות ספונטני. 3תכנן את אופן ניהול השיחה והכן את עצמך להתפתחויות אפשריות במהלך השיחה ,נסה לצפות מה יאמר העובד,וחשוב על התיחסותך לדבריו. 4חשוב כיצד על העובד להתמודד עם חולשותיו ,וכיצד ניתן לחזק את מעלותיו. "תרגם" זאת ליעדים התנהגותיים ברי מדידה ככל האפשר. 5בחר זמן ומקום מתאימים לשיחה .תאם מראש עם העובד את המועד בהתאם לנוחיות שני הצדדים ושריין את הזמן הדרוש לקיומה בנינוחות .דאג שהמקום יאפשר שיחה חופשית מהפרעות. 6הכן את העובד :לקראת שיחת הערכה ,ודא כי הוא יודע את מטרות הפגישה,בקש מן העובד להכין עצמו לקראת הפגישה באמצעות טופס מובנה. מה תשאל את עצמך לקראת שיחת המשוב מטרת התפקיד ,מהן המטלות ותחומי האחריות המוטלים על העובד במסגרת תפקידו? כיצד יש לבצע ,או מהן הנורמות לביצוע כל אחד מתחומי האחריות והמטלות הנ"ל? מהן הציפיות שלך כמנהל מן העובד בתפקיד הספציפי שהוא ממלא. כיצד לדעתך יש לממש את הציפיות הנ"ל ? כיצד תמדוד את ביצוען או מימושן של ציפיותיך? פתיחת השיחה פתיחה, הבהרת ציפיות הדדית והצגת מטרות: מומלץ להתחיל בהתעניינות בעובד כאדם,על מנת להכיר אותו יותר וליצור חימום שהוא חיוני להצלחת השיחה . חוות דעתו של העובד על ביצועיו 2-3:תחומים/נושאים בהם העובד מרגיש טוב -2,תחומים/נושאים בהם העובד מרגיש שעליו לשפר.. השתדל להיות קשוב ,מעט בהבעת דעה והרבה בשאלות. נסה לברר מהן ציפיותיו של העובד ממך וכיצד ,לדעתו ,אתה יכול לסייע לו בתפקידו. עודד אותו להגדיר את יעדיו באופן עצמאי ולהציע דרכים וכלים למדידתם. זכור כי רעיונות העולים במשותף וזוכים להסכמת שני הצדדים סיכוייהם להתגשם גדולים יותר המשך השיחה חוות דעתו של המנהל על ביצועי העובד: התייחס לדברי העובד .אל תהסס להביע את דעתך אבל השתדל לא להיכנס להתנגחויות ולעימותים. השתדל בדבריך להשתמש ככל האפשר בדוגמאות קונקרטיות וכן במובאות וציטוטים בדברי העובד. הקשב לדברי העובד בזהירות ובתשומת לב ,יתכן שתרצה לשנות בעקבותיהם את חוות דעתך. שוחח עם העובד ,אל תרצה ואל תטיף טופסי הערכה וחסרונותיהם יעדים ותחומי שיפור מוקד השיחה צריך להיות מעוגן בהסקת מסקנות מן העבר לשם שינוי בעתיד. גם כאן לא לעסוק ביתר מ 2-3נושאים אל תהסס להציב יעדים שאתה מאמין בהם ,גם אם הם בניגוד לדעתו של העובד. עם זאת נסה להגיע עם העובד לתכנית משותפת וליעדים מוסכמים .הסכמה מגבירה את הסיכוי לביצוע. הצע לעובד סיוע בהשגת יעדיו (אימון ,הדרכה ,חונכות ,קורסים וכו'). קבע בשיתוף עם העובד תכנית מעקב ולוחות זמן לעמידה ביעדים עליהם הוחלט. יעדים והסתיגויות ,על היעד להיות ספציפי (Specific). בכדי שניתן יהיה להבין בדיוק מה רוצים להשיג ,חשוב לתאר אותו במושגים קונקרטיים ,מופשטים . על היעד להיות מדיד (Measurable) . אין מתסכל יותר מלחשוב שהגעת ליעד ,אבל לא להיות בטוח -כי לא ניתן ממש למדוד אותו .... בנוסף ,על היעד להיות בר השגה ) (Achievableאחרת התייאשנו עוד לפני שהתחלנו וכן ,ריאלי (Realistic) .כלומר מותאם ליכולותיו של העובד וקצת יותר ולבסוף ,על היעד להיות תחום בזמן ) (Timedכי אין כמו Dead Lineכדי לדחוף קדימה למשל ,לשפר את השרות ללקוחות זהו יעד מעורפל ולא ברור .לעומת זאת ,להקטין את זמן ההמתנה הטלפוני הממוצע של לקוח מ 2דקות לדקה וחצי עד סוף הרבעון הנוכחי ,זהו יעד מדיד ,ברור ותחום בזמן. דוגמא 1לסיכום שיחת משוב נקודות חיוביות אותן צריך לשמר ולחזק XXשוקד על פיתוח ושיפור מתמיד ומצליח להוציא תפוקות מהעובדים. עושה את המקסימום כדי שהמערכת תהיה מסודרת נותן רמת שירות גבוהה ללקוחות נקודות לשיפור מנקודת ראות של ראש המדור: הרחבת מאגר הלקוחות של המדור כתיבת נוהלי עבודה מנקודת ראות של נותן המשוב: הכנת תוכנית עבודה שנתית ל – 2008כולל הצד התקציבי בכל הקשור לפרויקט ....... יש להגיע למצב שבו יוצבו לנותן המשוב רק דרישות כוח אדם ריאליות ובהתאם לכך תהיה ההתייחסות של המנהל נותן המשוב (זה לא המצב כרגע). נותן המשוב מצפה מ .....לראות את ענייני ה .....בזיקה למה שקורה במדורים אחרים ,ולא לצפות שכולם יסתדרו לפי הנוחיות של המדור לסיכום :נותן המשוב רואה את המדור כגוף טוב ואת XXכמנהל טוב עם יכולות ומוטיבציה . דוגמא 2לסיכום שיחת משוב סיכום שיחת משוב עם YY נקודות חיוביות לחיזוק מנהיג ויודע לנהל ,מוציא תפוקות טובות .העובדים וה"סביבה" הארגונית מכבדים אותך ומכירים במקצועיותך. אחראי ,מסור מאד לעבודה .ראש גדול -מחפש בעיות לפתור ולא מחכה שהבעיות יגיעו אליו .לא מנסה להתחמק ממשימות ולהעבירן לאחר .מתמודד עם כל המשימות ,כולל משימות חדשות שתובעות זמן רב. אוהב את העבודה ,לא מקטר. אווירה טובה במשרד למרות העומס. תחומים לשיפור קושי לקבל ביקורת "אצלי תמיד הכל בסדר" קושי לקבל שינויים ולהסתגל לשינוי. יזמות – יש לפתח יותר יזמות עם מבט קדימה יותר רחב. הערות קונקרטיות לביצוע קביעת שיחות משוב עם העובדים קיום ישיבות צוות הצבת יעדים לכל עובדת ניתוח השיחה לאחר שהתקיימה האם הפגישה הוכנה כראוי, האם הוצבו מטרות ,האם היה לפגישה מבנה הגיוני, איך היו ההקשבה הרגישות האם העובד דיבר ,האם יצרתי אמון ,האם ניהלתי את השיחה או נסחפתי ,איך היה הסיכום וכו' וכו' סיכום משוב1- עובדים רוצים וצריכים משוב (בלי קשר לרמת ביצועיהם) .שיחת המשוב מהווה הזדמנות טובה למתן משוב כזה. לפני שיחת המשוב ,הבהר לעצמך מהם בדיוק הציפיות שלך מהעובד הן בתחומי הביצוע והן בתחומים אחרים. רוב הכפיפים מבקשים בשיחת המשוב לקבל דוגמאות ספציפיות ,בהקשר להערכה שלהם.לצורך כך כדאי להכין מראש רקורד של אירועים חיוביים ושליליים ולהעלות אותם בשיחה. סיכום משוב2- העובדים צריכים להרגיש כי שיחת המשוב נעשית בהוגנות, וזאת ניתן להשיג ע"י ההתייחסות הבאה: הערך את הביצועים באופן תדיר. ודא שאתה אכן מכיר את העובד בעבודתו ואת רמת ביצועיו. ודא שישנה הסכמה בינך ובין העובד לגבי מחויבויותיו. השג את שיתוף הפעולה של העובד מקבל המשוב כשהינך מכין יחד עמו תכנית לשיפור וחיזוק הנקודות החלשות. לקראת קיום שיחת המשוב ,אסוף את הנתונים ,הכן מראש את העובד ,ובחר בזמן ובמקום מתאים (בלי הפרעות של טלפונים או אנשים אחרים בזמן קיום שיחת המשוב). סיכום משוב3- על מנת להביא לשינוי חיובי ובונה בהתנהגות העובד ,הבא לכך שהעובד ידבר במהלך שיחת המשוב .נסה לשתוק ,השתמש בשאלות פתוחות ,אל תהיה שיפוטי ,סרקסטי ,ציני וכו'. היה מודע לכך שהתנהגות מתגוננת של עובד בשיחת משוב היא מצב נורמאלי .לעולם אל תתקוף התגוננות של עובד כמו למשל " אתה יודע שזה רק תרוץ מאחר ואינך יכול לעמוד בפני הנתונים האמיתיים" .במקום זה התרכז בפעילות עצמה "הטיפול בכל תיק לוקח זמן רב מאוד" .במקום "אינך מתאמץ מספיק". הכר גם את המגבלות שלך ,אל תחשוב שתוכל לפתור כל בעיה שעולה בשיחת המשוב .זכור כי אתה יכול לגלות אמפטיה לעובד אך אתה לא הפסיכולוג שלו .הבעת אהדה זה עניין אחד ,עיסוק במניעים הפסיכולוגיים העמוקים של הבעיה זה כבר עניין אחר לחלוטין. נסה לזהות תוך כדי שיחת המשוב מה קורה בתקשורת הבין אישית בינך ובין מקבל המשוב. סיכום משוב4- פתח דיאלוג המתייחס לתכנים ועמדות: מה מקבל המשוב חושב על המסר שלי .איזו תחושות יש לו עם מסר כזה. קח סיכון :הזמן ברור ,ויכוח או אפילו התנגדות למה שאתה אומר, אם יהיה קונפליקט הרי למדנו איך לטפל גם בו. השתדל לתת למקבל המשוב מרווח בחירה מסוים איך ומה ומתי הוא רוצה לקחת מתוך מגוון הנושאים שהועלו בפניו בשיחת המשוב. התוצאה הטובה ביותר שאתה יכול להשיג בשיחת המשוב היא הבהרת הבעיות הקשורות בעבודה ,קביעת יעדים לשיפור עם תכנית פעולה ולוח זמנים לביצוע התכנית. דף הכנה לשיחת משוב המעריך שם המוערך ________________ שם המעריך ______________ תאריך השיחה__________ הנך עומד/ת להיפגש עם העובד/ת לשיחת משוב. כדי שהשיחה תהיה בעלת משמעות עבורך ועבור העובד/ת הנך מתבקש/ת לבוא לשיחה עם טופס זה, לאחר שהגדרת שניים או שלושה תחומים בולטים לחיוב באופן בה תפקד העובד/ת בשנה /בתקופה האחרונה ,ושניים שלושה תחומים לשיפור. כמו כן ,העובד/ת מתבקש לבוא לשיחה לאחר שהגדיר מה הוא מצפה ממך על מנת לסייע לו להשיג את השיפורים בביצוע. לצורך כך ,לרשותך רשימת תחומים תפקודיים של עובדים ב( -----טופס תחומי הערכת עובד בשיחת משוב) ,הערך את העובד בהתאם לתחומים הרשומים בטופס זה. שניים ,שלושה תחומים בולטים לחיוב בתפקודו של העובד/ת (כולל דוגמאות): __________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ __________________________________________________________ שניים ,שלושה תחומים לשיפור בתפקודו של העובד/ת (כולל דוגמאות): __________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ __________________________________________________________ שיחת משוב-טופס עזר למוערך המוערך שם המוערך __________________ שם המעריך ____________ תאריך השיחה _________ הנך עומד להיפגש עם הממונה לשיחת משוב. כדי שהשיחה תהיה בעלת משמעות עבורך ועבור הממונה ,הנך מתבקש/ת לבוא לשיחה עם טופס זה ,לאחר שהגדרת שניים שלושה תחומים בולטים לחיוב באופן בה תפקדת בשנה האחרונה ושניים שלושה תחומים שלהערכתך ביכולתך לשפר. כמו כן ,הנך מתבקש/ת להגדיר מה הנך מצפה מהממונה על מנת לסייע לך להשיג את השיפורים בביצוע .גם הממונה יכין עצמו באותו אופן. לצורך כך ,לרשותך רשימת תחומים תפקודיים של עובדים במנהל הסטודנטים (טופס תחומי הערכת עובד בשיחת משוב). שניים שלושה תחומים בולטים בתפקודי (כולל דוגמאות): _______________________________________________________________ שניים שלושה תחומים לשיפור בתפקודי (כולל דוגמאות): רשימה זו נועדה להקל עליך לתת משוב לממונה שלך בכל הקשור למערכת יחסי העבודה בינכם. אנא העזר בה ושוחח עם המנהל שלך על הנושא הבא. . "מה הייתי מצפה מהממונה שלי על מנת לשפר את הנושאים לשיפור ואת האופן בה אני פועל ועובד :"------ לקיים איתי פגישות עבודה בתדירות סבירה שמאפשרת לבצע את עבודתי להיות זמין במהירות במצבים דחופים /חירום להיות בעל יכולת הקשבה והפנמה ופחות להיות מנהל שחשוב לו בעיקר להשמיע את "שלו" להיות מוכן להשתכנע ולא לכפות את דעתו להיות גורם מייעץ המסייע לי לפתור בעיות בעבודה להתייחס בהבנה במקרה של מהלך שגוי שלי להדריך אותי בעבודה ולא לחלק הוראות להתייחס בנימוס ובכבודלגלות גמישות במקרים של בעיות אישיות דף סיכום שיחת משוב שם המוערך _________________ שם הממונה _____________ תאריך השיחה _________ תחומים חזקים אצל העובד _________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ תחומים לשיפור אצל העובד _________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ תכנית שיפור ולוח זמנים (מקסימום 2נושאים לשיפור)______________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ חתימת העובד _______________________ חתימת הממונה ___________________ דוגמא לתחומי הערכת עובד לשיחת משוב (מבוסס על מנהל סטודנטים באוניברסיטת בר אילן) תחומי הערכת עובד לשיחת משוב מקצועיות אופן ביצוע המשימות – האם העובד מבצע את משימותיו בהתאם להגדרת תפקידו? סדרי עדיפויות – האם העובד מתכנן את זמנו בהתאם לסדרי עדיפויות נכונים? איכות עבודה – האם העובד שולט בחומר ,מבצע עבודתו במינימום טעויות ומוסר עבודה נקייה ויסודית? האם העובד מאורגן בעבודה ומבצע אותה בצורה המאפשרת ניצול מקסימאלי של המשאבים. עבודת צוות האם העובד קשוב לצרכים של הצוות ותורם לגיבושו? גיבוי -האם העובד נותן גיבוי לאנשי הצוות האחרים? סיוע -האם העובד תורם מידיעותיו ומסייע לאחרים? מסירות – האם העובד מבצע לעיתים משימות מעבר לנדרש? סגירת מעגל – האם העובד נותן שירות אדיב ויעיל גם ללקוח שפנה אליו "בטעות"? רגישות הקשבה ופתיחות יחס ללקוחות – האם העובד מגלה יחס אדיב ללקוחותיו? יחסים עם הממונה – האם העובד מכבד את הממונים עליו ומתייחס אליהם בצורה נאותה? שרות במצבי לחץ – האם העובד נותן שירות אדיב גם במצבי לחץ? פתיחות – האם העובד פתוח לקבלת ביקורת ומשוב מהממונה ,מעמיתים ומלקוחות? טיפוח המשאב האנושי עד כמה העובד מפתח את יכולותיו המקצועיות(השתלמויות ,קורסים ,לימוד עצמי). מחויבות ואחריות האם בדרך עבודתו העובד מבטא מחויבות למטרות ולערכים של מנהל הסטודנטים? לוח זמנים – האם העובד עומד בלוח זמנים המצופה ממנו כולל במצבי לחץ? אחריות אישית – האם העובד לוקח אחריות על נושאים גם כאשר הדברים לא מצליחים? יחסי אנוש האם העובד מגלה יחסי אנוש טובים כלפי לקוחות ,עמיתים וממונה? דבקות במשימה כמה זמן העובד עסוק בסידורים פרטיים בזמן העבודה? האם כשצריך העובד נשאר בשעות שלאחר שעות העבודה להשלמת משימה דחופה וכו'?
© Copyright 2024