Sluttrapport “Framtidig politisk styringsstruktur i Værnesregionen” Innholdsfortegnelse Prosessen om framtidig politisk styringsstruktur Modellene som er vurdert Valgt modell Framtidig organisering med politisk nemnd Veien videre Innstilling til vedtak Prosessen Værnesregionen gjennomførte i 2008 – 2009 en omfattende strategiprosess. Strategiene tydeliggjør sterk vilje til å videreutvikle samarbeidet ytterligere. I etterkant av strategiprosessen har et mulig behov for å endre dagens politiske styringsstruktur vært tema i ulike sammenhenger. Strukturen i dag tilsier at alle kommunene må gjøre vedtak i hver enkelt sak av politisk karakter. En slik styringsstruktur er omstendelig og tidkrevende. Spørsmålet ble da om den er egnet til å møte de utfordringene som et tett og forpliktende samarbeid i Værnesregionen innebærer. I møte 19. mai 2010 fattet Regionrådet følgende vedtak: ”Det er behov for å vurdere endring av dagens politiske styringsstruktur i Værnesregionen. AU legger fram forslag til opplegg til videre prosess til RR 23. juni 2010”. I Regionrådets møte 23. juni ble AUs forslag til opplegg for prosess vedtatt. Behovet for god forankring i kommunestyrene ble understreket, og det ble derfor bestemt å avholde et felles møte mellom kommunestyrene. Slik kunne alle kommunestyrene motta samme informasjon om det foreslåtte opplegget, og på den måten avklare grunnlaget for prosessen videre. Det felles kommunestyremøtet, avholdt 11. oktober i 2010 ved Ole Vig videregående skole i Stjørdal, konkluderte med at den videre prosessen skulle avklare fordeler og ulemper med - dagens ordning - vertskommune med nemnd - samkommunemodell Møtet slo også fast at de ønsket nytt felles kommunestyremøte etter at hvert enkelt kommunestyre hadde hatt interne drøftingsmøter. Regionrådsmøtet samme dag ba prosessledelsen fremme revidert prosessplan for tidsperioden november 2010 til mars 2011. Framdriftsplanen skulle inneholde modelloversikt og felles problemstillinger for drøfting i arbeidsmøter i kommunestyrene før nytt felles kommunestyre. Arbeidet med modellnotatet ble ledet av Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, i samhandling med prosessledelsen for øvrig og Regionrådet/Arbeidsutvalget, og med faglig bistand fra NIVI Analyse. Notatet presenterte styrker og svakheter ved de ulike modellene, og ble lagt til grunn for drøftingene i alle kommunestyrene. Kommunestyrene drøftet temaet i flere arbeidsmøter, og ga i slutten av mars tilbakemelding til prosessledelsen om hvert enkelt kommunestyres holdning før fellesmøtet 4. april 2011. Dette felles kommunestyremøtet, arrangert i Magnushallen på Frosta, avga en uttalelse om arbeidet videre. Uttalelsen gjorde klart at framtidig politisk styringsstruktur skulle baseres på modellen vertskommune med politisk nemnd. I Regionrådets møte samme dag, ble prosessgruppa bedt om å fremme forslag til samarbeidsavtale(r), og utrede praktiske forhold med tanke på å ha en nemndsløsning på plass fra 1.januar 2012. Regionrådet ba om at prosessgruppa måtte synliggjøre de lovpålagte oppgavene som krever behandling i politisk nemnd, og også foreslå oppgavefordeling mellom regionråd og nemnd, samt rolledeling mellom politisk og administrativt nivå. Videre ønsket rådet å få seg forelagt forslag på representasjon i nemnda. Med basis i prosessgruppas forarbeid, vil Regionrådet 1. juni 2011 fremme felles innstilling til behandling i kommunestyrene før sommeren 2011. De ulike mulige modellene Regionrådet besluttet, i etterkant av felles kommunestyremøte i Stjørdal 11. oktober 2010, at det skulle settes i gang en prosess for å vurdere fordeler/ulemper med to organisasjonsmodeller sammenlignet med dagens organisering. De to modellene var vertskommunemodellen og samkommunemodellen. Modellen med vertskommune er mulig i flere ulike varianter, med og uten politisk nemnd og med sentralisert og desentralisert vertskommune. Valgt modell Etter prosessen som beskrevet på foregående side ble det trukket følgende konklusjoner under felles kommunestyremøte på Frosta 4. april 2011: - Kommunene i Værnesregionen ønsker å etablere en styringsmodell for sitt regionale samarbeid basert på vertskommune med folkevalgt nemnd, som utøver folkevalgt skjønn og har juridisk beslutningsmyndighet på alle aktuelle eksisterende og nye oppgaver det samarbeides om. - Den politiske styringsmodellen med folkevalgt nemnd forutsettes evaluert etter de 2 første årene. Etablering av nemnda vil være av nasjonal interesse, og det søkes derfor nasjonal finansiering til planlegging, etablering og evaluering. Disse konklusjonene danner grunnlaget for resten av denne rapporten Prinsippskisse over framtidig organisering og oppgavefordeling i VR – politisk og administrativt Samordning og strategi Arbeidsutvalget (AU) Drøfte nye områder for samarbeid og i samarbeid med sekretariatet fremme innstilling på dette for Regionrådet. Regionrådet (RR) Regional utvikling. Følge opp felles strategisk næringsplan med blant annet prioritering av innsatsområder. Sekretariatet og næringsalliansen bistår i tilrettelegging og gjennomføring av prosjekt. Drøfte driftsoppgaver innen administrativt vertskommunesamarbeid (kommunelovens § 28b) som rådmannen i vertskommunen tar opp eller som AU selv initierer. Samarbeidsområder dette gjelder pr. d.d.:  IT Interessepolitikk. På eget initiativ, og i samarbeid med sekretariatet, iverksette fellestiltak rettet mot arbeidsplasser, verdiskaping og bosetting.  Lønn/Regnskap  Innkjøp  Kvalitets- og avvikshåndtering Nye administrative samarbeidsområder som utredes:  Personvernombud  Arealplanlegging, byggesak, deling/oppmåling Drøfte og foreslå nye samarbeidsområder for kommunene. Beslutningsorgan Politisk nemnd (PN) PN opprettes med hjemmel i kommunelovens § 28c, Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. Politisk nemnd tillegges lovpålagte oppgaver som krever politisk nemnd. Kommunene delegerer politisk beslutningsmyndighet til nemnda. Nemnda delegerer myndighet til rådmannen i vertskommunen. Etter innstilling fra rådmannen i vertskommunene behandler nemnda saker av prinsipiell karakter med utøvelse av politisk skjønn for lovpålagte oppgaver. Eksempelvis å behandle virksomhetsplan, utvikling av tjenestesamarbeidet, vedta budsjett, behandle tertialrapporter og årsmelding. Videre å drøfte saker av prinsipiell karakter som rådmannen legger fram eller saker som nemnda selv initierer. Lovpålagte samarbeidsområder pr. d.d.  VR Barneverntjeneste  VR Legevakt  Skatteoppkrever Nye samarbeidsområder som utredes:  Helse- og omsorgsoppgaver knyttet til samhandlingsreformen Med bakgrunn i uttalelse fra felles møte 4. april 2011 med kommunestyrene og møte i Regionrådet samme dag, er det lagt til grunn at det etableres politisk nemnd for lovpålagte oppgaver og med evaluering etter to år. Kommunelovens § 28 c Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd gir hjemmel, og regulerer organiseringen, for oppretting av felles folkevalgt nemnd i vertskommunen. I Værnesregionen er det i dag to vertskommuner. For de fire samarbeidsområder som er lovpålagte krever kommuneloven egen nemnd for det enkelte område, hver med spesiell myndighet delegert fra deltakerkommunene og hvert samarbeid regulert i egen avtale med et minimumsinnhold som definert i loven. For å bedre samordningen og for å effektivisere arbeidet er det lagt opp til gjennomgående representasjon i de politiske nemndene. I praksis kan møter i de ulike nemndene avholdes samme dag. Det er gjort en vurdering rundt hvilken kompetanse som er formålstjenlig for politisk nemnd, - sektorkompetanse versus breddekompetanse. Det foreslås breddekompetanse for dermed på best mulig måte å kunne se helhetlig på tjenestetilbudet, som ofte er sektorovergripende. Etter kommunelovens bestemmelser skal deltakerkommunene være representert med to eller flere representanter i nemnda. Nemnda konstituerer seg selv. Ut fra at ikke alle kommuner deltar likt i samarbeidet krever dette skifte i antall medlemmer i nemnda når saker behandles. Særlov kan sette begrensninger for antall medlemmer i nemnd. Stjørdal kommune har uttrykt at de kan utgjøre et mindretall i nemnd og dette er lagt til grunn i sammensetning av nemnder ved behandling av de ulike samarbeidsoppgaver. Kommunene bør følge samme prinsipp ved valg av medlemmer i nemnda. I og med at nemnda får beslutningsmyndighet på et bredt område bør det velges medlemmer fra sektorovergripende utvalg og/eller fra formannskap i kommunene. Jo mer de samme kommuner skal være sammen om, jo enklere blir det å lage felles avtaler og felles opplegg for samordning og styring. Mange vertskommuner krever mer administrasjon og koordinering. I tråd med uttalelse fra fellesmøte 4. april er det viktig å samle regionens fagmiljø og styrke den samlede kapasitet kommunene har for oppgaveløsning. Desentralisert tjenesteutøvelse er fremhevet som viktig der det er behov for tjenesten nært innbyggerne. Kontorsted avgjør betalingssats for arbeidsgiveravgiften og er ikke knyttet til hvem som er arbeidsgiver (vertskommune). Eksempelvis vil arbeidsgiveravgiften for ansatte på lønnskontoret i Selbu og ansatte på kontoret for skanning av inngående faktura i Tydal, bli beregnet etter hhv sats for Selbu og Tydal og ikke sats for Stjørdal kommune som har arbeidsgiveransvaret. Regionrådet består som utviklingsorgan og ivaretar regionalt utviklingsarbeid i samarbeid med sekretariatet. Næringsalliansen engasjeres til gjennomføring av konkrete prosjekter. Interessepolitikk ivaretas i sin helhet av Regionrådet med bistand fra sekretariatet. Vertskommunene ivaretar oppgaver av administrativ art og i nødvendig grad involveres AU i drøftinger. Deltakelse i politisk nemnd utløser krav om møtegodtgjørelse som dagens prinsipp i kommunene. Møteinnkalling, saksbehandling m.m. for PN i etablert tjenestesamarbeid ivaretas av stab i vertskommunen. Positivt vedtak i kommunene om ny styringsstruktur bygd på sluttrapporten, inkludert modell for organisering, betraktes som overordnet avtale. For at det skal bli praktisk mulig å iverksette avtalen må det utarbeides konkrete samarbeidsavtaler for de ulike samarbeidsområdene fram mot 1. januar 2012. Samarbeidsavtalene skal bygge på avtaler som brukes i dag i Værnesregionen og med nødvendige justeringer for å ivareta forhold til blant annet myndighet, kompetanse, representasjon, beslutningsregler, delegering m.m. ien videre og representasjon politisk nemnd Oppgaver Generelt om politisk nemnd      Nemnda tillegges lovpålagte oppgaver som krever politisk behandling. Kommunene delegerer politisk beslutningsmyndighet til nemnda. Den politiske nemnda kan videre delegere myndighet til rådmann i vertskommunen. Etter innstilling fra rådmann i vertskommunen behandler nemnda saker av prinsipiell karakter med utøvelse av politisk skjønn også for ikke lovpålagte oppgaver. Nemnda drøfter saker av prinsipiell karakter som rådmann i vertskommunen legger fram eller saker som nemnda selv initierer. Nemnda deles inn i ulike nemnder knyttet opp mot ulike saksfelt og vertskommuner. Dette innebærer at sammensetningen og representasjonen varierer ut fra hvilke kommuner som er med i de ulike samarbeidsområdene. Prinsippet om gjennomgående representasjon følges i de ulike nemndene. Basert på dagens oppgaver for en politisk nemnd vil det bli opprettet fire ulike nemnder. Det legges til grunn gjennomgående representasjon. Følgende fire nemnder, i tillegg til klagenemnd(er), foreslås opprettet fra 1. januar 2012: Politisk nemnd for barnevern Politisk nemnd for legevakt Behandle saker som omhandler virksomheten til Værnesregionen barneverntjeneste. Totalt 15 medlemmer Representasjon: Stjørdal: 7 medlemmer Frosta: 2 medlemmer Meråker: 2 medlemmer Selbu: 2 medlemmer Tydal: 2 medlemmer Behandle saker som omhandler virksomheten til Værnesregionen Legevakt. Totalt 11 medlemmer Representasjon: Stjørdal: 5 medlemmer Meråker: 2 medlemmer Selbu: 2 medlemmer Tydal: 2 medlemmer Politisk nemnd for helse og omsorg Politisk nemnd for skatteoppkreveren Behandle saker som omhandler virksomheten til Skatteoppkreveren i Værnesregionen. Totalt 11 medlemmer Representasjon: Stjørdal: 5 medlemmer Malvik: 2 medlemmer Selbu: 2 medlemmer Tydal: 2 medlemmer Behandle saker innenfor helse- og omsorgstjenestene knyttet til Samhandlingsreformen. Totalt 11 medlemmer Representasjon: Stjørdal: 5 medlemmer Meråker: 2 medlemmer Selbu: 2 medlemmer Tydal: 2 medlemmer Klagenemnd(er) Opprettes med hjemmel i kommunelovens § 28g. Hver deltakerkommune skal være representert. Iflg loven skal klagenemnda maksimalt bestå av fem representanter. Sammensetning av klagenemnd(er) utredes ytterligere og klargjøres før kommunene avholder konstituerende møter høsten 2011. Veien videre Sluttrapporten foreslår at positive vedtak i kommunene om ny styringsstruktur, betraktes som overordnet avtale. Høsten 2011 må det imidlertid utarbeides, og vedtas, konkrete samarbeidsavtaler for de ulike samarbeidsområdene, bygd på de avtalene som ligger til grunn i dag. Disse avtalene må imidlertid justeres for å ivareta forhold knyttet til myndighet, kompetanse, representasjon, beslutningsregler, delegering m.m. Det er viktig å ha rom og tid til bl.a. juridisk kvalitetssikring før de legges fram for endelig vedtak. I sluttrapporten er antall representanter fra kommunene i de ulike nemndene foreslått. Det er viktig at kommunene i konstituerende møte i oktober 2011 velger representanter i henhold til den representasjonsfordeling som blir vedtatt. I den utstrekning prosessen fram mot vedtak i kommunestyrene, løfter fram nye problemstillinger som eventuelt trenger avklaring, vil sensommeren og tidlighøsten kunne brukes til det. Innstilling til vedtak 1. Regionrådet godkjenner “Sluttrapport framtidig politisk styringsstruktur i Værnesregionen”, datert 19. mai 2011. 2. Regionrådet tilrår at kommunene fatter slikt vedtak: I. ……. kommune slutter seg til politisk organisering og arbeidsfordeling i Værnesregionen, slik som skissert i sluttrapporten, datert 19. mai 2011. II. Kommunene velger representanter til politiske nemnder i sitt konstituerende møte høsten 2011 i henhold til representasjonsfordeling som vedtatt. III. Kommunene velger representant(er) til felles klagenemnd(er) for saker som behandles av politiske nemnder, jfr bestemmelser i kommunelovens § 28g. IV. Det legges fram forslag til konkrete samarbeidsavtaler som skal vedtas i kommunene før 1. januar 2012. V. Forslag til delegering av myndighet fra kommunene til politisk nemnd legges fram til behandling samtidig med forslag til konkrete samarbeidsavtaler. Stjørdal, 19. mai 2011 Prosessledelsen for “Framtidig politisk styringsstruktur i Værnesregionen” Alf-Petter Tenfjord Seniorrådgiver, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Ivar Skei Prosessveileder Asbjørn Brenne Sekretariatsleder Værnesregionen Geir Olav Flåan Rådgiver Værnesregionen