Forberedelser og gjennomføring
ÅRSOPPGJØRET Forberedelser og gjennomføring «Hvordan gjennomføre årsoppgjøret på en så effektiv og god måte som mulig.» ARTIKKELFORFATTERE FRA ELIN PETERSEN Statsautorisert revisor For å skape effektive prosesser kreves det god planlegging. Det gjelder også for årsoppgjørsprosessen. Det er ofte mange involverte parter og det er viktig at kommunikasjonen er tydelig og setter krav til hver enkelt. Ved å sette klare krav til hvem som har ansvar, tidsfrister og dokumentasjon vil gjennomføringen bli mer effektiv og dokumentasjonen bli bedre. Dette vil være viktige bidrag til at regnskapet blir riktig, dokumentasjonen tilstrekkelig og at man kommer i mål til fastsatte frister. Artikkelen fokuserer på to forhold: 1) Hvordan planlegge årsoppgjøret for en effektiv gjennomføring og 2) krav til dokumentasjon og avstemminger på utvalgte områder. Planlegging og forberedelser før regnskapsavslutning Årsoppgjøret er høysesong for alle som jobber med regnskap. For å fordele arbeidsbelastningen best mulig anbefaler vi å gjøre mest mulig forberedelser i forkant av årsoppgjøret. Dette vil både medføre en effektivisering av årsoppgjørsprosessen og en kvalitetsheving i forhold til resultatet av årsoppgjøret, det vil si årsregnskapet og ligningspapirene. Økte krav til dokumentasjon av balansepostene vil også kunne møtes med bedre planlegging og struktur i årsoppgjørsprosessen. Oppdatering av permanente opplysninger Alle faste opplysninger som underbygger regnskapsmessig bokføring og utarbeidelse av regnskap og ligningspapirer bør ligge arkivert enten elektronisk eller i fysiske mapper. Dette er i stor grad opplysninger som kan oppdateres i forkant av årsoppgjøret. Utarbeidelse av planleggingsdokument/årsoppgjørsmappe Planleggingsdokumentet bør være så detaljert at det ikke er noen tvil om hvem som har ansvar for hvilke områder og hvilke tidsfrister de må forholde seg til. Det er viktig at det allerede i planleggingen er fordelt ansvar og tidsfrister på følgende områder ■ 1.kjøring av saldobalanse ■ Avstemminger fordelt på kontonummer /regnskapslinjer ■ Kvalitetssikring ■ Bokføring av tilleggsposteringer og avslutning i regnskapssystem PÅL SUND Statsautorisert revisor ■ Utarbeidelse av regnskap, noter, kontantstrømanalyse, ligningspapir ■ Utarbeidelse av styrets beretning Dokumentasjon av avstemming pr område Det meste av arbeid og dokumentasjon må naturlig nok utføres etter periodeslutt. Men for enkelte poster i balansen kan hele eller deler av jobben gjøres i forkant. Poster det ikke vil skje vesentlige endringer i, vil kunne avstemmes på et tidligere tidspunkt. Gode avstemmingsrutiner gjennom året vil også gjøre årsoppgjørsarbeidet mye lettere. Der det er valgmuligheter i forhold til prinsippanvendelse må foretaket i forkant av årsoppgjøret fastsette hvilke prinsipper man følger. Disse skal være konsistente fra år til år og mellom de ulike eiendelene. Generelle dokumentasjonskrav Bokføringslovens krav til dokumentasjon I følge Bokføringslovens §11 og Bokføringsforskriftens kapittel 6 skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Dokumentasjonen skal kunne brukes av offentlige kontrollmyndigheter som bekreftelse på at eiendeler og gjeld bokført i balanse er fullstendig, nøyaktig og at postene medfører realitet. Vi viser i tillegg til Norsk Bokføringsstandard (HU)«Dokumentasjon av balansen» som er anbefalt fulgt fom 2012. Standarden definerer «ubetydelig» som lavere enn «uvesentlig». Det er altså en lav grense for at balanseposter ikke skal avstemmes. Generelt om dokumentasjon av avstemmingene Ofte benyttes standard skjema for dokumentasjon av avstemminger. Vi anbefaler at man tenker praktisk og velger den dokumentasjon som gir best grunnlag og er mest effektiv. Det kan være hensiktsmessig å ta utskrift av kontoer eller benytte excelark hvor tall importeres inn og/eller bearbeides. DIN ØKONOMI 1/2013 – SIDE 15 Det som er viktig er at følgende informasjon går klart frem av avstemmingene: ■ Identifisering av den aktuelle kontoen som er avstemt og saldo pr 31.12. Føres det tilleggsposteringer etter første avstemming skal dokumentasjonen oppdateres med dette. Sporbarhet fra avstemmingstablå til konto er et minimumskrav. ■ Alle avstemminger skal ha en konklusjon med fokus på det som er viktig for å konkludere med at regnskapsposten er riktig. For eksempel konklusjon i forhold til at posten er riktig verdsatt, alle forpliktelser er bokført og åpne poster som ikke er bokført har ikke resultatvirkning. ■ Dato og signatur av den som har utført avstemmingen, samt eventuell kvalitetssikring av avstemming. Spesifikke krav til dokumentasjon og vurderinger på de enkelte regnskapsposter I dette avsnittet vil vi se nærmere på spesifikke krav til dokumentasjon og vurderinger på utvalgte regnskapslinjer. Immaterielle Eiendeler Immaterielle eiendeler defineres som ikke-pengeposter uten fysisk substans som er identifiserbare og kontrolleres av foretaket. Eksempler kan være varemerke, lisenser, programvare konsesjoner og lignende. Immaterielle eiendeler balanseføres når det er sannsynlig at de tilfører selskapet en fremtidig økonomisk fordel og anskaffelseskost kan måles pålitelig. Anskaffelseskost er her kjøpspris med tillegg av eventuelle kjøpsutgifter (innstallering av programvare, etc.). Immaterielle eiendeler dokumenteres ofte med kopi av bilag brukt til bokføring, f.eks avtaler om lisenser, patenter, programvare og lignende. Ved egen utvikling av immaterielle eiendeler gjelder egne regler. Her er skille mellom forskning og utvikling viktig. Dersom dette er aktuelt vises til «NRS (F) – Immaterielle eiendeler» for detaljer. Immaterielle eiendeler har som regel en begrenset økonomisk levetid og skal avskrives over en fornuftig avskrivningsplan. Ved hver regnskapsavleggelse skal det foretas en vurdering av om det foreligger nedskrivningsindikatorer. Reglene her er tilsvarende som for øvrige driftsmidler beskrevet senere i artikkelen. Utsatt skattefordel er omtalt i eget avsnitt «Skatt». Driftsmidler Driftsmidler er fysiske eiendeler bestemt til varig eie eller bruk. Disse skal som hovedregel balanseføres i sin helhet på anskaffelsestidspunkt til anskaffelseskost. Anskaffelseskost Ved kjøp er anskaffelseskost lik kjøpspris tillagt kjøpskostnader. Kjøpskostnader vil typisk være frakt, montering og offentlige avgifter. Har virksomheten fradrag for merverdiavgift vil ikke denne avgiften inkluderes i kostpris. Ved egen tilvirkning av driftsmidler omfatter anskaffelseskost både variable og faste tilvirkningskostnader. Små foretak kan velge å balanseføre bare variable tilvirkningskostnader. Variable tilvirkningskostnader inkluderer direkte kostnader som råvarer, halvfabrikata og produksjonslønn, samt indirekte kostnader som for eksempel bruk av indirekte materialer (hjelpestoffer) og produksjonslokale. Senere påkostninger på eiendelen aktiveres som tillegg til opprinnelig kostpris. Skattemessig er hovedregelen lik de regnskapsmessige reglene, slik at det i de fleste tilfeller vil være lik anskaffelseskost skattemessig og regnskapsmessig. Avskrivninger Balanseførte anleggsmidler med en begrenset levetid skal avskrives med en fornuftig avskrivningsplan over eiendelens økonomiske levetid. Økonomisk levetid er den perioden det er bedriftsøkonomisk lønnsomt å beholde eiendelen. Lineære avskrivninger er mest brukt i praksis og innebærer at kostprisen fordeles med like beløp over eiendelens levetid. En eiendel med anskaffelseskost på 100 og levetid på 5 år vil dermed avskrives med 20 pr år. Avskrivningsperioden starter når driftsmidlet tas i bruk, dette basert på en antakelse om at det er bruken av eiendelen som medfører verditap. For å få et mest mulig riktig perioderegnskap er det vanlig praksis å avskrive i det antall måneder man har eid eiendelen i anskaffelses og avhendelsesår. Dersom eiendelen, nevnt ovenfor er anskaffet og tatt i bruk 1.7.12 vil denne dermed avskrive med 10 i år 1 (6/12 av 20). Avskrivningsplan skal vurderes årlig. Dersom det har oppstått forhold som tilsier endring i økonomisk levetid skal avskrivningsplan justeres tilsvarende. Ved forlenget levetid har man da to muligheter. Enten fordeles gjenværende balanseført verdi på ny levetid (knekkpunktløsningen) eller så kan man velge å tilbakeføre for mye avskrevet tidligere år (en tillatt «oppskrivning»). Siste løsning medfører en inntektsføring i endringsåret som motsvares med en høyere avskrivningskostnad i gjenværende år. Skattemessige avskrivninger følger egne regler for saldoavskrivninger, her vil avskrivningen bli lik i anskaffelsesåret, uavhengig av når på året eiendelen er kjøpt. Det er saldo pr 31.12 som avgjør årets avskrivning. Dekomponering Dersom et driftsmiddel består av flere komponenter med ulik økonomisk levetid bør de ulike komponentene skilles ut og avskrives hver for seg. Som et minimum vil det være naturlig å skille ut faste tekniske installasjoner på næringsbygg. SIDE 16 Skattemessig skal faste tekniske installasjoner skilles ut på egne saldogruppe (saldogruppe j). Regnskapsmessig anbefales det at man som et minimum følger samme inndeling som den skattemessige. Regnskapslovens bestemmelser om en «fornuftig avskrivningsplan» tilsier også at ytterligere dekomponering kan være påkrevd dersom et anleggsmiddel er sammensatt av større komponenter med betydelig forskjell i økonomisk levetid. Vedlikehold eller påkostning Vedlikehold kostnadsføres og påkostning aktiveres på anskaffelseskostnaden. Regnskapsmessig er hovedregelen her at påkostninger er forbedringer av eksisterende driftsmiddel som setter det i bedre stand enn da det var nytt for nåværende eier, eller som bedrer fremtidig kontantstrøm fra driftsmiddelet. Norsk praksis har vært liten bruk av dekomponering med tilhørende kostnadsføring av vedlikehold. Ved dekomponering av driftsmidler vil det som tidligere har vært behandlet som vedlikehold nå bli behandlet som utskiftning av de ulike komponentene. Dette medfører at tidligere aktivert komponent tas ut av balansen og nytt komponent balanseføres. Skattemessig er hovedregelen at påkostninger er forbedringer i forhold til driftsmidlets stand som nytt. Skattemessig og regnskapsmessig behandling kan dermed ofte være ulik. ger føres ut av anleggsregisteret det året salg/utrangering foretas. Dette påvirker også noteopplysningene i regnskapet. Dokumentasjon – viktige momenter ■ Alle driftsmidler bør være registrert i et anleggsregister. Gjennom bruk av anleggsregister vil man ha grunnlag for å gjøre alle vurderinger nevnt ovenfor. Det meste av dokumentasjon vil da ligge i anleggsregistre. ■ Verdsettelse og levetid dokumenteres særskilt i årsoppgjøret. Krav i henhold til bokføringsforskriften § 6-4 at verdsettelsesmetode og forutsetninger dokumenteres ■ Skille mellom påkostning og vedlikehold. Dersom dette er uklart og når det er avvik mellom regnskapsmessig og skattemessig behandling, bør også dette dokumenteres særskilt. ■ Skattemessige verdier skal også dokumenteres Langsiktige finansielle investeringer Anleggsaksjer skal vurderes til anskaffelseskost. Det må pr 31.12. vurderes om det er et nedskrivningsbehov som følge av et verdifall som ikke forventes å være forbigående. Det er viktig at det utarbeides en dokumentasjon som tar stilling til verdi pr 31.12. Som underlag for aksjeverdien anbefales det å innhente årsregnskap for de selskapene hvor man har eierandeler. Basert på disse regnskapene vil man kunne foreta en vurdering av bokført verdi. Eventuelle tidligere nedskrivninger kan reverseres til anskaffelseskost. Aksjer som er registrert i verdipapirregisteret skal dokumenteres med VPS-oppgave. Små foretak kan som hovedregel legge den skattemessige behandlingen til grunn i regnskapet. Dette gjelder imidlertid ikke dersom det brukes vesentlige beløp til oppgradering av et kjøpt brukt driftsmiddel. Skattemessig vil det bli å anse som vedlikehold da vurderingen gjøres med utgangspunkt i den stand det var som nytt mens det regnskapsmessig blir en påkostning utfra en vurdering med utgangspunkt i stand ved anskaffelsestidspunktet for foretaket. Tilsvarende skal også langsiktige plasseringer av midler i obligasjoner, etc. vurderes til anskaffelseskost. Pensjonsmidler blir omtalt i eget avsnitt om pensjoner. Verdsettelse Ved regnskapsavleggelse må foretaket ta stilling til om det finnes indikatorer på verdifall. Dette bør dokumenteres. Indikatorer kan være både eksterne (ny teknologi, svikt i markedet for sluttprodukt, etc.) og interne (fysisk skade, omorganiseringer, etc.). Ved indikatorer på verdifall må man beregne/innhente virkelig verdi på driftsmidlet og nedskrive verdien til virkelig verdi. Varelager I en handels- og produksjonsbedrift vil kontroll med og verdsettelse av varelager være en kritisk faktor for et korrekt regnskap. Verdien på varelageret er produktet av antall enheter på lager og pris pr enhet. Dokumentasjon av lagerverdi pr årsskifte må dermed inneholde en bekreftelse av antall enheter og pris pr enhet. Dette oppnås gjennom varetellinger og en vurdering av verdien pr enhet. Solgte driftsmidler Ved salg av en aktivert eiendel skal bokført verdi føres ut av regnskapet og beregnet gevinst eller tap resultatføres. Ved både salg av eiendeler og utrangering skal kostpris og akkumulerte avskrivnin- Varetellingsinstruks Alle foretak bør utarbeide en varetellingsinstruks for å sikre at telling blir gjennomført på en tilfredsstillende måte. Det må sikres at varene telles systematisk og kun en gang. Finansielle instrumenter som er registrert i et verdipapirregister skal dokumenteres med oppgaver fra et verdipapirregister (VPSoppgave). DIN ØKONOMI 1/2013 – SIDE 17 Telleinstruksen bør være klar og tydelig og omfatte følgende: ■ Tidspunkt og varighet for tellingen ■ Hva som skal telles ■ Ansvarsfordeling, hvem teller hvor ■ Beskrive hvordan telling foretas og tellelister fylles ut ■ Krav til merking av telte områder ■ Behandling av ukurante varer Varetellinger Bokføringsforskriften stiller krav til at det gjennomføres lagertelling pr.31.12. Har foretaket et betryggende lagerregnskap kan lagertelling gjennomføres gjennom året forutsatt at tilgang og avgang etter opptellingstidspunktet kan dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Det stilles i tillegg krav til dokumentasjon. Tellelister skal nummereres så man sikrer at alle lister kommer i retur etter gjennomført telling. Tellelister skal inneholde følgende informasjon: ■ ■ ■ ■ Varens art Kvantum (inklusive måleenhet) Verdi for hver enkelt vare Summeringskolonne Verdsettelse lager Vi anbefaler at det utarbeides et prinsippnotat som viser hvordan varene skal verdsettes. Varer skal verdsettes til laveste av anskaffelseskost/tilvirkningsverdi og virkelig verdi. Der det i praksis er vanskelig å få en eksakt beregning av anskaffelseskost må man underbygge hvordan man tilnærmer seg det. Verdsettelse skal foretas for hver enkelt vare. Der dette er upraktisk kan FIFO-prinsippet (først inn – først ut) eller gjennomsnittlig anskaffelseskost benyttes. Valgt prinsipp skal fremgå av noteopplysninger til årsregnskapet. Egentilvirkede varer skal verdsettes til full tilvirkningskost. Full tilvirkningskost er summen av direkte og indirekte variable kostnader, samt direkte og indirekte faste kostander. Små foretak kan velge å bruke variabel tilvirkningskost som normalt vil være lik skattemessig tilvirkningskost. Alle ukurante varer skal skilles ut på egen liste ved varetelling. Her må det være en konkret vurdering av verdien på hver enkelt vare. Er verdien under anskaffelseskost må den skrives ned til salgspris. Er ukuransavsetningen høyere enn nedskrivning for konkrete varer, må den underbygges med forutsetninger og beregningsmetode. Forskjell regnskapsmessig og skattemessig vurdering Regnskapsmessig skal varelager verdsettes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Skattemessig skal varelager verdsettes til anskaffelseskost. Begge verdiene skal klart gå frem av dokumentasjonen pr 31.12. Kundefordringer Viktige målsettinger ved avstemming av posten «kundefordringer» pr periodeslutt er å kunne konkludere på eksistens, verdsettelse og klassifisering. Typiske handlinger som utføres for å kunne nå målsettingene vil være: ■ Påse at saldo stemmer med kundespesifikasjon ■ Vurdere å sende saldoforespørsler ■ Avklare årsak til alle kreditsaldi. Er det manglende bokføring av inntekt eller er det en gjeld som bør reklassifiseres? ■ Er fordringene riktig verdsatt og hva underbygger avsetning for tap på fordringer. Her bør man være så konkret som mulig og liste opp alle fordringer som det vurderes å være en tapsrisiko til. I tillegg bør konklusjonen også inkludere en vurdering av eldre fordringer og fordringer til inkasso som ikke inngår i avsetningen for tap, for å underbygge at det er gjort en fullstendig vurdering. Er det en avsetning som er høyere enn de konkrete fordringene det vises til, må resterende avsetning underbygges. ■ Inkluderer kundefordringer mellomværende med konsernselskaper må de avstemmes På dette området kan mye forberedes i forkant av periodeslutt. Foretar man en gjennomgang av fordringene i forkant av årsoppgjøret og vurderer om de er reelle og om de er mulige å inndrive vil dette lette avstemmings- og dokumentasjonsjobben i årsoppgjøret. Andre kortsiktige fordringer og forskuddsbetalinger Denne regnskapslinjen vil typisk inneholde ulike typer for forskuddsbetalte kostnader (strøm, husleie, etc.), kortsiktige utlån og opptjente ikke fakturerte inntekter. Dokumentasjon kan her være bokføringsbilag ved forskuddsbetalinger, låneavtaler eller bekreftelser fra motpart ved kortsiktige utlån. Kortsiktige finansielle investeringer Denne regnskapslinjen inneholder ulike typer aksjeinvesteringer og obligasjoner som ikke er kjøpt til varig eie eller bruk. Omløpsaksjer som ikke representerer en handelsportefølje, skal vurderes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Dersom selskapets aksjeinvesteringer tilfredsstiller kravene til handelsportefølje skal disse aksjene vurderes til kursen på balansedagen. Små foretak kan også følge det prinsippet for markedsbaserte aksjer (portefølje). SIDE 18
© Copyright 2024