Dagens Industri - Lönsamma Affärssystem
ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA ANNONS LÖNSAMMA AFFÄRSSYSTEM MEDFÖLJER SOM TEMATIDNING I DAGENS INDUSTRI •JANUARI 2011 Trendspaning – de stora systemen blir bredare, de små blir smalare System för skogsbrukare – komplexa produktionsflöden kräver nya lösningar Business Intelligence – leder dig till rätt beslut Catharina –dela dina risker och framgångar med din leverantör E-faktura – nu är det dags Ahlsell – om kundhanteringen Förändra – med företagsarkitektur Med oss kan din affärsverksamhet växa in i framtiden Lawson - ledande inom affärssystem för tillverkande och distribuerande företag. www.lawson.com a n n o n s hela denna bilaga är en annons från smart media annons 2 ledare läs mer om... Ni vill mer än att kunna ringa Affärssystem har en förmåga att inte passera någon obemärkt förbi. Oavsett om du tillhör lägret som ser det som bolagets frälsare eller du tillhör dem som ser det som ett Säkert sätt att förstöra något som uppenbarligen fungerar. den senare tidens teknolo - (jo, detta uttryck passar sig här) har fört med sig i många fall radikalt förändrade förutsättningar. Med en marknad som åtminstone i upphandlingsstadiet fullkomligt skriker efter Software as a Service (SaaS), med kraftiga fluktuationer i behov och med en tabloidpress som ropar KRIS så fort något oförutsett händer i ett större projekt, så är köparens situation knappast avundsam. Den utveckling vi har sett har öppnat upp helt nya möjligheter kring hur vi väljer att försörja oss med affärssystem. Det har samtidigt satt hård press på leverantörerna, och Till viss del skiftat marknaden från säljarens till köparens. giska landvinningar som har hjälpt mig i mina funderingar kring detta är att se affärssystemet som en plattform. När jag undervisar studenter på Chalmers eller Handelshögskolan kring detta exemplifierar jag med en mobiltelefon. Att rent funktionellt angripa de krav jag har på en telefon (att jag skall kunna ringa) är relativt meningslöst, eftersom i stort sett alla mobiltelefoner har en fullgod funktionalitet för detta. ett sätt att tänka Johan Magnusson Föreståndare Centrum för Affärssystem, forskare affärssystem och it-styrning School of Business, Economics and Law University of Gothenburg 04 Trender Det som är intressant är istället vad MER jag kan göra med telefonen när jag väl har den. Här blir analysen aningen bredare, eftersom jag måste titta på hur mitt val av leverantör påverkar vad jag faktiskt kan få ut för mervärde ur telefonen. mitt fulla behov (detta kommer att förändras med tiden och jag kommer att leva med telefonen under några år) så måste leverantören vara del av en miljö som gör att tillgången eftersom jag inte vet » Det som är intres- sant är istället vad MER jag kan göra med telefonen när jag väl har den. så , mitt i denna djungel av trebokstavsförkorningar , på "appar" är säkerställd. Apparna i detta fall adderar ett direkt värde till min grundinvestering. lönsamma affärssystem Projektledare: Magnus von Feilitzen, [email protected] Produktionsledare: Mats Gylldorff, [email protected] Affärsutvecklare: Marcus Carloni, [email protected] Text: Christian von Essen, Annika Gavric, Anders Edström Frejman, Jonas Andersson Omslagsbild: Saplication Grafisk formgivning: Sundin Reklamstudio AB Layout och repro: Annelie Sundgren Distribution: Dagens industri, januari 2011 Tryck: BOLD/DNEX Tryckeri AB, Akalla, V-TAB Aröd AB, Göteborg & MittMediaPrint, Örnsköldsvik. Smart Media Publishing Sverige AB, Riddargatan 17, 114 57 Stockholm Tel 08-660 84 39. Email [email protected] www.smartmediapublishing.com Detta kräver att telefonen antingen är öppen, eller att den är så marknadsdominerande att det finns ett ekonomiskt motiv för tredje part att utveckla appar. Om Leverantören vill äga hela värdekedjan själv (dvs all vidareutveckling av affärssystemet och kringliggande funktionalitet) är det en monopolistisk återvändsgränd. Det kräver även att telefonen stödjer enkel integration av apparna, och att jag inte kommer att dra på mig merkostnader som följd av eskalerade underhållskostnader och komplexitet. Detta återfinns i den arkitekturella designen av systemet och vilka standards man väljer att bygga på. förändrade prismodeller och nya leveransformer så är det hela egentligen ganska enkelt. Kunden vill ha ett värde, och detta värde kommer att dimensioneras av hur väl leverantör och kund förstår varandra. Som kund kräver detta att man vet och kan förklara vad man vill uppnå med affärssystemet, inte att man vill kunna lägga en order eller betala en faktura. Eller för den skull ringa. 05 Atlas Design expanderar med sitt affärssystem 06 Ahlsell om affärsprocessen 08 Expertpanelen om affärssytem 10 Upphandling av affärssystem 12 Business Intelligence – bra beslutsstöd 14 Profilintervju – Catharina Melander 16 Branschlösningar 18 Nya lösningar för skogsindustrin 20 Branschlösning för detaljhandeln 22 Cervera om sitt nya affärssystem 24 Företagsarkitektur – viktigt för företaget 26 E-fakturan sparar tid, pengar och miljön Detta är Smart Media Smart Media utvecklar, producerar och finansierar temabilagor som distribueras via välrenommerade dagstidningar. Varje temabilaga skapas av väl sammansatta redaktionsteam. Och den grafiska produktionen görs av kreativa formgivare med känsla för modern tidskriftsproduktion. Starkt ämnesfokus är vår grundläggande idé. Genom exponering i våra temabilagor når våra kunder den bärande tidningens hela spridningsområde och selekterar automatiskt ut den målgrupp som är i marknad för företagets produkter och tjänster. Varför älskar användarna Pivotal CRM? Pivotal CRM anses av många vara marknadens mest innovativa CRM-system, en komplett marknadsförings, säljstöds- och kundservicelösning. Dessutom finns det färdiga funktioner för att aktivt använda Facebook, LinkedIn, Twitter med flera populära Sociala nätverk. Utseendet och navigeringen i Pivotal CRM speglar Microsofts välbekanta gränssnitt, vilket uppskattas av användarna som får en snabb inlärningsprocess. Exempel på svenska användare av Pivotal CRM är: Ahlsell, AMF Pension, Coeli, Edenred, Företagarna, Handelsbanken, Lunds Energi, Ålandsbanken och Öhman Fondkommision ”Pivotal CRM valdes bl.a. för dess flexibilitet, enkelhet, integrationsmöjligheter och att systemet baseras på modern Microsoftteknik”, säger Jonny Kohlström, Chef Affärsprocesser, Ahlsell AB Läs mer om Pivotal CRM och få tips om hur du kan komma igång med att i praktiken använda Sociala nätverk i ditt CRM arbete. Surfa in på: www.cdcsoftware.se/pivotal För mer information, kontakta gärna: CDC Software • Tel: 08-676 50 00 Mail: [email protected] • Web: www.cdcsoftware.se Logica är ett ledande internationellt IT-tjänstföretag med 39 000 medarbetare, varav 5 200 i Sverige. Vi erbjuder verksamhetsinriktade konsulttjänster, systemintegration och outsourcing till våra kunder runt om i världen, inkluderande många av Europas största företag och organisationer. Logica skapar värde genom att integrera människor, affärsverksamhet och IT. Med långsiktiga samarbeten och djup verksamhetsinsikt skapar vi innovativa lösningar för våra kunders affärsbehov. Logica är noterat både på Londonbörsen och på Euronext i Amsterdam (LSE: LOG; Euronext: LOG). Mer information finns på www.logica.se Hur snabbt vill du nå dina långsiktiga mål? Hur ofta byter ni affärssystem? Förhoppningsvis inte lika ofta som vi hjälper våra kunder att göra det. Därför har vi några goda råd att komma med: 1. Ett riktigt bra affärssystem ska vara ständigt närvarande och följsamt både i det dagliga arbetet och i förändringar. 2. Plattformen ska vara anpassad till din bransch och fungera tillsammans med hela din IT-verksamhet. 3. Affärssystemet ska spara tid, pengar och ge dig nya möjligheter nu och i framtiden. 4. Det sista rådet handlar om var du och ditt företag gör era affärer. Därför ska du välja en partner som känner den lokala marknaden, oavsett var i världen du agerar. Eftersom vi finns på närmare 40 platser runt om i Sverige med fler än 39 000 medarbetare globalt, är chansen stor att vi finns där du finns. Tillsammans kan vi skapa goda resultat med ditt affärssystem. Oavsett om du har riktigt bråttom eller har ett mer långsiktigt mål i sikte. Välkommen att läsa mer på logica.se/erp a n n o n s hela denna bilaga är en annons från smart media annons 4 TRENDER Mats Dahl ser en trend mot att de stora affärssystemen blir allt bredare, medan de mindre blir allt smalare. Varje verksamhet kräver sitt system Trenderna inom affärssystemsmarknaden går mot att de dominerande aktörerna ytterligare breddar och fördjupar sina plattformar. Samtidigt ökar fokuset hos de mindre och nischade leverantörerna. text Christian von Essen Foto Emil Andersson Alla affärsprocesser oavsett verksamhet kräver idag ett väl fungerande systemstöd. Därför har valet och tillämpningen av affärssystemen blivit allt mer strategiskt och därmed allt mer verksamhetskritiskt. Dessutom håller gränserna mellan affärssystem, business intelligence, informations- och självbetjäningsportaler samt mobila lösningar på att suddas ut. – I dagsläget är trenden tydlig; kunderna satsar ännu mer på helt integrerade plattformar och ställer betydande krav på branschfunktionalitet, branschkompetens och erfarenhet, säger Mats Dahl, affärsys- temskonsult med många år i branschen. – Microsoft, SAP och Oracle bygger in eller lägger till allt mer i sina erbjudanden. Det är branschanpassade moduler för till exempel produktion och logistik, informations- och samarbetsportaler, business intelligence – allt i en och samma plattform. Mats Dahl menar att kunderna också ställer högre krav på företagen som implementerar affärssystem. – Förutom att affärssystemen ska vara kompletta förväntar sig kunderna att väletablerade implementatörer vet vad som är bäst för sina kunder. Ingen vill längre höra frågan ”vad vill ni ha?”. Konsulter förväntas i stället säga att “så här gör vi”. Därför utvecklas nu konsultverksamheter till att omfatta både skickliga applikationskonsulter, branschexperter samt experter inom förändringsprogram, ”Change Management”. Dessutom tar de hand om både serverdrift och applikationsförvaltning, application managemant. Vilket i sin tur leder till en viktig trend i sammanhanget: Cloud Computing. Även de stora affärssystemen flyttar i allt högre Söker du en förändring eller en utmaning? Hos oss erbjuder vi utmanande uppdrag och möjligheter att vara med i utvecklingen av vårt företag. Vi är ett Managementkonsultbolag som söker seniora SAPkonsulter, vilka vill jobba med verksamhetsutveckling samt säkerställa affärsnytta. Läs mer på www.anchormc.se »Jag tror att många av de medelstora affärssystemen kan få det svårare framöver när de stora har “allt”. Mats Dahl utsträckning till “molnet” och blir tjänstebaserade webblösningar. Något de små företagen redan abonnerar på idag. – Det här markerar en stor förflyttning inom hela it-branschen, säger Mats Dahl. Kunderna bryr sig mindre om tekniska plattformar, systemintegration, licenser, implementering och applikationsförvaltning. Och i stället lägger de all kraft på den egna kärnverksamheten. Men oavsett om man som kund väljer en traditionell implementering och förvaltning av sitt affärssystem eller en webbaserad tjänst kommer ändå alltid affärsnyttan stå i centrum, det vill säga hur affärssystemet stödjer verksamheten. Även här har de marknadsledande affärssystemen en fördel, just för att de är stora och har stora kundbaser, många partners och de finansiella musklerna att kontinuerligt investera i innovation och utveckling. Resultatet blir att de största jättarna breddar innehåll och möjliga lösningar, för att kunna tillgodose så många behov som möjligt. – Jag tror att många av de medelstora affärssystemen kan få det svårare framö- ver när de stora har “allt”. I så fall krävs det en ännu smalare nisch för att lyckas. Vad är det oftast som skiljer i behoven mellan företag av till exempel olika storlek? – Man måste alltid självklart utgå från företagets strategier, planer och kärnprocesser. Affärssystemet är till för att stödja, effektivisera och följa upp försäljning, orderhantering, inköp, produktion och logistik, samt de rent ekonomiska delarna som redovisning, controlling och business intelligence. Det är kombinationen av detta som lägger grunden för valet av affärssystem, och för valet av den långsiktiga och kompetenta partner som man behöver för att nå de mål och effekter man eftersträvar, avslutar Mats Dahl. ■ Smart fakta: Många företag har ekonomisystem i sin administration, men med affärssystem menas ett övergripande system som sköter alla företagets administrativa processer. a n n o n s hela denna bilaga är en annons från smart media annons 5 Case Känn trygghet inför internationell expansion med ditt affärssystem När antalet affärsprocesser ökar blir det allt viktigare med system som ger överblick och styrning över verksamheten. text Annika Gavric I september förra året bestämde sig Atlas Design Group att byta sitt affärssystem till ett som är utformat för att passa branschspecifika krav hos företag som tillverkat kläder, skor, textilier och accessoarer. När installationen är klar får Atlas Design en möjlighet att på ett bättre sätt följa hela kedjan av design, försäljning och uppföljning av beställningar och leverans till sina kunder på ett sätt som hittills inte varit möjligt. Historiskt har Atlas Design Groups verksamhet kretsat kring en huvudprodukt; slipsen. Sedan början av 2000-talet har företaget vitaliserats och breddats i en omfattande utvecklingsprocess. Företaget är i dag ett modeföretag med internationell närvaro. en av Europas ledande modeaktör för accessoarer ”hip and up” krävs ett effektivt affärssystem. I takt med att Atlas vuxit och utvecklats har kraven ökat. Att fortsätta på den inslagna vägen var alldeles för komplicerat, tidsödande och på många sätt ineffektivt. Med den nya lösningen kunde Atlas Design se en rad fördelar och tidsbesparingar jämfört med tidigare lösningar. – För Atlas Design som företag ligger de största utmaningarna i att hantera marknaden nationellt och internationellt. Vi växer konstant och kraven på ett effektivt IT-stöd ökar. Våra planer är fortsatt internationalisering av verksamheten och då krävs med målet att bli det ett system som kan hantera den miljön, allt från exempelvis varuflöden till valutahantering, berättar Jean Raymond, vice VD på Atlas Design Group. Det nya affärssystemet innebär att lösningen är utformad för att klara utmaningar som till exempel stora order- och transaktionsvolymer, komplexa sortiment med avseende på storlek, färg och modeller, kundernas krav på snabba leveranstider, optimerade lagernivåer så att kraven på snabb kundservice möts utan att binda för mycket kapital i lager, god kontroll på finansiell information i produktionskedjan för att säkerställa god lönsamhet och införande av möjligheten att uppdatera information endast en gång. Implementeringstiden snabbas upp genom att 70 till 90 procent av nyckelprocesserna som företag i modeindustrin behöver redan är färdigkonfigurerade. Detta är väldigt tids- och kostnadseffektivt för ett företag som snabbt behöver anpassa sin verksamhet till ständigt uppkommande krav och förändringar. – Det nya affärssystemet tilltalade oss då de har en bred erfarenhet och en djup förståelse för hur vår bransch fungerar, samt att de presenterade den bästa lösningen för våra framtida behov. Med de nya verktygen ger vi inte bara oss själva utan även våra kunder och leverantörer en möjlighet att följa hela kedjan från order till leverans på ett sätt som gynnar alla parter, förklarar Jean Raymond. något som jean raymond betonar är att projektet inte enbart är ett IT- projekt, utan snarare ett verk- Smart fakta: Atlas Design Group, med huvudkontor i Göteborg, grundades 1943. Företaget är idag ett modeföretag med internationella ambitioner som gör accessoarer, skjortor och stickade tröjor. På branschspråk kallas den nisch som varumärket Atlas Design nu etablerat sig i för ”hip and up”. Det är modedrivna, lättrörliga produkter inom det som kallas förr kallades för ekipering. Atlas Design har dotterbolag i Danmark, Norge, Tyskland, England samt ett produktutvecklingskontor i Italien. samhetsprojekt. Systemet kommer att införas i alla länder där Atlas Design är verksamma i, såsom Danmark, Norge, Tyskland, England och Italien. Samtliga avdelningar, projekt och underprojekt kommer att beröras av det nya systemet. Det kommer att ske kontroller och uppföljningar kontinuerligt under projektets gång så att Säkerställ affärsnyttan för din verksamhet Innan man startar upp ett verksamhetsutvecklingsprojekt är det viktigt att förstå orsakerna bakom, samt varför man vill förbättra processen. – Många företag gör det misstaget att kliva in alltför tidigt i IT- projekt och tror att den interna effektiviteten kommer per automatik. Oftast blir resultatet att företaget har slösat bort pengar på ett system som de inte vet hur de ska använda på rätt sätt. Det krävs först en visualisering och förståelse hos ledningen för verksamheten så att man kan ställa rätt kravprofil, berättar Claes Östman, VD på Anchor Management Consulting. Anchor Consulting Management bedriver SAP- projekt hos verksamheten med hänsyn till dess operativa krav fram till och med realisering av förbättringar. – Vi vill hjälpa verksamheten att bli bättre kravställare och säkerställa affärsnyttan för SAPprojekt. För att detta ska kunna uppnås måste man ta reda på vad själva problemet är. Cross functional team är en viktig del i det här, eftersom det blir en bättre lösning om man får med synpunkter från olika organisations- och funktionsgränser. Efter den tekniska implementationen och utrullningen av IT- applikationen stöttar de organisationen genom att sätta upp en metodik som hanterar kontinuerliga förbättringar och operativa krav mot verksamheten, processerna och SAPlösningen. »Med de nya verk- tygen ger vi inte bara oss själva utan även våra kunder och leverantörer en möjlighet att följa hela kedjan från order, till leverans på ett sätt som gynnar alla parter. Jean Raymond synpunkter och information från de berörda kan fångas upp. – Samtliga uppsättningar förväntas sätta igång senast i mitten av februari i år, så vi är inte i mål än. Mestadels har implementeringen gått smärtfritt till men det har självklart uppkommit problem under resans gång. Det har då handlat om att användarna inte alltid har förstått hur de ska gå tillväga i och med att det är ett helt nytt system de har att göra med. Detta har lett till att det har skett en liten tidsfördröjning men generellt sett anser vi att implementeringen har gått enkelt till. ■ a n n o n s hela denna bilaga är en annons från smart media annons 6 CRM Hallå där Niklas Rönnbäck på CDC Software: Hur fungerar ett Supply Chain Management-system? – Man kan säga att det knyter ihop försäljning, distribution, inköpsarbete och lager. Vi har många stora kunder som använder våra system, bland annat Astra Zeneca, Norgesgruppen, Schenker, ICA i Norge och Ahlsell. Vad är speciellt med ert system? Jonny Kohlström fick i 2008 uppdraget att likrikta affärsprocesserna inom Ahlsell. Ett skräddarsytt CRM-system blev grunden i förändringsarbetet. Ahlsell räknade hem CRM-projektet på ett år Ett CRM-system som hämtar detaljerad kundinformation från sju andra system gav en effektivare vardag för grossistjätten Ahlsells 3000 säljare. På ett år har investeringen lönat sig. text Christian von Essen foto Ahlsell Ahlsell har de senaste åren levt enligt en tämligen aggressiv förvärvsstrategi. De har köpt ett antal bolag som har införlivats i verksamheten på bara några månader. Men att få alla processer att fungera tar längre tid än så. Jonny Kohlström påbörjade sitt uppdrag som chef för affärsprocesser på Ahlsell 2008. Det fanns ett behov av att likrikta verksamheten, som sträckte sig till olika regioner, länder och inom olika – om än besläktade – branscher. – Vi hade 250 försäljningschefer med varsin bedömningsgrund, säger han. Vi var tvungna att likrikta processerna och hitta former för att man på olika nivåer och på olika marknader ska kunna enas om vad som är en lönsam affär och hur vi bedömer våra kunder. i ett nytt CRM-system som Ahlsell valde att döpa om till ahead för att bättre passa in med varumärket. Man såg närmare på de olika drivkrafterna som verkade bakom kundernas beteenden. Dessutom började projektet fördela intäkter och kostnader ner på varje enskild kund. – Det var viktigt för oss att kartlägga kundernas köpbeteende, säger Jonny Kohlström. På så sätt kunde vi få kunderna att välja ett mer lönsamt köpsätt, till exempel genom att höja ordervärdet istället för att handla många gånger. Varje faktura kostar våra kunder minst 500 kronor att hantera, så det är något vi båda tjänar på. I ahead synliggörs all information som kan tänkas relevant om kunden, vilket enligt Jonny Kohl- denna insikt resulterade » Vi var tvungna att fråga oss: vilken information har vi, och vilken vill vi ha? Jonny Kohlström, Ahlsell sin information från sju andra system. En av fördelarna med ahead är att det ger säljarna en så kallad "early warning" när något förändras hos kunden. Det kan handla om en minskad omsättning eller en uppfylld kreditlimit. Dessutom varnar systemet för avtal med en månad kvar – med 130.000 avtal blir den manuella hanteringen omöjlig. funktion är en särskild märkning på samtliga produkter som bidrar med mer än 20 procent till en energieffektivisering. Detta går i linje med EU:s miljömål om 20 procent lägre energiförbrukning till 2020. Men det stannar inte där, utan vid varje offert bifogas konkret information om exakt hur varje produkt bidrar till den påstådda effektiviseringen. – Det handlar om kunskapsspridning, säger Jonny Kohlström. Det finns mycket man kan göra för miljön, och min åsikt är att man både inom industri och kontor kan spara betydligt mer än målet på 20 procent. ■ en annan uppskattad ström utvecklar säljkårens affärsmannaskap eftersom deras kunskap och ansvarskänsla stärks. – I förlängningen handlar det här egentligen mer om förändringsledning än om bara ett nytt system för information. Vi vill vara på kundens sida hela tiden och utveckla affären tillsammans med dem. kundrapporterna delas in i interna och externa, varav de senare kan begäras ut av kunden själv för att få koll på sina affärer med Ahlsell. I denna rapport framgår allt från genomsnittligt ordervärde till möteshistorik och offerter. ahead hämtar Specialisten på förvaltning av SAP-system. – Bland annat kan man styra lagerplocket helt med hjälp av röststyrning, vilket är oerhört tidseffektivt. Alla plockare har ett headset och får via röst instruktioner på vad som ska plockas. Systemet känner igen din dialekt, och du kan välja om du vill prata på ett annat språk. Er andra stora del är ett CRMsystem – går det ihop med SCM? – Ja, det handlar om hur man kan bli ännu effektivare i kundrelationerna, och en sammankoppling av dessa två blir allt vanligare hos våra kunder. Tidigare fick säljarna växla mellan olika system för att få en helhetsbild över sin kund. Denna information finns nu samlad i CRM-systemet vilket sparar mycket tid. Säljaren kan även se hur kundernas relationer ser ut på de vanligaste sociala nätverken. Blir systemen större eller mer nischade? – Det har varit mycket fokus på helhetslösningar ett tag, men vi ser nu ett betydligt större intresse för best-of-breed-lösningar, där flera specialistleverantörer bildar en helhetslösning. Vårt mål är att hjälpa våra kunder att förvalta sina SAP-system på det mest effektiva och lönsamma sättet. Vår unika kompetens består av två saker: vi har stor erfarenhet av att driva förvaltningsprocesser och vi har specialistkunskaper om SAPs utvecklingsplattform. Vi vet helt enkelt vad som krävs för att få systemen att fungera. Och vi förstår vad som driver våra kunders affärer. Eftersom vi i huvudsak bara ägnar oss åt att förvalta SAP så har vi blivit riktigt bra på det – det lönar sig att fokusera på en enda sak. Vår erfarenhet och vårt kunnande ger flera fördelar: • Vi vet vad som krävs för att få systemen att fungera – och vi förstår vad systemen betyder för en användares affärer. • Vi kan allt om SAPs utvecklingsplattform. • Vi har sett det mesta och är beredda på allt. • Vi tycker att SAP-förvaltning är väldigt roligt! • Ni sparar pengar. Vi förädlar, effektiviserar och vidareutvecklar ert SAP-system. Gamla Brogatan 11, 111 20 Stockholm. Tel: 08–632 47 00. [email protected] ANNONS Ett affärssystem som kan anpassas till verksamheten Idag kräver moderna och framgångsrika företag ett flexibelt affärssystem som snabbt kan anpassas efter nya förutsättningar. – Efter en tuff utvärdering valde vi affärssystemet Jeeves Universal ifrån Infocube. Jeeves ger ett standardsystems fördelar i form av en funktionalitet som ständigt utvecklas, samtidigt som systemet är flexibelt och kan anpassas till våra flöden och funktionskrav, i den takt verksamheten utvecklas. I framgångsrika företag råder optimal samverkan mellan alla delar i verksamheten. Strategi, affärsprocesser, organisation, nyckeltal och affärssystem är fullt integrerade med varandra. När någon av delarna förändras på grund av yttre eller inre omständigheter påverkas hela företaget. Processerna måste vara så effektiva som möjligt för att verksamheten ska fungera optimalt och för att företaget ska vara konkurrenskraftigt på en allt tuffare marknad. Detta är något som Väderstad tagit fasta på. Infocube är en marknadsledande konsultpartner med fokus på Jeeves för tillverkande företag och koncerner. Med en omsättning på över 100 MSEK, fler än 350 kunder i 21 länder och 80 anställda i ett gemensamt bolag, uppvisade man den kompetens som krävdes av Väderstad. Väderstad är ett familjeägt företag som startade redan 1962, då som en enmansrörelse. Idag har man 550 anställda i Väderstad och 130 anställda i internationella dotterbolag. Väderstads jordbruksmaskiner är ett begrepp i branschen och med en konstant ökande efterfrågan, nya marknader och en mycket aktiv produktutveckling, ställdes nya krav på verksamheten och affärssystemet. – Vi hade hamnat i ett läge med uppdämda behov av förändringar och förbättrat stöd för våra flöden, men fast i ett gammalt och omodernt affärssystem med betydande specialanpassningar. Vi insåg snabbt att det skulle kosta lika mycket att uppgradera vårt befintliga system och anpassa det, som att byta till ett nytt och modernare affärssystem, berättar Torbjörn Andersson, projektledare på Väderstad. Många företag anlitar konsulter då de vill hitta ett passande affärssystem. De sätter upp en detaljerad kravspecifikation och utifrån det väljer de system. – Med ett sådant tillvägagångssätt är det lätt hänt att man låser in sig i ett fyrkantigt tänkande. Vi ansåg att kompetensen inom företaget var mycket god för att själva ta reda på vilket system vi skulle ha. Externa konsulter kan aldrig på kort tid förstå verksamheten samt dess krav och utmaningar på samma sätt som de personer som befinner sig inom företaget. Dock är det en kritisk framgångsfaktor att hitta en konsultpartner med rätt kompetens för att lyckas med själva systemimplementationen. Väderstads första steg i jakten på ett nytt affärssystem var att utröna vilka leverantörer respektive system som kunde vara aktuella. En grovgallring gjordes bland dessa, varefter två system via olika konsultpartners kvalade in till slutgiltig granskning. Dessa ställdes mot varandra och försågs med cirka 45 principer som skulle simuleras och sedan jämföras i en testuppsättning. – Det var deras förmåga att engagera sig, tolka och förstå vår verksamhet som ledde till att vi valde dem som leverantör av Jeeves. Det har visat sig vara ett väldigt lyckosamt beslut. Vi har fått en kraftigt förbättrad materiallogistik, ökad lageromsättningshastighet och minskad kapitalbindning i lager. Vi har fått en god realtidskontroll över verksamheten, data och siffror är ständigt tillgängliga och tillförlitliga. – Affärssystemsprojekt innebär alltid en stor utmaning och medför ofta komplikationer. Detta har vi klarat oss ifrån genom att vi gjorde en gedigen implementationsförstudie, där vi förankrade systemet hos chefer och nyckelanvändare på alla nivåer. Det viktiga var att det gick att realisera och utveckla nästa etapp. Med hjälp av Jeeves har Väderstad förutsättningar för fortsatt effektivisering och verksamhetsnytta. I blickfånget ligger ytterligare integrationer gentemot andra system samt fortsatt automatisering respektive reducering av manuell databehandling. – Det bästa är att vi på egen hand kan göra långtgående utveckling av systemets funktion. Tillsammans med Infocube genomför vi mer strategiska effektiviserings- och utvecklingsprojekt. På detta sätt blir vi själva ständigt bättre, samtidigt som vi använder de seniora konsulterna till det som de är bäst på, avslutar Torbjörn Andersson. ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA ANNONS 8 EXPERTPANEL Experterna om affärssystem Bör vi se över våra affärsprocesser i samband med att vi implementerar ett nytt affärssystem? Vilka är de viktigaste trenderna inom affärssystem? Vad är viktigt att tänka på vid upphandling av affärssystem? Vi är ett växande företag med komplex verksamhet, hur bör våra urvalskriterier se ut när vi väljer affärssystem? Experterna svarar. Thomas Säld, Niels Mejer Stefan Grahn Senior VP Research & Development Försäljningsansvarig VD IFS World Operations AB Midport Scandinavia AB Deltek Sverige Charlotte Darth Marknadsdirektör Lawson – Ja, ett bra affärssystem är baserat på många års branscherfarenhet och produktutveckling i nära samarbete med kunder i den aktuella branschen. Ett sådant systems möjligheter att stödja branschens och det specifika företagets affärsprocesser, och därmed öka affärsnyttan, rekommenderar vi starkt att man ser över så tidigt som möjligt i implementeringen. – Generellt är affärssystem och affärsprocesser tätt sammanvävda. Många gånger kan man dra nytta av att affärssystemet har fördefinierade processer som bygger på ”Best Practice”. Genom att utnyttja dem kan man på ett enkelt sätt förbättra sitt arbetssätt och därmed få ut synergieffekter av ett implementationsprojekt. – Det är ett bra tillfälle att analysera hur affärsprocesserna kan utvecklas och effektiviseras. Om organisationen väljer en branschanpassad lösning med djupt processtöd (vilket vi rekommenderar) finns ofta stora fördelar i att utnyttja den inbyggda “best practice” som finns i lösningen. – Många av de företag vi träffar byter affärssystem därför att de vill effektivisera sin verksamhet. När man väljer ett affärssystem som är skräddarsytt för sin bransch ges man möjlighet att utforma sina sina processer utifrån ”best practice”. Då är det rätt läge att se över hur man arbetar. 2. Vilka är de viktigaste trenderna inom affärssystem? – Flexibilitet, förenkling och innovation. Inte enbart fokus på att utveckla ny teknologi utan lika mycket på att finna nya sätt och områden för användning av existerande teknologier för bättre användbarhet. Molnbaserade tjänster ökar inte nödvändigtvis användbarheten, däremot ser vi en utveckling mot större fokus på en kombination av moln och traditionellt affärssystem (Software + Service) där huvuddelen av affärssystemet (ekonomi, produktion, logistik m m) körs som tidigare men med molnbaserade tjänster som tilllägg för vissa funktioner och mindre affärskritiska delprocesser. Det är också IFS’ strategi och vi har redan utvecklat lösningar för det. – Det finns många trender inom ERP, Saas, integrationer, etcetera. Men en av de viktigaste trenderna är att köparen i dag måste motivera investeringen som mer solid. Affärssystemet måste visa på avkastning omgående, i form av resultat och nytta, för att investeringen ska genomföras. Analyser i form av ROI (Return On Investment) är betydligt mer vanliga i dag. – Med högre krav på ROI från en affärssysteminvestering måste affärssystemleverantörerna idag påvisa och leverera lösningar fokuserade på förbättringseffekt och med hög användbarhet, roll och processorientering, möjlighet att samverka med befintlig teknologi och smart beslutstöd. – Affärssystemen ska vara branschanpassade, vilket ställer höga krav på både programvaran och på leverantörens kunskap om de branscher man vänder sig till. Kunderna efterfrågar flexibilitet i samarbetet – alltifrån hur man får tillgång till affärssystemet till möjligheten att endast betala för det man nyttjar. Detta ökar efterfrågan på molntjänster. 3. Vad är viktigt att tänka på vid upphandling av affärssystem? – Ur ett produktperspektiv är det viktigt att systemet är anpassat till sin bransch. Leverantören bör ha relevanta referenser som kan bekräfta att systemet hanterar branschkrav på ett bra sätt. Detta förenklar också själva implementeringen och eventuella anpassningar som ska tas fram. Det är också viktigt att leverantören kan erbjuda en helhetslösning bestående av kompetent personal med branscherfarenhet och en bra produkt. Ett bra affärssystem ska dessutom vara enkelt, flexibelt och skalbart så att man snabbt kan implementera lösningen i hela organisationen och få en mätbar affärsnytta av investeringen. – Att i ett tidigt skede klargöra det verkliga behovet. Fokus ska ligga på kärnverksamheten. Det är också viktigt att kräva realistiska tidsplaner, projektomfång, etcetera, från leverantörerna. Naturligtvis också att bara utvärdera affärssystem som man kan växa och utvecklas tillsammans med. – De flesta affärssystem i dag har acceptabel grundfunktionalitet för ekonomi/redovisning. Utvärderingen bör därför fokusera på förbättringseffekter genom hög användbarhet, stöd för organisationens affärsprocesser och smart beslutstöd. Leverantören ska påvisa relevant branscherfarenhet och branschreferenser. – Välj en leverantör som kan din bransch och som kan uppvisa goda referenser. Man ska välja en samarbetspartner med liknande värderingar. Det borgar för en stabil och långsiktig affärsrelation. Lägg extra vikt vid användarvänlighet. Det ska vara enkelt att införa, äga och använda affärssystemet. – En komplex verksamhet behöver ett avancerat affärssystem som hanterar samtliga processer på ett bra sätt. Systemets användarvänlighet är inte mindre viktig – om verksamheten är komplex bör affärssystemet bidra till förenkling, inte tvärtom. En verksamhet som växer, eller har ambitioner att växa, behöver dessutom ett flexibelt och skalbart system så att lösningen kan utvidgas utan problem eller hög kostnad. Det är också viktigt att leverantören av affärssystemet, utöver branscherfarenhet, har erfarenhet av implementering i de aktuella länderna. Det möjliggör en standardisering av affärsprocesserna i ett globalt perspektiv – ett viktigt kriterium för att uppnå bättre kontroll, effektivitet och lönsamhet i HELA organisationen. – I dag vänder sig även de stora affärssystemen till mindre företag. Flexibilitet och möjlighet att skala ner lösningar för att även passa den lilla verksamheten gör det möjligt. På så vis kan mindre företag dra nytta av stor funktionalitet i vissa moduler i kombination med att utnyttja enkelhet i andra moduler. – Sannolikt ska ni leva med er Sannolikt ska ni leva med er nya lösning i 10 till 15 år och ni ska därför välja en utvecklingsbar plattform som erbjuder flexibilitet vid förändringar, modern teknologi och goda integrationsmöjligheter. Välj också en leverantör som ni känner att ni vill ha som partner och bollplank under lång tid framöver. – Välj en samarbetspartner som du känner förtroende för. Relationen mellan kund och leverantör är ofta avgörande för hur framgångsrikt projektet blir. Välj ett system som är speciellt anpassad för din bransch. Då får du ”best practice” på köpet. Sist men inte minst , välj en leverantör som kan erbjuda flexibilitet i nyttjande och prissättning. Då kan du utöka användandet efterhand som du behöver det. 4. Vi är ett växande företag med komplex verksamhet, hur bör våra urvalskriterier se ut när vi väljer affärssystem? Bokför och fakturera på internet! Visma Avendo eEkonomi. Läs mer på vismaspcs.se eller ring 0470-70 61 00. .0526 1. Bör vi se över våra affärsprocesser i samband med att vi implementerar ett nytt affärssystem? Är du CEO, COO, CIO eller CFO i en projektorienterad kunskapsorganisation? Genom att ersätta ert affärssystem med en branschanpassad, rollbaserad och process-orienterad lösning baserad på mer än 20 års erfarenhet har du möjlighet att uppnå följande: säker kontroll och styrning över era projekt ökad lönsamhet per projekt förbättrat kassaflöde och utnyttjande av ert rörelsekapital effektiva och flexibla arbetsprocesser faktabaserat beslutstöd i realtid en optimerad pipeline/offertstock analysmöjligheter som kan förbättra lönsamheten per kund verktyg för att utveckla era medarbetares kompetens och produktivitet möjlighet att optimera era resurser och er kapacitet transparent och systematisk styrning av er tjänsteportfölj gemensam plattform för att fånga och dela kunskap clients know-how Vill du veta mer om hur våra lösningar skapar värde för våra kunder? Kontakta oss på [email protected] finance people projects reporting & business intelligence Deltek | Maconomy är den ledande globala leverantören av värdeskapande affärssystem till projektorienterade kunskapsorganisationer. Vi har 1400 passionerade medarbetare som varje dag hjälper våra 14 000 kunder realisera mätbara förbättringseffekter baserat på branschkunskap och spjutspetsteknologi. ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA ANNONS 10 UPPHANDLING Öka livslängden av affärssystemet När ett företag väljer system finns det oftast upp till 15 till 20 olika kriterier som tillsammans skapar underlaget till beslutet. Upphandling av affärssystem Ett CRM-system som hämtar detaljerad kundinformation från sju andra system gav en effektivare vardag för grossistjätten Ahlsells 3000 säljare. På ett år har investeringen lönat sig. TEXT JONAS ANDERSSON FOTO HERBERTNATHAN & CO Att upphandla och byta affärssystem handlar inte om teknik. Det handlar istället om förmågan att kunna analysera, förstå och utveckla sina verksamhetsprocesser. För att vara framgångsrik i en allt hårdare konkurrenssituation krävs det ett modernt och branschanpassat affärssystem. Genom att planera och genomföra upphandlingen enligt en beprövad modell kan man förebygga merparten av de problem och utmaningar som ofta uppstår under installationen. samtidigt som man skapar goda förutsättningar till att uppnå förväntad nytta av det nya affärssystemet. För ett medelstort företag krävs det i genomsnitt fyra till sex månader för att genomföra en upphandling, från initial behovsanalys till ett slutligt avtal med vald leverantör. För tillverkande företag och mer komplex verksamhet kan dock upphandlingstiden uppgå till sex till åtta månader. Omfattningen av upphandlingen hänger samman med behovet av processförändringar hos kunden och den delaktighet och engagemang som krävs från ledning, processägare och många övriga medarbetare. För att nå ett enigt beslut kring val av system och leverantör är det viktigt att ställa upp ett väldokumenterat och objektivt beslutsunderlag. Underlagen skall inkludera ett flertal nödvändiga kriterier och förutsättningar för att komma fram till det val som är rätt för den egna verksamheten. Det är viktigt att vara uppmärksam på att det inte finns KEEPING YOUR BUSINESS IN MOTION WWW.IFSWORLD.COM/AGILE något affärssystem på marknaden enligt modellen ”One Size Fits All”. Det system som fungerar utmärkt en specifik verksamhet kan mycket väl vara rena katastrofen för en annan verksamhet. En effektiv upphandlingsprocess kännetecknas av att verksamheten strikt fokuserar på de mest kritiska kärnprocesserna samt att underlagen dokumenteras med rätt ambitionsnivå. För att klara detta krävs det en strukturerad modell och etablerade mallar att arbeta med. När ett företag väljer system finns det oftast upp till 15 till 20 olika kriterier som tillsammans skapar un- derlaget till beslutet. Dessa kriterier omfattar både systemleverantören, affärssystemet och medverkande implementeringspartners. De främsta kriterierna som oftast får högst viktning är: Funktionalitet, Teknik, Leverantör och Kostnad. Under senare år har det blivit praxis att under upphandlingen genomför en nyttoanalys för att värdera vilken faktisk nytta som investeringen kommer att leda till. En genomförd nyttoanalys bidrar till att både öka kvaliteten i upphandlingsprocessen och öka möjligheten till att realisera den förväntade nyttan med investeringen. Q Smart fakta: Identifiera företagets behov och krav på en lämplig och rimlig nivå. Undvik extremt omfattande och detaljerade kravspecifikationer. Arbeta sparsamt med tiden under upphandlingsfasen. Det huvudsakliga förändringsarbetet sker under implementeringen, trots gedigna kravspecifikationer. Affärssystemen har idag omfattning och kapacitet till att kunna stödja kunden under väldigt många år. Problemet är att kundens organisation efter installationen träder in i dagliga rutiner utan ork och ambition till förbättringar. Detta leder till att utvecklingen avstannar och att investeringen successivt förlorar sitt värde. Inom en period av fem till sju år det är återigen dags att genomföra ett systembyte med en slitsam installation. Med en kontinuerlig och aktiv systemförvaltning är det däremot fullt möjligt att öka livslängden av affärssystemet till åtminstone 15 till 20 år samtidigt som systemet hela tiden uppfattas som modernt och ändamålsenligt. Tidigare överlät ledningen ansvaret för systemets underhåll och utveckling till IT-avdelningen. Idag går allt fler företag och organisationer ifrån detta. Den nya modellen innebär att kunden redan under upphandlingen upprättar en organisation som ansvarar för att realisera värdet av det nya affärssystemet. För att klara detta måste det vara klarlagt på vilket sätt det nya systemet skall stödja verksamheten och hur affärsnyttan kommer att uppstå. Syftet är att affärssystemet skall bli fullt integrerat i den dagliga verksamheten samt ingå som en grundbult i den långsiktiga utvecklingen av verksamheten. En modern systemförvaltning är bemannad med processägare och dagliga användare som kontinuerligt trimmar och förädlar arbetssätt och funktionalitet. Befattningsbeskrivningen för processägare bör omfatta ansvar även för det it-stöd som tillhörande affärsprocesser bygger på. Processägaren bör agera visionär, beställare och sponsor för den förädling som löpande krävs för att verksamheten skall vara konkurrenskraftig. Med över 2 700 medarbetare världen över utvecklar och levererar vi flexibla affärssystem till kunder i utvalda branscher. Våra branschlösningar är baserade på lång erfarenhet, gedigen kompetens och ett nära samarbete med kunderna – vi kallar det Industry Excellence. Bättre effektivitet och kontroll när SkiStar införde Visma Business! Med en marknadsandel i Sverige på cirka 50% har SkiStar, förutom flertalet alpina skidanläggningar och härlig snö, också ungefär 40 000 leverantörsfakturor per år. Med det flexibla och intuitiva affärssystemet Visma Business och Visma Invoice Manager har administrationen fått upp både farten och kontrollen. – Både inskanning och sökning går mycket fortare nu. Det är ett väldigt lättarbetat system med fakturahanteringen helt integrerad med själva affärssystemet och sökmöjligheterna är nästan oändliga. Vi kan söka på verifikationsnummer, belopp eller kontonummer och få fram all information vi vill ha. Det är väldigt smidigt. Lisa Backjanis, arbetsledare ekonomiavdelningen, på SkiStar visma.se/vismabusiness ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA ANNONS 12 BUSINESS INTELLIGENCE Implementering med rätt metodik En investering I Business Intelligence är en nödvändighet för de flesta företag och organisationer. Att kunna filtrera fram rätt information leder till rätt beslut Rätt använt beslutstöd och god beslutskultur ökar kostnadsmedvetenheten, skapar effektivare sälj och ger mer lönsamma affärer. TEXT ANNIKA GAVRIC Många företag måste få en bättre analys och rapportering av sin verksamhet för att kunna öka omsättningen. De frågor de då bör ställa är: vilka kunder och produkter är lönsamma, var i verksamheten kan man sänka sina kostnader, vad är risken i kundfordringarna? Business Intelligence lösningar är då en relativt liten investering som ger snabb avkastning. Att investera i Business Intelligence är både en självklarhet och en nödvändighet för de flesta företag och organisationer. Men det gäller också att utnyttja resurserna på rätt sätt och så effektivt som möjligt. Det handlar om att samla kompetens och verktyg för Business Intelligence inom en organisation. Såväl ITavdelning och affärsverksamhet som ekonomi- och säljavdelning kan behöva engageras. Tidigare var det mest IT- avdelningarna som hade hand om Business Intelligence-instrumenten men nu krävs engagemang från andra verksamhetsområden. Det handlar om att uppnå samkörningsfördelar och implementera dem så att det blir hållbart i längden och att olika verksamhetsgrenar kan framföra sina olika frågeställningar. i gamla spretiga system, där olika avdelningar arbetar med olika metoder och program för rapportering vilket leder till ineffektivitet och dubbelarbete. Men det handlar inte bara om att få kontroll på siffrorna utan också att kombinera det med förändring av ledarskap, beslutskultur och arbetssätt. Business Intelligence IBLAND SITTER FÖRETAG FAST handlar om mycket mer än att hitta systemlösningar. Många företag har ett behov av enhetlighet beträffande informationshantering. Man måste veta vilka produkter och kunder man tjänar pengar på och ha en integrerad uppföljning med snabba prognoser. Då måste informationen hänga ihop mellan sälj, ekonomi och produktion. Det går inte att ha olika informationsöar där överblick saknas. Att engagera medarbetarna i förändringsarbetet är av största vikt. Varför Business Intelligence satsningar ibland inte har lyckats kan bero på att man inte har fått med sig medarbetarna. Det handlar om nya sätt att arbeta och tänka. Då måste man också ha utbildning under arbetets gång så att medarbetarna känner att de kan lita på siffrorna och förstå gränssnittet så de känner sig bekväma när man lanserar det nya systemet. Business Intelligence system är inte klart när det är installerat. För att få ut nyttan av investeringen krävs en tydlig strategi för hur Business Intelligence-lösningen är tänkt att användas. Åtminstone fem områden måste täckas för en lyckad Business Intelligence-satsning: anpassade verktyg, etablera samverkan användare och IT, tydlig målbild för användandet, kultur och organisation, utbildningsbehov. Starta med att prioritera vilka behoven är och börja med det viktigaste. Det kan vara bra att anlita en rådgivare som kan vara ett bollplank under förberedande fasen. Få med användarna från början. Var noggrann i kravställningsfasen. En bra Business Intelligence-lösning ska stötta verksamhetens samtliga processer. Den enskilt viktigaste framgångsfaktorn är att projektet drivs av verksamheten tillsammans med en leverantör som har erfarenhet och förmåga att hantera verksamhetsprocesser i kombination med ett modernt Business Intelligenceverktyg. ■ Många investeringar i affärssystem nära produkter såsom Business Intelligence (BI) misslyckas med att ge de resultat som förväntas. Med rätt projektmetodik hade flertalet av dessa misslyckanden kunnat undvikas. Orsaken är ofta att man inte gjort sin hemläxa och att man sedan drar igång ett Business Intelligence-projekt utan konkreta ramar. Resultatet blir ofta flera lokala och osynkade öar av lösningar, avsaknad av gemensamma nyckeltal samt en överskriden budget. – Strukturerade arbetssätt för att säkerställa projekt är oerhört viktigt. Att rätt steg tas i rätt ordning är grundläggande för att skapa de rätta förutsättningarna för en framgångsrik lösning, säger Stefan Olsson, vd och med över 20 års erfarenhet av Business Intelligence på företaget Advectas. Advectas har utvecklat en projektmetodik för att säkerställa resultatet av investeringen i Business Intelligence. Viktiga delar i ett projekt är definitionen av mål och nyckeltal, harmonisering av de interna begreppen samt uppsättning av en konceptuell design innan själva konfigureringen av lösningen påbörjas. – Utöver att ha kompetens om Business Intelligence-produkter, metodik och kundens verksamhet så krävs även detaljerad kunskap om affärssystemen som ligger till grund för informationen. Affärssystemens konfiguration, logik och processer påverkar Business Intelligence-lösningens förutsättningar mer än många tror. Detta kan inte nog poängteras, avslutar Stefan Olsson. Ta ett vinnande beslut Ofta kommer man långt med egen kunskap och erfarenhet. Men ibland krävs det något utöver det – för att fatta de riktigt bra besluten. Tack vare våra konsulter inom strategiskt och operativt beslutsstöd (de bästa på marknaden), har vi i över 10 år hjälpt våra kunder till bättre beslut. Vi jobbar i projekt och team med förstudie/analys, implementation och support – genom hela förändringsprocessen. Vill du bli en av oss? Nu söker vi dig som är analytisk, tekniskt driven och vill jobba med de ledande konsulterna inom Business Intelligence, Customer Intelligence och Performance Management. Just nu har vi många spännande projekt och söker därför: • Dig som är Systemutvecklare med erfarenhet av databasutveckling och som vill bredda dig mot Business Intelligence. • Dig som har specialistkunskaper, alternativt några års erfarenhet, från Datawarehouse-lösningar och Business Intelligence. Har du erfarenhet från verktyg/miljöer såsom t ex QlikView eller Microsoft BI är det meriterande. Läs gärna mer om oss på www.pointer.se och skicka din ansökan till [email protected]. Eller kontakta vår rekryteringsansvarige, Ulrika Skantze, på [email protected], 073-625 51 10. Pointer Sweden AB • Regeringsgatan 109, 6TR • 111 39 Stockholm Tel: +46 (0)8 120 111 00 • e-mail: [email protected] • www.pointer.se Pointer Sweden AB • World Trade Center, Skeppsgatan 19 • 211 19 Malmö Tel: +46 (0)40 601 98 00 • e-mail: [email protected] • www.pointer.se ANNONS Virtuell hjälpreda för projektledare Robert Wigemo är konsulten från fordonsindustrin som blev it-entreprenör och utvecklade en virtuell projektledare som med automatik fångar upp avvikelser och förutsäger potentiella problem. Han började som konsult inom fordonsindustrin 1985 där han också fick sitt första projektledarjobb hos en biltillverkare. Ganska snart frågade han runt inom företaget vilka it-stöd som användes för projektledare. Det visade sig att man använde Microsoft Project och Excel där var och en satt på sina egna patentlösningar. – Problemet är att utvecklingsprojekt är oerhört komplexa med mängder av krav som måste vara uppfyllda. Man tappar snabbt överblicken och har svårt att se potentiella problem i tid, säger Robert Wigemo. projektledare började han utveckla en egen metod i Excel. Med tiden satt han med tiotals kopplade excelark som stöd i sitt eget arbete. Efter tio år hos biltillverkaren fortsatte han till en underleverantör där han fortsatte att förfina sitt eget arbetssätt. – Jag insåg tidigt att ett av grundproblemen var att hålla data uppdaterat och att detta borde gå att göra på ett smartare sätt. De utmaningar jag dagligen stått inför som projektledare var inte på något sätt unikt. under sin tid som robert wigemo projektledarkarriären och satsade fullt ut på att utveckla sin applikation ”virtual project leader”, VPL, som snabbt följdes av en ”virtual finance Robert Wigemo leader”, VFL. – När jag presenterade min lösning för min första kund 2002 insåg jag att it-stöd för projektledare stått helt stilla under tio år. Projektledarna satt fortfarande kvar med sina excelark, medan konstruktörerna sedan länge gått från ritplanka till avancerade CAD/CAMsystem. hoppade av PLM-system för att hantera ritningar, dokumentation och konstruktionsdetaljer. Affärssystemen hade på samma sätt utvecklats med avancerade funktioner för ekonomisk styrning, prognostisering och uppföljning. – Men när det gällde projekt fanns det ringa stöd. det hade utvecklats Det här är Robert Wigemos system kommer in i bilden. Lite förenklat hjälper VPL- och VFL- applikationerna projektledaren att i realtid analysera en stor volym komplex projektdata och hålla reda på de förändringar som löpande sker längs vägen och vilka följdverkningar de har på övriga delar av projektet. Till exempel krav som måste vara uppfyllda, aktuella kostnader och status på delprojekt. – Projektets deltagare har tillgång till olika vyer av systemet, vilka de alla ansvarar för att uppdatera både med status och i vissa fall även med ekonomiska data, säger Robert Wigemo. Wigemos företag, LEQM, fyra anställda och 25 kunder inom tillverkande industri och produktutveckling. Den största kunden har 800 och snart 1 000 användare. – Tillverkare och underleverantörer som använder mitt system kan enkelt utbyta data.Tidigare var det inte ovanligt att man skickade tusentals sidor i form av excelfiler till varandra. Hur skulle man enkelt kunna utläsa avvikelser i dessa, frågar han retoriskt. idag har robert Epicor hjälper automatiseringsexperten att automatisera sig själva HMS har nu automatiserat hela orderflödet från den inledande beställningen hos säljbolaget, till orderbekräftelse och till sist leverans direkt till slutkund. HMS är en världsledande leverantör av kommunikationsteknologi för industriell automation. Produkterna byggs in i automationsutrustning såsom t.ex. robotar, styrsystem, motorer och sensorer. Därigenom kan delkomponenter i maskiner kommunicera med varandra samt med olika nätverk. 2008 fick HMS ta emot priset som Sveriges bästa exportföretag. Som ett exportföretag med ständigt nya finansiella bestämmelser och EU-direktiv som kommer, ställer det en hel del krav på deras verksamhet och system vilket fick dem att investera i Epicors affärssystem för just tillverkande företag. Eliminera manuella processer Anders Törhagen, IT Manager, på HMS säger: Tidigare spenderade vi mycket tid på manuella processer. Vi supportrar våra sälj- och supportkontor runt om i världen, med bland annat orderflödet. En medarbetare i vårt säljbolag, vanligen i USA och Tyskland, hade till uppgift att manuellt gå in på varje kundorder, skriva ut ordern och sedan faxa den till oss här på huvudkontoret. Vi fick sedan mata in ordern här, skapa en orderbekräftelse och faxa den tillbaka till säljbolaget. Allt gjordes för manuellt och personalen var överbelastad. HMS har nu med Epicors affärssystem automatiserat hela orderflödet från den inledande beställningen hos säljbolaget, till orderbekräftelse och till sist leverans direkt till slutkund. Även följesedel genereras automatiskt och placeras i paketet innan beställningen skickas. En XML-fil uppdaterar automatiskt orderstatus i säljbolaget så att en faktura kan genereras och skickas ut till kunden. Också när vi lägger upp nya prislistor eller information om nya produkter, uppdateras den automatiskt till alla kunder. Mindre fel, samt tids- och kostnadsbesparingar beställningar. Vi har också tack vare Epicor kunnat göra andra besparingar, exempelvis behöver vi inte rekrytera extra personal för att kunna hantera arbetet vid orderläggning. När vi utökar vår verksamhet till en ny marknad kan vi omedelbart få igång det nya företaget. Allt vi gör är att skapa ett nytt företag på installationen här på huvudkontoret och sedan ansluta det via Epicor Service Connect. De kan därmed börja driva verksamheten från dag ett med fullt affärssystemsstöd. Vårt nästa steg blir att vi skickar beställningar till våra leverantörer, och även fakturera kunder helt elektroniskt. Vi kommer också att integrera vår planerade webbshop med affärssystemet, och därmed ha en portal för kunder och distributörer där de kan se sina beställningar och kontrollera leveransstatus mm. Anledningen till att utveckling inom it-stöd för projektledare mer eller mindre stått stilla när CAD/CAM-, PLM- och ERPsystem förbättrats enormt, menar Robert Wigemo är att kunderna helt enkelt inte efterfrågat sådana system. Förklaringen tror han är att projektledare och ingenjörer i gemen är ”doers”. De löser problem oavsett varför de uppstått och klagar exempelvis inte på att de har för dåligt it-stöd. – Pressen kan vara enorm på en projektledare. Jag har med egna ögon sett dem gråta inför sina kunder. Inte konstigt om till exempel en produktlansering blir försenad på grund av något du inte kunnat se i förväg. för VPL- och VFL-produkter är enorm i framtiden. – Investeringen är liten i förhållande till de omedelbara vinsterna i form av bättre kontroll, mindre stress och exaktare prognoser, avslutar Robert Wigemo. han tror att potentialen TEXT Anders Edström Frejman FOTO Sören Håkanlind ANNONS Varför valde HMS Epicor? • Bred funktionalitet • Flerspråksstöd • En global lösning för medelstora tillverkande företag Fördelar för HMS • Korrekt data • Tidsbesparing • Inget behov att anställa extra personal för orderhanteringen • Lätt och snabbt att öppna nya säljbolag oavsett vart i världen www.epicor.se Anders säger vidare; Eftersom vi inte längre behöver förlita oss på manuell inmatning av data på olika ställen i orderflödet är allt korrekt från början. Vi har sett en drastisk minskning av antalet fel som uppstår. Hela orderflödet går också mycket snabbare och smidigare för våra vanliga Copyright © 2010 Epicor Software Corporation or a subsidiary or affiliate thereof. All rights reserved. a n n o n s hela denna bilaga är en annons från smart media annons 14 profilintervju Ställ krav på leverantören och uppnå resultat Att införa ett nytt affärssystem innebär i majoriteten av fallen att ett företag vinner i både tid och pengar. text Annika Gavric foto Josefine bäckström Att införa ett affärssystem innebär att resan egentligen börjar då det sätts i produktion och ska förvaltas vidare inom verksamheten, hos processansvariga samt hos IT. Samtidigt kräver det ett noggrant förarbete i att utvärdera och klargöra hur företagets partners, leverantörer bäst kan bistå för att nå optimal effekt under införande, vid överlämnande i produktionsmiljö samt vid det dagliga operativa arbetet med affärssystemet. för att implementeringen av ett nytt affärssystem ska lyckas är det viktigt att förankra den förändring man vill uppnå i användarorganisationen på ett tidigt stadium. Därför är det angeläget att konkret integrera nyckelpersoner från verksamheten med processansvariga och representanter från IT funktionen som deltar i hela besluts- och genomförandeprocessen. – I och med införandet av ett nytt affärssystem skapas det nya rutiner, nya flöden och även nya skärmbilder och kommandon vilket kan vara komplicerat för användaren. Om man inte tidigt ser fördelarna med det nya systemet är risken stor att man återgår till gamla rutiner eller att det förväntade resultatet inte faller inom fastställda ramar och då har implementeringen misslyckats. » Ha tydliga och mätbara delmål, på såsätt får man tidigt realiserade resultat i leveransen. Catharina Melander Av den anledningen är det viktigt att företagen investerar i en adekvat användarutbildning så att man bättre förstår vilka förbättringar systemet erbjuder och hur det förenklar mot till exempel tidigare rutiner och system, menar Catharina Melander VD på Saplication Consulting AB. Den vanligaste metoden för införande av ett nytt affärssystem har varit den så kallade Vattenfallsmodellen som traditionellt omfattar faserna kravställning, design, implementation och produktionssättning. Den uppfattas lätt som krånglig och omständlig då den ofta omfattas av långa ledtider, från det att krav formuleras till dess att resultat visas. Dessutom tar man större risker i och med att det är längre loopar för att göra eventuella korrigeringar eller uppdateringar av redan lagda planer. Vi kombinerar kunskap om konsoliderings- och budgetprocesserna med djup systemkunskap för att leverera lösningar till Nordens ledande bolag. www.otisco.se Planerings- och konsolideringskonsulter Konsekvensen av detta blir höga kostnader och längre tid att realisera resultatet. Då marknaden hela tiden förändras och villkoren för affärstransaktioner likväl, är det viktigt för företagen att snabbt kunna anpassa sig till nya situationer. Ett agilt (rörligt) tillvägagångssätt har däremot visat sig vara en smidigare lösning genom att man tillämpar mindre införandesteg, tydliga krav för varje steg som definieras under hand och väl preciserade samt mätbara mål. Metoden bygger på ett nära samarbete mellan verksamhetsansvariga, processägare och IT avdelningen. innan man börjar med anpassning och införande av system är det viktigt att ha en övergripande plan för vad man vill uppnå, men även ha klart vilka steg man ska börja med. – Ha tydliga och mätbara delmål, på så sätt får man tidigt realiserade resultat i leveransen. Om svårigheter eller negativa resultat uppstår är det enklare och kräver inte lika höga kostnader att omarbeta målen. Man har konstant uppdaterade planer, både övergripande programplaner liksom detaljerade projektplaner. Det är även enklare för användaren att lära sig det nya systemet och förstå nyttan med det om man börjar med a n n o n s hela denna bilaga är en annons från smart media annons 15 Profilintervju » …viktigt att företagen investerar i en adekvat användarutbildning... Catharina Melander Fyra frågor till Lars Lobelius på XLEDGER AB Är det verkligen säkert med ett webbaserat affärssystem? mindre steg och accelererar dessa allteftersom. I och med detta ökar acceptansen hos användarna tidigare för det nya systemet och affärsvärdet blir kännbart genom ett gott nyttjande av nya system och rutiner. för att få bästa möjliga resultat av sitt affärssystem är det av fördel att etablera en kompensationsmodell som aktivt uppmuntrar tillpartnerskap med leverantörer av både programvaror och konsulttjänster för införande och förvaltande av det nya systemet. Ta fram tydliga genomförandeplaner med utsatta mål som alla involverade parter är delaktiga i. – Dela risker och framgångar med leverantörer genom målbaserade kompensationsmodeller i relation till nått resultat vid införande av nya affärssystem. Den stora risken tar kunden vid införandet, men om leverantörer erbjuder att kompenseras med del av realiserat värde som företaget erhåller i och med det nya affärssystemet, kan beställaren vara säkrad att man gör sitt yttersta för att uppnå resultat. För detta krävs det avtal där man tydligt definierar vad som ingår och vem av parterna som är ansvariga för vad. – Ställ även krav som beställare att leverantören kompletterar med samarbetspartners inom områden de själva inte har tillräcklig kompetens inom, men för vilka de ansvarar enligt avtal. På så sätt kan man tillgodogöra sig den bästa kompetensen. Leverantörerna ska inte se varandras styrkor som hot utan som möjligheter till ett integrerat kunnande som alla parter vinner på. Det är viktigt att ha i åtanke att det tillkommer stora utmaningar när man sätter ett nytt system i produktion. Den verkliga effekten av vad ett nytt affärssystemgenererar visas först när det sätts i produktion. Att ha kunskap, erfarenhet och kännedom om den totala utmaningen hjälper en bra bit på vägen dock. ■ Smart fakta: Catharina Melander Har arbetat och varit verksam som IT konsult sedan slutet av 1980- talet. Har arbetat med affärssystem (främst SAP) sedan 1990. Vd på nystartade konsultbolaget Saplication Consulting AB, dotterbolag till Saplication AB. – Ja i många fall säkrare än att ha ett traditionellt installerat system. Vår tjänst XLEDGER.NET är helt webbaserad, och kan nås från pc, Mac och valfri webbrowser. Lösningen är en SaaS (Software as a Service) baserad sådan, alla kunder kör i samma version och samma installation. Alla servrar säkras av oss i en specialhall, med extrem säkerhet. Utöver intern spegling, speglas allt till en annan serverpark på annan ort. Vi genomgår för närvarande en SAS70-certifiering som genomförs av Ernst&Young. Och om nätverket ligger nere på kontoret? – Det är upp till våra kunder att säkra internet. Går det fasta nätet, kan man effektivt köra XLEDGER.NET via ett 3Gmodem. Hur är kompatibiliteten? – Som nämnts behövs endast en webbrowser, ingen lokal installation. Integration med omvärlden är väl förberedd, och avseende ett antal tjänster med i standard. Tror du att molnet kommer på riktigt nu? – Trenden är nu de facto. Vecka 48 deltog vi i Forum Affärssystem i Älvsjö, bland annat i en paneldebatt med Netsuite, SAP och Microsoft. Alla inklusive moderator konstaterar att SaaS-baserade lösningar är det som gäller nu för affärssystem. Så för att svara på din fråga: ja! a n n o n s hela denna bilaga är en annons från smart media annons 16 BRANSCHLÖSNINGAR » Situationen med många underleverantörer har skapat nya behov och krav på affärssystemen.” 3 frågor till Jenny Närenbäck, lösningsarkitekt i Midport Scandinavia: Anders Lif Varför ska man ha ett affärssystem från Infor? Anders Lif Branschfokus ökar kompetenskraven Alla branscher är olika, och kräver unika affärssystem för att stötta affärsprocesserna. Från systemtillverkarnas sida försöker man utveckla breda lösningar som ska täcka alla behov. text Christian von Essen Foto IFS Men verkligheten är ofta en annan. Kundernas krav blir allt mer specifika. – Man kan vässa sig inom vissa industrier för att bygga kundbas, kompetens och trovärdighet, säger Ander Lif, Global director, Product & industry marketing på en av de globala affärssystemleverantörerna. Men utvecklingen går nu mot att även många bolag inom samma bransch blir allt mer unika i sin kravbild och affärsverksamhet. Det gör det betydligt svårare att definiera kundens utmaningar och behov endast baserat på industri- eller branschtillhörighet. Anders Lif me- nar att det i dag krävs en kombination av branschfokus och gedigen kunskap om de faktiska processer som kunderna kräver att systemet ska hantera. Detta ställer höga krav på både flexibilitet och kompetens. Som ett exempel på en allt mer fragmentarisk marknad nämner Anders Lif kraftindustrin, där en ägare fram till för några år sedan själv skötte alla processer inom ett kraftverk. De driftade, skötte underhåll och eventuella ombyggnationer vid behov, samt hade sin egen stab av ingenjörer. I dag ser situationen annorlunda ut, och kraftbolaget drivs av en kedja där flera aktörer samspelar: en för ägande, en för drift, en för underhåll, en för ombyggnationer och en för ingenjörskompetens. – Situationen med många underleverantörer har skapat nya behov och krav på affärssystemen. Modulära system gör det möjligt att möta unika krav från många typer av företag inom samma bransch och erbjuda unika standardlösningar till var och en. ■ Saab valde IFS Applications När Saab-koncernen för en tid sedan såg över sin verksamhet märkte man att IT-systemen var osammanhängande, knutna till särskild individuell kompetens, eller rentav daterade. Efter ett lyckat införande av IFS Applications på Saab Aerostructures och Saab Aerosystems (numera Saab Aeronautics ), där 59 olika IT-system med flera tusen användare inom de två affärsenheterna konsoliderats i IFS Applications, går Saab vidare för att stegvis även konsolidera koncernens processer i systemet. IFS Applications används hos Saab bland annat för eftermarknad, produktionsstyrning, underhåll, konstruktion, logistik och projektstyrning. Systemet är lättföränderligt och skalbart, baserat på komponenter. – Målet är att sänka de totala IT-kostnaderna för koncernen och ha ett bättre integrerat systemstöd som stödjer vår verksamhet och våra processer, säger Mats Hultin, CIO på Saab. management (PLM) – med konstruktion, tillverkning och eftermarknad som huvuddelar – är en viktig faktor i IFS Applications, något som har gjort systemet extra attraktivt inom tillverknings- och försvarsindustrin. Inom försvarsindustrin är kraven på säkerhet, miljö, spårbarhet och kontroll över samtliga komponenters product lifecycle livslängd stenhårda. Saab och IFS har sedan ett år tillbaka inlett ett partnerskap och satt upp en gemensam organisation med försäljning och marknadsföring. Saab kan sälja IFS Applications som en extratjänst till sina kunder inom flyg och försvar. Alternativt, då Saab erbjuder ett helhetsåtagande till kunden, så använder Saab IFS Applications som systemsstöd för att hantera kundernas processer för underhåll och reservdelslogistik under produkternas hela livscykel. ■ – Infor har varit en lite anonym spelare i Sverige, men varumärket är stort och respekterat i världen. I Infors produktsvit finns bland annat vidareutvecklingen av det gamla BaaN, som idag heter ERP LN. För oss är det spännande eftersom vi är de enda i Sverige som kan Infors affärssystem. Vilka kunder gynnar systemet bäst? – Främst internationella tillverkande industrier med till exempel huvudkontor i Sverige, ingenjörer i Europa och tillverkning i Asien. Vi implementerar så att systemet passar både lokala och globala krav. Det handlar mycket om att få till en transparens i informationsflödet mellan funktionerna, så att alla kan ha tillgång till samma information samtidigt. Måste alla ha samma system för att det ska funka? – Nej, men det underlättar. Globala affärsprocesser och artikelstrukturer blir mycket enklare med ett och samma system. Man pratar helt enkelt samma språk och slipper därmed dyra och komplexa integrationer mellan olika system. Då kan man arbeta effektivare och ledtider i produktionen kan reduceras. ANNONS GC Solutions tar upp FBI-spår Att tvingas byta affärssystem när din verksamhet växer kan vara påfrestande och medföra stora kostnader för företaget. Nu finns en lösning för dig som vill ha en välutvecklad Business Intelligence, och vill byta affärssystem för sista gången. GC Solutions har god erfarenhet både inom teknik och inom kundrelationer. Och ledorden för företagets styrka är: enkelhet, ärlighet, ständig utveckling inom service och support, samt innovation för att skapa nya effektiva lösningar. – Vi är högt rankade av våra kunder och samtliga delägare och medarbetare inom GC Solutions är engagerade i organisationens och kundernas utveckling. Efter 20 år inom utveckling av affärssystem har GC Solutions insett vikten av att ha ett modernt system som snabbt kan anpassas i takt med att företaget växer. Fashion och BI är GC Solutions framgångsspår in i framtiden tillsammans med många av sina kända kunder och varumärken. – Vi har specialiserat oss på mindre företag som behöver ett affärssystem som är anpassat efter deras verksamhet och som kan uppgraderas med nya funktioner allt eftersom verksamheten kräver det, säger Peter Larsson, VD på GC Solutions. Vidare berättar han att deras kunder finns inom handel och fashion. En bransch där företagen växer fort och därför är i behov av avancerade affärssystem. Han menar att de valt att nischa sig för att kunna erbjuda sina kunder något helt unikt. WESC är en av de kunder som GC Solutions följt sedan starten. Från att ha varit tre användare till att bli ett av Sveriges största klädföretag, med försäljning i ett flertal länder, har WESC haft samma affärssystem. Peter Larsson skriver på nya framtida ”FBI-spåret” för GCS – Att byta system medför omfattande kostnader. Kostnader som anses helt onödiga för våra kunder. Vi jobbar därför kundnära, långsiktigt och vill växa med kunden. Det tror vi är grunden till ett framgångsrikt, och för båda parter, lönsamt koncept. GC Solutions arbetar med tre olika affärsområden: affärssystemet Garp, affärssystemet Jeeves och GCS Business Intelligence. – Konsten ligger i att anpassa, ha kunskap om, och skräddarsy dessa affärssystem utefter varje enskild kunds behov och plånbok. Och nu lanserar vi även GCS Business Intelligence. I kombination med våra två affärssystem, finns nu alltså möjlighet att lägga till ett unikt upplägg för en lönsam Business Intelligence. Det är här vi sticker ut gentemot våra konkurrenter! GC Solutions levererar affärssystemslösningar till växande små och medelstora företag med behov av att utveckla sina affärsprocesser. Vi har idag kontor på följande orter: Stockholm, Birger Jarlsgatan 41A Göteborg, Olof Asklunds gata 1 Borås, Armbågavägen 10 Läs gärna mer om oss på www.gcsolutions.se Affärssystem är enkelt Affärssystemet ska förenkla din vardag och vässa företagets prestationer mot konkurrenternas. Idag är det anpassningsbara, flexibla och snabbrörliga lösningar som gäller. Lösningar som hjälper dig att hantera och agera på kundernas krav i realtid, i en allt mer global och förändringsintensiv omvärld. Med hjälp av affärsapplikationer som är enkla att arbeta med, minskar vi gapet mellan människor och affärsprocesser. Acando är mångårig partner till SAP och Microsoft. Kontakta Acando och gör arbetet med affärssystem enkelt. Microsoft Dynamics AX: Mattias Englund, 070-890 31 56, [email protected]. SAP: Eva Sandberg, 073-021 14 87, [email protected]. Charlotte, David och Anders, Acando. Acando is a consultancy company that in partnership with its clients identifies and implements sustainable business improvements through information enabled by technology. Acando provides a balance of high business value, short project times and low total cost. Acando’s annual turnover exceeds EUR 135 million and the Group employs approximately 1,100 professionals in six European countries. Acando is listed at NASDAQ OMX Nordic. Acando’s corporate www.acando.se culture is based on three core values: Team spirit, Passion and Results. FÖRRA VECKAN FICK VI 514 NYA ANVÄNDARE, VAR DU EN AV DEM? Tiden är inne för att köra nästa generations a! ärssystem. Med webbaserade program behövs inga besvärliga installationer, uppdateringar eller säkerhetskopiering. Förra året valde många Fortnox för sin enkelhet, e! ektivitet, säkerhet och total frihet i tid och rum. När tar du steget över till modern administration? VI HAR DET KOMPLETTA UTBUDET AV PROGRAM! Bokföring Fakturering Order Anläggningsregister Lön Tidsredovisning CRM Säljstöd Arkivplats Webbshop Besök oss på www.fortknox.se a n n o n s hela denna bilaga är en annons från smart media annons 18 SKOGSINDUSTRIN Carl Barck, affärssystemkonsult med inriktning mot skogsindustrin. Skogsindustrin kräver nya lösningar Skogsindustrins komplexa produktionsflöden kräver skräddarsydda affärssystem. Utvecklingen har hindrats av en liten marknad och bristande betalningsförmåga. Men nu sker en förändring. text Christian von Essen Foto Imano Varje bransch har sina unika behov när ett affärssystem ska bli aktuellt. Processer, parametrar, enhetsmått och grad av integration och transparens är saker som varje bolag värdesätter olika. Men för affärssystemutvecklarna finns förstås pengar att tjäna på att erbjuda så branschspecifika lösningar som möjligt. Skogindustrin må vid en första anblick se enhetlig och homogen ut, men verkligheten är en annan. För det första skiljer man på tre inriktningar när man pratar om skogsindustrin: papper- och pappersmassatillverkarna, sågverksindustrierna och de som helt enkelt sysslar med just skog i sin renaste form. – Många bolag inom skogsindustrin eftersöker förstås affärssystem som fungerar väl för deras ändamål utan att man ska behöva ändra och utveckla alltför mycket, säger Carl Barck, som är marknadsansvarig för just sågverkssystem på ett konsultföretag nischat mot skogsindustrin. carl barck skiljer mellan så kallade divergerade och konvergerade flöden. Traditionella tillverkningsindustrier, menar han, har ett konvergerat processflöde, där många delar i en produktion blir till en enhet i slutändan. För skogsindustrin ser det inte så enkelt ut; en råvara kan bli flera olika produkter beroende på kvalitet, storlek och mängd. Eftersom produktionsprocesserna inom skogsindustrin är divergerade måste man således konfigurera produktionsmodulerna i affärssystemen efter behov. – Det kan vara sådana saker som att hantera många olika enheter. Det är kanske inte ordrar på styckvis produkter, utan istället en blandning av kubikmeter, kvadratmeter, löpmeter, yttäckning eller ton. är en stor näring, både sett till antal företag och anställda. Men något skräddarsytt och välanvänt affärssystem har inte funnits. Detta beror, enligt Carl Barck, på att det handlar om en fragmenterad och relativt liten marknad. Dessutom krävs det kompetens inom branschen för att lyckas implementera systemen. De senaste 10 till 15 åren har många företag försökt passa in sina verksamheter i befintliga standardsystem, men tvingats bygga om vissa delar förr eller senare. – Många sågverk har branschanpassade system, men de flesta bygger på gammal teknik och kan inte fullt svenska sågverk » Många sågverk har branschanpassade system, men de flesta bygger på gammal teknik och kan inte fullt ut tillgodose företagens höga krav. Det finns ett stort uppdämt behov som ökar hela tiden. Carl Barck ut tillgodose företagens höga krav. Det finns ett stort uppdämt behov som ökar hela tiden. Vad är det då sågverken vill ha i ett system? – Det finns några krav som håller på att växa fram nu, och som inte varit lika tydliga tidigare. Det första är att systemet ska kunna hantera längdparametrar. Det är fler produkter i dag, vilket kräver större artikelregister. Sen handlar det mycket om den elektroniska kommunikationen mellan säljare och köpare, till exempel elektronisk fakturering, fraktdokument och liknande. I de gamla systemen finns inte detta över huvud taget – eller bara till viss del. Även produktplaneringen behöver förbättras, och många kräver i dag ett verktyg som integreras med affärssystemet. – Ofta äger produktplaneringen rum i Excel, eller med papper och penna. I dag är det mycket som sköts Så fick Atlas Copco smidigare rutiner Atlas Copco, med över 30 000 anställda och med egen försäljning i 80 länder, har av förståeliga skäl ett tungrott arbete med att implementera nytt affärssystem. Men situationen mot slutet av 2007 gjorde gällande att koncernen satt på ett föråldrat och instabilt system. text Christian von Essen Foto Jimmy Flink Med hjälp av den nischade konsultpartnern Otisco valde man SAP BPC för koncernredovisning och beslutsstöd i hela koncernen. Några av önskemålen var att rapporteringen skulle bli korrekt från första den deltog tillsammans med Otisco i implementering och identifiering av processerna. Utbildningen skedde enligt principen ”train-thetrainer”, där medlemmar ur den ursprungliga projektgruppen spred sin kunskap vidare. Användarbasen uppgick slutligen till 800 personer, och den Excel-baserade lösningen skapade en känsla av god användarvänlighet. Atlas Copco framförallt märkts i det snabbare operativa bokslutet, samt en väsentligt förbättrad valutakonvertering. Både validering och rapporter har kunnat förbättras. – Vi är vana vid att jobba med automatiserade processer för koncernredovisningen, säger Marianne Blom på Otisco. Systemet är flexibelt så därför är design viktigt. Det krävs lång erfarenhet och en god helhetsbild för att lyckas. ■ fördelarna har för början, och att man på ett bättre sätt kunde förena den legala och operativa rapporteringen. – Det svåraste med projektet var i första fasen, att få alla deras rapporteringsmodeller att gå ihop i en övergripande modell, säger Scott Reed, som jobbar på Otisco och som arbetat med systemet de sex senaste åren. En intern projektgrupp från Atlas Copcos samtliga affärsområ- manuellt, men att man inte satsar på avancerade affärssystem handlar till stor del också om en bristande betalningsförmåga. Den Mora-baserade Siljankoncernen omfattar fem bolag inom bland annat skog, sågverk, biobränsle, golv och paneler. Sedan ett par år tillbaka har man successivt bytt ut sitt gamla och otillräckliga affärssystem mot det branschspecifika Woodmart. – Vi började med sågverken, och har därefter gått vidare i koncernen, säger Sören Larsson, IT-chef på Siljan. I dag har fyra av våra fem bolag implementerat Woodmart. Vi ville helt enkelt strömlinjeforma hanteringen och samtidigt kapa driftskostnaderna. Varför föll valet på just Woodmart? – Framförallt för att utvecklarna känner till branschen väl, så kunskapen finns redan i huset. Det innebär att vi slipper lära konsulterna om hur vår bransch fungerar, något som annars kostar en massa tid och pengar. Vi känner att våra konsulter förstår produktkedjan och hela tänket. Specialtillämpningar går lätt att genomföra, och det går snabbt från önskemål till leverans. Har ni kunnat spara pengar med systemet? – Absolut, både driftskostnader och underhåll har sjunkit drastiskt. Dessutom har vi kunnat bli effektivare i produktionen eftersom systemet är anpassat efter just vår typ av verksamhet. Vad innebär det? – Basfunktionerna är mycket av det vanliga – order, lager, fakturering, CRM, uppföljning, kontrakt, leveranser – men med anpassning till träbranschen. Det som gör just sågverksindustrin unik är ju att det kan skapas väldigt många olika produkter från en råvara: plank, brädor, flis och spån, eller lister och hyvlade paneler. Vi säljer och levererar över hela världen och fraktar med lastbilar, fartyg och järnväg. Det är ett komplext flöde som kräver ett skräddarsytt system. ■ FÖ R Å 9: E RE R TI AD Årets konferens om elektronisk fakturahantering elektronisk fakturahantering - e-faktura - inköp och ordermatchning 16 februari 2011 • Sheraton Hotel • Stockholm För alla företag och organisationer oavsett bransch och storlek. • Investeringsbeslut - behöver man räkna på ROI eller räcker sunt förnuft? • Vilka effektiviseringar har andra uppnått och vad kan appliceras på min verksamhet? • Gjorda val och testade lösningar vad kan jag lära av andra? • Praktikfall: Av de 800 fakturor som anländer till ONOFF varje dag är endast 20% pappersfakturor. • Praktikfall: Centraliserad fakturaskanning mellan kommuner – ett lyckat samarbete för Högsby kommun. ”För tre år sedan satt jag i publiken, i år berättar jag om hur vi automatiserat 70% av vår inköpsordermatchning” Linda Håkansson Lantz, Orbit One NYTT FÖR I ÅR! Läs mer och anmäl dig: www.readsoft.se ”Speed-dating” Boka 10 minuters möten med de sponsorer du är mest intresserad av. SUCCE FRÅN FÖRRA ÅRET! Fler parallella seminarier - för mer fokus på Dina intresseområden. MARKNADENS LEDANDE AKTÖRER INOM ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING SAMLADE PÅ ETT STÄLLE. grafisk profil GULD SILVER annons_252-360_101215.indd 1 2010-12-15 10:52:38 ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA ANNONS 20 BRANSCHLÖSNINGAR » Branscherfaren- het vid både val av partner och systempartner kan gynna utvecklingen av ens företag. Oskar Nederheim Acceptansen av det nya affärssystemet är avgörande för om projektet kan lyckas. Affärssystem för detaljhandelsföretag Detaljhandeln utvecklas och förändras konstant. Detaljhandelsföretag har i många fall mycket pengar att tjäna på effektiva affärssystem. TEXT ANNIKA GAVRIC SAP for Retail är en affärssystemlösning som riktar sig till detaljhandelsföretag med uppgift att effektivisera till exempel sortimentsplanering och logistik. Det gör det möjligt för användare att hela tiden vara uppdaterade på det senaste i utvecklingen och att få IT– system att effektivt stödja företagets processer. – SAP for Retail är ett IT- baserat system som är rikt på funktionalitet, passar många och som åstadkommer ett flertal lösningar. Det hjälper användarna med deras butik- och kanalhantering, kategori- och sortimentstyrning, inköp och leverantörsstyrning, lönsamhetsanalys och varuflödesstyrning, berättar Oskar Nederheim, ansvarig för konsultverksamhet handel och distribution på CIBER. Att införa ett nytt affärssystem är utmanande. Det är en omställning som påverkar hela företaget och man bör vara beredd på att processen kan ta några månader. För att allt ska gå så smidigt som möjligt, samt att förståelsen och acceptansen ökar kan det vara lönsamt att utbilda användarna inom det nya systemet. Det som är avgörande för om processen kommer att lyckas eller inte är just förmågan att ta sig an det nya systemet. – Vid val av affärssystem kan det vara av betydelse att se till erfarenheten hos leverantören. Har de den branschkunskap som krävs? Hur ser systemet ut och passar det oss? Branscherfarenhet vid både val av partner och systempartner kan gynna utvecklingen av ens företag. Det är en investering som många företag kan tjäna pengar på och som effektiviserar det dagliga arbetet så det gäller att satsa rätt, menar Oskar Nederheim. ■ Raka spåren till lönsamma projekt Ditt val av affärssystem ska styras av vilken verksamhet du har. Det finns tre typer av affärssystem: köp och försäljning av artiklar, tillverkning av artiklar och jobb som utförs på uppdrag. TEXT ANNIKA GAVRIC – I projektföretag är alla jobb olika. Verksamheten äger oftast inte rum på ett kontor, snarare överallt förutom där. Detta kan komplicera arbetet för de som leder arbetet då det är viktigt att ha kontroll på situationen och detta får de genom att ha en effektiv projektstyrning, projektledning och planering. Det gäller att hålla reda på allt ifrån kalkyler, prognoser, utfall, timmar och underleverantörer på respektive jobb, säger Birgitta Bååth på PP7. Små jobb i form av arbetsordrar, serviceordrar eller uppdrag ska enkelt kunna planeras, utföras, följas upp och faktureras. När det gäller större jobb i form av projekt, ska anbud och avtal kunna offereras, kalkyleras, planeras, prognostiseras och följas upp tillsammans med alla tilläggsjobb. – ETT FÖRETAGS AFFÄRSSYSTEM ska förenkla och effektivisera det dagliga arbetet. Användarna ska kunna hålla reda på verksamheten. Då är det Visma ERP POS Practical Innovation. CIBER Rapid Retail© - Ett komplett affärssystem – byggt på SAP - För detaljhandeln: • Butik- & kanalstyrning • Kategoristyrning • Inköp • Leverantörshantering • Ekonomistyrning • Effektiva varuflöden Vill Du veta mer? Kontakta Oskar Nederheim 0708-44 10 79 [email protected] Ett modernt komplett användarvänligt butiksdatasystem, för effektiv uppföljning och styrning av verksamheten för mindre och medelstora detaljhandlare. viktigt att systemet tillhandahåller all den information och de verktyg som krävs för detta utan några större svårigheter. Att ha en bra tid- och projektredovisning, att kunna tolka leverantörsfakturor, att ha en effektiv attesthantering av leverantörsfakturor, snabb och automatiserad kundfakturering, ett komplett dokumentsystem, kalender samt kunna planera projekt och resurser på ett effektivt sätt är avgörande. ■ 3 FRÅGOR TILL CHARLOTTE DARTH, MARKNADSDIREKTÖR PÅ LAWSON Varför ska leverantörerna erbjuda branschanpassade affärssystem? – Verksamheter ser helt olika ut och det bör även speglas i deras affärssystem. När man väljer ett affärssystem som är skräddarsydd för den branschen man verkar i ges man möjlighet att utforma sina processer utifrån ”best practice”. Hur påverkar det kunderna? – Det finns färdiguppsatta processer att ta utgångspunkt i vid införandet av systemet. Det, och ett minskat behov av anpassningar kortar ned projekttiden, vilket leder till lägre kostnader. Det är även viktigt att affärssystemet vidareutvecklas, så att man kan ta till sig ny, värdefull funktionalitet i takt med att behoven förändras. Vad bör man tänka på som kund när man implementerar ett affärssystem? – Välj en leverantör med branschkunskap som erbjuder ett system anpassat för verksamheten och som du känner förtroende för. Då får man ”best practice” på köpet. Relationen mellan kund och leverantör är ofta avgörande för hur framgångsrikt projektet blir. Välj ett användarvänligt system, det accepteras snabbare av användarna och företaget får snabbare utdelning på sin investering. Några funktioner i Visma ERP POS Fem bra skäl för att välja Visma ERP POS Värdebevis och presentkort Lätt att använda och administrera Kontrollera varor i andra butiker och på lager Full sökbarhet Flexibel transaktionshantering Hämta priser från affärssystemet Helt integrerat med affärssystemet Hantering av flera lager Anpassad pekskärm Loggning av aktiviteter Godkänt enligt nya kassalagen och certifierat enligt PCI PA-DSS Ta emot betalning via faktura Skriva ut produktinformation Kreditkontroll mot affärssystem och kreditförsäljning Användargränssnittet i Visma ERP POS. SLLOP en av Sveriges ledande återförsäljare av system från Visma. Koppla försäljning mot projekt Grafiska rapporter Visma ERP POS är integrerat med affärssystemen Visma Business och Visma Global. Se kundhistorik Registrera nya kunder Hämta befintliga kunder Specialist på branschunika affärssystem www.sllop.se 08-615 23 30 Ledande affärssystem för bygg- och fastighetsbranschen 3L System Group utvecklar branschspecifika affärssystem med samma enkla och självklara målsättning för ögonen. Våra system ska vara lätta att använda, snabba och lätta att anpassa och framför allt – de ska vara pålitliga och enkla att underhålla. Detta har gjort att 3L System Group nu är en av de ledande leverantörerna av affärssystem anpassade för bygg- och fastighetsbranschen. 3L System Group Solna Strandväg 4 [Box 4034], SE-171 04 Solna, Sweden, Tel vxl 08-705 38 00, fax 08-705 38 10 · [email protected] · www.3lsystem.com HAR DU FULL KOLL PÅ ALLA PROJEKT? Tänk att få total överblick Tänk att få påminnelse om att allt som skall göras Tänk att kunna få en snabb grafisk översikt över affärsläget Tänk att skanning, tolkning och attest ingår utan kostnad Tänk att hela tiden ha full kostnadskontroll Tänk att faktureringen i prinicip går automatiskt Tänk att aldrig missa ett jobb Tänk att enkelt kunna planera både projekt och småjobb Tänk att ha allt detta i samma bild Läs om hur vi hjälper våra kunder till framgång på www.novacura.se/referenser DU KAN VARA LUGN - VI HJÄLPER DIG www.pp7.com | [email protected] | +46 0587 84440 Därför gör vi ditt affärssystem bättre. Applications • IFS Processautomation • Mobila lösningar • Portaler • Integration • Excel • Blöder era projekt pengar? Missar ni viktiga hålltider? Hitta den raka vägen till lönsammare projekt! Vi vill att du skall bli mer effektiv. Processförbättring och affärssystem PROJEKT AFFÄRSSYSTEM göteborg | stockholm www.novacura.se | [email protected] | 031-760 46 00 a n n o n s hela denna bilaga är en annons från smart media annons 22 EFFEKTIVISERING » En integrerad och äkta Windows- miljö har minskat support- och underhållsbehoven. Lennart Bäck När butikskedjan Cervera uppgraderade sitt butikskassasystem i samband med den nya kassaregisterlagen valde man ett modernt system från Visma Retail till kedjans 77 butiker. Lennart Bäck Tomas Kilström Cervera ersätter monotona arbetsuppgifter När Cervera bytte affärssystem var smidig integration och ökad automatisering hela vägen från kassa till redovisning några av kraven. – Vi sparar in två till tre heltidstjänster. Tid som istället kan läggas på mer kvalificerade arbetsuppgifter som kontroll och analys, säger Tomas Kilström, ekonomichef på Cervera. text Anders Edström Frejman porträttfoto Cervera foto Ola Björklund, Cervera När butikskedjan Cervera uppgraderade sitt butikskassasystem i samband med den nya kassaregisterlagen valde man ett modernt system från Visma Retail till kedjans 77 butiker. – Vår gamla lösning uppfyllde inte de legala krav som fanns i och med den nya kassalagen och vi ville även passa på att välja ett modernt och framtidssäkert system, säger Tomas Kilström, ekonomichef på Cervera. att se över koncernens affärssystemslösning var integration av olika IT-miljöer en viktig del i upphandlingens kravspecifikation. – Det blir alltid en massa integrationskostnader när man ska koppla samman olika system, både när det gäller programvara och konsultkostnader för systemutveckling. En annan viktig aspekt i valet av system var användarvänlighet. Valet föll på Visma Business som nu används för central koncernredovisning samt för redovisning på de 55 av kedjans butiker som ägs av moderbolaget. I maj 2010 påbörjades utrullningen av affärssystemet och när turen kom till » De anställda kommer att arbeta mer med kontroll och analys snarare än att stansa in data för hand. Tomas Kilström avslutas i januari 2011 i och med att det sista bolaget i koncernen går över till Visma Business. – Vi såg en klar fördel med att välja affärssystem från samma leverantör som vårt nya kassaregistersystem. Det har förenklat integrationen högst avsevärt, konstaterar Lennart Bäck, IT-chef på Cervera. Grundbulten med Visma Business är förstås att hantera intern och extern redovisning precis som vilket affärssystem som helst, men Cervera ville ta det ett steg längre. – Vi har haft en strävan att så långt som det är möjligt automatisera tidigare manuella rutiner, för att spara arbetstid och minimera felkällor säger Tomas Kilström. exempel på detta är att dra nytta av direktkopplingen mellan kassaregister och affärssystem, och utnyttja de olika systemens inbyggda kontroller. Cervera uppskattar att man sparar in två till tre heltidstjänster genom många små och stora effektiviseringar i det dagliga arbetet. – Bara en så elementär sak som att kunna kopiera in långa bokföringsordrar sparar mycket tid. De anställda kommer i högre utsträckning att arbeta med kontroll och analys snarare än att manuellt stansa in siffror i systemet. Steget till en integrerad och äkta Windowsmiljö bidrar även till effektiviteten, menar Lennart Bäck. – Miljön är känd för användarna, vilket begränsar support- och utbildningsbehoven. Även integrationen mot befintligt och kommande Business Intelligence-system har förenklats i och med steget till det nya affärssystemet. – Vi kommer att kunna hantera central ekonomi och data från butiker i ett gemensamt system och slipper gå via excel eller stansa data för hand som förut. Tomas Kilström ser inga som helst begränsningar i systemets skalbarhet med tanke på kedjans expansion. Inte heller med att ta in de 22 befintliga fristående franchisingbutikerna. – De kan välja mellan att ligga kvar i befintliga affärssystem eller gå över till Visma Business. Då kan de använda oss eller Visma Services som bokföringsbyrå. ■ Är branschkunskap viktigt för dig? Imano är ett av Sveriges största IT-företag inom skogsindustrin. Tillsammans har våra 40 konsulter 397 års erfarenhet av IT-lösningar för skog-, såg- och pappersföretag. Vårt erbjudande sträcker sig från strategi och förändringsledning till systemutveckling och förvaltning. Alltid kombinerat med vår unika branschkunskap. Vill du veta mer om vad Imano kan erbjuda? Maila [email protected] eller besök www.imano.se. Imano har utsetts till Gasellföretag av Dagens Industri tre år i rad. Under 2011 fortsätter vi att växa och söker ännu fler duktiga IT-konsulter i Göteborg, Växjö, Jönköping och Falun. Fågel, fisk eller mittemellan? Ställ om din passform till rätt dagsform Ibland händer det man vill och emellanåt det man vill undvika. Oavsett expansion, centralisering, förvärv eller omorganisation gäller det att snabbt, enkelt och kostnadseffektivt kunna ställa om ditt affärssystem till rätt storlek och nuvarande omständigheter. www.unit4agresso.se a n n o n s hela denna bilaga är en annons från smart media annons 24 FÖRETAGSARKITEKTUR Ett stort företag eller organisation består av många olika ”Enterprise” och en analys kan med fördel begränsas till exempelvis ett område under förändring. I kommunikation är det också viktigt att alla pratar ”samma språk” och att arkitekturbeskrivningar följer internationella standarder. Lyckade förändringsprojekt grundas på en förståelse för företagets arkitektur Om ett förändringsprojekt, till exempel införandet av ett nytt affärssystem ska vara lyckosamt krävs förståelse för företagets arkitektur – företagets förmågor. text Anders Edström Frejman Företags- eller helhetsarkitektur heter på engelska Enterprise Architecture. Genom detta kan man veta vilka förmågor, på engelska ”Capabilities”, som ska balanseras för att stärka upp affärsmodell och verksamhetens genomförande. Det är lätt att underskatta omfattningen av förändringsarbeten i ett företag. Ett klassiskt exempel är upphandling och införandet av ett helt nytt affärssystem eller en större uppgradering. ”standardsystem”, men i många organisationer krävs stora anpassningar för att ge de effekter på företagets förmågor som eftersöks i förändringen. Begreppet ”standardsystem” kan invagga köpare i en falsk tro att förändringsarbetet är mindre omfattande än vad det egentligen är. Även om många har en grundläggande förståelse för detta faktum kan det vara svårt att överblicka den tid som behöver läggas ned, de personella resurser och det strukturerade ofta talas det om arbetssätt som krävs för att undvika eller minimera risker. Därför kan det vara väl investerade pengar att ta hjälp av de som specialiserat sig på förändringsarbeten. Personer som inte är involverade i den dagliga verksamheten eller kopplade till specifika system eller lösningar kan ge ett perspektiv på hur organisationen de facto fungerar och vad den behöver för att utvecklas. just införandet av ett nytt affärssystem kan dessa konsulter grundläggande hjälpa till i två skeden. För det första genom att ta fram en korrekt kravställning på en förändring utifrån en helhetssyn på företagets arkitektur. Här kan de bidra med värdefulla erfarenheter från andra organisationer som stått inför liknande situationer. För det andra hjälpa till med att driva de nödvändiga förändringsprocesserna. Ett vanligt problem som uppstår är att kravbilden gradvis förändras under projektets gång. Kundens ursprungliga förväntningar på vad systemet ska leverera kanske kvarstår trots att den ursprungliga kravställningen ändrats i leverantörens ögon. Här kan en oberoende konsult som anlitas av kunden hjälpa till med att verifiera kravbilden mot beställarens målbild under projektets gång. I grunden handlar det om att säkerställa att det värde man vill ska uppstå säkras hem under föränd- när det gäller » En otillräcklig analys är det bästa receptet för katastrof. ringsarbetet, till exempel införandet av ett nytt affärssystem. De kanske största och vanligaste problemen som uppstår är att organisationen blir slav under tekniken, det vill säga att verksamheten blir teknikdriven. Detta kan ske om man väljer ett affärssystem som kräver att organisationen måste anpassas efter detta eller att man tvingas till en större uppgradering av ett befintligt system som leder till samma konsekvenser. it ska användas för att optimera verksamheten och skapa mervärden för brukaren och brukarens slutkunder. Effektivisering av logistikprocesser är ett klassiskt exempel där den egna nyttan även förväntas komma slutkunden till del. En lyckad förändringsprocess – vare sig det handlar om en omorganisation eller ett införande av ett nytt affärssystem – börjar alltid med att man tar fram en gedigen företagsarkitektur. Vem är användaren? Vilken information används? Hur ser processerna ut? Vilka applikationer används? Hur ser integrationen ut? Om det inte görs grundligt är detta ett recept för katastrof. Här har man ofta alltför bråttom. I all förändring är kommunikation viktigt och arkitektur handlar om att koordinerat beskriva ett företag från olika perspektiv och vyer beroende på vem som är betraktaren. Vd vill ha en vy som beskiver mål och affärsmodell, verksamhetschefen en vy som beskriver arbetsflöden och processer, produktutveckling vilka informations objekt som är nödvändiga och så vidare. Dessa vyer konsolideras genom förmågor. I kommunikation är det också viktigt att alla pratar ”samma språk” och att arkitekturbeskrivningar Smart fakta om projektledningsmetoder: PRINCE2 är den andra upplagan av en känd standardmetod för projektledning. Den utvecklades ursprungligen i Storbritannien och används både inom privat och offentlig förvaltning i många länder. Andra exempel är PROPS som utvecklades av Ericsson på 80-talet och PPS som ägs av TietoEnator. Ett annat exempel är RUP som används inom mjukvarutuveckling. Smart fakta om företagsarkitektur: Intresset för företagsarkitektur (EA) växer hela tiden tack vare den nytta fler och fler ser i att använda EA i sitt förändrings- och utvecklingsarbete och få ut mer av sina investeringar. The Open Group Architecture Framework (TOGAF) är den globala standarden för EA som kopplar ihop verksamhet och IT, utryckt i förmågor, och hjälper till att beskriva komplexa sammanhang, reducera kostnader och underlätta förändring. Inte bara snygga kranar... www.lawson.com/storytelling följer internationella standarder. En vanlig missuppfattning i begreppet företagsarkitektur eller Enterprise Architecture är att det omfattar hela företaget eller organisationen och uppfattas därför som övermäktigt. Ett stort företag eller organisation består av många olika ”Enterprise” och en analys kan med fördel begränsas till exempelvis ett område under förändring. Genom att kombinera ett standardiserat arbetssätt både när det gäller arkitektur och projektledning – som drivs utifrån verksamheten istället för ur ett teknikperspektiv – minimeras risken för missade målbilder, förseningar och därmed även skenande kostnader. ■ Ostnors verksamhet växer med ett starkt affärssystem från Lawson Preliminär A. TOGAF 9 –din framgång. ™ H. Arkitekturvision Förändringshantering Ve a !"#$%& '()"*+,%-& .$%("/$%,%& 0.1& 20#3'*(,%& "& 4#($%5%"3$& &6%.1"($.('%$7&89:6;&<&=%&+$#&>*0),*,&3(,#+,%+$#&?@%& A$%23,B1$(3'(A$.2*"#>& ),3$%,(& 5C& ,%2"($2('%7& D"& 1,%& G. '()"*+,(&0.1&.$%("/$%,(&@A$%&EFF&5$%30#$%&"&89:6;&<7& Styrning av realisering DC%&5,33"0#&)$3(C%&"&,((&#C&%$3'*(,(7&6((&?C&AC%,&2'#+$%& Kravhantering ,((&#C&?%,B>C#>7&6((&?C&B=##"320%-&&,??=%-&A$%23,B1$(& 0.1&G8&,((&?'#>$%,&30B&$#&1$*1$(7&!C+$&#=%&A"&'#+$%H A"3,%&0.1&?@%=#+%,%&"&5%,2("2$#7&!$3@2&www.biner.se• F. 3C&)$%=((,%&A"&B$%7& Migrationsplanering D Tek arkite E. Möjligheter & Lösningar Partner TOGAF ™ is a trademark of The Open Group. web-baserad hantering av leverantörsfakturor Ascendo Invoice kan bl.a. på ett snabbt och enkelt sätt anpassas för att stödja krav från kunder av olika storlekar och med olika verksamheter. • Enkel installation och utrullning i organisationen • Snabb och enkel hantering vid kontering och attest av stora fakturavolymer • Stöd för hela flödet. Genom våra samarbetspartners ger vi stöd för hela flödet från scanning till integration ekonomisystem. – en produkt från 3.0 ! u ute n Några som redan valt Ascendo Invoice är: • Intrum Justitia • Volvofinans • Ragn-Sells • Billerud • Polarbröd • Älvsbyhus • Jämtkraft • Telge • Sollentuna kommun Midgårdsgatan 2, 831 45 Östersund 063-12 16 30 | www.ascendo.se | [email protected] www.syre.se Minska dina administrativa kostnader nu! Ny ion vers ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA ANNONS 26 EFFEKTIVISERING Ett enkelt och tidsbesparande affärssystem på webben Det viktigaste i ett företag är att få intäkter och för det behövs ett effektivt faktureringssystem. Med ett affärssystem som hjälper företagaren att rationalisera bort bokföringen så kan man i slutändan ägna sig åt sina affärer istället. Att välja ett internetbaserat affärssystem kan ge ytterligare fördelar. De svenska företagen har hamnat på efterkälken när det gäller elektronisk fakturering enligt Mats Norbäck. E-fakturan frigör viktig tid Att hantera sitt fakturaflöde elektroniskt kan spara både tid, pengar och miljö. Men i Sverige är det få företag som upptäckt möjligheterna med e-fakturor. En lagändring efterfrågas. TEXT CHRISTIAN VON ESSEN Elektronisk fakturahantering och medföljande administrativa processer har hamnat på efterkälken hos svenska företag. Både samhällsekonomiskt och miljömässigt finns mycket att spara på att låta manuella pappersflöden automatiseras. I Norden är Finland i framkant, medan Danmark och Norge inte heller ligger långt efter. Enligt försäljningschefen Mats Norbäck krävs det ett direktiv från myndighetsnivå för att på allvar få igång e-fakturan i Sverige. – Det är precis som med första telefonen, det är ganska tråkigt att vara helt först utan att ha någon att ringa till. Det krävs rutiner hos två parter för att e-fakturering ska bli relevant. Det går framåt, men långsamt. Till och med Italien – som knappast kan beskyllas för att ligga i framkant när det gäller effektivisering av administration och byråkrati – har gått om Sverige i ärendet. DET HELA HANDLAR FÖRSTÅS inte bara om att skicka fakturor elektroniskt. Det handlar om att automatisera hela processen, från inköpsorder till betalning av fakturan. Moderna applikationer som kopplas till affärssystemen kan automatisera hela kontrollprocessen, det vill säga att varje faktura ska godkännas av en person och attesteras av en annan. Dessutom finns det beloppsgränser kopplat till kostnadsställen och konto som olika medarbetare har befogenhet att attestera. Allt sådant kan enkelt byggas in i systemet. – Fokus är att minimera det arbete som i dag sker på ren rutin » Det krävs rutiner hos två parter för att e-fakturering ska bli relevant. Mats Norbäck och slentrian, säger Mats Norbäck. På det sättet kan administrativ personal ägna betydligt mer av sin tid till planering, uppföljning eller informationsarbete. OFTA ÄR DET SAMMA TYP av fakturor varje månad som hos företagen som ska öppnas, kopieras, godkännas, attesteras, utbetalas och bokföras. De flesta manuella processerna blir förr eller senare automatiserade, men just hanteringen av pappersfakturor är inte en av dem. Automatiseringen sker per definition fortare i större företag, men enligt Mats Norbäck börjar rutinerna nu sakta men säkert ta sig ner mot småoch medelstora företag. Men han tror att direktiv uppifrån är det enda sättet att verkligen förändra beteendet. Enligt beräkningar kostar en efaktura runt två kronor att skicka och ta emot, något som snabbt skär bort onödiga kostnader. Dessutom finns miljöhänsyn som en ständig påminnelse. Med en enkel lagändring skulle e-fakturorna kunna göra postgången lättare och miljön gladare. Hur skulle en regeländring på området kunna se ut? – I Danmark har man till exempel sagt att alla företag som gör affärer med deras offentliga sektor måste kunna skicka e-fakturor. Det innebär alltså att alla som på något sätt handlar med offentlig sektor måste införa dessa rutiner och det gör ju de flesta företag, om än i varierad omfattning. I Sverige heter det att offentlig sektor ska kunna ta emot e-fakturor, men det hjälper ju inte om ingen skickar dem. ■ Affärssystemet ska automatiskt koppla in- och utbetalningar på bankontona i internetbanken med kund- och leverantörsfakturor. Detta underlättar avstämningsarbetet oerhört mycket. – Att sköta företaget via webben ger dig flera fördelar. Har du tillgång till en dator med internetuppkoppling spelar det ingen roll var du befinner dig eller när du vill jobba med ditt företag, berättar Rolf Dahlberg, vd på Visma. Internetlösningar har fördelen att de automatiskt uppdateras så att användaren kontinuerligt får den senaste versionen. Dessutom säkerhetskopieras data i bakgrunden så att användaren inte behöver tänka på backup. Företaget har alltid den säkraste versionen och uppgifterna är säkra. – Det är väldigt viktigt att ha en bra och lättillgänglig support, både per telefon och på leverantörens hemsida. Då slipper du besvär och tidsfördröjningen som annars kan uppstå när man inte vet hur man ska ta sig vidare. ANNONS InvoiceReady automatiserar fakturahanteringen Är du trött på omständiga rutiner för den manuella leverantörsfakturahanteringen? Basware lanserar nu webbtjänsten InvoiceReady som förenklar arbetet och kan spara upp till 60 procent i tid för ekonomiavdelningen. Webbtjänsten är utvecklad av Basware, ett av världens ledande företag inom system för inköpstill betalningsprocesser. Målgruppen är i första Läs mer på invoiceready.basware.se Basware AB Tel. 08-505 744 00 [email protected] hand små- och mellanstora företag som tar emot upp till tusen fakturor per månad. Vinsten i att investera i InvoiceReady är omgående, då avgiften huvudsakligen är per transaktion, baserat på nyttjandet av systemet. Komplett paket, redo att starta direkt InvoiceReady fungerar tillsammans med de flesta affärssystem på marknaden och systemet kan vara i drift på någon vecka. Alla funktioner för kontroll, kontering, ärendehantering och attest av fakturor finns i systemet. Förutom det, ingår även elektronisk ärendehantering och kontroll av rese- räkningar och utlägg, vilket också är en pappers- och resurskrävande process som nu avsevärt förenklas. 100 % e-fakturor från dag ett InvoiceReady är klart för att ta emot riktiga efakturor. Övriga fakturor som kommer på papper skannas, tolkas och omformas till e-fakturor. Med InvoiceReady finns inga kuvert eller papper att hantera längre. Alla fakturor återfinns sedan i det elektroniska arkivet, vilket underlättar återsökande av fakturor samt inte minst ger goda miljövinster, då papperet inte längre behövs. ANNONS ”Palette effektiviserar vår fakturahantering” Det internationella ventilations- och byggproduktsbolaget Lindab använder sig av Palette för att förenkla och effektivisera fakturahanteringen i organisationen. I dagsläget används Palette’s system PaletteArena i sju bolag i fyra länder och implementation i ytterligare länder är planerade. Det var 2006 som arbetet började med att implementera det elektroniska fakturahanteringssystemet PaletteArena, dåvarande Baltzar Business Arena. Systemet integrerades med Lindabs befintliga affärssystem, Axapta. Vilket precis som PaletteArena är Microsoftbaserat. - Vårt dåvarande system kunde helt enkelt inte tillhandahålla elektronisk hantering av inkommande leverantörsfakturor, så PaletteArena var ett självklart val med dess flexibilitet och användarvänlighet, minns Lina Karlsson, projektledare på Lindabs IT-avdelning och ansvarig för den ekonomiska uppsättningen av affärssystemet på bolaget. Vi använder oss av både intern och extern skanning för våra leverantörsfakturor. I båda fallen skannas och tolkas fakturorna och kommer in till PaletteArena med information som matchas mot våra fördefinierade konterings- och flödesförslag. Vissa av fakturor matchas mot inköpsorder och går direkt till definitivbokning. Andra fakturor utan inköpsorder skickas ut i organisationen för kontering och attest i de förbestämda flödena. Lina Karlsson är mycket nöjd med systemet, som sparar både tid och pengar till skillnad från den tidigare manuella hanteringen. – Det är väldigt smidigt eftersom vi har kunnat centralisera delar av vår administration i de olika länderna. Risken minskar också att fysiska fakturor bli liggande hos någon person i flödet då vi får in alla fakturor direkt i PaletteArena och kan enkelt skicka dem vidare elektroniskt till rätt personer oavsett var i världen de befinner sig. PaletteArena hjälper oss att ha kontroll på bolagets kostnader för inköp och att redovisnings- och attestregler följs. Vi har även fullständig kontroll över var fakturorna befinner sig i organisationen. Felaktigheter kan upptäckas tidigt i processen och förseningsavgifter kan därmed undvikas. Dessutom skonas miljön. – Vi vill gärna komma bort från den stora pappershanteringen, säger Lina Karlsson. Sverige är inte lika utvecklat på det här området som våra grannländer är, men vi strävar efter att få så många leverantörer som möjligt att skicka sina fakturor den elektroniska vägen. Det är mycket posthantering och miljöpåverkan som sker i onödan anser vi. Om vi kan bidra med att minska vår pappershantering för att skona miljön så gör vi gärna det, avslutar Lina Karlsson. Lina Karlsson, Lindab AB Lindab: Lindab är ett ventilations- och byggproduktbolag som verkar inom tre affärsområden: Ventilation, Building Components och Building Systems. Bolaget finns närvarande i 31 länder och har ca 4500 anställda. Läs mer på www.lindabgroup.com Palette: Palette är med sin egenutvecklade produkt PaletteArena (fd Baltzar Business Arena) marknadsledande på elektronisk fakturahantering. De hjälper dig hela vägen från beställning till betalning med marknadens vassaste system. Eftersom de som jobbar på Palette är specialister på ekonomi och alltid sätter kunden i centrum vågar de lova att du blir nöjd med resultatet. PaletteArena är en användarvänlig och flexibel produkt som kan integreras mot de flesta affärssystem på marknaden. Programvaran utvecklas och standardiseras ständigt utefter kundernas behov. På så sätt får alla nya kunder, små som stora, ta del av Palettes egna och deras befintliga kunders erfarenheter. Idag använder mer än 800 företag i 33 länder PaletteArena. Läs mer på www.palette-group.com När vill du få betalt? – Nu eller direkt? när du använder flera av våra betalsätt gör det möjligt för dig att sälja på fak- ur PayEx Betalväxel som exempelvis tura i din webbutik. Du får betalt från kort- och direktbetalningar. PayEx dag ett, medan dina kunder PayEx hjälper dig med allt från själva väljer när och hur de vill be- online-betalningar och fakturering tala. Det är vad vi kallar en win-win till inkasso och långtidsbevakning. situation. PayEx hjälper dig att ta betalt och Dessutom kan vi göra din administration enkel och samlad, framför allt din kund att betala. Kontakta oss så berättar vi hur enkelt det är. VI ÄR E XPERTER PÅ BETALNINGAR. Mellan företag. Mellan människor. Mellan människor och företag. Ring 0498-20 20 00 eller besök www.payex.se Räkna med Plus när du räknar med SYSteam Helhet som gör nytta Din IT-investering ska gå med plus. För att den ska göra det krävs en partner som kan och förstår din verksamhet och som genomfört många liknande projekt. En partner som jobbar konkret med alla delar av din verksamhet. SYSteam har bredden och djupet, vi kan vara din strategiska helhetspartner. Rätt affärssystem för dig Framtidens vinnare är de som i dag investerar i rätt verksamhetsstöd. Vi stödjer dig i valet att välja bland, och implementeringen av marknadens ledande affärssystem, bl.a. Jeeves, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, och Oracle JD Edwards. Du får alltid det optimala stödet för din verksamhet. Du kan växa gränslöst, vi tar dig över gränsen. Vi levererar bekymmersfrihet Vi tar ansvar för din IT-investering hela vägen. Du kan fokusera på det du är bra på och utveckla verksamheten för framtiden. Vi ser till så att IT-stödet alltid finns som en underliggande kraft med allt ni behöver. Inget krångel, inga bekymmer. Allt ska i slutänden ge ett rejält plus. SaaS – hyr via molnet Software as a service – eller molntjänster – är det lönsamma sättet att hyra färdiga IT-lösningar via Internet. Medan andra talar om ”framtiden” levererar vi redan till ett flertal kunder. Hyr ditt affärssystem och betala per användare. SYSteam arbetar som strategisk helhetsleverantör inom IT och erbjuder tjänster inom management, engineering, affärssystem, systemutveckling/ integration samt teknisk infrastruktur och drift. SYSteam har kontor och dotterbolag på drygt 40 orter i Norden, har ca 1 250 anställda och ägs av norska EDB ErgoGroup. Läs mer om våra gränslösa affärssystem på vår hemsida. www.systeam.se
© Copyright 2024