1. No category

PostNord lyfter sin projekt- och
portföljhantering med Antura Projects
Sid 1
Mission och vision
Mission
Med PostNord når man den man
vill, i rätt tid, säkert och effektivt
Vision
PostNord levererar kommunikationsoch logistiklösningar i världsklass till
nöjda kunder
 PostNord utvecklar genom ägarskap, partner-skap
och samarbete starka och lönsamma
internationella logistik- och informationslogistikverksamheter
 PostNord är en attraktiv och utvecklande
arbetsplats med engagerade och motiverade
medarbetare
 PostNord är ett miljöriktigt val för kunderna
Sid 2
Det här är PostNord
Ledande aktör inom
affärskommunikation i Norden
Hela Danmarks och hela Sveriges post
En av de största aktörerna på mediemarknaden i Norden
Den starkaste affärspartnern för
e-handel i Norden
Ledande aktör inom logistiktjänster till, från och inom Norden
Sid 3
Varumärken i koncernen
Sverige
Sid 4
Danmark
Norge
Finland
Övriga
PostNord i siffror
40% av aktierna ägs av den danska
staten, 60% av den svenska. Rösterna
delas 50/50
42 mdr SEK i nettoomsättning
Drygt 40 000 medarbetare
29 miljoner försändelser och 500 000
paket hanteras varje dygn
Verksamhet i 12 länder i norra Europa
Sid 5
Här hittar du PostNord
12 000 brevbärare i Sverige och
11 000 i Danmark
4 400 paketutlämningsställen med
generösa öppettider i Sverige,
Danmark, Finland och Norge
PostNord har cirka 1 600 postombud
i Sverige och cirka 820 Posthuse,
Postbutikker och butiker med
postfunktion i Danmark
Sid 6
Våra affärsområden
Breve Danmark
Erbjuder fysiska och digitala brev-, direktreklam- och
tidningstjänster, facility management-tjänster samt in- och
utlämning av paket för den danska privatmarknaden.
Meddelande Sverige
Erbjuder fysiska och digitala brev-, direktreklam- och
tidningstjänster samt in- och utlämning av paket för den svenska
privatmarknaden.
Informationslogistik
Informationslogistik, med Strålfors, utvecklar, producerar och
levererar system, tjänster och produkter för effektiv
affärskommunikation.
Logistik
Erbjuder tjänster inom paket, pall och styckegods samt inom bud,
express, tredjepartslogistik, systemtransporter och partifrakt,
med unik täckning genom sitt distributionsnät i hela regionen.
Sid 7
Marknader
Kommunikationsmarknaden
Hög förändringstakt och konkurrens
Vikande volymer för traditionell post
Nya lösningar kombinerar digitalt och fysiskt
Logistikmarknaden
Väntas växa de närmaste åren
Stark konkurrens och hård prispress
Konkurrenskraftigt erbjudande till,
från och inom Norden
E-handeln
Spirande marknad i Norden
Väntas växa snabbare än traditionell handel
Brett utbud inom till exempel distribution,
marknadskommunikation och intern logistik
Sid 8
Implementering av Antura Projects,
PRINCE2 och en ny Governancestruktur på PostNord
Sid 9
PostNords utvecklingsresa
Q2 2011
Q3 2011
Q4 2011
Ny Governance-struktur
Projekt- och Portföljhanteringsverktyg
1
Utvärdering och
offertupphandling
Projektstyrningsmetod
1
Utvärdering och
offertupphandling
Sid 10
Q1 2012
Q2 2012
Q3 2012
Q4 2012
Bakgrund och behov – Projekt- och
Portföljhanteringsverktyg
1
PostNord har idag en för marknaden välutvecklad och framsynt effektuppföljning
men saknar väl fungerande projekt- och portföljhanteringsverktyg till stöd
för uppföljning, rapportering och prioritering av projekt och aktiviteter
2
Koncernens mer komplexa struktur och det ökade antalet projekt och aktiviteter gör
det omöjligt att fortsätta den manuella hanteringen av rapporteringen och
prognosarbetet
3
Analyser av portföljen för att undvika överlappningar och effektivisera
resursanvändning är inte möjligt med befintliga metoder
Sid 11
Bakgrund och behov - Projektstyrningsmetod
1
PostNord ska trots geografiskt och organisatorisk spridning verka som en koncern
och behöver en gemensam projektstyrningsmetod till stöd för detta
2
Användningen av en utvecklingsmetod skild från projektstyrningsmetoden upplevs
som alltför komplext, i den nya metoden integreras dessa
3
Användningen av en känd och erkänd extern metod minskar utvecklings- och
förvaltningskostnader och underlättar för konsulter och partners att snabbt
komma igång med projektarbete
4
Ett färdigt utbildningsprogram med certifieringsmöjligheter minskar behovet av
interna resurser för utveckling och genomförande av projektutbildning
5
Verksamheterna utanför Norden behöver mallar och riktlinjer på engelska
Sid 12
Projektmål
1
Upphandling och implementering av Projektstyrningsmetod och Projektoch Portföljhanteringsverktyg
2
En för PostNord gemensam Projektstyrningsmetod och till den knuten
utbildning ska vara tillgänglig Q2 2012
3
Projektet ska under Q2 2012 tillgängliggöra ett Projekt- och
Portföljhanteringsverktyg som kan användas till affärsplaneringen
4
En förvaltningsorganisation för Projekt- och Portföljhanteringsverktyg samt
Projektstyrningsmetod ska finnas på plats Q2 2012
Sid 13
Utvärdering och offertupphandling

Sammanställning av PostNords behov gällande Projektstyrningsmetod
respektive Projekt- och Portföljhanteringsverktyg

Kriterier för kvalificering och utvärdering med tillhörande vikter

Från long list till short list via benchmark och bedömning av känd
marknadsinformation, rapporter från erkända analysföretag (inkl Gartner
Group, Forrester Research och PA Consulting Group) samt
projektdeltagarnas egna erfarenheter av verktyg och leverantörer.

Leverantörer bjöds in att lämna anbud.

Leverantörernas svar på PostNords kravspecifikation sammanställdes till ett
samlat värde på Kravuppfyllnad

Efter varje leverantörspresentation, gjorde projektgruppens medlemmar en
individuell, strukturerad, utvärdering av respektive leverantör och verktyg.
Dessa utvärderingar sammanställdes till ett samlat värde på
Projektgruppens bedömning

Projektgruppens föreslog att gå vidare med PRINCE2 och leverantören
Metier respektive Antura Projects och leverantören Antura

Styrgruppen beslutar att gå vidare med PRINCE2 och Antura Projects och
uppdrar åt projektet att förhandla med leverantörna Metier och Antura
Sid 14
” I slutändan stod valet mellan några
leverantörer och avgörande blev då
användarvänlighet, lättarbetet gränssnitt
och hur Antura i samråd med kunderna
utvecklar verktyget. Vi blir en aktiv del i
deras utveckling”
Mattias Slotte, Head of Programme Management Office
PostNords utvecklingsresa
Q2 2011
Q3 2011
Q4 2012
Ny Governance-struktur
Q1 2012
1
Q2 2012
Ny Governancestruktur
Projekt- och Portföljhanteringsverktyg
1
2
Utvärdering och
Implementeringsprojekt
offertupphandling
Projektstyrningsmetod
1
Utvärdering och
offertupphandling
Sid 16
2
Implementeringsprojekt
Q3 2012
Q4 2012
Första steget fokuserar på att införa en
koncernövergripande nivå av portföljstyrning med
fokus på beslutspunkterna BP1 och BP4 i PUM
PUM
Need-to-have criteria in the various project phases examples
Bereda idé
Göra rätt saker
Säkerställa att initiativet är
strategiskt värdeskapande,
har en affärspotential och
har förutsättningar för snabb
förstudie (3 mån) avseende
tillgänglig kapacitet och
kompetens.
Sid 17
Lösning & Implementation
Förstudie
Göra saker rätt
Säkerställa att projektet fortfarande
är strategisk värdeskapande, har
affärspotential via Business Case,
att det finns kvalitet på
lösning/funktion och att
verksamheten och IT har kapacitet
och kompetens för att skapa och
implementera lösningen.
PostNord
Portfolio Management
PostNord
Portfolio Management
Governance Board
Governance Board
Berednings- och beslutsprocess – Governance
Board
Governance
Board
Vice VD
CFO
CIO
Portfölj
Koncernens
investeringsråd
Prioritera
och besluta
Definiera och
prioritera
Sid 18
Koncern PMO
BIS PSO
Projekt
Utvärdera
och
rekommendera
Affärsområde /
Koncernfunktion
- Lokalt
projektkontor
Implementeringsprojekt – Antura
Följande leveranser ingår
1
Produkterna Antura Projects och Antura Projects for SharePoint
2
Implementeringsstöd och införande
2
Ett till PostNord-koncernen anpassat utbildningsprogram till stöd
för implementeringen av projektverktyget
Sid 19
Implementeringsprojekt – Metier
Följande leveranser ingår
1
Implementeringsstöd och införande av en för PostNordkoncernen skräddarsydd projektstyrningsmodell baserad på PRINCE2
2
En för PostNord-koncernen skräddarsydd metodportal för projekt
3
Ett till PostNord-koncernen anpassat utbildningsprogram och
utbildningsportal till stöd för implementeringen av
projektstyrningsmodellen
Sid 20
PostNords utvecklingsresa
Q2 2011
Q3 2011
Q4 2012
Ny Governance-struktur
Q1 2012
1
Q3 2012
Q2 2012
2
Ny Governancestruktur
Projekt- och Portföljhanteringsverktyg
1
2
Utvärdering och
Implementeringsprojekt
offertupphandling
Q4 2012
Implementering av
koncerngemensam
portföljprocess
3
Utbildning i organisationen
Utrullning
Fortsatt utveckling
Koncerngemensamt Projektoch Portföljhanteringsverktyg
Projektstyrningsmetod
1
Utvärdering och
offertupphandling
2
3
Implementeringsprojekt
Utbildning i
organisationen
Pilotprojekt
Koncerngemensam
Projektstyrningsmetod
Sid 21
Implementering av koncerngemensam
portföljprocess genomförs under hösten 2012
Resource
Management
Plan
Understand
Organizational
Governance
Definition
Cycle
Balance
(kvartalsvis
+ vid
behov)
Prioritize
Sid 22
Management
Control
Delivery
Cycle
(månadsvis
+ vid behov)
Benefit &
Financial
Management
Categorize
Stakeholder
Engagement
Risk
Management
Portföljhantering - struktur
Sid 23
Portföljhantering – tidplaner och status
Sid 24
Portföljhantering - ekonomi
Sid 25
Portföljhantering - dashboards
Sid 26
Fortsatt utveckling tillsammans med Antura
Dansk version av Antura Projects – genomförs juni 2012
Business Case rapport – genomförs juni 2012
Antura Projects for SharePoint – införs sommaren 2012
Utveckla resursdimensioneringen i verktyget – genomförs
hösten 2012
 Specialanpassade rapporter som bygger på PRINCE2
metodiken (ex Highlight report) samt PostNord krav –
genomförs hösten 2012
 Integration mellan SAP och Antura – genomförs höst/vinter
2012/2013




Tack!
Mattias Slotte,
Head of Programme Management Office
[email protected]
Tel: 010-436 51 43
Mob: 073-079 09 36