dec/jan 2012/13 MÅLRETTET INDSATS MINDSKER SYGEFRAVÆR En professionel og målrettet håndtering af sygefraværet gør en forskel. Det fastslog to virksomhedscases og et indlæg fra Dansk Erhverv på et seminar arrangeret af MedHelp den 23/10 2012 i København. ”Vi ved, at en målrettet indsats gør en forskel, og det har vi fået dokumenteret i dag,” sagde MedHelps direktør Stephan Martinussen ved seminarets afslutning. Forinden havde afdelingschef Carsten Bo Knudsen fra Kemp & Lauritzen og direktør Lene Krakau Larsen fra TDC Contact Center Europe A/S fortalt om deres erfaringer med en målrettet indsats, og Birgitte Meisner Nielsen, der er souschef i Dansk Erhverv, havde vist en model for, hvordan man konkret laver en overordnet plan for nedbringelse af sygefraværet. I 2009 lå sygefraværet på 3,51%. Det var i 2011 nedbragt til 2,73%, og vi har fortsat forventninger til et yderligere fald over 2012 - men det har været et stort arbejde at nå så langt, erkendte Carsten Bo Knudsen. ”Vi lagde ud med et pilotprojekt i fem afdelinger, hvor vi gjorde meget ud af at synliggøre problemet for alle. Dernæst har det været afgørende, at vi har sat projektet i gang oppefra, dvs. på ledelsesniveau i alle afdelinger. Vi kom fra en situation, hvor vi havde et fraværsudvalg, der efter hvert møde og på baggrund af en status, bad afdelingerne tage affære, men der skete ikke noget. Nu er referaterne erstattet af statusmøder med MedHelp og hver afdeling kan selv se deres status”, fortalte Carsten Bo Knudsen. En væsentlig faktor er opfølgning på sygefraværet, hvor lederne tager en samtale med de sygemeldte medarbejdere for bl.a. at afklare, om der er tale om nedslidning (som er udbredt i de brancher Kemp & Lauritzen opererer i) eller om der er andre årsager. Carsten Bo Knudsen CASE: Et fald på 22% hos Kemp & Lauritzen Kemp & Lauritzen koncernen har ca. 2.100 ansatte, og arbejder inden for Rør/VVS (L&H Rørbyg A/S), Ventilation (Glenco A/S), og Elinstallation (Kemp & Lauritzen A/S). I 2008 brugte Elinstallation ca. 18 mio. kr.om året på sygefravær, hvilket var et relativt stort beløb i forhold til indtjeningen. ”Vi havde talt rigtigt meget om, at der burde gøres noget, og vi havde det på dagsordenen på vores møder. Men det blev ved opfordringerne, til at gøre det bedre. Derfor besluttede vi, at nedbringelse af sygefraværet fremover skulle være en integreret del af hverdagen, og via samarbejdet med MedHelp har vi fået nogle fantastiske redskaber til at bringe det i hus”, sagde Carsten Bo Knudsen på MedHelps seminar. FAKTABOX: Resultat og metode: •Fald i sygefravær på 22 % i perioden 2009 - 2011 • Markante ændringer i adfærd blandt medarbejderne og i ledergruppen •Alle afdelinger har adgang til egne statistikker fra MedHelp - bl.a. via smartphone-applikation •Daglig fokus og daglig opfølgning bl.a. gennem samtaler FAKTABOX: Resultat og metode: •Aha effekt blandt medarbejderne omkring eget sygefravær •Større viden om årsag til syge fravær (dokumentation) •Nedsat personaleomsætning •Færre omkostninger til sygefravær Lene Krakau Larsen CASE: Højere fastholdelsesgrad hos TDC TDC Contact Center Europe er et dynamisk og krævende miljø, hvor der tidligere var et højt sygefravær og en høj personalegennemstrømning. 90% af de 350 ansatte er fastlønnede, mens 10% er timelønnede, der arbejder efter behov. Centeret er åbent 24 timer i døgnet 365 dage om året. ”Vi sælger indgående kundeservice, hvilket reelt betyder at vi ’sælger’ vores medarbejdere til vores kunder. Derfor er sygefravær og trivsel vigtige faktorer at gøre noget ved og holde øje med,” fortalte direktør Lene Krakau Larsen på MedHelps seminar. 36% af medarbejderne er i virksomheden efter to år. Det betyder at der bliver brugt ganske mange ressourcer på træning af nye medarbejdere. Samtidig var sygefraværsprocenten fire år tilbage to-cifret, hvilket indikerede at der kunne være et trivselsproblem. ”Det er i forvejen en udfordring at holde på medarbejderne i vores branche, men vi kunne se, at der var et potentiale i at få nedbragt sygefraværet. Vi har mange unge mennesker ansat og det lå lidt i organisationen, at sådan er det bare, når man arbejder med de unge. Den opfattelse har vi arbejdet meget på at ændre - bl.a. ved at udbygge ledernes samtalekompetencer. Samtidig har MedHelp hjulpet os med at afklare årsagerne bag sygefraværet,” sagde Lene Krakau Larsen. Vi er mere end bare en leverandør af sundhedsydelser. vi er en partner i arbejdet for et sundere liv og lavere sygefravær. dec/jan 2012/13 Grundprincipper Grundprincipper for ansvarlig for håndtering af sygefravær ansvarlig håndtering af sygefravær vIden FoKUs Sæt dig ind i forholdene omkring jeres sygefravær: frekvens, årsager, Gør arbejdet med sygefravær til en prioriteret del af din hverdag. symptomer og mulige løsninger. Birgitte Meisner Nielsen Politik Sygefravær er en ledelsesopgave AnsvAr Sørg for en klar fordeling af ansvaret. ProCes Lav en plan for en ensartet håndtering af og opfølgning på sygefravær. Nedbringelse af sygefraværet er en ledelsesopgave, der kræver en overordnet plan. Det fastslog Birgitte Meisner Nielsen, der er souschef for HR og arbejdsmiljø i organisationen DANSK ERHVERV. ”Indsatsen starter og slutter hos lederne. Det er ikke HR’s ansvar - ikke mindst fordi ledernes rolle og adfærd er afgørende for at det er muligt at nedbringe sygefraværet”, fastslog Birgitte Meisner Nielsen på MedHelps seminar. Hun tilføjede, at det er en ledelsespligt at gennemføre de forebyggende og opfølgende samtaler. ”Det er vigtigt, fordi medarbejderne faktisk oplever, at de bliver taget alvorligt, men det kræver også ofte en holdningsændring. Derfor kan man med fordel lave workshops for ledere og medarbejdere, hvor man bl.a. kan se på, om der er forhold i virksomheden, der gør at sygefraværet øges”, sagde Birgitte Meisner Nielsen. Erfaringerne i DANSK ERHVERV er, at politikker på området giver ledelsesmæssig legitimitet. Det skal være legitimt , at der ledes i forhold til sygefraværet, og at det er tæt koblet med virksomhedens værdier, strategier og mål. ”Paradigmet bag vores indsats er, at der er en økonomisk gevinst ved at nedbringe sygefraværet og at processen kan afføde trivsel”, sagde Birgitte Meisner Nielsen. nærvær Afsæt tid og kræfter til at engagere dig i den enkelte medarbejders situation. Hvordan håndteres sygefravær ensartet og ansvarligt? 10494-02_Sygefravaersfolder_Revideret_V3_UD.indd 1-4 Skab en god dialog allerede fra første sygedag Dine sygemeldte medarbejdere har brug for at vide, at der bliver taget hånd om deres opgaver, mens de er væk, og at de er værdsatte og savnede. Nærvær, tillid og tryghed hjælper dem til at finde ro, så de kan blive raske. Sørg for, at kollegaerne påvirkes mindst muligt af sygefraværet De sygemeldtes kollegaer skal hurtigst muligt have at vide, hvad fraværet kommer til at betyde for deres opgaver og prioriteringer. Uklare meldinger skaber unødig uro og bekymring. Følg op på sygemeldingen Ved at tage kontakt til dine sygemeldte medarbejdere med jævne mellemrum, viser du dem, at de ikke er glemt. Igen er nærvær, tillid og tryghed i højsædet. Se vores forslag til et opfølgningsforløb på næste side. Hjælp den sygemeldte med at komme godt i gang igen Sørg for, at dine raskmeldte medarbejdere kommer godt i gang igen. Husk f.eks. at orientere om ændringer eller anden information, som de er gået glip af under deres fravær. Hvis der er behov for en fraværssamtale, deltidsraskmelding eller andre forebyggende tiltag, så få det sat i værk med det samme. Brug jeres MedHelp Portal Den kan være en stor hjælp hele vejen igennem. Her kan du f.eks. se oversigter over aktuelt sygefravær samt fraværsstatistik og analyser, eller finde information om opfølgning på sygemeldinger, sygefraværsprocedurer, fraværssamtaler, fastholdelsesplaner, mulighedserklæringer og meget mere. Med MedHelp Portalen kan jeg få et hurtigt overblik, når jeg vil vide noget om fraværet. udgivet af medhelp A /S, marielundvej 43b, 2730 herlev ansvarshavende redaktør: stephan martinussen tel. (+45) 70 207 203 www.medhelp.dk layout & produktion : lindskov/ filtenplus