Mødesystem samler Ankestyrelsens millioner af dokumentsider Hver dag afslutter Ankestyrelsen omkring 80 sager, hver med 50-60 sider dokumenter. Det stiller ganske Branche:Staten betydelige krav til det workflow system, der holder Produkt: Public 360° styr på sagerne og de millioner af dokumentsider, der cirkulerer. I november tog Ankestyrelsen et nyt såkaldt ankemødesystem baseret på Software Innovations Public 360° i brug. Systemet samler alle dokumenter, bilag mm., der indgår i en ankesag, og som et ankemøde skal behandle. Deraf navnet ankemødesystem. Det nye system digitaliserer mødeforberedelsen -360° skaber sammenhæng, en helhed i sagsbehandlingen, siger Lone Sand Kjærsgaard, chefkonsulent i Ankestyrelsens Digitalisering og Administration afdeling. Hun fortsætter: -Medarbejderne har nem adgang til alle systemer, de sparer tid og kan løbende følge sagernes status. 360° gør dét, et it-system skal. Det fylder ikke for meget i hovedet og hjælper medarbejderne med at løse deres opgaver. De kan koncentrere sig om deres primære opgave og komme videre til nye sager. -Overblikket er også med til at give sagsbehandlingen et kvalitetsløft. -På minussiden kan man sige, at vi i processen har været nødt til at ensarte nogle arbejdsgange, og medarbejderne har ikke så mange individuelle muligheder for at løse opgaverne på deres egen måde. Strukturen er mere fast. Det skal alle vænne sig til. Standardløsning som har vist sin værdi I marts 2011 tog Ankestyrelsen kontakt med tre mulige leverandører. En intern behovsanalyse havde afdækket ønskerne til det nye system, og Software Innovation viste sig at have den bedste løsning, som samtidig var en velafprøvet standardløsning. -Vi ville ikke være prøveklud for et nyt system. Derfor lagde vi vægt på at få et standardsystem, siger projektleder Jesper Kjeldsen, Ankestyrelsen og fortsætter: -Men vi havde alligevel nogle særønsker, som vi gerne vil have tilført. Software Innovation har sammen med os udviklet de ekstra funktioner, vi har behov for i Ankestyrelsen og den særlige integration til Captia esdh-systemet. Det har taget noget tid, men det er lykkedes, og 360° gik i drift 1. november. Public 360° har skabt bedre overblik og kvalitet for Jesper Kjeldsen og Lone Sand Kjærgaard (th) Ankestyrelsen er øverste klageinstans på velfærdsområdet. Borgernes retssikkerhed er omdrejningspunktet. Ankestyrelsen træffer afgørelser i ca. 26.000 klagesager hvert år og fastlægger praksis på landsplan ved blandt andet at offentliggøre de principielle afgørelser. Desuden udarbejder Ankestyrelsen undersøgelser og statistikker om velfærdsudviklingen til ministerier, politikere, kommuner og offentligheden. For så vidt angår ankesagsbehandlingen samler og vurderer medarbejderne alle relevante dokumenter på en ankesag. Afgørelserne træffes af tre personer – sagsbehandleren og to lægdommere - på baggrund af den sagsfremstilling, som Ankestyrelsens medarbejdere har udarbejdet. Mødesystem samler Ankestyrelsens millioner af dokumentsider -Jeg kan kun sige, at det fungerer rigtig godt. Også medarbejderne finder hurtigt ud af at arbejde i 360°. Det er intuitivt og nemt at bruge, siger Jesper Kjeldsen. Ankemødesystemet anvendes til at oprette et møde og sammensætte en dagsorden. Den indeholder typisk 40 sager, der skal behandles og afgøres. Hver sag indeholder tre dele: En indstilling skrevet af Ankestyrelsens jurister, et udkast til afgørelse og alle de bilag, der indgår i sagen. Det er lægeerklæringer, hospitalsjournal, udtalelser mm. En ankemøde er typisk på 2520 - 3000 dokumentsider. 360° samler alle bilag og bidrager til overblikket over, hvor langt sagerne er i systemet Jesper Kjeldsen, Ankestyrelsen Indstilling og udkast til afgørelse er skrevet af Ankestyrelsens jurister. Når deres sagsbehandling er afsluttet, overføres sagerne til 360°. 360° danner dagsordenen og holder orden på alle dokumenterne til hvert punkt på dagsordenen. Af de cirka 300 medarbejdere er hovedparten jurister. Ankestyrelsen er øverste klageinstans i en lang række sagsområder på velfærdsområdet, integrationsområdet, vedrørende arbejdsskade, samvær mv. Styrelsen er placeret under Social- og Integrationsministeriet, men løser også sager for Beskæftigelsesministeriet og andre ministerier. Public 360° er integreret oven på Ankestyrelsens Captia esdh-løsning. 360°gør det muligt at samle dokumenterne fra skrivebordet til mødebordet og tilbage igen. 360° er en standardløsning, som samtidig er fleksibel, og det er baggrunden for, at 360° kan integreres oven på Captia-løsningen. -360° er gearet til at håndtere store mængder data, og det er en afgørende styrke i forhold til Ankestyrelsens arbejdsgange og processer, siger Lone Sand Kjærsgaard og tilføjer: -På en uge har vi 10-12 ankemøder med ca. 400 sager, og der er tryk på. 360° er en effektiv produktionsmaskine, og her i digitaliseringsafdelingen er vi et tandhjul, der skal få det til at fungere optimalt. Fremtiden er mere digital Ankestyrelsen er i dag bundet til papir. Alle sager behandles på møde og skal printes og sendes til de personer, der træffer afgørelserne. Det bliver til ca. 4 millioner sider A4. Oveni koster det mange penge at sende dokumenterne. Skridtet fra at arbejde digitalt til at sende digitalt er derfor nærliggende som det næste, når krav til datasikkerhed er opfyldt, og brugerne er parate til at arbejde digitalt. Software Innovation er med sine 300 ansatte en af Nordens førende softwarevirksomheder. Vi hjælper organisationer med at styre, håndtere og dele dokumenter, sager og projekter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå kunderne med at håndtere den kraftige informationsvækst. Vi tilbyder produkter og tjenester inden for områderne informations-, dokumenthåndtering og samarbejde. Software Innovation A/S | Kongevejen 400 C | 2840 Holte | +45 45 58 88 88 | www.software-innovation.dk