1/7 ITSEARVIOINTIRAPORTTI Oppisopimuskoulutuksen päättövaihe (5) Hyria oppisopimuskeskus Johdanto Hyria oppisopimuskeskus on mukana Opetushallituksen rahoittamassa Etelä-Suomen vertaisarviointihankkeessa PRIIMA. Hankkeen aloitusseminaarissa hanketoimijoiden kesken jaettiin oppisopimuskoulutuksen arviointialueet, joihin kukin toimija tekee ensin itsearvioinnin. Varsinaiset vertaisarvioinnit tehdään samaan oppisopimuskoulutuksen arviointialueeseen yhdessä sopimamme aikataulun mukaisesti. Kuvaus organisaatiosta Hyria koulutus Oy aloitti toimintansa elokuussa 2009. Hyriaan liitettiin Hyvinkään ammattioppilaitos, Hyvinkään kauppaoppilaitos, Hyvinkään taidekoulu, Hyvinkään terveydenhuoltooppilaitos, Uudenmaan maaseutuopisto, Hyvinkään-Riihimäen aikuiskoulutuskeskus, Riihimäen ammattioppilaitos ja alueen Oppisopimuskeskus. Hyrian omistavat Hyvinkään kaupunki, Riihimäen kaupunki, Hausjärven kunta, Lopen kunta ja Hyvinkään–Riihimäen Seudun Ammattikoulutussäätiö. Oppilaitos tarjoaa ammatillista koulutusta nuorille ja aikuisille sekä useita koulutusvaihtoehtoja yritys- ja yhteisöasiakkaille. Koulutusvalikoimassa on runsaasti eri tutkintoja kaikilta aloilta, näiden lisäksi tarjotaan aikuisille suunnattuja lyhytkoulutuksia. Hyrian toimintajärjestelmä rakentuu OPH:n ammatillisen koulutuksen laadunhallintasuosituksen sekä eurooppalaisen laadunhallinnan viitekehyksen (EFQM, EQAVET) pohjalle. Yhtenäiset toimintatavat tukevat toiminnan kokonaisvaltaista ja jatkuvaa laadun, kestävän kehityksen ja turvallisuuden tason parantamista. Toimintajärjestelmää kehitetään aktiivisesti. Hyrian yleinen sisäisen seurannan ja arvioinnin järjestelmä otetaan käyttöön vuoden 2012 aikana. Itsearviointimenettely Hyria oppisopimuskeskuksen itse- ja vertaisarviointikohteeksi valikoitui oppisopimuksen päättäminen. Hankkeessa ovat mukana Hyrian laatuorganisaation henkilöt, jolloin vertaisarviointihanke hyödyntää koko Hyrian kehittämistä eikä pelkästään oppisopimustoiminnan kehittämistä. Tarkoituksena on hakea monipuolisesti kokemuksia itse- ja vertaisarvioinnista, joten itsearviointikysely lähetettiin myös niille Hyrian edustajille, jotka jollakin tavalla omassa työssään ovat mukana oppisopimuskoulutuksen päättövaiheessa. Heidän vastauksiaan käytettiin vertailutietoina suhteessa oppisopimuskeskuksessa tekemäämme itsearviointiin. Raportissa käytettiin vain oppisopimuskeskuksen henkilöstön arviointitietoja. Hankkeen eteneminen:  itsearviointilomake muokattiin koordinaattorin tekemän mallin pohjalta viikoilla 13-14. Oppisopimuskeskuksen henkilöstön lomake ja verkoston lomake olivat hiukan erilaisia. Oppisopimuskeskuksen henkilöstö vastasi kaikkiin arviointokriteereihin, verkosto vain omaan työhön sisältyvään arviointikriteeriin. Itsearviointilomakkeen pohjana on yhteinen Google-lomake, joka muokattiin käyttöön sopivaksi. Arviointiin lisättiin kohta sanalliselle palautteelle.  kyselyyn vastaajille lähetettiin sähköpostiviesti 16.4., jossa kerrottiin Priima-hankkeesta ja tulevasta itsearvioinnista. Kannustettiin vastaamaan kyselyyn ja kehittämään toimintaa. 2/7  kyselylinkki lähetettiin vastaajille 18.4. Vastausaikaa oli 30.4. saakka.  itsearviointivastauksista tehtiin yhteenveto ja aineisto käsiteltiin oppisopimuskeskuksen toimistokokouksessa 3.5. Oppisopimuskeskuksen henkilöstö sai ennakkoon aineiston luettavakseen. Jokainen pohtii kehittämiskohteita ja hyvin toimivia käytänteitä.  itsearviointivastausten analysointi ja itsearviointiraportin kirjoittaminen viikot 18-22.  23.5.kokoonnuttiin työryhmän kanssa tekemään itsearviointia annettujen kriteerien perusteella. Valittiin kolme hyvin toimivaa käytäntöä ja kolme kehittämiskohdetta. Itsearviointiin osallistui oppisopimuskeskuksen koko henkilöstö (täydennyskoulutuspäällikkö/esimies, 3 koulutustarkastajaa, oppisopimuskoordinaattori, 2 opintosihteeriä). Vastausprosentti oli 100 %. Vastauslinkki lähetettiin 47 verkoston toimijalle, kuten laatupäällikkö, koulutuspäällikkö, koulutusalan opintosihteeri. Vastauksia palautui 6. Vastausprosentti oli 12,8. Päättövaiheen laadun arviointialuekohtaiset arvioit kriteereittäin Oppisopimuskoulutuksen päättövaiheen indikaattoreita on kuusi. Päädyimme tarkastelemaan niitä 15 arviointikriteerin kautta, koska arviointialue on suppea. Arviointikriteerit numeroitiin 115 saadun palautteen jälkeen, koska silloin niiden seuranta on helpompaa. Kolme toimivaa käytäntöä:  Osallistumistodistukset  Tallentaminen opiskelijahallintojärjestelmään  Loppupalaute Kolme kehittämiskohdetta:  Opiskelijan opiskelua ja tutkintoa koskevat asiakirjat  Palautteen analysointi  Yhteistyön kehittäminen Palautetta kriteeristöstä Kohdassa Toteutuksen varmistaminen vertaisarviointioppaassa puuttuu tietoa. … sekä varmistetaan, että oppisopimuskoulutus on toteutunut sovitun henkilökohtaisen opiskeluohjelman mukaisesti. Oppisopimuskoulutuksesta myönnettävät osallistumistodistukset: Osallistumistodistusten osalta päädyttiin käyttämään kahta arviointikohdetta. Erikseen arvioitiin todistusmääräyksen mukainen todistusmalli ja ei-tutkintotavoitteisen koulutuksen todistusmalli. Arviointikriteerien numerointi helpotti asian käsittelyä. Palautetta itsearvioinnista Itsearvioinnin kautta oli mielekästä hakea ja löytää kehittämiskohteita. Ihan alusta asti hankkeeseen olisi pitänyt osallistua koko oppisopimuskeskuksen väki. Matkan varrella kaikki tulivat mukaan ja myös Hyrian laatuvastaavat ovat olleet mukana. Prosessi on hyvä johdatus tulevaan vertaisarviointiin. 3/7 Hyria oppisopimuskeskus Itserviointiraportti Arviointialue 5: Oppisopimuskoulutuksen päättäminen Indikaattorit ja Hyria oppisopimuskeskuksen toiminnan kuvaus Päättövaiheen toimintatapa Oppisopimuskeskuksella on kirjattu Onnistunut oppisopimus -käsikirjaan päättövaiheen toimintatapa. Esimerkkejä arviointikriteereistä 1. Toimintatapa: Oppisopimustoimistolla on määritelty ja kuvattu toimintatapa oppisopimuskoulutuksen päättämiseen, joka sisältää:  tietopuolisten opintojen arvioinnin keräämisen sovitun aikataulun mukaisesti  työpaikalla tapahtuvan oppimisen arvioinnin keräämisen sovitun aikataulun mukaisesti  henkilökohtaistamisen asiakirjakokonaisuuden kokoamisen oppisopimustoimistoon arkistoitavaksi  oppisopimuskoulutukseen osallistumistodistuksen tuottamisen oppisopimustoimistossa sovitun toimintatavan mukaisesti  tutkintotodistuskopioiden kokoamisen oppisopimustoimistoon  asiakaspalautteiden keräämisen  asiakirjojen arkistoinnin Arviointi: ++ erittäin hyvä + hyvä - kehitettävää - - vaatii pikaista kehittämistä Kehittämiskohteet Toimivakäytäntö ++ 6 +1 Tietolähteitä, kun kriteerien toteutumista arvioidaan (esimerkkejä) Oppisopimuskoulutuksen prosessikuvaus Onnistunut oppisopimus käsikirja Haastattelut 4/7 Tutkintotodistuksen saanti 2. Näyttötutkintotodistusten saannin varmistaminen: Oppisopimustoimisto valvoo, että opiskelija saa suoritettuaan hyväksytysti tutkinnon, osan tai osia alan tutkintotoimikunnalta tutkintotodistuksen tai todistuksen tutkinnon osan tai osien suorittamisesta. ++ 7 3. Tutkintotodistus ammatillisena peruskoulutuksena suoritetusta perustutkinnosta: Oppisopimustoimisto valvoo, että opiskelija saa koulutuksen järjestäjän antaman tutkintotodistuksen (päättö- ja näyttötodistus) suoritettuaan hyväksytysti ammattiosaamisen näytöt toimielimen valvonnassa. ++ 4 +2 Oppisopimuskoulutuksesta myönnettävät osallistumistodistukset Oppisopimuskeskuksessa käytössä osa- ja kokotutkintotodistuksiin todistusmääräyksen mukaiset SopimusPro:n todistuspohjat. 4. Osallistumistodistukset: Oppisopimustoimisto antaa oppisopimusopiskelijalle osallistumistodistuksen tutkintoon tai tutkinnon osaan valmistavasta oppisopimuskoulutuksesta. +++ 4 ++ 3 Toimivakäytäntö: Osallistumistodistukset Ei-tutkintotavoitteisen todistuksen malleja on SopimusProssa. Kehittämistoimi: Tutkitaan, onko tarve muokata Sopimus Pro:hon yksi yhteinen todistuspohja, jossa ”Lisätietoja” -kentällä voidaan tehdä tarvittavat specifioinnit todistukseen. 5. Osallistumistodistukset: Oppisopimustoimistossa on määritelty osallistumistodistusmallit ei-tutkintotavoitteisesta oppisopimuskoulutuksesta. +++2 ++ 4 +1 Oppisopimuskeskus pyytää oppilaitoksesta opintojen päätyttyä ennen loppulaskutusta opintosuoritusotteen ja tutkintotodistuskopion sekä alkuperäisen allekirjoitetun HEKSU-dokumentin (myös keskeyttäneiltä)  alkuperäinen heksu arkistoidaan oppisopimuskeskuksessa 6. Oppisopimustodistusten liitteet: Oppisopimustoimisto valvoo, että tietopuolisten opintojen järjestäjä antaa oppisopimustoimistolle arvioinnin opiskelijan suorittamista tietopuolisista opinnoista (opintosuoritusote tai opintokortti) ja että työnantaja antaa oppisopimustoimistolle arvioinnin opiskelijan Oppisopimusajan päättyessä/päätyttyä oppisopimuskeskus pyytää kopiot osa- tai kokotutkintotodistuksista ja kirjaa suoritukset Sopimus Pro -ohjelmaan  Tiedot osa- ja kokotutkintosuorituksista raportoidaan Opetushallitukselle kevään kustannustilastokyselyn yhteydessä Ei ole aikaisemmin pyydetty tutkintotodistusta ammattiosaamisen näytöistä. Kehittämistoimi: Tehdään toimintaohje ja Sopimus Pro:hon tulostettava todistuspohja/-malli Suoritetut tutkinnot Tutkintotodistusten kopiot +++ 1 ++ 5 +1 Todistuskopiot ja liitteet Arviointiohjeet Perehdytys ja ohjausmateriaali Saate 5/7 Todistus kirjoitetaan 2 kk:n kuluessa oppisopimusajan päättymisestä. Todistusta ei kirjoiteta alle 4 kk kestäneestä oppisopimuskoulutuksesta. Oppisopimuskeskus lähettää 2 kk ennen oppisopimusajan päättymistä työpaikalla tapahtuvaan koulutukseen liittyvän päättöarvioinnit (sähköinen automaattisesti), varmistetaan, että arviointilomakkeessa HEKSUn mukaiset tutkinnon osat osaamisesta työpaikalla tapahtuneessa koulutuksessa. 7. Arviointiasteikko: Oppisopimustoimisto vastaa, että opiskelijalle annettavissa osallistumistodistuksissa ja liitteissä on säädösten mukainen arviointiasteikko. +++ 3 ++ 4 8. Koulutusprosessi: Oppisopimustoimistolla on sovittu toimintatapa, millä seurataan opiskelijan oppimisprosessin edistymistä ja kehittymistä sekä varmistetaan, että oppisopimuskoulutus on toteutunut sovitun henkilökohtaisen opiskeluohjelman mukaisesti. +++ 2 ++ 4 +1 Mikäli at:n tai eat:n opintosuoritusotteessa on vain maininta ”suoritettu” tai ”hyväksytty” eikä numeroarviointia ole osallistumistodistukseen, opiskelijalle kerrotaan osallistumistodistuksen saatteessa syy arvosanojen puuttumiselle (esim. työpaikalla tapahtuva koulutus ja tutkintotilaisuus). Toteutuksen varmistaminen Oppisopimusprosessi vastuineen on kuvattu Onnistunut oppisopimus -käsikirjassa. Opiskelijan oppimisprosessin etenemisen seuranta:  oppisopimuksen alussa: koeaikayhteydenotot tai -käynnit. Työtehtäväkartoitus/työpaikalla tapahtuvan koulutuksen suunnitelmaa on päivitetty/tehty, tietopuolisen koulutuksen suunnitelma olemassa  keskivaiheilla: HEKSUn (sisältäen näyttösuunnitelman ja tarvittavan ammattitaidon hankkiminen) olemassaolon ja päivittymisen varmistaminen, tarvittaessa työpaikkakäynnit ja lähipäivävierailut  päättövaiheessa: Oppiajan tarkentaminen 2 kk ennen oppisopimusajan päättymistä (mahdollinen oppiajan jatko/oikeus osallistua Oppisopimuskoulutuksen prosessikuvaus Haastattelut SopimusPro 6/7 opintoihin, lyhentäminen → oppisopimuksen päättyminen tutkintoon) Lisäksi opintojen etenemistä seurataan jatkuvasti työpaikalla tapahtuvan koulutuksen arviointien sekä laskutuskäytänteiden (mm. muistiotositteet) avulla Oppisopimusta koskevat muutokset Muutostilanteet kirjataan muutoslomakkeella, joissain tapauksissa myös sähköpostiviestien perusteella, tehdään tarvittaessa viralliset päätökset, viedään Sopimus Prohon ja tiedotetaan tietopuolista oppilaitosta ja palkkatukiasioissa te-toimistoon. Muutospyyntöjä tulee myös Sopimus Pro-käyttöliittymän kautta. Oppisopimuskoulutuksen kehittäminen Oppisopimuskeskus kerää SopimusPron kautta opintojen alku-, toteutus- ja loppuvaiheen palautteet sekä opiskelijoilta että työpaikkakouluttajilta. Palautteista tehdään yhteenvedot kaksi kertaa vuodessa Hyria-tasoisesti sekä koulutustarkastajittain  Hyria-tason tulosten vertailu kerran vuodessa valtakunnan tason tuloksiin  mahdollisten kehittämiskohteiden valinta, toteutussuunnitelman laadinta ja kommunikointi eteenpäin aloille Palaute käsitellään kaksi kertaa vuodessa toimistokokouksessa. Sen perusteella laaditaan kehittämissuunnitelmaa. 9. Loppupalaute: Oppisopimustoimisto kerää palautetta oppisopimuskoulutuksesta opiskelijoilta, työnantajilta ja tietopuolisten opintojen järjestäjiltä prosessin kaikissa vaiheissa ennalta määritellyn toimintatavan mukaisesti. +++ 2 ++ 5 Toimivakäytäntö: Loppupalaute 10. Palautteen analysointi: Oppisopimustoimistolla on toimintatapa kerätyn palautteen arviointiin ja analysointiin. +++ 1 ++ 5 +1 Kehittämiskohde: Palautteen analysointi 11. Yhteistyön kehittäminen: Oppisopimustoimisto tekee päätöksiä kerätyn palautteen perusteella työnantajan ja tietopuolisten opintojen järjestäjän kanssa tehtävän koulutusyhteistyön jatkamisesta ja kehit- ++ 4 +3 Kehittämiskohde: Yhteistyön kehit- AIPAL, muut palautejärjestelmät Sopimus Pro Haastattelut Toimintasuunnitelma Kehittämissuunnitelmat 7/7 Mikäli palautteen kerääminen ja käsittely laajennetaan tietopuolisen koulutuksen palautteen keräämiseen ja käsittelyyn, siitä puuttuu systemaattinen toimintamalli. Oppisopimuskoulutusta koskevien tietojen arkistointi Kaikki oppisopimusopiskelijan opintoja koskevat tiedot tallennetaan Sopimus Prohon sovitun käytänteen mukaisesti. tämisestä. 12. Palautteen ja tulosten käyttö: Oppisopimustoimisto kehittää suunnitelmallisesti oppisopimuskoulutusta saadun palautteen ja tulosten pohjalta. täminen +++ 2 ++ 5 +1 13. Tallentaminen opiskelijahallintojärjestelmään: Oppisopimustoimisto tallentaa opiskelijahallintojärjestelmään opiskelijan opiskelun päättymistä ja tutkintosuorituksia koskevat tiedot. +++ 4 ++ 3 Toimiva käytäntö: Tallentaminen opiskelijahallintojärjestelmään 14. Arkistointi: Oppisopimustoimisto noudattaa oppisopimuskoulutusta ja tutkintosuorituksia koskevien asiakirjojen arkistoinnissa koulutuksen järjestäjän hyväksymää arkistonmuodostussuunnitelmaa. +++ 2 ++ 2 +3 Opiskelijahallintojärjestelmä Oppisopimuskeskuksen arkistonmuodostussuunnitel ma Haastattelut Arkistonmuodostussuunnitelma on tehty oppisopimuskeskukseen. Sen linkittäminen koko Hyrian arkistonmuodostussuunnitelmaan puuttuu, koska Hyrian AMS otetaan käyttöön aikaisintaan 1.1.2013. Maaliskuu 2012 alkaen alkuperäinen henkilökohtaistamista koskeva asiakirja kokonaisuus on pyydetty 4 kk kuluessa oppisopimusajan päättymisestä tai tutkinnon osittain näin erikseen sovittaessa oppisopimuskeskukseen arkistoitavaksi. Hakeutumisvaiheen alkuperäinen heksu pyydetään oppisopimuksen liitteeksi ennen oppisopimuksen allekirjoittamista. Näyttösuunnitelma ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisen suunnitelma on saatavilla esim. verkossa. Ulkopuolisilta oppilaitoksilta tieto voidaan pyytää esim. liitetiedostona. 15. Opiskelijan opiskelua ja tutkintoa koskevat asiakirjat: Oppisopimustoimisto varmistaa, että oppisopimuskoulutuksen päätyttyä opiskelijan tarvittavan ammattitaidon hankkimista koskevat asiakirjat (henkilökohtainen opiskelusuunnitelma ja henkilökohtaistamisen asiakirja) toimitetaan oppisopimuskoulutuksen järjestäjälle arkistoitavaksi. ++ 5 +1 -1 Kehittämiskohde: Opiskelijan opiskelua ja tutkintoa koskevat asiakirjat