KIRKKONEUVOSTON KOKOUS

KOUVOLAN SEURAKUNTA
Seurakuntaneuvosto
PÖYTÄKIRJA
5/2015
1(10)
5.5.2015
SEURAKUNTANEUVOSTON KOKOUS
Aika
Tiistai 5.5.2015 klo 17.00 – 17.31
Paikka
Seurakuntakeskus, Savonkatu 40, kirkkoneuvoston sali
Jäsenet
Gärdström Keijo
Ainali Päivi
Hyökki Seppo
Kangas Juho
Kaskiaho Keijo
Kenttälä Maarit
Kärki Mia
Larikka Merja
Lavonen Esko
Leppänen Jouko
Majander Risto
Nykänen Marjatta
Punkkinen Kari
Salo Jenni
Vuolasto Anna
pj.
jäsen
varajäsen
”
jäsen
”
varajäsen
”
jäsen
”
varajäsen
jäsen
”
”
”
Poissa
Kuoppa Riikka-Liisa
Lindeman Ari
Nuorivuori Marja-Terttu
Rossi Antero
Sahamies Arto
Turkka Saara
Vainio Vesa
jäsen
”
”
”
jäsen, vpj.
jäsen
”
Esittelijät
Gärdström Keijo
kirkkoherra
Muut
Myller Henna
sihteeri
58
Kokouksen avaus
Alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen.
59
Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Seurakuntaneuvostoon kuuluu puheenjohtajan lisäksi kuusitoista jäsentä ja
se on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla.
Esityslista on lähetetty seurakuntaneuvoston jäsenille 28.4.2015.
Päätös
Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
KOUVOLAN SEURAKUNTA
Seurakuntaneuvosto
PÖYTÄKIRJA
5/2015
2(10)
5.5.2015
60
Kokouksen pöytäkirjan tarkastajien valinta
Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa.
Vallitsevan käytännön mukaan vuorossa ovat Päivi Ainali ja Keijo Kaskiaho. Pöytäkirjan tarkastusajankohdaksi esitetään tiistai 5.5.2015 heti kokouksen jälkeen, Seurakuntakeskus, sihteerin työhuone.
Päätös
Valittiin Päivi Ainali ja Keijo Kaskiaho pöytäkirjantarkastajiksi.
61
Kokouksen työjärjestys
Kirkkoherran päätösesitys
Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi.
Päätös
Hyväksyttiin esityslista työjärjestykseksi.
62
Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2016 – 2018
Yhteisen kirkkovaltuuston on hyväksyttävä seurakuntayhtymän talousarvio
sekä toiminta- ja taloussuunnitelma viimeistään edellisen vuoden joulukuussa (KJ 15.3). Talousarviossa sekä siihen liittyvässä toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kolmeksi vuodeksi. Talousarvio on toiminta- ja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarviovuosi (tilikausi) on kalenterivuosi. Talousarvio sekä
toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset tehtävien hoitamiseen turvataan. (KJ 15.2)
Kouvolan seurakuntayhtymän talous
Kouvolan seurakuntayhtymän tulokset ennen tilinpäätöseriä ovat olleet ylijäämäiset vuosina 2011, 2013 ja 2014. Väkiluku on vähentynyt seurakuntayhtymän alueella yhtymän aikana (1.1.2009 – 31.12.2014) 7 675:lla, 10,3
%. Vastaavana ajanjaksona henkilöstökulut ovat kasvaneet 9,9 %. Henkilöstö on vähentynyt tänä aikana 20 henkilötyövuodella kausityö mukaan lukien. Edelleen tarvitaan rakenteellisia muutoksia, kiinteiden kulujen muuttamista muuttuviksi kuluiksi, väkiluvun vähenemisen pysäyttämistä, rakennuskannan pienentämistä ja toiminnan kulujen sopeuttamista tuloihin talouden pitämiseksi tasapainossa.
Laadinnan yleisohje
Määrärahojen jakoperusteet
Yhteinen kirkkoneuvosto vahvisti määrärahojen jakoperusteet ja talkootyön
tukemisen kokouksessaan 28.4.2011: jaettava määräraha perustuu väkilukuun sopeuttamisajan 2012 – 2016 jälkeen. Seurakunnat päättävät itsenäi-
KOUVOLAN SEURAKUNTA
Seurakuntaneuvosto
PÖYTÄKIRJA
5/2015
3(10)
5.5.2015
sesti kokonaismäärärahan käytöstä. Yhtymän seurakunnat toimivat hyvin
erisuuruisilla maantieteellisillä alueilla (Anjalankoski 26 %, Elimäki 14 %,
Kouvola 2 %, Kuusankoski 24 %, Valkeala 35 %). Alueelliset erot huomioidaan vuoden 2010 kilometrikorvausten suhteessa.
Talousarviota laadittaessa tavoitteena on tasapainoinen talous, jossa vuosikate kattaa korvausinvestoinnit ja lainanlyhennykset sekä talousarvio osoittaa ylijäämää. YKV 12.12.2013: Seurakuntien prosenttiosuus kokonaisvastuukatteesta on vähintään 51 % (TA 2014, s. 9) seurakuntien toiminnan turvaamiseksi, sihteerien seurakuntiin siirtymisen huomioimiseksi ja sen korostamiseksi, että säästöt kohdistuvat yhtymään vähintään samalla osuudella kuin seurakuntiin. Keittiötoimen kulujen siirtäminen sitoviksi lisää seurakuntien osuutta (vuoden 2015 talousarvion laskelmien mukaisesti) 113
000 €, yhtymän 16 000 €. Jatkossa seurakuntien osuus kokonaisvastuukatteesta on vähintään 51,7 %. Väkilukuun suhteutetut henkilöstö- ja toimintamäärärahat sopeutetaan viiden vuoden ajanjaksolla (2012 – 2016) seurakunnittain yhteneviksi (YKN 28.4.2011). Seurakuntien osuuksissa huomioidaan ensin alueelliset erot: Anjalankoski 33 000 €, Elimäki 15 000 €,
Kouvola 13 000 €, Kuusankoski 18 000 € ja Valkeala 17 000 €.
Määrärahojen ylitykset/alitukset
Seurakuntien ja yhteisen seurakuntatyön määrärahojen
(=toimintamäärärahat, pois lukien lomapalkkavelkakirjaukset) ylityksistä
on vuoden 2015 talousarvion seurannassa tehtävä alijäämän kattamissuunnitelma yhteiselle kirkkovaltuustolle. Määrärahojen alitusmäärä (enintään 5
% talousarvion määrärahasta) siirretään seuraavan vuoden talousarvioon
uuden talousarvion muutosesityksenä. (YKV:n vahvistama talousarvio
vuodeksi 2015, s. 10).
Talkootyön tukeminen
Seurakunta voi tehdä jo sovitun talousarviossa olevan investoinnin tai muun
työn talkoilla sopimalla siitä ensin asianomaisen yhtymän viranhaltijan
kanssa (mm. kiinteistöpäällikkö, hautaustoimenpäällikkö). Talkootyöläisille
tarjotaan ruoka ja kahvit. Talousarvioon nähden säästyneistä kuluista seurakunnalle maksetaan puolet hyvityksenä kestitys vähentäen. Näin seurakunnat voivat tarjota vapaaehtoisille uusia toimintamahdollisuuksia. Talkootyön valvontavastuu on yhtymällä.
Henkilöstön kehittämissuunnitelma
Henkilöstön kehittämissuunnitelma laaditaan vuosille 2016 – 2018. Kehittäminen kattaa koulutuksen lisäksi mm. mentoroinnin ja työnohjauksen.
Henkilöstöpalvelut antavat tarkemman ohjeistuksen työaloille.
Toimintasuunnitelma
Toimintasuunnitelman alussa esitetään seurakunnan / työalan pysyvä toiminta-ajatus. Toimintasuunnitelman hyvin asetettu tavoite täyttää seuraavat
tunnusmerkit:
KOUVOLAN SEURAKUNTA
Seurakuntaneuvosto
PÖYTÄKIRJA
5/2015
4(10)
5.5.2015







tavoitteiden lukumäärä 3 – 5
perustuu seurakuntalaisten tarpeisiin ja odotuksiin
sidoksissa aikaan (esim. kerrotaan toteutusaikataulu)
esitetään mittari toteutumisen seuraamiseksi
konkreettinen, yksiselitteinen, realistisesti saavutettavissa, arvioitavissa (ei ole tehtäväkuvaus)
ohjaa toimintaa strategian toteuttamiseen
haasteellinen, mutta saavutettavissa.
Vastuukatteet
Pääluokkien vastuukatteet vuodelle 2016 ovat liitteenä 1. Seurakuntien
vastuukatteiden sopeutussuunnitelma vuosille 2015 – 2017 on liitteenä 2.
Sitovuustasot
Käyttötalousosan sitovuus yhteiselle kirkkoneuvostolle on ollut seurakuntaneuvostoilla ja yhtymän pääluokilla vastuukate.
Aikataulu
Toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnassa ja käsittelyssä noudatetaan
seuraavaa aikataulua:
 huhtikuu: yhteisen kirkkoneuvoston talousarvion laadintaohjeet sekä
euromääräiset vastuukatteet seurakunnille ja yhtymän työaloille
 toukokuu: seurakuntaneuvostojen ohjeet työaloille, esimerkiksi painopistemuutokset
 kesäkuu: yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen veroprosentista
vuodelle 2016
 elokuu: työalojen tiedot statukseen 31.8. mennessä, aikataulu on
sitova kaikille työmuodoille
 syyskuu: seurakuntaneuvostojen kokoukset 4.9. mennessä
 syyskuu: talouspalvelut kokoaa saamansa aineiston yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi talousarvioksi ja kolmivuotissuunnitelmaksi ja neuvottelee tarvittaessa seurakuntien ja toimintayksiköiden
kanssa tarpeellisiksi katsomistaan muutoksista eri ehdotuksiin
 lokakuu: yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman, tekee siihen mahdollisesti muutoksia ja pyytää lausunnot seurakuntaneuvostoilta
 marraskuu: yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman toisen kerran, tekee siihen mahdollisesti muutoksia ja
antaa esityksensä kirkkovaltuustolle.
 joulukuu: yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelman
 tammikuu: yhteinen kirkkoneuvosto antaa täytäntöönpanopäätöksessään talousarvion käyttöohjeet. Seurakunnat ja työalat tarkastavat
toiminta- ja rahankäyttösuunnitelmat saamiensa määrärahojen mukaisiksi ja toimittavat tarkastetut tiedot talouspalveluihin (toimintasuunnitelmatekstit ja rahankäyttösuunnitelmat).
KOUVOLAN SEURAKUNTA
Seurakuntaneuvosto
PÖYTÄKIRJA
5/2015
5(10)
5.5.2015
Ohjeen antaminen
Yhteinen kirkkoneuvosto kehottaa seurakuntaneuvostoja ja yhtymän työaloja laatimaan oman toiminta- ja talousarvioehdotuksensa varainhoitovuodeksi 2016 sekä suunnitelman vuosille 2017 – 2018.
Kirkkoherran päätösesitys
Seurakuntaneuvosto antaa alaisilleen työaloille talousarvion laadintaohjeet
suunnitelmakaudelle 2016 – 2018 edellä olevan mukaisesti siten, että sitovuustasona on vastuukate.
Päätös
Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys.
63
Lapsityön johtajan virka
Seurakuntaneuvosto päätti kokouksessaan 10.3.2015, 34 §, julistaa lapsityön johtajan viran uudelleen haettavaksi, lapsityön johtaja Eila Katajiston
irtisanouduttua virasta 1.1.2016 alkaen eläkkeelle siirtyäkseen.
Lapsityön johtajan virkaa koskeva hakuilmoitus oli nähtävänä Kouvolan
seurakunnan virallisella ilmoitustaululla 12.3. – 1.4.2015 välisenä aikana
sekä lisäksi Kouvolan seurakuntayhtymän kotisivuilla, TE-palvelujen sivuilla, Kouvolan Sanomissa su 15.3.2015 ja Kotimaa-lehdessä to 19.3.2015
(suppeana).
Määräaikaan 1.4.2015 klo 15 mennessä hakemuksia saapui 17, joista seurakuntaneuvoston em. kokouksessaan valitsema haastatteluryhmä valitsi kolme hakijaa haastateltavaksi. Yhteenveto hakijoista on liitteenä 3. Haastateltavaksi kutsuttiin nuorisotyönohjaaja Hilkka Kuortti, lastentarhanopettaja
Laura Kytömäki ja nuorisotyönohjaaja Teija Laine.
Kirkkoherran päätösesitys
Haastatteluryhmä esittää seurakuntaneuvostolle, että lapsityön johtajan virkaan 1.1.2016 alkaen valitaan nuorisotyönohjaaja Hilkka Kuortti, jonka
vahvuutena haastattelutyötyhmä pitää vahvaa hallinnollista koulutusta ja
pitkää työkokemusta. Hilkka Kuortin kieltäytyessä varalle valitaan nuorisotyönohjaaja Teija Laine.
Päätös
Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys.
64
Nuorisotyön johtajan viransijaisuus
Seurakuntaneuvosto päätti kokouksessaan 7.4.2015, 47 §, julistaa nuorisotyön johtajan viransijaisuuden haettavaksi ajalle 1.9.2015 – 19.6.2016, nuorisotyön johtajan Sami Yrjösuuren opintovapaan ajaksi.
KOUVOLAN SEURAKUNTA
Seurakuntaneuvosto
PÖYTÄKIRJA
5/2015
6(10)
5.5.2015
Nuorisotyön johtajan viransijaisuutta koskeva hakuilmoitus oli nähtävänä
Kouvolan seurakunnan virallisella ilmoitustaululla 9. – 24.4.2015 välisenä
aikana sekä lisäksi Kouvolan seurakuntayhtymän kotisivuilla.
Määräaikaan 24.4.2015 klo 15 mennessä hakemuksia saapui yksi.
Kirkkoherran päätösesitys
Seurakuntaneuvosto valitsee nuorisotyön johtajan viransijaiseksi viransijaisuutta hakeneen nuorisotyönohjaaja Teija Laineen ajalle 1.9.2015 –
19.6.2016 ja julistaa samalla nuorisotyönohjaajan viransijaisuuden haettavaksi edellä mainitulle ajalle.
Päätös
Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys.
65
Lapsityön henkilöstöasiat
Seurakuntaneuvosto päätti kokouksessaan 13.1.2015, 9 §, myöntää eron
lastenohjaaja Ella Mikkoselle ja hyväksyä lapsityön johtaja Eila Katajiston
esityksen lastenohjaajan paikan avoimeksi julistamisesta, kun syksyn 2015
kerhoihin ilmoittautumiset ovat olleet.
Päiväkerhoihin on ilmoittautunut 146 lasta, joka on samaa luokkaa kuin kevään 2014 ilmoittautumiset. Syksyllä kerhoihin ilmoittautuu yleensä vielä
lisää lapsia. Iltapäiväkerhojen osalta lapsia on ilmoittautunut kuitenkin vähemmän ja näin ollen Käpylän iltapäiväkerho ei aloita syksyllä 2015. Lisäksi lastenohjaaja Laura Partia on ilmoittanut jäävänsä hoitovapaalle 7.8. –
31.12.2015 väliseksi ajaksi ja lastenohjaaja Heta Kola anoo osittaista palkatonta työlomaa 1.8.2015 alkaen, työtuntimäärän ollessa 20 tuntia viikossa.
Lapsityön johtaja Eila Katajisto esittää lapsityön henkilöstömuutokset
huomioiden, että Kouvolan seurakuntaan palkataan uusi lastenohjaaja
3.8.2015 alkaen ja lisäksi sijainen Laura Partian hoitovapaan ajaksi ajalle
3.8. – 19.12.2015. Heta Kolan osittaisen palkattoman työloman osalta sijaisjärjestelyjä ei tarvitse. Lisäksi lapsityön talousarviossa on varattu vuodelle 2015 määrärahat yhdelle oppisopimusopiskelijalle ja näin ollen lapsityön johtaja Eila Katajisto esittää, että Kouvolan seurakunta solmii uuden
oppisopimuksen Anne Hoganin kanssa 3.8.2015 alkaen.
Lapsivaikutusta (LAVA) arvioitaessa on edellä mainittujen kahden lastenohjaajan paikan täyttäminen ja oppisopimuksen solmiminen ensiarvoisen tärkeää lasten ja perheiden parissa tehtävä toiminta huomioiden. Lapsivaikutusta arvioitaessa on oppisopimuskoulutuksella vaikutusta myös siihen, että lapsityöhön on tulevaisuudessakin saatavissa koulutettua työvoimaa, joka samalla mahdollistaa pitämään lapsi- ja perhetyön tasokkaana
toimintana.
KOUVOLAN SEURAKUNTA
Seurakuntaneuvosto
PÖYTÄKIRJA
5/2015
7(10)
5.5.2015
Kirkkoherran päätösesitys
Seurakuntaneuvosto merkitsee lastenohjaaja Laura Partian hoitovapaan tiedoksi ja myöntää lastenohjaaja Heta Kolalle osittaisen palkattoman työloman 1.8.2015 alkaen sekä julistaa lastenohjaajan paikan avoimeksi
3.8.2015 alkaen ja lastenohjaajan sijaisuuden avoimeksi ajalle 3.8. –
19.12.2015 sekä hyväksyy uuden oppisopimuksen solmimisen Anne Hoganin kanssa 3.8.2015 alkaen.
Päätös
Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys.
66
Rippikoulun vuosisuunnitelma 2015 ja runkosuunnitelma 2016 – 2017
Rippikoulun ohjesäännön mukaan seurakuntaneuvosto hyväksyy vuosittain
rippikoulun kolmivuotisen runkosuunnitelman sekä rippikoulutyön vuosisuunnitelman, liite 4, josta tulee käydä ilmi rippikoululaisten arvioitu kokonaismäärä, rippikouluryhmien lukumäärä, rippikoulumuodot, yksityis- ja
erityisrippikoulut, rippikoulujen johtajat ja turvallisuusvastaavat, opettajatiimit, varsinaiset opetuspaikat, käytettävät oppikirjat, rippikoulujen alkamis- ja päättymisajankohdat, konfirmaatioiden ajankohdat ja paikat sekä
yhteydet seurakunnan muuhun toimintaan ja rippikoululaisten perheisiin.
Kirkkoherran päätösesitys
Seurakuntaneuvosto hyväksyy rippikoulun vuosisuunnitelman vuodelle
2015 ja runkosuunnitelman vuosille 2016 – 2017.
Päätös
Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys.
67
Rippikoulun järjestys- ja turvallisuussääntö kaupunkipäivissä, leireillä ja retkillä
Seurakuntaneuvosto on kokouksessaan 10.4.2012, 45 § hyväksynyt rippikoulun järjestys- ja turvallisuussäännön kaupunkipäivissä, leireillä ja retkillä, jonka jälkeen on ilmennyt tarve päivittää kyseessä oleva sääntö, liite 5.
Kirkkoherran päätösesitys
Seurakuntaneuvosto hyväksyy päivitetyn rippikoulun järjestys- ja turvallisuussäännön kaupunkipäivissä, leireillä ja retkillä.
Päätös
Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys.
KOUVOLAN SEURAKUNTA
Seurakuntaneuvosto
PÖYTÄKIRJA
5/2015
8(10)
5.5.2015
68
Virkamatka-anomus, Mari Lehtinen
Kouvolan Kirkkokuoro ry tekee 90-vuotisjuhlamatkan Pärnuun, Viroon 7. –
12.6.2015 ja kanttori Mari Lehtinen anoo lupaa osallistua matkalle työajalla. Matkaan kuluu neljä työpäivää, mutta sijaisjärjestelyjä ei tarvita, eikä
matkasta aiheudu kustannuksia Kouvolan seurakunnalle.
Kirkkoherran päätösesitys
Seurakuntaneuvosto oikeuttaa kanttori Mari Lehtisen osallistumaan kyseessä olevalle matkalle työajalla.
Päätös
Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys.
69
Seurakuntaneuvoston kesäkuun kokous
Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli on julistanut Kouvolan seurakunnan
II kappalaisen viran haettavaksi 21.5.2015 mennessä. Lisäksi nuorisotyönohjaajan viransijaisuus sekä kaksi lastenohjaajan paikkaa tulevat avoimeksi.
Kirkkoherran päätösesitys
Seurakuntaneuvoston 2.12.2014, 104 §, tekemästä päätöksestä poiketen esitän, että seurakuntaneuvosto kokoontuu vielä 2.6.2015 klo 17 käsittelemään
edellä mainitut henkilöstöasiat mahdollisimman joustavien henkilöstömuutosten takaamiseksi.
Päätös
Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys siten, että kokous alkaa klo
16.
70
Seurakuntaneuvoston syksyn 2015 kokouspäivät
Kirkkoherran päätösesitys
Esitän seurakuntaneuvoston syksyn 2015 kokouspäiviksi seuraavia tiistaipäiviä:
1.9.
6.10.
3.11
1.12.
kirkkoneuvoston sali
kirkkoneuvoston sali
kirkkoneuvoston sali
kirkkoneuvoston sali
Kokoukset alkavat klo 17.
Päätös
Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys.
KOUVOLAN SEURAKUNTA
Seurakuntaneuvosto
PÖYTÄKIRJA
5/2015
9(10)
5.5.2015
71
Kirkkoherran päätösluettelo
Seurakuntaneuvostolle saatetaan tiedoksi kirkkoherran päätösluetteloasioiden otsikot ajalta 10.4.2015, liite 6.
Kirkkoherran päätösesitys
a) kirkkojärjestyksen 6 luvun 12 §:n 1 momentin tarkoittamien päätösten
osalta merkitään tiedoksi
b) muiden esiteltyjen viranhaltijapäätösten osalta, ettei seurakuntaneuvosto
käytä kirkkolain 10 luvun 5 §:ssä tarkoitettua siirtämisvaltaa
Päätös
Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys.
72
Ilmoitusasiat
Ilmoitusasioita ei ollut.
73
Muut asiat
Muita asioita ei ollut.
74
Muutoksenhakuohjeet kokouksen päätöksiin
Muutoksenhakuohjeet ovat pöytäkirjan liitteenä 7.
75
Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17.31.
Pöytäkirjan tarkastus
_______________________
Keijo Gärdström
puheenjohtaja
________________________
Henna Myller
sihteeri
Kouvola ___.___.2015
Kouvola ___.___.2015
_______________________
Päivi Ainali
_______________________
Keijo Kaskiaho
KOUVOLAN SEURAKUNTA
Seurakuntaneuvosto
PÖYTÄKIRJA
5/2015
10(10)
5.5.2015
Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä seurakuntaneuvoston sihteerin työhuoneessa 6. – 20.5.2015.
Asiasta on ilmoitettu Seurakuntakeskuksen ilmoitustaululla 5.5.2015.
_______________________
Keijo Gärdström
kirkkoherra