MØTEPROTOKOLL
KONTROLLUTVALGET I
VESTRE TOTEN KOMMUNE
Onsdag 6. mai 2015 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl. 0900 – 1500.
Som medlemmer møtte:
Asgeir Sveen, leder
Jørund Grimstveit, nestleder
Stein Knutsen
Følgende hadde meldt forfall:
Turid Mørk Øfstaas
Torill Hansen
Følgende varamedlemmer møtte:
Åshild Lundgaard (personlig vara for Turid Mørk Øfstaas)
Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall:
Else Marie Hjelmtvedt (personlig vara for Torill Hansen)
Ellers møtte:
Fra administrasjonen: Rådmann Bjørn Fauchald, ass. rådmann Odd Arnvid Bollingmo og
fagansvarlig regnskap Jan Ove Rustestuen (Alle deltok under andre del av sakene 11 og 13.
Rådmannen deltok i tillegg under sak 14).
Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor
Unn Romundgard og regnskapsrevisor Andreas Steen (alle deltok under sakene 11-13).
Sekretær: Kjetil Solbrækken.
Møteprotokollen er sendt til:
Kommunestyret, ordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen,
Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad.
Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Asgeir Sveen som møteleder.
Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent.
Til behandling:
SAK NR. 10/2015
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 04.03.15
Vedtak, enstemmig:
Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 04.03.15 godkjennes.
1
SAK NR. 11/2015
ÅRSREGNSKAP 2014 FOR TOTENBADET VESTRE TOTEN
KF - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE
Fra behandlingen:
Under første del av saken orienterte Innlandet Revisjon IKS om
årsregnskapet, oppsummerte revisjonsarbeidet og presenterte
revisjonsberetningen. Revisjonsberetningen ble utdelt i møtet.
Fra Innlandet Revisjon IKS deltok oppdragsansvarlig revisor Unn
Romundgard og revisor Andreas Steen.
Under andre del av saken orienterte rådmannen om hovedtrekkene i
foretakets årsregnskap og drift. Til stede fra Vestre Toten kommune
var rådmann Bjørn Fauchald, ass. rådmann Odd Arnvid Bollingmo
og regnskapsleder Jan Ove Rustestuen.
Vedtak, enstemmig:
KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL
ÅRSREGNSKAP 2014 FOR TOTENBADET VESTRE
TOTEN KF
Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Totenbadet
Vestre Toten KF for 2014. Sammen med årsregnskapet forelå
foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for 2014.
Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av
de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra foretakets
revisor/Innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen
v/rådmann, ass. rådmann og fagsjef regnskap.
Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ”ren”
revisjonsberetning, dvs. ingen bemerkninger fra revisor til det
avlagte årsregnskapet.
Kontrollutvalget har følgende kommentarer:

Positiv utvikling i besøkstallet:
Kontrollutvalget registrerer fortsatt gode besøkstall etter et
relativt «dårlig» driftsår med mye sol og varmt vær i
sommerhalvåret.
Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til
årsregnskapet datert 30. april 2015, har kontrollutvalget ingen
merknader til årsregnskapet for Totenbadet Vestre Toten KF for
2014.
SAK NR. 12/2015
RIKSREVISJONENS UNDERSØKELSE AV KOMMUNENES
LÅNEOPPTAK OG GJELDSBELASTNING
Vedtak, enstemmig:
Riksrevisjonens undersøkelse av kommunenes låneopptak og
gjeldsbelastning tas til orientering.
2
SAK NR. 13/2015
ÅRSREGNSKAP 2014 FOR VESTRE TOTEN KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE
Fra behandlingen:
Under første del av saken orienterte Innlandet Revisjon IKS om
årsregnskapet, oppsummerte revisjonsarbeidet og presenterte
revisjonsberetningen.
Revisjonsberetningen ble utdelt i møtet sammen med nummerert
brev nr. 4 vedr. selvkostberegninger (brev av 30/4-15 til
kontrollutvalget). Brev nr. 4 omkring selvkost ble særskilt
gjennomgått og presentert for kontrollutvalget.
Fra Innlandet Revisjon IKS deltok daglig leder Bjørg Hagen,
oppdragsansvarlig revisor Unn Romundgard og revisor Andreas
Steen.
Under andre del av saken presenterte administrasjonen
årsberetningen for 2014 med fokus på kommunens resultat og
økonomiske stilling, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap
og utviklingen fremover.
Til stede fra administrasjonen var rådmann Bjørn Fauchald, ass.
rådmann Odd Arnvid Bollingmo og fagansvarlig regnskap Jan Ove
Rustestuen.
Rådmann Bjørn Fauchald orienterte særskilt om endringen i
kommunens prinsipper for beregning av selvkost.
Vedtak, enstemmig:
KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL VESTRE
TOTEN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2014
Kontrollutvalget har behandlet Vestre Toten kommunes årsregnskap
for 2014. Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen,
og rådmannens årsberetning for 2014.
Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de
ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra kommunens
revisor/Innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen
v/rådmann, ass. rådmann og fagsjef regnskap.
Kontrollutvalget har merket seg at den avlagte revisjonsberetningen
inneholder ett forbehold. Dette omhandler beregning av selvkost, og
er kommentert nærmere av kontrollutvalget (se under).
Kontrollutvalget har følgende kommentarer:

Selvkostberegninger – forbehold i revisjonsberetningen:
Kontrollutvalget viser til revisjonsberetningen der det er tatt
forbehold om kommunens innføring av ny modell for selvkost
og bokføring av bruk av selvkostfond (=bundet fond) på ca. 8
millioner kroner som følge av prinsippendringen.
Inntektsføringen av fondene har bidratt til en tilsvarende
forbedring i kommunens årsresultat for2014.
Kontrollutvalget oppfatter saken slik at det er en juridisk og
faglig uenighet mellom revisor og rådmannen, der kjernen i
3
saken er om kommunen kan legge til grunn de nye
prinsippene for beregning av selvkost eller ikke.
Kontrollutvalget forutsetter at rådmannen sørger for å bringe
klarhet i lovligheten av de endrede beregningsprinsippene så
snart som mulig.

Alvorlig finansiell situasjon:
Kommunens finansielle stilling og økonomiske
handlingsfrihet er meget svak og situasjonen er ytterligere
forverret i 2014. Dette vises her til:
 Negativt netto driftsresultat i 2014 på 8,6 millioner
kroner.
 Stort udekket underskudd – totalt 25,5 millioner
kroner pr. 31/12-14.
 Meget svak likviditetssituasjon – ytterligere forverret
i 2014. Kommunen er avhengig av kassekreditt. Pr.
31/12-14 er det trukket 82 millioner kroner (limit 100
millioner). Rådmannen opplyser i sin årsberetning at
dette ikke vil holde i 2015.
 Alle reserver brukt opp (bortsett fra
”kraftmidler”/midler avsatt til finansforvaltning –
verdi pr. 31/12-14 ca. 75 millioner kroner)
 Høy lånegjeld (og dermed høy rente- og
avdragsbelastning)
 Pensjon: Sterk økning i premieavvik, dvs.
pensjonskostnader man skyver fremfor seg (totalt 78,6
millioner kroner pr. 31/12-14, økt med ca 20
millioner i løpet av året)
 Rådmannens redegjørelse om internkontroll i årsberetning:
Kontrollutvalget viser til kommunelovens § 48 nr. 5 der det
bl.a. stilles følgende krav til innhold i kommunens
årsrapport:
«Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt
og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre
betryggende kontroll og en høy etisk standard i
virksomheten.»
Kontrollutvalget vil også i år peke på at omtalen av
internkontroll i rådmannens årsberetning kunne vært mer
utfyllende. Det vises her til kommunelovens krav om å
«redegjøre», og kontrollutvalget oppfordrer rådmannen til å
se nærmere på dette til neste år.
 Øvrige forhold:
 Årsavslutningsprosessen:
Kontrollutvalget oppfatter det slik at kommunens
årsavslutningsprosess er i stadig forbedring.
 Rapportering av målstyring:
Kontrollutvalget viser til innføring av målstyring i Vestre
Toten kommune, og etterlyser mer informasjon om mål
og oppnådde resultater i rådmannens årsrapportering.
4
Rådmannen har informert om at det vil blir foretatt
endringer i årsrapporteringen for neste år, der dette vil
fremkommer tydeligere. Kontrollutvalget oppfordrer
rådmannen til å arbeide med utvikling av mål for kvalitet
i tjenesteproduksjonen.
Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til
årsregnskapet, datert 4. mai 2015, har kontrollutvalget ingen
merknader til kommunens årsregnskap for 2014.
SAK NR. 14/2015
MEDARBEIDERSAMTALER I VESTRE TOTEN
Fra behandlingen:
Rådmann Bjørn Fauchald orienterte om bruk av
medarbeidersamtaler blant lederne i Vestre Toten kommune med
fokus på:
- Interne retningslinjer
- Omfang
- Ansvar for gjennomføring
- Formkrav (standardiserte skjema og sjekklister, herunder
referater som signeres)
- Evaluering i ledergruppa i 2014
- Resultat fra medarbeiderundersøkelser (sp.mål vedr. oppfølging
av nærmeste leder mv)
- Opplæring av ledere med personalansvar, dvs. de som skal
gjennomføre medarbeidersamtaler
Vedtak, enstemmig:
1. Rådmannens redegjørelse for kommunens rutiner og opplegg
for gjennomføring av medarbeidersamtaler tas til orientering.
2. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen til å legge inn
konkrete spørsmål om medarbeidersamtaler i fremtidige
medarbeiderundersøkelser. Spørsmålene bes rettet mot
kvalitet og utbytte av medarbeidersamtalene.
SAK NR. 15/2015
REFERATSAKER
Fra behandlingen:
1. Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt
eierskap (NIBR-rapport 2015:1)
2. Diverse avisartikler
3. Neste møte: Tidspunkt/saksliste
Vedtak, enstemmig:
Referatsakene tas til orientering.
5
SAK NR. 16/2015
ANMODNING FRA FORMANNSKAPET OM
ETTERVURDERING AV SAK VEDR. KRAV FRA RAUFOSS
FOTBALL UTVIKLING AS OM INNLØSNING AV
TOMTEAREALER
Fra behandlingen:
Utvalgsleder Asgeir Sveen og Stein Knutsen stilte innledningsvis
spørsmål om egen habilitet i saken med bakgrunn i deres mangeårige
befatning med saken. Med bakgrunn i dette ble begge erklært
inhabile, jf. forvaltningslovens § 6 annet ledd (andre særegne
forhold).
Kontrollutvalget bestod etter dette av ett medlem og ett varamedlem,
dvs. mindre enn halvparten av antall medlemmer i utvalget.
Kontrollutvalget var da ikke beslutningsdyktige, og saken ble utsatt
til neste møte.
Saken utsettes til neste møte.
Raufoss, 6. mai 2015.
RETT UTSKRIFT:
Gjøvik, 6. mai 2015.
_________________________
Asgeir Sveen
utvalgsleder
Kjetil Solbrækken
utvalgssekretær
NESTE MØTE
Dato:
Tidspunkt:
Aktuelle saker:
ONSDAG 10. JUNI 2015
Kl. 0900




Anmodning fra formannskapet om ettervurdering av sak vedr. krav fra
Raufoss Fotball Utvikling AS (utsatt sak fra møte 6/5-15)
Status vedr. utrulling av Lean i Vestre Toten kommune (ku-sak 37/13)
Kontrollutvalgskonferansen 2015 (utsatt sak fra møte 4/3-15)
Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon
Saker til oppfølging senere møter:
6





Høsten 2015: Barneverntjenesten i V.Toten – ny status (ku-sak 05/15)
Høsten 2015: Status for samhandlingsreformen i Vestre Toten
kommune (KU-sak 38/14)
2015:Etikk og holdningsskapende arbeid i Vestre Toten kommune (jf.
ku-sak 23/13)
2015: Varamannsordningen i KU (sak 35/13) – tas opp i f.m.
kontrollutvalgets egenevaluering (siste møte i valgperioden)
2015: Flyktningetjenesten – mål/resultater,
effektivisering/samhandling og individuelle planer (KU-sak 36/14)
Bestillinger (fra Innlandet Revisjon IKS):
 Revisjonsprosjekt: Innkjøp/rammeavtaler (gj.føres 1. halvår 2015)
Møteplan for 2015:
 Onsdag 04.03.15 kl. 0900
 Onsdag 06.05.15 kl. 0900
 Onsdag 10.06.15 kl. 0900
 Onsdag 23.09.15 kl. 0900
 Onsdag 25.11.15 kl. 0900
7