MØTEPROTOKOLL
Ski kontrollutvalg
Møtetid:
Sted:
13.10.2015 kl. 18:30 – 20:25
Formannskapssalen
Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 7.
Møtende medlemmer:
Roar Thun (Ap), Geir Hammer (V), Janne Brit Myrmo (SV), Helge Underland (H),
Kirsten M. Godager (KrF), Bente Njøs Paulshus (H)
Møtende varamedlemmer:
Aleksander Torgersen Arnesen (Frp) møtte for Alexander Dalen (FrP)
Forfall:
Alexander Dalen,
Fra administrasjonen møtte:
Kjell Sæther, kommunalsjef
Fra Follo distriktsrevisjon (FDR) møtte:
Bjørn Tore Nedregård, forvaltningsrevisor
Møtesekretær:
Lene H. Lilleheier, FIKS
Møteprotokoll godkjent 19.10.2015
Roar Thun/s./
Leder
Helge Underland/s./
Nestleder
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås
Besøksadresse: Rådhusplassen 29
64 96 20 59 (m): 920 16 409
[email protected]
www.follofiks.no
Saksliste
Side
Saker til behandling
29/15 Ski kommunes tertialmelding 2. tertial 2015
3
30/15 Forvaltningsrevisjonsrapport - Sikkerhet og beredskap
3
31/15 Revidert prosjektplan - Forvaltningsrevisjon - omorganisering,
Økonomi og IKT
4
32/15 Tema forvaltningsrevisjon 2016
4
33/15 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid
5
34/15 Orienteringssaker
5
Eventuelt
Ski kontrollutvalg 13.10.2015
Side 2 av 5
Ski KU-29/15
Ski kommunes tertialmelding 2. tertial 2015
Sekretariatets innstilling:
Kontrollutvalget tar tertialmeldingen til orientering.
Ski kontrollutvalgs behandling 13.10.2015:
Kommunalsjef Kjell Sæther redegjorde for hovedpunktene i rapporten og svarte på utvalgets
spørsmål.
Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Ski kontrollutvalgs vedtak 13.10.2015:
Kontrollutvalget tar tertialmeldingen til orientering.
Ski KU-30/15
Forvaltningsrevisjonsrapport - Sikkerhet og beredskap
Sekretariatets innstilling:
I
Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap» til
orientering.
II
Forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap» legges fram for
Kommunestyret med følgende forslag til vedtak:
1)
Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap»
til orientering.
2)
Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten og melde tilbake til
kontrollutvalget om resultatet innen henholdsvis seks og tolv måneder.
Ski kontrollutvalgs behandling 13.10.2015:
Bjørn Tore Nedregård fra FDR presenterte rapportens hovedpunkter. Deretter orienterte
kommunalsjefen blant annet om kommunens allerede igangsatte oppfølgingsarbeid.
Utvalgsmedlem Janne Brit Myrmo opplyste om at hendelsen beskrevet på side 17 i
rapporten om datanettet som falt ut under eksamen, rammet ungdomsskolen i Ski og ikke
videregående skole slik det fremgår av rapporten.
Revisjonen ble bedt om å verifisere dette med kommunen og rette opp faktafeilen før
rapporten oversendes kommunestyret for behandling.
Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Ski kontrollutvalg 13.10.2015
Side 3 av 5
Ski kontrollutvalgs vedtak 13.10.2015:
I
Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap» til
orientering.
II
Forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap» legges fram for
Kommunestyret med følgende forslag til vedtak:
1)
Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap»
til orientering.
2)
Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten og melde tilbake til
kontrollutvalget om resultatet innen henholdsvis seks og tolv måneder.
Ski KU-31/15
Revidert prosjektplan - Forvaltningsrevisjon - omorganisering,
Økonomi og IKT
Sekretariatets innstilling:
Kontrollutvalget tar saken til orientering.
Ski kontrollutvalgs behandling 13.10.2015:
Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Ski kontrollutvalgs vedtak 13.10.2015:
Kontrollutvalget tar saken til orientering.
Ski KU-32/15
Tema forvaltningsrevisjon 2016
Sekretariatets innstilling:
Saken legges frem uten innstilling.
Ski kontrollutvalgs behandling 13.10.2015:
Utvalget diskuterte følgende temaer: Psykisk helsearbeid for unge, arkiv og
dokumentbehandling, vedlikehold av bygg, mottak av flyktninger, internkontroll, og
brannberedskap ved tunnelarbeid.
Etter en oppsummering av debatten, var det enighet om å velge Psykisk helsearbeid for
unge og Internkontroll.
Ski kontrollutvalg 13.10.2015
Side 4 av 5
Sekretæren opplyste om at Overordnet analyse som gjennomføres hvert fjerde år inngår
som det tredje prosjektet i 2016. Siden dette ikke er et like omfattende prosjekt som en
forvaltningsrevisjon, antar sekretariatet at det vil være mulig for Ski å få gjennomført én
undersøkelse i tillegg.
Ski kontrollutvalgs vedtak 13.10.2015:
Kontrollutvalget ønsker å få gjennomført forvaltningsrevisjon innen følgende områder i 2016:
1. Psykisk helsearbeid for unge.
2. Internkontroll
Sekretariatet bes om å utarbeide mål og problemstillinger til neste møte.
Ski KU-33/15
Evaluering av kontrollutvalgets arbeid
Sekretariatets innstilling:
Kontrollutvalget tar diskusjonen orientering.
Ski kontrollutvalgs behandling 13.10.2015:
Utvalget oppsummerte sitt arbeid med utgangspunkt i spørsmålene foreslått i
saksutredningen.
Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Ski kontrollutvalgs vedtak 13.10.2015:
Kontrollutvalget tar diskusjonen orientering.
Ski KU-34/15
Orienteringssaker
Sekretariatets innstilling:
Sakene tas til orientering.
Ski kontrollutvalgs behandling 13.10.2015
Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Ski kontrollutvalgs vedtak 13.10.2015:
Sakene tas til orientering.
Ski kontrollutvalg 13.10.2015
Side 5 av 5