1. No category

Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Kontrollutvalget i Rennesøy kommune
Møteinnkalling
Møtested:
Dato:
Tidspunkt:
Møtenr:
Formannskapssalen
05.02.2015
Kl. 17.00
1-2015
Til behandling:
Sak nr
1/15
2/15
3/15
4/15
5/15
Sakstittel
Bestilling av forvaltningsrevisjon: Oppfølging av politiske vedtak
Regnskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr. 31.12.14
Kontrollutvalgets årsmelding 2014
Statusoversikt pr. februar 2015
Godkjenning av protokoll fra møte 5. februar 2015
Referatsaker/meldinger
Periode:
Nr.
1/15
2/15
3/15
Arkivsak
13/00103-19
13/00240-2
13/00336-6
25.11.2014 - 05.02.2015
Referatsakstittel
Melding om politisk vedtak - Eiendomsskatt Rennesøy kommune i 2015
Vedtak KST - Regulering av ordførers godtgjørelse
Vedtak KST - Budsjett 2015 og økonomiplan 2015 - 2018
Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 33 65 90 evt.414 46 180 eller på e-post
til [email protected].
Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi
melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles.
Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer.
Rennesøy, 29.01.2015
Tor Øyvind Ask
Leder av kontrollutvalget
Medlemsoversikt
Per Kåre Vatland
Sekretariatet
1
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
1/15 Bestilling av forvaltningsrevisjon: Oppfølging av
politiske vedtak
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
14/00099-2
217
Jane Døskeland Idland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Rennesøy
Møtedato
05.02.2015
Saknr
1/15
Bakgrunn
Kontrollutvalget vedtok i møte den 25.11.14 å bestille forvaltningsrevisjon av «Oppfølging av
politiske vedtak», og ba revisor lage et forslag til prosjektmandat til dette møtet.
Saksutredning
Revisor har sendt over prosjektforslag (se vedlegg) som danner grunnlag for bestillingen.
I forslaget er det foreslått følgende formål: «Prosjektet skal vurdere rutiner og resultater av
administrasjonens oppfølging av politiske vedtak, samt rapportering om dette til de folkevalgte
organene.»
Ut fra dette formålet, foreslår revisor å se nærmere på følgende problemstillinger:
• Hvilket system har administrasjonen for oppfølging og iverksetting av politiske
vedtak? Hvordan utarbeides det restanselister?
• Hvilke vedtak ble fattet av kommunestyre, formannskap og hovedutvalg i 2014 og hva
er status på oppfølgingen av dem?
• Hvilke systemer og rutiner har administrasjonen for tilbakerapportering til folkevalgt
nivå om status for oppfølging av vedtak
• Gitt at det avdekkes mangler i gjennomføringen av vedtak
o Hva er årsakene til at vedtakene eventuelt ikke er gjennomført?
o Hva har eventuelt vært konsekvensene?
Revisor foreslår en ramme for prosjektet på ca. 150 timer.
I bestillingsprosessen må kontrollutvalget vurdere om formål. Problemstillinger og øvrig
beskrivelse av prosjektet dekker det som kontrollutvalget ønsker å oppnå med denne
forvaltningsrevisjonen. Dersom utvalget ser andre problemstillinger som burde vært med, er
det viktig å få disse med i dette møtet. Det er bestillingen som kontrollutvalget vedtar nå som
er styrende for den rapporten utvalget til slutt mottar.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Rennesøy bestiller prosjektet «Oppfølging av politiske
vedtak» i tråd med forslag til mandat og med de endringer/presiseringer
som kom fram i møtet.
2
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
SANDNES, 28.11.2014
Jane Døskeland Idland
Førstekonsulent
Vedlegg:
Forslag til prosjektmandat forvaltningsrevisjon: Oppfølging av politiske vedtak
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
Saksliste
3
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
2/15 Regnskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr. 31.12.14
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00231-25
212
Wencke Sissel Olsen
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Rennesøy
Møtedato
05.02.2015
Saknr
2/15
Bakgrunn
Kontrollutvalget skal - i tråd med Forskrift om kontrollutvalg § 18 - fremme forslag til budsjett
for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette medfører at kontrollutvalget også har
ansvar for å følge opp regnskapet i løpet av året.
Saksutredning
Sekretariatet har utarbeidet en regnskapsrapport pr 31.12.2014, som bygger på opplysninger
fra kommunes regnskap og tertialrapport fra revisor.
Regnskapsrapporten viser et samlet forbruk pr 31.12.2014 på kr. 526 265,- som utgjør 90 %
av budsjettrammen.
Kontrollutvalgets forbruk er på 73,1% på eget område. Det er også mindreforbruk knyttet til
sekretariat og revisjon, der det samlet er brukt ca. 94,5%. Revisor har brukt mer enn forventet
på forvaltningsrevisjon, men samtidig mindre på regnskapsrevisjon og attestasjoner. Samlet
sett er det forbrukt ca. 90% av kontrollutvalgets opprinnelige budsjett.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Rennesøy tar regnskapsoppfølging for kontroll og tilsyn pr.
31.12.14 til orientering.
SANDNES, 12.01.2015
Wencke Sissel Olsen
Daglig leder
Vedlegg:
Regnskapsoversikt kontroll og tilsyn 31.12.14
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
Saksliste
4
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
3/15 Kontrollutvalgets årsmelding 2014
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00259-20
033
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Rennesøy
Møtedato
05.02.2015
Saknr
3/15
Bakgrunn
Kontrollutvalget skal rapportere resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Noe av
rapporteringen skjer løpende, ved at rapporter og oppfølging av rapporter sendes fortløpende
til kommunestyret for sluttbehandling. I tillegg har kommunestyret en oppsummerende
rapportering som består av årsmelding og årsplan.
Saksutredning
Årsmeldingen oppsummerer alt arbeidet som kontrollutvalget har utført i året som gikk. Dette
omfatter arbeid med:
1. Løpende tilsyn med kommunes forvaltning.
2. Oppfølging i forhold til revisjonen, kommunens regnskaper og internkontroll.
3. Bestilling av forvaltningsrevisjoner, behandling av rapporter og oppfølging av disse.
4. Bestilling av selskapskontroller, behandling av rapporter og oppfølging av disse.
5. Kontrollutvalgets budsjett for sitt område og oppfølging av dette.
6. andre arbeidsoppgaver som kontrollutvalget har hatt i 2014.
Som det framgår av årsmeldingen i kontrollutvalget i det alt vesentlige nådd de mål som ble
satt i årsplanen for 2014.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Rennesøy vedtar framlagt årsmelding for 2014.
Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering.
SANDNES, 30.12.2014
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Vedlegg:
Årsmelding 2014 kontrollutvalget i Rennesøy
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
5
Saksliste
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
4/15 Statusoversikt pr. februar 2015
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00090-22
217
Jane Døskeland Idland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Rennesøy
Møtedato
05.02.2015
Saknr
4/15
Bakgrunn
Statusoversikten er kontrollutvalgets verktøy til å følge saker som går over flere møter. Dette
gjelder forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som følges fra bestilling til rapporter er
ferdig fulgte opp. Med også andre saker som krever oppfølging tas med i oversikten.
Oversikten blir oppdatert til hvert møte.
Saksutredning:
Hensikten med oversikten er at kontrollutvalget skal ha oversikt over hva som er status på de
enkelte sakene. Etter at sakene er ferdig avsluttet blir de flyttet over i den siste tabellen slik at
utvalget også har oversikt over hvilke saker som det er jobbet med i perioden.
Under denne saken kan kontrollutvalget også ta opp spørsmål i tilknytning til sakene. Det
legges også opp til at revisor under denne saken kan orientere kontrollutvalget om status på
prosjekter som de arbeider med.
Det er følgende endringer til dette møtet:
• Bestilling av forvaltningsrevisjon «Oppfølging av politiske vedtak», se egne sak.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Rennesøy tar statusoversikt pr. februar 2015 til
orientering.
SANDNES, 07.01.2015
Jane Døskeland Idland
Førstekonsulent
Vedlegg:
Statusoversikt kontrollutvalgets saker pr. februar 2015
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
6
Saksliste
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
5/15 Godkjenning av protokoll fra møte 5. februar 2015
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00077-15
033
Jane Døskeland Idland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Rennesøy
Møtedato
05.02.2015
Saknr
5/15
Protokollen fra møte 5. februar ble gjennomgått i fellesskap.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Rennesøy godkjenner protokollen fra møte 5. februar
2015.
SANDNES, 07.01.2015
Jane Døskeland Idland
Førstekonsulent
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
Saksliste
7
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Referat-/meldingssaker:
1/15 Melding om politisk vedtak - Eiendomsskatt Rennesøy
kommune i 2015
2/15 Vedtak KST - Regulering av ordførers godtgjørelse
3/15 Vedtak KST - Budsjett 2015 og økonomiplan 2015 - 2018
Saksliste
8