Innkalling
Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune Arkivsak: 15/96 Møtedato/tid: 07.09.2015 Kl 14:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Ola Huke, leder Magne A. Thomassen, nestleder Oddvar Horg Sidsel Bodsberg Ingrid Gangås Opedal Forfall: Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven § 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim 31.08.2015 Ola Huke (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek 1 Sakliste Saksnr. 28/15 29/15 30/15 31/15 32/15 33/15 34/15 35/15 Sakstittel Godkjenning av protokoll fra møte 01.06.2015 Forvaltningsrevisjon Buen Sykehjem - Prosjektplan Forvaltningsrevisjonsrapport Byggesaksbehandling - Tilbakemelding fra rådmannen Henvendelse til kontrollutvalget vedr. ny E6 Melhus Kontrollutvalgets virksomhet, valgperioden 2011-2015 Forslag til økonomiplan 2016-2019 med budsjett for 2016 for kontrollutvalget Referatsaker Eventuelt 2 Godkjenning av protokoll fra møte 01.06.2015 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler Arkivkode Arkivsaknr Møtedato 07.09.2015 Eva J. Bekkavik FE - 033, TI - &17 15/96 - 1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 01.06.2015 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 01.06.2015 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3 Saknr 28/15 Forvaltningsrevisjon Buen Sykehjem - Prosjektplan Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler Arkivkode Arkivsaknr Møtedato 07.09.2015 Saknr 29/15 Eva J. Bekkavik FE - 033, TI - &58 15/66 - 5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til de problemstillingene revisjonen har skissert i prosjektplanen. Vedlegg Prosjektplan Buen sykehjem Saksutredning Kontrollutvalget har ansvar for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i Melhus kommune. Med bakgrunn i bekymringsmelding fra pårørende og orientering gitt i kontrollutvalgets møte 9. mars så er kontrollutvalget av den oppfatning at en forvaltningsrevisjon på Buen sykehjem er av større viktighet enn de 3 gjenværende fokusområdene i plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015. Kontrollutvalget ba kommunestyret om å få sette i gang en forvaltningsrevisjon med fokus på Buen sykehjem i Melhus kommune. Kommunestyret ga sin tilslutning til dette i sak 44/2015 (møte 16.06.2015). Revisjon Midt-Norge IKS har utarbeidet en prosjektplan som legges frem for kontrollutvalget i dagens møte. Revisor vil være tilstede i utvalgets møte. Revisjonen har definert følgende problemstillinger: · Er det tilstrekkelig medvirkning fra brukere og pårørende ved Buen sykehjem? · Er medvirkning fra brukere og pårørende i tråd med pasient- og brukerrettighetsloven? · Er medvirkning fra brukere og pårørende i tråd med pasient- og brukerrettighetsloven? · Drives Buen sykehjem i tråd med regelverket? · Drives Buen sykehjem i tråd med internkontrollforskriften? · Håndteres legemidler i tråd med legemiddelforskriften? · Ytes tjenester i tråd med kvalitetsforskriften? · Ytes tjenester i tråd med verdighetsforskriften? · Drives Buen sykehjem i tråd med internkontrollforskriften? · Håndteres legemidler i tråd med legemiddelforskriften? · Ytes tjenester i tråd med kvalitetsforskriften? · Ytes tjenester i tråd med verdighetsforskriften? Forvaltningsrevisjon med fokus på Buen sykehjem i Melhus kommune har et antatt timeforbruk på 320 timer, 300 timer i 2015 og 20 timer i 2016. Ferdig rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat innen 31.01.2016. Ferdig rapport vedr. Buen sykehjem i Melhus kommune vil legges frem for kontrollutvalget på utvalgets første møte i 2016. 4 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om problemstillingene revisjonen skisserer i prosjektplanen dekker det utvalget vil ha svar på i denne forvaltningsrevisjonen. 5 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2015 PROSJEKTPLAN Kommune: Melhus Prosjekt: Buen sykehjem Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2346 Styringsgruppe, dato: 20.08.2016 Buen sykehjem Kommunestyret i Melhus kommune vedtok (i sak 44/15) etter innstilling fra kontrollutvalget i å bestille en forvaltningsrevisjon ved Buen sykehjem i Melhus. 1. BAKGRUNN Kontrollutvalget mottok som kopimottaker en klage/bekymringsmelding datert 1.2.2015 på forhold ved Buen sykehjem. På bakgrunn av klagen bad utvalget om en orientering fra rådmannen i kontrollutvalgets møte den 9.3.2015. Rådmannen orienterte i KU-sak 2/15 om kommunens håndtering av bekymringsmeldingen og om tjenesten arbeidet innen rammene av lov og forskrift. Følgende ble ført i protokoll fra møtet: «Gunn Inger Løvseth, ass. rådmann, og Arne Løvset, virksomhetsleder i Nedre Melhus helse og omsorg, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Bekymringsmelding er fulgt opp ved at meldingen er forelagt enhetsledere ved Buen sykehjem, samt at det er skrevet et kort brev (17.02.2015) til klager. Klager er også invitert til et dialogmøte med Melhus kommune.» Utvalget tok rådmannens redegjørelse til orientering. I KU-sak 14/15 «Bestilling av forvaltningsrevisjon» er følgende ført i protokollen: «Med bakgrunn i bekymringsmelding fra pårørende og orientering gitt i kontrollutvalgets møte 9. mars så er kontrollutvalget av den oppfatning at en forvaltningsrevisjon på Buen sykehjem er av større viktighet enn de 3 gjenværende fokusområdene i plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015. Det er hensiktsmessig at ferdig rapport leveres innen utgangen av 2015, Melhus kommune har for få timer igjen til rådighet inneværende år og må derfor høre med andre kommuner i IKS samarbeidet om det er mulighet å få låne timer som vil bli gitt tilbake igjen i 2016. Følgende omforent forslag til vedtak ble fattet: Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: 6 side 1 av 4 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2015 PROSJEKTPLAN Kommune: Melhus Prosjekt: Buen sykehjem Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2346 Styringsgruppe, dato: 20.08.2016 Kontrollutvalget ber Kommunestyret om å få sette i gang en forvaltningsrevisjon med fokus på Buen sykehjem i Melhus kommune. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sjekke ut muligheten til å låne ca. 150 timer i 2015 av andre kommuner i IKS-samarbeidet. Vedtak: Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalget ber Kommunestyret om å få sette i gang en forvaltningsrevisjon med fokus på Buen sykehjem i Melhus kommune. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sjekke ut muligheten til å låne ca. 150 timer i 2015 av andre kommuner i IKS-samarbeidet.» Revisjon Midt-Norge mottok den 17.6.15 brev fra kontrollutvalgets sekretariat med bestilling av forvaltningsrevisjon ved Buen sykehjem. Av bestillingen framgår at utvalget ønsker seg forelagt prosjektplan i møte 7.9.15. 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING Kontrollutvalget er opptatt av at brukere og pårørende skal kunne ha nødvendig medvirkning i hvordan tjenestene innenfor helse og omsorg ytes, og at tjenesteytingen skjer i samsvar med lov og forskrift. 2.1 AVGRENSNING Ut i fra revisors kjennskap til den/de klager som er framsatt ved Buen sykehjem kan det være grunn til å se nærmere på enkelte deler av driften av sykehjemmet. Dette gjelder blant annet praksis knyttet til internkontroll ved virksomheten, håndtering av legemidler, kvalitet i tjenesten og hvorvidt brukerne blir behandlet med nødvendig verdighet. Det kan også være aktuelt å belyse eventuell bruk av tvang ved sykehjemmet. Revisor avgrenser seg mot å følge opp enkelthendelser/saker og andre tema enn de som er nevnt over. 7 side 2 av 4 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2015 PROSJEKTPLAN Kommune: Melhus Prosjekt: Buen sykehjem Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2346 Styringsgruppe, dato: 20.08.2016 2.2 PROBLEMSTILLING Er det tilstrekkelig medvirkning fra brukere og pårørende ved Buen sykehjem? o Er medvirkning fra brukere og pårørende i tråd med pasient- og brukerrettighetsloven? Drives Buen sykehjem i tråd med regelverket? o Drives Buen sykehjem i tråd med internkontrollforskriften? o Håndteres legemidler i tråd med legemiddelforskriften? o Ytes tjenester i tråd med kvalitetsforskriften? o Ytes tjenester i tråd med verdighetsforskriften? 3. REVISJONSKRITERIER I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (§7) skal det etableres revisjonskriterier for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Revisjonskriterier er de krav og forventninger som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til. Disse kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. Slike autoritative kilder kan være lov, forskrift, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak (mål og føringer), administrative retningslinjer, statlige føringer, andre myndigheters praksis, teori eller reelle hensyn. I denne forvaltningsrevisjonen synes følgende kilder til revisjonskriterier spesielt relevante: Kommuneloven (§23-2) Helse og omsorgstjenesteloven (Kap 3) o Internkontrollforskrift i helsetjenesten (§§ 3 og 4) o Forskrift om legemiddelhåndtering (§§ 4, 7, 8 og 9) o Kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstjenestene (§§ 2 og 3) o Verdighetsgarantiforskriften (§§ 1, 2 og 3) Pasient- og brukerrettighetsloven (Kap 3, Kap 4 og Kap 4A) 4. METODE Lovverket stiller krav om skriftlige rutiner innen flere områder av helse og omsorgstjenesten, og internkontrollforskriften stiller krav til at instrukser, prosedyrer og rutiner er gjort kjent og tilgjengelig for ansatte. Revisor vil innledningsvis kontrollere tilgjengelig dokumentasjon, deretter er det viktig at ansatte kan bekrefte at de kjenner rutinene. Slik bekreftelse vil innhentes gjennom intervju hvor ansatte får beskrive hvordan rutinene praktiseres ved Buen sykehjem. Her vil revisor sikre bredde gjennom å intervjue både 8 side 3 av 4 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2015 PROSJEKTPLAN Kommune: Melhus Prosjekt: Buen sykehjem Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2346 Styringsgruppe, dato: 20.08.2016 ledelse, ansatte og tillitsvalgte/verneombud. Det vil også bli behov for å gjennomgå kommunens system for avviksmeldinger og oppfølgingen av dette. Det er også relevant å innhente informasjon fra Pasientog brukerombudet i Sør-Trøndelag, Helsetilsynet og Fylkesmannen. Kontrollutvalget har bedt om at forvaltningsrevisjonen får fram pårørendes/brukernes syn på hvordan man opplever tjenestene ved Buen sykehjem. Revisor vil derfor gjennomføre en pårørendeundersøkelse, og anvende Kommuneforlagets (bedrekommune.no) brukerundersøkelse for sykehjem/institusjon. Med bakgrunn i at det er høyst relevant å få innblikk i ansattes praksis på de ulike områdene, vil revisor sende et eget spørreskjema til alle ansatte ved Buen sykehjem. Samlet vil dokumentasjon, intervjumateriale og spørreundersøkelse gi grunnlag for å gjøre vurderinger knyttet til de problemstillinger som er formulert. 5. ORGANISERING AV PROSJEKTET Tor Arne Stubbe vil være oppdragsansvarlig revisor for forvaltningsrevisjonen. Frode Singstad vil være prosjektmedarbeider. Frist for levering av rapport er 31.01.16 med et timeforbruk inntil 320 timer, hvorav 300 timer anvendes i 2015. 9 side 4 av 4 Forvaltningsrevisjonsrapport Byggesaksbehandling Tilbakemelding fra rådmannen Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler Arkivkode Arkivsaknr Møtedato 07.09.2015 Saknr 30/15 Eva J. Bekkavik FE - 216, TI - &58 14/9 - 10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Oppfølging av forvaltningsrevisjon byggesak - notat Utrykt vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Byggesaksbehandling Kontrollutvalgets sak 4/2015 Forvaltningsrevisjonsrapport Byggesaksbehandling Kommunestyrets sak 42/2015 Forvaltningsrevisjon byggesak Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 9. mars 2015 i sak 4/2015 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten ”Byggesaksbehandling” behandlet. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Revisjon Midt-Norge IKS har formulert følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Er det lagt til rette for god byggesaksbehandling i kommunen? 2. Er byggesaksbehandlingen i tråd med god forvaltningsskikk? Revisjonens konklusjon Er det lagt til rette for god byggesaksbehandling i kommunen? Saksbehandlere har variert og god kompetanse knyttet til byggesak. Det er etablert arenaer som gir hensiktsmessig koordinering og samhandling innen byggesak. Det er etablert hensiktsmessig rutiner og systemer for å sikre at habilitetsbestemmelser ivaretas i saksbehandlingen. Det er noen utfordringer knyttet til faglig styring i saksforberedelsen til byggesaker, som med fordel kan gjennomgås nærmere. Det har i deler av 2013 vært redusert bemanning innen byggesak. Det tok noe tid å få på plass ny bemanning og det savnes tiltak for å møte tilsvarende situasjoner. Kommunens byggesaksbehandlingssystem har hatt svakheter, da det for 2013 ikke har gitt oversikt over pågående byggesaker. Det ble etablert manuelle register fra høsten 2013 som ga oversikt over kommunens byggesaker. Det er også etablert avviksrapportering for byggesak i fra 2014 i kommunens kvalitetssystem, samt økt stillingsresurs til byggesaksbehandlingen fra høsten 2013. Dette har gitt bedre oversikt, kapasitet og oppfølging av fristbrudd i byggesaksbehandlingen. Er byggesaksbehandlingen i tråd med god forvaltningsskikk? Saksbehandlingstiden for byggesaker har en god del fristoverskridelser for 2013 og har berørt de innbyggerne som har opplevd vesentlige fristoverskridelser. Årsaken til fristoverskridelser i 2013 har vært manglende kapasitet samt manglende oversikt og styring av kommunens byggesaker i deler av 2013. Det er etablert system for å gi veiledning i søknadsprosessen. Det har vært en del 10 mangler knyttet til å sende ut foreløpig svar, og det har for en del saker tatt lang tid fra søknad er mottatt til den har vært komplett. Dette bør ha kommunens oppmerksomhet fremover. Kommunens byggesaksgebyr er vedtatt av kommunestyret og selvkostregnskapet viser at de siste fem år har det vært underskudd på kr 1,7 mill. Det foreligger informasjon om at gebyrberegningen for noen saker har mangler i forhold til krav. Det er få saker som er opphevet av fylkesmannen grunnet klager, noe som indikerer at kommunens byggesaksbehandling er i samsvar med krav og god forvaltningsskikk. Kommunen har etablert tilsynsstrategi og utfører ulovlighetsoppfølging og dokumenttilsyn, noe som er i samsvar med krav. Utfordringen har vært å utføre stedlig tilsyn. I forvaltningsrevisjon om kommunens byggesaksbehandling fra 2009 ble det anbefalt å utarbeide rutiner for kvalitetskontroll av byggesaksbehandlingen. Revisor mener at anbefalingene i rapporten som ble vedtatt i kommunestyret ikke var godt nok fulgt opp i 2013, men at det er etablert tiltak som har bedret situasjonen for 2014. Revisors anbefalinger: · Sikre at systemet for kvalitetssikring og saksbehandling av byggesaker gir betryggende oversikt og kontroll av byggesaker. · Etablere planer og tiltak for å sikre kapasitet i byggesaksavdelingen ved bemanningsreduksjoner Etablere tiltak som reduserer saksbehandlingstiden knyttet til mangelfulle søknader Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 4/2015: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Byggesaksbehandling” til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 20.08.2015. Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 16.06.2015 i sak 42/2015 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Byggesaksbehandling” til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 20.08.2015. 11 Rådmannens tilbakemelding Rådmannen har i e-post av 27.08.2015 gitt tilbakemelding til kontrollutvalget. Tilbakemeldingen følger vedlagt. Guri Vik, virksomhetsleder Arealforvaltning, er invitert til kontrollutvalgets møte for å svare på eventuelle spørsmål vedr. saken og oppfølgingen av revisors anbefalinger. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt. 6.2, eller om de anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 12 Notat om oppfølging av forvaltningsrevisjon byggesak. Oppfølging av anbefalinger fra revisor: Sikre at systemet for kvalitetssikring og saksbehandling av byggesaker gir betryggende oversikt og kontroll av byggesaker: Tiltak: Oppdragslista blir et viktig verktøy for å ha oversikt over antall saker og frister. Det er startet et arbeid i samarbeid med utviklingsseksjonen for å utvikle dette til et styringsverktøy for fagleder. Etablere planer og tiltak for å sikre kapasitet i byggesaksavdelinga ved bemanningsreduksjoner Dette er et utfordrende punkt, men vi har hatt samtaler med byggesaksbehandlerne om at de må varsle tidlig om de står i fare for å bli sykmeldt eller av andre grunner vil ha fravær slik at vi kan være forberedt. Bemanningen har vært stabil og uten langvarig sykefravær hos byggesaksbehandlerne etter at revisjonsrapporten ble skrevet. En ansatt har gått over i ny stilling og vi har ansatt en ny byggesaksbehandler fra januar 2015. Denne gangen klarte vi å ansette ny medarbeider raskt slik at vi unngikk langvarig vakanse. Vi har hatt noen utfordringer i forhold til merkantilressurs, men dette er nå ivaretatt. Ferien ble planlagt slik at minst en byggesaksbehandler har vært på jobb alle ukene i sommer. Det er åpnet for frivillig overtid fra april for å ta unna saker i den mest hektiske perioden. Dette vil bli videreført til vi er ajour med sakene. Det er ikke økonomi til å øke kapasiteten på byggesak ved å ansette flere pr dags dato, selv om gebyrer er økt fra 1.7.15 vil dette bare være med å dekke opp underskuddet i forhold til dagens drift. Vi vil vurdere å gå til innkjøp av egnet programvare som kan øke effektiviteten og lette opplæring av nye medarbeidere. Etablere tiltak som reduserer saksbehandlingstiden til mangelfulle søknader: Vi har skjerpet rutinene vedr å gi midlertidig svarbrev der vi fanger opp mesteparten av mangler ved søknaden på et tidlig tidspunkt. I tillegg tilstreber vi at alle saker skal ha vært gjennomgått av en saksbehandler innen 3 uker slik at tiltakshaver innen denne fristen har fått tilbakemelding om alle mangler ved søknaden og at fristen ikke gjelder før søknaden er komplett. Det har vært utfordringer med dette i sommer pga ferieavvikling og etterslep på gamle saker, men vi mener en forbedret oppdragsliste skal gi oss bedre styring på dette. Vi vil jobbe videre med å etablere gode rutiner for å redusere saksbehandlingstiden. --------------------------- 13 For øvrig har vi satt i gang en prosess sammen med personalkontoret for å avklare forventningsgapet mellom fagleder og byggesaksbehandlerne. Her er også plansaksbehandlerne involvert. Vi har hatt flere møter og et av resultatene er at det er innført korte morgenmøter der faglige spørsmål blir diskutert daglig og gjensidig informasjon blir gitt. Dette oppfattes så langt som veldig vellykket. Det blir oppsummeringsmøte fra prosessen i slutten av august. Fagleder er også påmeldt kurs for kompetanseheving innen byggesak høsten 2015. Det ble lagt fram sak om øking av gebyrregulativet pr 1. juli for å unngå at det ikke blir underskudd på tjenesten også i 2015. For øvrig har vi bestemt at vi skal følge opp arbeidet videre med å: • • • Gå gjennom rapporteringsrutiner. Bli enige om en hensiktsmessig form for rapportering som tilfredsstiller alles behov. (dagens system i EQS oppfattes som unødvendig merarbeid for byggesaksbehandlerne.) Ha en gjennomgang av møtekultur Se på merkantilressurs sammen med teknisk drift. 26.8.15 Guri Vik Virksomhetsleder 14 Henvendelse til kontrollutvalget vedr. ny E6 Melhus Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler Arkivkode Arkivsaknr Møtedato 07.09.2015 Saknr 31/15 Eva J. Bekkavik FE - 033 13/44 - 38 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Spørsmål til kontrollkomiteen Bilde fra kommunens hjemmeside Utrykt vedlegg Kontrollutvalgets sak 15/2015 Orientering til kontrollutvalget vedr. henvendelse fra innbyggere (møte 27.04.2015) Saksutredning Kontrollutvalget har mottatt et brev fra 21 grunneiere i området Kåsen, Losengrenda og Ler (vedlegg). Grunneierne mener at kommunestyrets vedtak om valg av ny trasé E6 Melhus ble fattet på sterkt misvisende og feil faktagrunnlag. Påstander fremkommet i brevet fra de 21 grunneierne: 1. Inhabile formannskapsmedlemmer har deltatt aktivt i forberedende saksbehandling. 2. Tilsvar på gruppens innspill har fra ordfører og rådmannens side så langt vært usaklige og retoriske, det oppgis ikke en eneste rasjonell faktabasert begrunnelse. 3. Formannskapets befaring og arbeidsmøte 12. juni 2012, deltok både Sigmund Gråbak og Lars Borten, begge var meldt inhabile i denne saken. 4. Det fremgår av reportasjer i media at Fylkesmannen var representert på befaringen 12. juni 2012. Gruppen mener at inhabile formannskapsmedlemmer her har kunnet påvirke oppfatningen av blant annet konsekvensene for landbruk/dyrket mark på en subjektiv og partisk måte til fordel for sine private interesser. 5. Den allmenne oppfatning blant berørte innbyggere som setter seg inn i saken er at inhabile politikere har kunnet påvirke utfallet av trase valget til sin private fordel og at man har brukt Fylkesmannens innsigelse som en beleilig begrunnelse for trase valget i mangel av andre objektive rasjonelle forklaringer 6. Lars Borten – som i hele E6 saken har vært meldt inhabil – meldte seg inhabil i formannskapets diskusjon 9.6.2015 om kryssløsning på Ler først etter at han hadde fremmet sine synspunkt i formannskapet. 7. Melhus kommune ved ordfører og rådmann avviste grunneiernes påstander som uaktuelle, dette går klart frem av rådmannens notat 1 og 2 som ble lagt frem for kommunestyret før trase valget. Statens vegvesen har etter trasevalget flyttet traseen vestover opp fra utløpssonen til Loa og flyttet tunellinnslaget 600 meter nordover og inn i Losengrenda nøyaktig i tråd med grunneiernes påstander. Dette medfører vesentlige endringer i forhold til den offentlige konsekvensutredningen, også vesentlige endringer i forutsetningene for Fylkesmannens 15 innsigelsesbeslutning. Spørsmål fra grunneierne til kontrollutvalget: 1. Er det slik at inhabile representanter deltar aktivt i saksbehandling også på gruppemøter? 2. Vi ber kontrollutvalget vurdere hvorvidt det har vært inhabil og uforsvarlig saksbehandling. Vi vil ha et begrunnet svar på dette. 3. I og med at våre påstander ble avvist ovenfor beslutningstakerne før trase valget er ikke dermed kommunestyrets vedtak fattet under den forutsetning at flytting av tunnelinnslag og forskyvning vestover inn i Losengrenda-Kåsen er uaktuelt? Vi ønsker et begrunnet svar på dette. 4. Plan og bygningsloven §11-17 pålegger at vesentlige endringer i plan krever ny behandling av saken. Kommunestyret kan delegere myndighet til mindre endringer men selv da skal saken forelegges innsigelsesmyndighetene på nytt. Er ikke kommunen dermed forpliktet etter loven til å realitetsbehandle trase valget på nytt? Vi ønsker et begrunnet svar på dette. Kontrollutvalgssekretariatets vurderinger Det har ikke lyktes sekretariatet å få rede på om Melhus kommune har utarbeidet møteinnkalling og møteprotokoll (sakspapirer) til Formannskapets befaring og arbeidsmøte 12. juni 2012. Det fremkommer ikke av møteprotokollen fra Formannskapets møte 9. juni 2015 at det har vært en diskusjon om kryssløsning på Ler, kun at det ble gitt en orientering fra Guri Vik, virksomhetsleder Arealforvaltning, fra møtet med Fylkesmannen. Det er heller ikke protokollert noe om vurdering av inhabilitet for medlemmet Lars Borten. Sekretariatet kan derfor kun uttale seg på generell basis. Møteprinsippet: Det følger av kommuneloven§ 30 nr. 1 at "folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter". Møtene skal etter kommuneloven§ 31 nr. 1 som hovedregel holdes for åpne dører og «skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte», jf. kommuneloven§ 32 nr. 3. I Overå/Bernts kommentarutgave av kommuneloven kommer det klart frem at det også er et møte i lovens forstand hvor medlemmene av et slikt organ samles for å bli orientert om eller foreta en foreløpig diskusjon av et tema. Man trenger ikke å fatte vedtak i et møte for at møtet skal falle inn under kommunelovens bestemmelser om møteoffentlighet. I Sivilombudsmannens sak 2010/2939 ble følgende uttalt om hensikten bak bestemmelsene om møteoffentlighet i folkevalgte organer og hva som skal til for at et møte er å anse som et møte i lovens forstand: "En sammenkomst i et folkevalgt organ vil være et møte i lovens forstand når det er fastsatt på forhånd og at medlemmene av organet skal tre sammen som folkevalgt organ for å forhandle, drøfte, treffe vedtak eller på annen måte behandle saker og spørsmål som det etter lov eller forskrift har som oppgave å behandle. Tilsvarende vil det etter kommuneloven § 30 foreligge plikt til å behandle slike saker i møter. Kommuneloven§ 30 nr. 3. "Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer." 16 Habilitet: Kommuneloven Kapittel 7. De folkevalgtes rettigheter og plikter sier i § 40 nr. 3. at ved spørsmål om inhabilitet så gjelder reglene i forvaltningsloven kap. II Om ugildhet. Habilitetskravene fremkommer i Forvaltningsloven § 6. Hvordan avgjørelse av habilitetsspørsmålet i et offentlig organ skal gjøres fremkommer i Forvaltningsloven § 8. Kommuneloven § 30 sier noe om hva som skal fremgå av organets møtebok. Reglene om inhabilitet i forvaltningsloven gjelder også for folkevalgte. Avgjørelsen om en folkevalgt er inhabil, treffes av det kollegiale organet selv jf. Forvaltningsloven § 8 andre avsnitt, første setning. I samme paragrafs tredje avsnitt, første setning, har vi en regel om at «Medlem av kollegialt organ skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham ugild». Poenget med denne regelen er at det skal være mulig å få en juridisk vurdering av inhabilitetsspørsmålet i god tid før det skal holdes møte i det kollegiale organet, og til å innkalle varamedlem som kan steppe inn om man kommer fram til at det foreligger inhabilitet. Det er oppstilt en rekke ganske presise kriterier for situasjoner der folkevalgte eller tilsatte blir inhabile, bl.a. egen eller familiemedlemmers interesse i saken, interesse i selskaper som saken angår, samt en ”sekkebestemmelse” særegne forhold (dvs. som kan svekke tilliten til upartiskhet). Ved særegne forhold skal det blant annet legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til.” Dersom en inhabil har deltatt i forberedelsen av eller i avgjørelsen av en sak utgjør dette en saksbehandlingsfeil som kan medføre at vedtaket som er truffet er ugyldig. Et vedtak som lider av en slik saksbehandlingsfeil er likevel «gyldig når det er grunn til å regne med at feilen ikke kan ha virket bestemmende på vedtakets innhold», jf. forvaltningsloven § 41. Kommunal og regionaldepartementets veileder om habilitet i kommuner og fylkeskommuner sier følgende i Kap 8 Følger av inhabilitet – forvaltningsloven § 41: "I kollegiale organer fører inhabilitet for et medlem ikke nødvendigvis til at organets vedtak blir ugyldig. Det vil bare være aktuelt hvis inhabiliteten kan ha hatt betydning for vedtakets innhold. Normalt vil vedtaket derfor være gyldig i de tilfeller der den inhabile tilhører mindretallet. Dersom den inhabile tilhører flertallet, blir det ikke statuert ugyldighet når stemmetallene er slik at det er uten betydning hvordan representanten ville ha stemt. Et forhold som også kan ha betydning er når vedkommende har stemt konsekvent på samme måte i tilsvarende saker der han har vært habil. Det kan imidlertid ikke utelukkes at det i enkelte tilfeller må konstateres ugyldighet, selv om den inhabiles stemmegivning i og for seg ikke er avgjørende. For eksempel kan ugyldighet likevel være aktuelt når den inhabile har opptrådt svært aktivt, og dermed kan ha påvirket de andre medlemmenes stemmegivning." Avgjørelser om habilitet kan være gjenstand for lovlighetskontroll, jf. kommuneloven § 59 nr. 1 annet punktum. Derfor er det viktig at avgjørelsen føres i møteboken, jf. kommuneloven § 30, med henvisning til hjemmel. 17 Gruppemøter: I Overå/Bernts kommentarutgave av kommuneloven sies det at rene gruppemøter eller møter med deltakelse bare av medlemmer fra en avgrenset krets samarbeidende partier faller utenfor møteprinsippet. Det er da en forutsetning at møtet er uten medvirkning fra kommunens administrasjon på noen som helst måte. Sivilombudsmannen sier: "Gruppemøter, som altså ikke består av alle kommunestyrerepresentantene, men av representanter fra samarbeidende politiske partier, skjer på initiativ fra representantene selv. De har ikke noe delegert myndighet fra kommunestyret til å behandle saker eller treffe formelle vedtak. På bakgrunn av dette faller de utenfor det som regnes som et «folkevalgt organ» etter kommuneloven." Det vil si at representanter som er inhabil i en sak i utgangspunktet kan delta på gruppemøter og diskutere saken. Men det er helt klart etisk uheldig, og det kan, i ytterste konsekvens, få betydning for gyldigheten av et vedtak. Fylkesmannen i Buskerud har uttalt følgende: "Det er svært uheldig om en person deltar i den forutgående partipolitiske behandling av en sak vedkommende vil være inhabil til å behandle som medlem av utvalg eller kommunestyre." Oddvar Overå, ekspert på kommunalrett og habilitet, sier følgende i et intervju med NRK Østfold i 2013: "Man kan også si, at når en person er opplagt inhabil, er det litt smakløst at vedkommende skal være med i behandlingen av saken i partigruppemøtene." Det kan imidlertid nevnes at Horten herredsrett ved to anledninger har gjort dom på at vedtaket i kommunestyret var ugyldig på bakgrunn av at kommunestyremedlemmer som var inhabil deltok aktivt i behandlingen av saken i forutgående politiske gruppemøter. Horten herredsrett mente at slike tilfeller er i strid med alminnelige forvaltningsrettslige prinsipper. Kommunestyrets vedtak og ny realitetsbehandling: Grunneierne har via Advokatfirmaet Nidaros DA, sendt et brev til Kommunal og moderniseringsdepartementet (datert 23.03.2015) hvor de ber departementet om en vurdering av Plan og bygningslovens § 11-17 om hva som ligger i begrepet «mindre endringer». Departementet har pr. 28.08.2015 ikke svart på denne henvendelsen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Møteoffentlighet: Hvis det medfører riktighet at Melhus kommune har gjennomført et møte i Formannskapet den 12. juni 2012 som en befaring og arbeidsmøte, og det ikke finnes møtebok for dette møtet så er det et brudd på reglene om møteoffentlighet. Habilitet: Hvis det medfører riktighet at folkevalgte har deltatt i forberedelse, behandling eller vært med på avgjørelsen av en sak de har vært inhabil i, så er det helt klart et brudd på reglene om habilitet. Gruppemøter: I lovens forstand så er det ikke ulovlig at folkevalgte, som helt klart er inhabile i en 18 sak, deltar aktivt på gruppemøter. Men det er svært etisk uheldig og en slik fremgangsmåte kan være med på å svekke tillitten til den politiske prosessen. Kommunestyrets vedtak og ny realitetsbehandling: Dersom relevante og kompetente faginstanser mener at Melhus kommune har begått saksbehandlingsfeil i denne saken, så kan det være en sak for kontrollutvalget. Men det vil være riktig av kontrollutvalget å avvente departementets svar på brevet som ble sendt fra grunneierne før de gjør eventuelle undersøkelser i saken. Slik sekretariatet ser det så vil en eventuell vurdering av om det er begått saksbehandlingsfeil i denne saken, kreve spesialkompetanse innen juss, plan- og bygningslov, samt spesialkompetanse på veiutbygging. 19 Kontrollutvalget Melhus kommune Rådhusvegen 2 7224 Melhus Kvål, 13. august 2015 Kopi: Ordfører Rådmann Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Statens vegvesen Ny E6 Melhus. Spørsmål til kontrollutvalget om inhabil, uforsvarlig og ulovlig/manglende saksbehandling. Undertegnede representerer 21 grunneiere i området Kåsen, Losengrenda og Ler som tillitsvalgte. Som kjent gjennom tidligere innspill i saken og flere oppslag i media så stiller vi oss helt uforstående til kommunestyrets trase valg og mener vedtaket ble fattet på sterkt misvisende og feil faktagrunnlag. Det har også kommet frem at inhabile formannskapsmedlemmer har deltatt aktivt i forberedende saksbehandling. Videre er det en oppsiktsvekkende mangel på lovpålagt saksbehandling av vesentlige endringer av trase med påfølgende vesentlige konsekvenser i etterkant av trase valget. Tilsvar på våre innspill har fra ordfører og rådmannens side så langt vært usaklige og retoriske, det oppgis ikke en eneste rasjonell faktabasert begrunnelse. Dette gir svært negativt omdømme for lokaldemokratiet, en kraftig svekket tillit til den kommunale forvaltningen og vonde følelser som berørte innbyggere vil måtte bære i mange tiår fremover om dette får stå uavklart. Vi ønsker å belyse dette på en saklig måte. Med henvisning til at kontrollutvalget skal påse at forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende lover og regler har vi i første omgang noen spørsmål til kontrollutvalget som vi ber blir behandlet og besvart. Spørsmål om inhabil og uforsvarlig saksbehandling Som det har fremgått av flere oppslag i lokalpressen så har representantene Sigmund Gråbak og Lars Borten deltatt på formannskapets befaring i områder hvor de to trase alternativene 2A og 2B avviker fra hverandre (alternativ 2A og 2B er identiske på strekningen Skjerdingstad-Røskaft med unntak av den 3-4 kilometer lange delstrekningen mellom Kvål og Ler). Dette fant sted 12. juni 2012. Både Sigmund Gråbak og Lars Borten var meldt inhabile i denne saken. Av reportasjer i media fremgår at befaringen foregikk på flere berørte eiendommer både på øst og vestsiden av elva. Ingen av grunneierne i Losengrenda, som for øvrig har eiendommer på begge sider av elva og er berørt av begge alternativ, ble informert om denne befaringen. Når vi i ettertid undersøker informasjon om dette så finner vi en innkalling til arbeidsmøte i formannnskapet med befaring. Denne var lagt ut på kommunens hjemmesider av saksbehandler 20 Tove Hellem 8. juni 2012 (vedlagt). Som det fremgår av denne kan det ikke herske tvil om at dette er et arbeidsmøte og dermed forberedende saksbehandling for påfølgende trasevalg. Det fremgår også av reportasjer i media at Fylkesmannen var representert på denne befaringen. Det er vanskelig å tro annet enn at inhabile formannskapsmedlemmer her har kunnet påvirke oppfatningen av blant annet konsekvensene for landbruk/dyrket mark på en subjektiv og partisk måte til fordel for sine private interesser. Når vi i ettertid vet at Fylkesmannen fattet vedtak om innsigelse mot alternativ 2B begrunnet i påstått større beslag av dyrket mark og denne innsigelsen veier tungt i kommunestyrets trase valg så er dette arbeidsmøte med inhabil aktiv deltakelse knyttet direkte opp mot utfallet i saken. Viser også her til våre tidligere innspill hvor vi dokumenterer på en grundig og etterprøvbar måte at dyrkamark beslag og sanering av gårdsbruk og boliger er mye verre for alternativ 2A og at justeringer av traseen vestover ytterligere forverrer dette. Området for alternativ 2B mellom jernbanen og elva er ubebygd og dyrkamark her er under 50 års flom merket og av langt dårligere kvalitet. I tillegg er det en rekke andre forhold vi også har påpekt i våre innspill som ikke er behandlet i den offentlige konsekvensutredningen forut for trase valget. Denne fremgangsmåten gjør at vi som setter oss inn i saken mister all tillit til saksbehandlingen og har ingen tro på at avgjørelsen hverken til Fylkesmannen eller kommunen er fattet på et objektivt og korrekt faktagrunnlag. Derimot er den allmenne oppfatning blant berørte innbyggere som setter seg inn i saken at inhabile politikere har kunnet påvirke utfallet av trase valget til sin private fordel og at man har brukt Fylkesmannens innsigelse som en beleilig begrunnelse for trase valget i mangel av andre objektive rasjonelle forklaringer. Dette undergraver også i stor grad Fylkesmannens integritet blant innbyggerne som blir berørt av dette. Vi ber kontrollutvalget vurdere hvorvidt dette har vært inhabil og uforsvarlig saksbehandling. Vi vil ha et begrunnet svar på dette. Etter at problematikken med inhabil deltakelse ble omtalt i media registrerer vi også at Lars Borten – som i hele E6 saken har vært meldt inhabil – ikke meldte seg inhabil i formannskapets diskusjon 9.6.2015 om kryssløsning på Ler før etter at han hadde fremmet sine synspunkt i formannskapet. Denne episoden ble også referert i lokalpressen. Utad virker dette som vesentlig manglende respekt for gjeldende habilitets reglement. Er det også slik at inhabile representanter deltar aktivt i saksbehandling også på gruppemøter? Dette uthuler innbyggernes tillit til objektiv og upartisk saksbehandling. Spørsmål om manglende lovpålagt saksbehandling av vesentlige endringer etter trase vedtaket Vi advarte i våre grundig gjennomarbeidede skriftlige innspill i forkant av trasevalget i 2012 om at konsekvensutredningen for alternativ 2A var svært urealistisk. Vi trodde ikke på passering av Kleivahammeren med skjæring og berøring med Gaula, vi trodde ikke på å ødelegge utløpssonen av Loa og vi så at dyrkamark beslaget var betydelig underestimert for alternativ 2A. Som man kan se av vårt innspill anså vi at tunnel innslaget måtte flyttes inn i Losengrenda nord for Kleivahammeren og at traseen ville måtte flyttes vestover inn i Losengrenda og Kåsen med påfølgende vesentlige konsekvenser for dyrkamarkbeslag, sanering av boliger og gårdsbruk, forringelse av bomiljø, osv. Melhus kommune ved ordfører og rådmann avviste våre påstander som uaktuelle, dette går klart frem av rådmannens notat 1 og 2 som ble lagt frem for kommunestyret før trase valget. 21 Statens vegvesen har etter trasevalget flyttet traseen vestover opp fra utløpssonen til Loa og flyttet tunell innslaget 600 meter nordover og inn i Losengrenda nøyaktig i tråd med våre påstander. Dette medfører vesentlige endringer i forhold til den offentlige konsekvensutredningen, også vesentlige endringer i forutsetningene for Fylkesmannens innsigelsesbeslutning. I og med at våre påstander ble avvist ovenfor beslutningstakerne før trase valget - er ikke dermed kommunestyrets vedtak fattet under den forutsetning at flytting av tunnel innslag og forskyvning vestover inn i Losengrenda-Kåsen er uaktuelt? Vi ønsker et begrunnet svar på dette. Plan og bygningsloven $11-17 pålegger at vesentlige endringer i plan krever ny behandling av saken. Kommunestyret kan delegere myndighet til mindre endringer men selv da skal saken forelegges innsigelsesmyndighetene på nytt. Er ikke kommunen dermed forpliktet etter loven til å realitetsbehandle trase valget på nytt? Vi ønsker et begrunnet svar på dette. For grunneiere i Kåsen, Losengrenda og Ler Einar Klingenberg Rolf Ivar Folstad Geir Moholdt 22 23 Kontrollutvalgets virksomhet, valgperioden 2011-2015 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler Arkivkode Arkivsaknr Møtedato 07.09.2015 Saknr 32/15 Eva J. Bekkavik FE - 033, TI - &14 12/15 - 13 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapportene til orientering og legger dem frem for nytt kommunestyre med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets rapporter til orientering. Vedlegg Kontrollutvalgets virksomhet valgperioden 2011 - 2015 Rapportering på gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden 2011 - 2015 Rapportering på gjennomført selskapskontroll valgperioden 2011 - 2015 Saksutredning Kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret. Av de mest sentrale føringene som ligger til grunn for utvalgets arbeid er kommuneloven, forskrift om kontrollutvalg og reglement for kontrollutvalget i Melhus kommune. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret om arbeidet de utfører, både gjennom årsmeldinger og ved framleggelse av rapporter om forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I tillegg legges protokoller fra kontrollutvalgets møter frem for kommunestyret som referatsak. Kontrollutvalgets virksomhet i årene 2011-2015 er oppsummert i en egen rapport. Formålet med rapporten er fra kontrollutvalgets side å informere om utvalgets rolle og funksjon, og at man på den måten kan gi føringer og signaler om lovmessige krav og om formålet med sin egen virksomhet i valgperioden. Rapporten inneholder innledningsvis en kort presentasjon av kontrollutvalget og kontrollutvalgets rolle. Videre gir den en kortfattet oversikt over kontrollutvalgets oppgaver slik de fremgår av de gjeldende bestemmelsene om tilsyn og kontroll i kommuneloven og i forskriftene om revisjon og kontrollutvalg. Som vedlegg til denne rapporten er det utarbeidet en oversikt over gjennomførte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller i perioden 2011 – 2015. I oversikten er det gjort rede for problemstilling, rapportens konklusjon, revisors anbefalinger, kontrollutvalgets vedtak og kommunestyrets vedtak, samt den administrative oppfølgingen av kommunestyrets vedtak. Rapportene er utformet på en måte som gjør den egnet til bruk som grunnlag for informasjon om tilsyn og kontroll til nytt kontrollutvalg og nytt kommunestyre. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagt rapport om utvalgets virksomhet i valgperioden 2011-2015, rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Eventuelle forslag til endringer i rapportene som fremkommer i kontrollutvalgets møte, innarbeides før de legges frem for endelig behandling i kommunestyret. 24 Kontrollutvalgets virksomhet Valgperioden 2011 – 2015 Melhus kommune 1 25 Innholdsfortegnelse 1. Innledning ............................................................................................... 3 2. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning .......................................... 3 3. 2.1 Kontrollutvalgets sammensetning i perioden ........................................... 3 2.2 Rammer for utvalgets arbeid ................................................................ 3 2.3 Kontrollutvalgets ressurser................................................................... 4 2.3.1 Sekretariat................................................................................... 4 2.3.2 Revisjon ...................................................................................... 4 2.3.3 Økonomi ...................................................................................... 4 Arbeid i utvalget ....................................................................................... 5 3.1 Møter ................................................................................................ 5 3.2 Saker ................................................................................................ 5 3.3 Deltakelse i relevante fora ................................................................... 6 4. Finansiell revisjon ..................................................................................... 6 5. Forvaltningsrevisjon .................................................................................. 7 6. 5.1 Gjennomført forvaltningsrevisjon .......................................................... 7 5.2 Granskinger eller undersøkelser ............................................................ 8 Selskapskontroll ....................................................................................... 8 6.1 Gjennomført selskapskontroll ............................................................... 8 7. Påseansvar overfor revisjon ....................................................................... 8 8. Erfaringer fra arbeidet i valgperioden 2011 - 2015 ........................................ 9 9. 8.1 Forholdet til politisk ledelse .................................................................. 9 8.2 Forholdet til administrativ ledelse .......................................................... 9 Oppsummering ...................................................................................... 10 2 26 1. Innledning Valgperioden 2011 – 2015 nærmer seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalget i Melhus kommune er i ferd med å fullføres. For å kunne oppsummere egen virksomhet, sette eget arbeid og resultater i et kritisk lys, samt å gi det påtroppende kontrollutvalget en god innføring til sitt arbeid, ønsker kontrollutvalget å gi en evaluering av sitt eget arbeid i valgperioden. 2. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. Kommunestyret i Melhus kommune vedtok reviderte retningslinjer for kontrollutvalget i april 2012. Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver Kommunestyret i Melhus kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i desember 2013. 2.1 Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Medlemmer Ola Huke, leder Magne A. Thomassen, nestleder Oddvar Horg Sidsel Bodsberg Ingrid Gangås Opedal Varamedlemmer Berit Skillingsaas Nygård Marvin Bjørnebekk Merethe Draget KnutEidsmo Kjellrun Lefstad Hanshus Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. Kontrollutvalget er av den oppfatning at det burde vært en felles varaliste i utvalget og ikke personlig vara slik det er i dag. 2.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommuneloven § 77:og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon – påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 3 27 Forvaltningsrevisjon – utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følge og rapportere resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser – på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll – utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning – kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett – utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 2.3 Kontrollutvalgets ressurser 2.3.1 Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Melhus kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. 2.3.2 Revisjon Melhus kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Melhus kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. 2.3.3 Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2012 hadde et budsjett på 1.381.400 kroner er tilsvarende for 2015 kroner 1.548.600. Av dette utgjør i 2015 ca. 71 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, ca. 22 % honorar til KonSek MidtNorge IKS og ca. 7 % benyttes til aktivitet i kontrollutvalget (inkl. lønn). Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter dem i stand til å ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne rammer som for ressursbruken. Budsjetter til revisjons- og sekretariats selskapene har fulgt innstillinger gjort i de respektive representantskapene 4 28 3. Arbeid i utvalget 3.1 Møter Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca. 6 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget saker som behandles i utvalget. Utvalget har behandlet 204 saker i valgperioden 2011-2015 Møtene legges til rådhuset, eller ute i enhetene. Gjennom å legge en del av møtene sine ute i enhetene har kontrollutvalget møtt ledere og ansatte som har gitt nyttig informasjon til utvalgets arbeid. I denne perioden er Lundamo skole og barnehage, Melhus Arbeidssenter og Hovin Barnehage besøkt i forbindelse med møter. Ved mange av møtene som er holdt på rådhuset har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen. Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Melhus kommune. Møtene er kunngjort på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Melhus kommune. Fra og med valgperioden 2011-2015 er protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. 3.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven § 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et visst mønster fra år til år i hvilke saker som kommer opp til ulike tider. I tillegg til de kjente saksområdene hender det at utvalget får henvendelser fra innbyggere, som berører områder som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. Kontrollutvalget har fått henvendelser på ulike områder i valgperioden 2011 – 2015: saksbehandling, byggesak, orgel i Melhus kirke, Buen sykehjem, E6 trasè og reglementer. Slike henvendelser behandles seriøst uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller at kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til deres funksjon å se på. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Melhus kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I valgperioden 20011 – 2015 har følgende rapporter blitt fremlagt: Kommunal voksenopplæring Psykososialt miljø - Flå skole Psykososialt miljø - Høyeggen skole Sosiale tjenester med NAV Overformynderiet Avlastning til voksne etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Barnevern Tidlig innsats – Rosmælen skole Helsestasjonstjeneste til barn 0-6 år Buen sykehjem Pleie- og omsorgstjenesten i Melhus distrikt Moesgrinda PU-tjensten Horg distrikt Sentraladministrasjonen Kommunens folkehelsearbeid Samhandling om utskrivning av pasienter Melhus kommune som barnehagemyndighet Legevakttjenesten 5 29 I tillegg har kontrollutvalget fått orientering fra rådmannen om følgende: Arbeidstilsynets tilsynsrapport vedr. inneklima i skolebygg Rådmannens arbeid med intern kontroll og strategi for å forhindre korrupsjon og misligheter og ansattes deltakelse på fagreiser (jf. mediasaken om Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum,STPO) Nytt avvikssystem (EQS) i Melhus kommune Rutiner ved bevitnelse av testament Buen sykehjem 3.3 Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av arrangement utvalget har vært representert på i perioden er KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og deltar også på årsmøtene der. Disse arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 4. Finansiell revisjon ”Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,(…) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner § 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp.” Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, rapportering om enhetsbesøk og om planlegging og status i revisjonsarbeidet . Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskaper i valgperioden, uttalelsene er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling og vurdering av regnskapene. Kontrollutvalget har avgitt følgende uttalelser til regnskapet for Melhus kommune i valgperioden: 2011: Sak 13/2012: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2011. 2012: Sak 14/2013: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2012. 2013: Sak 10/2014: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2013. 6 30 2014: Sak 13/2015: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2014 5. Forvaltningsrevisjon ”Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp.” Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i hele valgperioden. Kontrollutvalget har gjort mange vurderinger og hatt drøftinger for å finne gode arbeidsmetoder både i prioritering av prosjekter, samarbeid med revisjonsselskapet og i tilknytning til behandling av avlagte rapporter. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Fra og med 2010 vedtok kontrollutvalget å innføre toårige planer for forvaltningsrevisjon. Dette kontrollutvalget har dermed hatt ansvar for utarbeidelse av to planer; 2012/2013 og 2014/2015. Kontrollutvalget har hatt dialog med politisk og administrativ ledelse underveis i prosessen med utformingen av plan for forvaltningsrevisjon og tatt med seg konstruktive innspill til planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betydning. Alle forvaltningsrevisjoner legges systematisk fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges. Samtlige rapporter er sendt videre til kommunestyret. Etter kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. 5.1 Gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 6 forvaltningsrevisjonsprosjekter: Sak 3/2012: Forebyggende arbeid for barn og unge – kultur og fritid Sak 3/2013. Opptrappingsplan psykisk helse Sak 28/2013: Kvalitet i barnehagene Sak 11/2014: Offentlige anskaffelser Sak 4/2015: Byggesaksbehandling Sak 22/2015: Utleieboliger Det er utarbeidet en egen rapport om forvaltningsrevisjonene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. Utvalget mener å ha satt fokus på viktige områder i sine prosjekter, men vil samtidig understreke betydningen av å gjennomføre relevante forvaltningsrevisjoner i alle deler av kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets rolle som bestiller er svært viktig 7 31 i denne sammenhengen, særlig i forhold til å velge riktig tidspunkt for undersøkelsene og ikke minst være konkret i forhold til hva som skal undersøkes og hva man ønsker svar på. Dette er en oppgave som det påtroppende kontrollutvalget anbefales å gi høy prioritet. 5.2 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret gjennomføre granskninger eller undersøkelser. Dette har ikke vært en sentral del av utvalgets virksomhet i valgperioden, da de fleste større undersøkelser er organisert som ordinære og planmessige forvaltningsrevisjoner. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. 6. Selskapskontroll ”Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll utarbeides 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Kontrollutvalget har utarbeidet 2 planer for selskapskontroll i valgperioden, 2012-2013 og 2015-2016. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Melhus kommune har etablert et eget eierskapsutvalg, utvalget har utarbeidet et eierstrategidokument med informasjon om styrearbeid og informasjon om de enkelte selskaper Melhus kommune har eierandeler i. 6.1 Gjennomført selskapskontroll Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 2 selskapskontroller: Sak 4/2012: Eierskapskontroll av selskapene: Melhus tomteselskap AS, Aksjeselskapet Lundemo Bruk, TrønderEnergi AS, Envina IKS, Gauldal brann og redning IKS og Gauldal natursenter AS. Sak 2/2014: Selskapskontroll av Trønderenergi AS. Det er utarbeidet en egen rapport om selskapskontrollene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. 7. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. 8 32 Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet og til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 8. Erfaringer fra arbeidet i valgperioden 2011 - 2015 8.1 Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget har gjennom hele perioden vært opptatt av å ha god dialog med politisk ledelse og oppdatert kjennskap til hva som til enhver tid er kommunestyrets behov. Saker fra kontrollutvalget legges løpende fram for kommunestyret, enten det er rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner, årsmeldinger eller planer for selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget invitert kommunepolitikerne til å komme med innspill til hvilke områder de mener er mest nyttige med tanke på forvaltningsrevisjon. Innspillene er tatt med i kontrollutvalgets prioritering av prosjektområder, og det er en oppfatning av at denne dialogen bidrar til å forankre arbeidet med forvaltningsrevisjon i kommunestyret. Det er ønskelig fra kontrollutvalget sin side at politisk ledelse engasjerer seg enda mer i utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon. 8.2 Forholdet til administrativ ledelse Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og stor nytte av positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i forbindelse med konkrete prosjekter og oppgaver. Administrasjonen gir informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om deres tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle og arbeid. Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant annet ved å ha samtaler og være åpne for innspill i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Denne informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter. Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte prosjektene eller revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og ikke noe kontrollutvalget involverer seg i. Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i kontrollog tilsynssaker. Administrasjonen synes å ha lojalitet til vedtakene. Ved 9 33 enkelttilfeller er det ikke rapportert innen gitte frister og det har vært nødvendig å etterspørre tilbakemeldingene. Det bemerkes likevel at vedtaksoppfølgingen i hovedsak er god og administrasjonens etterlevelse i kontroll- og tilsynssaker er i stor grad tilfredsstillende. Kontrollutvalget ser at det er hensiktsmessig å be om en orientering fra rådmannen vedr. den økonomiske stillingen 1. halvår på et av utvalgets høstmøter. 9. Oppsummering Med bakgrunn i sitt mandat og det arbeidet som kontrollutvalget har gjort for Melhus kommune i valgperioden 2011 – 2015, er utvalgets medlemmer av den oppfatning at kontrollutvalget har en viktig rolle i en lærende organisasjon i stadig utvikling. Kontrollutvalget har i valgperioden hatt viktige og spennende oppgaver der man har belyst mange av kommunens tjenesteområder. Kontrollutvalget har hatt et godt samarbeid med kommunestyret og utvalget opplever at det er god forståelse for kontrollorganenes rolle og funksjon i kommunen, noe som er avgjørende for at utvalget skal kunne gjøre en god jobb. Kontrollutvalget har i valgperioden fått laget nødvendige plandokumenter; plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget mener ut fra den foregående redegjørelsen å ha oppfylt sine pålagte oppgaver i kommuneloven på en fornuftig og god måte. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Avslutningsvis vil kontrollutvalget takke kommunestyret og administrasjonen i Melhus kommune for et godt samarbeid i valgperioden, som har bidratt til konstruktivt samarbeid og gode resultater. Kontrollutvalget vil med dette ønske det påtroppende kontrollutvalget lykke til i den kommende valgperioden der nye interessante og krevende oppgaver venter. Melhus 07.09.2015 10 34 Gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden 2011 – 2015, Melhus kommune 1 35 Innholdsfortegnelse Forebyggende arbeid for barn og unge – kultur og fritid ....................................... 3 Opptrappingsplan psykisk helse........................................................................ 6 Kvalitet i barnehagene .................................................................................... 8 Offentlige anskaffelser .................................................................................. 10 Byggesaksbehandling ................................................................................... 13 Utleieboliger ................................................................................................ 16 2 36 Forebyggende arbeid for barn og unge – kultur og fritid Rapport avlagt: Desember 2011 Problemstilling: Er kommunens målsettinger om det forebyggende arbeidet innen kultur og fritid for barn og unge fulgt opp på en tilfredsstillende måte innad i kommunen? Er kommunens målsettinger om det forebyggende arbeidet innen kultur og fritid for barn og unge fulgt opp på en tilfredsstillende måte utad, i samarbeid med frivillige organisasjoner? Rapportens konklusjon Er kommunens målsettinger om det forebyggende arbeidet innen kultur og fritid for barn og unge fulgt opp på en tilfredsstillende måte innad i kommunen? Melhus kommune har høye målsettinger når det gjelder forebyggende arbeid for barn og unge innen kultur og fritid. Målsettingene er forankret sentralt i kommunens styrende dokument og i politisk og administrativ ledelse. Barne- og ungdomsplanen er ikke politisk revidert siden 2009, i påvente av rullering av kommuneplanens arealog samfunnsdel. Det er virksomhetene for Kultur og fritid (KF) og Familie og forebygging (FF) som vi har rettet undersøkelsen inn mot. Ledelse og ansatte ved disse enhetene ser ut til å ha høy bevissthet rundt forebyggende arbeid. Vi vil spesielt trekke fram virksomheten ved KF, som vi mener har mye oppmerksomhet på forebyggende arbeid i sine tjenester og arbeidsprosesser. Vi vil dessuten trekke fram samarbeidet mellom de to virksomhetene (KF og FF), og vår informasjon tyder på at det i hovedsak er et tett og godt samarbeid mellom de to virksomhetene. Eksempler på tjenester og tiltak som fungerer som gode eksempler på forebyggende arbeid er kulturskolen mangfoldige tilbud. Det gjelder mangfold av aktiviteter (musikk, dans, teater sirkus o.s.v.), og mangfold innen den enkelte aktivitet (mange ulike instrument, vokal o.s.v.). Virksomheten ved kulturskolen er målrettet med tanke på å inkludere mange. Kommunen har fem fritidsklubber, og vi har besøkt to av dem. Virksomheten ved disse to er på hver sin måte gode eksempler på målrettet forebyggende arbeid ut mot alle ungdommer. Tilbudet er etterspurt, og besøkstallene har vært økende. Til slutt vil vi trekke fram SLT-samarbeidet og Restorative Justice, som KF har ansvar for, i samarbeid med FF og flere andre tjenester innenfor og utenfor kommunen. Vi har likevel funnet noen eksempler på utfordringer kommunen har i sine tjenester for barn og unge, og som gjør at kommunen ikke oppfyller sine målsettinger. Det er forholdsvis lange ventelister i kulturskolen, og kommunen har ikke oppfylt målsettingen om åpent opptak og tilgjengelighet for alle. Åpningstidene ved fritidsklubbene er ikke tilfredsstillende i forhold mål og behov, og det gjelder særlig Ungdomstorget. Barnevernet har utfordringer når det gjelder kapasitet til å drive forebyggende arbeid på primær og sekundærnivå, og har begrensa mulighet til å delta i samarbeidende tiltak innad og utenfor kommunen. 3 37 Rapporteringene av de ulike tjenestene og tiltakene skjer gjennom nasjonale registre og interne rapporteringssystem. Ulike samarbeidsorgan og møtepunkt internt i organisasjonen og utad mot eksterne aktører er viktige arenaer for å framskaffe kunnskap om behov og tiltak, herunder om tiltakene fungerer etter hensikten. Er kommunens målsettinger om det forebyggende arbeidet innen kultur og fritid for barn og unge fulgt opp på en tilfredsstillende måte utad, i samarbeid med frivillige organisasjoner? I Melhus kommunes overordna målsettinger framgår det også at samarbeidet med de frivillige organisasjonene skal styrkes, for å legge til rette for barn og unge som ikke driver med organiserte aktiviteter. Kommunen har om lag 50 frivillige organisasjoner som retter sin aktivitet mot barn og unge. Dette er i hovedsak tradisjonelle organisasjonsaktiviteter. Kommunen yter økonomisk tilskudd til de frivillige organisasjonene. Det er ikke knyttet spesielle betingelser til disse tilskuddene når det gjelder tilrettelegging for flere, eller forebyggende arbeid. Kommunen ser ikke ut å ha lykkes med å få de frivillige organisasjonene, særlig innen idretten, til å utvikle tilbud som gjør at færre slutter, eller at flere blir inkludert. Det har skjedd en omfattende utbygging av idrettsanlegg i kommunen de siste årene. Til tross for det, er det fortsatt en utfordring å få kapasitet til flere aktiviteter enn den ordinære organiserte idrettsaktiviteten. Kommunens målsettinger når det gjelder åpen gymsal og andre idrettsanlegg er derfor ikke fulgt opp tilfredsstillende. Vi vil likevel trekke fram at idrettsrådet og ungdomsrådet har jobbet aktivt, og fått gjennomslag for at det blir lagt til rette, arealmessig, for alternative ungdomsaktiviteter. Videre vil vi nevne forumet for folkehelse, som har som mål å forebygge overvekt, og få flere i aktivitet og bevegelse. Innen musikk, sang, og teater er det noen arrangement i kommunen, der det jobbes med å inkludere et bredt spekter av ungdommer. Vi nevner som eksempel UKM og Vampyrfestivalen. De frivillige organisasjonene rapporterer økonomi- og aktivitetsinformasjon i forbindelse med tilskudd. Vår informasjon tyder ikke på at det bes om spesiell rapportering på tiltak som oppfyller kommunens målsettinger om forebyggende arbeid for barn og unge. Revisors anbefalinger: For at kommunen skal være en kulturkommune for barn og unge, med tjenester og aktiviteter for alle brukergrupper anbefales rådmannen å: - rullere og oppdatere sentrale planer, som Barne- og ungdomsplanen - finne virkemidler for betydelig reduksjon av ventelistene ved kulturskolen - sørge for at fritidsklubbene har gode rammebetingelser og hensiktsmessige åpningstider - finne virkemidler for å styrke samarbeidet med, og oppmuntre de frivillige organisasjonene til å beholde og inkludere barn og ungdommer som ikke finner seg til rette i de organiserte aktivitetene - styrke samarbeidet med de ulike rådene, og gi de like rammebetingelser for arbeidet sitt 4 38 - sikre at det blir innhentet systematisk informasjon om tiltakene som settes i gang gir ønsket virkning Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-3/2012 : Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Forebyggende arbeid for barn og unge – kultur og fritid” til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2012. Kommunestyrets vedtak, sak KS-34/2012: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Forebyggende arbeid for barn og unge – kultur og fritid” til orientering. Administrativ oppfølging Selv om kommunestyret tok forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering så ønsket kontrollutvalget en dialog med rådmannen om revisors anbefalinger i rapporten. Rådmannen ble invitert til kontrollutvalgets møte 11. februar 2013. Rådmannen stilte til dialog med kontrollutvalget og kunne melde tilbake om følgende: Det utredes nå lengre åpningstider for ungdomsklubbene, åpen gymsal er lagt på is pga. økonomi, det arbeides med kulturskolen. Kontrollutvalget tok rådmannens redegjørelse til orientering. 5 39 Opptrappingsplan psykisk helse Rapport avlagt: Desember 2012 Problemstilling: 1. Har opptrappingsplanen for psykisk helse blitt fulgt opp som forutsatt? 1.1. Har kommunen jobbet målrettet med tiltak innen psykisk helsearbeid under og etter planperioden? 1.2. Har den lokale satsingen blitt evaluert og justert underveis 2. Har Melhus kommune hatt et nødvendig og tilfredsstillende samarbeid om psykisk helsearbeid? 1.1. Har det vært nødvendig samarbeid internt? 1.2. Har det vært nødvendig samarbeid eksternt, og spesielt med 2. linjetjenesten (spesialisthelsetjenesten)? Rapportens konklusjon: Har opptrappingsplanen for psykisk helse blitt fulgt opp som forutsatt? Vi mener at Melhus kommune i all hovedsak har fulgt opp opptrappingsplanen for psykisk helse målrettet, med et bredt sett av satsinger og tiltak for voksne og barn og unge. De mest omfattende tiltakene har vært innenfor psykiatrisk helsetjeneste og botilbudet Idrettsveien. Kommunen har i tillegg benyttet midlene innenfor andre tjenester som også har brukere som i perioder kan ha behov for psykiske helsetjenester. Vi ser at det kan være utfordringer når det gjelder tilbud om støttekontakter, og at det kan være vanskelig å rekruttere og beholde disse. Kommunens satsinger har ikke blitt evaluert. Vi mener det er viktig å evaluere større satsinger, for å få en formening om satsingene er riktige og fungerer slik hensikten har vært. Har Melhus kommune hatt et nødvendig og tilfredsstillende samarbeid om psykisk helsearbeid? Kommunen har etablert gode samarbeidspunkt både internt i organisasjonen og eksternt mot 2. linjetjenesten. Kommunen har siden 2004 bevilget i underkant av 300 000 til brukerorganisasjoner, men involveringen av brukere kan være utfordrende i og med noe ustabilitet i brukerorganisasjoner. Desto viktigere er det å følge opp tettere med brukerundersøkelser og annen kontakt med brukerne om tjenestetilbudet. Psykiske helsetjenester har en bred brukergruppe, og mange tjenester bør involveres og samarbeide for å få til et godt og helhetlig tilbud. Ulik organisatorisk tilknytning til rammeområder og virksomheter bør ikke hindre det. Revisors anbefalinger: Revisor anbefaler rådmannen om å fortsette å arbeide målrettet og systematisk med psykisk helse, og ha økt oppmerksomhet på: - støttekontaktordning, 6 40 - sårbarhet i brukersamarbeid - utnytting av kompetanse og ressurser på tvers i organisasjonen Politisk behandling: Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-3/2013 : Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Opptrappingsplanen for psykisk helse” til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013. Kommunestyrets vedtak, sak KS-18/2013: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Opptrappingsplanen for psykisk helse” til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013. Administrativ oppfølging Støttekontaktordningen: I økonomi- og handlingsplan for 2013 ble det under pkt. 4.5.2 Behov og utviklingstrekk meldt følgende: Vanskelig å rekruttere og beholde kvalifiserte støttekontakter på grunn av lav avlønning. Ved behandling av planen i kommunestyret den 18.12.2012 ble det bevilget kr. 100.000 ekstra til støttekontaktordningen. Dette gjorde at Melhus kommune kunne heve avlønningen til kr. 110,- pr time. Til sammenligning nevnes at KS anbefaler kr. 136,- som minstesats. Trondheim kommune annonserer med kr. 154,- pr time og de rekrutterer i det samme markedet som oss. Vi jobber nå med en omorganisering av støttekontaktordningen til fritidsassistenter for noen av brukergruppene. Eksempelvis så kan en fritidsassistent være med 4 brukere på håndballtrening mot i dag 4 støttekontakter Sårbarhet i brukersamarbeid: Det har ikke vært aktivitet i Mental Helse Melhus de siste to åra. Leder av psykisk helsetjeneste i Melhus er kontaktperson og hun vil forsøke å få etablert et tettere samarbeid og større aktivitet gjennom å arrangere temakvelder - med håp om å få etablert et nytt loka llag. Vi har også kontakt med fylkeslaget. Utnytting av kompetanse og ressurser på tvers i organisasjonen: Hele systemet «koordinering av tiltak for mennesker med sammensatte behov» er gjennomgått og revidert. Dette førte til etablering av flere tverrfaglige team og systematisk opplæring av koordinatorer og informasjon til nye ansatte om systemet samt en årlig gjennomgang i aktuelle virksomheter. Kontrollutvalget tok tilbakemeldingen til orientering, samt at de sendte et brev til kommunestyret med en oppfordring om å øke timeprisen til samme nivå som Trondheim kommune på timelønn til støttekontakter. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 7 41 Kvalitet i barnehagene Rapport avlagt: August 2013 Problemstilling: Sikrer Melhus kommune tilfredsstillende kvalitet i barnehagene? Rapportens konklusjon Revisor konkluderer med at kommunens arbeid for å sikre kvalitet i barnehagene i Melhus er tilfredsstillende. Revisor er av den oppfatning at systematisk og forutsigbart tilsyn med barnehagene, over tid, bidrar til forbedringsarbeid og bevissthet omkring kvalitet i barnehagene. Styrerne gir klart uttrykk for at tilsyn fra lokal barnehagemyndighet er nyttig i deres arbeid. Rammeplan for innhold og oppgaver i barnehagen synes å være styrende for arbeid med planlegging og gjennomføring av aktiviteter i barnehagene i kommunen, og alle barnehagene har godkjente og vedtatte årsplaner. Barnehagene synes å tilfredsstille krav til bemanning og kompetanse, og styrerne gir god tilbakemelding på prosessen rundt opptak og fordeling av barnehageplasser. Kommunen har mottatt midler fra Fylkesmannen knyttet til tiltak overfor minoritetsspråklige. Midlene fordeles etter søknad og styrerne bekrefter at tiltak gjennomføres. Utfordringene i kommunen synes å være knyttet til forventningene om samarbeid, dialog og informasjonsutvikling mellom barnehage, barneverntjeneste og helsestasjon. Anbefalinger Rådmannen bør sikre en forutsigbar og god dialog mellom barnehagene og barneverntjenesten. Rådmannen bør sikre en forutsigbar og god dialog mellom barnehagene og helsestasjonstjenesten. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-28/2013 : 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Kvalitet i barnehagene” til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Rådmannen må sikre en forutsigbar og god dialog mellom barnehagene og barneverntjenesten. Rådmannen må sikre en forutsigbar og god dialog mellom barnehagene og helsestasjonstjenesten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 31.03.2014. Kommunestyrets vedtak, sak KS-63/2013: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Kvalitet i barnehagene” til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Rådmannen må sikre en forutsigbar og god dialog mellom barnehagene og barneverntjenesten. Rådmannen må sikre en forutsigbar og god dialog mellom barnehagene og helsestasjonstjenesten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 31.03.2014. 8 42 Administrativ oppfølging Allerede i mai 2013 startet vi arbeidet med å formalisere samarbeidet mellom barnehage – helsestasjon/barnevern. Målet for dette samarbeidet var å få på plass noen rutiner. Ved behandling av økonomi og handlingsplan 2014 – 2017 ble dette arbeidet tatt inn som et ikke-økonomisk mål, jfr. tiltak 2.2.5.10. Rutinene er nå så godt som ferdige og vil bli lagt frem for komite liv og lære før sommeren. Kontrollutvalget tok administrasjonens oppfølging til orientering, utvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 9 43 Offentlige anskaffelser Rapport avlagt: Problemstilling: April 2014 Følger kommunen regelverket for offentlige anskaffelser og blir inngåtte rammeavtaler etterlevd mht. avtalevilkår. Hovedproblemstillingen er konkretisert i følgende delproblemstillinger: 1. Følges regler om krav til konkurranse og kunngjøring? 2. Følges regler om tilbudsåpning og journalføring? 3. Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler, og foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? 4. Har kommunen kontrollrutiner som sikrer at regelverket og etisk standard følges i anskaffelsesprosessen? Rapportens konklusjon Hovedproblemstilling: Følger kommunen regelverket for offentlige anskaffelser og blir inngåtte rammeavtaler etterlevd mht. avtalevilkår. Melhus kommune har en god del mangler i gjennomføringen av egne anskaffelser i forhold til gitte føringer. Det er også mangler knyttet til journalføring og arkivering av saksdokumenter som må følges bedre opp i kommunen. Kommunens system for og oppfølging av avtalelojaliteten til fylkesavtalen er meget bra. Kommunen har delegert innkjøpsansvaret i egen organisasjon noe som er hensiktsmessig, men kan med hensikt styrke kompetansen til denne, for å sikre at anskaffelser utføres i samsvar med regelverket. Delproblemstililng: 1: Følges reglene om konkurranse og kunngjøring? For flere anskaffelser i undersøkelsen har kommunen mange mangler knyttet til anskaffelsesprotokoll, konkurranse, HMS-egenerklæring og skatteattest. To direkteanskaffelser mangler hjemler til anskaffelsesregelverkets unntaksbestemmelser. Manglene knyttet til anskaffelsesprotokoll, konkurranse, HMSegenerklæring og skatteattest i anskaffelsene, medfører at det er flere avvik på lovens grunnleggende krav til dokumentasjon, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsene. 2: Følges regelverket om tilbudsåpning og journalføring? Kommunens rutiner for mottak, registrering og tilbudsåpning er etter revisors vurdering i henhold til gjeldende forskrift. Revisors kontroller har vist at relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen har manglende journalføring og oppfyller dermed ikke kravene til journalføring som igjen gir manglende gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsene. Det er også manglende rutiner på dette området. Interkommunalt Arkiv har i egen rapport vist til store mangler knyttet til generell journalføring og arkivering av saksbehandlingsdokumenter i kommunen. Revisor ser alvorlig på denne informasjonen og ber rådmannen, kontrollutvalget og kommunestyret ha betydelig 10 44 oppmerksomhet på dette fremover, for å sikre tilstrekkelig arkivkompetanse i kommunen og følge opp at saks- og arkivsystemet fungerer i samsvar med gitte føringer i anskaffelse- og arkivregelverket. 3: Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler, og foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? Undersøkelser viser at Sør-Trøndelag fylkeskommune har fulgt regelverket ved inngåelse av rammeavtalene. Dette gjør at kommunen lovlig kan benytte disse. Kommunens avtale med STFK forplikter kommunen til å bruke leverandører i rammeavtalene. Revisors gjennomgang viser at kommunen er i stor grad lojal til inngåtte rammeavtaler og at de har et tilfredsstillende system for å følge opp avtalelojaliteten. Dette fungerer hensiktsmessig. 4: Har kommunen kontrollrutiner som sikrer at regelverket og etiske standard følges i anskaffelsesprosessen? Rådmannen har delegert innkjøpsansvaret i kommunen, noe som er hensiktsmessig. Det savnes en innkjøpskoordinator i kommunen, som har ansvaret for å utarbeide rutiner og følge opp oppdateringer samt sikre at regelverket følges. Kommunen har rutiner for anvisning og attestasjon, etiske retningslinjer samt at det stilles krav til leverandører, noe som er hensiktsmessig. Revisor savner en oppdatering av informasjonen knyttet til anskaffelser i kvalitetssystemet til kommunen, for å sikre at denne er i samsvar med regelverket. Revisors anbefalinger: Kommunen må sørge for at alle anskaffelser oppfyller kravene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser og at disse er gjennomsiktige og etterprøvbare gjennom: Anskaffelsesprotokoll Innhentet skatte- og mva. attest samt HMS egenerklæring fra leverandører Sikre at direkteanskaffelser begrunnes juridisk i hjemler fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser Utarbeide generelle rutiner knyttet til anskaffelser for å sikre at kravene følges Kommunen må ha betydelig oppmerksomhet på kommunens generelle saks- og arkivsystem for å sikre tilstrekkelig kompetanse slik at saks- og arkivsystemet er i henhold til gitte føringer. I tillegg må kommunen: Følge opp anbefalinger om arkivsituasjonen fra interkommunalt arkiv, vist i rapportens vedlegg fire Etablere rutiner for journalføring og arkivering av anskaffelsesdokumenter Informasjon og rutiner om anskaffelser må gjennomgås i kommunens kvalitetssystem. Dette for å sikre at denne gir god veiledning og sikrer at kommunens anskaffelser utføres i samsvar med regelverket. Kontrollutvalget ønsket i tillegg til problemstillingene for forvaltningsrevisjonen en orientering om hvordan attestering og anvisning fungerer i kommunen. I intervju og spørreundersøkelsen bekrefter alle at etablert kontrollaktivitet knyttet til anvisning og attestering følges opp og fungerer hensiktsmessig. Noen 11 45 virksomhetsledere sier at de også kontrollerer om regelverket vedrørende anskaffelser følges opp ved anvisning og attestering. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-11/2014 : Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Offentlige anskaffelser – følges regelverket?” til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 8.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 30.09.2014. Kommunestyrets vedtak, sak KS-33/2014: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Offentlige anskaffelser – følges regelverket?” til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 8.2. Kommunestyret ser det som viktig at rådmannen setter i gang arbeidet med å få gode rutiner som sikrer innsyn og mulighet for etterprøving av anskaffelser. Kommunestyret vil særlig peke på journalføring og arkivrutiner. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 31.01.2015. Administrativ oppfølging Rådmannen har utarbeidet Retningslinjer for offentlige anskaffelser. Et utdrag fra retningslinjene: Alle kontrakter som kommunen inngår må følge anskaffelsesregelverket. I tillegg har Melhus kommune miljøkrav som skal følges ved innkjøp. Anskaffelsesregelverket regulerer alle offentlige innkjøp og er basert på EU-direktiver og valg av anskaffelsesprosedyre avhenger i hovedsak av anskaffelsens anslåtte verdi. Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig baseres på konkurranse uansett anskaffelsesprosedyre. Innkjøpsprosessen skal sikre at konkurransen gjennomføres på en forsvarlig måte, med lik behandling av leverandørene og for øvrig i samsvar med god anbuds-, og forretningsskikk. Gjennom hele anskaffelsesprosessen vil nettsiden: www.anskaffelser.no være et svært nyttig verktøy. Nettsiden inneholder oppdatert lovverk, forklaringer og maler utarbeidet av Difi. Denne rettledningen har til hensikt å gi informasjon til ansatte om offentlige anskaffelser og gi råd om hvordan man griper an et innkjøp av varer eller tjenester for Melhus kommune. Alle som har betalingsfullmakt er pålagt å følge disse retningslinjene. Kontrollutvalget tok administrasjonens oppfølging til orientering, utvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 12 46 Byggesaksbehandling Rapport avlagt: Problemstilling: Desember 2014 Er det lagt til rette for god byggesaksbehandling i kommunen? Er byggesaksbehandlingen i tråd med god forvaltningsskikk? Rapportens konklusjon Er det lagt til rette for god byggesaksbehandling i kommunen? Saksbehandlere har variert og god kompetanse knyttet til byggesak. Det er etablert arenaer som gir hensiktsmessig koordinering og samhandling innen byggesak. Det er etablert hensiktsmessig rutiner og systemer for å sikre at habilitetsbestemmelser ivaretas i saksbehandlingen. Det er noen utfordringer knyttet til faglig styring i saksforberedelsen til byggesaker, som med fordel kan gjennomgås nærmere. Det har i deler av 2013 vært redusert bemanning innen byggesak. Det tok noe tid å få på plass ny bemanning og det savnes tiltak for å møte tilsvarende situasjoner. Kommunens byggesaksbehandlingssystem har hatt svakheter, da det for 2013 ikke har gitt oversikt over pågående byggesaker. Det ble etablert manuelle register fra høsten 2013 som ga oversikt over kommunens byggesaker. Det er også etablert avviksrapportering for byggesak i fra 2014 i kommunens kvalitetssystem, samt økt stillingsresurs til byggesaksbehandlingen fra høsten 2013. Dette har gitt bedre oversikt, kapasitet og oppfølging av fristbrudd i byggesaksbehandlingen. Er byggesaksbehandlingen i tråd med god forvaltningsskikk? Saksbehandlingstiden for byggesaker har en god del fristoverskridelser for 2013 og har berørt de innbyggerne som har opplevd vesentlige fristoverskridelser. Årsaken til fristoverskridelser i 2013 har vært manglende kapasitet samt manglende oversikt og styring av kommunens byggesaker i deler av 2013. Det er etablert system for å gi veiledning i søknadsprosessen. Det har vært en del mangler knyttet til å sende ut foreløpig svar, og det har for en del saker tatt lang tid fra søknad er mottatt til den har vært komplett. Dette bør ha kommunens oppmerksomhet fremover. Kommunens byggesaksgebyr er vedtatt av kommunestyret og selvkostregnskapet viser at de siste fem år har det vært underskudd på kr 1,7 mill. Det foreligger informasjon om at gebyrberegningen for noen saker har mangler i forhold til krav. Det er få saker som er opphevet av fylkesmannen grunnet klager, noe som indikerer at kommunens byggesaksbehandling er i samsvar med krav og god forvaltningsskikk. Kommunen har etablert tilsynsstrategi og utfører ulovlighetsoppfølging og dokumenttilsyn, noe som er i samsvar med krav. Utfordringen har vært å utføre stedlig tilsyn. I forvaltningsrevisjon om kommunens byggesaksbehandling fra 2009 ble det anbefalt å utarbeide rutiner for kvalitetskontroll av byggesaksbehandlingen. Revisor mener at anbefalingene i rapporten som ble vedtatt i kommunestyret ikke var godt nok fulgt opp i 2013, men at det er etablert tiltak som har bedret situasjonen for 2014. 13 47 Revisors anbefalinger: Sikre at systemet for kvalitetssikring og saksbehandling av byggesaker gir betryggende oversikt og kontroll av byggesaker. Etablere planer og tiltak for å sikre kapasitet i byggesaksavdelingen ved bemanningsreduksjoner Etablere tiltak som reduserer saksbehandlingstiden knyttet til mangelfulle søknader Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-4/2015 : Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Byggesaksbehandling” til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 20.08.2015. Kommunestyrets vedtak, sak KS-42/2015: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Byggesaksbehandling” til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 20.08.2015. Administrativ oppfølging Oppfølging av anbefalinger fra revisor: Sikre at systemet for kvalitetssikring og saksbehandling av byggesaker gir betryggende oversikt og kontroll av byggesaker: Tiltak: Oppdragslista blir et viktig verktøy for å ha oversikt over antall saker og frister. Det er startet et arbeid i samarbeid med utviklingsseksjonen for å utvikle dette til et styringsverktøy for fagleder. Etablere planer og tiltak for å sikre kapasitet i byggesaksavdelinga ved bemanningsreduksjoner Dette er et utfordrende punkt, men vi har hatt samtaler med byggesaksbehandlerne om at de må varsle tidlig om de står i fare for å bli sykmeldt eller av andre grunner vil ha fravær slik at vi kan være forberedt. Bemanningen har vært stabil og uten langvarig sykefravær hos byggesaksbehandlerne etter at revisjonsrapporten ble skrevet. En ansatt har gått over i ny stilling og vi har ansatt en ny byggesaksbehandler fra januar 2015. Denne gangen klarte vi å ansette ny medarbeider raskt slik at vi unngikk langvarig vakanse. Vi har hatt noen utfordringer i forhold til merkantilressurs, men dette er nå ivaretatt. Ferien ble planlagt slik at minst en byggesaksbehandler har vært på jobb alle ukene i sommer. 14 48 Det er åpnet for frivillig overtid fra april for å ta unna saker i den mest hektiske perioden. Dette vil bli videreført til vi er ajour med sakene. Det er ikke økonomi til å øke kapasiteten på byggesak ved å ansette flere pr dags dato, selv om gebyrer er økt fra 1.7.15 vil dette bare være med å dekke opp underskuddet i forhold til dagens drift. Vi vil vurdere å gå til innkjøp av egnet programvare som kan øke effektiviteten og lette opplæring av nye medarbeidere. Etablere tiltak som reduserer saksbehandlingstiden til mangelfulle søknader: Vi har skjerpet rutinene vedr å gi midlertidig svarbrev der vi fanger opp mesteparten av mangler ved søknaden på et tidlig tidspunkt. I tillegg tilstreber vi at alle saker skal ha vært gjennomgått av en saksbehandler innen 3 uker slik at tiltakshaver innen denne fristen har fått tilbakemelding om alle mangler ved søknaden og at fristen ikke gjelder før søknaden er komplett. Det har vært utfordringer med dette i sommer pga ferieavvikling og etterslep på gamle saker, men vi mener en forbedret oppdragsliste skal gi oss bedre styring på dette. Vi vil jobbe videre med å etablere gode rutiner for å redusere saksbehandlingstiden. For øvrig har vi satt i gang en prosess sammen med personalkontoret for å avklare forventningsgapet mellom fagleder og byggesaksbehandlerne. Her er også plansaksbehandlerne involvert. Vi har hatt flere møter og et av resultatene er at det er innført korte morgenmøter der faglige spørsmål blir diskutert daglig og gjensidig informasjon blir gitt. Dette oppfattes så langt som veldig vellykket. Det blir oppsummeringsmøte fra prosessen i slutten av august. Fagleder er også påmeldt kurs for kompetanseheving innen byggesak høsten 2015. Det ble lagt fram sak om øking av gebyrregulativet pr 1. juli for å unngå at det ikke blir underskudd på tjenesten også i 2015. For øvrig har vi bestemt at vi skal følge opp arbeidet videre med å: • Gå gjennom rapporteringsrutiner. Bli enige om en hensiktsmessig form for rapportering som tilfredsstiller alles behov. (dagens system i EQS oppfattes som unødvendig merarbeid for byggesaksbehandlerne.) • Ha en gjennomgang av møtekultur • Se på merkantilressurs sammen med teknisk drift. Kontrollutvalget skal behandle rådmannens tilbakemelding i sitt møte 7. september 2015, utvalget vil da vedta om de anser komunestyrets vedtak som fulgt opp eller om de fortsatt vil ha saken til oppfølging. 15 49 Utleieboliger Rapport avlagt: Problemstilling: April 2015 Forvaltes kommunens boligsosiale arbeid i samsvar med boligsosial handlingsplan og sentrale regler og anbefalinger? Er driften av kommunens boligmasse (boligmasse til utleie) i samsvar med anbefalinger og god ressursutnyttelse? Rapportens konklusjon Forvaltes kommunens boligsosiale arbeid i samsvar med boligsosial handlingsplan og sentrale regler og anbefalinger? Melhus kommune driver et målrettet boligsosialt arbeid, som følges opp systematisk gjennom rapportering av tiltak. Det boligsosiale arbeidet har blitt mer systematisk etter at kommunen ble med i et tettere samarbeid med Husbanken og fylkeskommunen. Dette ser revisor blant annet ved felles inntaksteam, tidsavgrensede kontrakter og rullering av utleieboliger. Til dette arbeidet hører det også med et mer målrettet bruk av statlige støtteordninger, som startlån, boligtilskudd og bostøtte. Kommunen har maler for saksbehandlingen av søknader om utleiebolig. Er driften av kommunens boligmasse (boligmasse til utleie) i samsvar med anbefalinger og god ressursutnyttelse? Den kommunale boligmassen har gjennomgått en standardheving de siste årene. Dette henger blant annet sammen med tidsavgrensa kontrakter og bedre rullering av boliger, og at boligene da blir oppusset og eventuelt tilpasset spesielle behov. Vi ser at funksjonen som boveileder også er viktig for å få leieboere til å ivareta boligen på en bedre måte. Revisors anbefalinger: Revisor stiller spørsmål om kommunen bruker feil hjemmel ved tildeling av omsorgsboliger og gjennomgangsboliger, og at det bør henvises til klageadgang gjennom forvaltningsloven. I tilbakemelding fra rådmannen av 21.4.2015 ble det opplyst om at malen for avslag om søknad om kommunal bolig er endret på dette punktet. Kommunen har ikke en ferdig vedlikeholdsplan, men denne er under utarbeiding, og skal etter planen følge ved økonomi- og handlingsplanen. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-22/2015 : Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Utleieboliger” til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 31.12.2015. 16 50 Kommunestyrets vedtak, sak KS-43/2015: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Utleieboliger” til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 31.12.2015. Administrativ oppfølging Denne forvaltningsrevisjonen har frist 31.12.2015 på tilbakemelding til kontrollutvalget og har derfor ikke informasjon om administrativ oppfølging. Dette vil bli tatt med i neste rapportering. 17 51 Gjennomført selskapskontroll valgperioden 2011 – 2015, Melhus kommune 1 52 Innholdsfortegnelse Eierskapsforvaltning Melhus kommune .......................................................... 3 TrønderEnergi ............................................................................................ 5 2 53 Eierskapsforvaltning Melhus kommune Rapport avlagt: Problemstilling: Desember 2012 Har Melhus kommune oversikt over sine eierinteresser i selskaper? Har Melhus kommune tydelige målsetninger med sine eierskap i utvalgte selskaper? Har Melhus kommune vedtatt føringer for hvordan de skal utøve eierskap? Forvalter Melhus kommune sine eierskap i utvalgte selskaper i tråd med disse eventuelle egne føringene, selskapslovgivningen og normer for godt eierskap? Rapportens konklusjon Problemstilling 1: Har Melhus kommune oversikt over sine eierinteresser i selskaper? Kommunen ser ut til å ha god oversikt over sine eierinteresser, men denne informasjonen har vært lite tilgjengelig for innbyggere og folkevalgte. Eierskapsmeldingen er ikke behandlet eller revidert siden 2009. Hyppigere behandling/revidering kan bidra til å sikre at folkevalgte har oversikt over kommunens eierinteresser, og samtidig blir mer involvert i rollen som eiere. Problemstilling 2: Har Melhus kommune tydelige målsetninger med sine eierskap i utvalgte selskaper? Eierskapsmeldingen viser at kommunen har et bevisst forhold til sine eierskap, og tydelige målsetninger med dem. Problemstilling 3: Har Melhus kommune vedtatt føringer for hvordan de skal utøve eierskap? Kommunen vedtok noen enkle, men relevante føringer ved eierskapsmeldingen av 2009. Denne kontrollen tyder på at eierskapsmeldingen og disse føringene ikke har fungert som retningslinjer for kommunens eierutøvelse i ettertid. Problemstilling 4: Forvalter Melhus kommune sine eierskap i utvalgte selskaper i tråd med selskapslovgivningen og normer for godt eierskap? Kommunen ved ordfører utøver et aktivt eierskap i de selskapene vi har sett nærmere på. Eierutøvelsen skjer i stor grad gjennom eierorgan, og kommunen har et bevisst og godt forhold til det som bør være eierorganets hovedoppgave: å velge kompetente styrer. Vi stiller likevel spørsmål ved om dagens praksis sikrer at eier – kommunestyret – har tilstrekkelig forståelse for, og er tilstrekkelig involvert i, utøvelsen av eierrollen. Kommunen har ikke utarbeidet rutiner for å sikre kontakten mellom eierorgan og kommunestyret, men ordfører informerer formannskapet ved behov. Vi ser også at kommunen er opptatt av å plassere “egne representanter” i styrene. Vi kan oppsummere våre kommentarer til dette slik: 1. Vi ber kommunen være oppmerksom på at både selskapslovgivningen og prinsipper for god eierstyring tilsier at eierskap skal utøves gjennom eierorganet, 3 54 ikke gjennom styrerepresentanter, som er forpliktet til å ivareta selskapets interesser framfor enkelteieres. 2. Det sentrale ved valg av medlemmer til styrer bør være at styret sikres komplementær kompetanse. Kommunens ønske om å ha egne representanter i styrene bør ikke gå utover dette. Revisors anbefalinger: Revisor anbefaler kommunen å revidere eierskapsmeldingen, og å legge opp til hyppigere behandling av den i kommunestyret. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-4/2013 : Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll - Eierskapskontroll til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingen i rapportens pkt 8 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingen er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013. Kommunestyrets vedtak, sak KS-17/2013: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll - Eierskapskontroll til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingen i rapportens pkt 8 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingen er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013. Administrativ oppfølging Saken ble behandlet i formannskapet den 22.10.2013 hvor de nedsatte en gruppe som skulle revidere eierskapsstrategiene med næringssjefen som sekretær. Når gruppen har gjort jobben vil den komme opp til behandling i formannskapet og kommunestyret. Kontrollutvalget tok tilbakemeldingen til orientering, utvalget vil fortsatt ha saken til oppfølging. Reviderte eierskapsstrategier ble vedtatt av kommunestyret i sak 19/2015 (se under administrativ oppfølging av selskapskontroll i TrønderEnergi). 4 55 TrønderEnergi Rapport avlagt: Februar 2014 Problemstilling: Har den økonomiske utviklingen i Trønderenergi vært i samsvar med eiernes forventninger? Er eierstyring og selskapsledelse i Trønderenergi i samsvar med gitte anbefalinger? Hvordan ivaretar Trønderenergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? Rapportens konklusjon Blant revisors konklusjoner er at selskapet fremstår som solid og lønnsomt, men har utfordringer med lavere kraftpriser og har signalisert et behov for halvering av utbytte i en overgangsperiode. Selskapet bør ifølge revisor har fokus på videre effektivisering. Nettfusjonen har ført til høyere nettleie i Trondheim og Klæbu og noe lavere i distriktene. Revisjonen viser til at selskapet har dokumentert samfunnsansvar, miljøansvar og etikkarbeid og har etablert styringssystemer som forventet av et konsern på denne størrelsen. Videre mener revisor at god eierkontakt har sikret at strategiske valg i all hovedsak er basert på eiernes føringer. Kommunestyrene som eiernes beslutningsorgan bør særlig merke seg følgende anbefalinger fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. Vurdering av særlige forhold for Melhus kommune Melhus kommune har utarbeidet en eierstrategi, og har gjennom dette satt målsettinger for sitt eierskap, og prinsipper for eierstyring. Av prinsippene for eierstyring i eierstrategiens del I fremgår det blant annet følgende: Generelt om styrearbeid I et aksjeselskap eller et kommunalt foretak skal eierinnflytelsen utøves på generalforsamlingen eller i foretaksmøtet. God styrerekruttering er en viktig oppgave for kommunen som eier. Et styres sammensetning må balanseres opp mot virksomhetens strategiske og forretningsmessige omfang. Slik sett skal styret være en ressursbase som tilfører innsikt og kunnskaper på områder som er viktige for selskapets utvikling, vekst og lønnsomhet. God økonomisk forståelse er en forutsetning. Dessuten bør styret ha tilgang til juridisk kompetanse. God kjennskap til offentlig forvaltning og politikkutøvelse er viktig. Dessuten bør man ha kjennskap til aktuelle bransje. 5 56 I eierstrategiens del II, om de enkelte selskaper, så har Melhus kommune blant annet følgende strategi for sitt eierskap i Trønderenergi: Som største eier forventer Melhus kommune å være representert i styret for selskapet. Revisjonen trekker særlig fram ett tilfelle i rapporten der de mener at Melhus kommune har gått ut over rammene for profesjonell eierstyring ved å utøve press for at deres kandidat fikk plass i styret i 2013. Dette medførte etter revisors vurdering at valgkomiteen ikke kunne innstille på den kandidaten de mente var best egnet ut fra kriteriene de ble gitt. Revisor understreker at eierstyring bør skje gjennom generalforsamlingen, ikke styret, og at det er liten grunn til direkte eierrepresentasjon i styret. Revisor påpeker at det er grunn til å tro at dette fører til forskjellsbehandling av eierne. Etter revisors syn taler både hensyn til kompetanse og til habilitet mot styrer som langt på vei er sammensatt av politisk ledelse fra eierkommunene. I tillegg kommer de potensielle rollekonfliktene styremedlemmene kan komme opp i ved sin virksomhet i styret. Forvaltningslovens habilitetsregler medfører utfordringer for de ordførere som sitter i styret og bedriftsforsamling. På grunn av sine verv kan de ikke delta i den politiske debatten om viktige saker for sine kommuner. Denne undersøkelsen viser at det har forekommet flere brudd på habilitetsreglene ved politisk behandling av saker som angår TrønderEnergi i eierkommunene. Ordfører i Melhus kommune, som er styremedlem, har brutt habilitetsreglene. Habilitetsreglene må tolkes slik at de begrenser muligheten for de ordførere som er medlem i styret eller bedriftsforsamling til å representere kommunen på generalforsamling. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-2/2014 : Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi til orientering. 2. Kommunestyret tar revisjonens påpekning om ordførers habilitet til etterretning, og ber Eierskapsutvalget vurdere hvordan hensynet til habilitetsreglene og en god eierstyring kan ivaretas på best mulig måte for fremtiden. 3. Kommunestyret ber Eierskapsutvalget følge opp øvrige konklusjoner og vurderinger i rapporten. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av rapporten i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmelding. Kommunestyrets vedtak, sak KS-23/2014 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi til orientering. 2. Kommunestyret tar revisjonens påpekning om ordførers habilitet til etterretning, og ber Eierskapsutvalget vurdere hvordan hensynet til habilitetsreglene og en god eierstyring kan ivaretas på best mulig måte for fremtiden. 3. Kommunestyret ber Eierskapsutvalget følge opp øvrige konklusjoner og vurderinger i rapporten. 6 57 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av rapporten i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmelding. Administrativ oppfølging Reviderte eierstrategier ble lagt frem kommunestyret i sak 19/2015, kommunestyret gjorde følgende vedtak: Melhus kommunestyre vedtar Melhus kommunes strategier for selskaper man har eierskap i tråd med vedlegg 2 til denne sak, og med følgende endringer: Envina strategi pkt 4: Virksomhet rettet mot privat næringsliv skjer på konkurransemessige vilkår, og holdes regnskapsmessig adskilt. Kontrollutvalgets oppsummering etter kommunestyrets behandling Kontrollutvalget fikk noen spørsmål fra innbyggere etter Kommunestyrets behandling av rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS. Kontrollutvalget anså det som viktig å belyse tre av spørsmålene som ble stilt: 1) Hvordan har prosessen vært med å melde inn aktuelle kandidater for å representere kommunens eierskap, og hvilke kvalifikasjoner er vektlagt (politisk bakgrunn vs energimarkeds/økonomikunnskap)? Svar fra kontrollutvalget: Varaordfører i Melhus kommune var klar på at kommunen ville ha ordfører inn i styret. Varaordfører representerte flertallet for den måten det ble gjort på. 2) Bør ikke ordføreren klarere et slikt verv overfor sin arbeidsgiver, kommunestyret, slik det er vanlig forøvrig? Svar fra kontrollutvalget: Det var et politisk flertall i Melhus kommune som gikk inn for at ordfører skulle ha plass i styret 3) Ut fra Trønderenergis årsrapport for 2012, ser det ut til at et styreverv i Trønderenergi godtgjøres med i underkant av 100.000 kr. Er det riktig at dette honoraret kommer i tillegg til lønna som er fastsatt av kommunestyret, når ordføreren forventningsvis representerer kommunen i arbeidstida? Bør ikke kommunestyret vurdere dette som en del av ordførerens kompensasjon? Svar fra kontrollutvalget: Ordfører som styrerepresentant får godtgjort for sitt arbeid og ansvar (ordfører er personlig ansvarlig dersom styret f.eks. opptrer uansvarlig) i Trønderenergi AS. En slik ordning er helt vanlig. 7 58 Forslag til økonomiplan 2016-2019 med budsjett for 2016 for kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler Arkivkode Arkivsaknr Møtedato 07.09.2015 Saknr 33/15 Eva J. Bekkavik FE - 033 15/113 - 1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2016 – 2019 og budsjett for 2016 med en netto ramme på kr 1.601.000,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg (§ 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2016 i Melhus kommune. Budsjettet for 2016 – med økonomiplan 2016 – 2019 Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets sekretariat Melhus kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek MidtNorge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i KonSek Midt-Norge IKS behandlet budsjettet for 2016 på møte den 27.04.2015. Det ble lagt til grunn en økning på 2,5 % fra 2015 til 2016 og videre en økning på 3 prosent årlig i økonomiplanperioden. I beregningene er det innarbeidet en økning på 2,34 % fra 2015 – 2016, som betyr en økning på kr 8.000,- for Melhus kommune. Kontrollutvalget Ved oppsett av budsjettforslag for 2016 for kontrollutvalgets egen virksomhet, har sekretariatet tatt utgangspunkt i kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2015 og justert godtgjøringen til utvalget etter satser gjeldende pr. 01.01.2015. Posten kontingent er medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn, satsen ble fastsatt på årsmøte 03.06.2015. Vi har i beregningene tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 6 møter i året. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste har sekretariatet gjort et anslag basert på reglene i kommunens reglement. Det er ikke tatt hensyn til eventuelle andre endringer som følge av økonomiplanarbeidet i kommunen. I tillegg er det lagt inn noen midler til kurs og faglig oppdatering for at kontrollutvalget skal ha mulighet til å skaffe seg kunnskap og ha mulighet til å delta i 59 erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Samlet er det foreslått en økning på kr 3.200 (2,91%) for kontrollutvalgets egen virksomhet. Det er lagt inn en økning på ca. 3 prosent per år videre i økonomiplanperioden. Nivået må vurderes årlig i forbindelse med budsjettet. Kjøp av revisjonstjenester Melhus kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. På bakgrunn av at representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS ikke har behandlet budsjettet for 2016 enda, legges Revisjon Midt-Norge IKS sin økonomiplan for 20152020 til grunn for honoraret for revisjonen. Endelig budsjettvedtak vil bli gjort av Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap på møte den 28.09.2015. I revisjonens økonomiplan for 2015-2020 er utgiften til revisjon anslått til kr 1.138.000,- for 2016. Revisjon Midt-Norge har anslått en økning på 5 prosent per år videre i økonomiplanperioden. Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir etter dette kr 1.601.000,- som er en samlet økning på Kr. 52.400 fra 2015. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Konto 10804 10805 10806 10990 11001 11151 11500 11600 11951 13750 13750 · Tekst Godtgjøring leder/nestleder Møtegodtgjørelse Tapt arb.fortj. Arbeidsgiveravgift Faglit., abonnement tidsskr. Kommunal bevertning Opplæring/kurs Skyss- og kostgodtgj. Kontingenter Kontrollutvalget Revisjon Midt-Norge IKS * KonSek Midt-Norge IKS Totalsum Budsjett 2016 34 200 Vedtatt Budsjett 2015 33 000 28 2 9 2 500 000 200 500 27 2 8 2 500 000 800 500 2 25 5 4 113 1 138 400 000 000 200 000 000 2 25 5 4 109 1 096 000 000 000 000 800 800 350 000 342 000 1 601 000 1 548 600 Honorar revisjon er kun et anslag, endelig budsjett vil bli fastsatt av Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap 28.09.2015. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår en budsjettramme på kr 1.601.000,- for kontrollutvalget for 2016, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. 60 Økonomiplanen for perioden 2016 – 2019: Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden 2016 –2019 legges frem: Vedtatt Budsjett Anslag Anslag Anslag budsjett forslag for for for for for 2017 2018 2019 2015 2016 Kontrollutvalget 109 800 113 000 116 119 123 000 000 000 Sekretariatstjenester for kontrollutvalget 342 000 350 000 361 372 383 000 000 000 Sum kontrollutvalg Utgifter til revisjon Sum driftsutgifter 1 096 800 1 548 600 1 138 000 1 601 000 1 195 000 1 672 000 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon 1 255 000 1 746 000 1 318 000 1 824 000 Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2016 – 2019 og budsjett for 2016. Budsjettet for 2016 har en netto ramme på kr 1.601.000,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. 61 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler Arkivkode Arkivsaknr Møtedato 07.09.2015 Saknr 34/15 Eva J. Bekkavik FE - 033, TI - &17 15/96 - 2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Endring av oppdragsansvarlig revisor Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 42-2015 Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 43-2015 Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 44-2015 Kontrollutvalget i Selbu - Selskapskontroll - Revisjon Midt-Norge IKS Tilbakemelding til kontrollutvalget vedr. selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalget i Orkdal - Selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS Kommunestyret i Orkdal - Selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Endring av oppdragsansvarlig revisor, finansiell revisjon. 2. Kommunestyrets vedtak i sak 42/2015 Forvaltningsrevisjon Byggesak, sak 43/2015 Forvaltningsrevisjonsrapport – Utleieboliger og sak 44/2015 Sak fra kontrollutvalget, forvaltningsrevisjon Buen sykehjem. 3. Orientering i kontrollutvalget og kommunestyret i Orkdal kommune, samt i kontrollutvalget Selbu kommune, vedr. en eventuell selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 62 63 64 65 66 Fra: Sendt: Til: Kopi: Emne: Jorid Jagtøyen <[email protected]> 8. juni 2015 13:37 Eva J Bekkavik 'Ola Huke'; Morten Bostad SV: Kontrollutvalget ! Status er at dette er det ikke gjort noe med foreløpig. Melhus Kommune v/ rådmann anslo en sum på 400 000 for å gjennomføre dette, og det ble vedtatt av kommunestyret at ordfører skulle gå i dialog med andre eiere- slik at vi skulle spleise på dette. Jeg har kun snakket med noen- og ingenting er formalisert. I følge bla ordfører Jon P Husby i Skaun kommune, mener han, som meg- at denne kostnaden bør taes innenfor de allerede kjøpte timene. Dette er foreløpig status. Jorid Oliv Jagtøyen Ordfører ──────────────────────────────────────── Melhus kommune, Rådhusveien 2, 7224 Melhus Telefon: 72 85 80 01/ 930 27 899 www.melhus.kommune.no <http://www.melhus.kommune.no/> ──────────────────────────────────────── Ta miljøhensyn - vurder om du virkelig må skrive ut denne e-posten. Melhus kommune miljøsertifisert ISO 14001. Fra: Eva J Bekkavik [<mailto:[email protected]>] Sendt: 27. mai 2015 13:28 Til: Jorid Jagtøyen Kopi: 'Ola Huke' Emne: Kontrollutvalget ! Viktighet: Høy Hei Kontrollutvalgets leder ba meg om å høre med deg om du har mulighet til å gi kontrollutvalget en orientering om status vedr. kommunestyrets vedtak i sak 18/2015 Selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS. Kontrollutvalget har møte mandag 1. juni kl. 14:00 på formannskapssalen. Mvh Eva KonSek Midt-Norge IKS www.konsek.no <http://www.konsek.no> Telefon: 468 51 950 67 Orientering om status for eventuell selskapskontroll - Revisjon MidtNorge IKS. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.06.2015 Saksnr 017/15 Arvid Hanssen 216, &58 15/25-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Protokoll Sekretariatet orienterte om behandling av sak 18/15 i Melhus kommunestyre 24.3.15. Saken ble utsatt og ordfører er bedt om å ta kontakt med andre kommuner i kontrollsamarbeidet. Ordfører i Melhus kommune opplyser i e-post til KonSek 8.6.15 at hun har snakket med noen, men at ingen ting er formalisert. Følgende omforent forslag ble enstemmig vedtatt: Saken oversendes kommunestyret til orientering. Vedtak Saken oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak kommunestyrets sak 18-2015, Melhus Sak 6-15 Selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS - Melhus KU. Utgiftsfordeling selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS Utgiftsfordeling selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS Utgiftsfordeling selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS Forslag til prosjektskisse selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS Saksutredning Kommunestyret prioriterte selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS som nummer 2 i plan for selskapskontroll for 2015-2016, etter et prosjekt om eierskapsoppfølging Orkdal kommune. Kontrollutvalget har bestilt sistnevnte prosjekt og i tillegg bestilt en forvaltningsrevisjon om samhandlngsformen og dermed i utgangspunktet disponert ressursene for 2015. Prosjekt om samhandlingsreformen diskuteres som egne sak i møtet 11.6.15. En eventuell selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS må finansieres særskilt, da annet selskap må gjennomføre kontrollen. Sekretariatet har gjennom egen sak til kontrollutvalget og kommunestyret i Melhus laget en prosjektskisse og ulike kostnadsfordelingsmuligheter ut fra 68 størrelse på prosjektet og antall deltakerkommuner. Saken ligger som vedlegg, sammen med resultatet av kommunestyrets behandling. Som det fremgår ble saken utsatt i kommunestyret i Melhus og ordfører ble bedt om å ta kontakt med andre kommuner. Sekretariatet avklarer status før møtet i kontrollutvalget. Sekretariatet finner det riktig å informere kontrollutvalget gjennom denne saken, slik at utvalget får en oversikt over mulige kostnader og at utvalget senere også kan komme med innspill i forhold til gjennomføring. Dersom prosjektet gjennomføres i 2016 kan utvalget vurdere å ta hensyn til dette når budsjettforslaget for kontrollutvalgets virksomhet oversendes kommunestyret. Kommunestyret må uansett ta stilling til deltakelse gjennom å vedta finansiering, da denne så langt ikke er på plass. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saken legges frem til orientering. Sekretariatet mener det er riktig at Melhus kommune, som en stor eier og samtidig har prioritert denne selskapkontrollen som nummer 1 i sin plan, følger opp og sørger for videre fremdrift i saken. 69 Orkdal kommune Rådhuset 7300 ORKANGER Vår saksbehandler: Arvid Hanssen, tlf. 915 82 102 E-post: [email protected] Deres ref.: Vår ref.: 15/25-4 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 13.06.2015 Oversendelse av orienteringssak til kommunestyret - Orientering om status for eventuell selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS. Viser til møte i kontrollutvalget 11.6.2015. Oversender herved samlet saksfremlegg med vedlegg av følgende sak fra kontrollutvalget til orientering i Orkdal kommunestyre: Sak 17/15: Orientering om status for eventuell selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak ber vi om at saken legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget ber om at saken legges frem i første møte. Saksfremlegg med alle vedlegg sendes i ett dokument. Som det fremgår er vedleggene i saken behandlingen i kommunestyret og kontrollutvalget i Melhus kommune. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Arvid Hanssen daglig leder Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Vedlegg Sak 17-15 Orientering om status for eventuell selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS, med vedlegg Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 70 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475 Orientering om status for eventuell selskapskontroll - Revisjon MidtNorge IKS. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 15.06.2015 Saksnr 024/15 Arvid Hanssen 216, &58 11/213-25 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak kommunestyrets sak 18-2015, Melhus Sak 6-15 Selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS - Melhus KU. Utgiftsfordeling selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS Utgiftsfordeling selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS Utgiftsfordeling selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS Forslag til prosjektskisse selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS Saksutredning Kommunestyret prioriterte selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS som nummer 1 i plan for selskapskontroll for 2015-2016, foran kontroll av SIFA, kommunens eierstyring og Innherred renovasjon. Kontrollutvalget har ikke bestilt prosjekt i 2015, men rapport vedrørende Selbu-Trykk AS ble sluttbehandlet i komunestyret 26.5.15. En eventuell selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS må finansieres særskilt, da annet selskap må gjennomføre kontrollen. Sekretariatet har gjennom egen sak til kontrollutvalget og kommunestyret i Melhus laget en prosjektskisse og ulike kostnadsfordelingsmuligheter ut fra 71 størrelse på prosjektet og antall deltakerkommuner. Saken ligger som vedlegg, sammen med resultatet av kommunestyrets behandling. Som det fremgår ble saken utsatt i kommunestyret i Melhus og ordfører ble bedt om å ta kontakt med andre kommuner. Sekretariatet avklarer status før møtet i kontrollutvalget. Sekretariatet finner det riktig å informere kontrollutvalget gjennom denne saken, slik at utvalget får en oversikt over mulige kostnader og at utvalget senere også kan komme med innspill i forhold til en eventuell gjennomføring. Dersom prosjektet gjennomføres i 2016 kan utvalget vurdere å ta hensyn til dette når budsjettforslaget for kontrollutvalgets virksomhet oversendes kommunestyret. Kommunestyret må uansett ta stilling til deltakelse gjennom å vedta finansiering, da denne så langt ikke er på plass. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saken legges frem til orientering. Sekretariatet mener det er riktig at Melhus kommune, som en stor eier og samtidig har prioritert denne selskapkontrollen som nummer 1 i sin plan, følger opp og sørger for videre fremdrift i saken. 72 Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler Arkivkode Arkivsaknr Møtedato 07.09.2015 Eva J. Bekkavik FE - 033, TI - &17 15/96 - 3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 73 Saknr 35/15
© Copyright 2025