Velkommen til arena for offentlige anbudsprosesser Program 09:00 Paul Chaffey og Arnhild Dordi Gjønnes: Introduksjon til dagen 09:10 John Nyheim, adm.dir Norconsult 09:20 Jacob M. Landsvik, innkjøpssjef ved Universitetet i Oslo 09:30 Wiebe van Meenen, Helsedirektoratet 09:40 Gunnar Wedde, avdelingsdirektør innkjøp i Oslo kommune 09:50 Kjetil Istad, direktør innkjøp og logistikk Helse Sør-Øst RHF 10:00 Frank Mikkelsen, KPMG Pause 10:30 Gruppesamtaler 11:15 Lunch og mingling 11:45 Panel Offentlige anskaffelser ”Konsulentkjøp” Jacob M Landsvik Offentlige anskaffelser v/John Nyheim, adm. dir. Norconsult AS Om Norconsult Norconsult er Norges og en av Nordens største tverrfaglige rådgiver rettet mot samfunnsplanlegging og prosjektering Gjennom ca. 80 års erfaring har vi bygget opp et solid fundament som en toneangivende aktør både nasjonalt og internasjonalt Selskapet er eid av alle ansatte Omsetning 2011: Herav i Norge: Off. sektor i Norge Store off. kunder: ca 2,7 milliarder ca 2,2 milliarder ca 1,3 milliarder (60%) SVV, JBV, Oslo komm. OUS…. 42 kontorer i Norge 26 kontorer i utlandet kontorer i Norge 26 kontorer i utlandet • Antall ansatte: ca 2250 (pr. 1.1.12) Kjøllefjord Hammerfest Vadsø Tromsø – Hovedkontor i Sandvika: 830 – Øvrige kontorer i Norge: 870 – Internasjonalt: 550 – 15 kontor i Sverige – 3 kontor i Danmark Alta Harstad Lakselv Kirkenes Narvik Bodø Fauske Mo i Rana Mosjøen Luleå Piteå Kristiansund Molde Ålesund Trondheim Sollefteå Førde Årdal Lillehammer Sogndal Eidfjord Hamar Gjøvik Odda Haugesund Sandvika Hønefoss Lillestrøm Kongsberg Stavanger Askim Skien Ludvika Porsgrunn Horten Tønsberg Karlstad Larvik Fredrikstad Örebro MandalKristiansand Bergen Lima Örnsköldsvik Sundsvall Älvkarleby Uppsala Stockhol m Göteborg Santiago Växjö Århus Kalundborg København Johannesburg Maputo Helsingborg Manila Vientiane Malmö Bangkok Pr.01.01.12 Norconsult AS - Divisjoner Norconsult AS Kvalitetssystem Økonomi, personal og marked Informasjonsteknologi System Bygg og anlegg Tekniske systemer Miljø og sikkerhet Analyser og spes. konstruksjoner Industriell elektro og automatisering Akustikk Kraftsystemer Veg og bane elektro Energi og infrastruktur Kraftverk Bygg Bruer Havner Helsebygg elektro Brannsikkerhet FDV Prosjektstyring Næringsbygg Næringsbygg elektro Industri Næringsbygg VVS IKT & sikkerhet Olje og gass Utbygging Materialtekn. og rehabilitering Teknisk drift og byggautomatisering Industriell prosess og ventilasjon Byggadministrasjon og forvaltning Sykehus og renrom Geoteknikk QA Service Ingeniørgeologi Termisk energi, olje og gass prosesser Tunneler og fjellanlegg Plan og samferdsel VA-behandlingsanlegg, avfall, utland Jernbane og sporvei VA-byprosjekter Light Rail og kollektivtrafikk Maskin VA-transportsystemer Energi- Miljø VA-samferdsel Inneklima og bygningsfysikk Utvikling og innovasjon Risikostyring International Hydropower & Dams Transmission / Distribution Economics Vei Water / Environment Miljø DAK ProAktiv Vann og avløp Dam og vassdrag GIS Entreprenørdrift Energi Utredning, plan og trafikk VA-Fredrikstad Plan, arkitektur, landskap Rock Engineering / Engineering Geology Transportation and Spatial Planning Offentlige anskaffelser - hva møter vi? • Offentlig sektor: 400 mrd i årlig anskaffelser – En viktig sektor for Norconsult: 60% av vår omsetning i Norge • Off. anskaff skal så langt mulig baseres på konkurranse – uansett størrelse – vi har et omfattende regelverk for offentlige anskaffelser (LOA/FOA, Forsyningsforskriften) • Regelverket for offentlige anskaffelser er komplisert – off. anskaffelser er et eget fagområde og må håndteres av kompetente personer • • • • mange har en profesjonell tilnærming/er proffe - dog mange som "fusker i faget" vi opplever fokus på begrensninger/redsel for å gjøre feil - kontra det å bruke handlingsrommet som regelverket åpner for mindre kommuner sliter med å skaffe seg/holde på kvalifisert arbeidskraft - shortcuts… flere av våre medarbeidere blir innleid som rådgivere i off. anskaffelsesprosesser (habilitet!) Offentlige anskaffelser - hva møter vi? – regelverket bør med fordel kunne forenkles (FAD jobber med dette…..) – det offentlige må ha god regelverks- og innkjøpsfaglig kompetanse • • • • stille kvalifikasjonskrav til egne innkjøpere (færre men bedre) gi opplæring sørge for å vedlikeholde kunnskapen vi opplever ofte at manglende kompetanse/kapasitet fører til at eksisterende avtaler forlenges og man gå glipp av markedsutvikling & bedre kommersielle vilkår Gangen i en konkurranse Utvelgelse av kvalifiserte leverandører Tid Kunngjøring Utsendelse av konkurransegrunnlag Frist henvendelse for å delta Tilbudsfrist Kontraktsinngåelse Vedståelsesfristen Offentlige anskaffelser - hva møter vi? • Alt for lite vekt på forarbeid & markedsvurderinger forut for anskaffelsen: – behovsdefinering/verifikasjon (gjerne i tverrfaglige arbeidsgrupper) • unngå å spesifisere behov i form av spesifikke produkter/tjenester som utelukker/hindrer konkurranse (ytelsesspesifikasjon må benyttes) – sterke brukergrupper internt… • • • • har ofte bestemte oppfatninger om produkt/leverandør og kan tendere til å ønske "shortcuts".. kan være forutinntatt og ha bestemt seg på forhånd kan utsettes for påvirkning fra leverandørmarkedet dog er det brukerne internt som kjenner behovet og de må bli hørt og tatt på alvor av innkjøper – bruk markedet aktivt, markedsetterretning & dialog (husk likebehandling!) • innled dialog med leverandørmarkedet om varen/tjenesten som skal anskaffes – bidrag til å finne og spesifisere bedre løsninger – dialog-/leverandørkonferanser, bransjenettverk (på høyt ledernivå!!) – behov for å hente kapasitet/leverandører internasjonalt? (innkjøper må vurdere å ta valutarisiko) – utfordre leverandører på innovasjon/nytekning • treffer man markedet? er timingen riktig? er det kapasitet i leverandørmarkedet? – husk at leverandørmarkedet vil på sikt bli et speilbilde av bestiller – det offentlige har betydelig innkjøpsmakt - kan i stor grad påvirke leverandørmarkedet – forutsigbarhet (forespørsler, framdriftsplaner, volumer etc) Offentlige anskaffelser - hva møter vi? • Kjøpsfasen – "økonomisk mest fordelaktig tilbud"… – vi opplever at det i utvelgelseskriteriene jevnt over fokuseres altfor lite på levetidskostnader for å skape et kostnadseffektivt resultat på sikt • Initiell investering er ofte liten i forhold til etterfølgende drifts- og vedlikeholdskostnader… – incitamentsbaserte kontrakter/samspillskontrakter reduserer konfliktnivået og fremmer opplevelsen av "å være i samme båt" – bruk standardkontrakter der disse finnes (NS, SSA) • • • • standardkontrakter er framforhandlet i samarbeid med bransjeorganisasjonene og skal være balanserte og forutsigbare ift. risiko & forsikringsdekning forskyvning av risikoplassering i kontraktene medfører høyning av konfliktnivå, skaper uforutsigbarhet og er prisdrivende plasser risikoen der den hører hjemme! (ref. driftskontrakt SVV) vi ser dessverre mange eksempler på bruk av kontraktsstandarder som tiltenkt helt andre leveranser/tjenester. Vi støter på innkjøpere som tror de kjøper rådgivertjenester på lik linje med å kjøpe spiker (ren priskonkurranse, skjeler ikke til kompetanse/erfaring) – Bruk tid på en entydig, logisk og fullstendig kravspesifikasjon • • • definer leveranse/format slik at det er grunnlag for å sammenligne tilbud (ikke epler & pærer…) en dårlig strukturert og gjennomarbeidet spesifikasjon gir konflikter og tillegg!! ytelsesbaserte spesifikasjoner, må fortrinnsvis gi åpning for innovative løsninger Offentlige anskaffelser - hva møter vi? • Kjøpsfasen (forts) – bruk konkurranse m/ forhandling om mulig • • • • • • • • • under EØS-terskel, uprioriterte tjenester, over EØS-terskel ved gitte unntak, forsyningsforskriften mer optimal løsning med komplekse kjøp, muligheter for justering av spesifikasjon leverandør får anledning til å justere/spisse sitt tilbud, avklaringer, evt. forbehold leveranser, grensesnitt/ avhengigheter og framdrift kan avklares større muligheter for å få fram innovasjon/alternative løsninger (win-win) partene får bedre forståelse for sine forpliktelser garantier og leveransebetingelser kan optimaliseres bedre kommersielle betingelser?? (leverandør kan prise høyere for å ha noe å gå på i forhandl. mer tidkrevende, likebehandling må ivaretas (ikke fravike tildelingskriteriene), skriftlig dokumentasjon!! – innen vår bransje: bygg & anlegg fastpris er illusorisk når konkurransegrunnlaget er vagt/udefinertbart • • "endelig pris" ender ofte opp på 2-3 ganger fastpris grunnet endringer & tillegg underveis ender fort opp i en konfliktorientert leveransesituasjon der leverandør bruker mye ressurser på å se etter hull i konkurransegrunnlaget for å fremme krav, framfor å være konstruktiv og se etter løsninger i samarbeid med byggherren Offentlige anskaffelser - hva møter vi? • Ryddige innkjøpsprosesser forutsetter: – – – – – – – – god anbuds-/forretningsskikk og likebehandling konkurranse (for å få det beste tilbudet i markedet) objektivitet/ikke diskriminering lojalitet til regelverket (ikke dele opp i mindre biter..) forutsigbarhet (forhold som skal vektlegges ved deltakelse og tildeling av kontrakt) forholdsmessighet (en prosess som står i forhold til anskaffelsen) transparens/dokumentasjon (etterprøvbarhet, vurderinger/upartiskhet) hensynta livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser) Offentlige anskaffelser - hva møter vi? • Åpen eller begrenset prosedyre = prosedyre med eller uten kvalifiseringsrunde (prekvalifisering) – Poenget med kvalifiseringsrunden er å plukke ut kvalifiserte tilbydere, som deretter får tilsendt konkurransegrunnlaget – Hvis man ikke har prekvalifisering, skjer kvalifiseringen i "hovedkonkurransen" • Habilitetskrav – Er man inhabil til å delta i konkurranse når man har vært med på å lage grunnlaget for konkurransen? • • • Generelt sett: Nei …men unntak hvis det foreligger forhold som gjør at den som har laget konkurransen har et konkurransefortrinn fremfor øvrige tilbyderne Kvalifikasjonskriterier – Skal være knyttet til leverandøren, ikke leveransen – Eksempler: • • • tekniske kvalifikasjoner organisatorisk struktur økonomisk/finansiell stilling – Man kan ikke benytte de samme kriteriene om igjen ved tildelingsvurderingen (bortsett fra kvalitet)! Her syndes det ofte. Offentlige anskaffelser - hva møter vi? • Kontraktstildeling – "det økonomisk mest fordelaktige"… • • • • • åpner for sammensatt vurdering av relevante kriterier, dvs med tilknytning til kontraktsgjenstanden tildelingskriteriene skal være egnet for å identifisere det beste tilbudet klare og entydige kriterier eks: kvalitet, pris, estetikk, funksjon, miljø, driftsomkostninger, service, leveringstid Typisk for våre tjenester: pris (30%), kompetanse/erfaring/CV-er (30%), kapasitet/leveringsevne (20%), forståelse av oppgaven (20%) NB! ved vekting skal dette angis i konkurransegrunnlaget! – laveste pris • • – passer for anskaffelser hvor det ikke er aktuelt å vurdere kvalitets- eller mengdeforskjeller det er ikke lov å legge vekt på andre forhold enn pris ved tildelingen tildeling skal følge kriterier & prioritering/vekting som er angitt • • dokumenterbarhet/ettersporbarhet skuffede tilbydere, KOFA, retten, riksrevisjonen, kommunerevisjonen Offentlige anskaffelser v/John Nyheim, adm. dir. Norconsult AS UiOs strategi for perioden 2008 til 2011 Oppdraget til UiOs anskaffelsesfunksjon: «Vi skal tilrettelegge for bedre, enklere og sikrere anskaffelser som understøtter UiOs tjenesteproduksjon innenfor forskning-, formidling- og undervisning» Anskaffelsesfunksjonens visjon: «UIO skal være ledende på anskaffelsesområdet innen universitet- og høyskolesektoren» Hva er – ”Det gode tjenestekjøp”? 1. Gir UIO behovsdekning 2. Tilfører UIO ny kunnskap – verdiskaping 3. Leveransen er av en slik karakter at den kan synliggjøre effekten av innkjøpet – bedre utførelse 4. Gir UIO økt bevissthet om hva den rår over av egen kompetanse innenfor tjenesteområdet som grunnlag for fremtidige kjøpe/lage-analyser 5% av leverandørene til UiO utgjør 80% av anskaffelseskostnadene Kategoriene er foreløpig gruppert i 18 overordnede porteføljer En portefølje er en samling av flere kategorier som naturlig hører sammen. Kategoriene er utarbeidet på bakgrunn av regnskapsdata, og en innkjøpskategori består av en eller flere arter fra artskontoplanen. Tjenester Tjenester Beløp 249 mill Antall kategorier 4( 9) Antall lev 1568 Antall fakturaer Ca 6 500 Tjenester er den nest største porteføljen, og har et stort og økende antall leverandører. Konsulenttjenester er største kategori under porteføljen med 105 mill, forsknings- og undervisningstj.enester er neste på 91 mill Innkjøpsportefølje: Tjenester • • • • Portefølje Totalt 2011 Andel for porteføljen av totale innkjøp Tjenester 249 mill 13% Antall kategorier: 10 Antall leverandører: 1568 Antall fakturaer: ca. 6 500 Porteføljen er kompleks og innkjøpene fordeler seg på hele UiO. Kategorien Konsulenttjenester har f.eks en rekke under områder der ulike deler av organisasjonen kan ha fagansvar Innkjøpsstyring = økonomistyring Det er avgjørende for det offentlige å få de riktige varene og tjenestene til markedets beste pris og til beskrevet kvalitet. Ledere må se den strategiske betydningen innkjøpene har for egen virksomhets måloppnåelse og den store innvirkningen innkjøp har på økonomien og kompetansen i egen virksomhet. God og riktig håndtering av innkjøpene vil gi både flere og bedre tjenester Det gode innkjøp Omfanget • Tjenestekjøp omfattes av anskaffelsesforskriften jf § 1-3 (1). Tjenestekjøp utgjorde i 2008 den største delen av offentlige anskaffelser lyst ut på den nasjonale kunngjøringsdatatbasen, Doffin • Det offentlige kjøper tjenester for omlag 45% av den totale anskaffelsesandelen som lyses ut Oppdragsbeskrivelse/bestilling Omfang og resultat av konsulentarbeidet må defineres, dvs. hvilket behov skal ytelsen dekke? Syretesten: Har ytelsen er gitt behovsdekning? Organisering av arbeidet og bemanning Styringsgruppe og arbeidsgruppe skal navngis, ansvar og fullmakter beskrives. Et evnt. skifte av personell hos konsulentfirma må godkjennes av oppdragsgiver mht. kompetansenivå Kompetanseoverføring Leverandøren skal i sitt tilbud beskrive hvordan kompetanseoverføring skal foregå Evaluere kjøpene 1. 2. 3. 4. Er målet oppnådd? Står resultatet i forhold til honoraret? Er enheten fornøyd med faglig og økonomisk styring? Inneholder leveransen tilstrekkelig faglig kvalitet? Ifølge informasjonsdirektør Hille , i Bergen kommune vurderte kommunen å legge kontrakten ut på anbud. - Grunnen til at vi ikke gjorde det, var at vi hadde gode erfaringer med disse forskerne fra før av. Første gangs kjøp gir ikke behovsdekning • Undersøkelsen viser at rundt tre fjerdedeler av virksomhetene (56 av 74) oppgir at de har engasjert de samme konsulentene flere ganger i løpet av de siste tre årene Riksrevisjonen Oppdeling av konsulentkjøp • Det går fram av undersøkelsen til RR at de fleste konsulentkjøpene (76 prosent) i 2002 hadde en verdi på under 200 000 kroner. Dette innebærer at tre fjerdedeler av konsulentkjøpene kunne anskaffes direkte fra én leverandør. Kjøpene under 200 000 kroner utgjorde til sammen anslagsvis 408 millioner kroner Går vi over bekken etter vann? • Når statlige virksomheter kjøper konsulenttjenester, har de et ansvar for å legge til rette for kompetanseoverføring fra konsulent til ansatte, slik at virksomheten best mulig kan nyttiggjøre seg resultatet av konsulentbruken og redusere virksomhetens framtidige behov for konsulenthjelp i tilsvarende situasjoner Riksrevisjonen Kjøp av konsulenttjenester • Riksrevisjonen la i mars 2004 fram for Stortinget «Dokument nr 3:8 (20032004), Riksrevisjonens undersøkelse av kjøp og bruk av konsulenttjenester i staten». I den rapporten oppsummeres følgende sentrale punkter: – Strategi, et ledelsesverktøy for å beslutte hvordan virksomheten skal benytte eksterne konsulenter – Retningslinjer, for å sikre at anskaffelser foregår i samsvar med regelverket – Styring av konsulenten, for å sikre at konsulentoppdraget gjennomføres som planlagt – Kompetanseoverføring, for å sikre nødvendig kompetanseoverføring og derigjennom redusere virksomhetens framtidige behov for konsulenthjelp i tilsvarende situasjoner (hensiktsmessig å avtale i kontrakten eller oppdragsbeskrivelsen) – Evaluering, for å bevisstgjøre organisasjonen på god og dårlig håndtering av konsulentkjøp. UiOs Anskaffelsesstrategi 2008-2011 • Sikrere anskaffelser – Alle UiOs anskaffelser skal gjennomføres i tråd med gjeldende lover og forskrifter – Allmennheten skal ha tillitt til at UiOs anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte – Det skal tas hensyn til etiske retningslinjer i anskaffelsesprosessene • Bedre anskaffelser – Styring og kontroll over disponeringen av UiOs tildelte midler – Anskaffelser skal gjennomføres etter en enhetlig metodikk – Alle enheter ved UiO skal ha kompetanse til å gjennomføre anskaffelser i henhold til interne retningslinjer • Enklere anskaffelser – Implementering av ehandelssystem – Etablere entydige vare- og tjenestestrategier for hele UiO – Øke rammeavtaledekningen Vedtatt av styret Det finnes alltid en trøst når kjøpet ikke gir behovsdekning ”Beslutninger skal fattes på bakgrunn av faktiske forhold som evalueringsresultater og rapportering i form av måling av synlige resultater” Kontinuerlige forbedringer Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Wiebe van Meenen ([email protected]) 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 36 Komplisert? • Difficult shapes and passive rhythms some people think it’s fun to entertain 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 37 Hva var formålet igjen? • Konkurranse blir til ved: Et utvalg av tilbydere • Som gir tilbud på samme oppdrag • Hvor bare en kan vinne • 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 38 Hvorfor et utvalg? Hvor mange tilbud skal man lese? 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 39 Men helst de beste… Bilde: © Tore Afdal 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 40 Hvordan få til et utvalg av tilbydere • §17 – 4 FOA - Kvalifikasjonskrav • Oppdragsgiver kan stille minimumskrav til leverandørene, herunder til deres tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av leverandørenes tekniske kvalifikasjoner skal skårlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Kravene skal ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet. • • 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 41 Staten er med… • Skal du levere til Staten må du ha orden i skattebetaling… • • Krav til Skatteattest ….og love å overholde HMS krav • Krav til Egenerklæring HMS 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 42 OK, utvalget er der – hva nå? 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 43 Hvem er best? Hvor går løypa? • Hva er lov underveis? • Hvordan måler vi? • Hva får vinneren? • 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser Kravspesifikasjon • Regler for konkurransen • Tildelingskriterier • Avtalevilkår • | 44 Tildelingskriteriene § 22-2 Kriterier for valg av tilbud • (2) Dersom tildelingen av kontrakten skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, skal det benyttes kriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden. Dette kan for eksempel være kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper… Alle kriterier som vil ble lagt til grunn skal oppgis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. • 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 45 Med andre ord… • Tildelingskriteriene må ha tilknytning til kontraktsgjenstanden, og være egnet til å utpeke det økonomisk mest fordelaktige tilbud, de må være klare og entydige (slik at alle aktsomme tilbydere vil forstå dem likt) og ikke gi oppdragsgiver en ubegrenset skjønnsfrihet • Må kun vektlegge de kriteriene som er opplyst, og alle skal anvendes • Ikke minstekrav (pga rangering) 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 46 Kontraktsgjenstand • Innhold i avtalen, for eksempel: • Noen med kompetanse innen xx som kan gjøre følgende…./er tilgjenglig i så mange timer • En rapport som oppsummerer følgende aktiviteter … skrevet av noen med følgende kompetanse … • En skriftlig vurdering av følgende problemstilling ….skrevet av noen med følgende kompetanse …. • En aktivitet som er gjennomført til følgende kvalitetskrav …. 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 47 Kvalifikasjonskrav - Tildelingskriterier • • • Et firma som kan levere kompetansen som er etterspurt Med systemer for kvalitetssikring … • • Nivå på kompetanse Prosjektplan • • • • • • • 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser Oppstartstid Gjennomføringstid Leveringstid Antall ressurser Medvirkning kunde ..osv Pris | 48 Tildelingskriterier – alltid en avveining • Best kompetanse for penga • • Raskest tilgjenglig kompetanse for penga • • behov for spisskompetanse behov for noen nå! Best organisert kompetanse for penga • behov for et godt strukturert prosjekt 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 49 Oppsummert • Kvalifikasjonskravene retter seg mot tilbyder og skal sikre at denne er egnet til å oppfylle kontrakten • • Absolutt grense – alle over grensen er med videre Tildelingskriteriene retter seg mot tilbudene og skal ha tilknytning til kontraktsgjenstanden • Relativ vurdering – hvilket tilbud er best? 02.03.2012 | Abelia - Arena for offentlige anbudsprosesser | 50 Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Avdeling for konserninnkjøp Arena for offentlige anbudsprosesser - Betraktninger fra Oslo kommune Gunnar Wedde, Avdelingsdirektør 2. mars 2012 54 Anskaffelser i Oslo kommune • Oslos befolkning vil øke med 195.000 frem til 2030 • Investeringer for 26,2 milliarder i økonomiplanperioden 2012 – 2015 • Volum på anskaffelser ca 17 milliarder kroner per år • Gjennomfører årlig 550 konkurranser over 500.000,- 55 Anskaffelser i Oslo kommune • Desentralisert innkjøpsorganisasjon • Ansvaret ligger i kommunens 50 virksomheter • Konserninnkjøp er kommunens kompetansesenter • Rådgivning • Implementering av byrådets anskaffelsesstrategi • Felles rammeavtaler • 62 rammeavtaleområder • 1,7 milliarder i omsetning Prosesskostnader – Kartlegging i Europa (PWC) Kostnad per konkurranseprosess er kr 425 000 i Norge Anskaffelser i Oslo kommune • Fra undersøkelsen: • Oppdragsgiver : 20 arbeidsdag per konkurranse • Leverandør: 20 arbeidsdager per konkurranse • Gj. sn. 4,8 tilbud per konkurranse • For Oslo kommune betyr det: • Våre kostnader for å kjøre konkurransene: 66 millioner • Leverandørenes kostnader for å levere tilbud: 316 millioner Detaljer er viktige….. Avvisninger i Oslo kommunes konkurranser: • Avvisninger på grunn av forhold ved leverandøren 16% • Avvisninger på grunn av forhold ved tilbudet 16% • Total 32% avvisninger Konsekvenser: • Mindre konkurranse, nå og muligens også i fremtiden • Avviser vi beste tilbud? • Basert på undersøkelsen koster det leverandørene 82 mill å utarbeide tilbudene som blir avvist….. • Behov for forenkling/større handlingsrom? • Case om konsulentanskaffelser. • Prosjektleder for større investering • Hvilke muligheter gir regelverket i dag? Takk for meg! [email protected] [email protected] 61 Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Arena for offentlige anbudsprosesser, 2. mars 2012 Kjetil Istad Direktør innkjøp og logistikk Dette er Helse Sør-Øst • • • • • • • 7 sykehusområder - 11 helseforetak Driftsavtaler med fem ikke- kommersielle sykehus 65.000 medarbeidere Omsetning i 2009 – om lag 52 milliarder kroner Ansvar for spesialisthelsetjeneste til en befolkning på cirka 2,7 millioner mennesker Fylkene: Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, AustAgder og Vest-Agder Hovedkontor på Hamar Anskaffelsesprosessens interessenter har ulike perspektiv ”Brukerperspektivet” – fagmiljøene ”Innkjøperperspektivet” – innkjøpsavdelingene ”Leverandørperspektivet” – leverandørene Balansering av interessentenes ønsker og behov – Til det beste for vår pasientbehandling ”Det er ikke alltid penger som er motivasjonen” Kjøp av konsulenttjenester Juridiske tjenester Organisasjons utvikling Innkjøp og logistikk Bygg tjenester 400 MNOK Rekruttering IKT Hvordan løser vi våre behov? • Rammeavtaler – Leverandørens bransjekunnskap og utprøvd metodikk og rammeverk det viktigste – Konkurranse på spesifikk kompetanse på gjenåpning av konkurranser • Konsulentbistandsavtaler for konkrete, større prosjekt – Beste løsning, mulighet for å evaluere konkrete prosjektteam som tilbys – Mulighet til å evaluere på totalkostnad for prosjektet Behov og utfordringer • Vårt behov: – Spesialkompetanse – Metodeverk og beste praksis • Utfordringsbilde: – Kompetanse endres løpende – Leverandør selger metode, men bruker det dårlig – Leverandør bruker prosjekt til «intern opplæring» Er terskelverdiene riktig? • Vi har terskelverdi på 1,6 MNOK. Nasjonal terskelverdi på 500 TNOK er en lav terskelverdi. • Påstand: – Vi kunne vært mye mer effektiv med direkte anskaffelser utover nasjonal terskelverdi, kanskje opp mot 1,6 MNOK – Mindre selskaper ville kunne konkurrere på en helt annen måte enn gjennom rammeavtaler Nyhetsbrev og sosiale medier: www.helse-sorost.no/sosialemedier Arena for offentlige anbudsprosesser Frank Mikkelsen 2. mars 2012 Frank Mikkelsen Senior Manager Leder tjenestegruppen Procurement i KPMG Kort om bakgrunn: - MBA, Norges Handelshøyskole - cand. Jur, Universitetet i Tromsø/Oslo - Logistikk, Høyskolen i Molde - Krigsskolen - Senior Manager, KPMG - Senior Manager, PwC - Seniorrådgiver, DNB Group Procurement - Major, Merkantil Prosessleder, Forsvaret Agenda 1. Offentlige anbudsprosesser fra et leverandørsynspunkt 2. Innspill til forbedringer © 2012 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. 73 Påvirkningsmulighet Offentlige anbudsprosesser fra et leverandørsynspunkt Analyse Plan Gjennomføring Implementering Kontraktsstyring Tid/prosess © 2012 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. 74 Offentlige anbudsprosesser fra et leverandørsynspunkt Eksterne rammebetingelser Fase 1 Analyse • • • • • • • • Behov Forpliktelser Prosess Økonomi Teknisk Marked (RFI) Protokoll Habilitet Virksomhetsstrategi Kategoristrategi Fase 2 Plan • Mål • Kontraktstrategi • Merkantil modell • Kontraktsmodell • Anskaffelsesprosedyre • Kravspesifikasjon • Evalueringsmodell • Kvalifikasjonskrav • Kvalifikasjonsgrunnlag • Tildelingskriterier • Koblinger • Konkurransegrunnlag • • • • • • • • • • • • Anskaffelsesstrategi Fase 3 Gjennomføring Fase 4 Implementering Kunngjøring Kommunikasjon Søknad/Tilbud Kvalifisering/ Evaluering Avklaring/ Forhandling Dokumentasjon Korrigerte/ Reviderte tilbud Evalueringsrapport Tildeling Protokoll Begrunnet tilbakemelding Signering av kontrakt • Kontraktsdokumentasjon • Testing • Driftssetting i henhold til kontraktssett • Etablering av oppfølgingsrutiner • Etablering av roller og ansvar • Etablering av nye prosesser • Opplæring © 2012 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. Fase 5 Kontraktstyring • • • • • • • • • • Måling Rapportering Møteplasser Oppfølging av avvik Endringshåndtering Felles effektivisering Leverandørutvikling Kompetanseoverføring Dokumentasjon Avvikling på innkjøpersiden • Avvikling på leverandørsiden • Overføring • Slutthonorar 75 Forslag til forbedringer – strategi og styring Strategi og styring q Del opp innkjøpene i kategorier etter anskaffelsens art og markedet det handles i q Utarbeid kategoristrategier som understøtter virksomheten q Kommuniser strategiene q Opp og frem i prosessen © 2012 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. 76 Forslag til forbedringer – prosess Øke fokus på analyse og planlegging § Kartlegg hvilket behov anskaffelsen skal dekke § Søk aktivt etter kunnskap om muligheter for å få dekket behovet i markedet (RFI’er?) § Bruk virksomhetens erfaringer § Planlegg anskaffelsene basert resultatet fra analysefasen og hva som vil gi den beste understøttelse av virksomheten § Vær klar, tydelig og forutberegnelig i kunngjøringen og i konkurransedokumentene § Benytt dere av muligheten til å gjennomføre tilbuds-/anbudskonferanser (jo mindre tvil jo bedre tilbud) § Benytt muligheten til å gjennomføre intervjuer/presentasjoner? © 2012 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. 77 Forslag til forbedringer – innenfor prosess Implementering § En ny kontrakt er en endring § Kontrakten må implementeres i virksomheten (de personene som inngår kontrakten bestiller som regel ikke tjenestene) © 2012 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. 78 Forslag til forbedringer – innenfor prosess Kontraktsstyring § Bruk kontrakten aktivt i styringen av relasjonen mellom kunde og leverandør § Etabler hensiktsmessige møteplasser § Strategiske kontrakter krever mer fokus og styring enn ikke-strategiske § ikke-strategiske kontrakter benyttes ofte av hele organisasjonen og krever også oppfølging § Evaluer leverandørprestasjonene © 2012 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. 79 Takk for oppmerksomheten Frank Mikkelsen M: +47 40 63 92 54 E: [email protected] © 2012 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and ‘cutting through complexity’ are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative (KPMG International). Årets Konsulentdag 28. mars 2012 Konsulentyrket. Et av de mest spennende, krevende og utsatte yrkene som finnes. 28. mars blir bransjen vurdert utenfra, innenfra og på skrå. Om du vil lære, bidra – eller etablere nye relasjoner; her bør du delta. Påmelding: www.abelia.no/kalender Gruppesamtaler Starte med en kort presentasjonsrunde Velge talsmann for bordet. Spørsmål for diskusjon: 1. Hva er de største utfordringene sett fra konsulentenes ståsted? 2. Hva er de største utfordringene sett fra leverandørenes ståsted? 3. Eksempler på prosesser som har fungert godt – hvorfor fungerer disse? 4. Dersom gruppen skulle enes om ett ønske som skulle gjøre offentlige innkjøp bedre. Hva skulle dette ene ønsket være? Lunsj Paneldebatt 1. Hva er de største utfordringene sett fra leverandørene og konsulentenes ståsted? 2. Eksempler på prosesser som har fungert godt – hvorfor fungerer disse? 3. Dersom gruppen skulle enes om ett ønske som skulle gjøre offentlige innkjøp bedre. Hva skulle dette ene ønsket være? Takk for fremmøte!