Personalhåndbok for HR Prosjekt AS

Prosjektledelse
Byggeledelse
Prosjekteringsledelse
Personalhåndbok for HR Prosjekt AS
HR Prosjekt AS
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
01.10.2012
Side 1
1. FORORD............................................................................................................................................ 4
2. DETTE ER HR PROSJEKT AS ...................................................................................................... 5
2.1 INNLEDNING................................................................................................................................... 5
2.2 VÅR FORRETNINGSIDE OG VISJON ................................................................................................ 5
2.3 VÅRE VERDIER ............................................................................................................................... 5
2.4 VÅR STRATEGI ............................................................................................................................... 5
2.5 ORGANISASJON .............................................................................................................................. 6
2.6 VÅRE ETISKE RETNINGSLINJER ...................................................................................................... 6
2.7 VÅRE LEDERPRINSIPPER ............................................................................................................... 7
3. ANSETTELSER ................................................................................................................................ 9
3.1 ANSETTELSESAVTALE ................................................................................................................... 9
3.2 PRØVETID....................................................................................................................................... 9
3.3 TAUSHETSPLIKT ............................................................................................................................. 9
3.4 MEDARBEIDERSAMTALER ............................................................................................................. 9
4. ARBEIDSTID .................................................................................................................................. 10
4.1 GENERELT .................................................................................................................................... 10
4.2 ALMINNELIG ARBEIDSTID ............................................................................................................ 10
4.3 ARBEIDSTID PÅ SPESIELLE DAGER ............................................................................................... 10
4.4 UNNTAK FRA REGLEN OM ALMINNELIG ARBEIDSTID ................................................................. 10
4.5 ARBEIDSTAKERE SOM ER UNNTATT FRA ARBEIDSTIDSREGLENE ................................................. 11
4.6 REDUSERT ARBEIDSTID................................................................................................................ 11
4.7 OVERTIDSKOMPENSASJON ........................................................................................................... 11
4.8 DEFINISJON AV PLUSS OG MINUS TID ......................................................................................... 11
4.9 TIMEREGISTRERING ..................................................................................................................... 11
5. LØNN ............................................................................................................................................... 12
5.1 TIDSPUNKTET FOR UTBETALING AV LØNN................................................................................... 12
5.2 FORSKUDD PÅ LØNN .................................................................................................................... 12
5.3 TREKK I LØNN OG FERIEPENGER .................................................................................................. 12
6. YTELSER ........................................................................................................................................ 13
6.1 TELEFON OG ANDRE ELEKTRONISKE KOMMUNIKASJONSTJENESTER .......................................... 13
6.2 GAVER TIL MEDARBEIDERE ......................................................................................................... 13
6.3 FORSIKRING ................................................................................................................................. 13
6.4 PENSJONSAVTALE ........................................................................................................................ 13
7.1 STATENS SATSER INNLAND OG DAGPENDLING ............................................................................ 15
7.2 STATENS SATSER INNLAND – UKEPENDLING/SKIFTARBEID ......................................................... 16
7.3 DIETTER ....................................................................................................................................... 16
7.4 OVERTIDSMAT ............................................................................................................................. 16
8. FERIE ............................................................................................................................................... 17
8.1 FERIENS LENGDE.......................................................................................................................... 17
8.2 FERIENS LENGDE VED ANSETTELSE I FERIEÅRET ......................................................................... 17
8.3 BEREGNING AV FERIEFRITID ........................................................................................................ 17
8.4 TIDSPUNKT FOR AVVIKLING AV FERIEN....................................................................................... 17
8.5 FERIELOVEN................................................................................................................................. 18
9. SYKDOMSFRAVÆR ..................................................................................................................... 18
9.1 MELDING OM SYKEFRAVÆR ........................................................................................................ 18
9.2 EGENMELDINGER ......................................................................................................................... 18
9.3 BARNS’, BARNEPASSERS’ OG NÆRE PÅRØRENDES’ SYKDOM ...................................................... 18
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 2
10. PERMISJONER ............................................................................................................................ 19
10.1 GRAVIDITET, FØDSEL OG ADOPSJON .......................................................................................... 19
10.1.1 Rett til heltidspermisjon ved fødsel og adopsjon................................................................................ 19
10.1.2 Lønnskompensasjon ved fødsel og adopsjon ..................................................................................... 19
10.2 RETT TIL FRI PÅ GRUNN AV OFFENTLIGE VERV ......................................................................... 20
10.3 RETT TIL FRI VED MILITÆR OG SIVIL PLIKTTJENESTE ................................................................ 20
10.4 VELFERDSPERMISJONER ............................................................................................................ 20
11. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS) ................................................................................ 21
11.1 ARBEIDSGIVERS PLIKTER........................................................................................................... 21
11.2 ARBEIDSTAKERENS PLIKTER ..................................................................................................... 21
11.3 VERNEOMBUD............................................................................................................................ 21
11.4 ARBEIDSMILJØUTVALG.............................................................................................................. 21
11.5 BEDRIFTSHELSETJENESTE .......................................................................................................... 22
11.6 VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD ................................................................................ 22
11.7 ARBEID VED DATASKJERM......................................................................................................... 22
12. OPPSIGELSER, PERMITTERINGER OG AVSKJED ........................................................... 23
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 3
1. FORORD
Kjære medarbeider,
Foran deg ligger den nyeste utgaven av HR Prosjekt AS sin Personalhåndbok. Denne boken skal være
et praktisk verktøy for den enkelte medarbeider og leder til å bli kjent med selskapets strategier,
verdier, organisering, holdninger, ytelser, forpliktelser og regler. Den skal også dekke behovet for
informasjon om medarbeidernes rettigheter og plikter.
Personalhåndboken skal også gi informasjon til ansatte om de forhold som er viktige å ha klart for seg
– både i jobben og i det formelle ansettelsesforhold.
Flere av bestemmelsene i denne Personalhåndboken henviser til reglene i Arbeidsmiljøloven,
Ferieloven, Folketrygdloven m.fl. Med disse henvisningene menes de til enhver tid gjeldende regler.
Ved lovendringer endres Personalhåndbokens aktuelle bestemmelser tilsvarende, med mindre annet er
særskilt angitt eller fremgår av sammenhengen.
Lovendringer vil kunne få betydning også for Personalhåndbokens øvrige bestemmelser. Tvil om
forståelsen av Personalhåndbokens bestemmelser tas opp med nærmeste linjeleder.
På selskapets Intranet finner du også brukerveiledninger til f.eks. time registrer, medarbeider samtaler,
intervjuer/ansettelser mm.
Vi håper dette vil være et praktisk oppslagsverk for deg i hverdagen og ønsker deg lykke til.
Oslo den 1. oktober 2012
Helge Rustand
Administrerende Direktør
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 4
2. DETTE ER HR PROSJEKT AS
2.1 Innledning
Selskapet ble startet av Helge Rustand i 2005, med kontor på Hønefoss. I 2009 etablerte selskapet seg
på Fornebu, Oslo, som etter hvert ble selskapets hovedkontor. I tillegg ble det etablert kontorer på
Geilo, Gol, Revetal (Tønsberg), Porsgrunn, Trondheim, Hamar og Bergen.
I 2012 besluttet selskapet en ny strategi og struktur.
2.2 Vår Forretningside og Visjon
 HR Prosjekt er et norsk, landsdekkende konsulentselskap som tilbyr tjenester innenfor
prosjektledelse, prosjekteringsledelse og byggeledelse for offentlige og private kunder.
 HR Prosjekt skaper verdier for kundene gjennom å finne gode løsninger, jobbe effektivt og
kreativt og være an attraktiv arbeidsplass for de beste medarbeiderne i markedet.
 HR Prosjekt setter Norsk Standard i prosjektledelse!
2.3 Våre verdier
Vårt Verdigrunnlag/bedriftskultur er etablert gjennom en intern ‘nedenfra-opp’ prosess, hvor alle
medarbeiderne har hatt mulighet til å bidra.
Vi gjør hverandre gode ved å skape trygge rammer i prosjektene. Dette gir forutsigbarhet og
engasjement hos medarbeiderne og kundene:

Vi er alltid i bevegelse – vi tør!

Vi tar med oss kunnskap fra fortiden og utvikler fremtiden

Vår arbeidsglede og raushet skaper resultater
2.4 Vår Strategi
Selskapets’ strategi bygger på tre pilarer:



Vekst – bli landsdekkende, primært gjennom rask organisk vekst, men også gjennom
oppkjøp og etablering av nettverk
Verdiøkning – lønnsom vekst som gir økonomisk soliditet. Dette sikrer trygge
arbeidsplasser og finansiering av selskapets’ vekst og utvikling
Verdier – måten vi fungerer på; våre verdier (se punkt 2.3 ovenfor) styring og
resultatsikring
Selskapets’ kjerneområder er:




Prosjektledelse
Prosjekteringsledelse
Byggeledelse
samt støttefunksjoner som økonomi, SHA og KS, offentlige anskaffelser, søknader mm.
Selskapets’ markeder er:


Samferdsel (vei, bane og luft)
Kommunalteknikk
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 5

Bygg og Eiendom
Selskapets’ kunder er:



Statlige virksomheter (Jernbaneverket, Statens Vegvesen, Avinor)
Kommuner/Fylkeskommuner
Privat sektor (andre konsulentselskap, store utbyggere, eiendomsselskaper)
På kort sikt (2-5 år) forventer selskapet vekst innenfor:





Samferdsel (vei, bane og luft)
Kommunalteknikk
Prosjektutvikling (tidligfasen)
Kontroll (uavhengig kontroll)
Offshore (i nord)
Målet for 2016 er en omsetning på kr. 300 millioner som betyr mange nye medarbeidere i årene
fremover.
2.5 Organisasjon
Selskapet er organisert rundt marked/kunde i Oslo:



Samferdsel (vei, bane, luft) på tvers av geografi
Kommunalteknikk (i hvert geografisk område)
Bygg og Eiendom (i hvert geografisk område)
Utenfor Oslo skal selskapet etablere større kontorer i vekstområdene.
Support (administrasjon og økonomi) er etablert som en fellestjeneste for hele selskapet.
Større prosjekter blir etablert som egne resultatenheter med egne styringskomiteer.
Divisjonene/Regionene ledes av Direktører som inngår i selskapets’ øverste ledergruppe. Neste
organisasjonsnivå er avdelingsledere/avdelingskontor ledere/senior prosjektledere som rapporterer til
respektive Divisjon/Region Direktører.
Selskapet har stor fleksibilitet slik at medarbeiderne vil kunne jobbe på prosjekter både i egen
Divisjon/Region, men også i andre enheter alt etter behov og ønsker.
2.6 Våre etiske retningslinjer
Disse retningslinjer gjelder for alle ansatte og gir uttrykk for selskapets’ grunnleggende syn på
ansvarlighet og etisk atferd. Det er ikke uttømmende og dekker ikke alle etiske problemstillinger som
du kan møte. Er du i tvil, må du søke veiledning hos nærmeste linjeleder.
Selskapets’ grunnleggende forventninger er at:





Du er kjent med selskapets verdier og legger de til grunn i ditt arbeid
Du opptrer profesjonelt og med aktsomhet, redelighet og saklighet
Du avstår fra handlinger som kan svekke tilliten til selskapet og selskapets’ ansatte
Du behandler alle du kommer i kontakt med gjennom ditt arbeid med høflighet og respekt
Du er bevisst på etiske problemstillinger, herunder arbeidslivstandard, miljø og korrupsjon
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 6

I ditt arbeid søker du å påvirke kollegaer og samarbeidspartnere til å holde en høy etisk standard i
sitt arbeid
Selskapet er i mot alle former for korrupsjon og arbeider aktivt for at dette ikke forekommer. Brudd på
selskapets etiske verdier, retningslinjer og habilitet kan medføre umiddelbar avskjedigelse.
Hver enkelt arbeidstaker har ansvar for å sørge for å opprettholde habilitet for selskapet og seg selv.
En generell regel er at man er inhabil dersom det foreligger spesielle forhold som er egnet til å svekke
tillitten til din upartiskhet. Vi er inhabile når vi direkte eller indirekte kan ha personlig interesser i
utfallet av en sak.
I oppdrag for det offentlige, vil Forvaltningslovens habilitetskrav også kunne komme i betraktning.
Ved tvil om egen habilitet, ta kontakt med nærmeste linjeleder.
Gaver
Selskapet har nulltoleranse for mottak av gaver. Ansatte skal ikke, verken for seg selv eller andre, ta
imot eller legge til rette for å motta gaver, reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre
ytelser eller fordeler som er egnet til, eller som av giveren er ment, å påvirke deres arbeidsoppgaver
for oppdragsgiver/kunden eller selskapet.
Som gaver regnes også tilbud om kurs og fagseminarer som betales av andre enn selskapet eller
oppdragsgiver i prosjektsammenheng.
Ved tvil om tilbud regnes som gave, kontakt nærmeste linjeleder.
Roller og sammenblanding
Det er ikke anledning til å bruke/bestille til privat bruk tjenester fra håndverkere og andre som yter
tjenester.
Private roller
Det er ikke tillatt for arbeidstaker å påta seg arbeidsoppgaver i privat sammenheng mot ytelser,
innenfor selskapets’ virksomhetsområde. Det må utvises stor åpenhet i tilfeller der arbeidstaker er
involvert i roller av styre eller dugnadskarakter etc.
Nærmeste linjeleder skal informeres ved tilbud om styreverv eller lignende som kan svekke den
ansattes habilitet.
Bruk av bedriftens utstyr i privat sammenheng må avklares med nærmeste linjeleder.
2.7 Våre lederprinsipper
Hele selskapets’ drift skal ha prosjektstyring i fokus. Det er prosjektene som teller og er selskapets’
eksistensgrunnlag.
Selskapet har innført Resultatsikring som ledelsesverktøy. Det betyr at selskapet, selskapets’ leder og
alle medarbeidere skal ha et sett med Måltall og Arbeidsmål å jobbe mot. Disse vil også danne
grunnlag for Medarbeidersamtaler og evaluering.
Våre ledere skal kjennetegnes av at de:


Fastsetter mål og skaper entusiasme for å nå målene gjennom Resultatsikringsprosesser
Er synlig og tydelige
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 7


Tar og gir ansvar
Utvikler og inspirerer medarbeiderne
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 8
3. ANSETTELSER
3.1 Ansettelsesavtale
Tilbud om ansettelse i selskapet oversendes ihht. standardformular. Før en ny ansatt tiltrer skal det
alltid fylles ut en skriftlig ansettelsesavtale.
Denne må utfylles nøyaktig og begge parter skal underskrive avtalen. Adm. dir., eller den han
bemyndiger, kan signere avtalen på vegne av selskapet.
3.2 Prøvetid
Arbeidstaker ansettes med 6 måneders prøvetid med mindre annet fremgår av arbeidsavtalen.
Dersom arbeidstaker har fravær i løpet av prøvetiden kan prøvetiden forlenges tilsvarende forutsatt at
arbeidstaker er informert skriftlig om dette i forbindelsen med ansettelsen, og arbeidsgiver skriftlig har
orientert arbeidstaker om forlengelsen innen utløpet av prøvetiden.
I prøvetiden er oppsigelsestiden gjensidig 14 dager, dersom ikke annet er avtalt.
Nærmeste linjeleder er ansvarlig for oppfølgingssamtaler i prøvetiden.
3.3 Taushetsplikt
Alle ansatte er forpliktet til å bevare taushet om alle forhold av konfidensiell natur.
Ved ansettelsen skal den enkelte gjøres kjent med reglene om Taushetsplikt. Brudd på Taushetsplikt
anses som brudd på den enkeltes ansettelses-kontrakt. Taushetsplikten gjelder også etter at
ansettelsesforholdet opphører. Det skal signeres Taushetsplikt erklæring ved ansettelse.
3.4 Medarbeidersamtaler
Som et tillegg til den daglige kontakten mellom nærmeste linjeleder og medarbeider, gjennomfører
selskapet regulære Medarbeidersamtaler. Disse samtalene skal avholdes minst en gang i året mellom
januar og februar. En Medarbeidersamtale er en planlagt og forberedt samtale hvor man tar opp
forhold som arbeidsresultater, personlig utvikling mm. Det er utarbeidet veiledning/skjemaer (se
Intranet) som kan benyttes til forberedelse og gjennomføring.
Samtalen er fortrolig. Nærmeste linjeleder er ansvarlig for å gjennomføre medarbeidersamtaler i sine
respektive enheter.
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 9
4. ARBEIDSTID
4.1 Generelt
Selskapets’ kjerneområde/verdiskapning er prosjekt-, prosjekterings- og byggeledelse av små og store
prosjekter. Gjennomføring av prosjektene kan variere mye i forhold til fremdrift og aktivitetsnivå. Det
er selskapets’ holdning at ansattes arbeidsbelastning ikke skal være større enn et Normalarbeidsår over
en 12 måneders periode (januar til desember). Tidvis vil det være store belasting hvor ansatte må
jobbe utover vanlig arbeidstid. Selskapet ønsker at dette avspaseres når dette er hensiktsmessig for den
ansatte og selskapet.
4.2 Alminnelig arbeidstid
(i) Den alminnelige arbeidstiden i selskapet er 7,5 timer per dag og 37,5 timer per uke. I tillegg 30
minutters spisepause per dag som ikke er betalt.
(ii) Et Normalarbeidsår fremkommer av 37,5 timer per uke i 12 måneder minus lovpålagte
feriedager/helligdager og selskapets ferieordninger (5 uker).
(iii) Selskapet praktiserer fleksitid med unntak for de stillinger der det må være personer tilstede i hele
åpningstiden, f.eks. sentralbord.
(iv) Generell kjernetid er kl. 0900-1500.
(v) Hvis fleksitidsordningen misbrukes av arbeidstakere kan nærmeste linjeleder pålegge generell
arbeidstid.
(vi) Alle ansatte skal innenfor perioden 1. januar til 31. desember ikke arbeide mer enn et Normalår,
med mindre det i særskilte tilfeller er inngått en skriftlig avtale om unntak med nærmeste linjeleder.
(viii) Generelt kan ikke timer som ikke blir avspasert bli overført til neste år. Imidlertid, etter avtale
med nærmeste linjeleder, kan arbeidstaker i spesielle tilfeller overføre inntil 37,5 timer (1 uke) til neste
år.
(xi) Arbeidsmiljøloven setter grenser for arbeidstiden. Disse grensene gjelder også for selskapet. Se
unntak i punkt 4.5.
4.3 Arbeidstid på spesielle dager
Jul-, påske og pinseaften skal det etter Arbeidsmiljøloven være arbeidshvile fra kl. 1500. For de som
utfører arbeid på søndag og helligdager, må arbeidet avsluttes senest kl. 1500 disse dagene
Følgende arbeidstider gjelder:



Onsdag før påske til kl. 1600
Juleaften til kl. 1200
Nyttårsaften til kl. 1200
4.4 Unntak fra reglen om Alminnelig Arbeidstid
Unntak fra den generelle regelen om Alminnelig Arbeidstid kan i særskilte tilfeller avtales skriftlig
med nærmeste linjeleder, dog med begrensninger som er nærmere beskrevet i Arbeidsmiljøloven.
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 10
4.5 Arbeidstakere som er unntatt fra arbeidstidsreglene
Etter Arbeidsmiljøloven er (i) arbeidstaker i ledende stilling og (ii) arbeidstaker i særlig uavhengig
stilling unntatt fra arbeidstidsreglene i loven. Det innebærer også at lovens grenser for hvor mye
plusstid det kan jobbes ikke gjelder for disse arbeidstakerne.
I selskapet vil dette generelt gjelde for adm.dir. og personer som har direkte rapportering (region-,
divisjon og prosjekt direktører) til ham.
4.6 Redusert arbeidstid
En arbeidstaker som av helsemessige, sosiale eller andre viktige velferdsgrunner har behov for
redusert arbeidstid, har rett til dette dersom reduksjon kan gjennomføres uten vesentlige ulemper for
selskapet. Dette avgjøres av nærmeste linje leder.
Arbeidstaker over 62 år har også rett til redusert arbeidstid, forutsatt at dette gjennomføres uten
vesentlig ulempe for selskapet. Det er ikke noe krav om at det må være knyttet opp til helsemessige,
sosiale eller viktige velferdsbehov. Retten har man på generelt grunnlag, så lenge man har fylt 62 år.
4.7 Overtidskompensasjon
Selskapet utbetaler overtidskompensasjon når det blir pålagt (skriftlig avtale) av nærmeste linjeleder.
Dette skjer kun når oppdragsgiver betaler for dette.
4.8 Definisjon av Pluss og Minus Tid
Det føres pluss/minus tid daglig av hver enkelt arbeidstaker Plusstid tas ut som avspasering time mot
time slik at arbeidstiden ikke overstiger et Normalarbeidsår. Dersom den ansatte finner det vanskelig å
avvikle avspasering i løpet året skal linjeleder varsles om dette. Leder skal bestrebe seg på å finne rom
for avspaseringstid. Dersom det likevel ikke finnes rom for avspasering skal plusstid utover 37,5 timer
utbetales. Leder skal meddele dette til lønnsansvarlig per mail. Linjeleder skal jevnlig følge opp
ansattes timeforbruk og være proaktiv i forhold til å sørge for rom for avspasering i
ressursplanleggingen. For spesielle tilfeller vises til punkt 4.2 (vi).
Merk: Ordningen innføres fra 1. oktober 2012 for ansatte som starter etter 1. oktober, og fra 1. januar
2013 for ansatte som har startet før 1. oktober 2012.
4.9 Timeregistrering
Arbeidstaker skal hver dag føre arbeidstid i selskapets’ timeregistreringssystem. Denne skal sendes
hver uke (senest mandag morgen) til nærmeste linjeleder til godkjenning. Pluss/minus tid skal føres ut
fra 8 timers dag (7.5 timer samt 0.5 timer lunch).
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 11
5. LØNN
5.1 Tidspunktet for utbetaling av lønn
Lønnsutbetalingen foretas den 10. i hver måned for foregående måned slik at lønn er på konto den
samme dagen. Faller den 10 på en lørdag/søndag/helligdag foretas utbetaling før.
Selskapet har 11 utbetalinger av månedslønn og 1 utbetaling av feriepenger pr. år. Fra 2013 vil
utbetaling skje den 10. hver måned. Mai lønnen erstattes med feriepenger og kommer til utbetaling 10.
juni.
Månedslønn utgjør 1/12 av årslønn. I juni hvert år utbetales feriepenger opptjent fra forrige år. Dette
betyr at total lønn blir 11/12 pluss 12 % av 11/12 som kommer til utbetaling påfølgende år. I desember
regnes halv skatt.
Oversikt over lønnsutbetalinger for året ligger på Intranettet.
5.2 Forskudd på lønn
Arbeidstaker har ikke krav på å få utbetalt forskudd, men i særlige situasjoner kan dette innvilges.
Arbeidstaker som ønsker forskudd må levere skriftlig søknad om dette til nærmeste linje leder.
5.3 Trekk i lønn og feriepenger
Arbeidsgiver har rett til å gjøre trekk i Arbeidstakers lønn, feriepenger og tilleggsytelser dersom det
ved en avregning av lønn, tilleggsytelser, forskudd, eller utgiftsdekning er foretatt feil utbetaling.
Adgangen til fradrag i de nevnte ytelser gjelder også der arbeidstaker ikke kan dokumentere bruk av
utbetalt forskudd eller der arbeidstaker har lånt arbeidsgivers gjenstander til privat bruk uten at de blir
levert tilbake i avtalt stand.
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 12
6. YTELSER
6.1 Telefon og andre elektroniske kommunikasjonstjenester
Mobiltelefon avtales i ansettelsesavtale, og statens trekk for dette blir tatt hensyn til i
lønnsutbetalingen.
6.2 Gaver til medarbeidere
Selskapet gir gaver i følgende situasjoner til medarbeidere:


Bryllup (kr 1.000,-)
Fødsel, fødselsdag runde tall og begravelser (kr 500,-)
Nærmeste linjeleder er ansvarlig for gjennomføring/oppfølging.
6.3 Forsikring
(i) Yrkesskade
Selskapet dekker yrkesskadeforsikring i henhold til Lov om yrkesskadeforsikring av 16.juni 1989.
Uten hensyn til om noen har skyld i skaden, svarer selskapet for det tap arbeidstaker er påført ved
yrkesskade/yrkessykdom som konstateres i forsikringstiden.
Selskapet har også inngått en tilleggsforsikring slik at yrkesskadeforsikringen også gjelder reise til og
fra arbeid.
(ii) Ansvar
Selskaper svarer for rettslig erstatningsansvar for person- eller tingskade som pådras under utøvelse av
den virksomhet som er angitt i forsikringsbeviset og som konstateres i forsikringstiden. Med
personskade menes skade, død eller sykdom påført en annen person. Med tingskade menes tap av eller
fysisk skade påført en annens løsøre (herunder dyr) eller fast eiendom. Tap eller endring av elektronisk
lagret informasjon er å regne som en fysisk skade på ting.
(iii) Behandlingsforsikring
Denne garanterer behandling innenfor 2 uker og dekker alle ansatte.
6.4 Pensjonsavtale
Selskapet har inngått innskuddspensjonsordning fra 1. juli 2011 med Storebrand Folkepensjon for hver
ansatt:


3 % av medlemmets lønn mellom 1G og 6G
3 % av medlemmets lønn mellom 6G og 12G
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 13
Det nye regelverket for privat tjenestepensjon er nå vedtatt i Stortinget. Dermed er tjenestepensjonene
også tilpasset pensjonsreformen. Dette betyr at også private tjenestepensjoner kan tas ut fleksibelt fra
det året du fyller 62 år.
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 14
7. TJENESTEREISER
7.1 Statens satser innland og dagpendling
Generelt legges statens satser til grunn. Mer spesifikasjon omkring til enhver tid gjeldene satser kan
opplyses fra Support.
Alle tjenestereiser i selskapet skal foretas etter en totalvurdering, for kundens hurtigste og billigste
måte.
Det skal kun føres faktiske kjørte km på prosjekt, men ikke mer enn korteste avstand/kjørelengde for
oppdragsgiver på prosjektet.
Kjøring må spesifiseres med adresse/gatenavn/gatenr.
I de tilfeller man kjører direkte på prosjekt fra hjemsted, og avstand mellom hjem – prosjekt er lengre
enn avstand hjem – kontor, skal man føre km faktisk kjøring minus egenandel for hjem – kontor. Se
modell under.
Kontor
50 km
Prosjekt
Hjem
I dette tilfellet blir kjøring slik:
 Kjøring hjem – prosjekt
 Minus egenandel hjem – kontor
 Kjøring som føres inn
 Ved kjøring t/r blir det ført inn
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
50 km
20 km
30 km
30 km x 2 = 60 km.
Side 15
I de tilfeller man kjører direkte på prosjekt fra hjemsted, og avstand mellom hjem – prosjekt er kortere
enn avstand hjem – kontor, skal man ikke føre km kjøring da egenandel for hjem – kontor overstiger
avstand hjem - prosjekt. Se modell under.
Kontor
20 km
Hjem
I dette tilfellet blir kjøring slik:
 Kjøring hjem – prosjekt
 Minus egenandel hjem – kontor
 Det blir ingen kjøring å føre inn.
Prosjekt
20 km
60 km
7.2 Statens satser innland – ukependling/skiftarbeid
Alle tjenestereiser i selskapet skal foretas på billigste måte. Selskapet dekker transport/reise etter
billigste alternativ.
Ved skiftarbeid dekker selskapet tjenestereise hjem-prosjekt 2 ganger pr mnd.
7.3 Dietter
Ved ukependling/skiftordning, hvor det er kokemuligheter, betales det kr. 190,- per døgn. Ved tilfeldig
overnatting uten kokemuligheter betales det kr 500,- per døgn. Det betales ikke diett utover disse
satsene.
7.4 Overtidsmat
HR Prosjekt ingen ordning for overtidsmat på kontor eller på reise. Den ansatte kan be om refusjon av
faktiske utlegg over reiseregning dersom særlige grunner tilser at dette vil være rimelig.
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 16
8. FERIE
8.1 Feriens lengde
Etter ferieloven har alle ansatte krav på fire uker og en dag ferie. Selskapet praktiserer en ekstra
ferieuke, slik at alle ansatte i bedriften har rett til 5 uker ferie hvert år (25 dager).
I ferieloven understrekes det at arbeidsgiver har plikt til å sørge for at ferien blir avviklet i løpet av
ferieåret og arbeidstaker har plikt til å avvikle ferien.
All ferie skal avtales med nærmeste linjeleder i god tid før avvikling. Avvikling av ferie må planlegges
i forhold til gjennomføring av prosjekter. .
Etter Ferieloven har arbeidstaker over 60 år rett til en ekstra ferieuke. Denne retten inntrer det året
arbeidstaker fyller 60 år.
8.2 Feriens lengde ved ansettelse i ferieåret
En arbeidstaker som begynner i jobb før 1.oktober, har etter Ferieloven rett til full feriefritid det året
vedkommende begynner. Starter arbeidstaker 1.oktober eller senere, har vedkommende etter loven rett
på en uke ferie.
Ferie etter denne regelen forutsetter at arbeidstaker ikke har avviklet ferien hos en tidligere
arbeidsgiver. Hos ny arbeidsgiver kan arbeidstaker med andre ord bare kreve den del av ferien som
eventuelt ikke er avviklet hos tidligere arbeidsgiver.
8.3 Beregning av feriefritid
Feriens lengde angis i Ferieloven som et antall virkedager (25 virkedager). Med virkedager regnes alle
dager som ikke er søndager eller lovbestemte helge- og høytidsdager. Ferien avvikles på de
virkedagene som ligger i ferien. Dette betyr at søndager og andre «røde» dager ikke regnes som
feriedager.
Noen arbeidstakere har etter sin arbeidsordning fridager i løpet av uken. Dette gjelder både de som
jobber deltid, har redusert arbeidstid og som jobber skift eller turnus. Etter Ferieloven vil slike fridager
som faller i ferien, regnes som feriedager dersom de er virkedager. Eksempelvis vil en arbeidstaker
som avvikler tre uker ferie på sommeren ha brukt tre hele faktiske ferieuker selv om vedkommende
ikke skulle være på jobb alle dagene disse tre ukene.
8.4 Tidspunkt for avvikling av ferien
3 uker ferie skal , dersom ikke annet er spesielt avtalt, avvikles i juli hvert år. Arbeidstakeren kan
kreve at en av de resterende to ukene av ferien avvikles samlet i løpet av ferieåret, med mindre annet
blir avtalt med nærmeste linjeleder, overordnede. Feriepenger utbetales 10. juni hvert år. Dersom
avvikling av 3 uker i juli ikke passer i forhold til de prosjekter den ansatte er involvert i skal annet
tidspunkt for ferie avtales skriftlig med nærmeste leder.
Arbeidstaker plikter å ta minimum tre uker ferie pr år. De to siste ukene kan overføres til neste år etter
skriftlig avtale med nærmeste linjeleder.
Det er særlige regler som gjelder ved sykdom og foreldrepermisjon. Se for øvrig Ferieloven.
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 17
8.5 Ferieloven
Selskapet viser ellers til Ferieloven bestemmelser for andre ytelser/plikter/ordninger, herunder (i)
ferieavvikling i oppsigelsestiden, (ii) Oppsigelse fra arbeidstaker, (iii) Ferieavvikling i forbindelse
med sykdom, (iv) Arbeidstaker som blir syk/delvis sykemeldt i ferien, (v) Forskuddsferie, (vi)
overføring av ferie, (vii) Opptjening av feriepenger, (viii) mm.
9. SYKDOMSFRAVÆR
9.1 Melding om sykefravær
Melding om sykefravær skal så vidt mulig gis skriftlig eller muntlig til nærmeste linjeleder innen
utgangen av første sykdomsdag. Retten til sykepenger inntrer først fra den dag meldingen blir gitt.
9.2 Egenmeldinger
Egenmelding (leveres på standard skjema) skal leveres til nærmeste linjeleder første arbeidsdag etter
sykefravær.








For å få rett til å bruke egenmelding må man ha arbeidet i selskapet i minst to måneder.
Egenmelding kan kun benyttes for hele fraværsdager. Møter arbeidstakeren på jobb og går hjem i
løpet av dagen på grunn av sykdom eller kommer senere på grunn av sykdom, er dette ikke en
sykefraværsdag i lovens forstand. Selskapet er ikke forpliktet til å yte sykepenger til en
arbeidstaker som bare er borte deler av dagen.
Egenmelding kan brukes i opptil 3 – tre- kalenderdager. Dette kan gjøre 4-fire- ganger i løpet av
en 12 måneders periode. En egenmelding kan ikke tas ut for f.eks. fredag, mandag og tirsdag i
samme periode. Ved bruk av 4 egenmeldinger i løpet av 12 måneder kan selskapet frata
arbeidstaker retten til egenmelding i minimum en 6 måneders-periode fra den dagen det gis
beskjed.
Ved hyppig fravær kan selskapet vurdere å frata arbeidstaker retten til egenmelding ett år fra første
egenmelding.
Etter en egenmelding kan man ikke bruke ny før man har arbeidet sammenhengende i 16
kalenderdager.
Man kan ikke benytte egenmelding umiddelbart etter en sykemelding, eller under gradert
sykemelding
I forbindelse med sykemelding, men arbeidstaker faktisk har utført fakturerbart arbeid, føres dette
som Plusstid.
Ved sykdom betaler selskapet vanlig lønn i arbeidsgiver perioden (pt. 16 dager). Deretter overtar
NAV ansvaret for lønn som utbetales i henhold til gjeldende satser/regler.
For øvrig refereres til Arbeidsmiljølovens bestemmelser om sykefravær.
9.3 Barns’, barnepassers’ og nære pårørendes’ sykdom
For barns’, barnepassers’ og nære pårørendes’ sykdom gis permisjon med samsvar i med
Arbeidsmiljøloven:
(i) Arbeidstaker som har omsorg for barn har rett til permisjon:



for nødvendig tilsyn med barnet når det er sykt,
hvis barnet skal følges til legeundersøkelse eller annen oppfølging i forbindelse med sykdom, eller
hvis den som har det daglige barnetilsynet er syk eller har permisjon etter denne paragraf på grunn
av et annet barn.
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 18
(ii) Retten til permisjon gjelder til og med kalenderåret barnet fyller 12 år. Arbeidstaker har rett til
permisjon inntil 10 dager hvert kalenderår eller inntil 15 dager dersom arbeidstaker har omsorg for
mer enn to barn. Arbeidstaker har uansett rett til permisjon når det ytes omsorgspenger, pleiepenger
eller opplæringspenger fra folketrygden.
(iii) Dersom barnet har kronisk sykdom, langvarig sykdom eller nedsatt funksjonsevne og det derfor er
en markert økning av risikoen for at arbeidstakere får fravær fra arbeidet, har arbeidstaker rett til fri
etter første ledd i inntil 20 dager hvert kalender år. Retten til permisjon gjelder til og med det
kalenderåret barnet fyller 18 år. Arbeidstaker har i tillegg rett til permisjon for å delta i opplæring ved
godkjent helseinstitusjon eller offentlig kompetansesenter for å kunne ta seg av og behandle barnet.
(iv) Arbeidstaker som har omsorg for barn har rett til permisjon dersom:



barnet blir innlagt i helseinstitusjon og arbeidstaker oppholder seg ved helseinstitusjonen,
barnet er utskrevet fra helseinstitusjonen og arbeidstaker må være hjemme fordi barnet trenger
kontinuerlig tilsyn og pleie, eller
barnet har livstruende eller annen svært alvorlig sykdom eller skade.
Ved permisjon etter bokstavene a og b gjelder aldersgrensene i andre og tredje ledd. Rett til permisjon
etter bokstav c gjelder til og med kalenderåret barnet fyller 18 år, men uten hensyn til alder hvis barnet
er psykisk utviklingshemmet.
(v) Arbeidstaker som er alene om omsorgen for barn har rett til dobbelt så mange permisjonsdager
som etter andre og tredje ledd. Det samme gjelder hvis det er to om omsorgen, men en av dem er
langvarig avskåret fra tilsynet med barnet på grunn av nedsatt funksjonsevne, innleggelse i
helseinstitusjon som langtidspasient eller tilsvarende forhold. Retten til permisjon kan overføres med
inntil halvparten av dagene hvert kalenderår til mor eller far med samværsrett eller til den som
arbeidstaker bor sammen med og som ikke har omsorg for egne barn.
10. PERMISJONER
10.1 Graviditet, fødsel og adopsjon
Selskapet gir permisjoner i henhold til bestemmelser i Arbeidsmiljøloven. Alle betalinger kommer fra
NAV.
10.1.1 Rett til heltidspermisjon ved fødsel og adopsjon
Etter Arbeidsmiljøloven har foreldrene rett til permisjon i forbindelse med fødsel og adopsjon.
Lønn under permisjon er i tråd med NAV sine satser.
Omsorgspermisjon i 2 uker
I forbindelse med fødsel eller adopsjon har far rett til inntil 2 uker ulønnet omsorgspermisjon fra
selskapet.
Varslingsfrister
Den som gjør bruk av retten til permisjon, skal varsle arbeidsgiver snarest mulig, og dersom
permisjonen skal vare mer enn tolv uker, skal varsel gis senest fire uker i forveien. Ved permisjon ut
over ett år skal det varsles minst 12 uker i forveien.
10.1.2 Lønnskompensasjon ved fødsel og adopsjon
Foreldrepenger fra Arbeids- og velferdsetaten
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 19
Det er folketrygden som dekker foreldrepenger i sin helhet. Foreldrepenger beregnes etter samme
regler som sykepenger, hvilket innebærer at det ikke ytes kompensasjon av inntekter over seks ganger
folketrygdens grunnbeløp.
Det er en rekke krav forbundet med retten til foreldrepenger. Det anbefales derfor at man tar kontakt
med NAV for å få avklart sine rettigheter.
Stønadsperiodens lengde ved fødsel
Foreldrepengeperioden starter minimum 3 uker før fødselstidspunktet. Dette gjelder uavhengig av om
kvinnen er sykmeldt forut for fødselen, eller velger å arbeide de siste 3 ukene.
10.2 Rett til fri på grunn av offentlige verv
En arbeidstaker har rett til permisjon fra arbeid i det omfang det er nødvendig for å oppfylle
lovbestemt møteplikt i offentlige organer. Det må planlegges slik at det ikke påvirker
arbeidssituasjonen.
Permisjonen er ikke lønnet av arbeidsgiver.
10.3 Rett til fri ved militær og sivil plikttjeneste
Arbeidsmiljøloven har regler om permisjon i forbindelse med militær og sivil plikttjeneste. Loven gir
rett til permisjon ved ulike former for tjenestegjøring.
Retten til permisjon gjelder:
 Pliktig og frivillig militærtjeneste (førstegangstjeneste, repetisjonsøvelse, heimevernsøvelse)
 Allmenn vernetjeneste (siviltjeneste, øvelser i sivilforsvaret)
 Frivillig tjenestegjøring av til sammen inntil 24 måneders varighet i styrker organisert av norske
myndigheter for deltakelse i internasjonale fredsoperasjoner
Det er ingen lovregler som gir arbeidstaker rett til lønn under permisjon på grunn av militærtjeneste.
Arbeidsgiver plikter ikke å ta arbeidstaker tilbake i arbeid før en måned etter mottak av varsel om fra
hvilken dag arbeidstaker kan gjenoppta arbeidet. Denne regelen vil f.eks. komme til anvendelse der det
er usikkert hvor lenge tjenestegjøringen varer, eller der arbeidstaker dimitteres før tiden.
10.4 Velferdspermisjoner
Det gis fri med lønn:

inntil 2 dager i forbindelse med dødsfall i nær familie i rett opp- eller nedad stigende linje samt
ektefelle/samboer, søsken og svigerforeldre.
Det gis fri uten lønn:



innkjøring i barnehage/SFO
2 uker permisjon ved fødsel for far
flytting
Søknad om velferdspermisjon rettes til nærmeste linjeleder.
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 20
11. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS)
11.1 Arbeidsgivers plikter
Etter Arbeidsmiljøloven er arbeidsgiver (selskapet) ansvarlig for at arbeidsmiljøet på arbeidsplassen er
i samsvar med lovens krav. Arbeidsgiver er også ansvarlig for opplæring av verneombud og
medlemmer av arbeidsmiljøutvalg (AMU).
Arbeidsgiver skal sørge for en løpende kartlegging av det eksisterende arbeidsmiljø ved virksomheten
med hensyn til risikoforhold, helsefarer og velferdsforhold og skal iverksette nødvendige tiltak.
Allerede under planlegging av nye arbeidsplasser, anskaffelse av tekniske innretninger og utstyr mm.,
skal arbeidsgiver undersøke og vurdere om arbeidsmiljøet vil være i tråd med lovens krav.
11.2 Arbeidstakerens plikter
Etter Arbeidsmiljøloven er arbeidstaker forpliktet til å følge opp de tiltak som igangsettes for å
forbedre arbeidsmiljøet, samt delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet. Arbeidstaker skal også
medvirke til å forhindre arbeidsulykker og samtidig melde fra om dette til arbeidsgiver og
verneombud.
11.3 Verneombud
Verneombud velges av og blant de ansatte. Funksjonsperioden for verneombudet er to år.
I inneværende periode 01.01.2012 – 31.12.2013 er Ivan Hansen valgt til verneombud.
Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet
skal særlig påse:





at maskiner, tekniske innretninger, kjemiske stoffer og arbeidsprosesser ikke utsetter
arbeidstakerne for fare,
at verneinnretninger og personlig verneutstyr er i orden og lett tilgjengelig
at arbeidstakerne får den nødvendige instruksjon, øvelse og opplæring,
at arbeidet ellers er tilrettelagt slik at arbeidstakerne kan utføre arbeidet på helse- og
sikkerhetsmessig forsvarlig måte,
at meldinger om arbeidsulykker mv blir sendt
Verneombudet skal også tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har
betydning for arbeidsmiljøet.
11.4 Arbeidsmiljøutvalg
I inneværende periode 01.01.2012 – 31.12.2013 er Jan Kjetil Wiese valgt av og blant de ansatte.
For samme periode har selskapets Arbeidsmiljøutvalg (AMU) følgende sammensetting.



Fra arbeidsgiver siden Adm. dir. Helge Rustand og Torbjørn Torgersen
Fra arbeidstaker-siden Jan Kjetil Wiese og verneombud Ivan Hansen
Representant fra Bedriftshelsetjenesten
Arbeidsmiljøutvalget skal arbeide for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. I denne
forbindelse skal utvalget bl.a. behandle planer som kan få betydning for arbeidsmiljøet og gjennomgå
rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, med sikte på å avklare årsaker og
om mulig foreslå tiltak for å hindre dette i fremtiden.
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 21
11.5 Bedriftshelsetjeneste
Selskapet har inngått avtale med Hjelp24 Bedriftshelsetjeneste som yter et bredt spekter av tjenester
(etter behov og ønsker).
I henhold til denne avtale vil de ansatte bli innkalt til en legeundersøkelse med to års mellomrom.
Bedriftshelsetjenesten vil for øvrig kunne være behjelpelig i forhold til ulike arbeidsmiljøkartlegginger
i bedriften etter nærmere avtale med adm.dir.
11.6 Varsling av kritikkverdige forhold
Formålet med denne rutinen er å sikre at eventuelle kritikkverdige forhold i selskapet kommer frem i
lyset, slik at det kan iverksettes tiltak mot forholdet. For å oppnå dette ønsker selskapet å legge til rette
for at arbeidstakere på alle nivåer skal kunne føle seg trygge p å varsle internt om slike forhold, uten at
dette får negative konsekvenser for arbeidstaker.
All typer kritikkverdige forhold, så som:




staffebare forhold,
brudd på lovregulerte forpliktelser,
brudd på bedriftens interne retningslinjer,
brudd på etiske standarder, som har bred oppslutning i samfunnet.
Opplistingen over er ment som eksempler på hva det kan varsles om og er ikke ment som en
uttømmende opplisting.
Arbeidstaker skal varsle kritikkverdige forhold til verneombudet eller nærmeste linjeleder med
personalansvar, med mindre forholdet knytter seg til denne lederen – i så fall skal det varsles til leders
nærmeste overordnede.
Der arbeidstakers varsel ikke følges opp av den som er varslet kan arbeidstaker varsle videre til
nærmeste leders overordnede.
11.7 Arbeid ved dataskjerm
Arbeidstaker som jevnlig og under en betydelig del av sitt arbeid utfører arbeid ved dataskjerm, har
rett til gjennomført øyeundersøkelse og synsprøve for å avklare om det er behov for databrille.
Selskapet dekker synsprøve og databrille dersom behovet kan dokumenteres av en optiker.
Innfatningen til databrillen dekkes innenfor rammen kr 1.500
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 22
12. OPPSIGELSER, PERMITTERINGER OG AVSKJED
Dette følger den til enhver tid gjeldende Arbeidsmiljøloven.
Forbehold: HR Prosjekt som arbeidsgiver forbeholder seg retten til å endre innholdet i
personalhåndbokens tekst dersom praksis viser at tolkningen av teksten ikke korresponderer med
tekstens intensjon. Personalhåndboken skal være et levende dokument og skal utvikles med løpende
erfaringer og nye behov som oppstår, nye versjoner vil således legges ut på intranett fra tid til annen.
Personalhåndbok HR Prosjekt AS
Side 23