Personalhåndbok for HR Prosjekt AS
Prosjektledelse Byggeledelse Prosjekteringsledelse Personalhåndbok for HR Prosjekt AS HR Prosjekt AS Personalhåndbok HR Prosjekt AS 01.10.2012 Side 1 1. FORORD............................................................................................................................................ 4 2. DETTE ER HR PROSJEKT AS ...................................................................................................... 5 2.1 INNLEDNING................................................................................................................................... 5 2.2 VÅR FORRETNINGSIDE OG VISJON ................................................................................................ 5 2.3 VÅRE VERDIER ............................................................................................................................... 5 2.4 VÅR STRATEGI ............................................................................................................................... 5 2.5 ORGANISASJON .............................................................................................................................. 6 2.6 VÅRE ETISKE RETNINGSLINJER ...................................................................................................... 6 2.7 VÅRE LEDERPRINSIPPER ............................................................................................................... 7 3. ANSETTELSER ................................................................................................................................ 9 3.1 ANSETTELSESAVTALE ................................................................................................................... 9 3.2 PRØVETID....................................................................................................................................... 9 3.3 TAUSHETSPLIKT ............................................................................................................................. 9 3.4 MEDARBEIDERSAMTALER ............................................................................................................. 9 4. ARBEIDSTID .................................................................................................................................. 10 4.1 GENERELT .................................................................................................................................... 10 4.2 ALMINNELIG ARBEIDSTID ............................................................................................................ 10 4.3 ARBEIDSTID PÅ SPESIELLE DAGER ............................................................................................... 10 4.4 UNNTAK FRA REGLEN OM ALMINNELIG ARBEIDSTID ................................................................. 10 4.5 ARBEIDSTAKERE SOM ER UNNTATT FRA ARBEIDSTIDSREGLENE ................................................. 11 4.6 REDUSERT ARBEIDSTID................................................................................................................ 11 4.7 OVERTIDSKOMPENSASJON ........................................................................................................... 11 4.8 DEFINISJON AV PLUSS OG MINUS TID ......................................................................................... 11 4.9 TIMEREGISTRERING ..................................................................................................................... 11 5. LØNN ............................................................................................................................................... 12 5.1 TIDSPUNKTET FOR UTBETALING AV LØNN................................................................................... 12 5.2 FORSKUDD PÅ LØNN .................................................................................................................... 12 5.3 TREKK I LØNN OG FERIEPENGER .................................................................................................. 12 6. YTELSER ........................................................................................................................................ 13 6.1 TELEFON OG ANDRE ELEKTRONISKE KOMMUNIKASJONSTJENESTER .......................................... 13 6.2 GAVER TIL MEDARBEIDERE ......................................................................................................... 13 6.3 FORSIKRING ................................................................................................................................. 13 6.4 PENSJONSAVTALE ........................................................................................................................ 13 7.1 STATENS SATSER INNLAND OG DAGPENDLING ............................................................................ 15 7.2 STATENS SATSER INNLAND – UKEPENDLING/SKIFTARBEID ......................................................... 16 7.3 DIETTER ....................................................................................................................................... 16 7.4 OVERTIDSMAT ............................................................................................................................. 16 8. FERIE ............................................................................................................................................... 17 8.1 FERIENS LENGDE.......................................................................................................................... 17 8.2 FERIENS LENGDE VED ANSETTELSE I FERIEÅRET ......................................................................... 17 8.3 BEREGNING AV FERIEFRITID ........................................................................................................ 17 8.4 TIDSPUNKT FOR AVVIKLING AV FERIEN....................................................................................... 17 8.5 FERIELOVEN................................................................................................................................. 18 9. SYKDOMSFRAVÆR ..................................................................................................................... 18 9.1 MELDING OM SYKEFRAVÆR ........................................................................................................ 18 9.2 EGENMELDINGER ......................................................................................................................... 18 9.3 BARNS’, BARNEPASSERS’ OG NÆRE PÅRØRENDES’ SYKDOM ...................................................... 18 Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 2 10. PERMISJONER ............................................................................................................................ 19 10.1 GRAVIDITET, FØDSEL OG ADOPSJON .......................................................................................... 19 10.1.1 Rett til heltidspermisjon ved fødsel og adopsjon................................................................................ 19 10.1.2 Lønnskompensasjon ved fødsel og adopsjon ..................................................................................... 19 10.2 RETT TIL FRI PÅ GRUNN AV OFFENTLIGE VERV ......................................................................... 20 10.3 RETT TIL FRI VED MILITÆR OG SIVIL PLIKTTJENESTE ................................................................ 20 10.4 VELFERDSPERMISJONER ............................................................................................................ 20 11. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS) ................................................................................ 21 11.1 ARBEIDSGIVERS PLIKTER........................................................................................................... 21 11.2 ARBEIDSTAKERENS PLIKTER ..................................................................................................... 21 11.3 VERNEOMBUD............................................................................................................................ 21 11.4 ARBEIDSMILJØUTVALG.............................................................................................................. 21 11.5 BEDRIFTSHELSETJENESTE .......................................................................................................... 22 11.6 VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD ................................................................................ 22 11.7 ARBEID VED DATASKJERM......................................................................................................... 22 12. OPPSIGELSER, PERMITTERINGER OG AVSKJED ........................................................... 23 Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 3 1. FORORD Kjære medarbeider, Foran deg ligger den nyeste utgaven av HR Prosjekt AS sin Personalhåndbok. Denne boken skal være et praktisk verktøy for den enkelte medarbeider og leder til å bli kjent med selskapets strategier, verdier, organisering, holdninger, ytelser, forpliktelser og regler. Den skal også dekke behovet for informasjon om medarbeidernes rettigheter og plikter. Personalhåndboken skal også gi informasjon til ansatte om de forhold som er viktige å ha klart for seg – både i jobben og i det formelle ansettelsesforhold. Flere av bestemmelsene i denne Personalhåndboken henviser til reglene i Arbeidsmiljøloven, Ferieloven, Folketrygdloven m.fl. Med disse henvisningene menes de til enhver tid gjeldende regler. Ved lovendringer endres Personalhåndbokens aktuelle bestemmelser tilsvarende, med mindre annet er særskilt angitt eller fremgår av sammenhengen. Lovendringer vil kunne få betydning også for Personalhåndbokens øvrige bestemmelser. Tvil om forståelsen av Personalhåndbokens bestemmelser tas opp med nærmeste linjeleder. På selskapets Intranet finner du også brukerveiledninger til f.eks. time registrer, medarbeider samtaler, intervjuer/ansettelser mm. Vi håper dette vil være et praktisk oppslagsverk for deg i hverdagen og ønsker deg lykke til. Oslo den 1. oktober 2012 Helge Rustand Administrerende Direktør Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 4 2. DETTE ER HR PROSJEKT AS 2.1 Innledning Selskapet ble startet av Helge Rustand i 2005, med kontor på Hønefoss. I 2009 etablerte selskapet seg på Fornebu, Oslo, som etter hvert ble selskapets hovedkontor. I tillegg ble det etablert kontorer på Geilo, Gol, Revetal (Tønsberg), Porsgrunn, Trondheim, Hamar og Bergen. I 2012 besluttet selskapet en ny strategi og struktur. 2.2 Vår Forretningside og Visjon HR Prosjekt er et norsk, landsdekkende konsulentselskap som tilbyr tjenester innenfor prosjektledelse, prosjekteringsledelse og byggeledelse for offentlige og private kunder. HR Prosjekt skaper verdier for kundene gjennom å finne gode løsninger, jobbe effektivt og kreativt og være an attraktiv arbeidsplass for de beste medarbeiderne i markedet. HR Prosjekt setter Norsk Standard i prosjektledelse! 2.3 Våre verdier Vårt Verdigrunnlag/bedriftskultur er etablert gjennom en intern ‘nedenfra-opp’ prosess, hvor alle medarbeiderne har hatt mulighet til å bidra. Vi gjør hverandre gode ved å skape trygge rammer i prosjektene. Dette gir forutsigbarhet og engasjement hos medarbeiderne og kundene: Vi er alltid i bevegelse – vi tør! Vi tar med oss kunnskap fra fortiden og utvikler fremtiden Vår arbeidsglede og raushet skaper resultater 2.4 Vår Strategi Selskapets’ strategi bygger på tre pilarer: Vekst – bli landsdekkende, primært gjennom rask organisk vekst, men også gjennom oppkjøp og etablering av nettverk Verdiøkning – lønnsom vekst som gir økonomisk soliditet. Dette sikrer trygge arbeidsplasser og finansiering av selskapets’ vekst og utvikling Verdier – måten vi fungerer på; våre verdier (se punkt 2.3 ovenfor) styring og resultatsikring Selskapets’ kjerneområder er: Prosjektledelse Prosjekteringsledelse Byggeledelse samt støttefunksjoner som økonomi, SHA og KS, offentlige anskaffelser, søknader mm. Selskapets’ markeder er: Samferdsel (vei, bane og luft) Kommunalteknikk Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 5 Bygg og Eiendom Selskapets’ kunder er: Statlige virksomheter (Jernbaneverket, Statens Vegvesen, Avinor) Kommuner/Fylkeskommuner Privat sektor (andre konsulentselskap, store utbyggere, eiendomsselskaper) På kort sikt (2-5 år) forventer selskapet vekst innenfor: Samferdsel (vei, bane og luft) Kommunalteknikk Prosjektutvikling (tidligfasen) Kontroll (uavhengig kontroll) Offshore (i nord) Målet for 2016 er en omsetning på kr. 300 millioner som betyr mange nye medarbeidere i årene fremover. 2.5 Organisasjon Selskapet er organisert rundt marked/kunde i Oslo: Samferdsel (vei, bane, luft) på tvers av geografi Kommunalteknikk (i hvert geografisk område) Bygg og Eiendom (i hvert geografisk område) Utenfor Oslo skal selskapet etablere større kontorer i vekstområdene. Support (administrasjon og økonomi) er etablert som en fellestjeneste for hele selskapet. Større prosjekter blir etablert som egne resultatenheter med egne styringskomiteer. Divisjonene/Regionene ledes av Direktører som inngår i selskapets’ øverste ledergruppe. Neste organisasjonsnivå er avdelingsledere/avdelingskontor ledere/senior prosjektledere som rapporterer til respektive Divisjon/Region Direktører. Selskapet har stor fleksibilitet slik at medarbeiderne vil kunne jobbe på prosjekter både i egen Divisjon/Region, men også i andre enheter alt etter behov og ønsker. 2.6 Våre etiske retningslinjer Disse retningslinjer gjelder for alle ansatte og gir uttrykk for selskapets’ grunnleggende syn på ansvarlighet og etisk atferd. Det er ikke uttømmende og dekker ikke alle etiske problemstillinger som du kan møte. Er du i tvil, må du søke veiledning hos nærmeste linjeleder. Selskapets’ grunnleggende forventninger er at: Du er kjent med selskapets verdier og legger de til grunn i ditt arbeid Du opptrer profesjonelt og med aktsomhet, redelighet og saklighet Du avstår fra handlinger som kan svekke tilliten til selskapet og selskapets’ ansatte Du behandler alle du kommer i kontakt med gjennom ditt arbeid med høflighet og respekt Du er bevisst på etiske problemstillinger, herunder arbeidslivstandard, miljø og korrupsjon Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 6 I ditt arbeid søker du å påvirke kollegaer og samarbeidspartnere til å holde en høy etisk standard i sitt arbeid Selskapet er i mot alle former for korrupsjon og arbeider aktivt for at dette ikke forekommer. Brudd på selskapets etiske verdier, retningslinjer og habilitet kan medføre umiddelbar avskjedigelse. Hver enkelt arbeidstaker har ansvar for å sørge for å opprettholde habilitet for selskapet og seg selv. En generell regel er at man er inhabil dersom det foreligger spesielle forhold som er egnet til å svekke tillitten til din upartiskhet. Vi er inhabile når vi direkte eller indirekte kan ha personlig interesser i utfallet av en sak. I oppdrag for det offentlige, vil Forvaltningslovens habilitetskrav også kunne komme i betraktning. Ved tvil om egen habilitet, ta kontakt med nærmeste linjeleder. Gaver Selskapet har nulltoleranse for mottak av gaver. Ansatte skal ikke, verken for seg selv eller andre, ta imot eller legge til rette for å motta gaver, reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som er egnet til, eller som av giveren er ment, å påvirke deres arbeidsoppgaver for oppdragsgiver/kunden eller selskapet. Som gaver regnes også tilbud om kurs og fagseminarer som betales av andre enn selskapet eller oppdragsgiver i prosjektsammenheng. Ved tvil om tilbud regnes som gave, kontakt nærmeste linjeleder. Roller og sammenblanding Det er ikke anledning til å bruke/bestille til privat bruk tjenester fra håndverkere og andre som yter tjenester. Private roller Det er ikke tillatt for arbeidstaker å påta seg arbeidsoppgaver i privat sammenheng mot ytelser, innenfor selskapets’ virksomhetsområde. Det må utvises stor åpenhet i tilfeller der arbeidstaker er involvert i roller av styre eller dugnadskarakter etc. Nærmeste linjeleder skal informeres ved tilbud om styreverv eller lignende som kan svekke den ansattes habilitet. Bruk av bedriftens utstyr i privat sammenheng må avklares med nærmeste linjeleder. 2.7 Våre lederprinsipper Hele selskapets’ drift skal ha prosjektstyring i fokus. Det er prosjektene som teller og er selskapets’ eksistensgrunnlag. Selskapet har innført Resultatsikring som ledelsesverktøy. Det betyr at selskapet, selskapets’ leder og alle medarbeidere skal ha et sett med Måltall og Arbeidsmål å jobbe mot. Disse vil også danne grunnlag for Medarbeidersamtaler og evaluering. Våre ledere skal kjennetegnes av at de: Fastsetter mål og skaper entusiasme for å nå målene gjennom Resultatsikringsprosesser Er synlig og tydelige Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 7 Tar og gir ansvar Utvikler og inspirerer medarbeiderne Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 8 3. ANSETTELSER 3.1 Ansettelsesavtale Tilbud om ansettelse i selskapet oversendes ihht. standardformular. Før en ny ansatt tiltrer skal det alltid fylles ut en skriftlig ansettelsesavtale. Denne må utfylles nøyaktig og begge parter skal underskrive avtalen. Adm. dir., eller den han bemyndiger, kan signere avtalen på vegne av selskapet. 3.2 Prøvetid Arbeidstaker ansettes med 6 måneders prøvetid med mindre annet fremgår av arbeidsavtalen. Dersom arbeidstaker har fravær i løpet av prøvetiden kan prøvetiden forlenges tilsvarende forutsatt at arbeidstaker er informert skriftlig om dette i forbindelsen med ansettelsen, og arbeidsgiver skriftlig har orientert arbeidstaker om forlengelsen innen utløpet av prøvetiden. I prøvetiden er oppsigelsestiden gjensidig 14 dager, dersom ikke annet er avtalt. Nærmeste linjeleder er ansvarlig for oppfølgingssamtaler i prøvetiden. 3.3 Taushetsplikt Alle ansatte er forpliktet til å bevare taushet om alle forhold av konfidensiell natur. Ved ansettelsen skal den enkelte gjøres kjent med reglene om Taushetsplikt. Brudd på Taushetsplikt anses som brudd på den enkeltes ansettelses-kontrakt. Taushetsplikten gjelder også etter at ansettelsesforholdet opphører. Det skal signeres Taushetsplikt erklæring ved ansettelse. 3.4 Medarbeidersamtaler Som et tillegg til den daglige kontakten mellom nærmeste linjeleder og medarbeider, gjennomfører selskapet regulære Medarbeidersamtaler. Disse samtalene skal avholdes minst en gang i året mellom januar og februar. En Medarbeidersamtale er en planlagt og forberedt samtale hvor man tar opp forhold som arbeidsresultater, personlig utvikling mm. Det er utarbeidet veiledning/skjemaer (se Intranet) som kan benyttes til forberedelse og gjennomføring. Samtalen er fortrolig. Nærmeste linjeleder er ansvarlig for å gjennomføre medarbeidersamtaler i sine respektive enheter. Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 9 4. ARBEIDSTID 4.1 Generelt Selskapets’ kjerneområde/verdiskapning er prosjekt-, prosjekterings- og byggeledelse av små og store prosjekter. Gjennomføring av prosjektene kan variere mye i forhold til fremdrift og aktivitetsnivå. Det er selskapets’ holdning at ansattes arbeidsbelastning ikke skal være større enn et Normalarbeidsår over en 12 måneders periode (januar til desember). Tidvis vil det være store belasting hvor ansatte må jobbe utover vanlig arbeidstid. Selskapet ønsker at dette avspaseres når dette er hensiktsmessig for den ansatte og selskapet. 4.2 Alminnelig arbeidstid (i) Den alminnelige arbeidstiden i selskapet er 7,5 timer per dag og 37,5 timer per uke. I tillegg 30 minutters spisepause per dag som ikke er betalt. (ii) Et Normalarbeidsår fremkommer av 37,5 timer per uke i 12 måneder minus lovpålagte feriedager/helligdager og selskapets ferieordninger (5 uker). (iii) Selskapet praktiserer fleksitid med unntak for de stillinger der det må være personer tilstede i hele åpningstiden, f.eks. sentralbord. (iv) Generell kjernetid er kl. 0900-1500. (v) Hvis fleksitidsordningen misbrukes av arbeidstakere kan nærmeste linjeleder pålegge generell arbeidstid. (vi) Alle ansatte skal innenfor perioden 1. januar til 31. desember ikke arbeide mer enn et Normalår, med mindre det i særskilte tilfeller er inngått en skriftlig avtale om unntak med nærmeste linjeleder. (viii) Generelt kan ikke timer som ikke blir avspasert bli overført til neste år. Imidlertid, etter avtale med nærmeste linjeleder, kan arbeidstaker i spesielle tilfeller overføre inntil 37,5 timer (1 uke) til neste år. (xi) Arbeidsmiljøloven setter grenser for arbeidstiden. Disse grensene gjelder også for selskapet. Se unntak i punkt 4.5. 4.3 Arbeidstid på spesielle dager Jul-, påske og pinseaften skal det etter Arbeidsmiljøloven være arbeidshvile fra kl. 1500. For de som utfører arbeid på søndag og helligdager, må arbeidet avsluttes senest kl. 1500 disse dagene Følgende arbeidstider gjelder: Onsdag før påske til kl. 1600 Juleaften til kl. 1200 Nyttårsaften til kl. 1200 4.4 Unntak fra reglen om Alminnelig Arbeidstid Unntak fra den generelle regelen om Alminnelig Arbeidstid kan i særskilte tilfeller avtales skriftlig med nærmeste linjeleder, dog med begrensninger som er nærmere beskrevet i Arbeidsmiljøloven. Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 10 4.5 Arbeidstakere som er unntatt fra arbeidstidsreglene Etter Arbeidsmiljøloven er (i) arbeidstaker i ledende stilling og (ii) arbeidstaker i særlig uavhengig stilling unntatt fra arbeidstidsreglene i loven. Det innebærer også at lovens grenser for hvor mye plusstid det kan jobbes ikke gjelder for disse arbeidstakerne. I selskapet vil dette generelt gjelde for adm.dir. og personer som har direkte rapportering (region-, divisjon og prosjekt direktører) til ham. 4.6 Redusert arbeidstid En arbeidstaker som av helsemessige, sosiale eller andre viktige velferdsgrunner har behov for redusert arbeidstid, har rett til dette dersom reduksjon kan gjennomføres uten vesentlige ulemper for selskapet. Dette avgjøres av nærmeste linje leder. Arbeidstaker over 62 år har også rett til redusert arbeidstid, forutsatt at dette gjennomføres uten vesentlig ulempe for selskapet. Det er ikke noe krav om at det må være knyttet opp til helsemessige, sosiale eller viktige velferdsbehov. Retten har man på generelt grunnlag, så lenge man har fylt 62 år. 4.7 Overtidskompensasjon Selskapet utbetaler overtidskompensasjon når det blir pålagt (skriftlig avtale) av nærmeste linjeleder. Dette skjer kun når oppdragsgiver betaler for dette. 4.8 Definisjon av Pluss og Minus Tid Det føres pluss/minus tid daglig av hver enkelt arbeidstaker Plusstid tas ut som avspasering time mot time slik at arbeidstiden ikke overstiger et Normalarbeidsår. Dersom den ansatte finner det vanskelig å avvikle avspasering i løpet året skal linjeleder varsles om dette. Leder skal bestrebe seg på å finne rom for avspaseringstid. Dersom det likevel ikke finnes rom for avspasering skal plusstid utover 37,5 timer utbetales. Leder skal meddele dette til lønnsansvarlig per mail. Linjeleder skal jevnlig følge opp ansattes timeforbruk og være proaktiv i forhold til å sørge for rom for avspasering i ressursplanleggingen. For spesielle tilfeller vises til punkt 4.2 (vi). Merk: Ordningen innføres fra 1. oktober 2012 for ansatte som starter etter 1. oktober, og fra 1. januar 2013 for ansatte som har startet før 1. oktober 2012. 4.9 Timeregistrering Arbeidstaker skal hver dag føre arbeidstid i selskapets’ timeregistreringssystem. Denne skal sendes hver uke (senest mandag morgen) til nærmeste linjeleder til godkjenning. Pluss/minus tid skal føres ut fra 8 timers dag (7.5 timer samt 0.5 timer lunch). Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 11 5. LØNN 5.1 Tidspunktet for utbetaling av lønn Lønnsutbetalingen foretas den 10. i hver måned for foregående måned slik at lønn er på konto den samme dagen. Faller den 10 på en lørdag/søndag/helligdag foretas utbetaling før. Selskapet har 11 utbetalinger av månedslønn og 1 utbetaling av feriepenger pr. år. Fra 2013 vil utbetaling skje den 10. hver måned. Mai lønnen erstattes med feriepenger og kommer til utbetaling 10. juni. Månedslønn utgjør 1/12 av årslønn. I juni hvert år utbetales feriepenger opptjent fra forrige år. Dette betyr at total lønn blir 11/12 pluss 12 % av 11/12 som kommer til utbetaling påfølgende år. I desember regnes halv skatt. Oversikt over lønnsutbetalinger for året ligger på Intranettet. 5.2 Forskudd på lønn Arbeidstaker har ikke krav på å få utbetalt forskudd, men i særlige situasjoner kan dette innvilges. Arbeidstaker som ønsker forskudd må levere skriftlig søknad om dette til nærmeste linje leder. 5.3 Trekk i lønn og feriepenger Arbeidsgiver har rett til å gjøre trekk i Arbeidstakers lønn, feriepenger og tilleggsytelser dersom det ved en avregning av lønn, tilleggsytelser, forskudd, eller utgiftsdekning er foretatt feil utbetaling. Adgangen til fradrag i de nevnte ytelser gjelder også der arbeidstaker ikke kan dokumentere bruk av utbetalt forskudd eller der arbeidstaker har lånt arbeidsgivers gjenstander til privat bruk uten at de blir levert tilbake i avtalt stand. Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 12 6. YTELSER 6.1 Telefon og andre elektroniske kommunikasjonstjenester Mobiltelefon avtales i ansettelsesavtale, og statens trekk for dette blir tatt hensyn til i lønnsutbetalingen. 6.2 Gaver til medarbeidere Selskapet gir gaver i følgende situasjoner til medarbeidere: Bryllup (kr 1.000,-) Fødsel, fødselsdag runde tall og begravelser (kr 500,-) Nærmeste linjeleder er ansvarlig for gjennomføring/oppfølging. 6.3 Forsikring (i) Yrkesskade Selskapet dekker yrkesskadeforsikring i henhold til Lov om yrkesskadeforsikring av 16.juni 1989. Uten hensyn til om noen har skyld i skaden, svarer selskapet for det tap arbeidstaker er påført ved yrkesskade/yrkessykdom som konstateres i forsikringstiden. Selskapet har også inngått en tilleggsforsikring slik at yrkesskadeforsikringen også gjelder reise til og fra arbeid. (ii) Ansvar Selskaper svarer for rettslig erstatningsansvar for person- eller tingskade som pådras under utøvelse av den virksomhet som er angitt i forsikringsbeviset og som konstateres i forsikringstiden. Med personskade menes skade, død eller sykdom påført en annen person. Med tingskade menes tap av eller fysisk skade påført en annens løsøre (herunder dyr) eller fast eiendom. Tap eller endring av elektronisk lagret informasjon er å regne som en fysisk skade på ting. (iii) Behandlingsforsikring Denne garanterer behandling innenfor 2 uker og dekker alle ansatte. 6.4 Pensjonsavtale Selskapet har inngått innskuddspensjonsordning fra 1. juli 2011 med Storebrand Folkepensjon for hver ansatt: 3 % av medlemmets lønn mellom 1G og 6G 3 % av medlemmets lønn mellom 6G og 12G Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 13 Det nye regelverket for privat tjenestepensjon er nå vedtatt i Stortinget. Dermed er tjenestepensjonene også tilpasset pensjonsreformen. Dette betyr at også private tjenestepensjoner kan tas ut fleksibelt fra det året du fyller 62 år. Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 14 7. TJENESTEREISER 7.1 Statens satser innland og dagpendling Generelt legges statens satser til grunn. Mer spesifikasjon omkring til enhver tid gjeldene satser kan opplyses fra Support. Alle tjenestereiser i selskapet skal foretas etter en totalvurdering, for kundens hurtigste og billigste måte. Det skal kun føres faktiske kjørte km på prosjekt, men ikke mer enn korteste avstand/kjørelengde for oppdragsgiver på prosjektet. Kjøring må spesifiseres med adresse/gatenavn/gatenr. I de tilfeller man kjører direkte på prosjekt fra hjemsted, og avstand mellom hjem – prosjekt er lengre enn avstand hjem – kontor, skal man føre km faktisk kjøring minus egenandel for hjem – kontor. Se modell under. Kontor 50 km Prosjekt Hjem I dette tilfellet blir kjøring slik: Kjøring hjem – prosjekt Minus egenandel hjem – kontor Kjøring som føres inn Ved kjøring t/r blir det ført inn Personalhåndbok HR Prosjekt AS 50 km 20 km 30 km 30 km x 2 = 60 km. Side 15 I de tilfeller man kjører direkte på prosjekt fra hjemsted, og avstand mellom hjem – prosjekt er kortere enn avstand hjem – kontor, skal man ikke føre km kjøring da egenandel for hjem – kontor overstiger avstand hjem - prosjekt. Se modell under. Kontor 20 km Hjem I dette tilfellet blir kjøring slik: Kjøring hjem – prosjekt Minus egenandel hjem – kontor Det blir ingen kjøring å føre inn. Prosjekt 20 km 60 km 7.2 Statens satser innland – ukependling/skiftarbeid Alle tjenestereiser i selskapet skal foretas på billigste måte. Selskapet dekker transport/reise etter billigste alternativ. Ved skiftarbeid dekker selskapet tjenestereise hjem-prosjekt 2 ganger pr mnd. 7.3 Dietter Ved ukependling/skiftordning, hvor det er kokemuligheter, betales det kr. 190,- per døgn. Ved tilfeldig overnatting uten kokemuligheter betales det kr 500,- per døgn. Det betales ikke diett utover disse satsene. 7.4 Overtidsmat HR Prosjekt ingen ordning for overtidsmat på kontor eller på reise. Den ansatte kan be om refusjon av faktiske utlegg over reiseregning dersom særlige grunner tilser at dette vil være rimelig. Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 16 8. FERIE 8.1 Feriens lengde Etter ferieloven har alle ansatte krav på fire uker og en dag ferie. Selskapet praktiserer en ekstra ferieuke, slik at alle ansatte i bedriften har rett til 5 uker ferie hvert år (25 dager). I ferieloven understrekes det at arbeidsgiver har plikt til å sørge for at ferien blir avviklet i løpet av ferieåret og arbeidstaker har plikt til å avvikle ferien. All ferie skal avtales med nærmeste linjeleder i god tid før avvikling. Avvikling av ferie må planlegges i forhold til gjennomføring av prosjekter. . Etter Ferieloven har arbeidstaker over 60 år rett til en ekstra ferieuke. Denne retten inntrer det året arbeidstaker fyller 60 år. 8.2 Feriens lengde ved ansettelse i ferieåret En arbeidstaker som begynner i jobb før 1.oktober, har etter Ferieloven rett til full feriefritid det året vedkommende begynner. Starter arbeidstaker 1.oktober eller senere, har vedkommende etter loven rett på en uke ferie. Ferie etter denne regelen forutsetter at arbeidstaker ikke har avviklet ferien hos en tidligere arbeidsgiver. Hos ny arbeidsgiver kan arbeidstaker med andre ord bare kreve den del av ferien som eventuelt ikke er avviklet hos tidligere arbeidsgiver. 8.3 Beregning av feriefritid Feriens lengde angis i Ferieloven som et antall virkedager (25 virkedager). Med virkedager regnes alle dager som ikke er søndager eller lovbestemte helge- og høytidsdager. Ferien avvikles på de virkedagene som ligger i ferien. Dette betyr at søndager og andre «røde» dager ikke regnes som feriedager. Noen arbeidstakere har etter sin arbeidsordning fridager i løpet av uken. Dette gjelder både de som jobber deltid, har redusert arbeidstid og som jobber skift eller turnus. Etter Ferieloven vil slike fridager som faller i ferien, regnes som feriedager dersom de er virkedager. Eksempelvis vil en arbeidstaker som avvikler tre uker ferie på sommeren ha brukt tre hele faktiske ferieuker selv om vedkommende ikke skulle være på jobb alle dagene disse tre ukene. 8.4 Tidspunkt for avvikling av ferien 3 uker ferie skal , dersom ikke annet er spesielt avtalt, avvikles i juli hvert år. Arbeidstakeren kan kreve at en av de resterende to ukene av ferien avvikles samlet i løpet av ferieåret, med mindre annet blir avtalt med nærmeste linjeleder, overordnede. Feriepenger utbetales 10. juni hvert år. Dersom avvikling av 3 uker i juli ikke passer i forhold til de prosjekter den ansatte er involvert i skal annet tidspunkt for ferie avtales skriftlig med nærmeste leder. Arbeidstaker plikter å ta minimum tre uker ferie pr år. De to siste ukene kan overføres til neste år etter skriftlig avtale med nærmeste linjeleder. Det er særlige regler som gjelder ved sykdom og foreldrepermisjon. Se for øvrig Ferieloven. Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 17 8.5 Ferieloven Selskapet viser ellers til Ferieloven bestemmelser for andre ytelser/plikter/ordninger, herunder (i) ferieavvikling i oppsigelsestiden, (ii) Oppsigelse fra arbeidstaker, (iii) Ferieavvikling i forbindelse med sykdom, (iv) Arbeidstaker som blir syk/delvis sykemeldt i ferien, (v) Forskuddsferie, (vi) overføring av ferie, (vii) Opptjening av feriepenger, (viii) mm. 9. SYKDOMSFRAVÆR 9.1 Melding om sykefravær Melding om sykefravær skal så vidt mulig gis skriftlig eller muntlig til nærmeste linjeleder innen utgangen av første sykdomsdag. Retten til sykepenger inntrer først fra den dag meldingen blir gitt. 9.2 Egenmeldinger Egenmelding (leveres på standard skjema) skal leveres til nærmeste linjeleder første arbeidsdag etter sykefravær. For å få rett til å bruke egenmelding må man ha arbeidet i selskapet i minst to måneder. Egenmelding kan kun benyttes for hele fraværsdager. Møter arbeidstakeren på jobb og går hjem i løpet av dagen på grunn av sykdom eller kommer senere på grunn av sykdom, er dette ikke en sykefraværsdag i lovens forstand. Selskapet er ikke forpliktet til å yte sykepenger til en arbeidstaker som bare er borte deler av dagen. Egenmelding kan brukes i opptil 3 – tre- kalenderdager. Dette kan gjøre 4-fire- ganger i løpet av en 12 måneders periode. En egenmelding kan ikke tas ut for f.eks. fredag, mandag og tirsdag i samme periode. Ved bruk av 4 egenmeldinger i løpet av 12 måneder kan selskapet frata arbeidstaker retten til egenmelding i minimum en 6 måneders-periode fra den dagen det gis beskjed. Ved hyppig fravær kan selskapet vurdere å frata arbeidstaker retten til egenmelding ett år fra første egenmelding. Etter en egenmelding kan man ikke bruke ny før man har arbeidet sammenhengende i 16 kalenderdager. Man kan ikke benytte egenmelding umiddelbart etter en sykemelding, eller under gradert sykemelding I forbindelse med sykemelding, men arbeidstaker faktisk har utført fakturerbart arbeid, føres dette som Plusstid. Ved sykdom betaler selskapet vanlig lønn i arbeidsgiver perioden (pt. 16 dager). Deretter overtar NAV ansvaret for lønn som utbetales i henhold til gjeldende satser/regler. For øvrig refereres til Arbeidsmiljølovens bestemmelser om sykefravær. 9.3 Barns’, barnepassers’ og nære pårørendes’ sykdom For barns’, barnepassers’ og nære pårørendes’ sykdom gis permisjon med samsvar i med Arbeidsmiljøloven: (i) Arbeidstaker som har omsorg for barn har rett til permisjon: for nødvendig tilsyn med barnet når det er sykt, hvis barnet skal følges til legeundersøkelse eller annen oppfølging i forbindelse med sykdom, eller hvis den som har det daglige barnetilsynet er syk eller har permisjon etter denne paragraf på grunn av et annet barn. Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 18 (ii) Retten til permisjon gjelder til og med kalenderåret barnet fyller 12 år. Arbeidstaker har rett til permisjon inntil 10 dager hvert kalenderår eller inntil 15 dager dersom arbeidstaker har omsorg for mer enn to barn. Arbeidstaker har uansett rett til permisjon når det ytes omsorgspenger, pleiepenger eller opplæringspenger fra folketrygden. (iii) Dersom barnet har kronisk sykdom, langvarig sykdom eller nedsatt funksjonsevne og det derfor er en markert økning av risikoen for at arbeidstakere får fravær fra arbeidet, har arbeidstaker rett til fri etter første ledd i inntil 20 dager hvert kalender år. Retten til permisjon gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 18 år. Arbeidstaker har i tillegg rett til permisjon for å delta i opplæring ved godkjent helseinstitusjon eller offentlig kompetansesenter for å kunne ta seg av og behandle barnet. (iv) Arbeidstaker som har omsorg for barn har rett til permisjon dersom: barnet blir innlagt i helseinstitusjon og arbeidstaker oppholder seg ved helseinstitusjonen, barnet er utskrevet fra helseinstitusjonen og arbeidstaker må være hjemme fordi barnet trenger kontinuerlig tilsyn og pleie, eller barnet har livstruende eller annen svært alvorlig sykdom eller skade. Ved permisjon etter bokstavene a og b gjelder aldersgrensene i andre og tredje ledd. Rett til permisjon etter bokstav c gjelder til og med kalenderåret barnet fyller 18 år, men uten hensyn til alder hvis barnet er psykisk utviklingshemmet. (v) Arbeidstaker som er alene om omsorgen for barn har rett til dobbelt så mange permisjonsdager som etter andre og tredje ledd. Det samme gjelder hvis det er to om omsorgen, men en av dem er langvarig avskåret fra tilsynet med barnet på grunn av nedsatt funksjonsevne, innleggelse i helseinstitusjon som langtidspasient eller tilsvarende forhold. Retten til permisjon kan overføres med inntil halvparten av dagene hvert kalenderår til mor eller far med samværsrett eller til den som arbeidstaker bor sammen med og som ikke har omsorg for egne barn. 10. PERMISJONER 10.1 Graviditet, fødsel og adopsjon Selskapet gir permisjoner i henhold til bestemmelser i Arbeidsmiljøloven. Alle betalinger kommer fra NAV. 10.1.1 Rett til heltidspermisjon ved fødsel og adopsjon Etter Arbeidsmiljøloven har foreldrene rett til permisjon i forbindelse med fødsel og adopsjon. Lønn under permisjon er i tråd med NAV sine satser. Omsorgspermisjon i 2 uker I forbindelse med fødsel eller adopsjon har far rett til inntil 2 uker ulønnet omsorgspermisjon fra selskapet. Varslingsfrister Den som gjør bruk av retten til permisjon, skal varsle arbeidsgiver snarest mulig, og dersom permisjonen skal vare mer enn tolv uker, skal varsel gis senest fire uker i forveien. Ved permisjon ut over ett år skal det varsles minst 12 uker i forveien. 10.1.2 Lønnskompensasjon ved fødsel og adopsjon Foreldrepenger fra Arbeids- og velferdsetaten Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 19 Det er folketrygden som dekker foreldrepenger i sin helhet. Foreldrepenger beregnes etter samme regler som sykepenger, hvilket innebærer at det ikke ytes kompensasjon av inntekter over seks ganger folketrygdens grunnbeløp. Det er en rekke krav forbundet med retten til foreldrepenger. Det anbefales derfor at man tar kontakt med NAV for å få avklart sine rettigheter. Stønadsperiodens lengde ved fødsel Foreldrepengeperioden starter minimum 3 uker før fødselstidspunktet. Dette gjelder uavhengig av om kvinnen er sykmeldt forut for fødselen, eller velger å arbeide de siste 3 ukene. 10.2 Rett til fri på grunn av offentlige verv En arbeidstaker har rett til permisjon fra arbeid i det omfang det er nødvendig for å oppfylle lovbestemt møteplikt i offentlige organer. Det må planlegges slik at det ikke påvirker arbeidssituasjonen. Permisjonen er ikke lønnet av arbeidsgiver. 10.3 Rett til fri ved militær og sivil plikttjeneste Arbeidsmiljøloven har regler om permisjon i forbindelse med militær og sivil plikttjeneste. Loven gir rett til permisjon ved ulike former for tjenestegjøring. Retten til permisjon gjelder: Pliktig og frivillig militærtjeneste (førstegangstjeneste, repetisjonsøvelse, heimevernsøvelse) Allmenn vernetjeneste (siviltjeneste, øvelser i sivilforsvaret) Frivillig tjenestegjøring av til sammen inntil 24 måneders varighet i styrker organisert av norske myndigheter for deltakelse i internasjonale fredsoperasjoner Det er ingen lovregler som gir arbeidstaker rett til lønn under permisjon på grunn av militærtjeneste. Arbeidsgiver plikter ikke å ta arbeidstaker tilbake i arbeid før en måned etter mottak av varsel om fra hvilken dag arbeidstaker kan gjenoppta arbeidet. Denne regelen vil f.eks. komme til anvendelse der det er usikkert hvor lenge tjenestegjøringen varer, eller der arbeidstaker dimitteres før tiden. 10.4 Velferdspermisjoner Det gis fri med lønn: inntil 2 dager i forbindelse med dødsfall i nær familie i rett opp- eller nedad stigende linje samt ektefelle/samboer, søsken og svigerforeldre. Det gis fri uten lønn: innkjøring i barnehage/SFO 2 uker permisjon ved fødsel for far flytting Søknad om velferdspermisjon rettes til nærmeste linjeleder. Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 20 11. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS) 11.1 Arbeidsgivers plikter Etter Arbeidsmiljøloven er arbeidsgiver (selskapet) ansvarlig for at arbeidsmiljøet på arbeidsplassen er i samsvar med lovens krav. Arbeidsgiver er også ansvarlig for opplæring av verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg (AMU). Arbeidsgiver skal sørge for en løpende kartlegging av det eksisterende arbeidsmiljø ved virksomheten med hensyn til risikoforhold, helsefarer og velferdsforhold og skal iverksette nødvendige tiltak. Allerede under planlegging av nye arbeidsplasser, anskaffelse av tekniske innretninger og utstyr mm., skal arbeidsgiver undersøke og vurdere om arbeidsmiljøet vil være i tråd med lovens krav. 11.2 Arbeidstakerens plikter Etter Arbeidsmiljøloven er arbeidstaker forpliktet til å følge opp de tiltak som igangsettes for å forbedre arbeidsmiljøet, samt delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet. Arbeidstaker skal også medvirke til å forhindre arbeidsulykker og samtidig melde fra om dette til arbeidsgiver og verneombud. 11.3 Verneombud Verneombud velges av og blant de ansatte. Funksjonsperioden for verneombudet er to år. I inneværende periode 01.01.2012 – 31.12.2013 er Ivan Hansen valgt til verneombud. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal særlig påse: at maskiner, tekniske innretninger, kjemiske stoffer og arbeidsprosesser ikke utsetter arbeidstakerne for fare, at verneinnretninger og personlig verneutstyr er i orden og lett tilgjengelig at arbeidstakerne får den nødvendige instruksjon, øvelse og opplæring, at arbeidet ellers er tilrettelagt slik at arbeidstakerne kan utføre arbeidet på helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte, at meldinger om arbeidsulykker mv blir sendt Verneombudet skal også tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. 11.4 Arbeidsmiljøutvalg I inneværende periode 01.01.2012 – 31.12.2013 er Jan Kjetil Wiese valgt av og blant de ansatte. For samme periode har selskapets Arbeidsmiljøutvalg (AMU) følgende sammensetting. Fra arbeidsgiver siden Adm. dir. Helge Rustand og Torbjørn Torgersen Fra arbeidstaker-siden Jan Kjetil Wiese og verneombud Ivan Hansen Representant fra Bedriftshelsetjenesten Arbeidsmiljøutvalget skal arbeide for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. I denne forbindelse skal utvalget bl.a. behandle planer som kan få betydning for arbeidsmiljøet og gjennomgå rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, med sikte på å avklare årsaker og om mulig foreslå tiltak for å hindre dette i fremtiden. Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 21 11.5 Bedriftshelsetjeneste Selskapet har inngått avtale med Hjelp24 Bedriftshelsetjeneste som yter et bredt spekter av tjenester (etter behov og ønsker). I henhold til denne avtale vil de ansatte bli innkalt til en legeundersøkelse med to års mellomrom. Bedriftshelsetjenesten vil for øvrig kunne være behjelpelig i forhold til ulike arbeidsmiljøkartlegginger i bedriften etter nærmere avtale med adm.dir. 11.6 Varsling av kritikkverdige forhold Formålet med denne rutinen er å sikre at eventuelle kritikkverdige forhold i selskapet kommer frem i lyset, slik at det kan iverksettes tiltak mot forholdet. For å oppnå dette ønsker selskapet å legge til rette for at arbeidstakere på alle nivåer skal kunne føle seg trygge p å varsle internt om slike forhold, uten at dette får negative konsekvenser for arbeidstaker. All typer kritikkverdige forhold, så som: staffebare forhold, brudd på lovregulerte forpliktelser, brudd på bedriftens interne retningslinjer, brudd på etiske standarder, som har bred oppslutning i samfunnet. Opplistingen over er ment som eksempler på hva det kan varsles om og er ikke ment som en uttømmende opplisting. Arbeidstaker skal varsle kritikkverdige forhold til verneombudet eller nærmeste linjeleder med personalansvar, med mindre forholdet knytter seg til denne lederen – i så fall skal det varsles til leders nærmeste overordnede. Der arbeidstakers varsel ikke følges opp av den som er varslet kan arbeidstaker varsle videre til nærmeste leders overordnede. 11.7 Arbeid ved dataskjerm Arbeidstaker som jevnlig og under en betydelig del av sitt arbeid utfører arbeid ved dataskjerm, har rett til gjennomført øyeundersøkelse og synsprøve for å avklare om det er behov for databrille. Selskapet dekker synsprøve og databrille dersom behovet kan dokumenteres av en optiker. Innfatningen til databrillen dekkes innenfor rammen kr 1.500 Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 22 12. OPPSIGELSER, PERMITTERINGER OG AVSKJED Dette følger den til enhver tid gjeldende Arbeidsmiljøloven. Forbehold: HR Prosjekt som arbeidsgiver forbeholder seg retten til å endre innholdet i personalhåndbokens tekst dersom praksis viser at tolkningen av teksten ikke korresponderer med tekstens intensjon. Personalhåndboken skal være et levende dokument og skal utvikles med løpende erfaringer og nye behov som oppstår, nye versjoner vil således legges ut på intranett fra tid til annen. Personalhåndbok HR Prosjekt AS Side 23
© Copyright 2024