www.raukola.fi
Rekrytoinnin perusteet
Rekrytoinnin toteuttaminen vaatii suunnittelua. Kuten kaikki muutkin yritykselle tärkeät
ratkaisut. Esimerkiksi taloushallinnon tai IT-palvelun ulkoistaminen.
Kilpailua käydään sekä sopivista työpaikoista että osaajista. Uusin tekniikka tuo hakuihin
oman lisänsä. Siksi on tärkeää löytää omalle yritykselle se oikea ratkaisu.
Onnistuneen rekrytoinnin ansiosta yritys saa tarvitsemansa osaajan ja hänen sitoutumisensa
uudelle työnantajalleen. Tämän myötä työhönottaja kykenee toteuttamaan suunnitelmaansa
paremmin, oli sitten kyseessä työkuorman jakaminen, uuden liiketoiminnan käynnistäminen
tai myynnin kasvattaminen.
Rekrytointi voidaan toteuttaa täysin omin voimin tai siihen voidaan käyttää joko
kokonaan tai osittain asiantuntijan apua. Rekrytointipalvelun hankkimista saattaa vaikeuttaa
alan värikäs käsitteistö. Siksi olemme koostaneet sinulle termit selväksi tekevän ohjeiston
onnistuneeseen rekrytointiin.
Ota rohkeasti yhteys Raukolaan ja kysy lisää suunnitelmallisen rekrytoinnin hyödyistä.
Yhteistyöterveisin.
Juha-Matti Raukola
Aluepäällikkö
Arja Raukola Oy
Puh. 050 448 7886
[email protected]
www.raukola.fi
www.raukola.fi
Rekrytointi käsitteenä
Yksinkertaisimmillaan rekrytointi tarkoittaa henkilöstön hankkimista yrityksen palvelukseen. Rekrytointi voi sisältää
esimerkiksi ilmoittamista avoimesta paikasta, hakemusten käsittelyä, haastatteluja,
tiedon jakamista ja sopimusten tekemistä.
Rekrytoinnissa voidaan hyödyntää cvpankkeja,
verkkoilmoituksia,
printtimainontaa, omia verkostoja, sosiaalista
mediaa tai henkilöstöpalveluyrityksiä. Keinoja on monia, eikä tulevaisuus näytä kaventavan tarjontaa.
Puhuttaessa suorahausta tai suorarekrytoinnista tarkoitetaan yleensä ns. headhuntingia, jossa yrityksen palkkaama konsultti on suoraan yhteydessä kartoittamiinsa
ehdokkaisiin, eikä täytettävästä paikasta
ilmoiteta julkisesti. Tässä menetelmässä
kustannukset ovat merkittävästi suuremmat, mutta toisaalta sitä voidaan käyttää tilanteissa, joihin yleisimmin käytetyt keinot
eivät sovi.
Osaamistarve
Tarve hankkia lisää henkilöstöä syntyy
erilaisissa tilanteissa. Yritysten liiketoiminta
kasvaa ja laajenee, toiminta on sesonkiluonteista, ulkoistuksia puretaan, tarvitaan
lomittajia, osa eläköityy ja hallintoa saatetaan järjestellä uudelleen.
Oli tarpeen alkuperä mikä tahansa,
henkilöstötarve kannattaa harkita joka
kerta erikseen ennen toimenpiteiden
Töitä
voidaan
myös
aloittamista.
järjestellä uudelleen, joten uuden henkilön
palkkaaminen ei ole aina välttämätöntä.
www.raukola.fi
Osaamista voidaan tarkastella ainakin
kykyjen, tietojen, taitojen, kokemuksen ja
henkilökohtaisten ominaisuuksien osalta.
Osaamisalueina esiin voidaan nostaa mm.
substanssi-, liiketoiminta-, asiakkuus-, tuotanto- ja organisaatio-osaaminen. Rekrytoijan näkökulmasta pitää siis päättää
mitä osaamista haetaan ja mille alueelle.
Tämä harkinta on välttämätöntä, jotta voidaan viedä eteenpäin oikeanlaista viestiä.
Mieti myös aikataulu valmiiksi ja pidä siitä
kiinni. Mitä enemmän ihmisiä on mukana
ratkaisemassa ongelmaasi, sitä suurempi
on aikataulutuksen merkitys. Kannattaa
myös antaa arvoa sille, että avointa paikkaasi hakeneet tekijät saavat tietoa prosessin etenemisestä. Sekä pitkittyneellä
että kiireessä tehdyllä päätöksellä on omat
haittapuolensa.
Keinot käyttöön
Ratkaisu voi olla useasti lähellä, mutta
jää löytymättä puutteellisen viestinnän
vuoksi. Mitä enemmän sinulla on ihmisiä palveluksessasi, sitä laajempi verkosto
on tarjolla. Käytä sisäistä tiedottamista
ja verkostojasi tehokkaasti ja voit sekä
säästää aikaa että pienentää kustannuksia.
Käsittele ja säilytä myös yritykseesi saapuneet avoimet hakemukset. Vaikka kysyntä
ja tarjonta eivät kohtaisi juuri tällä hetkellä, tilanne saattaa olla ensi viikolla täysin
toinen. Kiittämällä henkilöä avoimesta hakemusta et kuluta paljoa aikaasi, mutta annat hyvän työnantajakuvan jo ensimmäisessä kontaktissa.
Viimeistään tässä vaiheessa on hyvä harkita ulkopuolisen asiantuntijapalvelun
käyttämistä. Uuden henkilön rekrytointi
nielee yllättävän paljon aikaa. Lopullisia
kustannuksia tarkasteltaessa asiantuntijapalvelu on tuonut useasti kustannustehokkaamman ratkaisun.
Voit ilmoittaa avoimesta tehtävästä lukuisissa paikoissa. Perinteinen keino on
laittaa ilmoitus viikonlopun lehteen ja
toivoa parasta. Lehtimainonta on yleensä
kertaluonteisena ilmoituskeinoista hintavin, mutta toimii oikein käytettynä hyvin
ja saattaa tuoda myös muuta lisäarvoa.
Työministeriö tarjoaa ilmaisen verkkoilmoituskanavan, jolla tavoitetaan helposti
suurin hakijamäärä. Ilmoituksella on kuitenkin suuri vaara hukkua tuhansien muiden ilmoitusten joukkoon. Muita ilmaisia
ilmoituskanavia ovat mm. eri oppilaitosten
palvelut sekä aarresaari.net.
Suurimmat maksulliset verkkoilmoituspalvelut ovat Monster, Oikotie, Uratie ja Uranus. Näiden palvelut ovat työministeriötä
pidemmälle tuotteistetut ja mahdollistavat
monipuolisemman näkyvyyden oheispalveluineen. Kaikilla näillä palveluilla on
hintansa, mutta näyttöjä tulee enemmän,
joten kustannukset jäävät selvästi lehtimainonnan alle.
Uutisia sosiaalisen median käytöstä rekrytoinnissa näkee viikoittain. Yritykset tiedostavat kyllä potentiaalin, mutta toteutus
ei ole vielä täysin löytänyt itseään. Uusia
palveluita lanseerataan paljon, eikä todennäköisesti kestä kovin pitkään ennen pankin räjäyttämistä. Sosiaalisessa mediassa
tavoitat hyvin nopeasti suuren määrän
ihmisiä, mutta viestin merkitys on vielä
tavallistakin suurempi – jos ei osu itselle,
ei lueta eikä jaeta.
Viestin sisältö on erittäin tärkeä, oli ilmoituskanava mikä tahansa. Pitää erottua, olla
rehellinen ja tarpeeksi informatiivinen.
Kaikkea tietoa ei tarvitse tunkea yhteen
ilmoitukseen. Kerro lyhyesti, mitä haluat,
miksi hakijan kannattaa tulla töihin juuri
teille ja anna tarvittavat yhteystiedot
ja aikamääreet.
Kuva 1. Viisi porrasta onnistuneeseen rekrytointiin
© Arja Raukola Oy 2012
www.raukola.fi
Viestintä
Haastattele
Monille hakijoille tulee ilmoituksesi
myötä kysyttävää, joka vaikuttaa oleellisesti siihen, lähettävätkö he hakemuksen
vai eivät. Soittoja ja sähköposteja saattaa
tulla paljon. On tärkeää vastata niihin
asiallisesti ja rehellisesti. Yhteistyönne
käynnistyy jo tästä hetkestä!
Aikatauluta ja suunnittele. Varaa yhteen
haastatteluun tilanteesta riippuen aikaa
vähintään tunti. Toteutukseen kannattaa varata esimerkiksi koko aamupäivä
ja haastatella peräkkäin useampi henkilö. Näin vertaaminen on helpompaa, ja
käytännön toteutus onnistuu sujuvasti.
Myös hakijalle on annettava tunne siitä,
että hänestä ollaan aidosti kiinnostuneita, ja haastattelijat ovat sitoutuneet
huolelliseen työhönottoon.
Paikan tultua täytetyksi on hyvien tapojen mukaista kertoa kaikille hakuun
osallistuneille lopputuloksesta. Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää puhelinsoittoa haastatelluille ja sähköpostia
muille hakemuksen jättäneille. Varaudu
vastaamaan kysymyksiin valinnan perusteista. Tieto siitä, että jonkun paperilla hyvältä näyttänyt valinta katkesi haastatteluun, auttaa varmasti hakijaa jatkoa
ajatellen.
Hakemukset
Lue kaikki hakemukset. Pyri erottamaan
ydinasiat tarjotun informaation keskeltä.
Peilaa hakemusta ja CV:tä hakemaasi
osaamiseen ja jaa hakijat tarvittaessa
eri ryhmiin. Verkko on täynnä erilaisia
ohjeita työn hakemiseen, joten on vain
pyrittävä tunnistamaan hakija ja osaaminen paperin takana. Katso kokonaisuutta. Tutustu esimerkiksi harrastuksiin
ja luottamustoimiin. Näin saatat saada
hyvää tuntumaa hakijasta. Puhelinhaastattelu auttaa useasti muodostamaan ensimmäistä mielikuvaa hakijasta ja hänen
osaamisestaan. Soita yllättäen ja ilman
kaavaa. Monissa tehtävissä pitää suoriutua yllättävissä tilanteissa. Siksi muutaman minuutin tarkentava soitto saattaa
helpottaa päätöstäsi kasvokkain haastattelun tarpeellisuudesta.
www.raukola.fi
Anna hakijan puhua. Toimi itse enemmänkin puheenjohtajana ohjaten haastattelua haluamaasi suuntaan. Käsittele
konkreettisia asioita, kuten aiempien
työtehtävien sisältöä, toimintaa erilaisissa tilanteissa, työtapoja ja tavoitteita työelämässä. Ainahan voi kysellä heikkouksia ja vahvuuksia, mutta näillä tiedoilla
ei ole kovinkaan suurta käytettävyyttä.
Haastattelun tulee pysyä työtehtäviin liittyvissä asioissa, ellei haastateltava itse
kerro esimerkiksi perheestään. Käsittele
myös palkkaukseen liittyvät asiat siten,
ettei niistä tule myöhemmin ongelmaa.
Hakijan on kyettävä kertomaan, mitä hänen palveluksensa yritykselle maksaa.
Vastaavasti yrityksen on kyettävä kertomaan vähintään korvauksen suuruusluokka.
Suositusten tarkastaminen antaa hyvin
tukea haastattelukokemukselle. Suosittelijaa kannattaa kysyä haastattelussa ja
samalla selvittää suosittelijan ja hakijan
yhteinen työhistoria. Otettaessa yhteyttä
suosittelijaan on pitäydyttävä työtehtäviin liittyvissä asioissa.
Soveltuvuusarvioinnit
Valinnan tukena voidaan käyttää soveltuvuusarviointeja. Ne ovat psykologien
toteuttamia ja antavat tietoa esimerkiksi
hakijan oppimiskyvystä, muistista, luovuudesta ja persoonallisuudesta. Tätä palvelua
käytettäessä on oltava selkeä tavoite, mitä
testaamalla halutaan saavuttaa. Oikein
käytettynä laadukas soveltuvuusarviointi
antaa kullanarvoista tietoa hakijan soveltuvuudesta avoimeen tehtävään.
Kuva 2.
Kohti onnistunutta rekrytointia mitä seuraavaksi?
Valinnasta aloitukseen
Lopullinen valinta on yrityksen, vaikka
hakuprosessissa olisi mukana myös valintaa tukevia asiantuntijoita. Vanha viisaus kehottaa olemaan palkkaamatta omaa
peilikuvaansa. Asia varmasti onkin näin.
Riskejä liittyy myös pelkän persoonan tai
pelkän tietotaidon rekrytointiin. Kokonaisuus ratkaisee. Eikä pidä pelätä paikan jättämistä tyhjäksi, mikäli sopivaa henkilöä
ei hausta huolimatta löytynyt. Tällöin on
aikalisän ja suunnitelman uudistamisen
paikka.
Kun palaset ovat kohdallaan, laadi huolellisesti työsopimus ja käytä tarvittaessa
asiantuntijaa apuna. Uusi työntekijä tarvitsee aina aikaa päästäkseen hyvin kiinni
uuteen tehtäväänsä. Hyvä perehdytyssuunnitelma ja erityisesti sen noudattaminen
auttaa alkuun, ja sopeutumisen todennäköisyys kasvaa huomattavasti. Koeaika on
yleensä neljä kuukautta, jonka aikana työsopimus voidaan puolin ja toisin purkaa
välittömästi. Tämän ajan tarkoituksena on
todentaa molemminpuolinen kysynnän ja
tarjonnan kohtaaminen. Ole aina kiinnostunut työntekijöistäsi, mutta uusista erityisesti koeaikana!
www.raukola.fi
Mikäli kaipaat apua onnistuneen
rekrytoinnin toteuttamiseen,
Arja Raukola Oy:n asiantuntijat
auttavat sinua mielellään!
© Arja Raukola Oy 2012