Sykehuset Innlandet HF Styremøte 23.04.2015 SAK NR 035 – 2015 RISIKOVURDERT STATUS OG HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF Forslag til VEDTAK: 1. Styret tar risikovurdert statusrapport for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF til etterretning. 2. Styret ber om at Sykehuset Innlandet bidrar til å realisere strategiplan og mål for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst. Oppfølging av oppdrag og bestillerdokumentet i Helse Sør Øst tas til etterretning gjennom revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF. 3. Styret ber om at utvikling og status innenfor målområdene rapporteres til styret gjennom tertialrapporteringen. 4. Styret ber om at en risikovurdert status per 31.12.2015 og revidert handlingsplan legges fram samlet for styret i løpet av første tertial 2016. Brumunddal, xx. xx. 2015 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: divisjonsdirektør Bård Are Bjørnstad / avdelingssjef Karl Løkken SAKSFREMSTILLING SAK NR. 035 – 2014 HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF Bakgrunn Styret behandlet den 20.02.2014 i sak 020-2014, risikovurdert status og handlingsplan for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF. Følgende vedtak ble fattet ved siste styrebehandling: 1. Styret tar risikovurdert statusrapport for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF til etterretning. 2. Styret legger til grunn at Sykehuset Innlandet bidrar til å realisere strategiplan og mål for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst. Oppdrag og bestiller dokumentet i Helse Sør-Øst følges opp gjennom revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF. 3. Styret ber om at utvikling og status innenfor målområdene rapporteres til styret gjennom tertialrapporteringen. 4. Styret ber om at en risikovurdert status per 31.12.2014 og revidert handlingsplan legges fram samlet for styret i løpet av første tertial 2015. Saksframstilling Basert på punkt 4 i vedtaket ovenfor har divisjonsdirektør for Eiendom og internservice med sine fagavdelinger for innkjøp og logistikk foretatt en statusgjennomgang av innkjøp og forsyningsvirksomheten i foretaket. Et sentralt element i arbeidet har vært å risikovurdere status og justere retningen på tiltak for å nå styringsmålene. Handlingsplanen med risikomatrise og anskaffelsesplan følger som vedlegg. Status og kommentarer til de ulike hovedtiltaksområdene Handlingsplanen består av seks hovedtiltaksområder. Hvert av områdene i handlingsplanen har underliggende tiltak som har vært del av risikovurderingen. I det videre vil det bli redegjort for status, kommentarer til risikovurdering og eventuelt justert retning på tiltak for 2015. Anskaffelser og avtaledekning Effektive og kostnadsbesparende anskaffer er viktig for at foretaket skal nå sine økonomiske mål samtidig som vi skal etterleve lovkrav, krav til kvalitet i utstyr og materiell og ivareta foretakets omdømme. Sykehuset Innlandet har hatt meget høy aktivitet på anskaffelser i 2014. Vi har hatt et godt samarbeid med eier, Sykehuspartner og Hinas og oppnådd gode resultater på flere viktige innkjøpsområder. Til tross for at man ønsker å samordne flere og flere innkjøp på et høyere nivå, ser vi at foretaket genererer en høy egenaktivitet. Dette skyldes bl.a. at vi har en sammensatt struktur, både geografisk og organisatorisk, som krever anskaffelser i egen regi der man bl.a. må Side 2 av 7 ta hensyn til lokale tilpasninger. Foretaket har også hatt en relativt god økonomi i de siste årene, der mange store investeringer innen bygg og MTU har blitt gjennomført i 2013 og 2014. Antall anskaffelser over 500.000 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Figuren viser antall anskaffelser med verdi over 500.000 NOK (eks. mva) som er kunngjort på www.doffin.no per år. Felles anskaffelser utenfor eget helseforetak er ikke med i denne oversikten. Foretaket har hatt gode måleresultater på styringsmålet om andel kjøp på avtale i 2014. Per 31.12.2014 har Sykehuset Innlandet oppnådd en andel på 77 % som er opp fra 73 % ved utgangen av 2013. Resultatet er marginalt under målet fra eier om 80 % kjøp på avtale, men vi vil allikevel si at foretaket har gjennomgående god avtalelojalitet og en avtaleportefølje som dekker behov i foretakets virksomhet på en tilfredsstillende måte. Avtalelojalitet 90% 80% 70% 60% 50% 40% Avtalelojalitet i SI 30% Styringsmål fra HSØ 20% 10% 0% Figuren viser avtalelojalitet siden 2011. Målemetoden er definert av eier. Målinger foretas hvert tertial. Styringsmålet på 80 % er satt av HSØ. Side 3 av 7 Foretaket forvalter en stor, egen avtaleportefølje, i tillegg til at man benytter regionale og nasjonale avtaler på en rekke viktige områder. Dette gjelder spesielt innen områdene medisinsk forbruksmateriell, operasjon/kirurgi og medikamenter (legemidler). Avtaledekningen er vurdert til å være meget god. Kunnskap om - og lojalitet til avtalene er svært viktig for å lykkes med målsettingen fra eier. Et nært og godt samarbeid med Sykehuspartner og Hinas er en svært viktig forutsetning for å ivareta foretakets interesser og behov. Fordeling av rammeavtaler er vist i tabellen: Kategorier Behandlingshjelpemidler Kontor og administrasjon FDVU Medisinteknisk utstyr Helsetjenester Operasjon / Kirurgi Laboratorium Medikamenter Medisinsk grunnutstyr Medisinsk forbruksmateriell Vikarer - innleie av personell Prehospitale tjenester Renhold og tekstil Storhusholdning og kantine Konsulenter og administrative støttetjenester Reise, hotell og transport TOTALSUM Hinas / LIS 1 23 3 16 7 3 189 65 18 Sykehuspartner 12 26 3 11 71 19 9 52 1 2 4 36 3 104 17 1 6 15 69 19 350 Sykehuset Innlandet 334 30 1 3 5 160 Tabellen viser antall avtaler fordelt på avtaleområde og innkjøpsnivå (lokal, regional og nasjonal virksomhet). Avtaler gjennom Sykehuspartner IKT, LIS(Innkjøpssamarbeid om legemidler) er også med i denne oversikten. Elektroniske bestillingsløsninger (e-handel) Innkjøp via elektroniske bestillinger (e-handel) er en effektiv og sikker måte å gjøre bestillinger på rett avtale og til rett pris. Resultatutviklingen innen e-handel er derfor en indikator på hvor god kontroll foretaket har på sine innkjøp. Elektronisk handel har vært et satsingsområde med betydelig økning i volum de siste årene. Per 3. tertial har vi oppnådd en andel på i ca. 56 % som er samme utnyttelsesgrad som i fjor. Resultatet er fortsatt et godt stykke unna målet fra eier. Noe av årsaken skyldes at beregningsgrunnlaget ikke medregner bestillinger som gjøres via andre innkjøpskanaler (egne bestillingssystemer). Tiltak vil gjøres i 2015 for å tilrettelegge flere nye avtaleområder og innlemme flere innkjøpskanaler i beregningene. Side 4 av 7 Andel e-handel 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Andel e-handel SI Styringsmål HSØ Figuren viser andel elektronisk handel siden 2011. Målemetoden er definert av eier. Målinger foretas hvert tertial. Styringsmålet på 70 % er satt av HSØ. Logistikk og forsyning Sentrallagrene i Sykehuset Innlandet forsyner avdelingene med forbruksutstyr. I 2014 har sentrallagrene omsatt varer for 98 mill kr. Hovedvekten av denne forsyningstjenesten drives som aktiv forsyning, som innebærer at forsyningsavdelingen etterfyller avdelingene automatisk etter forbruk, uten at avdelingene må sende bestilling eller behandle faktura. Ved utgangen av 2014 var andelen aktiv forsyning 64 % av den totale omsetningen på 98 mill kr. Andelen har økt fra 60 % ved inngangen av 2014 til 64 % ved utgangen. Økningen er et resultat av et forbedringsprosjekt som har gjennomgått lagerført sortiment hos avdelingene og sentrallagrene for å oppnå best mulig match i sortiment mellom forbruk og levering. Prosjektet er gjennomført ved 3 av de 6 sentrallagrene, og vil bli rullet ut videre i 2015. Helse Sør-Øst RHF har fastsatt budsjett for HSØ Forsyningssenter som angir forventet innkjøpsvolum pr helseforetak. Sykehuset Innlandet har nådd omsetningsmålet for 2014 med god margin, ved at man i 2014 kjøpte varer fra Forsyningssenteret for 70,8 mill kr. Budsjettet var satt til 65,5 mill kr, og er derved nådd med 8,1 % margin. Kjøp fra Forsyningssenteret i 2014 er oppsummert her: Oppnådd Budsjett Avvik Sum 1 tertial 22 561 106 0 Sum 2 tertial 20 691 271 22 561 106 20 066 276 624 995 Sum 3 tertial 27 518 643 22 819 652 4 698 991 Sum total 70 771 020 65 447 034 5 323 986 Informasjon og opplæring Det var vært iverksatt mange tiltak for å legge til rette for mer informasjon om innkjøp og riktig bruk av avtaler på foretakets intranettsider i 2014. Egen kundeundersøkelse i 2014 har også dokumentert viktigheten av god og målrettet informasjon om våre avtaler og leverandører. Tiltaket videreføres i 2015 med opplæring i bestillingsrutiner og bruk av våre avtaler generelt og bruk av elektronisk handel spesielt. Side 5 av 7 Internkontroll og rapportering Tiltakene skal sikre at foretakets bestillere har tilstrekkelig kompetanse for å gjennomføre sine innkjøp slik at foretaket ikke blir påført uønskede økonomiske konsekvenser eller risiko for negativt omdømme. Foretaket gjennomførte stikkprøvekontroll av innkjøpsvirksomheten i 2014. Kontrollen omhandlet etterlevelse av lov- og forskrift om offentlige anskaffelser og direktivet om økonomiske fullmakter. Kontrollen var basert på utplukk av tilfeldige bilag i alle divisjoner. Antall funn i revisjonen er omtrent på samme nivå som i fjor. Det er store variasjoner internt i organisasjonen og tiltak for å styrke opplæringen om regelverket for anskaffelsesvirksomheten vil bli iverksatt. Foretakets samlede innkjøpsvirksomhet følges opp gjennom tertialvise målinger og rapportering fordelt på samtlige divisjoner. Denne oppfølgingen bidrar til sterkere fokus på avtalelojalitet og støtter opp om våre interne kvalitetsmål og forebygger brudd på lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Rapportering gjennomgås på divisjonsnivå med alle ledere i organisasjonen. Handlingsplan for 2015 Mange av måleområdene gjennom OBD for 2015 blir fulgt opp med prosjekter og tiltak som samordnes og ledes av eier. Gjennom overordnede mål i strategisk plan for innkjøp og styringsmålene i OBD har Sykehuset Innlandet fått et klart mandat som går i retning av å støtte opp eiers prosjekter om mer samordning regionalt og nasjonalt. Foretaket må påregne og bruke mer ressurser på fagpersoner som skal representere målgruppene for de ulike anskaffelsene og sørge for at disse blir delaktige i nasjonalt innkjøpsarbeid. I tillegg til nye viktige satsingsområder, tar den nye handlingsplanen med seg tiltak på bakgrunn av statusgjennomgangen av innkjøpsvirksomheten og fjorårets handlingsplan. Et viktig område for 2015 vil være å starte arbeidet med løsninger for å effektivisere anskaffelsesprosessene og samhandlingen med innkjøpsorganisasjoner utenfor foretaket. En sentral oppgave vil være å se på ulike verktøy som støtter opp om gjennomføringen av anskaffelser og reduserer manuelle prosesser, dokumenthåndteringen og antall fysiske forsendelser (tilbud, kontrakter og protokoller). Innkjøpsavdelingen vil også iverksette tiltak for økt fokus på miljøvennlige tekniske løsninger i alle investeringssaker. Dette i samsvar med målsettingen om lavere energiforbruk og reduserte CO2 utslipp. Foretakets miljømål skal i tillegg kommuniseres tydelig overfor våre leverandører. Vi vil videreføre arbeidet med utviklingen av kategoribasert organisering av innkjøp og gjennomføring av egen plan for anskaffelser. Dette skal sikre god og tilpasset avtaledikning også i 2015. Administrerende direktørs vurdering Eier stiller høye krav til innkjøp- og logistikk i helseforetaket. For å nå målene er det viktig å lykkes i samhandlingen med fagmiljøene og sørge for bred medvirkning i viktige prosjekter både regionalt og nasjonalt. For foretaket er det viktig at fagavdelingene for innkjøp og forsyning sørger for at vi etterlever lov- og forskriftsmessige krav til offentlige anskaffelser, samt at vi oppnår økonomiske besparelser, god kvalitet og en god forsyningstjeneste til vår kjernevirksomhet. Side 6 av 7 Sykehuset Innlandet har regelmessig og god oppfølging av innkjøpsvirksomheten. Dette gir innkjøp et betydelig ledelsesmessig fokus som er nødvendig da en stor del av foretakets økonomi er knyttet til innkjøp og en effektiv forsyningstjeneste. Eier forventer en dreining mot mer innkjøpssamarbeid og at flere prosjekter løftes opp på nasjonalt nivå. Sykehuset Innlandet er av den oppfatning at utviklingen med mer innkjøp- og logistikksamarbeid på tvers av foretakene kan være både utfordrende og tidkrevende. Styrket samhandling er bra på mange områder, men det er også en del utfordringer med nasjonale avtaler når det gjelder å oppfylle krav til standardisering, faglig kvalitet, lokale tilpasninger og egnethet. Foretaket vil i større grad enn tidligere gjøre egne risikovurderinger av disse kravene før man slutter seg til nasjonale innkjøpsprosjekter. Administrerende direktør har i tillegg til de krav som er stilt til Sykehuset Innlandet gjennom foretaksmøtet på dette området, satt følgende mål i forhold til innkjøpsområdet for 2014: • Etterlevelse av lover og regler, sunn forretningsmessig drift og effektiv ressursbruk skal ligge til grunn for innkjøpsarbeidet i Sykehuset Innlandet. Godt tverrfaglig samarbeid om viktige anskaffelser skal bidra til at våre avtaler oppleves som gode og målrettede og støtter opp om kjernevirksomheten på best mulig måte. • Sykehuset Innlandet skal ha fokus på kvalitet, etisk standard og omdømme i sin samhandling med leverandørmarkedet. Foretaket er en av distriktets største oppdragsgivere og våre innkjøp er derfor av stor samfunnsmessig betydning. Administrerende direktør vil følge opp styringskravene og målene som er satt for divisjonene gjennom tertialvise rapporteringer og oppfølgingsmøter gjennom året. Vedlegg: - Kategorisering og vurdering av risikoområder Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2015 Anskaffelsesplan for 2015 Side 7 av 7