Revideret april 2013 Retningslinier for administration og betalinger ved ophold i Haderslev kommunes bosteder for personer med nedsat fysisk/psykisk funktionsevne Indhold: 1.0 2.0 2.1 2.2 2.3 2.4 2.4.1 2.5 2.6 3.0 3.1 3.2 3.3 4.0 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 9.1 9.2 10.0 11.0 12.0 Indledning Administration af beboernes økonomi og regnskaber Administrationsaftale Handleevne Administration Regnskabsføring Fælleskasse Opbevaring og registrering af midler Ledelsestilsyn på de enkelte bosteder Døgntilbud i almennyttige lejemål Husleje El Varme Individuelle ydelser i døgntilbud efter servicelovens §§ 107/108 Kost Vaske og servicepakker Inventar Forsikringer Licens Kabel TV Telefoni og Internet Ferierejser Fester Betaling for medarbejderes deltagelse i ture, aktiviteter, cafébesøg o.lg. Fælleskasse Befordring Generelt Anvendelse af bil/bus på bostedet Personlige udgifter Medicin Procedure ved dødsfald Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Administrationsaftale Service- og vaskepakker Opbevaring og administration af værdier tilhørende andre 1.0 Indledning Retningslinjerne er udarbejdet for at sikre beboere og personalets retssikkerhed, herunder at undgå tvivl om, hvorvidt økonomiske midler anvendes til beboeren selv. Retningslinierne er gældende for ledere og øvrigt personale på alle bosteder for personer med nedsat fysisk og psykisk funktionsevne i Haderslev kommune. Bostedslederne er ansvarlige for, at de ansatte er bekendt med retningslinierne og at de efterleves. 2.0 Administration af beboerregnskaber I det omfang en beboer ikke selv fuldt ud er i stand til at varetage sine økonomiske forhold, men bistås heri af ansatte, eller lader sine midler og værdier administrere af kommunen, skal der udarbejdes en administrationsaftale i henhold til de nedenfor anførte regler. Målet er: • At personalet har så lidt omgang med beboerens penge som overhovedet muligt. Det betyder, at man skal overlade så meget som muligt til beboeren selv i samarbejde med eventuelle pårørende. • At faste betalinger så vidt muligt skal betales via bankernes betalingsservice. • At enhver aftale vedr. administration af økonomiske midler skal fremgå af administrationsaftalen. • At der løbende skal tages stilling til i hvilket omfang, der er grundlag for at træffe aftale/beslutning om at pårørende, kommunen eller botilbuddet skal varetage beboerens økonomiske interesser. Der skal herudover i nogle tilfælde tages stilling til, om der er grundlag for at tage initiativ til at beboeren får beskikket en værge. 2.1 Administrationsaftale Alle beboere skal tilbydes, at der udarbejdes og underskrives en administrationsaftale (bilag 1). Hvis beboeren ikke selv administrerer sin økonomi, skal der udarbejdes en administrationsaftale. Administrationsaftalen skal indeholde oplysninger om administrationens omfang. Såfremt der er beskikket en værge, er det vigtigt, at opgavefordelingen mellem botilbud og værgen er beskrevet i administrationsaftalen. Hvis beboeren har særligt værdifulde smykker, værdipapirer må beboeren henvises til at opbevare genstandene i en bankboks. Såfremt der indgås aftale om, at en eller flere beboere køber særligt inventar til fælles rum, skal aftalen herom fremgå af administrationsaftalen, som samtidig dokumenterer ejerforholdet. Administrationsaftalerne skal opbevares forsvarligt. Bostedslederen skal minimum en gang årligt påse, hvorvidt der er behov for at revidere/udarbejde en ny aftale med beboeren. Side 2 af 15 2.2 Handleevne Hvis en beboer selv administrerer egne midler, har botilbuddet intet ansvar for opbevaring eller anvendelse af midler, og personalet har ikke adgang til hævninger på eventuelle bankkonti. Hvis beboeren ikke selv kan administrere egne midler, skal botilbuddet anvende følgende overordnede retningslinjer: Opsparing under ca. 75.000 kr. • Hvis beboeren har pårørende, som kan varetage pågældendes økonomiske interesser, kan der laves en administrationsaftale med de pårørende om administrationen af beboerens økonomi. • Hvis der ikke er pårørende, som kan varetage beboerens økonomiske interesser, eller beboeren ikke ønsker, at de pårørende varetager opgaven, kan botilbuddet/kommunen administrere beboerens økonomi ved at indgå en administrationsaftale med beboeren. • Hvis beboeren ikke ønsker eller ikke er i stand til at indgå en administrationsaftale med botilbuddet, kan sagsbehandleren i Specialrådgivningen træffe beslutning om administration af pensionen efter pensionslovens § 36. En § 36beslutning giver mulighed for, at kommunen kan administrere beboerens pension, således at nødvendige faste udgifter betales, typisk husleje, el og varme. Hvis Specialrådgivningen vurderer, at der ikke er grundlag for at træffe en § 36-beslutning, skal Specialrådgivningen i samarbejde med botilbuddet vurdere, om der skal rejses sag om værgemål. • Hvis botilbuddet vurderer, at de pårørende ikke varetager beboerens økonomiske interesser på en betryggende måde, skal botilbuddet informere og inddrage myndigheden. Opsparing over ca. 75.000 kr. • Botilbuddet skal tage initiativ til at drøfte med Specialrådgivningen, om der skal rejses sag om værgemål. Det forudsættes, at botilbuddet helt eller delvist administrerer beboerens økonomi på det tidspunkt, hvor spørgsmål om værgemål opstår. Det bemærkes, at Statsforvaltningen ikke nødvendigvis vil finde grundlag for at udpege en værge i de tilfælde, hvor formuen er over ca. 75.000 kr., og hvor der er pårørende, som kan varetage beboerens anliggender på betryggende vis. Hvis det herefter vurderes, at der ikke skal rejses sag om værgemål, skal det noteres i beboerens personsag, at spørgsmålet har været drøftet og redegøres for de overvejelser, der ligger til grund for beslutningen. 2.3 Administration Såfremt botilbuddet i henhold til administrationsaftalen hjælper beboerne med at administrere egne midler, er det bostedslederens ansvar, at der foreligger tilstrækkelig dokumentation for aftaler og handlinger. Side 3 af 15 For at lette den daglige administration oprettes en særlig "bankkonto". På denne konto må maksimalt henstå et aftalt beløb, når månedens betalinger er foretaget. Beløb herudover skal overføres til en særlig "opsparingskonto". I de tilfælde hvor det er nødvendigt, en eller flere medarbejdere er hæveberettiget alene eller i samarbejde med beboeren, udarbejdes behørig fuldmagt i samarbejde med det respektive pengeinstitut. (Bilag 3 samt tillæg til bilag 3) Der kan maksimum hæves 5.000 kr. pr. måned for den enkelte beboer. Hvis der er tale om større beløb, skal dette godkendes af bostedslederen 2.4 Regnskabsføring Der skal løbende føres dokumenteret regnskab for alle beholdninger omfattet af administrationsaftalen ved brug af regnskabsskemaer. Der skal forefindes dokumentation for alle transaktioner. Dokumentationen forefindes som originale kvitteringer, boner, billetter, m.v. Såfremt originalbilag undtagelsesvis mangler, udarbejdes et bilag, der angiver udgiften. Bilaget skal ved påtegning på bilaget godkendes af bostedsleder og en medarbejder i forening. Saldi på regnskabsbladet afstemmes med saldi i pengeinstituttet, kontantbeholdning og bilag hver måned. Det skal ved dato og underskrift dokumenteres, at afstemningen er foretaget, og hvorvidt afstemningen har givet anledning til bemærkninger. Såfremt afstemningen giver anledning til bemærkninger, skal bostedsleder informeres herom straks. Eventuelle differencer registreres straks i de enkelte regnskaber, og differencebilaget attesteres som ved manglende bilag. Hvis en beboer får udbetalt beløb til sig selv, skal beboeren og en medarbejder kvittere for udbetalingen. Er beboeren ikke selv i stand til at kvittere, skal to medarbejdere i forening kvittere for udbetalingen. Ved betaling for ydelser til bostedet for eks. ferierejser, arrangementer m.v. skal der foreligge specificeret fordelingsregnskab, som dokumentation for beboerens betaling. Al dokumentation skal opbevares på bostedet i fem år, herunder dokumentation i form af kontoudskrifter fra banken på alle transaktioner på bankkontoen. 2.4.1 Kostkasse, aktivitets- og andre fælleskasser Eventuelle fælleskasser er omfattet af samme regnskabs- og dokumentationskrav, som de enkelte beboerregnskaber. Regnskabet skal holdes adskilt fra administrationsaftalen, og skal derfor foreligge som selvstændigt regnskab i botilbuddet. Bostedslederen er ansvarlig for, at der foreligger ajourført regnskab og administrationen sker i medfør af bilag til principper for økonomistyring i Haderslev kommune. Uanset der er tale om beboermidler, oprettes kontoen i kommunens navn. Bostedslederen afgør, hvilke medarbejdere der skal have fuldmagt til kontoen. Side 4 af 15 2.5 Opbevaring og registrering af midler Såfremt beboeren ikke selv på betryggende vis kan opbevare bankbog, hævekort eller kontanter på betryggende vis, kan disse opbevares af botilbuddet i et aflåst og sikret skab. 2.6 Ledelsestilsyn på de enkelte bosteder Bostedslederen på bostedet skal føre tilsyn med overholdelse af de gældende retningslinier. Tilsynet skal foretages mindst to gange årligt og skal omfatte kontrol af: • At saldi på regnskabsbladene er afstemt månedligt med saldi i pengeinstituttet, kontantbeholdning. • Afstemningen skal dokumenteres ved underskrift af en medarbejder, som ikke varetager den daglige drift. Ledelsestilsynet omfatter alle beboerregnskaber og dokumenteres i et notat ved dato og underskrift. 3.0. Døgntilbud i almennyttige lejemål 3.1 Husleje Huslejen er individuel og afhængig af lejlighedens størrelse. Beboeren vil modtage besked fra boligselskabet om, hvor meget beboeren skal betale kort inden indflytning. Beboeren kan ansøge om indskudslån samt boligsikring i henhold til gældende relger herfor. 3.2 El A conto el - betales via huslejen – eller omkostningsbaseret incl. moms. 3.3 Varme A conto varme - Betales via huslejen - eller omkostningsbaseret incl. moms. 4.0 Individuelle valgfrie ydelser for døgntilbud efter servicelovens § 108/ 107, herunder døgntilbud i almennyttige lejemål. Det er en hovedregel, at prissætningen for individuelle valgfrie ydelser ikke må overstige de faktiske udgifter i forbindelse hermed. Ydelserne opkræves incl. moms og administreres via en bankkonto, som oprettes af Haderslev kommune i henhold til gældende retningslinier. Der skal føres regnskab for eventuelle restancer, og der skal indgås aftale om afvikling af mellemværendet. 4.1 Kost Beboerne betaler for kosten. Prisen fastsættes ud fra udgifterne til råvarer samt afskrivning på materiel. Der gælder særlige regler, hvis borgeren er visiteret til madservice iflg. SEL § 83. Tilmelding til kost er valgfri for den enkelte beboer. Side 5 af 15 Tilmelding kan ske til enkelte af dagens måltider (morgenmad, frokost, aftenmåltid) eller til hele kostpakken. Der betales forud for madordningerne, mens eventuel regulering altid sker bagud. Der er mulighed for at vælge kosten fra i enkelte dage eller i perioder, der betales således kun for de dage, hvor beboeren ikke har frameldt sig. Framelding skal ske til personalet senest 2 dage før, for at udgiften refunderes. Det skal således være muligt for tilbuddet, at tilrettelægge madlavningen med henblik på en reel besparelse. Hvis beboeren har gæster, som vil spise med, skal der betales pr. gæst pr. måltid. 4.2 Vaske- og servicepakker Indhold i og udgiften til vask og rengøring er fastsat politisk i Haderslev kommune. Se bilag 2 4.3 Inventar Beboeren skal selv møblere sin lejlighed, både med møbler, dyne, pude, linned mv. Der kan efter aftale med beboerne/værge/pårørende laves aftale om opsparing til anskaffelse af inventar til fællesboligarealer. Bostedet skal føre regnskab med ind- og udbetalinger på kontoen. Endvidere skal det noteres, hvilke beboere, som er ejere af inventaret. 4.4 Forsikring Beboeren skal informeres om mulighederne for at tegne en ansvars- og indboforsikring, hvor beboeren selv betaler præmien. 4.5 Licens Beboeren skal tilmeldes og skal selv betale licens for brug af radio og t.v. i lejligheden. Beboeren kan søge om nedsat licens ved nogle pensionsformer. 4.6 Kabel TV Beboeren betaler selv for kabel tv i sin lejlighed. Der kan vælges mellem forskellige programpakker. Endvidere skal beboeren betale for den programpakke, som beboerne har valgt i fællesrum. 4.7 Telefoni og Internet Beboeren betaler selv for telefoni og Internet 5.0 Ferierejser Botilbuddet kan tilbyde ledsagelse til ferierejser og ture En fællesrejse er en rejse, som arrangeres af tilbuddet. Beboeren skal i den forbindelse betale egne rejseudgifter samt det ledsagende personales faktiske rejseomkostninger inkl. opholds- og kostudgifter. Botilbuddet betaler lønudgiften til det ledsagende personale for sammenlagt syv dage. D.v.s., hvis der deltager syv beboere og tre medarbejdere på en ferierejse, skal der betales for egne udgifter samt 1/7 del af de rejseomkostninger, der er for de tre medarbejdere. Den enkelte beboer kan herudover selv tage initiativ til yderligere ferierejser. Side 6 af 15 Såfremt beboeren i forhold til rejser på eget initiativ har behov for ledsagelse, afholder beboeren udover rejseomkostningerne for sig selv og ledsageren også lønudgiften. Tilbuddet skal i den forbindelse sørge for erstatningsarbejdskraft, eller tilbuddet kan vælge ikke at stille ledsagere til rådighed for ferierejser, men kan være beboeren behjælpelig med at sørge for ekstern ledsager. Botilbuddet skal tilbyde, at udarbejde budget for de beboere, som ønsker at tage på ferierejse. 6.0 Fester Private fester o.l. kan arrangeres i samarbejde med personalet i beboerens gruppe. Botilbuddet skal udarbejde konkrete retningslinjer for i hvilket omfang, der kan arrangeres private fester, hvor pårørende også deltager. Retningslinjerne skal også omfatte en regulering af, hvor meget beboeren og evt. deltagende medbeboere skal betale for et privat arrangement. 7.0 Betaling for medarbejdernes deltagelse i ture, aktiviteter, cafébesøg Hvis der er brug for personalets deltagelse til diverse aktiviteter fx biografbesøg, café besøg, middage i byen, besøg på museer, koncerter og lignende skal beboeren udover egen billet og forbrug også betale for medarbejderens billet og forbrug. Hvis der er flere beboere, som er på samme tur/aktivitet, deler beboerne medarbejderens udgift. Det betyder, at hvis seks beboere er på restaurant med en medarbejder, skal hver beboer betale 1/6 del af medarbejderens udgifter. 8.0 Fælleskasse Botilbuddet kan beslutte, at der oprettes en fælleskasse, som administreres af bostedslederen og de af lederen udpegede medarbejdere. Størrelse af det indbetalte beløb, og de aktiviteter der går ind gennem denne kasse kan være forskelligt fra sted til sted og fra gruppe til gruppe. Den dækker f.eks. bogruppen fælles underholdning, aktiviteter, leje af videofilm, gaver til hinanden ved fødselsdage o.l., samt andre forhold, man har valgt skal være fælles 9.0 Befordring 9.1 Generelt Beboere i botilbud betaler som udgangspunkt selv for befordring. Hvis beboeren på grund af sin funktionsnedsættelse ikke kan anvende offentlige transportmidler, vil beboeren i nogle tilfælde have ret til særlig handicaptransport, som botilbuddet er behjælpelig med at arrangere og bestille. 9.1.1 Anvendelse af bil/bus på botilbuddet Hvis botilbuddet råder over egen bil/bus, kan tilbuddet vælge at tilbyde kørsel mod betaling. Egenbetaling fastsættes ud fra de faktiske udgifter til kørslen. Ved beregningen af de faktiske udgifter medtages alle udgifter forbundet med kørslen, herunder benzinudgift, afskrivninger på bil og afgifter mv. Tilbuddet kan selv beslutte til hvilke formål, der kan ydes kørsel. Side 7 af 15 Botilbuddet skal udarbejde skriftlige retningslinjer for kørsel med tilbuddets bil/bus. 10.0 Personlige udgifter De udgifter, der relaterer sig til brugeren personligt, så som tandpasta og anden personlig hygiejne, tøj, sko, medicin, frisør, briller, fodpleje, tandlæge m.m., er brugerens egen udgift. Botilbuddet skal tilbyde, at der for hver bruger udarbejdes et budget, hvor der afsættes et beløb hver måned til at dække disse udgifter. 11.0 Medicin Beboeren skal selv afholde udgiften til medicin, såvel lægeordineret, som håndkøbsmedicin. Der kan søges medicin kort, herunder kronikertilskud efter gældende regler. 12.0 Procedure ved dødsfald Ved dødsfald skal afdødes værdier og aktiver, indtil beslutning om boets behandlingsmåde er truffet, opbevares på betryggende vis. Botilbuddet skal således sørge for at opgøre værdier og aktiver og opbevare disse på forsvarlig vis, indtil der ved Skifteretten er truffet beslutning om boets afvikling. Side 8 af 15 Bilag 1 Administrationsaftale for beboere i botilbud Alle beboere skal tilbydes, at der udarbejdes og underskrives en administrationsaftale. Hvis beboeren selv administrerer sin økonomi, og ikke ønsker, at der udarbejdes en administrationsaftale, kan der ikke stilles krav herom. Hvis beboeren helt eller delvist får støtte til at administrere sin økonomi, skal der udarbejdes en administrationsaftale. Aftale faste betalinger for servicepakker Navn: Gade: Postnr. og by: Udgiftpost Kost (Frivillig) Servicepakke 1 Månedligt beløb Bemærkninger Se afsnit 4.1.1 Se afsnit 4.1.2 samt bilag 2 Servicepakke 3 Se afsnit 4.1.2 samt bilag 2 Vaskepakke 1 Se afsnit 4.1.2 samt bilag 2 Transport/busordning (Frivillig) Opsparing til fællesformål (Frivillig) Se afsnit 9.1 Ialt Månedligt Se afsnit 8 Med virkning fra den: ____________________ Beboer __________________ Værge/pårørende ____________________ Botilbud Side 9 af 15 Administrationsaftale Mellem botilbuddet og Navn: Er indgået følgende administrationsaftale den: Sæt x ved den som forestår opgaven Samt hvad værge/pårørende forestår Beboeren selv Botilbud Værge Pårørende I D K Udarbejde budget 1 x årligt eller hvis behovet ændrer sig Sørge for faste betalinger Husleje, forsikringer, servicepakker m.m. Indkøb af tøj og andre personlige fornødenheder Lommepenge til beboeren Opsparing til fællesformål Indkøb af forbrugsgoder Andet Såfremt bostedet alene administrerer lommepenge skal der overføres følgende aftalte beløb månedligt. Det er aftalt, der månedligt oveføres 000,00 kr. til: Pengeinstitut og kontonr. Hvor der er beskikket økonomisk værge, er det vigtig at indgå nogle klare aftaler i forhold til, hvad værgen ønsker at administrere. Endelig kan der være forskel på hvor meget forældre/pårørende ønsker at blive inddraget. Også her er det vigtigt at lave klare aftaler om administratioen og om de ønsker at blive: I = Informeret D = Deltage K = Klare opgaven selv Side 10 af 15 Bilag 2. Service- og vaskepakker. Servicepakke 1 incl. vinduesvask i fælles boligarealer. Denne servicepakke kan ikke fravælges, hvor der er fælles opholdsarealer og hvor vinduesvask ikke finansieres via huslejen. Indeholder andel i artikler til brug i fællesarealet og vinduesvask i fællesarealet. Artikler er: • Køkkenruller • Håndsæbe • Rengøringsmidler • Maskinopvask, afspændingsmiddel og salt • Håndklædeark • Viskestykker • Diverse plastposer • Andel i redskaber (rengøringsvogne, klude, mopper, støvsuger og lignende) Servicepakke 3 incl. vinduesvask i egen lejlighed. Denne servicepakke kan fravælges. Såfremt den fravælges indkøber borgeren selv diverse artikler og sørger for vinduesvask. Artikler er: • Éngangsvaskeklude • Affaldsposer • Toiletpapir • Opvaskemiddel • Rengøringsmidler • Toiletrens • Diverse redskaber (rengøringsvogn, klude, mopper, støvsuger m.v.) Vaskepakke 1 Kan fravælges, I givet fald sørger borgeren selv for vask af tøj og linned. Indeholder artikler til vask af beklædning, linned, håndklæder m.v. Priser på vaske- og servicepakker pr. måned – 2013 Servicepakke 1 Servicepakke 3 Vaskepakke 1 57,00 kr. 179,00 kr. 390,00 kr. Side 11 af 15 Bilag 3. Bilag til Principper for Økonomistyring i Haderslev Kommune (Bilag 14 i Haderslev kommunes kasse- og regnskabsregulativ) Godkendt af Byrådet 29.3.2007 – senest ajourført 17.8.2010 Opbevaring og administration af værdier tilhørende andre. Generelt Dette bilag beskriver Haderslev Kommunes regler for opbevaring og registrering af værdier (penge, Dankort, smykker mv.) tilhørende personer indskrevet på institutioner mv. Antallet af administrationsaftaler i kommunalt regi m.m. skal søges minimeret, idet de pågældende skal motiveres til at anvende pengeinstitutter, hjælp fra familie eller værger etc. Tilsvarende gælder indsamlingsordninger til lejrskoler etc. Administrationen af sådanne ordninger er principielt kommunen uvedkommende, og ansvaret for indsamling og administration skal derfor henføres til brugerne selv. Sidste afsnit omfatter de situationer, hvor kommunen administrerer overførselsindkomster for borgere, der ikke selv er i stand til at varetage dette. Reglerne skal sikre, at der ikke opstår tvivl om, hvornår kommunale medarbejdere må opbevare værdier tilhørende andre og hvilke forretningsgange, der gælder for opbevaring og registrering. Ved at aftale faste procedurer for området sikrer reglerne også personalet mod uberettiget mistanke om misbrug. Målet med reglerne er: • • • • • at medarbejderne ikke må være i tvivl om forretningsgangene på området at administrationen af beboernes midler i hovedreglen foregår ved anvendelse af konti i pengeinstitut og kun i begrænset omfang ved opbevaring af kontante beløb. at reglerne er en integreret del af institutionens øvrige regler. at retningslinierne for opbevaring udleveres til beboeren eller beboerens pårørende. at registreringen af kontante midler mv. finder sted via et system, som er godkendt af Økonomiafdelingen (blanketter, regnskabsbøger eller lignende). Dette bilag anvender udtrykket ”institution”, ”beboere” og ”kostkasser”. Disse udtryk skal tolkes mere bredt, idet kommunen har mange boformer og også yder service til beboere i eget hjem. Kostkasser findes i form af kontanter eller på bankkonti. Side 12 af 15 Ind- og udbetalinger At alle ind- og udbetalinger registreres løbende i det system, institutionen anvender. Tilsvarende gælder ind- og udleveringer af værdier, herunder bankbøger, hævekort mv. Alle registreringer for ind- og udbetalinger/-leveringer er forsynet med underskrift enten af beboeren og én medarbejder eller to medarbejdere i fællesskab. Proceduren anvendes også, hvis der betales regninger vedrørende beboeren. At bankbøger, hævekort mv. opbevares i depot. Pinkoder til dankort eller tilsvarende må aldrig udleveres til de ansatte. Procedure ved dødsfald Ved dødsfald skal afdødes værdier og aktiver, indtil beslutning om boets behandlingsmåde er truffet, opbevares på betryggende vis. Institutionen skal således sørge for at opbevare værdier og aktiver på en forsvarlig måde. Institutionslederens ansvar Institutionslederen har ansvaret for, at • der indgås en skriftlig aftale om betalinger med beboere eller med beboernes værge angående håndteringen af den enkeltes økonomi og herunder mulighederne for klager. • udøve et tilstrækkeligt ledelsestilsyn med, at reglerne også i det daglige efterleves. Såfremt der er behov for mere uddybende beskrivelser af forretningsgangen, er institutionslederen ansvarlig herfor. Særlige regler for administration af klientmidler I nogle tilfælde er det nødvendigt, at kommunen administrerer overførselsindkomster for borgerne. Antallet af disse administrationsaftaler skal søges minimeret. Regnskabet føres på en af kommunens mellemregningskonti. Hertil overføres de ydelser, der er omfattet af administrationsaftalen, og herfra betales regninger vedrørende borgeren. Det er også fra denne mellemregningskonto, der foretages kontante udbetalinger. Der skal altid være udpeget en af kommunens sagsbehandlere som ansvarlig for administrationen af den pågældende borgers økonomi. Sagsbehandleren må aldrig selv modtage kontante udbetalinger fra mellemregningskontoen, ligesom kontante beløb aldrig må opbevares af kommunen. Mellemregningskontoen skal løbende afstemmes jf. reglerne herfor. Kostkasser og tilsvarende På nogle institutioner er der etableret en kostkasse, som beboerne indbetaler til, og som anvendes til betaling for indkøb af madvarer m.m. Institutionslederen har det overordnede ansvar for, at kostkassen administreres efter nedenstående regler: Side 13 af 15 Kontante midler skal opbevares på betryggende vis, f. eks. i pengeskab, hvor kun et begrænset antal personer har adgang. For at begrænse omfanget af kontante midler på institutionen, kan der oprettes en bankkonto til administration af kostkasserne. Uanset, at der er tale om beboermidler, oprettes kontoen i kommunens navn. Institutionslederen afgør, hvilke medarbejdere der skal have fuldmagt til kontoen. Kontoen oprettes i praksis af Økonomiafdelingen. Saldoen på bankkontoen for kostkassen optages i kommunens regnskab i forbindelse med regnskabsafslutningen (konto 9.43/947). Såfremt institutionen anvender pengeinstitutternes it-system (Online banking) til bankoverførsler og betaling ved kostkasser, skal der være 2 personer i forening, der har fuldmagt til kontoen. Dvs. når en person har betalt regninger via Online banking, skal en anden person godkende bogføringen. Fra hver beboer overføres med regelmæssige mellemrum et forud aftalt beløb til kostkassen. Spisetrænerens andel af kostkassen overføres til kostkassen fra institutionens forskudskasse, hvor beløbet konteres på art 2.2 Fødevarer. Der skal foreligge eksterne kvitteringer eller interne bilag med behørig attestation for de udgifter, der afholdes af kostkassen. Materialet skal dokumentere udgifternes art og beløbenes størrelse. Indkøb må ikke foretages via kommunens EAN-nr. Der skal føres regnskab (kontrolkort eller tilsvarende) for de afholdte udgifter og de overførte indtægter, således at den bogførte beholdning til enhver tid kan afstemmes med den faktiske beholdning. Institutionslederen – eller en af institutionslederen udpeget person – påser ved stikprøver om der foretages usædvanlige dispositioner, og at den foreliggende dokumentation kan sandsynliggøre det konstaterede forbrug. Kontrolkortet påføres initialer og dato for udførte kontroller. Side 14 af 15 Tillæg til bilag 3. Opbevaring og administration af værdier tilhørende andre. Udarbejdet 25.3.2013 af Annie Schieber, Øko.afd. I forbindelse med indførelse af nemID og at flere banker er blevet pengeløse, er der opstået problemer med betaling af regninger via netbank og at der kun kan hæves kontanter ved hjælp af pinkoder m.v. for borgere der ikke selv kan håndtere deres pengesager. Dette har medført udfordringer for det personale der arbejder med udviklingshæmmede m.v. og har været vant til at hjælpe borgeren med ovenstående. Social- og integrationsministeriet har udgivet en rapport hvor der fremgår følgende: NemID er log-in på Internettet. NemID er strengt personligt og NemID må ikke overdrages til andre. Derfor må en beboer aldrig oplyse sin adgangskode til nogen – heller ikke til botilbuddets personale. En beboer må heller ikke overdrage sit NemID til personalet på baggrund af en fuldmagt. Der hvor den enkelte borger ikke har forståelse for pengenes værdi og betydning og ikke selv kan medvirke ved betaling af regninger/hævning af midler er bostedslederne i Voksen og Sundhedsservice blevet enige om at det håndteres således: • • • • • • • Faste månedlige betalinger tilmeldes Betalingsservice Enkeltstående regninger afleveres i banken Der oprettes en særskilt konto hvorpå der månedlig overføres et aftalt begrænset beløb (max. 5.000 kr.) via betalingsaftale i banken. Der gives fuldmagt til 2 medarbejdere der får dankort/visakort til kontoen og foretager diverse udbetalinger/indbetalinger. Dankort/visakort samt pinkode og nemid gemmes i konvolut i boksen på institutionen. Der føres regnskab over alle ind- og udbetalinger Kommunens medarbejdere må ikke få klienternes pinkode eller adgang til nøglekort. Side 15 af 15