Sundhedsplatformen Region Sjælland & Region Hovedstaden Hemitkonferanse 12. mars 2014 Programdirektør Gitte Fangel • • • • • • Baggrund Målsætninger Omfang af Sundhedsplatformen Udbudsprocessen Erfaringer Hvor vi er nu Baggrund Fakta om regionerne • • • • • • • • Budget 55 milliard DKK 49 kommuner 2.5 million borgere 17 hospitaler + 54 institutioner 8.000 senge 3.6 million ambulatoriebesøg 250.000 operationer 44.000 brugere 4 Hvorfor samarbejder de to regioner? • Bedre behandlingsforløb for patienter med tværregionale behandlingsplaner • Bringer tværregionalt samarbejde til det næste niveau: • Fælles standardisering af klinisk behandling og arbejdsgange • Fælles struktur for implementering • Forbedret medarbejdermobilitet • Afskaffe mange usammenhængende systemer og de deraf følgende dobbelt registreringer Målsætninger Det får vi med Sundhedsplatformen 1. Understøttelse af papirløse arbejdsgange og struktureret, klinisk dokumentation, processer og kvalitetskontrol 2. Øget produktivitet på grund af bedre mulighed for planlægning og anvendelse af ressourcer samt reducering af dobbeltindtastning 3. Øget kvalitet i behandlingen som følge af forbedret klinisk oversigt og beslutningsstøtte 4. Nem og brugervenlig adgang til patientjournaler og data for al sundhedspersonale 5. Genbrug af data til forskning og til kontinuerlig optimering af kvalitet og anvendelse af behandlingsressourcer 6. Bedre understøttelse af kompliceret og langvarig behandling 7 Effekter og gevinster 1. Forbedringer i patientsikkerhed og behandlingsforløb 2. Effektivisering af kliniske processer og arbejdsgange 3. Øget patient- og medarbejdertilfredshed 8 1. Forbedringer i patientsikkerhed og behandlingsforløb • • • • • Standardisering af klinisk dokumentation Beslutnings- og processtøtte Bedre overblik og adgang til opdateret information Samlet patientdata i én løsning Struktureret indsamling af oplysninger 9 2. Effektivisering af kliniske processer og arbejdsgange • • • • Øget standardisering Understøttelse af brugen af evidensbaseret viden Klinisk og administrativ ledelsessupport Samlet overblik og understøttelse af lange patientforløb 10 3. Øget patient- og medarbejdertilfredshed • Bedre overblik • Slut med dobbelt journalføring og mange systemer • Øget driftsstabilitet • Styrket patient empowerment i form af større patientinddragelse i egen sundhedspleje 11 Omfang af Sundhedsplatformen Sundhedsplatformens omfang Kernen • Patientadministration • Notat og skema • Medicin • Planlægning, logistik og booking • Rekvisition og svar • Specialespecifik understøttelse Platformen • Overblik • Integrationer (parakliniske systemer mv.) • Datagenbrug • Dataoutput • Standardisering • Kvalitetsunderstøttelse • Beslutningsstøtte • Øget mobilitet Omverdenen Nationale snitflader (fx NPI, FMK, LPR, esundhedsjournal, NIP, SEI osv.) • Praksislæge-system • Adgang for primærsektor • Adgang for hospitaler i andre regioner • Adgang for patienten (Patient empowerment) 13 Overordnet tidsplan Udbud Afklaringer Implementering i de 2 regioner 2012 Kontraktunderskrift 2013 2014 Establering af infrastruktur, standardisering, design og systemkonfigurering 2015 2016 2017 Udrulning på øvrige lokaliteter Pilot Implementering 14 Udbudsprocessen Programorganisation for udbuddet Løsningsarkitektur Programledelse Udbud og Jura Udbudsproces, juridisk og kommercielle forhold Forskning og Innovation Klinisk Funktionalitet Administrativ Funktionalitet Programkontor Gevinstrealisering og business case Teknik, herunder konvertering og integrationer Standardisering, herunder opsætningsværktøj og opsætning Organisatorisk Implementering Test 16 2 års udbudsarbejde Program • 13 projektledere • 33 projektmedarbejdere • 9 klinikere Standardisering (173) 306 Adm. (455) Lovgivning (3) Klinisk (452) Kontrakt • 111 dokumenter • 3593 sider • 1838 krav • 58 use cases 173 455 392 Implementering (57) 3 Arkitektur (392) Teknik og infra. (306) 57 452 17 Klinikere i kravspecifikationen • Udarbejdelse af use-cases • Cirka 250 klinikere deltog i workshops om fastlæggelse af use cases • Klinikerevalueringsteam har reviewet krav og use cases samt deltaget i leverandørmøder • 9 klinikere har været fast tilknyttet udbudsprogrammet • Workshop på optionerne (intensiv, anæstesi, fødejournal, kardiologi og onkologi) • Cirka 20 klinikere deltog i hver workshop 18 Klinikere i tilbudsevalueringen Vurderingen af de indkomne tilbud havde deltagelse af klinikere • 17 klinikere vurderede tilbud • 18 klinikere deltog i vurdering af tilbuddene i klinisk simulation • 450 klinikere der deltog i præsentationsmøder 19 Klinisk simulation 1/2 Vurdering af brugervenlighed og understøttelsesgrad af forretningsprocesser og arbejdsgange baseret på 12 scenarier udvalgt af klinikerne. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Første ambulatoriebesøg Afbryd og skift arbejdsgang Akut patient Indledende sygeplejevurdering Plejeplan Udskrivelse af patient (læge) 7. Stuegang 8. Akut tilsyn 9. Vagtskifte 10. Udskrivelse (sygeplejerske) 11. Dispensering og administration af medicin 12. Barn i pædiatrisk ambulatorium 20 Klinisk simulation 2/2 Klinikere der bruger it systemer i et realistisk set-up i realistiske omgivelser. Aktører Observatører 21 Præsentationsmøder 1/2 Evalueringen fra de 500 klinikere indgik i den samlede evaluering af klinisk funktionalitet, og vurderingsområderne for 500 kliniker evalueringen var derfor de samme: • • • • • • Overblik over patienten Planlægning Dokumentation Proces- og beslutningsstøtte Anvendelighed og generelt indtryk Patientsikkerhed 22 Præsentationsmøder 2/2 Præsentation – 2 timer • Leverandøren fik mulighed for at præsentere sig selv, og deres løsning. • Præsentationerne skulle gennemgå 7 scenarier • • • • • • • Ambulatoriebesøg Modtagelse af ny patient Stuegang Medicinering Tilsyn Vagtskifte og overdragelse af opgaver Udskrivning Spørgsmål fra salen – ½ time 23 Kriterier og vægtning Kriterier Vægtning Funktionalitet 40 % Økonomi 25 % Implementering og samarbejde 24 % Teknik 11 % 24 Valg af leverandør • Prækvalificerede • • • • • Cambio Healthcare Systems AB Cerner Ireland, Ltd. Epic IBM Danmark ApS Siemens A/S • Tilbudsgivere i runde 2 • Cerner Ireland, Ltd. • Epic • IBM Danmark ApS • Valgt leverandør • Epic Erfaringer Erfaringer Det er vigtigt • at have klinikerne med men svært at få dem fritaget • at alle forstår rammerne i en udbudsproces • at kunne tage dialoger på engelsk, hvis man vil have internationale tilbudsgivere med • at tilbudsgiverne får indsigt i vores hverdag, så de bedre kan forstå kravene • at der ikke kommer en distance mellem udbudsprogram og klinikerne 27 Hvor vi er nu Overordnet tidsplan Project Definition & Direction Setting Discovery & Project Scope Uddannelse Analyse Design Validation Uddannelse af deltagere MAJ 2014 Testing, Training & Go-Live Implementering (Validering, Konfigurering, Test & Slutbrugeruddannelse) 2015 2014 Bemanding af projekter MAJ 2014 System Build & End-User Adoption Validering af arbejdsgange SEP-NOV 2014 Site visits JUNI-AUG 2014 2016 Post-Live Support & Optimization Rollouts & Upgrades Lokal udrulning i Region Hovedstaden & Region Sjælland 2017 Bølge 1 Go Live MAJ 2016 Bølge 2-7 29 29 Go Live NOV 2016 - DEC 2017 Ressourcetræk i hele projektperioden 30 Produktivitetsnedgang 101 100 Produktivitet 99 98 97 Implementering metodik 96 Implementering metodik 95 94 93 92 0 5 10 15 20 25 Tid 31 Standardisering 1/2 Rationaler for standardisering Rationaler for ikke at standardisere Faglige fx evidens, kvalitetsovervågning, patientsikkerhedsaspekter fx manglende éntydig evidens, forskelle i befolkningsunderlag Politiske fx ligestilling fx hensyntagen til patientens og/eller behandlerens autonomi Økonomiske fx billigst mulige, effektive behandling, rationaliseringsgevinster fx forskellige prioriteringer mellem (fx næsten ligeværdige) behandlingsformer Tekniske fx mulighed for automatisk (itunderstøttet) behandling af information (databehand-ling, fx beslutningsstøtte) fx forskellige ressourcer eller kompetencer til rådighed 32 Standardisering 2/2 Eksempel på high-level proces for beslutninger om klinisk og administrativt indhold Trin 1 Trin 2 En samlet plan for opsættelse af KAI. Dokumentation indsamles. Trin 3 Trin 4 Trin 5 Trin 6 Trin 7 Validering af nuværende praksis imod systemets funktionalitet. Valideringsworkshops. Eskalering af beslutninger Eskalering af beslutninger Opsætning. Tværregionalt udvalg for KAI Styregruppen for Sundhedsplatformen Leverandør Leverandør Leverandør Leverandør Leverandør Projektet Projektets arbejdsgrupper Projektets arbejdsgrupper Projektets arbejdsgrupper Fagligt beslutningsorgan Fagligt beslutningsorgan Styregruppen for Sundhedsplatformen Slutbrugere Projektets arbejdsgrupper 33 Spørgsmål