FÖRFATTNINGSSAMLING BESLUT GÄLLER FR FLIK SID Kf § 61/15 2015-04-13 1 Kf 1 RIKTLINJER FÖR HANTERING AV ARKIV Inledning Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (SFS 1990:782), arkivförordningen (SFS 1991:446), ska följande riktlinjer för hantering av arkiv gälla för Härjedalens kommun. Riktlinjerna gäller för kommunens myndigheter, kommunens revisorer samt för andra kommunala organ med självständig ställning. Riktlinjerna ska även tillämpas av kommunens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. Bestämmelsen ska tas in i ägardirektiv eller motsvarande. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Upptagning som är tillgänglig för flera myndigheter bildar arkiv endast hos en myndighet, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Varje myndighet har ett ansvar för vården av sitt arkiv. Varje myndighet ansvarar för att främja arkivens tillgänglighet och dess användning. Mål och syfte Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Syftet med dessa riktlinjer är att fastställa hur arkivhanteringen ska organiseras och att närmare precisera ansvarsfördelning utöver vad som framgår i de bestämmelser som följer av lag eller förordning. Omorganisation och förändrade arbetssätt När en myndighet förändrar sin organisation eller arbetssätt och förändringen väsentligt påverkar förutsättningarna för myndighetens arkivvård, ska myndigheten i god tid samråda med arkivmyndigheten. 2 Gallring Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar. Genom att förstöra innehållet helt eller delvis så begränsar myndigheten allmänhetens tillgång till allmänna handlingar. Det är därför mycket viktigt att gallring sker varsamt. Utöver att förstöra en allmän handling innebär överföring av uppgifter mellan databärare gallring om överföringen medför • informationsförlust, • förlust av möjliga informationssammanställningar, • förlust av väsentliga sökmöjligheter eller • förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet. Inskränkning av möjligheten att framställa potentiella handlingar ska också betraktas som gallring. Arkivmyndigheten fattar beslut om gallring efter framställan från den arkivbildande myndigheten. Allmänna handlingar får inte gallras utan arkivmyndighetens beslut om inte annat framgår av lag eller förordning. Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ska • utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård enligt lag, och • förvara och vårda arkiv som den övertagit till följd av lag eller efter överenskommelse. Arkivmyndigheten ska utöver lagreglerade uppgifter även • meddela föreskrifter och närmare tillämpningsanvisningar om arkivvård. Vad arkivvård innebär framgår av arkivlagen, 4-6 §§. • ha en övergripande roll i att följa utvecklingen av arkivfrågor, • ge råd till kommunens förvaltningar, • fatta beslut om hos vilken myndighet en upptagning för automatisk databehandling, som är tillgänglig för flera myndigheter, skall bilda arkiv, samt • i mån av resurser ta emot och förvara enskilda arkiv under förutsättning att ett övertagande inte sker i strid med lagstiftningen.
© Copyright 2024