UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 1 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO NOMBRE: ALVARO CAMARGO NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL NOMBRE: PILAR GALAT CHEDIAK CARGO: DIRECTOR DESARROLLO HUMANO CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO (E) FECHA: 01/06/2014 FECHA: 01/06/2014 FECHA: 01/06/2014 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 2 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 1. GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCION El documento que a continuación se presenta describe el origen, evolución y logros del Departamento de Desarrollo Humano de la Universidad La Gran Colombia, así como sus objetivos, políticas, estructura organizacional, procesos, estrategias y orientaciones institucionales. La información correspondiente al desarrollo normativo y fundamentación epistemológica, así como la bibliografía se conservan en los documentos de base elaborados por la unidad y que sirvieron de sustento para el presente documento. 1.2 OBJETIVO DEL MANUAL Definir los mecanismos para la Universidad, con el fin desarrollar los procesos y procedimientos de selección, contratación y promoción, formación y evaluación de competencias, pago de nómina y seguridad social, salud ocupacional y bienestar social. 1.3 ALCANCE DEL MANUAL: El presente manual de procesos y procedimientos aplica para La Universidad La Gran Colombia en la ciudad de Bogotá. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 3 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 2. PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 2.1 SELECCIÓN Y CONTRATACION DEL PERSONAL DOCENTE Para la contratación del personal docente, se realiza según lo establecido en la ESTRUCTURA ORGÁNICA de la Universidad La Gran Colombia, ACUERDO 04 de julio 4 de 2006 y en el ESTATUTO DEL DOCENTE acuerdo no. 002 del 17 de junio de 2008 de la Honorable Consiliatura. 2.1.1 ESTATUTO DOCENTE: ARTÍCULO 42º. El período del contrato Para poder ejercer las funciones como docente de la Universidad La Gran Colombia, se deberá suscribir previamente el correspondiente contrato de trabajo. Para tal efecto, los Decanos entregarán al Rector la postulación de los candidatos a docentes, en los términos señalados por los Estatutos y por el Manual de Funciones de la Universidad. Los contratos de los docentes de tiempo completo o medio tiempo tendrán como término el período académico anual respectivo, y los docentes de cátedra suscribirán un contrato cuyo término será de 18 semanas contadas a partir de la fecha de iniciación de clases del respectivo período lectivo. ARTÍCULO 43º. El contrato especial Los docentes vinculados temporales, ocasionales, expertos o visitantes por su condición académica especial, asumirán todos los riesgos para realizarlos con sus propios medios y con libertad y autonomía técnica y directiva; por lo tanto, suscribirán un contrato especial cuya remuneración estará regida por los honorarios profesionales. ARTÍCULO 44º. La renovación de contrato El contrato de trabajo de los docentes de la Universidad no será prorrogado automáticamente; en consecuencia, requerirá la postulación y la celebración de otro contrato, suscrito por el señor Rector, para el nuevo período académico. 2.1.2 PERSONAL DOCENTE: Cada facultad de la Universidad La Gran Colombia, antes de iniciar cualquier proceso de postulación de docente; debe verificar la planta de docentes y el presupuesto asignado para satisfacer dicho requerimiento con las necesidades que ello implica. 2.1.3 HISTORIAL LABORAL: Una vez se haya firmado el contrato laboral por cada una de las partes, (Universidad y docente) se procede a realizar el archivo de la historia laboral según el siguiente orden: CAPITULO 1. COMPETENCIAS: comprende la educación, formación, habilidades y experiencias CAPITULO 2. CRONOLOGIA LABORAL: Ordenación atendiendo la secuencia propia de su producción 2.1.4 DESARROLLO DE ACTIVIDADES NO. RESPONSABLE 1 Docente en potencia DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Presentación Hoja de vida Tabla de concepto curricular: Cada una de las facultades deberá conformar un banco de aspirantes que cumplan con los requisitos mínimos y su hoja de vida deberá estar en el formato oficial de la Universidad en físico y medio magnético; mensualmente cada facultad deberá enviar a la oficina de Control Interno y Académico los datos de los aspirantes a docentes diligenciado, posteriormente dentro de los tres (3) siguientes días hábiles la oficina de Control Interno y Académico deberá informar por escrito a las facultades si los aspirantes pueden ser o no postulados. 2 Facultades 3 Vicerrectoría Académica 4 Control Interno Para la vinculación de docentes nuevos se realizará comité de facultad, mediante el cual se analizará cada hoja de vida de acuerdo a la necesidad curricular, al respecto se levantará acta en donde los asistentes al comité, emitirán un concepto curricular sobre el postulado. El cuadro de postulaciones debidamente firmado por la Decanatura respectiva, deben ser enviadas en medio físico y magnético (CD) a la Vicerrectoría Académica para su visto bueno, deberán anexar memorando de envío, y cuadro de postulaciones, incluyendo la intensidad horaria. Verificación de postulaciones La Vicerrectoría Académica, enviará las postulaciones en físico y medio magnético a la Oficina de Control Interno y Académico para su respectivo estudio, anexando las hojas de vida y soportes correspondientes de los docentes nuevos. Verificación y aprobación de postulaciones: Una vez estudiadas dichas postulaciones, la oficina de Control Interno y Académico, enviará las que llenen los requisitos, para el visto bueno del Señor Rector, las que no cumplan con los requisitos se devolverán a la Decanatura respectiva con copia a Vicerrectoría Académica.. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO Rector 6 Desarrollo Humano 7 Desarrollo Humano SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL DOCENTE DOCENTE EN POTENCIA INICIO PRESENTACIÓN HOJA DE VIDA HOJA DE VIDA NO FACULTADES BANCO DE ASPIRANTES NO SELECCIÓN ¿DOCENTE PUEDE SER POSTULADO? COMITÉ DE FACULTAD (ANALISIS DE HOJAS DE VIDA) CONCEPTO CURRICULAR DEL POSTULADO CUADRO DE POSTULACIONES CONTROL INTERNO SI VICERRECTORIA ACADÉMICA PAGINA 4 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 Terminado este proceso, el señor Rector enviará al proceso de Desarrollo Humano las hojas de vida y cuadro de postulación aprobado. CONTRATACIÓN: Se procede con el requerimiento de los documentos indispensables para realizar el contrato de trabajo, entregándole la relación de los mismos. De acuerdo a la intensidad horaria y el tipo de contrato establecido en la postulación. El contrato se elabora en el formato que este autorizado por el REGIMEN LABORAL COLOMBIANO y por las políticas y estatutos establecidas por la Universidad. ARCHIVO HISOTRIA LABORAL: El archivo de la historia laboral se realiza de acuerdo a lo establecido en este manual. DIAGRAMA DE FLUJO DATOS DE ASPIRANTES (Envió mensual) VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE POSTULACIONES VERIFICACIÓN DE POSTULACIONES INFORME DE POSTULACIONES ¿DOCENTE APROBADO? RECTORIA APROBACIÓN SI INFORME DE POSTULACIONES DESARROLLO HUMANO 2.1.5 5 EMISION 01/07/2010 HISTORIA LABORAL CONTRATACIÓN FIN UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 2.1.6 2.2 EMISION 01/07/2010 PAGINA 5 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 INTENSIDAD HORARIA DE DOCENTES Para la elaboración de las postulaciones es necesario tener en cuenta los siguientes parámetros en la asignación de horas semanales, según modo de vinculación: SELECCIÓN Y CONTRATACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO: La selección de Personal es el proceso mediante el cual se determina la persona idónea para desempeñar un puesto de trabajo, basado en las características y requerimientos del oficio; teniendo en cuenta los criterios de educación, formación, habilidades y experiencia del aspirante. El sistema de selección de personal satisface las necesidades de la Universidad con relación a los puestos de trabajo vacantes. Permite predecir la eficiencia en el desempeño del trabajador en el puesto de trabajo y la óptima utilización de los recursos tanto de la Universidad como de la persona con miras a lograr el mejor desempeño de la labor en sí y el desarrollo integral del individuo. Cuando la Universidad requiere de personal para proveer un cargo, prefiere en primera instancia a trabajadores de la Universidad, que por su experiencia, preparación y méritos merezcan una promoción, lo cual se confirma utilizando la historia laboral del trabajador. El jefe de área notifica mediante oficio o vía e-mail a la Dirección de Desarrollo Humano la necesidad de la consecución de personal indicando si es para cubrir un reemplazo temporal o definitivo, o si se requiere para ocupar un nuevo cargo en la Universidad. Definido este requerimiento se procede con la consecución de los candidatos, tomando como base los siguientes pasos. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 2.2.1 PAGINA 6 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 DESARROLLO DE ACTIVIDADES CONTRATACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO POR DIRECTRIZ DEL PRESIDENTE DE LA UNIVERSIDAD: NO 1 RESPONSABLE PRESIDENCIA 2 PSICÓLOGO 3 PSICÓLOGO 4 PRESIDENCIA 5 DESARROLLO HUMANO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FACULTADES DEL PRESIDENTE: ESTATUTOS RESOLUCIÓN N° 434 DE ENERO 23 DE 2013 DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Artículo 27º. Funciones: Son funciones del Presidente o del Rector en defecto de aquel: Artículo 2. Nombrar y remover al Rector y los Vicerrectores o, si fuere el Rector en ausencia de Presidente, los Vicerrectores, y el personal administrativo de la Universidad, excepto el Revisor Fiscal y el Secretario del Honorable Plenum; Parágrafo 1º. Con excepción de la representación general de la Universidad y del nombramiento del personal administrativo a su cargo, el Presidente o, en su defecto, el Rector podrán delegar las funciones. APLICACIÓN PRUEBAS PSICOTECNICAS Y ENTREVISTA: El psicólogo aplica las pruebas psicotécnicas las cuales se establecen de acuerdo al perfil del cargo mencionado en el manual de funciones y su competencia respectiva. Se diligencia el registro R-07-62EPA entrevista personal administrativo. INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS: El Psicólogo emite un concepto psicotécnico de las pruebas aplicadas a los candidatos, entrevista y revisión con el jefe directo, en el cual se establece según el proceso de selección si la persona es apta o no. VISTO BUENO FINAL: El Presidente coloca su Visto Bueno de contratación para remitir al Departamento Desarrollo Humano CONTRATACION: Definido el aspirante para ocupar el cargo, se procede con el requerimiento de los documentos indispensables para realizar el contrato de trabajo, entregándole la relación de los mismos. El contrato se elabora en el formato que esté autorizado por el REGIMEN LABORAL COLOMBIANO y por las políticas y estatutos establecidas por la Universidad. Además todo trabajador vinculado a la UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA es afiliado de inmediato al Sistema de Seguridad Social existente junto con ARL, EPS, Fondos de Pensión y cajas de compensación familiar. DIAGRAMA DE FLUJO: UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CONTRATACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO ESTABLECIMIENTO DE NECESIDADES DE PERSONAL HOJAS DE VIDA EXTERNAS Y DE PERSONAL VINCULADO PRESIDENCIA NO PERSONAL PREAPROBADO APROBACIÓN PARA CONTRATACIÓN INICIO PRUEBAS PSICOTÉCNICAS Y ENTREVISTA DESARROLLO HUMANO 2.2.2 EMISION 01/07/2010 ¿APROBADO? SI CONTRATACIÓN INFORME DE SELECCIÓN DE PERSONAL Y ANÁLISIS DE PRUEBAS HISTORIA LABORAL FIN UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 2.2.3 EMISION 01/07/2010 PAGINA 7 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 DESARROLLO DE ACTIVIDADES SELECCIÓN DE PERSONAL: No RESPONSABLE 1 DEPENDENCIAS 2 DESARROLLO HUMANO 3 4 5 PSICÓLOGO PSICÓLOGO PSICÓLOGO JEFE VACANTE PSICÓLOGO 6 DESARROLLO HUMANO 7 DESARROLLO HUMANO PSICOLOGO JEFE INMEDIATO 8 VICERRECTOR ADMINISTRATIVO 9 10 PRESIDENTE RECTOR VICERRECTOR ADMINISTRATIVO DESARROLLO HUMANO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REQUISICIÓN DE VACANTE: Se genera una vacante por diferentes motivos: - Retiro - Pensión - Licencia de maternidad - Incapacidad - Creación de un nuevo cargo - Soporte y/o refuerzo a una labor ESTABLECER EL PERFIL DE ACUERDO AL CARGO: Para el cubrimiento de la vacante se establece un perfil del cargo de acuerdo al manual de funciones. Para los cargos que no se encuentran incluidos dentro del manual, Desarrollo Humano establece el perfil del cargo junto con el jefe directo. APERTURA DE LA CONVOCATORIA: CONVOCATORIA INTERNA Divulgación de la vacante a través de correo institucional. CONVOCATORIA EXTERNA Divulgación a través de Bolsas de empleo. Divulgación por el portal institucional. Divulgación para cargos directivos por prensa de circulación local y nacional. Nota: La recepción de hojas de vida se realiza por medio del correo institucional ([email protected]). REVISION DE HOJAS DE VIDA: El psicólogo recibe las hojas de vida y verifica aquellas que aplican al cargo según el perfil. VERIFICACION HOJAS DE VIDA: El psicólogo programa una reunión con el jefe quien solicito la vacante con aquellas hojas de vida que continúan luego del primer filtro. APLICACIÓN PRUEBAS PSICOTECNICAS, ENTREVISTA. Y PRUEBAS DE CONOCIMIENTO: El psicólogo aplica: las pruebas psicotécnicas las cuales se establecen de acuerdo al perfil del cargo mencionado en el manual de funciones y su competencia respectiva Se diligencia el registro R-07-62EPA entrevista personal administrativo Y por último pruebas de conocimientos, esta va a depender del tipo de conocimiento que se va a evaluar para el cargo. (Opcional) ACEPTACIÓN: Si el candidato cumple en esta etapa se realiza el análisis de resultados. NO ACEPTACIÓN: Al finalizar el proceso se le envía un correo de agradecimiento a la persona por su participación. ENVIO PARA SOLICITUD DE VISTO BUENO A VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA: Si el candidato cumple con todas las etapa, el departamento de Desarrollo Humano remite la hoja de vida, la evaluación del psicólogo, junto con la solicitud por parte de Desarrollo Humano y el Jefe directo al Vicerrector Administrativo para la realizar el estudio de caso y si es necesario una entrevista final con la persona seleccionada. (necesario para Jefes y Directores) VERIFICACION RESULTADOS El Vicerrector Administrativo realiza una revisión del perfil y los conceptos dando un visto bueno, si es necesario realiza una entrevista individual (en el caso de jefes y Directores). ACEPTACIÓN: Si el candidato cumple en esta etapa se remite a rectoría para el visto bueno final. NO ACEPTACIÓN: Al finalizar el proceso se le envía un correo de agradecimiento a la persona por su participación. VISTO BUENO FINAL El señor presidente revisa con el Rector y Vicerrector Administrativo el perfil y proceso de selección, si se acepta al candidato, se remite a Desarrollo Humano para su etapa de contratación. CONTRATACION Definido el aspirante para ocupar el cargo, se procede con el requerimiento de los documentos indispensables para realizar el contrato de trabajo, entregándole la relación de los mismos. El contrato se elabora en el formato que esté autorizado por el REGIMEN LABORAL COLOMBIANO y por las políticas y estatutos establecidas por la Universidad. Además todo trabajador vinculado a la UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA es afiliado de inmediato al Sistema de Seguridad Social existente junto con ARL, EPS, Fondos de Pensión y cajas de compensación familiar. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 2.2.4 EMISION 01/07/2010 PAGINA 8 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 DIAGRAMA DE FLUJO: SELECCIÓN DE PERSONAL DESARROLLO HUMANO AREA ADMINISTRATIVA PSICOLOGO VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA RECTORIA PRESIDENCIA APROBACIÓN APROBACIÓN INICIO RECEPCIÓN DE SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DEL PROCESO REQUISICIÓN DE VACANTE REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO CONVOCATORIA CONVOCATORIA EXTERNA CONVOCATORIA INTERNA REVISIÓN Y PRESELECCIÓN HOJAS DE VIDA APLICACIÓN E INTERPRETACIÓN PRUEBAS PSICOTECNICAS, CONOCIMIENTO Y ENTREVISTA ¿ACEPTADO? INFORME SI ENTREVISTA SI VERIFICACIÓN NO REVISIÓN CANDIDATO (Jefe o Directivo) NO ENTREVISTA (Jefe o Directivo) CORREO DE AGRADECIMIENTO NO VERIFICACIÓN NO SI ACEPTACIÓN SI ACEPTACIÓN NO CONTRATACIÓN SI FIN 2.2.5 CRITERIOS GENERALES DE LA ENTREVISTA: El entrevistador centra su atención en los diferentes aspectos que permitan definir al trabajador para ocupar un cargo; entre ellos están: 2.2.5.1 PRESENTACIÓN PERSONAL: Al observar a la persona se define si el aspirante reúne requisitos de presentación para trabajar en la Universidad. La buena presentación no implica lujo o extravagancia en el vestir. 2.2.5.2 ASPECTOS PSICOLÓGICOS: Se centra la atención en las aptitudes, habilidades, actitudes y desenvolvimiento del aspirante durante la entrevista, características de la personalidad emocionales y morales. 2.2.5.3 ASPECTOS FISICOS: Condiciones de la salud en general y las posibles contraindicaciones médicas para desempeñar el cargo, actividades deportivas y recreativas que acostumbre la persona. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 9 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 2.2.5.4 ASPECTOS FAMILIARES: Conformación de su grupo familiar, tipo de dependencia económica, lugar de procedencia, lugar de residencia, personas con las que vive, ascendientes, descendientes, condiciones socioeconómicas, relación de parentesco con trabajadores actuales. 2.2.5.5 SITUACIÓN MILITAR: El solicitante varón acredita su situación militar definida presentando la libreta militar como único documento válido, el recibo de pago no es prueba suficiente. 2.2.5.6 ASPECTO LABORAL: Si el aspirante refiere empleos anteriores, identifica nombre de la entidad o Universidad, permanencia en el empleo, la labor desempeñada, experiencia adquirida, frecuencia con la que la persona cambia de oficio y lugar de trabajo, motivo del cambio y de retiro de los empleos anteriores. 2.2.5.7 SEGURIDAD SOCIAL: Se tiene en cuenta el tipo de protección en salud y pensión, si ha estado afiliado como aportante o beneficiario de algún familiar, en qué entidades y el tipo de protección del grupo familiar. 2.2.5.8 EDUCACIÓN: La oficina de Control si lo estima conveniente, valida la formación de la persona, el nivel de educación básica, media o superior, formación empírica, formación adicional, habilidades físicas e intelectuales. 2.2.5.9 RESPONSABLES DE LA ENTREVISTA: Se efectúan dos entrevista al aspirante, donde la primera la realiza el Psicólogo de Desarrollo Humano y la segunda la efectúa el jefe inmediato del área correspondiente donde se generó la vacante. 2.2.6 SOLICITUD Y PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: La solicitud y presentación de los documentos de ingreso se realiza de acuerdo a lo establecido en el formato guía documentos ingreso. 2.2.7 SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL: 2.2.7.1 DOTACIÓN: La Universidad cumple con lo estipulado por el régimen laboral colombiano, es responsabilidad de Desarrollo Humano la entrega de la dotación al personal que corresponda y debe quedar soporte en la historial laboral de cada uno de los trabajadores. NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1 2 DESARROLLO HUMANO DEPENDENCIA SOLICITANTE 3 DESARROLLO HUMANO 4 COMPRAS Y SUMINISTROS 5 DESARROLLO HUMANO 6 DESARROLLO HUMANO ENVÍO SOLICITUD DE DOTACIÓN GENERAL O INDUSTRIAL: Envía los formatos respectivos a las dependencias para establecer las necesidades de dotación DILIGENCIAMIENTO DE LA SOLICITUD DE DOTACIÓN GENERAL O INDUSTRIAL: De acuerdo a las necesidades de cada dependencia, esta realiza el diligenciamiento de los formatos de solicitud de dotación. APROBACIÓN DE DOTACIÓN: El director de Desarrollo Humano aprueba la dotación de cada dependencia de acuerdo a las necesidades del cargo y lo establecido por ley. Envía igualmente el pedido de dotación con las especificaciones respectivas al departamento de compras y Suministros. PROCESO DE COMPRAS: El departamento de compras y suministros de acuerdo al procedimiento establecido realiza la compra, verificación y entrega en coordinación de Desarrollo Humano. ENTREGA DE DOTACIÓN A LOS FUNCIONARIOS: Entrega de la dotación respectiva de acuerdo a las solicitudes de cada dependencia. Igualmente para evidenciar la entrega de la dotación, cada trabajador debe firmar el recibido en el formato de entrega de dotación general o industrial. ARCHIVO EN LA HISTORIA LABORAL: Una vez se haya entregado la dotación y se tenga los registros del caso, se procede a archivar los soportes en la historia laboral de cada funcionario. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 10 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 2.2.7.2 DIAGRAMA DE FLUJO DOTACIÓN DESARROLLO HUMANO INICIO JUSTIFICACIÓN NO ENVIO DE FORMATO PARA SOLICITUD DE DOTACIÓN ¿APROBADO? REGISTRO EN HISTORIA LABORAL FIN COMPRAS Y SUMINISTROS DEPENDENCIA SOLICITANTE ENTREGA DE LA DOTACIÓN SI SOLICITUD DE DOTACIÓN PROCESO DE COMPRAS 2.2.7.3 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO, DE HIGIENE Y SEGURIDAD: Ver reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. 2.2.7.4 INDUCCIÓN: El departamento de Desarrollo Humano, es el responsable de brindar información de carácter institucional a los nuevos trabajadores, en temas relacionados con: Los beneficios para los trabajadores de la Universidad. La estructura orgánica. Los reglamentos y principios fundamentales. Todo ello tendiente a favorecer su vinculación como miembro de la familia Grancolombiana. Como apoyo a la gestión se cuenta con la inducción virtual, donde los miembros de la Universidad podrán fortalecer el conocimiento de nuestra institución. Esta actividad es debidamente certificada. 2.2.7.5 APERTURA HISTORIA LABORAL: La Dirección de Desarrollo Humano es la responsable de realizar la apertura de Historia laboral, con los documentos requeridos al momento de la firma del contrato de trabajo. La historial laboral se compone de los siguientes capítulos: CAPITULO 1. COMPETENCIA - Educación - Formación - Habilidades - Experiencia CAPITULO 2. CONTRATOS - Hoja de vida establecida por la Universidad - Documentos de ingreso - Documentos de afiliación al sistema de seguridad social, ARL y caja de compensación. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 2.2.7.6 ARCHIVO DE HISTORIAS LABORALES: NO. RESPONSABLE 1 2 3 4 5 6 Asistente NominaSecretaria Desarrollo Humano Auxiliar Desarrollo Humano Auxiliar Desarrollo Humano Auxiliar Desarrollo Humano Auxiliar Desarrollo Humano Auxiliar Desarrollo Humano EMISION 01/07/2010 PAGINA 11 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Recepción de las historia laborales de acuerdo a las Postulaciones de cada Facultad y/o al proceso de selección realizado por el Departamento de Desarrollo Humano Revisar la documentación de la Historia Laboral Alimentar la información del trabajador contratado con sus respectivos soportes en el módulo de persona TH del sistema Iceberg Organizar y clasificación de la documentación en la carpeta según los parámetros establecidos por Desarrollo Humano y Archivo. Rotular e Identificar la carpeta de la historia laboral. Se almacena la historia laboral en el archivo rodante del Departamento de Desarrollo Humano. Seguimiento e inclusión de nuevos documentos a las historias laborales. 2.2.7.7 FLUJOGRAMA: ARCHIVO DE HISTORIAS LABORALES DESARROLLO HUMANO INICIO RECEPCIÓN REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN INCLUSIÓN EN ICEBERG NO ORGANIZACIÓN DE CARPETA Y ROTULACIÓN VERIFICACIÓN SI INCLUSIÓN EN ICEBERG FIN 2.2.7.8 CARNETIZACIÓN: El departamento de Seguridad y Vigilancia de la Universidad la Gran Colombia, es el responsable de expedir, cambiar y actualizar el carné a todos los funcionarios administrativos y docentes. PERSONAL NUEVO: El personal adscrito a la planta administrativa o docente de la Universidad, debe presentar el formato de Registro de solicitud del carné al departamento de Seguridad y Vigilancia (Cra 6 No. 12b-66), debidamente diligenciado por la Dirección de Desarrollo Humano, quien es el encargado de certificar la siguiente información: - Nombres y apellidos - Documento de identificación - Cargo - Dependencia y/o facultad - Fecha de ingreso y fin de labores - Tipo de contrato REPOSICIÓN: El funcionario que solicite reposición del carné debe acercarse a la Dirección de Desarrollo Humano, quien se encarga de entregarle un recibo de consignación, el cual debe ser cancelado en la respectiva entidad financiera y entregado de nuevo a esta unidad, quien le entrega el registro de solicitud de carné (personal nuevo), con la respectiva observación de reposición. ACTUALIZACIÓN: La actualización del carné se actualiza por las siguientes razones sin costo para el funcionario. - Deterioro de un 80% de la información contenida en el carné UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO - EMISION 01/07/2010 PAGINA 12 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 Cambio de cargo. DESVINCULACIÓN: Cuando un funcionario se desvincule de la universidad (despido, renuncia), debe hacer entrega del carné en el momento en que firma su paz y salvo, y Desarrollo Humano se encarga de enviarlo al departamento de Seguridad y Vigilancia; unidad encargada de su respectiva administración. 2.2.7.9 PERIODO DE PRUEBA DEL CONTRATO DE TRABAJO: El período de prueba es la etapa inicial del contrato de trabajo que tiene por objeto, por parte del empleador, apreciar las aptitudes del trabajador, y por parte de este, la conveniencia de las condiciones de trabajo. En el periodo de prueba se hace seguimiento al trabajador con atención en el desempeño de sus funciones, calidad del trabajo, adaptación y cumplimiento de normas disciplinarias y reglamentarias, integración al grupo de trabajo, todo ello permite evaluar con objetividad la continuidad del trabajador en la Universidad. 2.2.7.10 DURACIÓN: En general el período de prueba no puede exceder de dos meses. En los contratos de trabajo a término fijo inferior a un año el periodo de prueba no puede exceder de la quinta parte del tiempo inicialmente pactado. 2.2.7.11 PRORROGA: Para contrato a término fijo, se prorroga mediante una clausula adicional pactada entre la Universidad y el trabajador. En el caso de no prorrogar este tipo de contrato, el aviso se da por escrito al trabajador con una antelación de (30) treinta días o más a la fecha del vencimiento. El no aviso oportuno según la ley da por renovado automáticamente el contrato. 2.2.7.12 SALARIO Y FORMA DE PAGO: La Universidad paga a sus trabajadores el salario respectivo por quincenas para los trabajadores del área administrativa. Para el caso del personal docente, este se realiza de forma mensual. El salario se consigna en la cuenta personal de cada trabajador en las entidades financieras que autorice la Universidad para este fin. La nomina se elabora en la Dirección de Desarrollo Humano y se envía a Control Interno para su revisión y Vo.Bo., una vez Control Interno autorice el pago de la nómina, pasa a la Dirección Financiera para su autorización y firma respectiva. Una vez se tenga estas dos firmas de autorización, El Director de Desarrollo Humano procede a realizar la transferencia del pago con la respectiva entidad Bancaria. 2.2.7.13 AUXILIO DE TRANSPORTE: Se entiende el auxilio de transporte como una suma de dinero que por disposición legal los trabajadorres reconocen a sus trabajadores como pago del transporte del lugar de residencia hasta el sitio de trabajo. De acuerdo con lo establecido en el régimen laboral colombiano se reconoce este auxilio a los trabajadores que devengue hasta (2) salarios mínimos legales vigentes. El auxilio de transporte se paga por los días realmente laborados. 2.2.7.14 SUBSIDIO FAMILIAR: El Subsidio familiar se paga con una suma de dinero o en pagos en especie o servicios los cuales se prestan o se pagan por una caja de compensación familiar y son beneficiarios los trabajadores que devenguen hasta cuatro (4) salarios mínimos legales vigentes. 2.2.7.15 FACULTADES DEL PRESIDENTE: ESTATUTOS RESOLUCIÓN N° 434 DE ENERO 23 DE 2013 DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Artículo 27º. Funciones: Son funciones del Presidente o del Rector en defecto de aquel: Artículo 2. Nombrar y remover al Rector y los Vicerrectores o, si fuere el Rector en ausencia de Presidente, los Vicerrectores, y el personal administrativo de la Universidad, excepto el Revisor Fiscal y el Secretario del Honorable Plenúm. Parágrafo 1º. Con excepción de la representación general de la Universidad y del nombramiento del personal administrativo a su cargo, el Presidente o, en su defecto, el Rector podrán delegar las funciones. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 2.3 LIQUIDACION DE NOMINA DE DOCENTES: 2.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES NO. RESPONSABLE 1 Secretaría de Desarrollo Humano 2 Asistente de Nómina 3 Asistente de Nómina 4 Director Desarrollo Humano Asistente de Nómina Director de Control Interno y Académico 5 Asistente de Nómina 7 Director de Control Interno y Académico Dirección Financiera Director Desarrollo Humano 8 Asistente de Nómina PAGO DE NÓMINA: Entrega de reportes de nómina a contabilidad. INICIO RECEPCIÓN DE NOVEDADES DESARROLLO HUMANO CLASIFICACIÓN DE NOVEDADES PAGO DE NÓMINA PRE-LIQUIDACIÓN NO APROBACIÓN SI LIQUIDACIÓN DE NÓMINA NO CONTROL INTERNO SI APROBACIÓN DE PAGO NO REVISION 01/06/2014 No. REV 6 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE DOCENTES AUTORIZACIÓN DE PRE-LIQUIDACIÓN PAGINA 13 / 31 RECEPCIÓN DE NOVEDADES DOCENTES: Recibe novedades internas y externas de nómina e informaciones básicas de los docentes de tiempo completo, medio tiempo, coordinadores y cátedra. Las novedades se reciben el quince (15) de cada mes. CLASIFICACIÓN DE NOVEDADES: Recibe novedades (aumento y/o disminución de horas, modificaciones de contrato, actualizaciones de estudio, préstamos, embargos, afiliaciones extralegales, etc.). La liquidación de nómina se realiza bajo el software Iceberg. Se ingresan todas las novedades en el modula de nómina. Para los docentes este proceso se realiza mensualmente. Las novedades que se reciben después del tiempo establecido, se ingresan en el mes subsiguiente. PRELIQUIDACIÓN DE NÓMINA: Pre-liquidación y verificación de la nómina docente. AUTORIZACIÓN DE PRELIQUIDACIÓN: Revisión y autorización de pre-liquidación. Entrega de pre-liquidación de nómina a control interno. APROBACIÓN DE PRELIQUIDACIÓN: Verificación y Aprobación de pre-liquidación el pago de nómina. LIQUIDACIÓN DE NÓMINA: Liquidación definitiva. APROBACIÓN DE NÓMINA: Aprobación de pago de nómina FLUJOGRAMA DIRECCIÓN FINANCIERA 2.3.2 6 EMISION 01/07/2010 ¿APROBADO? SI ¿APROBADO? FIN UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 14 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 2.4 LIQUIDACION DE NOMINA DE ADMINISTRATIVA: 2.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1 Secretaría de Desarrollo Humano 2 Asistente de Nómina 3 Asistente de Nómina Director Desarrollo Humano Asistente de Nómina Director de Control Interno y Académico Asistente de Nómina Director de Control Interno y Académico Dirección Financiera Director Desarrollo Humano 4 5 6 7 8 Entrega de pre-liquidación de nómina a control interno. Verificación y Aprobación de pre-liquidación para el pago de nómina. Liquidación definitiva. Aprobación de pago de nómina Pago de nómina. Entrega de reportes de nómina a contabilidad. FLUJOGRAMA: LIQUIDACIÓN DE NÓMINA ADMINISTRATIVA INICIO RECEPCIÓN DE NOVEDADES ( Secretario(a) ) DESARROLLO HUMANO RECEPCIÓN DE NOVEDADES ( Asistente(a) ) INGRESO DE NOVEDADES EN ICEBERG PRE-LIQUIDACIÓN Y VERIFICACIÓN FIN NO REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PRE-LIQUIDACIÓN ENTREGA DE REPORTES A CONTABILIDAD APROBACIÓN PAGO DE NÓMINA LIQUIDACIÓN DE NÓMINA CONTROL INTERNO SI DIRECCIÓN FINANCIERA 2.4.2 Asistente de Nómina Recibe novedades internas y externas de nómina (formato de novedades administrativas). Estas se reciben hasta los días 10 y 20 de cada mes. Recibe novedades (aumento y/o disminución de horas, modificaciones de contrato, actualizaciones de estudio, préstamos, embargos, afiliaciones extralegales, etc.). La liquidación de nómina se realiza bajo el software Iceberg. Se ingresan todas las novedades en el módulo de nómina. Las novedades que se reciben después del tiempo establecido, se ingresan en la nómina siguiente. Pre-liquidación y verificación de la nómina administrativa. Revisión y autorización de pre-liquidación. APROBACIÓN DE PRELIQUIDACIÓN APROBACIÓN DE PAGO NO SI ¿APROBADO? SI NO ¿APROBADO? UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 2.5 2.5.1 EMISION 01/07/2010 PAGINA 15 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 LIQUIDACION DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Una vez se haya cerrado la nómina de la segunda quincena mensual, se inicia el proceso de pago de seguridad social de acuerdo a lo estipulado por la leyes laborales vigentes. Este proceso lo realiza el Asistente de Seguridad Social. FLUJOGRAMA DESARROLLO HUMANO DIVISION FINANCIERA CONTROL INTERNO REVISORIA FISCAL INICIO ASISTENTE DE NOMINA CIERRE DE NOMINA ASISTENTE DE SEGURIDAD SOCIAL DESDE ICEBERG GENERAR ARCHIVO PLANO DE NOVEDADES DE NOMINA Y CREAR ARCHIVO PLANO ASISTENTE DE SEGURIDAD SOCIAL REALIZAR LA HOMOLOGACION DEL ARCHIVO PLANO CON MI PLANILLA UNICA NO ASISTENTE DE SEGURIDAD SOCIAL VERIFICACION DE LA HOMOLOGACION CON SOPORTE DEL OPERADOR (mi planilla única) ASISTENTE DE SEGURIDAD SOCIAL VERIFICACION Y AUTORIZACION PAGO DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL SI GENERACION DE COPIAS CON MARCAS DE AGUA Y NUMERO DE RADICADO ASISTENTE DE SEGURIDAD SOCIAL ARCHIVO DE PAGO CON RADICADO ENTREGA DE COPIAS RECEPCION DE COPIA DE PAGO RECEPCION DE COPIA DE PAGO RECEPCION DE COPIA DE PAGO FIN 2.6 EVALUACION DE COMPETENCIAS PERSONAL ADMINISTRATIVO: La evaluación de competencias del personal administrativo que labora en la Universidad se realiza a partir del formato de Registro de Evaluación de competencias establecido para cargos Directivos, cargos medios, cargos operativos. El Director de Desarrollo Humano en coordinación con cada uno de los jefes de área se reúne con los funcionarios a su cargo para realizar la respectiva evaluación de acuerdo a la siguiente clasificación: CARGOS DIRECTIVOS HABILIDADES A EVALUAR INSTRUMENTO DE EVALUACION Presidente Rector Vicerrector Administrativo Vicerrector Académico Decano de Facultad Gerente de Proyectos Secretario General Director de Unidad Organización Planificación Liderazgo Iniciativa Solución de Problemas Relaciones Interpersonales Toma de decisiones Compromiso por la Universidad Calidad del trabajo Registro de Evaluación de competencias para cargos Directivos CARGOS PROFESIONAL HABILIDADES A EVALUAR INSTRUMENTO DE EVALUACION Jefes de Departamento Coordinadores Asistentes Programadores Webmaster Secretarios Académicos Analista de Inventarios Organización Iniciativa Solución de Problemas Relaciones Interpersonales Compromiso por la Universidad Calidad del trabajo Trabajo en equipo Registro de competencias para cargos profesionales Nota: Al Presidente, Rector y Vicerrectores no se realiza evaluación de competencias. Personal escolta de la Universidad, no se realiza evaluación de competencias. Personal que depende de la Presidencia o de la Rectoría. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 2.6.1 EMISION 01/07/2010 PAGINA 16 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 CARGOS TECNICOS HABILIDADES A EVALUAR INSTRUMENTO DE EVALUACION Secretaria Ejecutiva Secretaria Directiva Secretaria de Departamento Catalogador Técnicos Escolta Organización Relaciones Interpersonales Compromiso por la Universidad Calidad del trabajo Trabajo en equipo Servicio al Cliente Responsabilidad Registro de competencias para cargos técnicos CARGOS OPERATIVOS HABILIDADES A EVALUAR INSTRUMENTO DE EVALUACION Auxiliar de Correspondencia Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Sistemas Auxiliar de Cartera Auxiliar de Medios Audiovisuales Auxiliar de Oficina Auxiliar de Admisión Auxiliar de Mantenimiento Auxiliar de Biblioteca Auxiliar de Cartera Auxiliar de Archivo General e Histórico Conductor Auxiliar de contabilidad Vigilante Organización Compromiso por la Universidad Calidad del trabajo Responsabilidad Registro de competencias para cargos operativos COMPETENECIA El Director de Desarrollo Humano con las evidencias recogidas Evaluación de Competencias y la verificación del folder personal registra en el formato de evaluación de competencias, es decir: EDUCACION: Se verifica el registro de educación con diploma, actas de grado, certificación de estudios que garantice el nivel de escolaridad del trabajador, información que se encuentra en el folder de personal. El funcionario que no cumpla con el requisito de educación exigido por el perfil del cargo, se validará con 3 veces el tiempo exigido de experiencia en LA UNIVERSIDAD. FORMACION: Se verifican los conocimientos mínimos requeridos por el cargo para su desempeño y se validará de acuerdo a cualquiera de los siguientes registros: Lista de asistencia a capacitación y evaluación si es necesario Certificaciones otorgadas por la organización Certificaciones otorgadas por organismos externos (Universidades, Empresas, institutos, etc.) HABILIDADES: Se verifica a partir de los registros obtenidos por las evaluaciones de Competencias, de acuerdo a las aptitudes, quedando el soporte físico de la evaluación en la historia laboral del funcionario. EXPERIENCIA: Se verifica la experiencia a nivel interno con el contrato laboral en el momento de ingreso y/o certificación expedida por la organización y a nivel externo por certificaciones laborales. De acuerdo a los resultados de la evaluación se tomarán decisiones como: Recomendar al funcionario que estudie para cumplir con el criterio de educación exigido para el cargo. Definir el cronograma de formación de acuerdo a las debilidades que resulten de la evaluación del perfil del cargo La evaluación de competencias sirve para determinar si los funcionarios cumplen con los criterios de educación, formación, habilidades y experiencia que exige la institución para el perfil del cargo, además de definir si la formación ha sido eficaz. 2.6.2 PLAN DE CAPACITACIÓN 2.6.2.1 JUSTIFICACION La cualificación como proceso continuo y planificado busca la adquisición de conocimientos y el desarrollo de habilidades y competencias para mejorar: Es así, que la determinación de necesidades de capacitación es indispensable para el mejoramiento de cada unidad y de esta forma poder detectar las áreas de oportunidad y trabajar en estas, permitiendo que el capital humano de la institución se convierta en el gestor de ventajas competitivas. Al otorgarle al colaborador las herramientas necesarias para realizar adecuadamente su trabajo, generará en él mayor motivación, al contar con los conocimientos que requiere para trabajar mejor y más eficiente. Este Plan de capacitación consiste en un conjunto de cursos, talleres, seminarios, diplomados, estructurados y enfocados según necesidades, niveles, áreas y grupos focales. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 17 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 OBJETIVO GENERAL Cualificar permanentemente a los trabajadores de la Universidad, con el fin de proveerles herramientas que le permitan hacer más eficaz su labor y le generé un mayor grado de motivación, compromiso y sentido de pertenencia hacia su área y la Universidad. OBJETIVOS ESPECIFICOS: - Mejorar los sistemas de comunicación internos. Incrementar la productividad de las personas y por ende de la Universidad Promover un ambiente de mayor estabilidad en el empleo, con actualización permanente y menor índice de rotación. Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo más satisfactorias y procurar el mejoramiento de los resultados mediante la aplicación de sistemas y procedimientos acordes al oficio. Formar al personal de la Universidad a utilizar eficazmente sus elementos de labor y reducir los accidentes de trabajo. Reducir los costos operativos y aprovechar los recursos de la capacidad instalada. Perfeccionar las labores que realiza el personal dentro del perfil que se solicita. POLITICAS GENERALES - La capacitación se centrará en el mejoramiento de desempeño de la persona en su labor actual y en lo que se necesita para su crecimiento y desarrollo. La capacitación está directamente relacionada con el trabajo, los planes de desarrollo personal y los objetivos misionales de la Universidad La capacitación constituye una "asignación de trabajo". Los cursos, módulos o talleres serán programados, en su mayoría, en tiempo laboral. Desarrollo Humano hará seguimiento frente a la ejecución del plan de capacitación definido. El plan de capacitación anual se hará con base en las debilidades encontradas en la evaluación de desempeño previo estudio del plan de mejoramiento semestral de la Unidad. Se entregará certificado únicamente a las personas que cumplan con el 85% de la asistencia La capacitación es de carácter obligatorio cuando esta es programada por Desarrollo Humano. Revisión todos los meses de acuerdo a las necesidades y/o para ajustes y modificaciones, que sean necesarias realizar para el cumplimiento de necesidades de formación para el personal. 2.6.2.2 ESTRUCTURA PLAN DE CAPACITACION La Universidad ha fundamentado su plan de capacitación en la búsqueda de contar con trabajadores integrales mediante el desarrollo de dos tipos de capacitación: Una que le permitirá desempeñarse bien en su labor y otra frente a su crecimiento personal. 1. CAPACITACIÓN PARA EL DESEMPEÑO. Es la capacitación que se da a los trabajadores para incrementar su capacidad en la labor que realizan en el cargo que desempeña CAPACITACIÓN: Es una actividad planeada y basada en necesidades reales de conocimientos orientadas a una mejor comprensión, desempeño y actitud del ser humano en su puesto actual o futuro. ADIESTRAMIENTO: Es el proceso de enseñanza - aprendizaje orientado a dotar a una persona, de conocimientos para alcanzar los objetivos específicos de su puesto de trabajo. ENTRENAMIENTO: Es el proceso mediante el cual los individuos aprenden conocimientos, desarrollan aptitudes y fortalecen habilidades en función de determinados objetivos mediante la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo. FORMACIÓN: Es la etapa inicial de desarrollo de un individuo o grupo de individuos que se caracteriza por una programación curricular en determinada disciplina o ciencia y que permite a quien la obtiene, alcanzar niveles educativos superiores. 2. CAPACITACIÓN PARA EL DESARROLLO. Es la capacitación para incrementar en los trabajadores su nivel de conocimiento general para ocupar nuevos cargos dentro o fuera de la organización. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 18 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 DESARROLLO | Corresponde a la Educación que recibe una persona para su crecimiento profesional a fin de estimular la efectividad en el cargo que desempeña con objetivos a largo plazo, y ligadas a una posible promoción. EDUCACIÓN | Es el aprendizaje que el ser humano recibe del ambiente social, sean estos conductas, valores y patrones de comportamientos, a lo largo de toda su existencia, para adaptarse a las normas y los valores sociales vigentes y aceptados en su integración a la sociedad. 2.6.2.3 DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Constituye la función inicial y estratégica, que consiste en el diagnóstico de las necesidades de capacitación de los trabajadores, estableciendo un inventario de falencias de acuerdo a ciertos factores. Como la innovación tecnológica, apropiación del trabajador en el oficio que desempeñan, actualización en procesos y procedimientos de cada área, mejoramiento en las destrezas, habilidades y desempeño en los puestos de trabajo, administración de nuevas herramientas de trabajo, manejo de software, conocimiento, compromiso y pertinencia con la Universidad. La determinación de las necesidades de capacitación, es una responsabilidad del área de Desarrollo Humano, quien coordina con los Decanos, Directores y Jefes de Unidad la prioridad de estas necesidades. NIVELES DE DETECCION DE NECESIDADES Existen dos tipos de niveles para detectar las necesidades de capacitación de los trabajadores de la Universidad: NIVEL ORGANIZACIONAL Son aquellas necesidades que surgen por cambios sustanciales en la estructura orgánica y se caracteriza por afectar a todos los trabajadores. NIVEL INDIVIDUAL Son aquellas necesidades que ayudan a las personas a apropiarse del cargo y a fortalecer las competencias necesarias para la ejecución adecuada de sus responsabilidades. 2.6.2.4 LAS FUENTES UTILIZADAS PARA LA DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Mediante la aplicación de la evaluación de desempeño se puede evidenciar la eficacia de las capacitaciones o las brechas de formación de los trabajadores y determinar el plan a seguir para subsanar dicho resultado. OBSERVACIÓN: Permite apreciar los puntos débiles de los trabajadores, donde se evidencia falencias en el manejo de una herramienta tecnológica o manual; en la aplicación de un proceso o procedimiento; en la actualización de una norma o ley que sea imperiosa en su oficio. REQUERIMIENTO DE CAPACITACION: Solicitud del Decano, Director o Jefe de Unidad quien haya realizado un análisis de los puestos de trabajo a cargo y necesite fortalecer un tema específico. La solicitud debe indicar objetivo del proyecto o función a impactar, población y costo. 2.6.2.5 PROGRAMACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Una vez hecho el diagnóstico de capacitación, sigue la elección de los medios adecuados que nos ayudaran a solventar las necesidades previstas, procediendo a la programación, la cual está plasmada en el plan de capacitación institucional, que se fundamenta de acuerdo con la prioridad y la pertinencia de la ejecución. Los medios que utilizamos son internos o externos 2.6.2.6 PLANEACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Consiste en aplicar el Plan de Capacitación, teniendo en cuenta las políticas, estrategias, metodología, inversión y los demás aspectos que se deben contemplar. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 19 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 2.6.2.7 EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN Es la etapa de la puesta en marcha del programa de capacitación, específicamente se coordina y prepara el desarrollo del evento utilizando los medios para difundir la realización del mismo (correo electrónico). Se concretan los grupos focales previamente identificados o solicitados por el jefe inmediato La ejecución de capacitación puede darse de distintas modalidades, dependiendo de la programación establecida, seminario, diplomado, capacitación cruzada, curso, taller etc. 2.6.2.8 EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y DEL CAPACITADOR Se hará una retroalimentación con el grupo o el funcionario capacitado, con el fin de conocer los logros, deficiencias, sugerencias y poderlos considerar en una cualificación posterior. (vía correo institucional). 2.6.2.9 EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LA CAPACITACIÓN Es un proceso continuo que comienza con el desarrollo de los objetivos propuestos en la capacitación y que se verá reflejado en el impacto del objetivo general planteado en la necesidad de la capacitación. Por tanto, se evaluará mediante el formato de evaluación de eficacia de formación, elaboración de una presentación en power point y socialización de la misma al grupo de trabajo sobre la capacitación realizada y en la evaluación de desempeño del período inmediatamente posterior, siempre y cuando haya pasado un tiempo prudencial de mínimo seis meses. No obstante, solo realización de la presentación y socialización cuando sean capacitaciones individuales. Esta evaluación permitirá conocer en qué medida se ha logrado cumplir, lo propuesto en los objetivos de la capacitación. Nota: par las capacitaciones de los software adquiridos por la Universidad, no se diligencia este formato, ya que la evaluación de este formato se valida con la puesta en marcha del mismo. 2.6.2.10 SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACIÓN Los resultados de la capacitación y la evaluación pueden medirse desde el punto de vista de la Universidad, en cuanto al mejoramiento de la productividad, plasmados en el cumplimiento de los objetivos propuestos, en la necesidad y en el ejercicio mismo de la capacitación. Toda vez, que a partir de este se puede medir el desempeño antes y después de la capacitación. Actualmente el control de idoneidad o no de la capacitación, está en función del impacto en el trabajo mejorando actitudes cuantitativas o cualitativas, que redunden en costo beneficio para la Institución y que nos soporte la medición de los indicadores de Desarrollo Humano o para el área específica. 2.6.3 EVALUACION DE COMPETENCIAS PERSONAL DOCENTE: La responsabilidad de la evaluación de competencias del personal docente recae sobre el Dirección de Docencia de la Universidad, quien es el que establece los criterios de medición y propone la formación de las competencias a los decanos. La evaluación de las competencias se realiza dos (2) veces al año y la ejecuta el personal estudiantil de la universidad. 2.6.4 DESARROLLO DE ACTIVIDADES NO. RESPONSABLE 1 ESTUDIANTE 2 PROCESO DE INFORMATICA Y SISTEMAS 3 DOCENCIA 4 DECANATURAS 5 DOCENCIA DESCRIPCION DE ACTIVIDADES EJECUTA EVALUACION: Los estudiantes de la universidad realizan la respectiva evaluación de docente en el formato establecido en la página web de la universidad. Matriz de Información: Genera archivo en la cual debe estar plasmada la calificación y las observaciones por docente y a que Decanatura pertenece. Tabulación de Matriz: El Dirección de docencia de la universidad realiza la respectiva tabulación de la información, luego procede a generar informe por Decanatura sobre las calificaciones y observaciones que establecieron los estudiantes en el momento de efectuar la evaluación del docente. Con este informe procede a realizar la respectiva difusión y socialización de los resultados con sus respectivas recomendaciones de formación al docente. Plan de acción Cada Decanatura define los planes de acciones a ejecutar durante el semestre. Cronograma de Formación: Con los planes de acción de cada Decanatura, desarrolla y ejecuta el cronograma de formación. Luego procede a realizar el respectivo seguimiento y verificación de la eficacia de la formación ejecutada en el cronograma de formación. Nota: Se debe enviar copia del registro de la formación del personal docente a Desarrollo Humano para ser archivada en la historia laboral. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 2.6.5 EMISION 01/07/2010 PAGINA 20 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 FJULOGRAMA ESTUDIANTE SISTEMAS DOCENCIA DECANATURAS INICIO DESRROLLO DE EVALUACION AL DOCENTE GENERA MATRIZ DE INFORMACION CON CALIFICACIONES Y OBSERVACIONES TABULACION DE CALIFICACION Y OBSERVACIONES SOCIALIZACION DE LOS RESULTADOS ENTREGA INFORME SOBRE LOS RESULTADOS Y PROPONE ACCIONES DE FORMACION Y MEJORA DEFINE ACCIONES DE FORMACION Y DE MEJORA A IMPLEMENTAR EJECUTA PLAN DE FORMACION A DOCENTES ESTABLECIDOS POR DECANATURAS REALIZA SEGUIMIENTO A LA FORMACION NO ¿EFICACIA DE LA FORMACION? SI FIN 2.7 DESVINCULACION PERSONAL ADMINISTRATIVO: 2.7.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES Cuando un trabajador del área administrativa se retira de la universidad ya sea por retiro voluntario o por despido, la universidad respetara el trámite legal vigente establecido por el Código Laboral Colombiano. 2.7.2 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1 TRABAJADOR PRESIDENCIA RECTOR 2 PRESIDENCIA RECTORÍA 3 TRABAJADOR 4 DESARROLLO HUMANO 5 DESARROLLO HUMANO 6 7 8 9 DESARROLLO HUMANO CONTROL INTERNO DIRECCIÓN FINANCIERA DESARROLLO HUMANO DIRECCIÓN FINANCIERA TRABAJADOR COMUNICACIÓN DE RETIRO: Renuncia Voluntaria: Presentación de la carta de renuncia voluntaria en departamento Desarrollo Humano. Carta de Retiro: El señor Presidencia o Rector toma la decisión de retiro unilateral donde se le notifica al trabajador. Nota: Para ambos casos se debe especificar la fecha de renuncia, cargo y la dependencia. APROBACIÓN Y AUTORIZACIÓN: Renuncia Voluntaria El Director Desarrollo Humano informa al señor Presidencia o Rectoría la presentación de la renuncia donde se emite la aceptación de la renuncia por parte de la Rectoría. Carta de Retiro La rectoría emite la carta de retiro para ser entregada al trabajador. ENTREGA DEL CARGO: Entrega del Cargo y responsabilidades. NOTIFICACIÓN: Se recibe la aceptación de la renuncia o carta de retiro que emite la Presidencia o Rectoría, la cual se entrega copia al trabajador con el formato de paz y salvo. RECEPCIÓN DE PAZ Y SALVO: Recibe el formato de paz y salvo firmado por las dependencias establecidas en el registro de paz y salvo. LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO: Se procede a la realización de la liquidación de las prestaciones sociales donde el Director Desarrollo Humano realiza la revisión y aprobación de la misma. VERIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN PARA EL PAGO: Verificación y autorización para el pago (transferencia o cheque) de la liquidación de prestaciones sociales PAGO: Transferencia del pago a la cuenta de nómina respectiva o generación de cheque en departamento de Contabilidad RECEPCIÓN DE LA LIQUIDACIÓN: Se entrega la liquidación de prestaciones sociales en el departamento Desarrollo Humano con sus respectivos soportes, firmas. Nota: dado el caso de modificación o de reclamación se entra a revisar para los posibles ajustes a que haya lugar. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 2.7.3 EMISION 01/07/2010 PAGINA 21 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 FLUJOGRAMA: DESVINCULACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO TRABAJADOR INICIO ¿RETIRO VOLUNTARIO? RECEPCIÓN DE LA LIQUIDACIÓN FIN SI DIRECCIÓN FINANCIERA CONTROL INTERNO PRESIDENCIA O RECTORIA DESARROLLO HUMANO COMUNICACIÓN DE RETIRO VOLUNTARIO 2.8 NO COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE RENUNCIA RECEPCIÓN DE PAZ Y SALVO EJECUCIÓN DEL PAGO LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DECISIÓN DE RETIRO UNILATERAL (Presidencia) APROBACIÓN Y AUTORIZACIÓN CARTA DE RETIRO NOTIFICACIÓN AL TRABAJADOR APROBACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PAGO APROBACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PAGO SALUD OCUPACIONAL: Los conceptos relacionados con la salud ocupacional y seguridad de los trabajadores para crear un ambiente de trabajo seguro y adecuado, se imparten en LA UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA. a través de tres factores claves que se detallan a continuación: 2.8.1 PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO: Tiene como objeto definir los factores de riesgo a los cuales están expuestos los trabajadores de LA UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA. en cada una de las secciones donde laboran y que pudieran amenazar su integridad física y su salud, con base en la priorización según su grado de peligrosidad y su grado de repercusión se programan las actividades tendientes a minimizarlos o eliminarlos, lo cual queda escrito en el registro Panorama de Riesgo. El Coordinador de Salud Ocupacional es responsable de actualizarlo y tomar las acciones correctivas que sean necesarias quedando constancia escrita de ello. 2.8.2 INSPECCIÓN DE CONDICIONES SEGURAS: Tiene como objetivo, realizar diferentes inspecciones planeadas o sorpresa para verificar las condiciones de seguridad que ha ofrecido la organización a los trabajadores. Estas inspecciones son realizadas por el personal integrante del comité UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 22 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 paritario de salud ocupacional de la Universidad. Este personal debe diligenciar el formato de Inspección condiciones seguras. 2.8.3 ENCUESTA DE CLIMA ORGANIZACIONAL El clima laboral es la percepción que el trabajador tiene de las estructuras y procesos que ocurren en medio laboral. Dicha percepción depende en buena medida de las actividades, interaccione y otra serie de experiencias que cada trabajador tenga con la institución. De ahí, que el clima organizacional refleje la interacción entre características personales y organizacionales. Para la valorización de clima organizacional, es necesario medir a los trabajadores su apreciación en aspectos de la organización: Las normas y la comunicación en diferentes niveles. Reconocimiento en sus diversas formas Sentido de seguridad en sus diversos significados. Responsabilidad y credibilidad hacia sus líderes. La evaluación del clima organizacional se realiza cada dos años, a los trabajadores vinculados en las unidades administrativas y los resultados se presentan a la Vicerrectoría Administrativa para su correspondiente gestión de mejoramiento. 2.9 DEFINICIONES: - EL PERSONAL ACADÉMICO. En la Universidad La Gran Colombia, estará conformado por aquellos profesionales que estuvieren vinculados a la docencia, la investigación o la proyección social o que desempeñaren las funciones de dirección académico - administrativa en los diferentes programas de pregrado o postgrado que ofrece la Universidad. - EL ADMINISTRATIVO DOCENTE. El trabajador administrativo, con título profesional, podrá pertenecer al personal académico, pero solo podrá orientar hasta diez (10) horas semanales de clase, según lo previsto en el artículo 16 de los Estatutos de la Universidad. - EL PERSONAL DOCENTE. Estará conformado por los profesionales vinculados a la Universidad para ejercer las funciones de la docencia, la investigación y la proyección social. Los docentes son regulares, si se desempeñaren de acuerdo con los períodos académicos permanentes y especiales, los vinculados para atender una actividad específica en cualquier programa académico. En razón de la actividad que les corresponde atender, también forman parte del personal docente de la Universidad los Decanos, los Directores de Estudios, los Jefes de Área, los Jefes de los Centros de Investigación de las distintas Facultades y los Coordinadores Académicos. - EL SISTEMA DOCENTE. Es el conjunto de los componentes constituidos por los siguientes subsistemas: la vinculación, la movilidad, la cualificación y el perfeccionamiento, los estímulos o incentivos a la excelencia académica, la evaluación y el bienestar universitario. Cada uno de ellos contiene unas propiedades que interactúan lógica y sistemáticamente para cumplir los propósitos de todo el sistema docente. - LA CARRERA ACADÉMICA. Es el proceso que sigue un profesional para la construcción permanente del quehacer científico, humanístico y disciplinar, pedagógico y didáctico, para consolidar su proyecto de vida que como una vocación docente profunda desarrollará durante el tiempo de su vinculación con la Universidad. La componen el conjunto de las actividades de formación, la promoción, evaluación y cualificación en las que deberá participar para garantizar la calidad y la excelencia de la docencia, la investigación y la proyección social. Esta carrera se manifiesta en la producción intelectual y la contratación con sus pares como comunidad académica; en consecuencia, será la base para el avance en el escalafón interno que se establece el presente Estatuto Docente. - EL DOCENTE DE CARRERA. Es aquel que se vincula a la Universidad mediante la postulación a la carrera docente con una vinculación de tiempo completo, medio tiempo o cátedra en las categorías de movilidad del artículo 10 de este estatuto y que, además, cumple con las funciones propias de la educación superior. - EL DOCENTE AUXILIAR. Es el profesional, con título universitario otorgado por la Universidad La Gran Colombia, formado en su escuela de monitores en los términos del acuerdo 003 del 9 de noviembre de 2006 del UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 23 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 Consejo Académico, que, por su alto desempeño académico, proyección profesional y pertenencia, demuestra capacidades suficientes en los campos de la docencia, la investigación o el servicio social. - EL DOCENTE VINCULADO. Es un profesional, cuyo título universitario fue otorgado por una Universidad reconocida por el Estado u homologado por éste, postulado y aceptado como docente en la Universidad La Gran Colombia y que cuenta con una experiencia mínima de tres (3) años como docente universitario o cinco (5) como profesional reconocido. - EL DOCENTE ASISTENTE. Es un profesional con título de especialización, preferentemente en el campo profesional en que se desempeña, que acredite una experiencia docente mínima de seis (6) años en la Universidad La Gran Colombia o en otra Universidad. Así mismo, deberá certificar la aprobación de los cursos de formación DOCENTE al I y II, exigidos para esta categoría, realizar la labor de investigación durante el período en el que haya laborado como DOCENTE vinculado y la producción académica e intelectual. Para ascender a la categoría de DOCENTE asistente el docente deberá haber permanecido mínimo un año como DOCENTE vinculado. - EL DOCENTE ASOCIADO. Es un profesional con título de maestría y experiencia docente mínima de (8) ocho años en la Universidad La Gran Colombia o en otra Universidad. Así mismo deberá certificar los cursos de formación DOCENTE al III y IV, realizar la labor de investigación o de proyección social durante el período que funja como DOCENTE asistente, acreditar la producción académica e intelectual, presentar un examen de suficiencia en el idioma inglés, nivel B1, según los estándares internacionales del Marco Común Europeo y haber permanecido mínimo (3) tres años en la categoría de DOCENTE asistente. - EL DOCENTE TITULAR. Es un profesional con título de doctorado y una experiencia docente mínima de quince (15) años como docente en la Universidad La Gran Colombia o en otra Universidad. Así mismo, deberá certificar los cursos de formación DOCENTE al V y VI, la labor de investigación y de proyección social como DOCENTE asociado, acreditar su producción académica e intelectual, presentar un examen de suficiencia en el idioma inglés, nivel B2, según los estándares internacionales del Marco Común Europeo y haber permanecido mínimo cinco (5) años en la categoría de DOCENTE asociado, - EL DOCENTE DE TIEMPO COMPLETO. Es el DOCENTE que dispone de cuarenta (40) horas para las actividades académicas, docencia, investigación y proyección social, con un mínimo de 20 horas semanales de orientación de clases en sus respectivas áreas. Las restantes se distribuirán en consejerías, tutorías, investigación, asesorías o coordinación. Si este docente se dedica solamente a la docencia, el veinticinco por ciento (25%) de ésta será para la preparación de las clases, la evaluación de los estudiantes y la elaboración y revisión del material de apoyo pedagógico, con un mínimo de treinta (30) horas de orientación de clases. - EL DOCENTE DE MEDIO TIEMPO. Es el DOCENTE que dispone de veinte (20) horas semanales en la Universidad, con un mínimo de doce (12) horas de clase. Las restantes las deberá dedicar a consejerías, tutorías, investigación, asesorías o coordinación. - EL DOCENTE DE HORA CÁTEDRA. Es el DOCENTE cuya disponibilidad de horas semanales, consignadas en el contrato de trabajo, será hasta de diez (10) horas semanales. Su remuneración será fijada anualmente por la Honorable Consiliatura. - EL DOCENTE INVESTIGADOR. Es el DOCENTE de tiempo completo o de medio tiempo que reúne las condiciones que establece el presente Estatuto y se dedica en un ciento por ciento (100%) a la realización de proyectos de investigación, bajo la dependencia del Decano o el Director de Investigaciones de la Universidad. - EL DOCENTE EMÉRITO. Es aquel DOCENTE que en su carrera docente se distingue con publicaciones en el área de la investigación o la docencia o realiza aportes a la filosofía, la ciencia, la técnica o las artes. - EL DOCENTE TEMPORAL. Es el que se vincula a la Universidad en forma esporádica y con una finalidad y período específicos. Dada sus características, no se rige por el escalafón. - EL DOCENTE OCASIONAL. Es el profesional universitario que, de acuerdo con los requerimientos de tipo académico, artístico o técnico, está al servicio de la Universidad. Se distingue por ser altamente calificado en su área UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 24 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 disciplinar y no pertenece al escalafón docente. La relación contractual entre la Universidad y este tipo de DOCENTE se determina a través de resolución, expedida por el Rector de la Universidad, y no se rige por el Estatuto Docente. - EL DOCENTE EXPERTO. Es la persona con título profesional, técnico o tecnológico, que debido a su preparación especial en un área del saber, el arte o la técnica, puede prestar servicios académicos a la Universidad. La relación contractual entre la Universidad y este tipo de DOCENTE se determina a través de resolución expedida por el Rector de la Universidad y no se rige por el Estatuto Docente. - EL DOCENTE VISITANTE. Es el profesional de otras universidades o instituciones de investigación o de educación superior, nacionales o extranjeras, de reconocido prestigio, que por sus méritos académicos y su experiencia en investigación en un determinado campo del saber es invitado por la Universidad para prestar temporalmente servicios de asesoría académica, participación en los proyectos curriculares, de docencia, de investigación o de proyección social, en procura del intercambio de los conocimientos y la renovación académica, en el marco de convenios interinstitucionales. La relación contractual entre la Universidad y este tipo de DOCENTE se determina a través de los convenios o de resolución, expedida por el Rector de la Universidad, y no se rige por el presente Estatuto Docente. Es de observar que en los casos en los que se trate de personas de un alto reconocimiento a nivel nacional e internacional, la Universidad podrá considerar su vinculación ocasional.” - EMBARGO: Por embargo de salario se entiende la retención o retenciones a que está sujeto un trabajador asalariado, en razón de obligaciones fijadas en sentencia y por orden de un juez competente, o por acuerdo entre partes (pensión alimentaría) y cuya aplicación es de cumplimiento obligatorio para el patrono o el funcionario de la empresa o institución a cargo de realizar el proceso. - LIBRANZA: Es un producto destinado a satisfacer las necesidades de financiamiento para destino de consumo personal o familiar de trabajadores de empresas seleccionadas que desarrollen convenio de deducción por Nómina - NÓMINA: Proceso mediante el cual se realiza la administración del pago a las personas vinculadas laboralmente con la Universidad. Administra las diferentes novedades (devengados y deducidos) derivados de la actividad dinámica de la Universidad, de acuerdo con las normas laborales legales vigentes. El pago de la nómina se efectúa en períodos mensuales y se hace a través de transferencia bancaria. - NOVEDADES DE NÓMINA: Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina. - RETENCIÓN EN LA FUENTE: es un sistema de recaudo anticipado de los impuestos que consiste en la obligación del agente retenedor de retener, conservar, guardar una cantidad que la ley ha determinado se retenga en el mismo momento de origen del ingreso; doctrinariamente se conoce como imposición en el origen. - SALARIO: El Código Sustantivo del Trabajo define el concepto de salario como la remuneración ordinaria, fija o variable del trabajador, así como todo lo que éste recibe en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que adopte. - SUBSIDIO FAMILIAR: El Subsidio Familiar es una prestación social pagadera en dinero, especie o servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de las personas a cargo, cuyo objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representan el sostenimiento del núcleo básico de la sociedad. - INDICE DE FRECUENCIA DE ACCIDENTES DE TRABAJO: este indicador muestra el impacto de la accidentabilidad (número de accidentes), por cada 100 trabajadores, laborando durante 48 horas, semana, durante 50 semanas (240000). - INDICE DE SEVERIDAD DE ACCIDENTES DE TRABAJO: este indicador muestra el impacto de accidentes en días de incapacidad de 100 trabajadores, laborando durante 48 horas semana, durante 50 semanas (240000). UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO - EMISION 01/07/2010 PAGINA 25 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 ÍNDICES DE LESIONES INCAPACITANTES: corresponde entre la relación entre los índices de frecuencia y severidad de accidentes de trabajo con incapacidad. Es un índice global del comportamiento de lesiones incapacitantes que no tiene unidades. Su utilidad radica en el en la comparabilidad entre diferentes secciones de la misma universidad, con ella misma en diferentes períodos, con diferentes universidades o con el sector económico al que pertenece. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 3. EMISION 01/07/2010 PAGINA 26 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 DOCUMENTOS RELACIONADOS: CLASE (*) Número FECHA DE EMISIÓN NORMA ESPECÍFICA DESCRIPCIÓN DE LA NORMA FECHA DE ACTUALIZACION CARÁCTER Externo ENTIDAD DE ORIGEN Interno R 434 23/01/2013 Estatutos de la Universidad Artículo 27, Parágrafo1° con excepción de la representación general de la Universidad y del nombramiento del personal administrativo a su cargo, el Presidente o, en su defecto, el Rector delegar las funciones. A 004 04/07/2006 Estructura Orgánica Capítulo I al III 04/07/2006 X UGC Proyecto Educativo Institucional 15. Gestión Académica y Administrativa 02/09/2008 X UGC Proyecto 6.1 Cualificación del Talento 30/03/2005 X UGC P S/N feb-03 Institucional de 23/01/2013 X Ministerio de Educación A 001a 30/03/2005 Plan Estratégico Desarrollo A 002 17/06/2008 Estatuto Docente Art. 1 a 44 17/06/2008 X UGC O S/N 26/03/2014 Convención Colectiva Art. 1 a 42 26/03/2014 X SINTIES - UGC R 12 08/05/2013 Que costos de desplazamiento de los trabajadores de la Universidad a otro lugar distante al sitio habitual de su trabajo, debe valorarse razonablemente Todo el Articulado 08/05/2013 X UGC R 34 27/06/2013 Que costos de desplazamiento de los trabajadores de la Universidad a otro país, Rector y Vicerrectores Todo el Articulado 27/06/2013 X UGC R 35 27/06/2013 Que costos de desplazamiento de los trabajadores de la Universidad a otro país Todo el Articulado 27/06/2013 X UGC Código Sustantivo del Trabajo Seguridad Social y Pensiones Subsidio Familiar, Protección Social y el Empleo Derecho Colectivo Suplemento Organización Institucional Pensiones Salud Riesgos Laborales 2013 X El Congreso De La Republica De Colombia 2013 X El Congreso De La Republica De Colombia Todo el Articulado 23/12/1993 X El Congreso De La Republica De Colombia Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo. Todo el Articulado 27/12/2002 X El Congreso De La Republica De Colombia 23/01/2006 Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo Todo el Articulado 23/01/2006 X El Congreso De La Republica De Colombia 1562 11/07/2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional Todo el Articulado 11/07/2012 X El Congreso De La Republica De Colombia L 1607 26/12/2013 Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones Art 331 - 333 - 334 - 384 - 387 26/12/2013 X Ministro De Hacienda Y Crédito Público D 4000 30/11/2004 Por el cual se dictan disposiciones sobre la expedición de visas, control de extranjeros y se dictan otras disposiciones en materia de migración Todo el Articulado 30/11/2004 X Ministerio De Relaciones Exteriores R 5707 05/11/2008 Por el cual se dictan disposiciones sobre la expedición de visas. Todo el Articulado 05/11/2008 X Ministerio De Relaciones Exteriores Rg S/N 2013 Régimen Laboral Colombiano Rg S/N 2013 Régimen de Seguridad Social L 100 23/12/1993 Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones L 789 27/12/2002 L 1010 L UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO L R 962/2005 1567 EMISION 01/07/2010 PAGINA 27 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 08/07/2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Art. 62 08/07/2005 X Departamento Administrativo de la función pública 03/06/2004 Por la cual se definen el trámite y los requisitos para la convalidación de títulos otorgados por instituciones de educación superior extranjeras y la homologación de estudios parciales cursados en estas mismas instituciones Todo el Articulado 03/06/2004 X Ministerio De Educación Nacional Todo el Articulado 01/12/2005 X Ministerio De Educación Nacional R 5547 01/12/2005 Por la cual se define el trámite y los requisitos para la convalidación de títulos otorgados por instituciones de educación superior extranjeras o por instituciones legalmente reconocidas por la autoridad competente en el respectivo país, para expedir títulos de educación superior R 2013 06/06/1986 Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de trabajo Todo el Articulado 06/06/1986 X Los Ministros de Trabajo y Seguridad Social y de Salud 21/03/2012 Por la cual se modifica la Resolución número 1747 de 2008, modificada por la Resolución número 2377 de 2008, que a su vez fue modificada por las Resoluciones números 3121, 4141 de 2008, 504 y 1622 de 2009 y por las Resoluciones números 2249, 199, 990, 1184 de 2009, 1004 de 2010, 114, 661, 773, 2640, 2641, 3251, 475 y 476 de 2011 y se adopta el procedimiento mediante el cual los operadores de información deberán entregar periódicamente la información resultante del proceso de recaudo al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga Todo el Articulado 21/03/2012 X Ministerio de Salud y Protección Social Todo el Articulado 14/06/2013 X Ministerio de Salud y Protección Social R 610 R 2087 14/06/2013 Por la cual se modifica la Resolución 1747 de 2008, modificada por las Resoluciones 2377 de 2008, 990 y 2249 de 2009, 1004 de 2010, 475 y 476 de 2011 y 3214 de 2012 y se dictan otras disposiciones. D 19 10/01/2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública Todo el Articulado 10/01/2012 X El presidente de la república de Colombia R 384 31/01/2014 Por la cual se establece el apoyo de sostenimiento de aprendices en la fase práctica para el año 2014 Todo el Articulado 31/01/2014 X Ministerio del Trabajo D 2943 17/12/2013 Por el cual se modifica el parágrafo 1°del artículo 40 del Decreto 1406 de 1999. Incapacidades. Todo el Articulado 17/12/2013 X Ministerio del Trabajo R 5513 26/12/2013 Por lo cual se aprueba el presupuesto de ingreso y gasto del fondo de solidaridad y garantia - Fosyga, para vigencia fiscal 2014 y se dictan otras disposiciones Todo el Articulado 26/12/2013 X Ministerio de Salud y Protección Social D 2264 16/10/2013 Por el cual se reglamentan los articulos 400 del Codigo Sustantivo del Trabajao y 68 de la Ley de 1990, Articulo 1, obligacion c. 16/10/2013 X Ministerio del Trabajo UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 4. REGISTROS: - Registro Control Selección de Personal. Registro Evaluación Competencias Directivo. Registro Evaluación Competencias Operativo. Registro Evaluación Competencias Profesional. Registro Evaluación Competencias Técnico. Registro Inducción General. Registro Paz y Salvo Registro Entrega de Dotación Registro Verificación Referencias. Registro Entrega Dotación Industrial Registro Solicitud Dotación Industrial Registro Solicitud Dotación General Registro solicitud de carné Registro Entrevista Personal Administrativo Registro Evaluación Eficacia de Formación Registro Evaluación Periodo de Prueba Registro Solicitud Prestamos Formato Solicitud de Certificación Registro Licencias y Permisos Laborales Registro Autorización Descuento de Nómina Registro Guía De Documentos De Ingreso EMISION 01/07/2010 PAGINA 28 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO 5. EMISION 01/07/2010 PAGINA 29 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 CONTROL DE CAMBIOS: No REV FECHA DESCRIPCION 01/07/2010 Emisión inicial Inclusión de derechos y deberes que tiene el rector de la universidad para nombrar al personal de la universidad según los estatutos de la universidad. Inclusión de actividades del período de prueba, inclusión del procedimiento de dotación, inclusión de actividades de evaluación de formación. Literal 2.2.1 Desarrollo de Actividades para la selección y contratación del personal administrativo: se establecieron pasos de tres etapas para la selección y contratación de personal administrativo; en la cual en la primera etapa se establece una prueba de conocimiento y pruebas psicológicas, la segunda etapa comprende una entrevista realizada por el Director de Desarrollo, Psicólogo y el Jefe inmediato. Cuando el cargo requerido es un Jefe de Departamento y/o Director de área, el Vicerrector Administrativo realiza la última entrevista. La tercera y final etapa es el proceso de contratación laboral. 1 18/07/2011 2 12/06/2012 Literal 2.9.2 la responsabilidad de realizar la inspección de condiciones seguras es responsabilidad del comité paritario de salud ocupacional. 3 23/10/2012 Literal 2.9.3 Encuesta de clima organizacional: Tiene por objeto el ambiente laboral el cumplir con los factores psicosociales mediante la cual se miden tres grandes ítems de satisfacción que son: • Escala de disposición personal. • Escala de satisfacción laboral. • Escala de reacciones laborales. El primer ítem conllevo a evaluar autoestima, auto eficiencia generalizada y neurocismo; el segundo ítem evalúa la exigencia del trabajo, liderazgo del jefe, adecuación del ambiente, retribución, vida social del trabajo y satisfacción con la vida. Y por último evalúa ausentismo, quejas y tensiones por el trabajo. La evaluación de clima organizacional se realiza cada dos años a los trabajadores vinculados en las áreas administrativas y los resultados se presentan en un informe a la Vicerrectoría Administrativa. Literal 2.2.1 3 - Se ingresó la condición del registro de hoja de vida para los aspirantes de vacantes de la universidad a nivel administrativo. 7- Diligenciamiento del registro de entrevista por parte del Psicólogo. Literal 2.2.2 Actualización del diagrama de flujo Literal 2.2.3.9 Responsable de la entrevista Se determinó que la primera entrevista la realiza el Psicólogo y la segunda entrevista la realiza el jefe inmediato de donde se solicitó la vacante. 4 20/06/2013 Literal 2.3.1 Se eliminó desprendibles de pago de nómina Literal 2.4.1 Se eliminó desprendibles de pago de nómina Literal 2.7.2 Se estableció condiciones nuevas para la recepción carta de renuncia voluntaria y para la entrega de los requisitos de la liquidación de contrato. Literal 3 Actualización de documentos Literal 4 Actualización de registros. Literal: Se incluye nueva metodología: 5 21/09/2013 2.2 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL Se incluyeron dos procedimientos. El primero para cuando el señor Rector da la orden de contratación. (de acuerdo a los estatutos de la universidad). En el segundo procedimiento se actualizo el proceso de selección y contratación. 2.6.2 PLAN DE CAPACITACIÓN UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO EMISION 01/07/2010 PAGINA 30 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 JUSTIFICACION La cualificación como proceso continuo y planificado busca la adquisición de conocimientos y el desarrollo de habilidades y competencias para mejorar: Es así, que la determinación de necesidades de capacitación es indispensable para el mejoramiento de cada unidad y de esta forma poder detectar las áreas de oportunidad y trabajar en estas, permitiendo que el capital humano de la institución se convierta en el gestor de ventajas competitivas. Al otorgarle al colaborador las herramientas necesarias para realizar adecuadamente su trabajo, generará en él mayor motivación, al contar con los conocimientos que requiere para trabajar mejor y más eficiente. Este Plan de capacitación consiste en un conjunto de cursos, talleres, seminarios, diplomados, estructurados y enfocados según necesidades, niveles, áreas y grupos focales. OBJETIVO GENERAL Cualificar permanentemente a los trabajadores de la Universidad, con el fin de proveerles herramientas que le permitan hacer más eficaz su labor y le generé un mayor grado de motivación, compromiso y sentido de pertenencia hacia su área y la Universidad. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Mejorar los sistemas de comunicación internos. Incrementar la productividad de las personas y por ende de la Universidad Promover un ambiente de mayor estabilidad en el empleo, con actualización permanente y menor índice de rotación. Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo más satisfactorias y procurar el mejoramiento de los resultados mediante la aplicación de sistemas y procedimientos acordes al oficio. Formar al personal de la Universidad a utilizar eficazmente sus elementos de labor y reducir los accidentes de trabajo. Reducir los costos operativos y aprovechar los recursos de la capacidad instalada. Perfeccionar las labores que realiza el personal dentro del perfil que se solicita. POLITICAS GENERALES La capacitación se centrará en el mejoramiento de desempeño de la persona en su labor actual y en lo que se necesita para su crecimiento y desarrollo. La capacitación está directamente relacionada con el trabajo, los planes de desarrollo personal y los objetivos misionales de la Universidad La capacitación constituye una "asignación de trabajo". Los cursos, módulos o talleres serán programados, en su mayoría, en tiempo laboral. Desarrollo Humano hará seguimiento frente a la ejecución del plan de capacitación definido. El plan de capacitación anual se hará con base en las debilidades encontradas en la evaluación de desempeño previo estudio del plan de mejoramiento semestral de la Unidad. Se entregará certificado únicamente a las personas que cumplan con el 85% de la asistencia La capacitación es de carácter obligatorio cuando esta es programada por Desarrollo Humano. Revisión todos los meses de acuerdo a las necesidades y/o para ajustes y modificaciones, que sean necesarias realizar para el cumplimiento de necesidades de formación para el personal. 2.7.2 DESVINCULACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO: Se estableció nuevo procedimiento para la desvinculación personal administrativo. 3 DOCUMENTOS RELACIONADOS Se actualizó los documentos legales y estatuarios a nivel interno y externo. 2.2.1. FACULTADES DEL PRESIDENTE: ESTATUTOS RESOLUCIÓN N° 434 DE ENERO 23 DE 2013 DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Artículo 27º. Funciones: Son funciones del Presidente o del Rector en defecto de aquel: Artículo 2. Nombrar y remover al Rector y los Vicerrectores o, si fuere el Rector en ausencia de Presidente, los Vicerrectores, y el personal administrativo de la Universidad, excepto el Revisor Fiscal y el Secretario del Honorable Plenum; 6 01/06/2014 Parágrafo 1º. Con excepción de la representación general de la Universidad y del nombramiento del personal administrativo a su cargo, el Presidente o, en su defecto, el Rector podrán delegar las funciones. 2.2.5.8 La oficina de Control si lo estima conveniente, valida la formación de la persona, el nivel de educación básica, media o superior, formación empírica, formación adicional, habilidades físicas e intelectuales. 2.2.7.3 El departamento de Desarrollo Humano, es el responsable de brindar información de carácter institucional a los nuevos trabajadores, en temas relacionados con: La planeación estratégica. Los beneficios para los trabajadores de la Universidad. EMISION 01/07/2010 PAGINA 31 / 31 REVISION 01/06/2014 No. REV 6 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-06-22DH MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO La estructura orgánica. Los reglamentos y principios fundamentales. Todo ello tendiente a favorecer su vinculación como miembro de la familia Grancolombiana. Como apoyo a la gestión se cuenta con la inducción virtual, donde los miembros de la Universidad podrán fortalecer el conocimiento de nuestra institución. Esta actividad es debidamente certificada. 2.8.3 El clima laboral es la percepción que el trabajador tiene de las estructuras y procesos que ocurren en medio laboral. Dicha percepción depende en buena medida de las actividades, interaccione y otra serie de experiencias que cada trabajador tenga con la institución. De ahí, que el clima organizacional refleje la interacción entre características personales y organizacionales. Para la valorización de clima organizacional, es necesario medir a los trabajadores su apreciación en aspectos de la organización: Las normas y la comunicación en diferentes niveles. Reconocimiento en sus diversas formas Sentido de seguridad en sus diversos significados. Responsabilidad y credibilidad hacia sus líderes. La evaluación del clima organizacional se realiza cada dos años, a los trabajadores vinculados en las unidades administrativas y los resultados se presentan a la Vicerrectoría Administrativa para su correspondiente gestión de mejoramiento.
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