1. No category

VEDLEGG 2 - KRAVSPESIFIKASJON
Rammeavtalen omfatter renholdsartikler, renholdsmaskiner, papir og plast innenfor
følgende varegrupper:
 Avfallsprodukter
 Tørkesystem
 Renholdsmidler
 Renholdsrekvisita
 Håndhygiene og beskyttelse
 Bordmiljø, engangsservise og div. kjøkkenprodukt
 Renholdsmaskiner
Rammeavtalen skal sikre gode og standardiserte volumvarer og nødvendig fleksibilitet for
effektivt renhold.
Krav til leverandøren
Produkter
Tilbudet skal omfatte hele leverandørens sortiment av produkter innenfor de forespurte
områdene og oppdragsgiver skal kunne kjøpe produkter fra hele sortimentet til
leverandøren. Rammeavtalen forutsetter at valgt leverandør kan tilby et fullsortiments
varespekter innenfor de varegruppene anskaffelsen omfatter.
Varedeklarasjonen skal være på norsk. Alle forpakninger skal være godt merket med alle
nødvendige opplysninger.
Oppdragsgiver ønsker, utfra et miljø- og bygningsmessig fokus, fortrinnsvis å benytte
dispensere/oppheng/doseringsutstyr/moppestativ m.v. som vi har i dag. Dette vil si at
utstyr/dispensere/oppheng/doseringsutstyr m.v., må være kompatibelt med produkter fra
Katrin, Tork, Deb og Antibac.
Dersom tilbyder tilbyr produkt som krever nytt
utstyr/dispensere/oppheng/doseringsutstyr m.v., må dette leveres og monteres
kostnadsfritt for oppdragsgiver. Avfallshåndtering knyttet til dette er leverandøren sitt
ansvar.
Kvalitet
Kvaliteten på varene skal til enhver tid være i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og
rundskriv som har relevans for denne rammeavtalen.
Produktene skal ha god kvalitet og gode bruksegenskaper, samt lang holdbarhet.
Mikrokluter og mopper skal ha god sugeevne og høye absorpsjonsegenskaper på smuss.
Toalettpapir og tørkeprodukter skal ha god sugevene og mykhetsgrad, samt være lett
1
nedskyllbart.
Produkter til håndhygiene skal ha god vaskeevne, liten bruksmengde og må være skånsom
for hud.
Engangshansker og avfallsposer skal ha god brukervennlighet og styrke i henhold til
bruksområde.
Se spesifisering av kvalitet for de ulike produktene i pris- og produktskjema, vedlegg 1.
Helse, miljø og sikkerhet
Tilbyder skal bestrebe seg å fremskaffe så miljøvennlige produkter som mulig, dvs.
produkter som ikke er helsefarlige, ikke forurenser, ikke inneholder unødvendige parfymer
eller gir bivirkninger for eksempel i i form av allergiske reaksjoner. Det skal ikke benyttes
stoffer i produktene som står på forbudtlistene til SFT.
Det skal leveres produktdatablad på norsk for de produkter det er krav om dette.
Miljøfokus
Oppdragsgiver legger vekt på miljøhensyn i sine anskaffelser og vi ønsker å inngå avtale
med leverandør som har tilsvarende holdning og praksis.
Leverandør skal tilby produkter som til enhver tid oppfyller miljøkrav som følge av
gjeldende lover og forskrifter. Produktene skal tilfredsstille gjeldende krav til
miljøvennlighet, både ved fremstillingsprosess, emballering, distribusjon, i bruk og ved
avfallshåndtering, slik at det samlet sett reduserer miljøbelastningen.
Alle produkter som tilbys bør så langt det er mulig være miljøvennlige. Det bør i hovedsak
være mulig å velge miljømerkede alternativ for produkter der dette er relevant. Dette kan
eksempelvis være Svanemerkede, EU-blomst eller tilsvarende merkede produkter.
Emballasje
Produktene skal ikke ha unødvendig emballasje.
All emballasje skal være resirkulerbar eller gjenbrukbar, dette gjelder også ved bruk av
paller o.l. Valgt leverandør skal - etter den enkelte levering - fjerne emballasje eller annet
som det ikke er naturlig for det enkelte bestillende sted hos oppdragsgiver å beholde.
Priser
Priser skal oppgis i pris- og produktskjemaet i vedlegg 1. Dette skal gjøres i Excel-skjemaet
og legges elektronisk med tilbudet (i tillegg til papirversjon). Det er ikke anledning til å
endre skjemaet. Det er tilbyders ansvar å levere et korrekt og komplett tilbud. Prisene skal
oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer,
installasjon, opplæring, godtgjørelser, frakt og lignende). Prisene skal være fritt levert
oppdragsgiver ved bestillers oppgitte leveringsadresse.
Kapasitet
2
Leverandøren må ha tilstrekkelig bemanning og kapasitet til å innfri avtalen.
Service
Leverandør må være tilgjengelig pr telefon og e-post mellom kl. 8 – 15.00. Frist for
besvarelse av henvendelser er innen kl 15.00 påfølgende arbeidsdag.
Oppdragsgiver skal ha en fast kontaktperson i ft avtale- og produktspesifikke henvendelser
(kan være kommunevis).
Tilbyder skal ha returordning for returnering av feilbestilte og feil leverte varer.
Kompetanse
Kontaktpersonen må ha tilstrekkelig kompetanse om produktenes egenskaper og
leverandørens sortiment.
Leverandøren skal tilby god informasjon/opplæring i riktig bruk av produktene.
Sikkerhetsdatablad for produktene skal være tilgjengelige for gratis nedlastning.
Leverandøren skal vederlagsfritt holde regionsvis brukerkurs for oppdragsgiver etter
behov. Kursene skal inneholde informasjon om rammeavtalen, produktliste,
bestillingssystemet og annen informasjon.
Dersom leverandøren tilbyr fagrettet kurs innenfor aktuelle temaer som HMS, motivasjon,
ergonomi osv. skal oppdragsgiver få tilgang til dette.
Elektronisk bestillingssystem
Leverandør skal kunne tilby mottak av bestillinger gjennom elektronisk bestillingssystem.
Nettbutikken/Webløsningen skal som et minimum inneholde følgende funksjonalitet:
 Innlogging med navn og passord
 Oversiktlig bestillingsliste.
 Visuelt bilde av det enkelte produkt.
 Tilbudte produkter merkes slik at man kan sortere kun på avtaleprodukter
 Handlekurv m/oppdateringsfunksjon og mulighet for å legge ting klare for senere
fullføring ved midlertidig avbrudd i bestilling.
 Ved produkt som leverandør ikke er leveringsdyktig på skal bestiller automatisk bli
opplyst om dette, samtidig som et erstatningsprodukt tilbys. Erstatningsproduktet skal
minst ha samme kvalitet og pris.
 Kundeservice som kan overta og hente opp ordre.
 Oversikt over ordre, tidligere ordre og restordre. Det skal også være mulig å hente
statistikk, samt gjenbruk av tidligere ordre hvor man kun oppdaterer antall produkter
som ønskes kjøpt og bestiller dette, uten å måtte legge inn all informasjon på nytt ved
hver innlogging på nettbutikken.
Nettbutikk/webløsningen skal ikke medføre kostnader eller sette begrensninger for
oppdragsgiver.
3
Ved eventuell nedetid på nettbutikken skal oppdragsgiver kunne bestille produkter på epost og telefon. Alle bestillinger skal bekreftes av leverandøren pr. e-post og angi både
leveringstidspunkt og leveringssted.
Nettbutikken skal være innrettet slik at den enkelte oppdragsgiver selv kan bestemme
hvilke produkter som skal vises.
Det skal være mulighet for å lage en standardordre i hht. faste bestillingslister.
Det skal ikke være noen begrensning på antall standardordre eller antall produkt i hver
standardordre.
Elektronisk handel
I tråd med Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) sine anbefalinger og retningslinjer har
flere av oppdragsgiverne tatt i bruk et elektronisk bestillingssystem (e-handelssystem).
Dette innebærer at avrop på rammeavtaler skal skje via elektronisk handel. For bla. NordFron, Lillehammer, Øyer og Gausdal kommuner er det Ehandelsplattformen som benyttes.
Leverandøren er forpliktet til å implementere sin del av ordningen. Leverandøren må
forplikte seg til å knytte seg til Ehandelsplattformen og skrive avtale om elektronisk
samhandling.
I systemet skal det være mulig å sette opp lister slik at bare avtaleprodukter inngår. Som
minimum kreves at tilbudte produkter merkes slik at man kan sortere kun på
avtaleprodukter.
De oppdragsgivere som ikke er tilknyttet ehandelsplattformen vil forholde seg til
leverandørens nettbutikk.
Varelevering
Varelevering skal skje en gang pr uke.
Alle varer skal leveres til avtalt adresse og på anvist sted for plassering av leverandøren.
Leveranser skal skje til hvert brukersted. Levering skal skje mellom kl 08:00 og 14:00.
Leverandøren skal ha en leveringsservice på min. 95 % for de produkter som står i pris- og
produktskjema.
Tilbyder må akseptere disse kravene for å kunne bli valgt som leverandør. Det gjøres
oppmerksom på at forbehold kan føre til avvisning av hele tilbudet.
Underskrift av ansvarlig representant for tilbyder:
4
Sted, dato
Signatur og stempel
5