Ledelse af Relationel Koordinering i praksis - erfaringer fra Varde Kommune Carsten Hornstrup, Chefkonsulent Hornstrup & Partners, Kirsten Enevoldsen Myrup, Sundhedschef, Varde Kommune og Lars Bo Stenderup, HR konsulent, Varde Kommune I et tæt samarbejde med Varde Kommune gennemfører vi et forsknings- og udviklingsprojekt med fokus på at øge kvaliteten og effektiviteten i arbejdet med demente borgere og deres pårørende, gennem et forstærket tværfagligt samarbejde. Udviklingsprojektet har omfattet alle ansatte i kommunen, der arbejder omkring demente borgere og deres pårørende. Det er i alt ca. 1100 personer inkl. SOSU hjælpere og assistenter, sygeplejersker, terapeuter, demenskonsulenter, visitatorer, teamledere og virksomhedsledere. Omdrejningspunktet for projektet er, at anvende en kombination af Strategisk Relationel Ledelse og Relationel Koordinering, til at klæde lederne på til at øge kvaliteten af de tværfaglige og tværorganisatoriske processer, der skal hjælpe med at øge effektiviteten og kvaliteten i arbejdet med og omkring borgerne. Dette er forudsætningen for at fremme graden af organisatorisk relationel koordination. På baggrunden af erfaringerne fra Varde har vi udviklet arbejdsprocessen Ledelse af Relationel Koordinering, som har vist sig at være en effektiv måde at få sat skub i den ofte meget udfordrende og komplicerede proces det er, at skabe sammenhængskraft og samarbejde mellem de mange interessenter. Erfaringer De første erfaringer viser, at processen har været med til at øge kvaliteten af det tværfaglige samarbejde. Konklusionerne fra et fokusgruppeinterview med 12 ledere og medarbejdere peger på, at det tværfaglige samarbejde generelt er blevet fremmet. Flere relationer er etablerede og andre blevet gjort tættere og bedre. Kommunikationshyppighed og præcision har fået et løft. Hornstrup & Partners Balticagade 10, 2. 8000 Aarhus C Tlf: 25329141 http://hornstrup-partners.dk Der er mere åbenhed og nysgerrighed og større grad af refleksion og opmærksomhed i forhold til at inddrage samarbejdspartnere og tage ansvar for at skabe fælles forståelse, dele viden og skabe fælles retning på arbejdsindsatserne. Sammenhængskraften virker større. Siloer og strukturer virker langt mindre hæmmende og afgrænsende. Koblet med mere fælles viden, bevågenhed og ansvarstagen for det fælles, skaber dette grundlaget for større organisatorisk adræthed samt mere effektiv organisering og koordination. Alt sammen indikatorer for større grad af organisatorisk sammenhængskraft og relationel koordinering. Det vurderes at også den borgernære kvalitet er øget. Citater fra interviewet Teamleder på plejecenter: Oplevelsen er at muligheden for kontakt foreligger meget mere åbenlyst og direkte. Måske især i forhold til eksempelvis demenskonsulenter, hvor det virker som om det er mere ligetil at tage kontakt. “Vi kan bare ringe til jer og vi oplever at I også har den opfattelse at I også godt kan trække på os. Sådan har det måske altid været, men sådan er det ikke altid blevet oplevet. Det har tidligere virket mere omstændigt. Nu kan vi nyde godt af den ekspertise når vi har brug for den i borgerforløbende. Eksempelvis ved indflytning.” Teamleder sygeplejen: "Det er meget givtigt, at sygeplejerskerne føler sig tættere på demenskonsulenterne og det er meget positivt det samarbejde der er.” - “Det betyder noget (for den enkelte) når man oplever at det (her arbejde med komplekse demensborgere) bliver svært; jamen så har jeg faktisk nogen jeg kan gå til og samarbejde med. Jeg er ikke alene med det her.” - “Det her tror jeg faktisk ikke bare gælder sygeplejerskerne. Men alle os der er tætte på borgeren. Vi er også kommet tættere på hinanden." Demenskonsulent: “Vi er blevet bedre til at tage kontakt til hinanden og drøfte de komplicerede sager på tværs. Måske især med sygeplejerskerne og visitationen. Vi er generelt blevet bedre til at inddrage de involverede parter; også borger og de pårørende. Og det giver en bedre indsats." Hornstrup & Partners Balticagade 10, 2. 8000 Aarhus C Tlf: 25329141 http://hornstrup-partners.dk "Vi oplever en mere åben og fri henvendelse fra centrene (plejecentre) - også en involvering, hvor team-lederne i mange tilfælde nu er med på banen og ved hvad der foregår. De er blevet bedre til at tage det ansvar på sig. Det er rigtig godt." Virksomhedsleder: ”Jeg tror det er en generel opfattelse, at vores samarbejde generelt har fået et løft. Det har simpelthen fået et større fokus. Jeg synes især det er på teamleder niveau, at det er blevet løftet, hvor der også har været nogle gode diskussioner ind i ledergruppen. Det har afstedkommet gode dialoger, ikke bare om borgere med demens men også andre komplekse borgere. Der er kommet meget mere fokus på de koordinerende tværgående møder.” Ledelse af Relationel Koordinering kort fortalt. Ledelse af Relationel Koordinering er en arbejdsproces i 7 trin, hvor lederne klædes på til at udvikle det tværfaglige og tværorganisatoriske samarbejde. I processen anvender vi resultaterne fra forskningen i Strategisk Relationel Ledelse og Relationel Koordinering som grundlag. Det er en arbejdsproces, der inkluderer ca. 3 arbejdsdage og som typisk strækker sig over 6 – 8 måneder. Det er helt essentielt, at der arbejdes med ledelsen på alle niveauer i organisationen. Trin 1 handler om afklaring af fokus for forløbet. Forudsætningen for at kunne opnå konkrete resultater er, at vi får afklaret hvilke arbejdsprocesser og borgergrupper, der er omdrejningspunktet. Denne del af arbejdet handler også om at få opstillet konkrete mål, så vi kan sikre at vi rent faktisk skaber de ønskede resultater. Trin 2 har fokus på at afklare hvilke faggrupper og organisatoriske enheder, der skal inddrages i udviklingsprocessen. Disse grupper skal være involveret i det konkrete arbejde omkring den valgte arbejdsproces & borgergruppe. Trin 3 handler om at klæde ledelsen på til at kunne lede processen. Her introducerer vi lederne til teorierne og forskningen omkring Strategisk Relationel Ledelse og Relationel Hornstrup & Partners Balticagade 10, 2. 8000 Aarhus C Tlf: 25329141 http://hornstrup-partners.dk Koordinering. Ud over introduktionen arbejder lederne selv med en udviklingsproces, som de senere skal gennemføre ved involvering af medarbejderne. I denne del af forløbet gennemfører lederne en øvelse, hvor de kommer med deres bud på kvaliteten af den relationelle koordinering samt den relationelle ledelse. Førstnævnte omhandler kvaliteten af samarbejdsrelationerne mellem faggrupper. Sidstnævnte omhandler kvaliteten af relationerne mellem ledelsen og medarbejderne i faggrupperne. I trin 4 påbegyndes medarbejderinddragelsen ved at lederne (sammen eller individuelt) formidler tænkningen om og principperne bag Relationel Koordinering for de involverede medarbejdere. Dette er optakten til at der gennemføres en spørgeskemaundersøgelsen mhp. at måle graden af Strategisk Relationel Ledelse samt Relationel Koordinering i organisationen, som den opleves af medarbejderne. I nogle tilfælde kan de involverede borgergrupper også blive inddraget i processen, enten som en del af analysen af den relationelle koordinering og/eller deres oplevelse af kvalitet i forbindelse med ydelsen. I trin 5 analyserer ledelsen sammen med os resultaterne af målingerne. På baggrund heraf og med afsæt i specifikke RK-aspekter og kvalitetsparametre udvælges konkrete indsatsområder, hvor medarbejderne skal involveres i at finde løsninger. Lederne introduceres desuden til arbejdsmodellen Fair Proces (Vestergaard 2012), som danner rammen om den konkrete innovations- & implementeringsproces med henblik på at sikre bredt ejerskab og ansvar i både udvikling og forankring. Trin 6 består ofte af flere delelementer, som dels har fokus på at vedligeholde en løbende involvering af medarbejderne i de konkrete udviklings- og implementeringsprocesser og dels har fokus på at give lederne sparing på hvordan de bruger Strategisk Relationel Ledelse og systemisk kommunikation, til at styrke deres evne som forandringsledere og facilitatorer for at udvikle den relationelle koordinering. Trin 7 er, som sidste led i processen en opsamling og evaluering, hvor vi gentager spørgeskemaundersøgelsen for at kunne analysere resultaterne på baggrund af udviklingsforløbet. Hvor stor er graden af den relationelle koordinering og den relationelle Hornstrup & Partners Balticagade 10, 2. 8000 Aarhus C Tlf: 25329141 http://hornstrup-partners.dk ledelse nu i organisationen? – Målingerne sammenholdes med de resultater der er skabt, omkring den konkrete arbejdsproces og borgergruppe. Desuden bruges evalueringen til at undersøge hvordan organisationen kan overføre erfaringerne til andre områder og således både sprede og integrere læringen. Hornstrup & Partners Balticagade 10, 2. 8000 Aarhus C Tlf: 25329141 http://hornstrup-partners.dk