Digitala mötesplatser – allt är tillåtet eller? Hur tänker andra? Vilka sociala medier ska man välja? Vilket nytta har man att vara där? Hur dokumentera? Var går gränsen mellan privatpersonen och myndigheten? Hur hantera ett 24/7 verktyg? Aspekter på säkerhet, integritet och diariehantering Hur hantera frågor och kommentarer i flöden? Kan vi effektivisera vår verksamhet via sociala medier? Idé Gallra och bevara Lärdomar Risker och möjligheter Värde Sociala medier som centrala kommunikationskanaler för öppenhet och effektivitet Pär Lindroos, Polisen Polisen i sociala medier 5 1 250 000 320 000 30 000 1 600 000 Statistik från 7 augusti 2014 Övergripande syfte och nytta • Vara synlig och tillgänglig där många är – öka trygghet • Ge brottsförebyggande information – minskad brottslighet • Be om tips – lösa brott • Berätta om Polisens arbete – öka trygghet och stärka förtroende Minska brottsligheten och öka tryggheten i samhället 10 Vara synliga och tillgängliga Öka tryggheten Ge brottsförebyggande information – minska brottsligheten Be om tips – klara upp brott Berätta om Polisens arbete öka trygghet och stärka förtroende Räckvidd 4-30-15 3-31-15 2-28-15 1-31-15 12-31-14 11-30-14 10-31-14 9-30-14 8-31-14 7-31-14 6-30-14 5-31-14 4-30-14 3-31-14 2-28-14 1-31-14 12-31-13 11-30-13 10-31-13 9-30-13 8-31-13 7-31-13 6-30-13 5-31-13 4-30-13 3-31-13 2-28-13 1-31-13 12-31-12 2000000 1500000 Antal följare 1000000 Antal personer som har nåtts av inlägget (unika) 500000 0 Kommunikationspaket Nyhetsmedia bevakar Vad är tillåtet? Gedigna förberedelser • Kan en myndighet vara i sociala medier • Juridik – Generell – Sekretess – Polisspeciell • Bör Polisen vara i sociala medier? Gemensam handledning • • • • • • Utgå från uppdraget Tydligt syfte och mål Juridik Kanaler Samverkan med övriga kanaler Myndigheten som avsändare i sociala medier • Organisation och resurser • Sociala medier i en kris • Mäta och utvärdera Nationellt Kommunikationsdirektör Systemägare sociala medier Kanalägare Facebook Kanalexpert Kanalägare Twitter Kanalägare Youtube Kanalexpert Kanalexpert Kanalägare Instagram Kanalexpert Innehållsägare alla digitala kanaler / ansvarig utgivare tex chef red. Nationell samordnare sociala medier Kontoansvarig Skribent Regionalt Ansvarig Ansvarig Ansvarig Ansvarig Ansvarig Samordnare Ansvarig Ansvarig Samordnare Polisområde Lokalpolisområde Kontoansvarig Kontoansvarig Kontoansvarig Kontoansvarig Kontoansvarig Kontoansvarig Skribent Kontoansvarig Skribent Skribent Utvärdering 96 % Anser att Polisen ska finnas i sociala medier ”Jättefint att ni finns på Facebook - så "vanligt” folk inte bara "vet" att ni finns utan också får en inblick i ert jobb - känns mer levande då eftersom man inte får så lätt kontakt ute :)!” Utbildning • Utbildning • Motivering Vilka är era frågor Naturvårdsverket testar sociala medier Stina Söderqvist, Naturvårdsverket ESV-DAGEN 6 OKT 2015 Stina Söderqvist Kommunikationsstrateg Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 Veta hur miljön mår och miljöarbetet går. Bidra till att utveckla miljöpolitiken. Genomföra miljöpolitiken i samverkan. Gotska sandön. Foto: Klas-Rune Johanson Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 Lyhörda Professionella Offensiva Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 Det händer ju inte så mycket nytt när det gäller allemansrätten… Folk frågar: ”Är det du som är BullerJohanna?” Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 • ”Tyck till om varg” – ett forum på webben tre frågeställningar. • 1600 inlägg på fyra dagar. • Ökad förståelse och konkreta förslag. Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 Öka antalet besök i nationalparker och naturum Skuleskogen. Foto: Michael Engman Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 1. BILDER …ska inspirera ”där vill jag vara”, mycket höga krav på kvalitet… Tyresta. Foto: Claes Grundsten Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 2. FAKTA OCH BERÄTTELSER …gärna men måste vara relevant och varning för alltför internt perspektiv… Kosterhavet. Foto: Tomas Lundälv Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 3. INGA AKTIVITETSTIPS …kan rentav vara störande… om man vill veta så googlar man… Norra Kvill. Foto: Sven Persson Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 Nästa steg: - Gemensamt konto? - Mätning Foto: Tammy Bergström, Årets naturfotograf 2013 Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 TACK! Stina Söderqvist Kommunikationsstrateg Naturvårdsverket Twitter: @Stina_Soder Instagram: @Stina_Syd Naturvårdsverket | Swedish Environmental Protection Agency 2015-10-07 Kaffepaus Vi startar igen klockan 15.00. Digitala möjligheter och digitala risker Fia Ewald, MSB Den tekniska utvecklingen och e-arkiven Torbjörn Hörnfeldt, Riksarkivet Digitala mötesplatser – allt är tillåtet eller? Om e-förvaltningen och e-arkiven Torbjörn Hörnfeldt ESV-dagen 2015 Tekniken och arkiven • Tekniska framsteg och landvinningar – – – – – – – – – – Lertavlor Papyrus Pergament Papper …. Telefax ADB-upptagningar (hålkort och magnetband) E-post Webb Sociala medier Vad är tillåtet? Vad är förbjudet? • Det stora missförståndet! – Inget är tillåtet, allt är förbjudet - det är (nästan) tvärtom! • Att vara reaktiv eller proaktiv – Analoga medier som papper ger möjliggör en reaktiv strategi – Digitala medier ställer krav på en proaktiv strategi – Olika förutsättningar skapar alltså olika förutsättningar för ett framgångsrikt bevarande • Arkivbeständigt och åldringsbeständigt Fundamentet • Myndigheten skall fortlöpande planera och styra arkivbildningen. Allmänna råd. Vid planeringen bör myndigheten beakta - hur arkivet skall avgränsas och struktureras för att avspegla myndighetens verksamhet, - vilka handlingar som skall gallras, - vilka handlingar som kan innehålla sekretessbelagda uppgifter, - vilka sökbehoven är på kort och lång sikt, samt - hur handlingarna skall lagras under olika faser av bevarandet. Myndigheter med omfattande arkivbildning bör fastställa en plan för hur arkivering, avställning, seriebildning, volymbildning m m skall ske (arkivbildningsplan). Och dess naturliga följdsats • Myndigheten skall välja medium och databärare med beaktande av att handlingarna skall kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas på ett tillfredsställande sätt. Hänsyn skall även tas till de olika mediernas förutsättningar avseende sökbarhet och tillgänglighet. Myndigheten bör även beakta de olika databärarnas lagringskapacitet. Handlingarna skall framställas så att de kan läsas och överföras till annan databärare under den tid som de skall bevaras. Vid överföring av handlingar/uppgifter till annan databärare skall myndigheten beakta om en förstöring av den ursprungliga databäraren innebär gallring. Men hur hantera ”early adopters” • Gör det lätt att göra rätt! • Kortfattade hanteringsanvisningar – en A4 eller en tiominuters presentation • Var tydlig med vad som ska bevaras och vad som ska gallras! • Informera om möjligheter att välja bra format för bevarande • Undvik så långt som möjligt förbud – det lyckas sällan Vad vi gör • Utfärdar föreskrifter om statliga myndigheters informations- och arkivhantering samt kontrollerar hur de efterlevs • Tar emot handlingar från regeringen, riksdagen och statliga myndigheter samt enskilda arkiv från bland annat organisationer, föreningar och enskilda personer • Bevarar handlingarna och gör dem tillgängliga för forskningen • Besvarar forskarförfrågningar • Digitaliserar • Svenskt biografiskt lexikon • Svenskt Diplomatarium • Heraldik • Digisam 2018 fyller Riksarkivet 400 år • en av Sveriges äldsta myndigheter, grundad genom en kansliordning år 1618. • 1805 räknar Krigsarkivet som sitt ursprungsår. Det blev en avdelning i Riksarkivet 1995. Med Riksarkivet som chefsmyndighet öppnar landsarkiven i tur och ordning: • • i Vadstena 1899 i Lund och Uppsala 1903 • • i Visby 1905 i Göteborg 1911 • • i Östersund 1928 i Härnösand 1935 • 2010 slogs Riksarkivet och landsarkiven samman till en myndighet Välkommen till oss • Vi finns på tolv orter i landet och i flera digitala medier. • På riksarkivet.se hittar du alla kontaktvägar till oss. Välkommen! Idé Gallra och bevara Lärdomar Risker och möjligheter Värde Återsamling i K1/K2 klockan 16.00.